Tài liệu Giáo trình Excel - Bài 2: NHẬP DỮ LIỆU VÀ ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH doc

Giáo trình Microsoft Excel 2000 BÀI 2: NHẬP DỮ LIỆU VÀ ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH 2.1 Các kiểu liệu Trong chứa kiểu liệu, kiểu liệu phụ thuộc vào kí tự đầu tiên, kiểu liệu phân chia sau : a) Kiểu số Số giá trị cố định chứa gồm ký tự: + - ( ) , / $ % E e Bạn nhập số nguyên 24 hay 973; số thập phân, ví dụ 908.37 hay 0.72; phân số, 1/4 hay 2/3; hay dạng khoa học, nh 5.87137E+3 Chọn ô cần nhập số Nhập số Để nhập số âm, bắt đầu dấu trừ (-) nhấn Enter Chú ý: Nếu bị điền tồn ký tự # khơng đủ rộng để hiển thị số Trong trờng hợp bạn thay đổi định dạng số nới rộng cột cách kéo đờng viền bên phải ô TIP: Để nhập phân số, nhập số nguyên, khoảng trắng, sau phân số Nếu bạn muốn nhập phần phân số, gõ số 0, khoảng trắng, sau phân số khơng Excel diễn giải kiểu ngày Excel tự rút gọn phân số bạn nhập; Ví dụ bạn nhập 4/8, Excel tự chuyển thành 1/2 Thanh công thức hiển thị giá trị thập phân (trong ví dụ 0.5) b) Kiểu chuỗi Văn gồm chữ cái, chữ số ký tự Bạn nhập tối đa 255 ký tự vào ô Xâu ký tự tự động sang bên trái Đôi bạn cần nhập số dạng văn - ví dụ ($000) - trước hết bạn nhập dấu nháy đơn (') theo sau số ví dụ '39,800 Chọn bạn cần nhập văn Nhập văn vào ô, nhấn Enter kt thỳc Lê Việt Anh Su tầm v biên soạn Giỏo trỡnh Microsoft Excel 2000 Vn bn ô bị ẩn phần ô không đủ rộng ô bên phải chứa liệu Để cột tự dãn chứa hết ô có văn dài nhất, nhấn kép lên lề bên phải nhãn cột c) Dữ liệu kiểu ngày tháng Khi bạn nhập kiểu ngày hay giờ, Excel chuyển liệu nhập vào thành chuỗi số Thời gian ghi chép dạng phần phân số thập phân 24 ngày Ngày số tính từ 1/1/1900 đến ngày nhập Chọn ô cần nhập ngày hay Để nhập ngày sử dụng dạng nhập sau: 11/6/97, 6-Nov-97, 6-Nov, Nov97; hay, để nhập vào ô sử dụng định dạng : 21:41, 21:41:35, 9:41 PM, 9:41:35 PM Chú ý: Để nhập ngày hôm nhấn Ctrl+; (chấm phảy) Để nhập nhấn Ctrl+: (hai chấm) Để nhập hai, ngăn cách chúng khoảng trắng Bạn nhập ngày dạng 11/6, 11/06/97, Nov-97, hay November 6, 1997, nhng Excel định dạng sử dụng định dạng nêu Nếu Excel ghi nhận thấy bạn nhập sai kiểu ngày, ví dụ Nov 97, coi liệu nhập có kiểu văn dóng sang trái Trật tự ngày/tháng/năm kiểu ngày Windows quy định Ví dụ bạn nhập 11/6 hiểu ngày 11 tháng trật tự ngày-tháng-năm, nhng ngày tháng 11 trật tự tháng-ngày-năm Để tránh lỗi nhập số liệu ngày, bạn kiểm tra thiết lập máy trớc nhập Để nhập thời gian dạng 12 thêm ký tự A, AM, P, hay PM (chữ hoa hay chữ thường) vào sau Lª ViƯt Anh Su tầm v biên soạn Giỏo trỡnh Microsoft Excel 2000 Qui định cách hiển thị hộp thoại Format / cell Hình 2.1 Định dạng cho ô d) Kiểu công thức Công thức bắt đầu dấu "=", sau biểu thức tính tốn Trong biểu thức có tốn tử tốn hạng Toán tử phép toán số học cộng, trừ, nhân, chia, luỹ thừa, Trật tự ưu tiên toán tử giống biểu thức tốn học thơng thường Để ưu tiên phép tốn yếu trước phép tốn có độ ưu tiên cao ta dùng cặp ngoặc trịn () Tốn hạng xâu, số hay địa chứa giá trị Ví dụ cơng thức nh : =A5*B5, =30000+B5 Tốn hạng hàm đề cập đến sau Lê Việt Anh Su tầm v biên soạn Giáo trình Microsoft Excel 2000 Đứng cần nhập cơng