Các ô chứa dữ liệu Chèn thêm worksheet mới vào workbook: Để làm việc này, bạn chỉ cần làm theo một trong các cách sau: Dùng tổ hợp phím Shift+F11 chèn sheet mới vào trước sheet hiện hành[r]
(1)Excel 2007 BÀI I GIỚI THIỆU EXCEL 2007 Tìm hiểu giao diện và cách hoàn thành các tác vụ hàng ngày trên Excel 2007, chút khái niệm chuẩn định dạng XML Những thuật ngữ cần nhớ Workbook: Đây là tập tin để làm việc như: tính toán, vẽ đồ thị, …và lưu trữ liệu Một workbook có thể chứa nhiều sheet, có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với tập tin Mỗi workbook chứa nhiều worksheet hay chart sheet, tùy thuộc vào nhớ máy tính Worksheet: Có gọi là “sheet” hay “bảng tính”, là nơi lưu trữ và làm việc với liệu Một worksheet có nhiều ô và các ô có chứa các cột và dòng Worksheet lưu workbook Trong Excel 2007, Worksheet chứa 16,384 cột và 1,048,576 dòng, thay vì 256 cột và 65,536 dòng phiên cũ Chart sheet: Thực chất là sheet workbook, nó chứa đồ thị Vì vậy, muốn xem đồ thị riêng lẻ thì chart sheet là lựa chọn tối ưu Sheet tabs: Tên các sheet thể trên các thẻ đặt góc trái cửa sổ workbook Bạn có thể di chuyển từ sheet này sang sheet khác thao tác đơn giản là nhấp chuột vào tên sheet cần đến sheet tab Ribbon công cụ Excel 2007 Ribbon - trung tâm kiểm soát bạn Khi lần đầu tiên sử dụng Excel 2007, giao diện nó có thể làm cho bạn choáng ngợp thay đổi khác hẳn so với các phiên trước Thay cho các trình đơn (menu) truyền thống là các cụm lệnh trình bày phía trên màn hình, giúp người dùng sử dụng thuận tiện hơn, đó chính là Ribbon Bộ công cụ Ribbon gồm: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins Những thứ bạn cần bây trực quan, dễ nhìn, rõ ràng và dễ sử dụng Ribbon thực là trung tâm hỗ trợ công việc tuyệt vời Với Excel 2007, các lệnh tập hợp lại theo nhóm chức năng, cần là có Hình minh họa các Ribbon Chuẩn XML (2) Excel 2007 dùng định dạng tập tin mặc định là XLSX dựa trên chuẩn XML (eXtensible Markup Language) thay cho định dạng chuẩn trước đây là XLS Chuẩn này giúp cho các tài liệu an toàn hơn, dung lượng tài liệu nhỏ và tích hợp sâu với các hệ thống thông tin và các nguồn liệu bên ngoài Nhờ vậy, các tài liệu quản lý, phân tích và chia sẻ dễ dàng, hiệu hết BÀI II: TẠO MỘT WORKBOOK Làm nào để tạo workbook, nhập và chỉnh sửa văn và số liệu, thêm dòng, cột… Mở workbook có sẵn WorkBook và Worksheet Bạn có thể mở tập tin sẵn có cách khác nhau: • Cách thứ nhất: Bấm chuột vào nút Office, chọn Open Trong hộp thoại Open, đường dẫn đến nơi lưu trữ tập tin và chọn tên tập tin cần mở nhấn nútOpen (hay nhấn ENTER trên bàn phím bấm đôi phím trái chuột) để mở tập tin • Cách thứ hai: Chỉ có tác dụng tập tin làm việc với phần mềm Excel trên máy tính bạn Bấm chọn tên tập tin danh sách tài liệu mở thời gian gần (Recent Documents) trên nút Office để mở tập tin Excel 2007 mặc định lưu lại tối đa 50 tên file sử dụng gần • Cách thứ ba: Tìm đến tập trình quản lý tập tin, Windows Explorer, nhấp đôi chuột lên tập tin để mở Lưu workbook Sau làm việc với tập tin, điều cốt tử là phải lưu lại chỉnh sửa, thay đổi, không, công sức bạn xem bỏ biển Excel 2007 cung cấp chế lưu tự động khoảng thời gian định (mặt định là 10 phút/lần) Nhưng bạn có thể tùy chỉnh để rút ngắn khoảng thời gian các lần lưu lại để đề phòng trường hợp máy tích bị trục trặc bất ngờ hay bị cúp điện Cách tùy chỉnh đơn giản: Bấm vào nút (3) Office, chọn Excel options, chọn Save, bạn cần đánh dấu vào tuỳ chọn Save AutoRecover Information Every chỉnh lại thời gian lưu tự động theo ý muốn Tùy chỉnh lưu tự động Excel 2007 Trên đây là chế độ lưu tự động, nhiên có lúc bạn cần phải thực lưu thủ công Sau đây là vài cách lưu workbook: Chọn nút có hình đĩa mềm trên Quick Access Tollbar góc trên cùng bên trái màn hình để mở nhanh chức Office Save để tiến hành lưu tài liệu Bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl+S hay Shift+F12 để thực công việc quan trọng này Nếu muốn tạo để giữ tập tin gốc, bạn chọn chức Save As và đặt tên khác, chọn kiểu tập tin Save as type, chọn nơi chứa cho tập