III. Nghi thức viết thư và vấn đề an toàn khi dùng thư điện tử
* Nghi Thức Viết Thư
Email được sử dụng để làm thông tin liên lạc và người viết email cần đảm bảo rằng người nhận sẽ đọc và hiểu đúng thông điệp của email. Do đó, email cần được viết càng ngắn gọn và dễ hiểu càng tốt. Sau đây là 7 điều cần phải lưu ý khi soạn thảo một email sao cho chuyên nghiệp.
1. Subject, Cc, Bcc (Tựa đề, gửi kèm)
Khi bạn viết email, trên cùng là mục "Subject" (Tiêu đề). Tiêu đề thông báo cho người nhận về phần nào nội dung của email mà không cần thiết phải đọc hết toàn bộ email đó. Tiêu đề cũng giúp người nhận sắp xếp được email trong hộp thư đến. Vì thế trong phần tiêu đề bạn hãy viết những từ có ý nghĩa cụ thể như “bài làm thực tập cơ sở” hoặc "tài liệu về email). Không nên viết quá chung chung như "Your Email" hay "Letter" vì những tựa đề như thế không hữu ích lắm.
Hơn nữa, nếu bạn viết một tựa đề rõ ràng, khi người nhận trả lời thư bằng cách nhấn chuột vào ô "Reply" thì đằng trước tiêu đề sẽ tự động hiện ra chữ "Re", có nghĩa là “về việc”.
Ngoài ra, ở phần đầu email còn có hai ô là "Cc:" (carbon copy) và "Bcc:" (blind carbon copy). Người nhận email đầu tiên (người có địa chỉ email ghi ở mục “To”) sẽ nhìn thấy những địa chỉ email được ghi trong mục “Cc” và sẽ biết có bao nhiêu người cũng được gửi kèm một bản của email này nhưng không thể nhìn thấy các địa chỉ email được ghi trong mục “Bcc”. Vì vậy, bạn hãy cân nhắc xem nên ghi địa chỉ email vào mục nào khi phải gửi một email đến nhiều địa chỉ.
2. Chỉ sử dụng file đính kèm (Attachments) khi cần thiết
Email có thể trình bày theo 2 hình thức:
Inline text
Attachment
Inline text là phần văn bản được viết trong phần nội dung email. Attachment là một file từ máy tính (có thể là một file văn bản Word hay một file ảnh) được đính kèm khi gửi email.
Với inline text, người nhận có thể đọc được phần nội dung này ngay lập tức khi mở email nhưng với attachment, họ phải download file đính kèm, chạy file này theo đúng chương trình (chẳng hạn như Word hay PaintShop) thì mới đọc được nội dung. Có một số điều cần lưu ý với các file đính kèm (attachment) đó là:
a. Người nhận email có thể không có chương trình để chạy file đính kèm.
b. File đính kèm có thể chứa virus.
c. Nhiều file đính kèm mất rất nhiều thời gian để download.
Nhiều người cũng không thích nhận email dưới dạng attachment vì vậy tốt hơn hết bạn nên gửi email dưới dạng inline text. Bạn chỉ nên sử dụng email dạng attachment khi không thể gửi thông tin dưới dạng inline text và chắc chắn rằng người nhận có thể mở được file đính kèm trong email.
3. Không viết quá nhiều ký tự trên cùng một dòng
Không phải chương trình email nào cũng có thể đọc được quá nhiều chữ cái trên cùng một dòng. 64 ký tự là con số lý tưởng cho mỗi dòng email. Bạn hãy nhấn phím “Enter” để xuống và ngắt dòng một cách hợp lý.
4. Không dùng chữ viết hoa một cách tuỳ tiện
Đừng viết tất cả email bằng chữ viết hoa bởi vì trong tiếng Anh, việc sử dụng quá nhiều ký tự viết hoa được cho là không lịch sự. Trong email, việc sử dụng chữ in hoa giống như việc bạn hét lên (yelling).
Và trên thực tế thì những văn bản viết bằng chữ hoa thì rất khó đọc. Bạn cũng chưa từng thấy một quyển sách nào toàn chữ in hoa phải không nào. Bạn hãy so sánh hai từ ENGLISH (viết hoa toàn bộ) và English (viết thường). Từ ENGLISH không có hình dạng đặc thù, chỉ là một hình chữ nhật đơn điệu. Còn từ English lại có hình dạng đặc trưng riêng với những nét lên và xuống. Trong khi đọc, đặc biệt khi là khi đọc nhanh, chúng ta nhận biết từ theo hình dạng của nó, điều đó nhanh và hiệu quả hơn việc đọc từng chữ cái trong từ. Hình dạng của ENGLISH thì giống SPANISH nhưng hình dạng English và Spanish lại hoàn toàn khác nhau.