thức, gõ dấu bằng, sau bắt đầu nhập biểu thức tính tốn Kết thúc gõ Enter hay nhấn lên nút công thức 2.2 Nhập chỉnh sửa liệu 1) Cách nhập liệu Muốn nhập liệu vào kích chuột vào nhập bình thường kích cơng thức để nhập liệu cho ô chọn Khi nhập xong gõ Enter Nếu nhập liệu ô, nhấn phím mũi tên có tác dụng ấn phím Enter Để tăng tốc độ nhập liệu bạn chọn trước vùng nhập liệu Excel tự chuyển sang ô kết thúc nhập Chọn vùng nhập liệu Ơ hành có trắng Nhập liệu vào ô hành Nhấn Enter-xuống, Shift+Enter - lên, Tab - sang phải, Shift+Tab - sang trái ô 2) Chỉnh sửa liệu Kích chọn muốn chỉnh sửa sau kích vào cơng thữc ấn phím F2 double click lên nội dung ô chọn Nếu nhập lại liệu nội dung cũ ô bị xoá Khi chiều dài liệu dài chiều ngang ô, liệu kiểu số hay công thức ô hiển thị dấu #######, dạng luỹ thừa ( 1E + ), liệu kiểu chuỗi hiển thị tràn sang ô bên phải ( Khi ô bên phải khơng có liệu ) muốn liệu hiển thị dạng đầy đủ tăng chiều rộng cột 2.3 Cách nhập chữ tiếng việt Có nhiều cách gõ tiếng Việt phổ biến kiểu gõ VNI, TELEX Lª ViƯt Anh – S−u tầm v biên soạn Giỏo trỡnh Microsoft Excel 2000 Thụng thường hay phải gõ tiếng Việt bảng tính Nếu trước chọn định dạng Font bạn đứng đơn lẻ định dạng có tác dụng cho Chọn font tiếng Việt cho tồn Chọn tồn bảng tính (nút mầu xám nằm giao tiêu đề hàng tiêu đề cột) bảng tính Chọn Font tiến việt cỡ chữ từ hộp font công cụ định dạng Nháy vào ô để huỷ chọn Đặt font tiếng việt ngầm định Lên menu Tools, chọn Options, chọn phiếu General cho Excel Dưới mục Standard font chọn font bạn muốn đặt ngầm định Chọn cỡ chữ ngầm định hộp Size Font chữ trở thành ngầm định bạn mở EXCEL lần sau Đặt font cho toàn bảng Lên Format, chọn Style, xuất cửa sổ Style, dới Style name chọn Normal sổ mở Nhấn nút Modify, xuất cửa sổ Format cells, chọn phiếu Font, Chọn Font tiếng việt, cỡ chữ sau nhấn OK quay lại cửa sổ Style Nhấn OK lần để đóng cửa sổ Style Lê Việt Anh Su tầm v biên soạn Giáo trình Microsoft Excel 2000 2.4 Chọn vùng bảng tính Hình 2.2 Chọn vùng bảng tính Trước định dạng liệu chép, xoá phải chọn khối liệu dùng chuột bàn phím để chọn 1) Chọn bảng tính -Kích giao điểm tiêu đề cột tiêu đề dòng -Ấn Ctrl + A 2) Chọn cột dịng - Kích tiêu đề cột tiêu đề dòng 3) Chọn nhiều cột nhiều dòng -Kích drag tiêu đề cột tiêu đề dịng -Sau kích chọn cột dịng, dùng phím mũi tên để mở rộng khối chọn 4) Chọn cột đứng liền ( khối ) Lª Việt Anh Su tầm v biên soạn Giỏo trỡnh Microsoft Excel 2000 - Kích drag lên khối muốn chọn - Nhấn phím Shift dùng phím mũi tên để mở rộng khối chọn 5) Chọn ô, khối khơng đứng liền - Nhấn phím Ctrl kích click & drag để chọn ơ, khối khơng đứng liền 2.5 Định dạng cột dịng ô a) Thay đổi độ rộng cột - Đưa trỏ chuột đến cạnh phải cột tiêu đề double click để mở rộng chiều ngang cột ô có liệu dài cột click & drag để chỉnh sửa chiều ngang - Chọn hay nhiều ơ, cột, sử dụng trình đơn Format \ Column \ Width b) Thay đổi chiều cao dòng - Đưa trỏ chuột đến cạnh phía dịng tiêu đề double click để mở rộng chiều cao có liệu cao dịng, click & drag để mở rộng - Chọn hay nhiều ơ, dịng, sử dụng trình đơn Format \ Row \ Height c) Nối tách ô - Nối: Chọn muốn nối click vào biểu tượng để nói công cụ - Tách: ( Chỉ tách ô nối ) chọn ô nối, sử dụng menu Edit \ Clear \ Formats 2.6 Định dạng kiểu chữ Để định dạng kiểu chữ cho liệu thực theo bước sau: Chọn khối muốn định dạng Chọn format / Cell ( Ctrl + I ) Chọn định dạng bng font Lê Việt Anh Su tầm v biên so¹n Giáo trình Microsoft Excel 2000 -Font style: Kiểu chữ -Size: Kích cỡ -Underline: Ghạch -Color: màu -Preview: xem trước Trong mục Effects có lựa chọn sau -Strikethrough: Ghạch ngang -Superscript: Số mũ ( x2 ) -Subscript: Chỉ số ( H2O ) Trên định dạng kiểu chữ khác cho thành phần liệu, chọn khối thành phần (click & drag) định dạng thành phần 2.7 Định dạng vị trí Hình 2.3 Định dạng cho Lª ViƯt Anh – Su tầm v biên soạn Giỏo trỡnh Microsoft Excel 2000 Dữ liệu nhập vào bảng tính có vị trí mặc định tuỳ theo kiểu liệu Tuy nhiên định dạng lại theo bước sau: 1) Chọn khối liệu 2) Click chọn biểu tượng ( canh đểu bên trái, canh bên phải, canh đểu giữa, nối ) đình dạng vị trí công cụ chọn Format / Cell ( Ctrl + I ) sau chọn Alignment - Khung horizontal: Kich mở khung để lựa chọn cách hiển thị hàng ngang - Khung vertical: Kich mở khung để lựa chọn cách hiển thị hàng dọc - Khung Orientation: Kiểu chữ đứng nghiêng (chỉnh độ nghiêng khung Degree) - Wrap text: nhiểu dịng - Shrink to fit: Vừa ô - Merge cells: Nối nhiều ô 2.8 Định dạng số Cùng giá trị số có nhiều cách hiển thị khác để định dạng số thực hiển cách sau: Lª ViƯt Anh Su tầm v biên soạn Giỏo trỡnh Microsoft Excel 2000 Hình 2.4 Định dạng số Chọn khối muốn định dạng Chọn Format / cell Trong hộp thoại Format cell chọn bảng Number - Chọn mục Number khung category, chọn custom để định dạng lại số - Decimal places: lấy bao nhiều số lẻ - Use 1000 separator: Dùng dấu phẩy phân cách hàng ngàn - Negative Numbers: Chọn cách thể số âm Có thể sử dụng biểu tượng định dạng số công cụ: : Phân cách hàng ngàn : Lấy thêm số lẻ : Giảm bớt số lẻ : nh dng tin t Lê Việt Anh Su tầm v biên soạn Giỏo trỡnh Microsoft Excel 2000 2.9 nh dạng ngày tháng Khi nhập ngày tháng cần nhập tháng trước ngày sau, cần nhập ngày, tháng năm Excel lấy theo tháng năm hành hệ thống Cùng ngày chọn cách thị khác Hình 2.5 Định dạng ngày tháng Trong hộp thoại Format Cell khung Category chọn Date chọn cách hiển thị bên khung Type Ngày tháng hiển thị theo dạng tổng quát m / d / yy ( tháng / ngày / năm ), khơng đồng ý với dạng có sẵn, tạo dạng hiển thị riêng cách chọn mục Custom khung Category gõ vào dạng cần thiết vào khung Type, ví dụ dd / mm / yyyy Lê Việt Anh Su tầm v biên soạn Giáo trình Microsoft Excel 2000 2.10 Kẻ khung cho bảng tính Hình 2.6 Định dạng khung Các đường kẻ dịng cột Excel không thấy in giấy, cần có khung kẻ phải thực kẻ khung sau: - Chọn ô, vùng muốn kẻ khung - Chọn Format / cell chọn tab Border Chọn dạng kẻ khung hộp thoại - None: Không kẻ khung - Outline: Kẻ vòng xung quanh khối ô - Inside: Kẻ đường bên khối chọn - Style: Chọn dạng đường kẻ - Color: Chọn màu Lê Việt Anh Su tầm v biên soạn Giỏo trình Microsoft Excel 2000 Có thể chọn cho đường kẻ khung Border, khối chọn có kẻ khung, dạng khung hiển thị dạng khung Text Click vào đường kẻ để chọn xoá 2.11 Chèn xố cột, dịng Hình 2.7 Thêm, xóa ô Chèn thêm cột: - Chọn vị trí muốn