T HE E X P ER T ’S VOIC E ® I N S A P E R P Asset Accounting Configuration in SAP ERP A Step-by-Step Guide — Andrew Okungbowa Asset Accounting Configuration in SAP ERP A Step-by-Step Guide Andrew Okungbowa Asset Accounting Configuration in SAP ERP: A Step-by-Step Guide Copyright © 2016 by Andrew Okungbowa This work is subject to copyright All rights are reserved by the Publisher, whether the whole or part of the material is concerned, specifically the rights of translation, reprinting, reuse of illustrations, recitation, broadcasting, reproduction on microfilms or in any other physical way, and transmission or information storage and retrieval, electronic adaptation, computer software, or by similar or dissimilar methodology now known or hereafter developed Exempted from this legal reservation are brief excerpts in connection with reviews or scholarly analysis or material supplied specifically for the purpose of being entered and executed on a computer system, for exclusive use by the purchaser of the work Duplication of this publication or parts thereof is permitted only under the provisions of the Copyright Law of the Publisher’s location, in its current version, and permission for use must always be obtained from Springer Permissions for use may be obtained through RightsLink at the Copyright Clearance Center Violations are liable to prosecution under the respective Copyright Law ISBN-13 (pbk): 978-1-4842-1366-7 ISBN-13 (electronic): 978-1-4842-1365-0 Trademarked names, logos, and images may appear in this book Rather than use a trademark symbol with every occurrence of a trademarked name, logo, or image we use the names, logos, and images only in an editorial fashion and to the benefit of the trademark owner, with no intention of infringement of the trademark The use in this publication of trade names, trademarks, service marks, and similar terms, even if they are not identified as such, is not to be taken as an expression of opinion as to whether or not they are subject to proprietary rights While the advice and information in this book are believed to be true and accurate at the date of publication, neither the authors nor the editors nor the publisher can accept any legal responsibility for any errors or omissions that may be made The publisher makes no warranty, express or implied, with respect to the material contained herein Managing Director: Welmoed Spahr Acquisitions Editor: Susan McDermott Developmental Editor: Chris Nelson Technical Reviewers: Rehan Zaidi, Naveen D’Souza Editorial Board: Steve Anglin, Pramilla Balan, Louise Corrigan, James DeWolf, Jonathan Gennick, Robert Hutchinson, Celestin Suresh John, Michelle Lowman, James Markham, Susan McDermott, Matthew Moodie, Jeffrey Pepper, Douglas Pundick, Ben Renow-Clarke, Gwenan Spearing Coordinating Editor: Rita Fernando Copy Editor: Kezia Endsley, Laura Lawrie Compositor: SPi Global Indexer: SPi Global Distributed to the book trade worldwide by Springer Science+Business Media New York, 233 Spring Street, 6th Floor, New York, NY 10013 Phone 1-800-SPRINGER, fax (201) 348-4505, e-mail orders-ny@springer-sbm.com, or visit www.springer.com Apress Media, LLC is a California LLC and the sole member (owner) is Springer Science + Business Media Finance Inc (SSBM Finance Inc) SSBM Finance Inc is a Delaware corporation For information on translations, please e-mail rights@apress.com, or visit www.apress.com Apress and friends of ED books may be purchased in bulk for academic, corporate, or promotional use eBook versions and licenses are also available for most titles For more information, reference our Special Bulk Sales–eBook Licensing web page at www.apress.com/bulk-sales Any source code or other supplementary materials referenced by the author in this text is available to readers at www.apress.com For detailed information about how to locate your book’s source code, go to www.apress.com/source-code/ This book is dedicated to the creator of heaven and earth, God Almighty, who kept me alive to see the completion of this book Contents at a Glance About the Author�����������������������������������������������������������������������������������������������������xv About the Technical Reviewers�����������������������������������������������������������������������������xvii Acknowledgments��������������������������������������������������������������������������������������������������xix Introduction������������������������������������������������������������������������������������������������������������xxi ■■Chapter 1: Customizing Organizational Structures in SAP Asset Accounting (FI-AA)������������������������������������������������������������������������������� ■Chapter ■ 2: Integrating Asset Accounting with the General Ledger (FI-GL)���������� 25 ■Chapter ■ 3: Valuation of Fixed Assets������������������������������������������������������������������� 47 ■Chapter ■ 4: Depreciation��������������������������������������������������������������������������������������� 77 ■Chapter ■ 5: Special Valuation����������������������������������������������������������������������������� 101 ■Chapter ■ 6: Customizing Master Data����������������������������������������������������������������� 117 ■Chapter ■ 7: Customizing Transactions���������������������������������������������������������������� 137 ■Chapter ■ 8: Customizing Validation and Substitution����������������������������������������� 187 ■Chapter ■ 9: Reporting with Asset Accounting���������������������������������������������������� 207 ■Chapter ■ 10: Transferring Asset Data����������������������������������������������������������������� 223 ■Chapter ■ 11: Preparing for Production Startup��������������������������������������������������� 251 ■Chapter ■ 12: Processing Periodic Programs������������������������������������������������������� 269 ■Appendix ■ A: Useful General Ledger Accounts���������������������������������������������������� 295 ■Appendix ■ B: Useful Transaction Codes�������������������������������������������������������������� 309 Index��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 317 v Contents About the Author�����������������������������������������������������������������������������������������������������xv About the Technical Reviewers�����������������������������������������������������������������������������xvii Acknowledgments��������������������������������������������������������������������������������������������������xix Introduction������������������������������������������������������������������������������������������������������������xxi ■■Chapter 1: Customizing Organizational Structures in SAP Asset Accounting (FI-AA)������������������������������������������������������������������������������� Organizational Structures������������������������������������������������������������������������������������������������� Specifying the Setting for Country-Specific Disclosure Requirements�������������������������������������������������� Defining Chart of Depreciation and Depreciation Areas������������������������������������������������������������������������� Copying Reference Chart of Depreciation/Depreciation Areas��������������������������������������������������������������� Specifying the Use of Parallel Currencies���������������������������������������������������������������������� 10 Assigning the Chart of Depreciation to a Company Code����������������������������������������������� 11 Asset Classes����������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 13 Specifying Account Determination������������������������������������������������������������������������������������������������������� 13 Creating Screen Layout Rules�������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 15 Defining the Number Range Interval���������������������������������������������������������������������������������������������������� 18 Defining the Asset Classes������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 19 Summary������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 23 vii ■ Contents ■Chapter ■ 2: Integrating Asset Accounting with the General Ledger (FI-GL)���������� 25 Defining How Depreciation Areas Post to the General Ledger in FI������������������������������������������������������������������������������������������������������� 25 Assigning G/L Accounts�������������������������������������������������������������������������������������������������� 28 Balance Sheet Accounts����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 30 Depreciation����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 32 Specifying the Posting Key for Asset Posting����������������������������������������������������������������� 33 Changing the Field Status Variant of the Asset G/L Accounts��������������������������������������������������������������� 35 Defining Field Status Variants��������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 36 Assigning Company Codes to Field Status Variants����������������������������������������������������������������������������� 39 Assigning Input Tax Indicator for Non-Taxable Acquisitions������������������������������������������� 40 Specifying Financial Statement Version for Asset Reports�������������������������������������������� 41 Specifying the Document Type for Periodic Posting of Asset Values���������������������������������������������������� 43 Summary������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 45 ■Chapter ■ 3: Valuation of Fixed Assets������������������������������������������������������������������� 47 Setting the Chart of Depreciation����������������������������������������������������������������������������������� 47 Depreciation Areas��������������������������������������������������������������������������������������������������������� 48 Defining Depreciation Areas����������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 49 Specify Area Type��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 51 Specify Transfer of APC Values������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 52 Specify Transfer of Depreciation Terms������������������������������������������������������������������������������������������������ 54 Setting Up Areas for Parallel Valuation������������������������������������������������������������������������������������������������� 56 Determining Depreciation Areas in the Asset Class������������������������������������������������������� 61 Deactivating the Asset Class for the Chart of Depreciation�������������������������������������������� 63 Amount Specifications (Company Code/Depreciation Area)����������������������������������������������������������������� 