tin (bản sao) bạn vừa tạo Cuối cùng nhấn nút Save để lưu trữ Đóng workbook Sau làm việc và lưu xong, bạn phải đóng workbook Đây là cách đóng phổ biến: Chọn nút Office, sau đó chọn Close; bấm vào nút có ký hiệu " X " góc trên bên phải màn hình, dùng tổ hợp phím Ctrl+F4 Ctrl+W Sắp xếp workbook Excel 2007 cung cấp cho bạn khả xếp lại các workbook mở cùng lúc Nhờ vậy, việc tham khảo qua lại các các workbook thuận tiện Để xếp, bạn bấm chuột vào nhóm lệnh View, chọn Arrange All, chọn cho mình kiểu bố trí thích hợp Thủ thuật với worksheet Chèn và xóa cột ô (cell), (column) , dòng (row): Bạn có thể chèn thêm các cột, dòng, ô vào vùng làm việc worksheet Các ô chèn tùy ý vào cá vị trí: bên trái, bên trên ô hành Các ô chọn có thể dịch chuyển qua phải xuống ô hành Excel 2007 cho phép thực việc chèn thêm các dòng lên bên trên, các cột vào bên trái ô hành Đồng thời, bạn có thể xóa các ô, các dòng và cột không phù hợp (4) Các ô chứa liệu Chèn thêm worksheet vào workbook: Để làm việc này, bạn cần làm theo các cách sau: Dùng tổ hợp phím Shift+F11 chèn sheet vào trước sheet hành; chọn tab Home, nhóm Cells - Insert - Insert sheet; nhấp phải chuột lên sheet tab và chọn Insert…, chọn Worksheet và nhấn nút OK hộp thoại Insert, có Sheet chèn vào Xóa worksheet: Muốn xóa work sheet, bạn chọn Sheet muốn xóa chọn nhóm Home chọn nhóm Cells - chọn Delete - chọn Delete sheet Cách nhanh là nhấp phải chuột lên tên sheet muốn xóa sau đó chọn Delete, bấm OK để xác nhận xóa Đổi tên worksheet: Việc này đơn giản, cần nhấp phải chuột lên tên sheet cần đổi tên sheet tab, chọn Rename, nhập vào tên và cuối cùng nhấn phím ENTER Lưu ý: Excel 2007 không cho phép dùng các ký hiệu, ký tự đặc biệt để đặt tên (như: / \ ? *: ) để đặt tên cho sheet Sắp xếp các worksheet: Đối với việc di chuyển số sheet, cách nhanh là dùng chức kéo thả Excel Người dùng có thể bấm và giữ phím trái chuột lên tên sheet kéo đến vị trí để thả xuống Khi phải di chuyển hay copy nhiều sheet, thì bấm phím phải chuột lên tên sheet cần xếp, chọn Move or Copy Lúc đó xuất hộp thoại Move or Copy Chỉ cần bấm chọn tên sheet, sau đó bấm OK để di chuyển Sao chép: Nhấp phải chuột lên sheet, chọn Move or Copy chọn vị trí đặt vùng Before sheet, chọn Creat a copy, nhấn OK để hoàn thành Muốn cùng lúc chép nhiều sheet, nhấn giữ phím Ctrl, dùng chuột chọn tên sheet cần chép, giữ trái chuột để kéo đến vị trí đặt trên sheet tab thả chuột Lưu ý: cần chọn nhiều sheet lệnh Ctrl + nhấp chuột trước thực lệnh này Trường hợp bạn muốn chép các sheet sang workbook khác thì mở workbook nguồn, chọn lệnh Move or Copy, chọn tên workbook đích To book Ngoài thủ thuật trên, bạn có thể tô màu cho sheet tab để dễ quản lý sheet tab Chỉ cần nhấp phải chuột lên tên sheet mà bạn muốn tô màu chọn Tab Color và chọn màu thích hợp để tô Bạn có thể làm ẩn worksheet cách nhấp phím phải chuột lên tên sheet, sau đó chọn Hide để giấu nó Khi cần làm việc trở lại với sheet này, bạn nhấp phím phải chuột lên Sheet tab, chọn Unhide, chọn tên sheet và nhấn nút OK nó hiển thị trên màn hình BÀI II CÁCH NHẬP CÔNG THỨC Làm nào để chèn công thức đơn giản vào bảng tính và tự động cập nhật kết (5) Tìm hiểu công thức Excel 2007 Ví dụ hình trên bạn nhìn vào ngân sách chi tiêu gia đình cho phần Entertainment và worksheet ô C6 cồn trống (chi tiêu cho đĩa CD tháng 2) chưa nhập Trong phần này bạn hướng dẫn sử dụng Excel để làm bài toán công thức đơn giản Bắt đầu với dấu (=) Nhập công thức ô C6 Nhấn nút ENTER để xem kết Khi nào bạn click vào ô C6, công thức xuất trên công thức (formula bar) Hai đĩa CD mua tháng Hai trị giá là $12.99 và $16.99 Vậy tổng giá trị chi tiêu cho đĩa CD tháng hai là hai đĩa CD Bạn có thể cộng giá trị này Excel cách nhập công thức vào ô C6 Những công thức Excel luôn dấu (=) Như công thức ô C6 là: =12.99+16.99 Dấu cộng (+) là thuật toán để Excel cộng thêm giá trị Nếu bạn tự hỏi làm nào để có kết này thì công thức rõ công thức bạn click vào ô C6 Bạn nên biết các thuật toán Excel bao gồm dấu cộng (+) dấu trừ (-), dấu nhân (*) và dấu chia (\) Công thức tổng giá trị cột (SUM) (6) Để có kết chi tiêu tháng 1, click vào ô B7 và sau đó thực các bước sau: Trên tab Home, click nút Sum nhóm Editing Công thức xuất trọng ô B7 Nhấn ENTER để có kết ô B7 Click vào ô B7 để hiển thị công thức trên công thức Bạn có thể cộng chi tiêu tháng Giếng ô B7 cách nhấn lệnh Sum nhóm Editing, trên tab Home, nó tự động cộng giá trị cột Cách làm này làm cho người dùng đỡ tốn thời gian, thay vì phải nhập công thức Khi nhấn ENTER kết ô B7 là 95.94 Công thức là =SUM(B3:B6) xuất trên công thức bạn click vào ô B7 Nên copy công thức thay vì tạo công thức Dùng chuột kéo phần ô công thức đến ô sử dụng cùng công thức, sau đó thả chuột Nút Auto Fill Options xuất và kết Trong vài trường hợp thì việc copy công thức dễ thực việc tạo công thức Trong ví dụ trên bạn đã xem qua việc copy công thức tổng cộng chi tiêu tháng để ứng dụng tổng cộng chi tiêu cho tháng Để làm điều này đầu tiên chọn ô công thức B7, sau đó dùng chuột trỏ vào góc bên bên phải ô B7 đến trỏ trở thành dấu thập màu đen (+) Kế tiếp kéo phần fill handle sang ô C7 Khi phần fill handle thả ra, thì tổng giá trị ô C7 xuất với giá trị 126.93 Công thức xuất trên công thức là =SUM(C3:C6), bạn click vào ô C7 (7) Sau copy công thức nút Auto Fill Options xuất để bạn có thêm chọn lựa format, trường hợp trên bạn không cần sử dụng chúng Nút bạn click vào ô khác biến Tìm hiểu cell (ô) Việc xác định các ô để dùng vào việc ứng dụng công thức Excel thường sử dụng cách sử dụng ngắn A1 để xác định cột ký tự và dòng là số Cập nhật kết công thức Giả sử giá trị 11.97 ô C4 bị sai, vì nó phải cộng thêm 3.99 chính xác bạn nên chọn ô C4 và nhập công thức "=11.97+3.99" cho ô này sau đó nhấn ENTER: Trên hình trên cho thấy giá trị ô C4 thay đổi và dĩ nhiên Excel tự động cập nhật tổng giá trị chi tiêu ô C7 thành 130.92 từ 126.93 Excel có thể cập nhật vì công thức nó ô C7 là "=SUM(C3:C6)" Nếu bạn không sử dụng công thức cho ô C7, thì giá trị không cập nhật Bạn có thể sửa đổi nhập công thức trực tiếp trên công thức thay vì nhập vào các ô Sử dụng công thức Sum cho vài giá trị cột (8) Trong ô C9, nhập dấu (=), nhập SUM và sau đó mở dấu ngoặc đơn “(” Nhấn vào ô C4 và sau đó gõ dấy phẩy (,) ô C9 Nhấn vào ô C6 và sau đó đóng dấu ngoặc đơn “)” ô C9 Nhấn ENTER để thị kết Trong ví dụ trên cho thấy hàm SUM có thể áp dụng cho vài giá trị cột cách chọn vài giá trị có liên quan Sử dụng công thức đơn giản khác Excel 2007 Hàm SUM là các tính Excel, ngoài nó còn có các công thức khác AVERAGE, MAX, MIN để hỗ trợ bạn thực các công thức để có kết Nếu bạn tự tính toán, thì thật khó khăn để kết chính xác Tìm giá trị trung bình Để tìm giá trị trung bình hai tháng, click vào ô C7 và sau đó: Trân tab Home, nhóm Editing, chọn mũi tên nút Sum và sau đó chọn Average Nhấn ENTER để thị kết ô D7 Bạn có thể nhập công thức trực tiếp trên ô D7 “=AVERAGE(B7:C7)”, kết tương tự 10 Tìm giá trị lớn nhỏ (9) Để tìm giá trị lớn phạm vi, click ô F7 và sau đó: Trên tab Home, nhóm Editing, chọn mũi tên trên nút Sum và sau đó chọn Max Nhấn Enter để hiển thị kết ô F7 Công thức MAX tìm giá trị lớn dãy số và chức MIN tìm giá trị nhỏ Với ví dụ trên công thức là “MAX(F3:F6)” và giá trị lớn là 131.95 Để tìm giá trị nhỏ ví dụ trên, click vào Min sau đó ENTER, kết Trong trường hợp này công thức là “=MIN(F3:F6)” và kết là 131.75 In các công thức để dễ ghi nhớ Bạn có thể in các công thức và đặt chúng trên bảng bàn làm việc để nhắc nhở bạn tạo công thức này nào Để in các công thức bạn cần thể công thức trên bảng tính (worksheet), làm điều này cách nhấn tab Formulas và nhóm Formula Auditing chọn Show Formulas Bây việc click nút Microsoft Office và in ấn Nếu bạn muốn ẩn công thức thì lập lại cách bạn làm cho nó lên bảng tính Hoặc bạn có thể dùng phím tắt CTRL+` (phím ` hầu hết có trên bàn phím) để ẩn công thức trên bảng tính 11 Dấu hiệu lạ xuất trên bảng tính Một dấu ##### xuất trên bang tính thì nó cho biết bị lỗi cột quá hẹp để hiển thị kết nó (10) Thỉnh thoảng Excel không thể tính toán kết vì công thức bị lỗi Sau đây