Những tính năng cơ bản của phân hệ tài sản cố định

Quản lý tài sản cố định I / TỔNG QUAN VỀ CHƯƠNG TRÌNH: 1. Giới thiệu: Chương trình quản lý tài sản cố định .net cung cấp các thông tin mang tính chất phân tích tài sản cố định trong doanh nghiệp, sự tác động và ảnh hưởng lẫn nhau giữa phân hệ tài sản cố định với các phân hệ khác chủ với các chủ đề chính - Tổng quát - Đối tượng sử dụng phân hệ tài sản cố định - Những tính năng cơ bản của phân hệ quản lý tài sản cố định - Trình tự khai báo các danh mục liên quan Đây là chương trình dành cho các nhân viên kế toán quản trị, kế toán tổng hợp có nhiệm vụ theo giõi biến động tài sản 2. Những tính năng cơ bản của chương trình: - Quản lý số liệu của nhiều đơn vị thành viên và nhiều cơ sở dữ liệu - Vận hành trong môi trương nhiều người sử dụng - Kiến trúc Client/Server (khách/chủ) - Hệ thống báo cáo được thiết kế trên phần mềm crystal report và có thể liên kết với các thông tin trên mạng internet - Khai báo cấu trúc sổ chứng từ (format hệ thống sổ chứng từ) theo từng màn hình - Khai báo tên trường theo người sử dụng - Các tiện ích hỗ trợ người sử dụng (tùy biến động của màn hình nhập liệu, nhật ký sử dụng, xem người sử dụng hiện tại, khóa số liệu theo chứng từ cho từng use) - Diễn giải tùy biến cho các bút toán tự động - Chức năng đổi mã cho các danh mục - Cho phép copy từ Excel vào form nhập liệu, công cụ phục hồi dữ liệu nếu bị mất số lượng record (bản ghi) trong 1 chứng từ lớn. Cho phép lưu ra Excel những gì đang nhập trên màn hình nếu có sự cố lỗi - Lựa chọn ngày và khoảng thời gian làm việc - Tính toán trên các trường số và số liệu cập nhật với các thông tin mở - Cho phép tra cứu từ điển linh hoạt ( theo vần ABC, tra cứu tự động, tìm theo thông tin yêu cầu ) trong khi cập nhật số liệu - Cho phép xem trước khi in tất cả các báo cáo, kết xuất báo cáo ra các khuôn dạng khác như Microsoft Excel, Text…. - Cho phép hạn chế quyền truy cập tới từng menu, từng cửa sổ, từng trương, và từng bản ghi 1 Quản lý tài sản cố định - Cho phép lọc các bản ghi số liệu được gọi ra - Cho phép hiển thị các trường dữ liệu ở dạng không hiển thị, dạng đọc hoặc dạng đọc – ghi - Cho phép phân quyền duyệt nhu cầu bán hàng theo từng phòng ban và từng loại nguyên tệ trong từng phòng ban và các mức duyệt khác nhau - Hỗ trợ việc giới hạn quá trình truy nhập các báo cáo 3. Những tính năng cơ bản của phân hệ tài sản cố định: Ngoài những tính năng cơ bản của hệ thống, phân hệ quản lý tài sản cố định còn có những đặc điểm riêng như: - Theo dõi tài sản cố định về nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại, nguồn vốn, bộ phận sử dụng, mục đích sử dụng, nước sản xuất, ngày đưa vào sử dụng, ; - Theo dõi các thay đổi về tài sản như: điều chỉnh tăng giảm giá trị, thôi tính khấu hao, giảm tài sản do thanh lý, chuyển nhượng; - Có thể điều chỉnh giá trị đã tính khấu hao trong tháng sau khi tính khấu hao và tự động kết chuyển khấu hao cuối kỳ - Tính khấu hao tài sản theo 3 phương pháp: đường thẳng, sản lượng, số dư giảm dần có điều chỉnh; - Có thể xóa tất cả giá trị đã tính khấu hao của tài sản trong kỳ hay chỉ xóa những tài sản chưa sửa giá trị khấu hao; - Theo dõi giá trị khấu hao trong kỳ của từng tài sản sau khi đã tính khấu hao; - Tạo bút toán hạch toán phân bổ khấu hao TSCĐ - Theo giõi các tài sản đã hết khấu hao còn sử dụng điều chuyển tài sản giữa các bộ phận - Phân