Câu 1. Văn phòng có tầm quan trọng như thế nào với doanh nghiệp ? Câu 2. Hãy trình bày cách bố trí sắp xếp nơi làm việc ở cơ quan doanh nghiệp ? Câu 3. Phân tích vai trò của thông tin trong hoạt động của cơ quan doanh nghiệp ? Câu 4. Văn phòng là gì ? Phân biệt công việc hành chính văn phòng với công việc quản trị ? Câu 5. Phân tích nội dung của hiện đại hóa văn phòng ở cơ quan doanh nghiệp ? Câu 6. Hãy phân tích các nguyên tắc đảm bảo tính chính xác và nguyên tắc đảm bảo tính chuyển giao của quản trị thông tin ? Câu 7. Phân tích những yêu cầu chung cần thiết của nơi làm việc của cơ quan doanh nghiệp ? Câu 8. Vì sao văn phòng cơ quan doanh nghiệp cần hiện đại hóa ? Câu 9. Thư ký văn phòng là gì ? Để trở thành thư ký văn phòng cần những tiêu chuẩn nào ? Câu 10. Để tổ chức cuộc họp hội nghị có kết quả cần phải chú ý những vẫn đề gì ? Câu 11. Phân tích một số nguyên tắc khi nghe điện thoại ở cơ quan doanh nghiệp ? Câu 12. Trình bày tầm quan trọng của việc tiếp khách ở cơ quan doanh nghiệp ?( Câu 13. Thư ký văn phòng là gì ? Trình bày nguyên tắc ứng xử khi nghe điện thoại ở cơ quan làm việc ? Câu 14. Trình bày những yêu cầu về giọng nói khi tiếp khách qua điện thoại ở cơ quan làm việc ? Câu 15. Lễ tân có vai trò như thế nào đối với hoạt động của cơ quan doanh nghiệp ? Nêu yêu cầu cơ bản với các nhân viên bộ phận lễ tân ? Câu 16. Lễ tân là gì ? Tổ chức các cuộc họp hội nghị có ý nghĩa như thế nào đối với hoạt động của cơ quan doanh nghiệp ? Câu 17. Phân tích nhiệm vụ của thư ký văn phòng, các đặc điểm của lao động thư ký ? Câu 18. Tài liệu lưu trữ là gì ? Trình bày các đặc diểm của tài liệu lưu trữ ? Câu 19. Trình bày bố cục của quyết định và bố cục của biên bản ? Câu 20. Nêu ý nghĩa của công tác văn thư và nguyên tắc quản lý của văn bản đến ? Câu 21. Trình bày những yêu cầu khi soạn thảo nội dung văn bản ? Câu 22. Nêu cách quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư ở cơ quan doanh nghiệp ? Câu 23. Trình bày quy trình phát hành văn bản đi ở cơ quan doanh nghiệp ? Câu 24. Ý nghĩa của công tác văn thư và cách sử dụng con dấu trong công tác văn thư ? Câu 25. Nêu khái niệm công tác văn thư ? Liên hệ thực tiễn thực trạng công tác văn thư ở nước ta hiện nay ?
ĐỀ CƯƠNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Câu Văn phịng có tầm quan trọng với doanh nghiệp ? (3đ) Văn phòng trung tâm dịch vụ hỗ trợ cho việc hoàn thành chức cơng ty phịng, ban, phận khác đảm nhiệm Văn phòng tạo điều kiện cho nhân viên phát huy khả Văn phịng mặt doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tạo dựng thương hiệu + Văn phòng trung tâm xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo quan doanh nghiệp + Hiệu làm việc văn phịng có tác động trực tiếp đến tính xác kịp thời định quản lý người lãnh đạo + Cơng việc văn phịng khơng diễn nội văn phòng mà diễn tồn phạm vi quan doanh nghiệp nên có tác động, ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu hoạt động toàn quan doanh nghiệp + Văn phòng đầu mối giao tiếp, mặt quan, hình ảnh nhìn thấy quan doanh nghiệp gắn liền với uy tín, hiệu làm việc quan phản ánh lực quản lý, điều hành người lãnh đạo quan Câu Hãy trình bày cách bố trí xếp nơi làm việc quan doanh nghiệp ?