Kaizen (改善) (HánViệt: cải thiện) là một thuật ngữ trong tiếng Nhật, có ý nghĩa là sự cải tiến liên tục. Trong kinh doanh, kaizen được hiểu là những hoạt động cải tiến liên tục đối trong công việc của mọi nhân viên, dù là CEO hay là các công nhân trong chuỗi lắp ráp. Kaizen cũng được áp dụng trong các quy trình vận hành như mua hàng hoặc logistics, khiến cho nó không chỉ được sử dụng trong các doanh nghiệp, tổ chức mà còn góp mặt trong chuỗi cung ứng.1 Nó cũng được áp dụng trong các lĩnh vực chăm sóc sức khỏe,2 tâm lý trị liệu,3 huấn luyện, chính trị và ngân hàng. Bằng việc cải tiến các chương trình và quy trình đã được tiêu chuẩn hóa, kaizen hướng tới việc loại bỏ sự lãng phí (xem sản xuất tinh gọn). Kaizen lần đầu được ứng dụng bởi nền kinh tế Nhật Bản sau Chiến tranh thế giới thứ hai, sau đó nó nhận được sự chú ý từ các giảng viên chuyên ngành quản trị chất lượng và cả các doanh nghiệp từ Mỹ, đáng kể nhất là nó đã góp phần quan trọng tạo nên phương thức Toyota (Toyota Way). Kể từ đó, thuật ngữ này đã trở nên phổ biến trên toàn thế giới và dần được áp dụng trong cả những lĩnh vực khác ngoài kinh doanh và sản xuất
NỘI DUNG & MỤC TIÊU HỌC TẬP KAIZEN Nội dung: 1: KAIZEN, KAIZEN TEIAN LÀ CÁI GÌ & TẠI SAO (What and Why) 2: LÀM CÁCH NÀO ĐỂ THỰC HIỆN KAIZEN TEIAN (How), LÀM SAO CHO MUỐN & LÀM THẾ NÀO ĐỂ BIẾT (Want & Know) 3: KAIZEN CỦA AI SẼ ĐƯỢC THỰC HIỆN (Who) Mục tiêu khóa học Sau kết thúc buổi học, học viên có khả : 1.Viết đề xuất ý tưởng Kaizen vịng ba phút 2.Viết 10 hành động để khuyến khích thân hay nhân viên đóng góp ý tưởng Kaizen 3.Chọn đề xuất tốt thực số ý tưởng Kaizen đề xuất 4.Đóng góp ý tưởng Kaizen tháng với tỷ lệ ý tưởng thực 70 % Kaizen ? Kai thay đổi Zen tốt Kaizen Teian ? 改改 (Kaizen): improvement 改改 (Teian): proposal Kaizen Teian hệ thống đề xuất thực ý tưởng Kaizen nhân viên ĐỊNH NGHĨA KAIZEN • Kaizen thay đổi phương pháp kỹ sử dụng phương tiện để cải tiến Kaizen chọn cách làm tốt hơn, khơng bám dính vào cách làm, nghiên cứu, suy nghĩ để đề cách làm • Kaizen thay đổi nhỏ, thực tiếp tục • Kaizen thực thay đổi có tính thực tiển nằm giới hạn nguồn lực có sẵn Quy tắc KAIZEN LOẠI BỎ Dừng việc làm vơ ích Đừng bám vào cách làm cũ GIẢM BỚT Nếu ngưng tòan bộ, thử giảm bớt THAY ĐỔI Có nhiều phương pháp để hịan thành mục tiêu Thay đổi công cụ Loại bỏ PHƯƠNG PHÁP BƯỚC PHÁT Ý TƯỞNG KAIZEN Bước : Mục đích cuối cần đạt (MĐCC) ? Bước 2: Hành động, tác động, kết khơng mong đợi, tình trạng, trạng khơng ý muốn ? (KQKMĐ) Bước 3: Yếu tố yếu (YTC) gây hành động, tác động, tình trạng khơng mong muốn kể YTC ? Ai ? đâu ? Khi ? Trong điều kiện ? Như ? (What, Who, When, Where, How), Tại ? (5 Why) (Tiếp tục câu hỏi lần) Bước : Mối liên hệ YTC KQKMĐ ? Bước 5: Làm cách để phá vỡ mối liên hệ tác động, kết không mong đợi yếu tố gây ? (ưu tiên sử dụng có sẵn, khơng tiền, hạn chế thêm thay khơng có sẵn, đắt tiền, phức tạp, ) 5.1 Dùng công cụ để loại bỏ YTC 5.2 Nếu không lọai bỏ thay đổi YTC cơng cụ (3,4,5,6) để phá vỡ mối liên hệ tác động, kết khơng mong đợi yếu tố gây Sử dụng cơng cụ Kaizen • 1.Vung gươm tự xử (cắt bỏ) • 2.Ký sinh (loại bỏ có thay thế) • 3.Sinh sản vơ tính (nhân hai, nhân ba) • 4.