là lỗi thường gặp nhất: ##### Cột không đủ rộng để thị kết ô, nên kéo chiều rộng cho ô #REF! Một giá trị không hợp lệ Các ô bị xóa bị dán đè giá trị khác lên #NAME? Tên công thức bị sai và Excel không hiểu công thức đó Khi bạn click vào ô #NAME? thì nó nút để bạn có thể sửa sai m Tìm nhiều công thức khác Click vào nút Sum nhóm Editing, trên tab Home và sau đó chọn More Functions để mở hộp thoại Insert Function Excel cung cấp nhiều tính hữu ích tính ngày Trong hộp thoại Insert Function, chọn Help on this function để tìm hiểu các tính khác BÀI IV: Cách dùng hàm Excel 2007 để xác định thông tin ngày Ngày liên quan đến Excel nào (11) Có khác biệt ngày có nghĩa gì với bạn và ngày có nghĩa nào Excel Với bạn 8/22/2010 là tháng, ngày và năm, còn với Excel, 8/22/2010 là dãy số 40412 Chính vì bạn cần phải hiểu cách nhập ngày tháng nào để Excel có thể hiểu được, chuyện này giúp bạn tiết kiệm thời gian Calendar (Lịch) Excel năm 1900 Thỉnh thoảng Excel không thể tính toán kết vì công thức bị lỗi Sau đây là lỗi thường gặp nhất: Ngày tháng lưu trữ Excel là dãy số bắt đầu đại diện cho ngày tháng năm 1900, đó chính là ngày lịch Excel bắt đầu Và ngày Excel cộng thêm số Chẳng hạn ngày tháng năm 1900 tương đương với số Điều này có nghĩa là bạn nhập 8/22/2010, thì Excel lưu trữ là 40412 40411 ngày kể từ ngày tháng năm 1900 Excel nhận diện ngày tháng nào? Chọn Date Category Chọn cách thể ngày tháng Type Khi nhập 8/22/2010, 22-Aug-2010, August 22, 2010, Excel lưu trữ dãy số 40412 Chỉ trường hợp bạn chọn format mà Excel không nhận ngày August-22,2010 8,22,10, Excel lưu trữ dạng text, không phải lưu trữ dạng dãy số Tính toán ngày tháng cách sử dụng công thức (12) Để thực phép tính số học Excel, cần thiết phải sử dụng công thức Trong phần này bạn hướng dẫn công thức đơn giản để tính toán số ngày hai thời điểm và bạn hiểu nó quan trọng việc nhập ngày tháng mà Excel có thể hiểu Bạn hướng dẫn tìm hiểu công thức để giải thuật toán tìm hiểu bạn đã sống bao nhiêu ngày Cách tìm số ngày hai thời điểm Công thức bảng tính Kết công thức Công thức Fomular Ví dụ hôm là ngày tháng năm 2010 và kỳ nghỉ bạn ngày 21 tháng năm 2010 và bạn muốn tìm hiểu còn bao nhiêu ngày đến kỳ nghỉ Để tính toán điều này bạn nhập công thức sau: “=A3-A2” Kết là 73 ngày hai thời điểm Excel hiểu giá trị ô A2 và A3 Trong ô A2 có giá trị là 40411 (6/9/2010) và ô A3 có giá trị là 40338 Lấy ô A3 trừ ô A2 thì 73 Chú ý dấu (=) Excel có nghĩa là công thức, dấu trừ (-) có nghĩa là trừ giá trị và ô A3, A2 là ô có giá trị liên quan Cách tính ngày làm việc hai thời điểm Công thức bảng tính Kết công thức Công thức Fomular Tính ngày làm việc (Thứ Hai đến thứ Sáu) hai thời điểm không thể thực phép tính đơn giản, mà nó cần có công thức tính đó là NETWORKDAYS Lấy lại ví dụ hôm là ngày tháng năm 2010 và kỳ nghỉ bạn ngày 21 tháng năm 2010 và bạn muốn tìm hiểu còn bao nhiêu ngày làm việc đến kỳ nghỉ Bạn (13) có thể nhập công thức “=NETWORKDAYS(A2,A3)” Kết là còn 53 ngày làm việc đến kỳ nghỉ hè Tìm kiếm ngày sau số ngày làm việc Công thức bảng tính Kết công thức Công thức Fomular Giả sử bạn cần tìm ngày chẳng hạn ngày hoàn thành dự án sau số ngày màl việc (Thứ Hai đến thứ Sáu), điều này thật dễ dàng với công thức WORKDAY Giả sử bạn ước tính khoảng 80 ngày làm việc để hoàn thành và dự án ngày 31 tháng 12 năm 2010 (12/31/2010) và bạn muốn biết ngày kết thúc dự án Trước tiên bạn phải nhập thông tin vào ô A2 và ô A3 hình trên, bạn nhập thông tin ngày nghỉ, ngày nghỉ là ô và sau đó nhập công thức “=WORKDAY(A2,A3,A4:A6)” vào ô trống Dự án hoàn thành trước ngày 22 tháng năm 2011 (4/22/2011) Excel cộng 80 ngày làm việc (ô A3) và tự động trừ ngày cuối tuần ngày nghỉ khoảng thời gian ô A4:A6 Tìm thời điểm sau số tháng Công thức bảng tính Kết công thức Công thức Fomular Chẳng hạn bạn có 25 tháng để hoàn thành dự án từ ngày tháng năm 2011 (6/9/2011) và bạn cần tìm ngày kết thúc dự án Bạn có thể sử dụng DATE, hàm này có ba đối số gồm năm, tháng và ngày Ví dụ 25 ô B2 và bạn nhập công thức ô A4 “=DATE(2011,6+B2,9)” 