(3đ) - Các phận lãnh đạo, văn phịng: cần bố trí nơi dễ giao dịch có tư - Các phịng làm việc bố trí theo ngun tắc bảo đảm giải dây chuyền giải công việc, phịng ban có quan hệ thường xun với bố trí gần , phịng ban tiếp khách bố trí gần lối vào … - Các phịng có phương tiện máy móc, kỹ thuật, lưu trữ nên bố trí vị trí biệt lập, cần trang bị phương tiện bảo quản giữ gìn máy móc, thiết bị Diện tích phịng làm việc phải phù hợp với tính chất phận - Các đồ dùng văn phòng, bàn ghế , tủ hồ sơ, lọai sổ sách, giấy bút… cần bố trí xếp phù hợp với động tác làm việc, ngăn nắp tạo khơng khí thoải mái làm việc - Phịng làm việc phải bảo đảm phát huy hết tác dụng tích cực yếu tố tác động đến suất lao động thoáng mát, nhiệt độ, tiếng ồn, ánh sáng, màu sắc… - Có hệ thống bảng dẫn hành tồn quan, phịng làm việc, chức danh cơng vụ để dễ tìm, liên hệ cơng tác Câu Phân tích vai trị thông tin hoạt động quan doanh nghiệp ?(3đ) + Gia tăng hiệu suất doanh nghiệp: Công nghệ đại tăng đáng kể hiệu suất suất công ty Hệ thống thông tin khơng ngoại lệ Các tổ chức tồn giới dựa vào để nghiên cứu phát triển cách để tạo doanh thu, thu hút khách hàng hợp lý hóa nhiệm vụ tốn thời gian + Tiết kiệm thời gian chi phí Với hệ thống thơng tin, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian tiền bạc đưa định thông minh Các phận nội công ty, chẳng hạn tiếp thị bán hàng, giao tiếp tốt chia sẻ thông tin dễ dàng + Giảm mắc lỗi Vì cơng nghệ tự động hóa sử dụng thuật tốn phức tạp, làm giảm lỗi người Hơn nữa, nhân viên tập trung vào khía cạnh cốt lõi doanh nghiệp thay dành hàng để thu thập liệu, điền vào giấy tờ phân tích thủ cơng + Thu thập thơng tin nhanh chóng Nhờ hệ thống thơng tin đại, thành viên nhóm truy cập lượng liệu khổng lồ từ tảng Ví dụ: họ thu thập xử lý thông tin từ nguồn khác nhau, chẳng hạn nhà cung cấp, khách hàng, kho hàng đại lý bán hàng, với vài cú click chuột Câu Văn phịng ? Phân biệt cơng việc hành văn phịng với cơng việc quản trị ?(3đ) - Khái niệm văn phòng : Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị; nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, tổ chức - Phân biệt công việc hành văn phịng cơng việc quản trị : Cơng việc hành văn phịng : - Do nhân viên thực hiện, họ làm công việc HCVP đơn điện thoại, xử lý công văn đến, đi, soạn thảo văn bản… Họ thường sử dụng đồ nghề trang thiết bị hành văn phịng để hồn thành cơng việc - Cơng việc hành có mặt khắp nơi doanh nghiệp, từ phòng hành chánh đến phịng kế tốn, kinh doanh… Từ nhân viên hành nghiệp đến tất cấp quản trị, người mức độ khác nhau, làm cơng việc hành Cơng việc quản trị : - Do nhà quản trị thực hiện, họ làm công việc hoạch định, tổ chức kiểm tra Họ làm việc với người với ý tưởng - Mối tương quan công việc HCVP công việc quản trị tuỳ thuộc cấp quản trị khác Cấp quản trị cao, hầu hết công việc thuộc lãnh vực quản trị Cấp quản trị thấp, hầu hết công việc hoạt động chuyên mơn, thực tiễn Câu Phân tích nội dung đại hóa văn phịng quan doanh nghiệp ?