Vì vậy khi bạn muốn nhấn mạnh một từ nào đó, hãy sử dụng những ký tự như ngoặc kép hoặc tô đậm hoặc gạch chân từ đó thay cho việc viết hoa.
5. Thận trọng khi dùng các ký hiệu viết tắt
Một số ví dụ về các ký hiệu viết tắt như "btw" (by the way) và "damhik" (don't ask me how I know). Viết tắt là một biện pháp hữu hiệu để tiết kiệm thời gian đánh máy nếu như cả hai bên đều hiểu đúng và đủ những ký hiệu này. Nhưng nếu người nhận email không hiểu được các ký hiệu viết tắt trong email của bạn thì việc liên lạc đã thất bại.
6. Nhớ ký tên
Việc viết tên bạn ở cuối email là một việc nên làm vì nó vừa hữu ích vừa thể hiện sự lịch sự. Bạn cũng có thể viết thêm một vài thông tin khác cùng với tên như địa chỉ, điện thoại, số fax, chức danh. Những thông tin như vậy thực sự cần thiết trong công việc. Bạn có thể tạo sẵn chữ ký mẫu để chỉ việc điền chúng vào cuối mỗi email gửi đi. Có một số dịch vụ email cho phép tạo chữ ký tự động, mẫu chữ ký này sẽ tự động xuất hiện ở cuối mỗi email bạn gửi đi.
7. Kiểm tra lại
Bạn nên kiểm tra lại những mục sau:
Những ký tự hay ký hiệu trong email như a, B, 1, 2, &, * , v.v
Tên và địa chỉ người nhận
Phông chữ xem liệu có dễ đọc không?
Trình bày các bảng biểu hay hình vẽ minh hoạ xem có hợp lý không?
Virus: xem có loại virus hay các chương trình ăn cắp mật khẩu hoặc phá hoại máy tính không?
* NGUY CƠ BỊ NHIỄM VI RÚT KHI NHẬN THƯ ĐIỆN TỬ, KHI MỞ TỆP ĐỊNH KÈM.
Nếu như trước kia, nguy cơ lây lan virút chủ yếu tập trung ở chiếc đĩa mềm (do việc sao chép tệp tin từ máy này sang máy khác) thì ngày nay, nguy cơ lây lan virút tập trung ở môi trường Internet, trong đó có việc sử dụng hộp thư điện tử.
Mỗi người tham gia Internet hầu hết đều có ít nhất một tài khoản thư điện tử, và nguy cơ lây nhiễm virút từ các tài khoản thư này là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Virút thường ẩn mình trong nội dung thư hoặc trong các tệp tin đính kèm, chỉ đợi người dùng mở thư ra đọc hoặc mở tệp tin đính kèm ra là virút bắt đầu hoạt động và tiếp tục phát tán. Để hạn chế nguy cơ này, cần chú ý những điều sau đây:
Hết sức cẩn thận với những lá thư lạ, không gõ rõ nguồn gốc. Không nên mở ngay những bức thư đó ra xem mà cần phải quét virút trước, sau đó mới đọc nội dung.
Nếu bức thư lạ đó có tệp tin đính kèm và yêu cầu bạn mở tệp đó ra, bạn không nên mở ra ngay. Trường hợp nội dung bức thư không rõ ràng hoặc tình huống nghi ngờ cao, bạn nên xoá cả bức thư và tệp tin đính kèm đó đi. Trường hợp nội dung bức thư có vấn đề cụ thể nào đó và bạn cảm thấy yên tâm,bạn cũng không nên mở tệp tin đính kèm ra ngay mà phải kiểm tra bằng phần mềm diệt virút trước, sau đó mới mở ra.
Sở dĩ bạn luôn phải cẩn thận như vậy là vì các nguy cơ tiềm ẩn từ Internet rất nhiều. Ví dụ có thể là bạn bè gửi thư cho bạn với mục đích công việc thật, nhưng vô tình máy tính của người đó có virút và virút đó đang ẩn náu trong tệp tin đính kèm thì sao? Như vậy, bạn cần phải quét tệp tin đó trước khi mở ra.
(Làm thế nào để quét tệp tin đó, rất đơn giản, nếu máy tính của bạn đã cài sẵn một phần mềm diệt virút, bạn chỉ cần nhấn chuột phải vào tệp tin mà bạn cần kiểm tra, bạn sẽ thấy chức năng scan for viruses, tức là quét virút)
Lưu ý: Rất nhiều virút sau khi đã xâm nhập được vào hòm thư của ai đó thì lập tức mạo danh người đó để phát tán thư đi khắp nơi. Bạn có thể nhận được một bức thư của người hay gửi thư cho bạn, nhưng khi mở ra thì thấy nội dung không bình thường, bạn nên cẩn thận với những lá thư đó.
Nói tóm lại, bất kỳ tài nguyên gì được tải từ Internet về máy mình đều phải quét kiểm tra virút trước khi quyết định sẽ mở tệp tin đó ra.