2011là đối số năm, công giá trị B2 là đối số tháng và là đối số ngày, dấu phẩy (,) chia (14) cách các đối số và dấu ngoặc đơn “()” dùng để mở và đóng các đối số Kết là dự án kết thúc vào ngày tháng năm 2013 (7/9/2013) Tìm thời điểm sau số năm, số tháng và số ngày Công thức bảng tính Kết công thức Công thức Fomular Hãy tưởng tượng bạn giao năm bảy tháng và 15 ngày để hoàn thành dự án và bạn cần tìm ngày kết thúc dự án Hàm DATE phù hợp với yêu cầu này, bạn hãy nhập công thức “=DATE(2011+B2,6+B3,9+B4)” vào ô A6 hình minh họa trên 2011 cộng giá trị ô B2 là đối số năm, cộng giá trị ô B3 là đối số tháng, cộng giá trị ô B4 là đối số ngày, dấu phẩy (,) chia cách các đối số và dấu ngoặc đơn “()” dùng để mở và đóng các đối số Kết dự án kết thúc vào ngày 24 tháng năm 2013 BÀI V: CÁCH TẠO BIỂU ĐỒ Tạo biểu đồ Excel 2007 Trong Excel 2007, bạn có thể tạo biểu đồ 10 giây Sau bạn tạo biểu đồ, bạn có thể dễ dàng thêm các yếu tố vào nó tiêu đề thay đổi cách trình bày biểu đồ Với Excel 2007 bạn biết cách biến các số và text thành nội dung biểu đồ Cách tạo biểu đồ Tạo biểu đồ cách nhấp chuột vào các loại biểu đồ nhóm Charts, trên tab Insert Hình trên là worksheet cho thấy tình hình kinh doanh Công ty Northwind Traders Tea theo dạng báo cáo số và bạn có thể chuyển sang dạng biểu đồ để dễ dàng so sánh tình hình kinh doanh (15) Chọn liệu mà bạn muốn tạo biểu đồ, bao gồm các cột tiêu đề (tháng một, tháng hai, tháng ba) và tên nhân viên bán hàng Sau đó, click vào tab Insert, và nhóm Charts, click vào nút Column Bạn có thể lựa chọn loại biểu đồ, biểu đồ cột thường sử dụng để so sánh Sau bạn click vào Column, bạn thấy số loại biểu đồ cột để lựa chọn Click vào Clustered Column, cột đầu tiên biểu danh sách 2-D Column Một ScreenTip hiển thị tên biểu đồ loại bạn ngừng trỏ vào biểu đồ nào Các ScreenTip cho bạn thấy thông tin loại biểu đồ Nếu bạn muốn thay đổi các loại biểu đồ sau bạn tạo biểu đồ bạn, nhấp chuột vào bên các biểu đồ Trên tab Design, Chart Tools, nhóm Type, bấm vào Change Chart Type và chọn loại biểu đồ khác Làm nào để liệu worksheet xuất biểu đồ Trong biểu đồ trên, liệu từ worksheet cell là cột Hàng tiêu đề (tên nhân viên kinh doanh) là biểu đồ ghi chú văn bên phải, và tiêu đề cột (những tháng năm) cùng biểu đồ Trong biểu đồ, Cencini (đại diện cột cho tháng) bán nhiều sản phẩm trà (tea) tháng và tháng hai, cô đã bị qua mặt Giussani tháng ba Dữ liệu cho người kinh doanh xuất ba cột riêng biệt, cột cho tháng Chiều cao biểu đồ tương ứng đến các giá trị cell mà nó đại diện Biểu đồ hiển thị cho bạn biết làm nào để nhân viên kinh doanh so sánh với theo tháng Mỗi hàng liệu nhân viên kinh doanh có màu khác biểu đồ Biểu đồ ghi chú tạo từ các hàng tiêu đề worksheet (tên nhân viên bán hàng), màu sắc mà đại diện cho các liệu cho nhân viên kinh doanh Ví dụ liệu Giussani là màu xanh đậm và là cột bên trái tháng Cột tiêu đề từ worksheet, tháng Giêng, tháng Hai, và tháng Ba, bây cùng biểu đồ Ở phía bên trái biểu đồ, Excel đã tạo tỷ lệ số để giúp bạn giải thích cột chiều cao Bất kỳ thay đổi liệu các worksheet sau biểu đồ tạo ra, biểu đồ thay đổi Tìm hiểu Chart Tools Khi bạn tạo biểu đồ, Chart Tools xuất trên Ribbon, đó bao gồm các tab Design, Layout và tab Format (16) Bạn nên biết Chart Tools, trước bạn tìm hiểu biểu đồ Sau biểu đồ chèn vào worksheet, Chart Tools xuất hiện, với ba tab: Design, Layout và Format Trên tab này bạn tìm thấy lệnh cần thiết để làm việc với biểu đồ Khi bạn hoàn thành các biểu đồ, nhấp chuột bên ngoài biểu đồ Chart Tools biến mất, để nó xuất trở lại, thì click vào biểu đồ Thay đổi biểu đồ Bạn có thể tạo biểu đồ bạn so sánh liệu người khác cách nhấp chuột vào nút để chuyển biểu đồ xem từ loại này sang loại khác Để tạo biểu đồ, click vào Switch Row/Column nhóm Data trên tab Design Trong biểu đồ bên phải, liệu nhóm theo các hàng và so worksheet cột Bạn có thể chuyển biểu đồ trở lại xem gốc cách click vào Switch Row/Column lần Để giữ hai lần xem, chọn biểu đồ view thứ hai, copy nó và sau đó paste nó trên worksheet khác Sau đó, chuyển