(3đ) - Tổ chức máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ, chức - Từng bước công nghệ hóa cơng tác văn phịng, tin học hóa văn phịng, sử dụng mạng LAN, internet,wireless… - Trang bị thiết bị đại máy tính, fax, photocopy, máy scan, máy ghi âm, máy chiếu đa năng…Các máy móc đại giảm thiểu chi phí sức lực, đem lại suất cao hoạt động - Không ngừng hoàn thiện kỹ nghiệp vụ Câu Hãy phân tích nguyên tắc đảm bảo tính xác nguyên tắc đảm bảo tính chuyển giao quản trị thơng tin ?(3đ) Ngun tắc đảm bảo tính xác : Đảm bảo tính xác thơng tin người nhận yêu cầu quan trọng thông tin Thông tin trải qua nhiều cấp bạc khác trước đến người sử dụng cuối , đảm tính xác, trung thực thông tin yếu tố quan trọng Để đảm bảo tính xác thơng tin cần phải tạo thông tin văn bản, hạn chế thơng tin “phi thức” Những yếu tố hạn chế tính xác: Các mệnh lệnh yêu cầu phi văn Ví dụ, Giám đốc u cầu trưởng phịng nhắc nhân viên đảm bảo định mức tồn, trưởng phịng qn khơng triển khai Các thơng tin văn không rõ nghĩa thiếu thông tin làm người sử dụng thông tin hành động sai chưa theo yêu cầu Nguyên tắc đảm bảo tính chuyển giao: Việc chuyển giao thơng tin văn lời nói Trong việc chuyển giao, chứng q trình chuyển giao thơng tin quan trọng Do vậy, hoạt động kinh doanh, việc chuyển giao phải có chứng để chứng minh vì: Khách hàng khiếu nại họ chưa nhận thông tin Bằng chứng kết thực công việc bị khiếu nại Truy tìm nguồn gốc cần tìm lại thơng tin Câu Phân tích yêu cầu chung cần thiết nơi làm việc quan doanh nghiệp ?(3đ) - Phù hợp với tính chất quy mơ hoạt động quan: trụ sở quan phải thể mặt quan, tương thích với vị trí, nhiên không phô trương mức làm lãng phí tiền quan nhà nước Các quan cần xếp, bố trí, sử dụng hợp lý trụ sở làm việc phương tiện có để phục vụ cơng việc - Tính thuận lợi phục vụ cơng việc: mơi trường xung quanh thích hợp (khơng ồn ào), trang bị phương tiện đầy đủ (luôn hồn thiện, cải tiến) phục vụ cho cơng vụ sinh hoạt cá nhân, cách thức tổ chức tạo tâm lý tích cực, giảm căng thẳng, mệt nhọc, tình cảm gắn bó cán bộ, nhân viên họ nơi làm việc - Tính dễ dàng liên hệ giao dịch - Tính bảo mật Câu Vì văn phịng quan doanh nghiệp cần đại hóa ?(3đ) Hoạt động văn phòng đa dạng, phong phú phức tạp Tổ chức khoa học cơng tác văn phịng có ý nghĩa thiết thực tạo điều kiện cho doanh nghiệp hoàn thành tốt mục tiêu để tồn phát triển : + Tạo tiền đề để phát triển cho quan tổ chức + Giảm thời gian lãng phí ách tắc tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt động quan tổ chức + Nâng cao suất lao động quan tổ chức, giúp cho nhà quản lý thoát khỏi cơng việc hành mang tính vụ,tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo Cán cơng nhân viên chức VP, tìm kiếm giải pháp tối ưu để điều hành công việc đạt hiệu cao + Thực tiết kiệm chi phí cho cơng tác văn phịng Câu Thư ký văn phịng ? Để trở thành thư ký văn phòng cần tiêu chuẩn ?