bổ khấu hao tài sản theo từng định mức cho trước theo nhiều tài khoản chi phí, nhiều vụ việc, nhiều mã phí 4. Các danh mục khai báo có liên quan: - Danh mục tài khoản - Danh mục nguồn vốn - Danh mục lý do tăng giảm tài sản - Danh mục bộ phận sử dụng tài sản cố định - Danh mục phân nhóm tài sản - Cập nhật thông tin tài sản 2 Quản lý tài sản cố định - Cập nhật sản lượng tài sản khi tính khấu hao theo phương pháp “1- Sản lượng” II . Màn hình nhập liệu: Tất cả các màn hình khai báo danh mục thuộc phân hệ “Quản lý tài sản cố định” đều có một số thao tác chung, bao gồm: * Mới Nhấn phím F4 hoặc nhấn nút - “Mới” để tạo một mã mới trong danh mục. * Sửa Nhấn phím F3 hoặc nhấn nút - “Sửa” để sửa thông tin của một mã đã tạo trước đó. Lưu ý nếu một mã đã được cập nhật số liệu và đã được chuyển vào các số liên quan đến kế toán thì không thể sửa mã được. Mọi thay đổi về mã trong trường hợp này phải sử dụng chức năng đổi mã. * Lưu mã danh mục Sau khi nhập các thông tin, nhấn <<Lưu>> để lưu lại mã. * Xoá Nhấn phím F8 hoặc nhấn nút - “Xóa” để xoá một mã trong danh mục. * In Nhấn tổ hợp phím “Ctrl + P” hoặc nhấn nút - “In” để in danh mục * Thoát khỏi danh mục Nhấn nút - “Thoát khỏi danh mục” để đóng màn hình danh mục Ngoài ra trên màn hình chính còn có thể thực hiện một số thao tác khác như: - Tìm kiếm trong danh mục Người sử dụng có thể tìm kiếm các danh mục có những ký tự cần tìm. Nhấn phím Ctrl+F, nội dung các điều kiện tìm kiếm xuất hiện như màn hình dưới đây. Sau khi nhập điều kiện, nhấn nút “Tìm tiếp” để tìm. Màn hình tìm kiếm: 3 Quản lý tài sản cố định - Sắp xếp danh mục theo trường tùy ý Trong màn hình danh mục, nhấn trái chuột vào các thanh tiêu đề của một trường bất kỳ để sắp xếp thứ tự danh sách theo trường đó. - Chức năng lọc và tìm kiếm danh mục, số liệu Người sử dụng có thể giới hạn hiển thị số lượng mã trên màn hình theo điều kiện lọc lựa chọn. Nội dung các điều kiện lọc tuỳ theo nội dung từng danh mục cụ thể, phổ biến vẫn là trường “mã đối tượng” và “tên đối tượng”. Mặc nhiên sẽ tìm kiếm trường đầu tiên trong danh sách, ta có thể cài đặt thứ tự danh sách này. Biểu thức có thể được chọn theo: bằng (=), lớn hơn (>), lớn hơn hoặc bằng (>=), nhỏ hơn (<), nhỏ hơn hoặc bằng (<=) hoặc khác (<>). Có thể có nhiều cách lọc: lọc lần đầu, lọc tiếp và lọc tự động; trong đó, lọc tự động thì không cần phải gõ enter, chương trình sẽ thực hiện lọc ngay sau khi nhập ký tự. Sau khi nhập điều kiện, nhấn nút -“Lọc số liệu” hoặc gõ Enter để lọc. Chức năng hiển thị nội dung dịch Anh – Việt theo ngữ cảnh - Chức năng làm tươi số liệu Nhấn nút - “Làm tươi số liệu” để cập nhật những thông tin thay đổi tức thời có thể có do một người sử dụng khác đang cập nhật đồng thời. Trong tất cả những danh mục, cũng cần phải nắm rõ một số thông tin hoặc khái niệm tương đối giống nhau như: 4 Quản lý tài sản cố định Tên 2 Trong bất kỳ danh mục nào, trường tên 2 sẽ được dùng để mô tả tên tiếng Anh của mã. Trường tên 2 được dùng để in các báo cáo tiếng Anh. Trạng thái Trạng thái sử dụng của mã, chọn 1 trong 2 trạng thái: 1- Còn sử dụng: Mã này sẽ được thể hiện trong các màn hình tìm kiếm và có thể lập báo cáo. 0- Không còn sử dụng: Mã này sẽ không còn được thể hiện trong các màn hình tìm kiếm và không thể lập báo cáo được nữa. Ký tự nhập trong các trường mã Các trường mã được phép nhập tự do ngoại trừ các ký tự điều khiển của