Đa đoan (định chức mới) • 5.Khắc xuất khắc nhập (phân chia) • 6.Tóc Hifi (khác biệt,bất đối xứng) • • • 1.Vung gươm tự xử (cắt bỏ): Phát ý tưởng Kaizen cách loại bỏ Yếu tố yếu (YTC) gây hành động khơng mong muốn Ví dụ : • • • 2.Ký sinh (loại bỏ có thay thế) Phát ý tưởng Kaizen cách loại bỏ Yếu tố yếu (YTC) gây hành động không mong muốn Hoạt động, chức năng, nhiệm vụ phần bị loại bỏ phận khác • (có chức năng, cách sản xuất, tiếp xúc trực tiếp hay hoạt động lúc) mơi trường xung quanh thực Ví dụ : • • • 2.Ký sinh (loại bỏ có thay thế) Phát ý tưởng Kaizen cách loại bỏ Yếu tố yếu (YTC) gây hành động khơng mong muốn Hoạt động, chức năng, nhiệm vụ phần bị loại bỏ phận khác • (có chức năng, cách sản xuất, tiếp xúc trực tiếp hay hoạt động lúc) môi trường xung quanh thực Ví dụ : • • • Sinh sản vơ tính (nhân hai, nhân ba) Phát ý tưởng Kaizen cách nhân đôi, nhân ba (đưa vào copy ) Yếu tố yếu (YTC) gây hành động không mong muốn hay yếu tố mơi trường xung quanh Ví dụ : • • 4.Đa đoan (Định chức mới) Phát ý tưởng Kaizen cách định chức năng, công dụng cho Yếu tố yếu (YTC) gây hành động không mong muốn hay yếu tố môi trường xung quanh • Ví dụ : • • 5.Khắc xuất khắc nhập (Phân chia): Phát ý tưởng Kaizen cách tách rời, di chuyển phận (thành phần) Yếu tố yếu (YTC) gây hành động khơng mong muốn hay yếu tố môi trường xung quanh sang vị trí bên hay bên ngồi Sắp xếp hay kết hợp phận (thành phần) khác Yếu tố yếu (YTC) gây hành động khơng mong muốn hay yếu tố môi trường xung quanh theo kiểu Ví dụ : • • 5.Khắc xuất khắc nhập (Phân chia): Phát ý tưởng Kaizen cách tách rời, di chuyển phận (thành phần) Yếu tố yếu (YTC) gây hành động khơng mong muốn hay yếu tố môi trường xung quanh sang vị trí bên hay bên ngồi Sắp xếp hay kết hợp phận (thành phần) khác Yếu tố yếu (YTC) gây hành động không mong muốn hay yếu tố môi trường xung quanh theo kiểu Ví dụ : • • Phân tâm nhị dụng(khác biệt, bất đối xứng): Phát ý tưởng Kaizen cách làm cho Yếu tố yếu (YTC) gây hành động không mong muốn hay yếu tố mơi trường xung quanh từ hình dạng,cấu tạo đối xứng, cân đối, giống nhau, liên tục trở nên bất đối xứng, khác biệt, cân đối, ngắt quảng, thay đổi hình dạng, thay đổi chiều sử dụng, • Ví dụ : CÁC VÍ DỤ KAIZEN & BÀI THỰC HÀNH VÍ DỤ : Cơng ty (Fujitsu) gởi 210 thực tập sinh qua Nhật đào tạo Sau tháng, Công ty tổ chức cho thực tập sinh nói chuyện qua cầu truyền hình với người nhà, tối thứ bảy hàng tuần Một lần, đường dây truyền hình bị kẹt, thấy hình, khơng nghe tiếng Phịng nhân phải xếp xe đưa thân nhân (Có người Cà Mau, Sóc Trăng) Hãy phát ý tưởng Kaizen để dời ngày gặp mặt (Nguồn: báo tường TSK số 4/1999, tác giả Kaizen T.T.T.C) Bài giải Bước 1:Mục đích cuối cùng: Thân nhân học sinh trị chuyện với nhau, vừa nghe tiếng vừa thấy hình Bước 2: Hành động, tác động hay kết khơng mong đợi, tình trạng, trạng khơng ý