Tài liệu kỹ năng Excel pptx

KỸ NĂNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CỦA GIÁO VIÊN SỬ DỤNG MỘT SỐ HÀM EXCEL CƠ BẢN I Ứng dụng chương trình (đối với GV) - Quản lý danh sách HS - Quản lý ñiểm số HS - Xếp loại HL HS - Thống kê - Trích lọc II Một số kỹ Quản lý danh sách GV phải cài ñặt phần mềm Hỗ trợ Tiện ích tiếng Việt tích hợp Excel Chương trình tác giả Phạm Văn Trung, giáo viên Trường THPT Thanh Tuyền, huyện Dầu Tiếng, tỉnh Bình Dương Email : phamtrung@gmail.com Thầy Cơ bạn tải phần mềm link: http://www.giaovien.net/component/option,com_docman/task,doc_details/gid,283/Itemid,102/ Hoặc download http://thanhbinh81.wordpress.com a Nhp danh sách HS - Khi nhập danh sách, ta phải nhập cột chứa họ chữ lót, cột chứa tên ñể thuận tiện cho việc xếp Nhưng lỡ nhập họ tên cột, phải làm sao? Cách tách họ tên thành hai cột B1: Chọn toàn dòng chứa họ tên B2: Nháy chọn Tiện ích Tiếng Việt Menu Chọn Tách-Gộp Họ Tên Chọn OK ñể tách thành hai cột * ð gp hai ct thành mt ct ta làm tng t b Sp x p Sắp xếp dùng tính Sort Excel (tơi tin khơng xác tiếng Việt) Có cách xếp xác? Cách xếp họ tên theo Tiếng Việt Bước 1: Chọn tồn dịng chứa họ tên Bước 2: Nháy chọn Tiện ích Tiếng Việt Menu Chọn Sắp xếp - TCVN Chọn xếp sau: Xếp theo tên trước (cột C), sau theo họ (cột B) Chọn tăng ñể theo thứ tự alphabe * N u nh h" tên n&m mt ct ta có sp x p đ,c khơng? Chúng ta xếp Bước 1: Chọn chứa họ tên Bước 2: Nháy chọn Tiện ích Tiếng Việt Menu Chọn Sắp xếp - TCVN Chúng ta không quan tâm ñến xếp theo cột mà quan tâm ñến cách Chọn lựa xếp (thường tên - họ - chữ lót) c Chuyn đ2i ch3 th4ng thành ch3 hoa, ch3 hoa ñ6u t7 ng,c l8i Khi gõ họ tên HS, lỡ tay nhập tồn chữ thường (trong Word xử lý dễ dàng nhờ công cụ Change Case Excel khơng có) để chuyển ñổi thành chữ hoa, chữ hoa ñầu dòng? * ðổi toàn thành chữ hoa: Sử dụng hàm UPPER(text) - Ta sử dụng cột khác ñể làm cột tạm chứa tên ñược ñổi thành in hoa (ở ñây cột C) - Cột C2, gõ công thức hình vẽ - Sao chép đến cột C6 - Copy họ tên cột C dán vào cột B Sau xố họ tên cột C + Nhấn Ctrl – C + ðể trỏ ô vào ô B2 Vào Edit chọn Paste Special… + Chọn Values Nhấn OK + Xố cột C xong * ðổi tồn thành chữ hoa đầu từ: Sử dụng hàm PROPER(text) * ðổi toàn thành thường: Sử dụng hàm LOWER(text) Thao tác làm tương tự * Sử dụng phần mềm ứng dụng Bước 1: Chọn ô chứa họ tên Bước 2: Nháy chọn Tiện ích Tiếng Việt Menu Chọn ðổi chữ Hoa - thường - Chọn hình thức chuyển đổi theo ý muốn cách nhanh chóng Qu;n lý ñim s= GV cần nắm vững số hàm sau: - Hàm COUNT: dùng ñể ñếm số cột ñiểm (VD: ñối với 15 phút, em A cột, em B cột) Dùng để chia hệ số cách tự động xác mà khơng phải đếm cột điểm - Hàm SUM: dùng để tính tổng cộng (VD: tính tổng cột ñiểm) - Hàm ROUND: dùng ñể lấy phần thập phân (VD: điểm tổng kết lấy chữ số thập phân) VD: Ta có bảng điểm sau ñây, gồm cột hệ số 1, hệ số 2, ñiểm thi HK (hệ số 3) - Chúng ta thấy cột điểm hệ số 1, HS có cột điểm khác (em cột, em cột, em cột) Chúng ta biết : TBM = ((tổng ñiểm hệ số 1) + (tổng ñiểm hệ số 2)*2 + ð.HK*3)/(tổng cột hệ số + tổng cột hệ số 2*2 + 3) tổng cột hệ số + tổng cột hệ số 2*2 + em khác Làm ñể máy tự tính tổng hệ số cách xác mà khơng mắc cơng ta phải đếm Ta sử dụng hàm COUNT Hàm có cơng dung đếm có số Ví du: có chứa số cho kết Ta lập cơng thức R2 sau: ROUND(số,1): làm trịn số đến chữ số thập phân SUM(D2:I2): tính tổng số từ D2 đến I2 SUM(D2:I2)+SUM(J2:P2)*2+Q2*3: tổng cột điểm COUNT(D2:I2): đếm có chứa số Chú ý phải chọn ô làm hệ số nhiều thực tế ñể sau khỏi phải thiếu nhập điểm, khơng nhập điểm máy khơng đếm COUNT(D2:I2) 4, hoặc COUNT(D2:I2)+COUNT(J2:P2)*2+3: tổng hệ số thực tế Th=ng kê Sử dụng hàm COUNTIF(vùng cần ñếm, ñiều kiện): ñếm số thoả ñiều kiện vùng cần đếm VD: Ở B13 nơi chứa sĩ số HS thực tế (bởi có HS nghỉ học chừng) Do khơng thể lấy số HS danh sách ñầu năm bỏ vào B13 Cơng thức B13 hình vẽ ðếm có số >0 cột TBM xác số HS thực tế (bởi khơng có HS mà điểm TBM = 0, cịn em nghỉ học khơng có điểm TBM, máy khơng đếm) Cơng thức C13 hình vẽ ðếm có số