hệ thống hoặc các ký tự toán tử. Quy định về cách thiết lập mã trong các trường mã Các trường mã phải được lập theo quy tắc “Không lồng nhau”. Một mã được gọi là lồng mã khác khi chuỗi ký tự trong toàn bộ mã mới lập thuộc chuỗi ký tự trong mã khác đã tồn tại sẵn (hoặc ngược lại, chuỗi ký tự trong mã khác đã tồn tại sẵn thuộc chuỗi ký tự trong toàn bộ mã mới lập). Ví dụ: mã “VT001” và “VT00” được xem là lồng nhau vì 4 ký tự liên tục “VT00” thuộc 5 ký tự liên tục “VT001”. Sở dĩ chương trình ràng buộc điều này là vì có một số báo cáo trên các bộ mã phải lấy tương đối, nếu mã lồng nhau thì sẽ lấy cả những mã có ký tự theo sau. Ví dụ: “VT00” và “VT001” đều có phát sinh, nếu chọn báo cáo nhập xuất tồn mà chỉ báo cáo “VT00” thì sẽ lấy cả “VT001”. Còn nếu lấy tuyệt đối thì sẽ không báo cáo được những mã “VT0%”. Danh mục nguồn vốn Danh mục nguồn vốn dùng để khai báo nguồn vốn hình thành tài sản. Danh mục nguồn vốn được lập để khai báo trong danh mục tài sản và các báo cáo về nguồn tài sản. Đường dẫn: Phân hệ → Quản lý tài sản cố định → Danh mục → Danh mục nguồn vốn 5 Quản lý tài sản cố định Mã nguồn vốn Mã nguồn vốn. Độ rộng của trường này là 8 ký tự. Tên nguồn vốn Tên của mã nguồn vốn. Độ rộng của trường này là 24 ký tự. Tên 2 Tên tiếng Anh của mã nguồn vốn. Độ rộng của trường này là 24 ký tự. Trạng thái Trạng thái cho biết nguồn vốn này được sử dụng hay không sử dụng trong chương trình. 1- Còn sử dụng 0- Không còn sử dụng Danh mục tăng giảm tài sản Danh mục này dung để khai báo lý do tăng giảm tài sản dung trong các danh mục tài sản và các báo cáo về tăng giảm tài sản Đường dẫn: Phân hệ → Quản lý tài sản cố định → Danh mục → Danh mục lý do tăng giảm TSCĐ 6 Quản lý tài sản cố định Loại tăng giảm tài sản Loại tăng giảm tài sản dùng để nhận biết lý do nào thuộc nhóm tăng, lý do nào thuộc nhóm giảm. Mã tăng giảm tài sản Mã lý do tăng giảm tài sản. Độ rộng của trường này là 2 ký tự. Tên lý do tăng giảm Tên mô tả lý do tăng giảm tài sản. Độ rộng của trường này là 32 ký tự. Tên 2 Tên mô tả lý do tăng giảm tài sản bằng tiếng Anh. Độ rộng của trường này là 32 ký tự. Trạng thái Trạng thái cho biết mã lý do tăng giảm này được sử dụng trong chương trình hay không. 1- Còn sử dụng 0- Không còn sử dụng Danh mục bộ phận tài sản: Danh mục bộ phận tài sản dung để khai báo các phòng ban sử dụng tài sản. Danh mục bộ phận sử dụng tài sản được dùng để khai báo trong danh mục tài sản, khi điều chuyển tài sản và các báo cáo về tài sản theo bộ phận. 7 Quản lý tài sản cố định Đường dẫn: Phân hệ → Quản lý tài sản cố định → Danh mục → Danh mục bộ phận sử dụng TSCĐ Mã bộ phận ts Mã bộ phận sử dụng tài sản. Độ rộng của trường này là 8 ký tự. Tên bộ phận ts Tên mô tả bộ phận. Độ rộng của trường này là 48 ký tự. Tên 2 Tên mô tả bộ phận bằng tiếng Anh. Độ rộng của trường này là 48 ký tự. Mã bộ phận Mã bộ phận để chỉ rõ bộ phận tài sản thuộc bộ phận nào quản lý, mã bộ phận được chọn từ danh mục bộ phận, trong phân hệ hệ thống. Trạng thái Trạng thái cho biết mã bộ phận này được sử dụng trong chương trình hay không. 