(4đ) - Khái niệm thư ký văn phòng : Thư ký văn phòng người giao đảm nhận phần tồn cơng việc có liên quan đến lĩnh vực chun mơn văn phịng như: quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu; đảm bảo yêu cầu thông tin, liên lạc, giao tiếp tổ chức, xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động quan người lãnh đạo quan, tổ chức doanh nghiệp - Những tiêu chuẩn để trở thành thư ky văn phòng : + Tiêu chuẩn kỹ Kỹ tổ chức công việc cách khoa học Kỹ sử dụng thành thạo, sáng tạo thiết bị văn phòng như: máy điện thoại, điện tín, photocopy, computer… Kỹ giao tiếp tốt: đọc nghe, nói, viết Kỹ ghi chép nhanh xác Kỹ soạn thảo biên tập văn Kỹ lưu trữ văn Kỹ điều hành + Tiêu chuẩn kiến thức Có kiến thức quản trị Có kiến thức luật kinh doanh qui định nhà nước Có kiến thức kinh tế học Kiến thức toán học kế toán Kiến thức quản trị hành chánh văn phòng Kiến thức tổng quát Biết ngoại ngữ + Tiêu chuẩn đạo đức nghề nghiệp Tính thẳng thắn: Cởi mở công tác Chân thành: Chu đáo với người Trung thực: Vững vàng Nhanh nhẹn; kiên quyết, công Kịp thời: Kỷ luật Bền bỉ: Chính xác, nhanh chóng Câu 10 Để tổ chức họp hội nghị có kết cần phải ý đề ?(4đ) Xác định mục đích, tính chất nội dung họp: xác định nội dung chương trình nghị sự, bố trí thời gian cần thiết thực nội dung chương trình , xác định cụ thể người chịu trách nhiệm báo cáo hay tham luận Việc hội họp cần phải đưa vào lịch chưong trình làm việc để có chuẩn bị nội dung chu đáo Trong kế hoạch hội họp cần nêu rõ vấn đề sau: + Tên buổi hội họp + Thời gian họp + Thành phần tham dự họp + Địa điểm họp + Phương tiện kỹ thuật vật chất phục vụ buổi họp + Nội dung họp + Các chương trình khác (tham quan, văn nghệ, chiêu đãi…) - Quy định thành phần họp: Lập danh sách cụ thể để vào gửi giấy triệu tập thư mời Khi cần thiết phải gửi trước nội dung họp yêu cầu người mời tham dự trả lời thời hạn định có đến tham dự họp hay không - Xác định thời gian họp : ngày khai mạc họp, thời gian tiến hành - Lựa chọn trang trí phịng họp : chuẩn bị phòng họp, bảo đảm đủ bàn ghế , ánh sáng, âm , bục báo cáo viên, bảng (nếu có sử dụng), hiệu, cờ hoa… - Chuẩn bị phương tiện làm việc: tổ chức ấn loát tài liệu phục vụ họp, trang thiết bị máy ghi âm, loa đài, tăng âm phương tiện khác - Làm kịp thời gửi thư mời : Giấy mời cần có nội dung người mời, nội dung, thời gian họp, địa điểm, thành phần họp, giấy tờ cần mang theo - Chuẩn bị việc ghi biên làm văn kiện cho hội nghị Câu 11 Phân tích số nguyên tắc nghe điện thoại quan doanh nghiệp ?(4đ) - Nhanh chóng nhấc máy sau hồi chng thứ mà khơng nhấc máy khách hàng cảm thấy khó chịu Trên bàn cần có sẳn giấy bút, sổ ĐT, mẫu nhắn tin - Chủ động chào hỏi xưng danh - Ghi lại số điện thoại tên khách hàng Nếu khách hàng không xưng danh thư ký cần phải khéo léo để khai thác thông tin khách hàng - Lắng nghe nhận điện thoại để tránh nhầm lẫn , yêu cầu bên nói to Khơng gắt gỏng - Nếu tìm tư liệu để trao đổi yêu cầu bên chờ, tìm chưa mà phút phải báo xin lỗi gọi điện lại sau - Kết thúc gọi nên dành quyền cho người gọi - Cám ơn, chào tạm biệt hứa hẹn - Khi mời đồng nghiệp đến nghe điện thọai: Lịch yêu cầu khách đợi đặt điện thoại trạng thái chờ, không gọi trực tiếp đồng nghiệp ống nghe Câu 12 Trình bày tầm quan trọng việc tiếp khách quan doanh nghiệp ?