Lập hồ sơ và Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ

Bài giảng chuyên đề Lập hồ sơ và Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ

LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ (Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan) Chuyền đề IV NỘI DUNG TRÌNH BÀY Phần I. Lập hồ sơ 1. Lập hồ sơ là gì? 2. Nội dung lập hồ sơ gồm những công việc gì? 3. Ai là người có trách nhiệm trong việc lập hồ sơ? Phần II. Nộp hồ sơ vào Lưu trữ 1. Cơ sở pháp lý? 2. Ai phải nộp? 3. Nộp loại hồ sơ nào? 4. Bao giờ thì nộp? 5. Nộp như thế nào? PHẦN I LẬP HỒ SƠ 1. Hồ sơ là một tập văn, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân. I. MỘT SỐ KHÁI NIỆM 2. Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ được giao thành hồ sơ. Lập hồ sơ có thể xẩy ra trong các trường hợp sau: Do cán bộ, công chức, viên chức thực hiện ngay khi tiến hành theo dõi, giải quyết công việc được giao. Lập hồ sơ trong trường hợp này thường chủ động, dễ làm và hiệu quả. Do cán bộ lưu trữ thực hiện khi tài liệu thu về Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử chưa được phân loại và lập thành hồ. Lập hồ sơ trong trường hợp này còn gọi là lập hồ sơ trong chỉnh lý thường khó làm, tốn kém thời gian, công sức nhưng hiệu quả hạn chế. I. MỘT SỐ KHÁI NIỆM II. TÁC DỤNG CỦA VIỆC LẬP HỒ SƠ 1. Đối với cá nhân: giúp cho giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác. 2. Đối với cơ quan, tổ chức:  Quản lý được công việc;  Quản lý được tài liệu và giữ được bằng chứng để bảo vệ quyền lợi của cơ quan, tổ chức, cá nhân khi cần;  Tạo điều kiện để lựa chọn những hồ sơ có giá trị vào Lưu trữ và lưu gữi được chứng cứ về hoạt động của cơ quan cho muôn đời sau. III. TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI VIỆC LẬP HỒ SƠ Điều 9 Luật Lưu trữ năm 2011 và Điều 23 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư có quy định trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành như sau: 1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình. 2. Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ: a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới; b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan, tổ chức. 3. Người đứng đầu đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức. 4. Cá nhân: Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc phải lập hồ sơ về công việc được giao giải quyết và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan khi đến hạn. 5. Lưu trữ cơ quan: hướng dẫn việc lập hồ sơ III. TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI VIỆC LẬP HỒ SƠ IV. YÊU CẦU CƠ BẢN ĐỐI VỚI HỒ SƠ ĐƯỢC LẬP 1. Phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan/đơn vị; 2. Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc; 3. Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị pháp lý; 4. Hồ sơ phải được sắp xếp và biên mục khi kết thúc. v. NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP LẬP HỒ SƠ 1. Mở hồ sơ:  Người mở: cá nhân được giao chủ trì theo dõi, giải quyết công việc thực hiện.  Cách mở: Lấy một tờ bìa in sẵn (TCVN 9231:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ và căn cứ vào DMHS (nếu có) điền các thông tin lên bìa. Trường hợp không có DMHS thì viết tên việc được giải quyết lên trên bìa (tiêu đề hồ sơ)*. Các yếu tố thông tin cơ bản của tiêu đề hồ sơ thường bao gồm: tên loại văn bản, tác giả văn bản, nội dung, địa điểm, thời gian. Tuỳ theo loại hồ sơ được lập mà sắp xếp các yếu tố thông tin trên trong tiêu đề cho phù hợp. [...]