xem gốc các biểu đồ cách click vào biểu đồ ban đầu và click vào Switch Row/Column Thêm tiêu đề cho biểu đồ Bạn có thể cung cấp tiêu đề cho chính biểu đồ chính để biểu đồ trục đo và mô tả liệu biểu đồ Điều này có hai biểu đồ trục Một phía bên trái là trục chiều dọc (còn gọi là giá trị trục y) Trục này là tỉ lệ các số mà bạn có thể giải thích cột chiều cao Những tháng năm cùng là trên trục ngang (cũng biết đến là các thể loại trục x) (17) Tiêu đề biểu đồ mô tả thông tin biểu đồ bạn Để thêm tiêu đề biểu đồ cách nhanh chóng cách click chuột vào biểu đồ, sau đó đến nhóm Chart Layouts trên tab Design, click vào nút More để xem tất các layout (trình bày) Mỗi lựa chọn thị layout khác có thể làm thay đổi yếu tố biểu đồ Trong biểu đồ trên: Tiêu đề cho biểu đồ này là Northwind Traders Tea, tên sản phẩm Tiêu đề cho các trục dọc bên trái là Cases Sold Tiêu đề cho các trục ngang cùng là First Quarter Sales Một cách khác để nhập tiêu đề là trên tab Layout, nhóm Labels, bạn có thể thêm tiêu đề cách click chuột vào Chart Titles và Axis Titles BÀI VI: CÁCH TẠO BÁO CÁO VỚI PIVOTABLE PivotTable I: Làm quen với PivotTable reports Excel 2007 Làm nào để tự tạo báo cáo dạng PivotTable 1.1 Lấy liệu để làm việc Hãy tưởng tượng worksheet Excel số doanh thu với hàng trăm ngàn dòng liệu Những worksheet trình bày tất liệu nhân viên kinh doanh hai quốc gia và họ bán bao nhiêu hàng hóa ngày, có nhiều liệu để giải theo hàng chia thành nhiều cột khác Làm nào bạn có thể có thông tin worksheet? Làm nào có thể hiểu tất liệu này? Tính tổng thể thì bán nhiều nhất? Ai bán nhiều theo quý hay theo năm? Quốc gia nào có doanh số bán hàng cao nhất? Bạn có thể có câu trả lời các báo cáo PivotTable Một báo cáo PivotTable chuyển tất liệu thành các báo cáo ngắn gọn cho bạn biết chính xác gì bạn cần phải biết 1.2 Xem lại liệu nguồn (18) Trước bạn bắt đầu làm việc với báo cáo PivotTable, hãy xem lại worksheet để chắn nó đã chuẩn bị cho báo cáo Khi bạn tạo báo cáo PivotTable, cột liệu nguồn trở thành field mà bạn có thể sử dụng các báo cáo Fields tổng kết nhiều hàng thông tin từ các liệu nguồn Tên các field cho các báo cáo đến từ các tiêu đề cột liệu nguồn Hãy chắn bạn có tên cho cột trên dòng đầu worksheet liệu nguồn Trong hình trên, các tiêu đề cột Country, Salesperson, Order Amount, Order Date và OrderID trở thành tên các field Các dòng còn lại phía tiêu đề nên chứa mục tương tự cùng cột Ví dụ, phần text nên cột, ngày tháng cột khác Nói cách khác, cột không nên có chứa số và text Cuối cùng, không nên có cột trống với liệu bạn sử dụng cho các báo cáo PivotTable 1.3 Tạo hộp thoại PivotTable Khi các liệu đã có, đặt trỏ nơi nào phần liệu bao gồm tất các liệu worksheet báo cáo chọn liệu bạn muốn sử dụng các báo cáo, sau đó trên tab Insert, nhóm Tables, bấm vào PivotTable và sau đó nhấp vào PivotTable lần nữa, hộp thoại Create PivotTable mở Chọn Select a table or range, hộp Table/Range cho thấy phạm vi các liệu đã chọn, chọn New Worksheet Existing Worksheet, bạn không muốn báo cáo đặt worksheet 1.4 Cơ PivotTable Report (19) Khu vực layout cho báo cáo PivotTable PivotTable Field List Hình trên cho bạn nhìn thấy worksheet sau bạn đóng hộp thoại Create PivotTable Ở phía là khu vực layout đã sẵn sàn cho báo cáo PivotTable và phía bên là PivotTable Field List Danh sách này hiển thị các cột tiêu đề từ liệu nguồn Như đã đề cập trên, tiêu đề là field Country, Saleperson, … Bạn tạo báo cáo PivotTable cách di chuyển field nào đến khu vực layout cho báo cáo PivotTable Bạn làm việc này cách chọn hộp bên cạnh tên field, cách bấm chuột phải vào tên field và chọn địa điểm để di chuyển field đến Nếu bạn click bên ngoài khu vực layout (của báo cáo PivotTable), PivotTable Field List biến Để có PivotTable Field List trở lại, nhấp chuột vào bên khu vực layout báo cáo PivotTable PivotTable II: Lọc các liệu PivotTable Excel 2007 Làm nào để lọc và dấu liệu chọn báo cáo PivotTable 2.1 Chỉ xem liệu mà bạn muốn xem báo cáo PivotTable Báo cáo PivotTable trước lọc Hãy tưởng tượng bạn đã mở báo cáo