(4đ) - Giao tiếp hoạt động thiếu sống xã hội - Giao tiếp mơn có tính kỹ cao, đồng thời nghệ thuật, đòi hỏi tế nhị - Tiếp khách công việc thường xuyên doanh nghiệp - Tiếp khách phần hoạt động sản xuất, kinh doanh Việc tiếp khách chu đáo, làm hài lòng khách điều kiện đảm bảo cho sản xuất, kinh doanh tồn phát triển “khách hàng tất cả” ,“ khách hàng thượng đế” - Tạo ấn tượng tốt việc tiếp khách việc quan trọng Ấn tượng ban đầu thường diện mạo dễ nhìn tác phong nhanh nhẹn, tự tin, khiến đối tác nghĩ người chuyên nghiệp - Để có ấn tượng tốt, luôn bắt đầu buổi giao tiếp, tiếp khách nụ cười thân thiện Tất nhiên cười ánh mắt phải vui vẻ Câu 13 Thư ký văn phịng ? Trình bày nguyên tắc ứng xử nghe điện thoại quan làm việc ?(4đ) Khái niệm thư ký văn phòng Thư ký văn phòng người giao đảm nhận phần tồn cơng việc có liên quan đến lĩnh vực chun mơn văn phòng như: quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu; đảm bảo yêu cầu thông tin, liên lạc, giao tiếp tổ chức, xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động quan người lãnh đạo quan, tổ chức doanh nghiệp Nguyên tắc ứng xử nghe điện thoại quan doanh nghiệp Phải rèn luyện kỹ nghe, nắm hiểu điều người bên muốn nói; - Cố gắng đừng cắt ngang, nghe khơng rõ xin lỗi đề nghị nói lại Với vấn đề chủ yếu, nhắc lại tóm tắt hỏi người đối thoại có phải khơng để tranh hiểu lầm sau - Dành thời gian cho người đối thoại bộc lộ kiến, đừng vội vã, tất người trình bày quan điểm cáh hồn hảo - Cần phải có phản ứng bình tĩnh với phát biểu người đối thoại Phải biết kiểm soát cảm xúc để không sa vào chi tiết vụn vặt - Khơng để yếu tố bên ngồi ảnh hưởng đến câu chuyện (tiếng ồn, chuông điện thoại) Chọn tư ngồi phù hợp tập trung lắng nghe Chỉ cần chút lơ đễnh, không tập trung hiệu thơng tin giảm đáng kể Câu 14 Trình bày yêu cầu giọng nói tiếp khách qua điện thoại quan làm việc ?(4đ) - Nói rõ ràng: Người nghe khơng nhìn thấy bạn qua giọng nói bạn hiều ý bạn - Nói giọng bình thường: Khơng q to mà khơng nhỏ - Nói tốc độ vừa phải Tốc độ phụ thuộc vào ý nghĩa mà bạn muốn trao đổi , nên nói tốc độ chậm đọc số, tên, ngoại ngữ… - Chọn từ phù hợp: diễn đạt giản dị, hạn chế từ chun mơn, câu q dài khiến người nghe khó hiểu - Hơi hạ thấp giọng xuống: Nói hạ thấp giọng xuống thấy đầu giây bên kianghe thấy dễ chịu lên giọng - Nhấn mạnh vài từ: Nhấn mạnh vài từ câu làm thay đổi hẳn ý nghĩa câu Thư ký cần cân nhắc điều - Giọng nói cần có âm điệu: giọng nói cần phải lên xuống phù hợp với ngữ cảnh, gây thích thú cho người nghe, tránh đều gây nhàm chán - Lịch sự: Mỉm cười nói chuyện, giọng nói bạn tươi vui có thiện cảm hơn, bên cảm nhận điều Câu 15 Lễ tân có vai trò hoạt động quan doanh nghiệp ? Nêu yêu cầu với nhân viên phận lễ tân ? (4đ) Vai trò lễ tân hoạt động quan doanh nghiệp: Lế tân tổ chức tốt tiết kiệm thời gian làm việc dành cho lãnh đạ công việng khác Tổ chức tốt công tác lễ tân tạo ấc tượng đẹp, gây cảm tình với khách hàng Tạo nên bầu khơng khí thuận lợi quan hệ công tác, đặc biệt kinh doanh Hoạt động lễ tân tốt hay xấu có ảnh hưởng trực tiếp đến kết hoạt động đói ngoại, ảnh hưởng đến qua hệ đối tác Yêu cầu nhân viên phận lễ tân : hiểu vai trò trách nhiệm tương ứng họ qua văn phòng làm việc trang bị cho nghi thức chủ nghĩa lịch Sở hữu tính cách dễ chịu, lich thân mật Mặc đồng phục gọn gàng phụ kiện giày dép Thực bant thân với tính chuyên nghiệp, thái độ tích cực tính chất hợp tác Có kỹ giao tiếp tốt Có khả để giải tình khó khăn Câu 16 Lễ tân ? Tổ chức họp hội nghị có ý nghĩa hoạt động quan doanh nghiệp ?