64 Specify the Maximum Amount for Low-Value Assets and Asset Classes��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 64 Specify Rounding of Net Book Value and/or Depreciation�������������������������������������������������������������������� 67 Specify Memo Value����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 68 viii ■ Contents Defining the Fiscal Year�������������������������������������������������������������������������������������������������� 69 Specify Other Versions on Company Code Levels��������������������������������������������������������������������������������� 69 Specify Other Versions on Depreciation Area Levels���������������������������������������������������������������������������� 70 Specifying Currencies in Asset Accounting�������������������������������������������������������������������� 70 Define Depreciation Areas for Foreign Currencies�������������������������������������������������������������������������������� 70 Specify the Use of Parallel Currencies������������������������������������������������������������������������������������������������� 72 Defining Group Assets���������������������������������������������������������������������������������������������������� 73 Specify Depreciation Areas for Group Assets��������������������������������������������������������������������������������������� 74 Summary������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 76 ■Chapter ■ 4: Depreciation��������������������������������������������������������������������������������������� 77 Defining Depreciation����������������������������������������������������������������������������������������������������� 77 Planned Depreciation��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 77 Unplanned Depreciation����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 83 Valuation Methods���������������������������������������������������������������������������������������������������������� 86 Calculation Methods����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 86 Maintaining Depreciation Keys������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 92 Assigning Calculation Methods������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 94 Customizing Period Control������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 95 Further Settings������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 96 Summary���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 100 ■Chapter ■ 5: Special Valuation����������������������������������������������������������������������������� 101 Reserves for Special Depreciation������������������������������������������������������������������������������� 101 Specifying Gross or Net Procedure for Reserves�������������������������������������������������������������������������������� 102 Assigning Accounts���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 103 Determining Depreciation Areas for Transferred Reserves (Deferred Gain)����������������� 104 Investment Support������������������������������������������������������������������������������������������������������ 105 Determining Depreciation Areas��������������������������������������������������������������������������������������������������������� 106 Defining Investment Support Measures��������������������������������������������������������������������������������������������� 107 Assigning Accounts���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 109 ix ■ Contents Revaluation of Fixed Assets����������������������������������������������������������������������������������������� 110 Index Replacement Values������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 111 Revaluation for the Balance Sheet����������������������������������������������������������������������������������������������������� 113 Summary���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 115 ■Chapter ■ 6: Customizing Master Data����������������������������������������������������������������� 117 What Is Master Data?��������������������������������������������������������������������������������������������������� 117 Screen Layout�������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 118 Defining the Screen Layout for Asset Master Data����������������������������������������������������������������������������� 118 Defining the Screen Layout for Asset Depreciation Areas������������������������������������������������������������������ 122 Specifying the Tab Layout for Asset Master Records������������������������������������������������������������������������� 124 Creating a Master Record��������������������������������������������������������������������������������������������� 125 Creating Assets����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 125 Specifying Depreciation Areas for Group Assets�������������������������������������������������������������������������������� 128 Creating Group Asset in Asset Master Data���������������������������������������������������������������������������������������� 129 Creating Subnumbers������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 132 Changing Asset Master and Group Asset Master Records������������������������������������������� 134 Changing an Asset Master