Nó sẽ xuất hiện Paste options, trong đó có một số tùy chọn: sử dụng các định dạng của tài liệu cục bộ cho các bảng trong PowerPoint hoặcWord, chúng có thể cho phép bạn paste dữ liệu như [r]
(1)529 mẹo nhỏ máy tính – Làm việc với Excel 2007 LỜI KHUYÊN Dữ liệu in hoàn hảo Nếu các liệu in không phù hợp với hình dáng trang liệu Excel 2007, hãy kiểm tra page layout (bên tab View) để xem xem chính xác gì máy in in Bạn có thể dễ dàng add thêm các header hay footer vào liệu in Tạo danh sách chọn “drop-down” Trong Excel có công cụ tạo danh sách lựa chọn có sẵn Để tạo nó trước tiên bạn phải có danh sách, chọn các ô theo hàng cột mà bạn không sử dụng đến; nhập nội dung danh sách vào ô hàng cột đó Chọn các ô có danh sách drop-down chọn xuất (các ô không cần tiếp giáp nhau) Chọn Data | Validation Dưới Allow chọn List Tích In-cell dropdown, kích chuột trái vào Source: hộp, đánh dấu các cell đã nhập danh sách ban đầu bạn, sau đó chọn OK HƯỚNG DẪN Tạo phím tắt chèn ngày Bạn có thể chèn ngày hành vào cell nào cách nhấn Ctrl và dấu chấm phẩy (;); còn Ctrl + Shift + ; chèn vào thời gian hành Lặp lại văn nhiều cell Chọn dãy các ô trống, đánh vào nội dung văn (văn xuất ô đầu tiên), nhấn Ctrl+Enter, đó văn điền vào các ô đã đánh dấu Paste văn plain text vào Excel Nếu bạn muốn paste văn từ Word IE vào Excel mà không muốn có định dạng theo nguồn lấy (lấy theo dạng plain text) Hãy nhấn F2 để vào chế độ chỉnh sửa trước paste Sau đó paste văn đã copy vào, phần định dạng bỏ Paste vào các ô không liên tục Việc Paste công thức từ ô nào đó vào loạt các ô không liên tục không có nghĩa là thực nhiều lần cut và paste Hãy copy công thức từ ô nguồn, giữ phím Ctrl và kích vào ô nơi bạn muốn paste công thức vào Sau đó nhấn Ctrl-V để paste công thức vào tất các cell Thao tác này cũng có thể áp dụng cùng với thao tác nhập lặp lại liệu nhiều ô (chọn vùng cần nhập công thức, gõ công thức vào và nhấn Ctrl + Enter) Sang phải - không xuống dòng Thông thường việc nhấn phím Enter chuyển trỏ Excel xuống ô bên Nếu bạn thích nó chuyển sang phải Excel 2007, hãy vào nút Office góc trên bên trái màn hình, chọn Excel Options, và chọn Advanced Dưới Editing options, lựa chọn đầu tiên là “After pressing Enter, move selection” – có nghĩa là chọn hướng, đây là sang phải thì bạn hãy chọn “right” Tạo số Bạn muốn có số nào đó có thể sử dụng nhiều lần trang bảng tính? Hãy tạo nó thành số Trên tab Formulas, kích vào Define Name, và đặt tên cho ô chọn – chính là tên số (ví dụ “taxrate”) Đặt số ô đó Lúc này bạn có thể sử dụng tên số đó công thức (ví dụ =(b4*taxrate) thay cho việc đánh vào tập hợp các số phức tạp) Bạn có thể thiết lập nhiều ô đặt tên muốn (2) Định dạng nhanh bảng Excel Lấy danh sách liệu và định dạng nhanh chúng thành các bảng Excel, sử dụng gallery các kiểu lệnh Format as Table—nó là ribbon nằm tab Home Tích vào hộp chọn “My table has headers” (nếu bảng có các header) và bạn có thể nhanh chóng phân loại lọc các cột bên trang bảng tính cách sử dụng menu drop-down tích hợp header Bổ sung thêm cột Việc bổ sung thêm cột vào bảng Excel là quá dễ dàng Đặt công thức (ví dụ là SUM) ô đầu tiên cột liệu đó Công thức đó tự động áp dụng cho tất các ô cột này, nó có thể phân