(4đ) Khái niệm lễ tân : 10 Lễ tân hay tiếp tân lầ công việc người chuyên tiếp đón khách hay hướng dẫn khác : quản lý, trực khu lễ tân, tiếp nhậm trả lời điện thoại, giải đáp thắc mắc liên quan cho khách hàng,tiếp đón khách hàng đối tác theo yêu cầu công việc Ý nghĩa tổ chức họp hội nghị hoạt động quan doanh nghiệp: - Tạo phối hợp hành động công việc , nâng cao tinh thần tập thể tạo suất lao động cao - Phát huy tham gia rộng rãi vào công việc quan đơn vị - Khai thác trí tuệ tập thể, tạo hội cho người đóng góp ý kiến sáng tạo thân để XD tổ chức vững mạnh - Phổ biến quan điểm tư tưởng , bàn bạc tháo gỡ khó khăn, sửa chửa lệch lạc trình thực nhiệm vụ - Nếu tổ chức tốt nhiều trường hợp hội họp hội nghị đem lại lợi ích kinh tế đáng kể - bảo đảm tính xác định hoạt động quản lý có ý nghĩa trực tiếp hiệu lực, hiệu quản lý Câu 17 Phân tích nhiệm vụ thư ký văn phòng, đặc điểm lao động thư ký ?(4đ) Nhiệm vụ thư ký : - Thu thập, xử lý cung cấp thông tin lĩnh vực mà giao phụ trách để phục vụ cho hoạt động quản lý quan, đơn vị; - Biên tập văn bản, tổ chức xếp, quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu - Tổ chức xếp hoạt động hành quan, đơn vị; - Giải thủ tục hành để đảm bảo kinh phí sở vật chất cho hoạt động quan, đơn vị Các đặc điểm lao động thư ký : - Bản chất lao động thư ký hỗ trợ, giúp việc - Hoạt động thư ký xác định phạm vi mối quan hệ trực tiếp thường xuyên với nhà quản trị đồng nghiệp 11 - Thách thức đặt thư ký áp lực công việc, thời gian, đơi vấn đề tình cảm - Kết lao động thư ký đo thông qua đóng góp vào vào kết lao động Thủ trưởng Câu 18 Tài liệu lưu trữ ? Trình bày đặc diểm tài liệu lưu trữ ?(3đ) Khái niệm tài liệu lưu trữ : Tài liệu lưu trữ gốc, tài liệu có giá trị lựa chọn từ tồn khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân, bảo quản kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, văn hố, khoa học, lịch sử toàn xã hội Đặc điểm tài liệu lưu trữ : - Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ, phản ánh kiện lịch sử, tượng tự nhiên xã hội, phản ánh trình lao động sáng tạo nhân dân qua thời kỳ lịch sử - Tài liệu lưu trữ có tính xác cao: Tài liệu lưu trữ gốc, (trong trường hợp khơng có gốc, thay có giá trị chính), vậy, tài liệu lưu trữ có đầy đủ yếu tố thể thức văn đảm bảo độ tin cậy xác - Tài liệu lưu trữ Nhà nước thống quản lý: Tài liệu lưu trữ đăng ký, nhà nước bảo quản tổ chức nghiên cứu sử dụng theo quy định thống nhà nước Câu 19 Trình bày bố cục định bố cục biên ?(3đ) Bố cục định : Phần mở đầu : Quốc hiệu, Tên quan ban hành, Số ký hiệu, địa danh, ngày tháng, tên loại, trích yếu nội dung ban hành - Căn ban hành định cần dựa vào nguồn văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao - Căn dựa vào tình hình thực tế địi hỏi phải xử lý kịp thời 12 Phần khai triển: - Nội dung Quyết định: thường viết theo dạng điều khoản , điều trình bày đọng, khơng dùng câu từ chuyển tiếp, xếp theo trình tự logic định - Điều khoản thi hành : cần nêu rõ cụ thể đối tượng