Record������������������������������������������������������������������������������������������������������ 135 Changing a Group Asset Master Data������������������������������������������������������������������������������������������������� 135 Displaying an Asset Master Record������������������������������������������������������������������������������ 136 Summary���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 136 ■Chapter ■ 7: Customizing Transactions���������������������������������������������������������������� 137 Transactions����������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 137 Asset Acquisitions������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 137 Asset Retirements������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 143 Asset Transfers����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 149 Intercompany Asset Transfers������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 154 Capitalization of Assets under Construction (AuC)����������������������������������������������������������������������������� 156 x ■ Contents Fixed Asset Posting������������������������������������������������������������������������������������������������������ 161 Asset Acquisition�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 161 Capitalizing Assets under Construction (AuC)������������������������������������������������������������������������������������� 171 Transfers��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 177 Asset Retirement�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 180 Summary���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 185 ■Chapter ■ 8: Customizing Validation and Substitution����������������������������������������� 187 Validation in SAP���������������������������������������������������������������������������������������������������������� 187 What Is Validation?����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 187 Defining Validations for the Asset Master Data in the Application Area���������������������������������������������� 188 Substitution in SAP������������������������������������������������������������������������������������������������������� 196 What Is Substitution?������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 196 The Substitution Procedure���������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 197 Summary���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 206 ■Chapter ■ 9: Reporting with Asset Accounting���������������������������������������������������� 207 Information Systems in Asset Accounting�������������������������������������������������������������������� 207 Sort Versions for Asset Reports���������������������������������������������������������������������������������������������������������� 208 The Asset History Sheet���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 208 Creating Reports in Asset Accounting�������������������������������������������������������������������������� 211 Using Asset Explorer��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 211 Displaying Asset Balance Reports������������������������������������������������������������������������������������������������������ 213 Creating an Asset History Report�������������������������������������������������������������������������������������������������������� 216 Creating Depreciation Reports in Explanations for Profit and Loss Statement����������������������������������� 219 Creating Day-to-Day Activities Reports���������������������������������������������������������������������������������������������� 220 Summary���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 222 xi Appendix A ■ Useful General Ledger Accounts Table A-24. Loss made on asset retirement w/o revenue Fields Values Type/Description G/L Account 482000 Company Code 7200 Control in chart of accounts Account Group General G/L accounts P&L statement acct Select P&L statmt acct type X (Unappropriated retained earnings from previous yr) Short Text Loss On Asset G/L ACCT Long Text Loss made on asset retirement w/o reven Control Data Account Currency GBP Line item display Select Sort key 001 (Post date) Create/bank/interest Field status group G008 (Assets area clearing accounts) Table A-25. Proceed from disposal/sale fixed assets Fields Values Type/Description G/L Account 820000 Company Code 7200 Control in chart of accounts Account Group General G/L accounts P&L statement acct Select P&L statmt acct type X (Unappropriated retained earnings from previous yr) Short Text Proceeds from dispos G/L ACCT Long Text Proceeds from disposal/sale fixed assets Control Data Account Currency GBP Tax category + (Only output tax allowed) Line item display Select Sort key 001 (Post date) Create/bank/interest Field status group G052 (Accounts for fixed asset retirement)) 307 Appendix B Useful Transaction Codes This appendix includes some of the important transaction codes you can use as a reference in getting to a task within the system Each screen within SAP system is assigned a unique transaction code which you can use to navigate a system task within SAP quicker instead of following the conventional navigation menu path that uses a tree structure that may be time consuming You can access a task in the system by entering a transaction code into the command field at the top left of the screen Table B-1. Organizational