muốn (KQKMD) ? Thân nhân thực tập sinh khơng nói chuyện với thực tập sinh Bước 3: Yếu tố yếu (YTC) gây hành động, tác động, không mong muốn kể ? Tốc độ truyền âm cầu truyền hình Bước : Mối liên hệ YTC KQKMD ? Tốc độ truyền âm cầu truyền hình thấp thân nhân thực tập sinh khơng nói chuyện Bước 5:Làm cách để loại bỏ phá vỡ mối liên hệ tác động, kết khơng mong đợi yếu tố gây ? Dùng cơng cụ: Cơng cụ số Ký sinh: Khơng dùng âm cầu truyền hình, dùng hình ảnh,chức phận thay phận môi trường xung quanh Ý tưởng Kaizen: Nhìn hình qua ảnh, nói chuyện qua điện thoại VÍ DỤ • Để đậu xe bãi xe riêng công ty, nhân viên phát thẻ gửi xe dán kính xe Nhiều nhân viên đề nghị cấp thêm cho họ nhiều thẻ gửi xe với lý họ có nhiều xe Ban quản lý bải gửi xe phải chấp nhận cấp nhiều thẻ cho nhân viên, để tránh trường hợp nhân viên đưa thẻ cho người thân hay bạn bè sử dụng, đưa ý tưởng Kaizen cho đáp ứng yêu cầu nhân viên đồng thời cho phép thẻ đậu xe (Nguồn Triz Journal ) BÀI TẬP Bài tập 1: – Để thay bóng đèn đường cao khoảng m, nhà máy thường hay sử dụng giàn giáo xây dựng Các giàn giáo xếp chồng lên độ cao định (thường 5-6 tầng) Để thuận lợi cho việc di chuyển tránh tháo lắp nhiều lần, bánh xe lắp tầng cuối Bánh xe thuận tiện cho việc di chuyển giàn giáo lại không vững, gây dao động lớn Dao động gây tâm lý lo sợ cho nhân viên vận hành nhiều nhân viên từ chối làm việc cao (dù khả đổ xảy neo vào cột điện) Để đảm bảo giàn khơng dao động thường phải tháo bánh xe Do thường nhân viên tháo nửa giàn (3 tầng) để nâng lên gắn bánh xe di chuyển đến nơi khác, sau tháo bánh xe ghép tiếp tầng lại Phương pháp tốn công thời gian – (Nguồn báo tường TSK, số 1/2004, Tác giả Kaizen Bùi Nguyễn Kha) – Hãy cho ý tưởng Kaizen để thực công việc nhanh tốn sức BÀI TẬP 2: – Cần cắt nylon m x 1m thành sợi nhỏ mm x 1000 mm – Làm để cắt nhanh ? Làm để dao cắt lâu mòn ? – (Nguồn báo tường TSK, số 4/1999, Tác giả Kaizen L.V.K) ĐÁNH GIÁ CÁC Ý TƯỞNG KAIZEN Ý TƯỞNG KAIZEN KHẢ THI CẦN CÓ ĐỦ YẾU TỐ SAU: THAY ĐỔI VỀ PHƯƠNG PHÁP, CÔNG CỤ THAY ĐỔI TRONG GIỚI HẠN VÀ ĐIỀU KIỆN THỰC TẾ: Giữ nguyên ưu điểm Loại bỏ khuyết điểm Tận dụng có sẵn, tốn Khơng đưa thêm cơng cụ, phận, thao tác, làm tăng tính phức tạp Không đưa thêm công cụ, phận, thao tác gây khó khăn việc điều khiển Khơng làm chức năng, cơng dụng, mục đích máy móc, phận, thao tác, NGƯỜI ĐỀ XUẤT TỰ THỰC HIỆN MÀ KHƠNG CẦN HỖ TRỢ HAY HỖ TRỢ RẤT ÍT ... HỌC TẬP KAIZEN Nội dung: 1: KAIZEN, KAIZEN TEIAN LÀ CÁI GÌ & TẠI SAO (What and Why) 2: LÀM CÁCH NÀO ĐỂ THỰC HIỆN KAIZEN TEIAN (How), LÀM SAO CHO MUỐN & LÀM THẾ NÀO ĐỂ BIẾT (Want & Know) 3: KAIZEN. .. ý tưởng Kaizen tháng với tỷ lệ ý tưởng thực 70 % Kaizen ? Kai thay đổi Zen tốt Kaizen Teian ? 改改 (Kaizen ): improvement 改改 (Teian ): proposal Kaizen Teian hệ thống đề xuất thực ý tưởng Kaizen nhân... ĐỀ XUẤT KAIZEN • • • • • Đặc điểm đề xuất: Trước: Vấn đề ? Sau: Được cải tiến ? Hiệu qu? ?: Kết ? Thời gian viết đề xuất: ba phút Nội dung 25-75 chữ PHÚT 25 CHỮ VÍ DỤ TÊN CÔNG TY No NGÀY: TÊN NGƯỜI