chịu trách nhiệm thi hành Phần kết: Thẩm quyền ký, hình thức đề ký; Thủ trưởng ký Phó Thủ trưởng ký thay; Con dấu quan ban hành , nơi nhận Bố cục biên : Phần mở đầu : Quốc hiệu, Tên quan ban hành, Số ký hiệu, địa danh, ngày tháng, tên loại VB: Biên , trích yếu nội dung biên bản; Phần nội dung biên : - Đặt vấn đề: Ghi rõ thời gian lập biên , địa điểm , thành phần tham gia - Nội dung biên bản: Ghi diễn biến kiện Nội dung biên phải ghi chép xác, cụ thể, trung thực số liệu, kiện, khơng suy đốn chủ quan Biên phải đảm bảo yêu cầu: trung thực, xác, khách quan đầy đủ - Kết thúc biên bản: Ghi thời gian kết thúc Phần kết: Thẩm quyền ký: tối thiểu phải có người ký ; Con dấu hợp pháp đóng lên chữ ký chủ toạ phiên họp biên hội nghị, họp Câu 20 Nêu ý nghĩa công tác văn thư nguyên tắc quản lý văn đến ?(3đ) Ý nghĩa công tác văn thư : - Giúp cho việc giải cơng việc quan nhanh chóng xác, có suất, chất lượng , đường lối sách, nguyên tắc đồng thời đảm bảo quản lý công việc quan chặt chẽ, xác 13 - Đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho quan đầy đủ, kịp thời giữ bí mật Đảng, nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ,góp phần cải cách thủ tục hành - Góp phần giữ lại giấy tờ, chứng hoạt động quan phục vụ cho hoạt động kiểm tra, tra… - Góp phần giữ gìn tài liệu giá tri lĩnh vực để phục vụ việc tra cứu thông tin … Nguyên tắc quản lý văn đến : - Các văn đến qua văn thư quan để đăng ký vào sổ quản lý thống - Văn phải chuyển qua thủ trưởng quan, Chánh văn phịng Trưởng phịng hành trước phân phối cho quan đơn vị , cá nhân giải - Khi nhận văn phải ký vào sổ chuyển giao văn nhân viên văn thư - Văn đến phải xử lý nhanh chóng, xác giữ bí mật theo quy định Nhà nước Câu 21 Trình bày yêu cầu soạn thảo nội dung văn ?(3đ) - Phù hợp với hình thức văn sử dụng; - Phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng; phù hợp với quy định pháp luật; - Các quy phạm pháp luật, quy định hay vấn đề, việc phải trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác; - Sử dụng ngơn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; - Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương từ ngữ nước ngồi khơng thực cần thiết Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung phải giải thích văn bản; - Không viết tắt từ, cụm từ không thông dụng Đối với từ, cụm từ sử dụng nhiều lần văn viết tắt chữ viết tắt lần đầu từ, cụm từ phải đặt ngoặc đơn sau từ, cụm từ đó; - Việc viết hoa thực theo quy tắc tả tiếng Việt; 14 - Khi viện dẫn lần đầu văn có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn tên quan, tổ chức ban hành văn (trừ trường hợp luật pháp lệnh); lần viện dẫn tiếp theo, ghi tên loại số, ký hiệu văn Câu 22 Nêu cách quản lý sử dụng dấu công tác văn thư quan doanh nghiệp ?