Structure Description Transaction code Check Country – Specific Settings OA08 Copy reference Chart of Depreciation EC08 Copy/Delete Depreciation Areas OADB Assign Chart of Depreciation to Company code OAOB Specify Number Assignment Across Company Codes AO11 Specify Account Determination in Asset Classes S_ALR_87009195 Create Screen Layout Rules in Asset Classes S_ALR_87009209 Defining the Number Range Interval for Asset Classes AS08 Defining Asset Classes OAOA 309 Appendix B ■ Useful Transaction Codes Table B-2. Integration of Asset Accounting with General Ledger Description Transaction code Defining how Depreciation Areas Post to General Ledger in FI OADX Assigning G/L Accounts AO90 Specifying the Posting Key for Asset Posting OBYD Defining Field Status Variants OBC4 Change Field Status for Posting Keys OB41 Check Assignment of Company Code to Field Status Variant OBC5 Assigning Company code to Field Status Variant OBC5 Assigning Input Tax Indicator for Non-Taxable Acquisitions OBCL Specifying Financial Statement Version for Asset Reports OAYN Define Document Types OBA7 Specifying the Document type for Posting Depreciation AO71 Specify Intervals and Posting Rules OAYR Table B-3. Valuation of Fixed Assets Description Transaction code Set Chart of Depreciation OAPL Specify Transfer of APC Values OABC Specify Transfer of Depreciation Terms OABD Set-Up Areas for Parallel Valuation OABD_WZ Determine Depreciation Area in the Asset Class OAYZ Deactivate Asset Class for Chart of Depreciation AM05 Specify LVA asset classes OAY2 Specify amount for low value assets OAYK Specify Rounding of Net Book Value and/ or Depreciation OAYO Specify Changeover Amount OAYJ Specify Memo Value for Depreciation Areas OAYI Specify Asset Classes without Memo Value OAAW Shortened Fiscal Years – Define Reduction Rules for Shortened Fiscal Year OAYP Shortened Fiscal Years – Maintain Depreciation Key AFAMA Specify areas for individual period weighting OAYL Weight period in fiscal year version OA85 Define Depreciation Area for Foreign Currencies OAYH Specify Depreciation Areas for group Assets OAYM Specify Asset Classes for Group Assets OAAX 310 Appendix B ■ Useful Transaction Codes Table B-4. Depreciation in Asset Accounting Description Transaction code Determine Depreciation Areas for Ordinary Depreciation OABN Assign Accounts for Ordinary Depreciation AO93 Define Unit-of-Production Depreciation AO25 Determine Depreciation Areas for Special Depreciation AOBSS Calculate Ordinary Depreciation before Special Depreciation AOBK Assign Accounts for Special Depreciation AO94 Determine Depreciation Areas for Unplanned Depreciation OABU Assign Accounts for Unplanned Depreciation AO95 Define Transaction types for Unplanned Depreciation AO78 Limit Transaction Types to Depreciation Areas AOXE Defining Depreciation Key for Calculation Methods using Declining-Balance Methods AFAMD Defining Depreciation Key for Calculation Methods using Multi-Level Methods AFAMS Defining Depreciation Key for Calculation Methods using Maintain Period Control Methods AFAMP Default Values – Propose Values for Depreciation Areas and Company Codes AFAM_093B Default Values – Proposed Acquisition Only in Capitalization Year for Company Codes AFAM_093C Assignment of Calculation Method to Depreciation Key AFAMA Maintain Period Control AOVS Define Calendar Assignments OAVH Generate Period Control OA84 Define the Cutoff Value Key ANHAL Define Maximum Base Value OAW2 Develop Enhancement for Determining Base Value CMOD Develop Enhancement for Depreciation Method CMOD Develop Enhancement for Changeover Method CMOD 311 Appendix B ■ Useful Transaction Codes Table B-5. Special Valuation in Asset Accounting Description Transaction code Specify Gross or Net Procedure for Reserves for Special Depreciation AOYQ Assign Accounts for Reserves for Special Depreciation AO99 Determine Depreciation Areas for Transferred Reserves (Differed Gain) OABM Assign Accounts for Reserves for Transferred Reserves (Differed Gain) AO96 Define Transaction Types for Transfer Reserves AO80 Limit Transaction Types to Depreciation Areas OAXH Determine Depreciation Areas for Investment Support OABX Define Investment Support Measures ANVEST Assign Accounts for Investment Support AO88 Limit transaction type to depreciation areas OAXI Check Transaction Types for Investment Support Measure AO83 Determine Depreciation Areas for Index Replacement values OABW Define Index Series for Index Replacement values OAV5 Enter Index Series in the Asset Classes OAYZ Determine depreciation areas for Revaluation for the Balance Sheet OABW Define Revaluation Measures for Revaluation for the Balance Sheet AUFW Develop Enhancement for Revaluation CMOD Define Transaction Types for Revaluation AO84 Limit Transaction Types to Depreciation Areas for Revaluation OAXJ 312 Appendix B ■ Useful Transaction Codes Table B-6. Master Data in Asset Accounting Description Transaction code Define Screen Layout for Asset Depreciation Areas AO21 Define Tab Layout for Asset Master Data AOLA Assign Tab Layouts to Asset Classes AOLK Create Asset Master Record AS01 Create the Master Record in fixed asset for Group Assets AS021 Create Sub-Number for Asset AS11 Create Sub-Number for Asset AS24 Change Asset Master Record AS02 Change Asset Master Record in Group Asset AS22 Display Asset Master Record AS03 