1 - Còn sử dụng 0 - Không còn sử dụng Danh mục nhóm tài sản: Danh mục này dùng để khai báo các nhóm tài sản. Nhóm tài sản được dùng để thực hiện các báo cáo về tài sản theo từng nhóm. 8 Quản lý tài sản cố định Danh mục nhóm tài sản được thiết kế với ba kiểu phân nhóm gọi là loại nhóm. Trong 1 loại nhóm có thể khai báo nhiều nhóm tài sản Đường dẫn: Phân hệ → Quản lý tài sản cố định → Danh mục → Danh mục phân nhóm tài sản Loại nhóm Xếp các nhóm vào từng loại khác nhau. Chương trình có 03 loại nhóm khác nhau để thực hiện việc phân loại này. Độ rộng của trường là 1 chữ số, có giá trị từ 1 đến 3. Mã nhóm Mã của nhóm tài sản. Mã nhóm không được để trắng. Mã của các nhóm trong cùng một loại không được trùng nhau. Độ rộng của trường này là 8 ký tự. Tên nhóm Tên của nhóm tài sản. Tên nhóm không được để trắng. Độ rộng của trường này là 48 ký tự. Tên nhóm 2 Tên tiếng Anh của nhóm tài sản. Độ rộng của trường này là 48 ký tự. Trạng thái Ngầm định chương trình để ở trạng thái 1. Nếu chọn trạng thái 0 thì nhóm tài sản này chỉ hiện lên khi cập nhật danh mục và khi lên báo cáo, không hiện lên khi nhập số liệu. 9 Quản lý tài sản cố định Thao tác phân nhóm Phân nhóm cho tài sản ngay trên danh mục phân nhóm Thông thường danh mục phân nhóm được xây dựng trước để khai báo nhóm trong màn hình nhập mã tài sản. Tuy nhiên, trong trường hợp phân nhóm hàng loạt tài sản thì tốt nhất nên sử dụng chức năng phân nhóm hàng loạt trong danh mục phân nhóm. Để phân nhóm hàng loạt, nhấn nút -“Phân nhóm”, màn hình phân nhóm sẽ chứa thông tin về các nhóm và các tài sản tương ứng trong các nhóm. Khi chọn một nhóm trong màn hình bên trái, màn hình bên phải sẽ cho biết các tài sản tương ứng trong nhóm. Những tài sản chưa thuộc nhóm nào sẽ thuộc nhóm “Chưa phân nhóm”. Để đưa một tài sản thuộc nhóm “Chưa phân nhóm” vào một nhóm cụ thể, nhấn chọn nhóm “Chưa phân nhóm”, nhấn chọn các xử lý “Chọn” trong màn hình bên phải để chọn danh sách tài sản, nhấn “Phân nhóm”, chọn nhóm cần đưa vào, nhấn “Nhận”. Những tài sản đã được chọn sẽ mất đi trong nhóm “Chưa phân nhóm”. Phân nhóm lại cho tài sản đã được phân nhóm Để đưa một tài sản đã thuộc nhóm vào một nhóm khác, nhấn chọn nhóm cần đổi, nhấn chọn các xử lý “Chọn” trong màn hình bên phải để chọn danh sách tài sản, nhấn “Phân nhóm”, chọn nhóm mới cần thay mới, nhấn “Nhận”. Những tài sản đã được chọn sẽ mất đi trong nhóm cũ. III. Các thao tác cập nhật số liệu trong tài sản cố định: A Cập nhật thông tin tài sản: Đường dẫn: Phân hệ → Quản lý tài sản cố định → Cập nhật số liệu → Cập nhật thông tin tài sản 10 [...]... kế từ đầu năm tài chính của những tài sản có cùng loại tài sản, theo từng nguồn vốn khác nhau Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định Đường dẫn: Phân hệ → Quản lý tài sản cố định → Báo cáo khấu hao → Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định Đặc tính: Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ thể hiện giá trị phân bổ trong kỳ theo từng tài khoản chi phí, tài khoản khấu hao Bảng phân bố khấu hao tài sản cố định theo bộ phận:... Chỉ xóa những tài sản không sửa khấu hao Cập nhật sản lượng tài sản: Cập nhật sản lượng tài sản trước khi tính khấu hao hàng tháng, đối với tài sản có kiểu khấu hao là 1- Sản lượng Đường dẫn: Phân hệ → Quản lý tài sản cố định → Cập nhật số liệu → Cập nhật sản lượng tài sản Màn hình cập nhật Số thẻ tài sản 23 Quản lý tài sản cố định Số thẻ tài sản được lấy từ danh mục tài sản, chỉ hiện những tài sản có... nhóm tài sản Sổ tài sản cố định Đường dẫn: Phân hệ → Quản lý tài sản cố định → Báo cáo kiểm kê → Sổ tài sản cố định Đặc tính: Sổ TSCĐ thể hiện tổng quát tình hình tài sản cố định của doanh nghiệp, tình hình phân bổ cũng như