... hồ sơ (1) Ý kiến chỉ đạo, ý kiến đóng góp có cùng mã hồ sơ (1) Hồ sơ giữ tại đơn vị (4) Hồ sơ không nộp vào Lưu trữ cơ quan Hồ sơ nộp vào Lưu trữ cơ quan Văn bản tài liệu khác có cùng mã hồ sơ (1) Hồ sơ có chung một mã theo khung phân loại hồ sơ (2) Hồ sơ về việc đã giải quyết xong (3) Lưu trữ cơ quan (5) Hồ sơ bảo quản vĩnh viễn In ra giấy Hồ sơ bảo quản có thời hạn Tài liệu được loại ra khỏi hồ sơ. .. thống kê thành MỤC LỤC HỒ SƠ NỘP LƯU MỤC LỤC HỒ SƠ NỘP LƯU (Loại bảo quản vĩnh viễn)* Hộp số Hồ sơ số Tên nhóm hồ sơ/ Tiêu đề hồ sơ Thời gian BĐ-KT Số tờ Ghi chú MỤC LỤC HỒ SƠ NỘP LƯU (Loại bảo quản có thời hạn) Hộp Hồ sơ số số Tên nhóm hồ sơ/ tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Ghi chú V TRÁCH NHIỆM GIAO NỘP 4 Cá nhân:  Phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào Lưu trữ hiện hành của cơ... dẫn việc giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành đối với cơ quan, tổ chức cấp dưới Tổ chức thực hiện việc giao nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành của cơ quan mình V TRÁCH NHIỆM GIAO NỘP 3 Trưởng các đơn vị trong cơ quan:  Tổ chức giao nộp hồ sơ có giá trị lưu trữ của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan khi đến hạn  Chỉ đạo công chức, viên chức trong đơn vị lựa chọn hồ sơ để nộp vào Lưu trữ cơ quan và thống kê... giải thể không thuộc diện nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử III TÀI LIỆU NỘP LƯU 1 Chỉ nộp vào Lưu trữ cơ quan những hồ sơ tài liệu về những việc đã giải quyết xong 2 Chỉ nộp vào Lưu trữ cơ quan những hồ sơ, tài liệu được xác định là có giá trị lưu trữ, bao gồm hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và hồ sơ bảo quản có thời hạn tính bằng năm cụ thể HỒ SƠ BẢO QUẢN VĨNH VIỄN       Hồ sơ xây dựng chế độ, chính... (3) PHẦN II GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ Tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc và được Hồ sơ việc hoặc hồ sơ lập theo đặc trưng chung với thời hạn bảo quản: vĩnh viễn và có thời hạn (5,10.15…) lập thành hồ sơ 1 năm /03 tháng LƯU TRỮ CƠ QUAN Hồ sơ bảo quản có thời hạn Hết thời hạn Huỷ Hồ sơ bảo quản vĩnh viễn 10 năm LƯU TRỮ LỊCH SỬ GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 1 2... lại hồ sơ cho đơn vị hay người kế nhiệm V TRÁCH NHIỆM GIAO NỘP 5 Lưu trữ cơ quan:      Lập kế hoạch thu tài liệu Phôí hợp với các đơn vị, cá nhân xác định những tài liêu cần thu Hướng dẫn việc chuẩn bị hồ sơ giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ nộp lưu Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận Tổ chức tiếp nhận và lập “Biên bản giao nhận tài liệu” VI THỦ TỤC GIAO NỘP 1 Phải lập. .. pháp lý giao nộp Nguồn nộp lưu Loại hồ sơ phải nộp Thời hạn giao nộp Trách nhiệm giao nộp Thủ tục giao nộp I CĂN CỨ PHÁP LÝ 1 2 3 Điều 22 và 23 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư Điều 5 Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia Điều 9-12 Luật Lưu trữ năm 2011 II NGUỒN NỘP LƯU 1 2 3... DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP LẬP HỒ SƠ 2 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ  Phải thu đủ và kịp thời những văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc để đưa vào hồ sơ;  Văn bản, tài liệu liên quan đến việc nào phải đưa vào đúng hồ sơ đÓ v NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP LẬP HỒ SƠ 3... hoặc công trình IV THỜI HẠN GIAO NỘP   Khoản 1 Điều 11 Luật Lưu trữ được Quốc hội thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 quy định thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan như sau: Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ xây dựng cơ bản V TRÁCH NHIỆM GIAO NỘP 1 2   Người đứng đầu: Chỉ đạo... trình mục tiêu Hồ sơ tổ chức thực hiện các chế độ, chính sách, đề án, dự án, chương trình mục tiêu Hồ sơ về tổng kết hoạt động chung và các hoạt động cụ thể Hồ sơ kiểm tra, thanh tra vụ việc quan trọng; Hồ sơ các vụ việc, sự kiện quan trọng trong cơ quan, các vấn đề mới về kỹ thuật, chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan, các chương trình đề tài cấp bộ và công trình XDCB từ nhóm A trở lên Hồ sơ gốc cán bộ, . nộp 4. Thời hạn giao nộp 5. Trách nhiệm giao nộp 6. Thủ tục giao nộp I. CĂN CỨ PHÁP LÝ 1. Điều 22 và 23 Nghị định 110/20 04/ NĐ-CP ngày 08 /4/ 20 04 của. Luật Lưu trữ năm 2011 và Điều 23 Nghị định số 110/20 04/ NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 20 04 của Chính phủ về công tác văn thư có quy định trách