Display Group Asset Master Record AS23 Asset Explorer AW01N Lock Asset Master Record AS05 Lock Group Asset Master Record AS25 Delete Asset Master Record AS06 Delete Group Asset Master Record AS26 Table B-7. Transactions in Asset Accounting Description Transaction code Define Transaction Types for Acquisitions AO73 Limit Transaction types to Depreciation Areas for Transaction OAYA Define Account Assignment Category for Asset Purchase Orders OME9 Specify Asset Class for Creating Asset from Purchase Order OMQX Assign Accounts to Transaction AO85 Allow Down Payment Transaction Types in Asset Classes OAYB Define Transaction Types for Retirements AO74 Limit Transaction Types to Depreciation Areas OAXB Define Transaction Types for Subsequent Costs/Revenues AO81 Determine Posting Variants for Gain / Loss Posting OAYS Define Transaction Types for Write-Up Due to Gain/Loss AO82 Determine Asset for Gain/Loss Posting Per Class OAKB Determine Asset for Gain/Loss Individually (Substitution) OA01 Post Net Book Value Instead of Gain/Loss AO72 (continued) 313 Appendix B ■ Useful Transaction Codes Table B-7. (continued) Description Transaction code Define Transaction Types for Retirement Transfers AO76 Define Transaction Types for Acquisition Transfers AO75 Specify Posting Variant for Retirement Transfers OAY1 Define Transaction Types for the Capitalization of Assets under Construction OAXG Allow Transfer Transaction types for Asset Classes for the Capitalization of Assets under Construction OAYB Determine Cost Element for Settlement to CO Receiver for the Capitalization of Assets under Construction AO89 Define/Assign Settlement Profiles for the Capitalization of Assets under Construction OAAZ External Acquisition Posting with Vendor F-90 Acquisitions with Automatic Offsetting Entry ABZON Posting Credit Memo in Invoice year ABGL Posting Credit Memo in in Next Year ABGF In-House Production ABZE Capitalize Assets under Construction - Distribute AIAB Capitalize Assets under Construction - Settlement AIBU Reverse Settlement of AuC AIST Asset Transfer within Company Code ABUMN Intercompany Asset Transfer ABT1N Asset Sale with Customer F-92 Asset Sale without Customer ABAON Asset retirement by Scrapping ABAVN Table B-8. Validation and Substitution in Asset Accounting Description Transaction code Define Validation for Asset Master Data OACV Define substitution for creating assets OACS Define substitution for mass changes OA02 314 Appendix B ■ Useful Transaction Codes Table B-9. Information System and Day-to-Day Activities Report Description Transaction code Define Sort Version for Asset Accounting OAVI Define History Sheet Versions OA79 Define History Sheet Groups OAV9 Asset Explorer AW01N Ordinary Depreciation for Explanation for P&L S_ALR_87012006 Asset transactions for Day-to-Day Activities Reporting S_ALR_87012048 Asset Acquisitions for Day-to-Day Activities Reporting S_ALR_87012050 Asset Retirements for Day-to-Day Activities Reporting S_ALR_87012052 Table B-10. Transferring Asset Data in Asset Accounting Description Transaction code Specify Sequence of Depreciation Areas OAYE Specify Last Period Posted in Prv.System (Transf.During FY) OAYC Recalculate Depreciation for Previous Years OAYF Recalculate Replacement Values OAYG Transfer Foreign Currency Areas OAYD Define Transaction Types for Transfer of Open Items AO79 Table B-11. Preparation for Production Startup in Asset Accounting Description Transaction code Check Consistency: Overview Report: Asset Classes ANKA Check Consistency: Overview Report: Charts of Depreciation OAK1 Check Consistency: Overview Report: Company Codes OAK2 Check Consistency Overview Report: Depreciation Area OAK3 Consistency Report: Asset G/L Accounts OAK4 Consistency Report: FI-AA Customizing OAK6 Preparing for Production Startup - Transfer Balances OASV 315 Appendix B ■ Useful Transaction Codes Table B-12. Executing Periodic Program in Asset Accounting Description Transaction code Execute Depreciation run AFAB Job overview SM37 Display Log AFBP Fiscal Year Change AJRW Year End Closing - Account Reconciliation ABST2 Execute -Year End Closing AJAB 316 Index A Account determination, 13 Accounts payable (AP), 161 Acquisition and production costs (APC), 43, 105, 107 Asset accounting (FI-AA) asset balance report asset class, 215 asset history sheet, 216 asset number, 214 business area, 215 cost center, 216 asset classes (see Asset classes) Asset Explorer, 211 day-to-day activities report asset acquisitions, 221 asset retirement, 221 asset transactions, 221 information system asset history sheet, 208 sort versions, 208 organizational structures chart of depreciation (see Chart of depreciation) Company Code” section, country-specific setting, 1–2 depreciation area, parallel currencies, 10 profit and loss statement depreciation report, 220 total depreciation report, 219 Asset accounting integration with general ledger (FI-GL) assign GL accounts account determinations, 29 balance sheet accounts, 30 chart of accounts objects, 28 configuration, 28 depreciation, 32 Determine Work Area Entry screen, 28 assign input tax indicator, 40 depreciation areas, 25 financial statement Assign financial statement version, 42 Company Code Selection, 41 document type, 43 posting key asset posting, 34–35 daunting exercise and time consume, 34 default values, 34 field status