(3đ) Cách quản lý dấu : Con dấu quan, tổ chức phải giao cho nhân viên văn thư giữ đóng dấu quan, tổ chức Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực quy định sau : - Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; - Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan, tổ chức; - Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền - Khơng đóng dấu khống Cách sử dụng dấu ( đóng dấu) - Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định - Khi đóng dấu lên chữ ký dấu phải đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái - Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên đầu trang, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục - Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành Câu 23 Trình bày quy trình phát hành văn quan doanh nghiệp ?(3đ) Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày, tháng văn bản; Ngày tháng đề ngày thời điểm ký ban hành văn 15 Bước Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); văn phải có chữ kí người có thẩm quyền đóng dấu Khơng đóng dấu khống vào giấy trắng, dấu đóng phải rõ ràng, quy định Bước Đăng ký văn đi: vào sổ đầy đủ, xác , rõ cột mục Bước Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn chuyển cho nơi nhận Fax chuyển qua mạng để thông tin nhanh Bước Lưu văn Mỗi văn phải lưu hai chính; lưu văn thư quan, tổ chức lưu hồ sơ Bản lưu văn văn thư quan phải xếp thứ tự đăng ký Câu 24 Ý nghĩa công tác văn thư cách sử dụng dấu công tác văn thư ?(3đ) Ý nghĩa công tác văn thư : - Giúp cho việc giải công việc quan nhanh chóng xác, có suất, chất lượng , đường lối sách, nguyên tắc đồng thời đảm bảo quản lý công việc quan chặt chẽ, xác - Đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho quan đầy đủ, kịp thời giữ bí mật Đảng, nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ,góp phần cải cách thủ tục hành - Góp phần giữ lại giấy tờ, chứng hoạt động quan phục vụ cho hoạt động kiểm tra, tra… - Góp phần giữ gìn tài liệu giá tri lĩnh vực để phục vụ việc tra cứu thông tin … Cách sử dụng dấu cơng tác văn thư : - Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định - Khi đóng dấu lên chữ ký dấu phải đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái 16 - Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên đầu trang, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục - Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành Câu 25 Nêu khái niệm công tác văn thư ? Liên hệ thực tiễn thực trạng công tác văn thư nước ta ?(3đ) Khái niệm công tác văn thư : Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư Mục đích cơng tác văn thư bảo đảm thông tin cho quản lý Những tài liệu, văn kiện soạn thảo , quản lý sử dụng phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động quan có hiệu Thực trạng cơng tác văn thư nước ta : - Tổ chức văn thư cấp, ngành nhìn chung chưa kiện toàn theo quy định nhà nước Cơ sở để xác định mức biên chế văn thư khó khăn chưa có định mức lao động cho hoạt động văn thư - Cơ sở vật chất cho công tác văn thư bước đầu cải thiện nhiên chưa đáp ứng yêu cầu đại hóa cơng tác văn thư - Thể thức kỹ thuật trình bày văn hành lỗi, chưa thống vận dụng, làm giảm hiệu lực văn hành chính, gây khó khăn tiếp nhận giải văn - Việc lập hồ sơ hành có chuyển biến cịn nhiều hạn chế Tình trạng khơng lập hồ sơ cơng việc có lập hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu nội dung công tác lập hồ sơ diễn phổ biến - Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ quan chưa thực nghiêm túc Chúc Các Bạn Thi Tốt 17