PivotTable cho các sản phẩm bán Adventure Works, công ty hàng thể thao Báo cáo tóm tắt 6.000 hàng liệu, điều cho bạn thấy liệu có ý nghĩa nào Ví dụ tổng doanh thu hàng năm cho sản phẩm khoảng thời gian ba năm và đó là tổng số doanh thu cho sản phẩm Bây bạn muốn xem chi tiết Adventure Works bán các sản phẩm khác nhau, từ chai nước đường để xe đạp và vests Bạn muốn xem doanh số bán xe đạp thôi Sau đó, bạn muốn xem loại xe (20) đạp nào có doanh số cao Và sau đó bạn muốn xem loại xe đạp bán khoảng thời gian định Bạn tạo báo cáo PivotTable cách di chuyển field nào đến khu vực layout cho báo cáo PivotTable Bạn làm việc này cách chọn hộp bên cạnh tên field, cách bấm chuột phải vào tên field và chọn địa điểm để di chuyển field đến Nếu bạn click bên ngoài khu vực layout (của báo cáo PivotTable), PivotTable Field List biến Để có PivotTable Field List trở lại, nhấp chuột vào bên khu vực layout báo cáo PivotTable 2.2 Lọc để xem nhiều sản phẩm Bây bạn muốn xem các liệu bán hàng xe đạp và cho ẩn tất các liệu còn lại Để lọc các báo cáo, bấm vào mũi tên bên cạnh Row Labels, chọn mục Road bikes (xe đạp) khu vực báo cáo mục Bạn bấm vào đó, vì xe đạp hiển thị khu vực hàng báo cáo Khi bạn bấm vào mũi tên đó, trình đơn xuất với hộp Select field để bạn chọn lựa và lọc thông tin Trên trình đơn này là danh sách cho thấy tất các hàng lĩnh vực mà bạn chọn Xem các mục danh sách để chọn đúng sản phẩm cần tìm thông tin và sản phẩm nào cần lọc Trong ví dụ này, mục Product Category bao gồm Road Bikes là sản phẩm bạn cần tìm thông tin Để lọc thông tin bạn bỏ mục Select All, sau đó chọn Road Bikes cuối cùng nhấp Ok, báo cáo PivotTable cho thấy liệu phần road bikes Các liệu khác không thay đổi, chúng không xuất 2.3 Giới hạn lọc cho sản phẩm Bây bạn đã lọc thông tin cho sản phẩm và bạn muốn thu hẹp thông tin nữa, có nhiều loại xe đạp khác Ví dụ bạn chọn sản phẩm xe đạp Road -350-W, thì cách thực sau: Dùng chuột chọn sản phẩm Road -350-W cột Road Bikes, sau đó nhấn chuột phải và đưa chuột đến filter, nó cửa sổ nhỏ và bạn chọn Keep Selected Items Cuối cùng có liệu Road – 350-W 2.4 Tìm loại sản phẩm có doanh thu cao Giả sử bạn muốn xem loại xe đạp nào có doanh số $100.000, bạn có thể sử dụng Excel để xem thông tin trên, còn các không tin khác thì tạm thời ẩn để thực việc này click vào mũi tên trên biểu tượng filter nằm sát bên hộp Row Labels, chọn Product Name, vào ValueFilters Bộ lọc đọc liệu và chọn dòng có ô phù hợp với yêu cầu bạn, chọn Greater Than Or Equal To và chọn hộp thoại Value Filter, nhập 100,000 hộp rỗng Kết bao gồm 13 tổng số 38 loại xe đạp có doanh thu $100,000 2.5 Lọc thông tin theo thời gian Giả sử bạn muốn xem xe đạp bán khoảng thời gian xác định Bằng cách sử dụng lọc, bạn có thể xem thông tin khoảng thời gian bạn thích và các thông tin khác tạm thời bị ẩn Để lọc thông tin theo năm chẳng hạn bạn muốn xem liệu năm 2011 thôi thì bấm vào mũi tên bên cạnh Column Labels, sau đó click vào hộp Select All và cuối cùng chọn hộp 2011 Excel ẩn các số liệu 2009 và 2010, còn lại số liệu năm 2011 Nếu bạn muốn xem thời gian cụ thể thì bạn hãy làm cách sau: chọn mũi tên bên cạnh Column Labels, sau đó vào Date Filters, click Between, hộp thoại Date Filter nhập liệu ngày tháng vào chẳng hạn 11/8/2011 và 12/8/2011 hai hộp rỗng, thì báo cáo thông tin từ ngày tháng 11 năm 2011 đến ngày tháng 12 năm 2011 2.6 Hủy bỏ lọc (21) Xóa bỏ lọc báo cáo PivotTable cách nhấp chuột vào biểu tượng lọc , và sau đó nhấp vào Clear Filter From "Product Category" Xoá bỏ lọc PivotTable Field List cách di chuyển trỏ qua biểu tượng lọc bên cạnh tên field, nhấp chuột vào mũi têr xuất và sau đó nhấp vào Clear Filter From "Product Category" Chìa khóa để xóa bỏ các lọc cùng lúc cách sử dụng biểu tượng lọc, nó xuất hai địa điểm khác nhau, trên báo cáo PivotTable PivotTable Field List và 2.7 Hủy bỏ filter báo cáo PivotTable Để loại bỏ lọc từ field xác định, click vào biểu tượng nơi nào field lọc xuất báo cáo, trên Row Labels trên Column Labels Sau đó click vào Clear Filter From < Field