variants (see Field status variants) Asset acquisition and production costs (APC), 153 Asset acquisition transactions account assignment, 143 asset purchase orders, account assignment categories, 141 define transaction types affiliated company, 140 asset history sheet group, 140 capitalize fixed asset, 140 Choose Activity screen, 138 consolidation transaction type, 140 debit transaction, 140 document types, 140 FI-AA: Transaction Types, 139 limit transaction types, 138 post net, 140 standard transaction types, 138 three-digit character, 140 transaction type groups, 140 Asset classes account determination, 13, 22 asset categorization, 20 asset class screen, 21 control parameters, 13 deactivation, chart of depreciation company code and depreciation area, 64 LVA (see Low-value assets (LVAs)) memo value, 68 317 ■ index Asset classes (cont.) net book value and/or depreciation, 67 position button, 63 fixed assets, 61 number range, 22 number range interval, 18 real estate indicator, 22 screen layout controls, 15 Scr.layout rule, 22 short text, 22 status of AuC, 22 Asset data transfer, legacy See Legacy data transfer Asset depreciation range (ADR), 128, 146 Asset master data, 204 ANLA, 199 check, 200 field key, 198 flow chart diagram, 197 identifier key, 198 menu path, 198 prerequisite, 199 short description, 199 standard substitution tables and fields, 198 substituted value, 201 Asset master record segment (ANLA), 199 Asset retirement asset portfolio, 143 define transaction types, 143 fixed asset posting asset sale without customer, 180, 182 by scrapping, 184 gain/loss postings NBV, 149 variants determination, 146 write-ups, 148 Assets, 314 Assets creation asset class, 126 asset initial screen, 125 business area, 127 change asset master record, 135 company code, 126 cost center, 127 depreciation calculation, 127 subnumber, 132 Assets under construction (AuC) construction phase, 156 fixed asset posting definition, 171 distribution rules, 171 line item settlement, 171 normal asset record, 171 reverse settlement, 176 settlement transaction, 174 318 transactions asset classes, 157 cost elements determination, 158 settlement profiles, 160 useful life phase, 156 Asset transfers define transaction types affiliated companies, 151 asset history sheet group, 152 asset retirement transfers, 152 Choose Activity-screen, 150 consolidation type, 152 credit transaction, 151 document type, 151 fields, 153 posting variant, 153 post net, 151 receiving asset, 150 sending asset, 150 transaction posting, 150 transaction type group, 151 transaction type key and description, 151 intercompany asset transfers, 150 asset master record, 154 automatic, 154 cross-system depreciation areas, 155 document posting, 154 manual, 154 intracompany asset transfer, 149 B Base methods, 87 C Calculation methods assignment, 94 base methods, 87 declining-balance methods, 88 maintain period control methods, 91 multi-level method, 89 Chart of depreciation, business areas, company code, 11 Copy screen pops up, description name, displaying and adjusting depreciation areas, initial screen, line items, Check statement, 188 Company Code, 295–307, 309, 314 ■ Index Credit memo invoice year, 168 next year, 170 Customer, 314 Customizing transactions See Transactions Cutoff value key, 97 D Declining-balance methods, 88 Dep method, 88 Depreciation area, definition, 77 planned depreciation (see Planned depreciation) UEL, 77 unplanned depreciation assigning accounts, 84 depreciation areas determination, 83 transaction types, 84 valuation methods asset-specific base value percentages, 99 calculation methods, 86 (see Calculation methods) customizing period control, 95 cutoff value key, 97 depreciation key, 92 maximum base value, 99 predefined depreciation keys, 86 Depreciation run Depreciation Posting Run screen Background Print Parameters, 274–275 background process execution, 274 data update, 272 error, 273 job overview, 277 Limitation online screen, 272 Posting Period field, 274 Save, 277 test mode, 273 time specification, 276 external asset acquisitions, 269 log, 278 E External acquisition Add Asset item Screen, 163 Add Vendor Item Screen, 163 automatic offsetting entry APC values and depreciation, 167 Create Asset screen, 165 data, 165 document line items, 167 Master data screen, 165 ordinary depreciation start date, 166 post acquisition, 164 Header Data screen, 161–162 invoice data, 164 vendor’s invoice, 162 F Field status groups, 35, 38 Field status variants assign company code, 39 Choose Activity screen, 36 field status groups, 35 IDES Group, 37 Information screen, 37 list, 36 Fiscal year company code level, 69 definition, 69 depreciation area levels, 70 specifications, 69 variant, 69 Fiscal year change asset values balance, 282 productive run backgrounding processing, 285 background mode, 285 Background Print Parameters screen, 285 data, 285 Information screen, 285 Job overview, 286 save button, 286 spool request, list of, 287 Start Time screen, 286 status, 288 test run, 283 Field status variants, groups, 38 Fixed asset posting asset acquisition credit memo (see Credit memo) external acquisition (see Asset acquisition) in-house productions, 170 asset retirement asset sale with customer, 180, 182 by scrapping, 184 AuC definition, 171 distribution rules, 171 line item management, master record, 171 319 ■ index Fixed asset