Các nguyên tắc thiết kế hệ thống KPI chất lượng

Quản trị doanh nghiệp theo KPI là một phương pháp quản trị được mô hình hóa bằng cách lượng hóa hiệu quả làm việc của nhân viên trong một khoảng thời gian. Việc nắm rõ các nguyên tắc xây dựng KPIs cho từng chức danh công việc sẽ giúp hoạt động quản trị trở nên dễ dàng hơn. Dưới đây là các nguyên tắc thiết kế và xây dựng hệ thống KPI chất lượng cho doanh nghiệp, hãy cùng eLib tìm hiểu nhé

Website: www.eLib.vn | Facebook: eLib.vn Các Nguyên Tắc Thiết Kế Hệ Thống KPI Chất Lượng Hệ thống số đo lường hiệu công việc – KPI Hệ thống số KPI – hay hệ thống số đo lường hiệu công việc hệ thống số đo lường hiệu công việc trọng yếu doanh nghiệp – thường phát triển từ thẻ điểm cân công cụ giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu BSC Trong thực tế đo lường, doanh nghiệp mong muốn bổ sung số đo lường kết theo chức năng, thường gọi tiêu kết – KRIs (Key Result Indicators) KRIs tiêu đo lường ngắn hạn mức độ thực công việc theo chức Trọng số KPI Các tiêu KPI hình thức cụ thể mục tiêu chiến lược Các mục tiêu chiến lược, chất, có tầm quan trọng khác doanh nghiệp theo thời kỳ Do đó, tiêu KPI có tầm quan trọng khác Sự khác tầm quan trọng mục tiêu tiêu KPI thể thông qua trọng số KPI – số % với tổng trọng số tiêu 100% Các trọng số KPI giúp nhà điều hành doanh nghiệp “lái” máy doanh nghiệp theo định hướng chiến lược Vai trò hệ thống tiêu KPIs 3.1 Điều hành chiến lược Hệ thống tiêu KPIs trước hết cơng cụ triển khai chiến lược, giúp cụ thể hóa công việc điều hành chiến lược cùa doanh nghiệp  Các mục tiêu chiến lược dài hạn chia nhỏ thành mục tiêu năm, đồng thời xây dựng tiêu định lượng giúp đo lường việc đạt mục tiêu  Các tiêu gán trọng số thể tầm quan trọng chiến lược tổng thể tiêu doanh nghiệp  Thông qua hệ thống tiêu KPIs trọng số, nhà điều hành “lái” hướng doanh nghiệp  Hệ thống báo cáo tổng thể (dashboard) kết thực tiêu cập nhật theo thời gian thực Dashboard giúp nhà điều hành nắm trạng việc thực mục tiêu doanh nghiệp từ có điều chỉnh, can thiệp kịp thời, thay phải chờ đến hết kỳ báo cáo 3.2 Công cụ đánh giá hiệu hoạt động doanh nghiệp eLib.vn: Thư viện trực tuyến miễn phí Website: www.eLib.vn | Facebook: eLib.vn Không giúp nhà quản lý điều hành chiến lược doanh nghiệp, hệ thống tiêu KPIs cịn cơng cụ đánh giá hiệu doanh nghiệp, thông qua việc đo lường tiêu hoạt động trọng yếu cách lượng hóa Quan trọng hơn, việc tập trung vào đo lường tiêu trọng yếu giúp doanh nghiệp giữ “tập trung” việc thực thi chiến lược Khi đó, việc đánh giá hiệu hoạt động doanh nghiệp đảm bảo bám sát chiến lược doanh nghiệp 3.3 Đo lường hiệu công việc cá nhân Không đo lường hiệu suất hoạt động doanh nghiệp, KPI hệ thống số đánh giá hiệu công việc cá nhân, thông qua hệ thống tiêu KPIs cá nhân chẻ từ hệ thống tiêu KPIs công ty phận 3.4 Cung cấp thông tin đầu vào cho chức nhân khác Chỉ số đo lường hiệu công việc yếu tố quan trọng quản lý nhân sự, trả lương, thực thi sách nhân khác Nguyên tắc thiết kế hệ thống số đo lường hiệu công việc Khi OCD tư vấn hệ thống tiêu KPIs cho doanh nghiệp tuân thủ nguyên tắc thiết kế triển khai tiêu: – “Tập trung chiến lược”: tiêu đánh giá nhằm đo hiệu thực mục tiêu chiến lược Điều khơng có nghĩa hoạt động khơng có KPI không quan tâm không cần thực Trái lại, hoạt động tảng giúp cho việc triển khai KPI đạt kết mong đợi eLib.vn: Thư viện trực tuyến miễn phí Website: www.eLib.vn | Facebook: eLib.vn – “Thác đổ”: tiêu KPI cấp công ty phân bổ theo chức xuống phận vị trí chủ chốt, cụ thể hóa mức độ ảnh hưởng nhỏ dần – “SMART”: tiêu KPI phải cụ thể (Specific), đo (Measurable), đạt (Achievable), phù hợp với khả ảnh hưởng quyền kiểm soát phận/ cá nhân (Relevant) có giới hạn thời gian (Time-bound) 4.1 Nguyên tắc trọng tâm cân  KPIs đánh giá vấn đề trọng tâm ảnh hưởng tới phát triển bền vững doanh nghiệp, ngồi tiêu tài có tiêu phi tài  Thiết lập tiêu ngắn hạn xuất phát từ mục tiêu dài hạn 4.2 Nguyên tắc “thác đổ”  Chỉ tiêu phân giao đến cấp thiết kế phân bổ dựa vào tiêu cấp Cần thực phân bổ KPI từ xuống dưới, không xây dựng từ lên (từ Cơng ty -> phận -> xuống vị trí -> Cá nhân) để đảm bảo tất phận, cá nhân thực theo mục tiêu chiến lược 4.3 Nguyên tắc thiết lập tiêu theo nguyên tắc “SMART” Các mục tiêu tiêu cần xây dựng nguyên tắc khả thi, cụ thể, đo lường được, có thời hạn phù hợp với tầm ảnh hưởng đơn vị/vị trí/cá nhân giao tiêu theo chức nhiệm vụ Mỗi tiêu KPI cần phải gắn với mục tiêu cụ thể Doanh nghiệp nên tập trung vào số tiêu trọng yếu thay ơm đồm q nhiều tiêu không liên quan Việc xây dựng mục tiêu tiêu cần đảm bảo đáp ứng tiêu chí SMART:  S (Specific) – Cụ thể  M (Measurable) – Đo lường  A (Achievable) – Có tính khả thi  R (Relevant) – Có tính phù hợp  T (Time-bound) – Có thời hạn 4.4 Chỉ tiêu đo phản ánh chất hoạt động  Chỉ tiêu tài dùng để đo mục tiêu chất lượng hệ thống quản lý (như bán hàng, kiểm soát hệ thống bán), nhân  Chỉ tiêu mức độ hài lòng / ý kiến đánh giá bên thứ ba dùng để đo mục tiêu chất lượng hệ thống, nhân thương hiệu eLib.vn: Thư viện trực tuyến miễn phí Website: www.eLib.vn | Facebook: eLib.vn 4.5 Nguyên tắc theo dõi, đo đếm thống kê  Hệ thống cần đảm bảo theo dõi, đo đếm được, thống kê khách quan tự động nhiều tốt  Trách nhiệm cập nhật liệu đầu vào cho tiêu, có thể, cần giao cụ thể cho đầu mối doanh nghiệp  Bảo đảm theo dõi, đo đếm thống kê khách quan, tự động 4.6 Nguyên tắc đặt trọng số tiêu Trọng số mục tiêu hay tiêu phản anh mức độ quan trọng mục tiêu hay tiêu doanh nghiệp hay phận Đối với CEO, trọng số KPI sử dụng “bánh lái” doanh nghiệp Nhà điều hành lái doanh nghiệp theo hướng mong muốn cách điều chỉnh trọng số mục tiêu hay tiêu Khi đó, phận hay cá nhân điều chỉnh nỗ lực hay hoạt động tương ứng để đáp ứng thay đổi tầm quan trọng mục tiêu hay tiêu Đối với cá nhân, họ cân nhắc tập trung vào tiêu có trọng số lớn, bỏ qua tiêu nhỏ theo nguyên tắc “lấy công bù tội” Mức độ quan trọng khía cạnh/mục tiêu/ tiêu chí đánh giá thể qua trọng số, theo quy định sau:  Tổng trọng số viễn cảnh phải 100%  Trọng số mục tiêu viễn cảnh phải có tổng 100%  Tổng trọng số tiêu KPI mục tiêu phải 100%  Trọng số chung (tích số trọng số nêu trên) tất KPI bảng BSC phải có tổng 100%  Người giao mục tiêu đặt trọng số tùy vào quan điểm coi trọng tâm công việc kết eLib.vn: Thư viện trực tuyến miễn phí