loại lọc Thêm cột khác và sử dụng công thức khác (như AVERAGE) thấy cần thiết Thêm hàng tính tổng Trong cùng với bảng định dạng đó, bạn có thể muốn xem tổng tất các số hiển thị hàng cùng Kích vào nơi nào bảng để xuất tab Table Tools | Design Kích vào nó và bạn tích vào các hộp kiểm Table Style Options Tích Total Row để bổ sung thêm hàng tính tổng Sau đó kích ô toàn hàng để chọn hàm (SUM, AVERAGE,…) từ mũi tên sổ xuống Bố sung thêm hàng vào phía trên hàng tổng Nếu bạn muốn bổ sung thêm các hàng vào cuối bảng đã có hàng tính tổng, hãy đưa trỏ chuột vào viền phải bảng xuất biểu tượng mũi tên hai chiều Giữ chuột và kéo bảng xuống (hoặc kéo sang muốn tạo thêm cột) đủ số dòng cần thiết và nhả chuột Các hàng thêm phía trên dòng tổng và định dạng các ô hàng đó phù hợp với định dạng đã có bảng Chuyển đổi các bảng sang liệu thông thường Các bảng Excel, có thể thực cập nhật cách dễ dàng các cột nó thông qua menu lọc và phân loại header, có thể chuyển đổi thành dải liệu thông thường giữ cùng định dạng và công thức Trong tab TableTools | Design, kích Convert to Range Nhưng bạn nên cẩn thận! có cách để có thể hoàn lại thao tác này là sử dụng Undo lập tức, không bạn phải bắt đầu lại việc từ lệnh Format as Tables (xóa toàn định dạng) Mã màu cho các clue trực quan Áp dụng Conditional Formatting (từ phần Styles trên tab Home ribbon) để tạo mã màu, biểu tượng và các biểu đồ liệu tích hợp (hoặc trộn lẫn) trên ô Các clue trực quan này cho phép bạn có thể quan sát các số cao và thấp cột hàng đó kể nó không phân loại Tìm các giá trị nhân Conditional Formatting có thể nhận dạng các giá trị nhân Khi bạn đánh dấu danh sách và kích Conditional Formatting, chọn Highlight Cell Rules và định Duplicate Values Các giá trị nhân bị đánh dấu Sử dụng các tùy chọn paste Khi paste liệu copy từ Excel 2007 vào Word PowerPoint, bạn thường sử dụng Ctrl-V, nhiên hãy tìm biểu tượng clipboard/paper phần góc phải bên bảng Nó xuất Paste options, đó có số tùy chọn: sử dụng các định dạng tài liệu cục cho các bảng PowerPoint hoặcWord, chúng có thể cho phép bạn paste liệu ảnh làm nó với các bảng tồn Paste đối tượng Dữ liệu từ Excel có thể paste đối tượng Trong PowerPoint Word, vào tab Home, kích vào mũi tên Paste, chọn Paste Special Trong menu, chọn Microsoft Office Excel 2003 Spreadsheet Object Nếu nút radio bên trái có Paste thì liệu chèn bạn kích nó và có khả soạn thảo bạn có thể thực Excel Nếu bạn chọn Paste Link thì nâng cấp nào xảy với liệu bạn trang bảng tính biểu mẫu Word (3) PowerPoint 13 phím tắt Excel 2007 Nhiệm vụ Thao tác phím Sử dụng outline border cho các ô đã chọn Ctrl-Shift-& Sử dụng định dạng ngày với ngày, tháng, và năm Ctrl-Shift-# Sử dụng định dạng thời gian với giờ, phút và AM PM Ctrl-Shift-@ Chèn vào thời gian hành Ctrl-Shift-: Chèn vào ngày hành Ctrl-; Ẩn hàng đã chọn Ctrl-9 Ẩn các cột đã chọn Ctrl-0 Thay đổi việc hiển thị các giá trị ô và hiển thị các công thức trang bảng tính Ctrl-` Hiển thị hộp thoại Find and Replace với tab Replace đã chọn Ctrl-H Hiển thị hộp thoại Insert Hyperlink cho hyperlink Ctrl-K Hiển thị cửa sổ Print Preview Ctrl-F2 Chuyển qua cửa sổ workbook Ctrl-F6 Hiển thị hộp thoại Macro để tạo, chạy, soạn thảo xóa macro Alt-F8 (4)