tình hình giảm,… tại thời điểm báo cáo Báo cáo lập theo năm, nhóm theo loại TSCĐ, mã bộ phận sử dụng, nhóm tài sản Bảng kê tài sản cố định hết phân bổ còn sử dụng: 28 Quản lý tài sản. .. – theo nguồn vốn Đặc tính: Bảng tính khấu hao tài sản cố định theo nguồn vốn cho biết giá trị khấu hao trong kỳ của từng tài sản được nhóm theo loại tài sản, với nguồn vốn đã khai báo khi cập nhật thông tin tài sản Bảng tổng hợp trích khấu hao tài sản cố định: Đường dẫn: Phân hệ → Quản lý tài sản cố định → Báo cáo khấu hao → Bảng tổng hợp trích khấu hao tài sản cố định Đặc tính: Bảng tổng hợp trích... muốn chỉnh hết giá trị còn lại vào số khấu hao của tháng hiện thời Đường dẫn: Phân hệ → Quản lý tài sản cố định → Cập nhật số liệu → Tính khấu hao tài sản cố định 20 Quản lý tài sản cố định Màn hình khai báo Tính khấu hao theo đường thẳng Giả sử tính khấu hao tài sản có mã tài sản TSCĐ- Tài sản cố định , tài sản này tính theo phương pháp đường thẳng Tài sản TSCĐ có nguyên giá gốc là 60.000.000 VND,... lại theo từng tài sản trong năm, sau khi đã tính khấu hao tài sản cho từng tháng 30 Quản lý tài sản cố định Có thể xem báo cáo theo từng loại tài sản, từng bộ phận sử dụng, từng nhóm tài sản và báo cáo nhóm theo loại tài sản, bộ phận sử dụng, bộ phận sử dụng-loại tài sản Bảng tính khấu hao tài sản cố định theo nguồn vốn Đường dẫn: Phân hệ → Quản lý tài sản cố định → Báo cáo khấu hao → Bảng tính khấu hao... …và phải khai báo hệ số phân bổ khấu hao cho từng tài khoản, vụ việc, mã phí … 16 Quản lý tài sản cố định Đường dẫn: Phân hệ → Quản lý tài sản cố định → Cập nhật số liệu → Khai báo hệ số phân bổ tài sản Số thẻ tài sản Số thẻ tài sản được lấy từ danh mục tài sản Tài khoản khấu hao Tài khoản khấu hao được lấy từ danh mục tài khoản Tài khoản chi phí Tài khoản chi phí được lấy từ danh mục tài khoản Mã khách... tài sản cố định Đường dẫn: Phân hệ → Quản lý tài sản cố định → Báo cáo kiểm kê → Bảng kê TSCĐ hết phân bổ còn sử dụng Đặc tính: Báo cáo liệt kê tất cả các tài sản cố định đã hết khấu hao nhưng vẫn còn sử dụng (chưa khai báo giảm) Báo cáo tại thời điểm, nhóm theo loại TSCĐ, mã bộ phận sử dụng, nhóm tài sản Bảng kê tài sản cố định chuyển bộ phân sử dụng: Đường dẫn: Phân hệ → Quản lý tài sản cố định →... từng bộ phận sử dụng, từng nhóm tài sản và báo cáo nhóm theo bộ phận sử dụng, loại tài sản, bộ phận sử dụng-loại tài sản loại tài sản, bộ phận sử dụng-loại tài sản Báo cáo chi tiết tăng tài sản cố định theo nguồn vốn Đường dẫn: Phân hệ → Quản lý tài sản cố định → Báo cáo tăng giảm → Báo cáo chi tiết tăng tài sản cố định theo nguồn vốn 29 Quản lý tài sản cố định Đặc tính: Báo cáo chi tiết tăng TSCĐ... giá trị còn lại của từng tài sản phát sinh giảm trong kỳ Số cuối kỳ Số cuối kỳ thể hiện: nguyên giá, khấu hao lũy kế, giá trị còn lại của từng tài sản Báo cáo khấu hao Lưu ý: phải tính khấu hao TSCĐ cho từng tháng trước khi xem báo cáo Bảng tính khấu hao tài sản cố định: Đường dẫn: Phân hệ → Quản lý tài sản cố định → Báo cáo khấu hao → Bảng tính khấu hao tài sản cố định Đặc tính: Bảng tính khấu hao TSCĐ . báo cáo 3. Những tính năng cơ bản của phân hệ tài sản cố định: Ngoài những tính năng cơ bản của hệ thống, phân hệ quản lý tài sản cố định còn có những đặc. chính - Tổng quát - Đối tượng sử dụng phân hệ tài sản cố định - Những tính năng cơ bản của phân hệ quản lý tài sản cố định - Trình tự khai báo các danh mục