Name > Hoặc lựa chọn các hộp kiểm tra bên cạnh (Select All) để làm cho tất các liệu field nhìn thấy Nếu bạn không xem thấy lệnh Clear Filter From cho field lọc: Hãy chắn bạn đã chọn đúng khu vực báo cáo để xóa lọc: là hàng là cột Phải chọn đúng tên field hộp Select field Bạn thấy hộp bạn nhấp chuột vào biểu tượng lọc, tên field hộp phải khớp với tên field mà bạn xóa lọc từ đó Nếu các tên field hộp không đúng, chọn đúng field từ danh sách xuất bạn bấm vào mũi tên bên cạnh hộp 2.8 Hủy bỏ lọc danh sách PivotTable Field Di chuyển trỏ qua các biểu tượng lọc bên cạnh các tên field mà bạn muốn xóa bỏ lọc từ đó Click vào mũi tên xuất và sau đó nhấp vào Clear Filter From < Field Name > Xóa bỏ tất lọc tức khắc Trên Ribbon, click vào tab Options PivotTable Tools Trong nhóm Actions, click vào Clear và sau đó nhấp vào Clear Filters PivotTable III: Tính toán liệu báo cáo PivotTable Excel 2007 Làm nào để tổng hợp liệu hàm khác ngoài hàm SUM, là COUNT và MAX Làm nào để diễn tả liệu dạng phần trăm cách sử dụng tính toán đặc thù Làm nào để tự tạo các công thức các báo cáo PivotTable 3.1 Làm việc với số (22) Dữ liệu bán hàng tóm tắt báo cáo PivotTable Đó là vấn đề tiền thưởng Contoso, Công ty phân phối thực phẩm Hãy tưởng tượng bạn đã mở báo cáo PivotTable có chứa liệu nhân viên kinh doanh công ty Báo cáo tóm tắt công ty này có khoảng 800 hàng liệu Excel Nó cho biết doanh số nhân viên năm và quý Bây bạn muốn sử dụng báo cáo để nhìn vào số theo vài cách khác nhau, bạn muốn biết số lượng bán hàng nhân viên thực năm và bạn muốn xem nhân viên đóng góp bao nhiêu cho tổng doanh số công ty, … Khi bạn đã thực điều đó, bạn thấy nhân viên nào nhận tiền thưởng và người thưởng bao nhiêu 3.2 Tóm tắt liệu cách khác Bạn muốn thay đổi báo cáo từ tính toán doanh số nhân viên qua năm, bạn có thể làm điều đó cách thay đổi từ hàm SUM qua COUNT để tóm tắt thông tin Để thay đổi chức năng, nhấp chuột phải vào giá trị bảng báo cáo, đó là khu vực có tiêu đề "Sum of Sales Amount", rê chuột đến Summarize Data By và sau đó nhấp vào Count Những số chuyển đổi từ giá trị tổng thành giá trị count Các tiêu đề trên các số thay đổi từ "Sum of Sales Amount" để "Count of Sales Amount." Sau đó bạn có thể phân loại các đơn đặt hàng để xem có hầu hết các đơn đặt hàng cách dễ dàng Để làm việc này, hãy nhấp chuột phải vào ô nhân viên kinh doanh nào, trỏ chuột đến Sort và sau đó nhấp vào Sort Largest to Smallest Kết quả, Peacock là lần đầu tiên, với grand tổng số 100 đơn đặt hàng, theo sau là vua với 74, và sau đó Leverling với 73 3.3 Thực phép tính % Bây bạn muốn xem tỷ lệ % nhân viên trên tổng doanh thu Peacock có hầu hết các đơn đặt hàng, chúng ta có thể tính số lượng đơn đặt hàng cô nào so với tổng doanh thu Để làm điều này, click chuột phải vào khu vực giá trị, trỏ chuột đến Summarize Data By và sau đó nhấp vào More options, nhấp vào tab Show values as hộp thoại Value Field Settings mở Sau đó, hộp Show values as, bấm vào mũi tên và chọn % of total Peacock đã có 18 phần trăm tổng doanh số bán hàng cho các năm, cô ta doanh số cao các nhân viên, tỷ lệ % trên tổng doanh thu không tưng ứng với số đơn hàng nhiều King cótỷ lệ doanh thu cao với 14,42%, theo sau là Davolio với 12,52% 3.4 Nhân viên nào nhận tiền thưởng? Bây bạn tính toán nhận tiền thưởng và số tiền thưởng là bao nhiêu cách tạo công thức sử dụng calculated field Đây là công thức đưa vào báo cáo PivotTable (23) Ví dụ nhân viên nào bán hàng nhiều $ 30.000 quý nào thì nhận 3% tiền thưởng doanh thu quá đó Để tạo công thức, phía trên cùng cửa sổ, trên Ribbon, bạn bấm vào tab Options PivotTable Tools, nhóm Tools, bấm vào mũi tên trên nút Formulas và sau đó bấm vào Calculated Field Trong hộp thoại Insert Calculated Field, gõ tên cho công thức hộp Name, hộp Formula, nhập công thức “='Sales Amount' * IF('Sales Amount'>30000,3%)” để tìm người nhận tiền thưởng và sau đó bấm vào OK Diễn giải công thức này sau: Nếu số doanh thu lớn 30,000 quý thì thưởng 3% (3% này trên doanh số bán hàng) Còn doanh số 30,000 thì tiền thưởng là (24)