posting (cont.) normal asset record, 171 reverse settlement, 176 settlement transaction, 174 transfers company code, 177 intercompany transfer, 179 Fixed assets AuC, 156 balance sheet depreciation areas, 113 revaluation measures, 114 chart of depreciation company code and depreciation area, 64 LVA (see Low-value assets (LVAs)) memo value, 68 net book value and/or depreciation, 67 position button, 63 charts of depreciation B10, 48 benefits, 47 configuration, 48 country-specific, 47 selection screen, 48 currencies foreign currencies, 70 local currency/national currency, 70 parallel currencies, 72 depreciation areas, 49 APC values, transfer of, 52 in asset class, 61 definition, 49 depreciation terms, transfer rules of, 54 parallel valuation, set up (see Wizard tool) specify area type, 51 fiscal year company code level, 69 definition, 69 depreciation area levels, 70 specifications, 69 group assets asset classes, 75 depreciation areas, 74 depreciation calculation, 73 index replacement values depreciation areas, 111 index series, 112 depreciation area, 129 depreciation start date, 132 initial screen, 130 subnumbers, 134 I, J, K Information system asset history sheet, 208 sort versions, 208 Inland Revenue Services (IRS), 146 Investment support, 105 assigning accounts, 109 determine depreciation areas, 106 measure, 107–109 Invoice receipt (IR), 141 L Legacy data transfer in asset accounting, 223 date specification date/last closing fiscal year, 228 last period posted, in Prv.System, 230 definition, 223 depreciation area, sequence of, 226 manual asset data transfer activity screen, 238 changes, 240 creation, 238 display, 242 old asset changes, 247 old asset display, 247 old group asset creation, 245 subnumber creation, 242, 248 options base insurable values recalculation, 233 define transactions types, 235 depreciation recalculation, 231 foreign currency areas transfer, 234 net book values, 231 replacement values recalculation, 233 set company code status, 224 Low-value assets (LVAs) maximum amount, 64, 66 specification, 64 G, H M Goods receipt (GR), 141 Group assets asset Class, 130 changes group asset master data, 135 company code, 130 Maintain period control methods, 91 Master data creation assets creation (see Assets creation) group assets (see Group assets) 320 ■ Index definition, 117 displaying records, 136 screen layout asset depreciation areas, 122 asset master data, 118 tab layout, 124 Material management (MM), 141, 161 Multi-level method, 89 N, O Net book value (NBV), 88, 149, 231 P Periodic processing APC values posting, 280 depreciation run (see Depreciation run) fiscal year change (see Fiscal year change) year-end closing account reconciliation function, 289 adjustments, 289 annual financial report, 288 asset acquired, 289 depreciation balances, 289 execution, 290 function, 288 planned depreciation, 289 Planned depreciation ordinary depreciation assigning accounts, 79 depreciation areas determination, 78 unit of production, 80 special depreciation calculating ordinary depreciation, 82 depreciation areas determination, 82 qualifying assets, 82 Prerequisite statement, 188 Production startup activities list, 252 asset accounting, 264 asset classes, 252 asset G/L accounts, 259 charts of depreciation, 255 company code activation, 262 checking, 256 settings, 267 depreciation areas, 258, 265 FI-AA customization, 259, 264 Transfer balances function, 262 Q, R Qualifying assets, 82 S Settlement profiles, 160 Special valuation reserves assigning accounts, 103 gross/net procedure, 102 investment support (see Investment support) transferred reserves, 104 special valuation adjustments, 101 special valuation purposes, 101 Straight line method, 77, 93 Substitution definition, 196 procedure activating, 202 asset master data (see Asset master data) displaying, 203 posting asset transactions, 205 prerequisite statement, 197 substitution value, 197 testing, 201 T Transactions asset acquisition (see Asset acquisition transactions) asset retirement (see Asset retirement) asset transfers (see Asset transfers) AuC asset classes, 157 construction phase, 156 cost elements determination, 158 settlement profiles, 160 useful life phase, 156 posting transactions, 137 Transferred reserves, 104 U Unit of production depreciation method, 80 Useful economic life (UEL), 77, 88, 146 321 ■ index V W, X, Y, Z Validation application area, 188 check statement, 188 definition, 187 prerequisite statement, 188 rule activating, 196 asset master record, 196 check, 191 message, 192 prerequisites, 190 testing, 194 Wizard tool, 60 Chart of Depreciation Selection screen, 56 Control of Leading area, 57 delta area, 58 Display IMG screen, 60 fields, 58–59 initial screen, 56 leading ledger, 58 modifications, 60 322 ... portfolio management and for asset reporting purposes You assign assets to the appropriate asset class Therefore, asset classes are a vital aspect of asset accounting Asset classes are an important aspect... settings supplied by SAP in the system for Asset Accounting Chapter ■ Customizing Organizational Structures in SAP Asset Accounting (FI-AA) Defining Chart of Depreciation and Depreciation Areas... an asset to more than one asset class 19 Chapter ■ Customizing Organizational Structures in SAP Asset Accounting (FI-AA) Figure 1-14. A typical example of asset categorization in asset classes