chèn ( chọn nhiều ô, cột ) - Insert / Column (chèn thêm vào phía phải ) click chuột phải chọn Insert / Entire column Chèn thêm dịng: - Chọn vị trí muốn chèn ( chọn nhiều ô, cột ) - Insert / rows ( chèn thêm dịng phía ) click chuột phải chọn Insert / Entire row Chèn thêm ô, vùng: - Chọn ô vùng muốn chèn - Insert / cells click chuột phải chọn Insert, chọn Shift cell right ( chuyển liệu vùng chọn sang phải), Shift cell down ( chuyển xuống dưới) Xố cột, vùng: - Chọn cột dịng muốn xoỏ Lê Việt Anh Su tầm v biên soạn Giáo trình Microsoft Excel 2000 - Edit / delete, click chuột phải chọn Delete Xoá vùng: - Chọn vùng muốn xoá - Edit / delete click chuột phải chọn delete sau chọn Shift cell left ( chuyển liệu vùng lại sang trái), Shift cell up ( chuyển lên trên) 2.12 Sao chép liệu Cách 1: Dùng trường hợp ™ Chọn khối muốn chép ™ Chọn biểu tượng copy ( Ctrl + C ) sử dụng trình đơn Edit / Copy ™ Chuyển chọn đến vị trí đích chọn biểu tượng paste ( Ctrl + V ) Cách 2: Chỉ dùng vùng đích kế bên vùng nguồn vùng nguồn nằm cột dòng Sau chọn vùng thực hiện: ™ Edit / fill / down: chép xuống ™ Edit / fill / right: Chép sang phải ™ Edit / fill / up: Chép lên ™ Edit / fill / left: Chép sang trái Cách 3: Giống cách dùng chuột Sau chọn khối đưa trỏ chuột đến góc phải, trỏ chuột chuyển thành dấu ( + ) click drag phía muốn lặp 2.13 Di chuyển xố liệu Chuyển liệu : Sau chọn khối liệu muốn chuyển thực cách sau : Lª ViƯt Anh – S−u tầm v biên soạn Giỏo trỡnh Microsoft Excel 2000 - Right click chọn Cut (Ctrl + X) sau right click đích chọn Paste (Ctrl + V) Xóa liệu : Chọn khối liệu muốn xóa thực cách sau: - Right click chọn Clear contents - Chọn Edit / Clear / contents - Nhấn phím Delete 2.14 Chép định dạng, ghi Sao chép đinh dạng Nếu muốn khác có định dạng giống ô thực y Chọn ô, có đinh dạng muốn chép y Click biểu tượng Format Painter y Click vào ô muốn chép Chèn ghi Một chèn thêm ghi chú, đưa trỏ chuột đến góc phải ô ghi Để chèn thêm ghi cần thực y y Right click ô muốn chèn ghi chọn Insert comment Chọn Format / Comment để chọn kiểu chữ sau nhập ghi bình thường Chỉnh sửa xóa ghi y Right click ô muốn chỉnh sửa chọn Edit Comment y Để xóa Comment : Right click muốn xóa chọn Delete comment 2.15 Bài tập Khởi động Excel, mở sổ bảng tính mới, cất tên Lesson01.xls khỏi Excel Lª ViƯt Anh – Su tầm v biên soạn Giỏo trỡnh Microsoft Excel 2000 Mở lại Excel, mở lại tệp Lesson01.xls, chọn bảng tính Sheet1, thử nhấn Ctrl+-> Ctrl+ ¯ để đến ô cuối sổ Thực hành nhập dạng số liệu văn bản, số, ngày, Làm để biết máy bạn đặt trật tự ngày - tháng - năm hay tháng ngày - năm, hay kiểu khác? Làm để thay đổi trật tự Làm để nới rộng cột, nhiều cột? Nhập bảng theo dõi vật tư sau lên Sheet1 A B C D E F G Stt Ngày Mã VT S Lượng NX Giá Thành tiền 24/10/2000 FGI-4877 17 X $100.36 24/10/2000 FGI-4877 10 X $100.36 27/10/2000 HMH-3665 16 X $621.33 31/10/2000 FGI-4877 X $100.36 01/11/2000 HKL-9248 X $1,020.51 03/11/2000 GLH-4980 18 N $110.42 06/11/2000 GLI-6773 14 X $1,620.88 07/11/2000 GLI-6773 14 N $1,620.88 10 07/11/2000 GLI-6773 N $1,620.88 11 10 08/11/2000 GLH-4980 13 N $134.23 12 11 08/11/2000 GLH-4980 X $110.42 13 12 22/11/2000 HLH-7708 18 X $134.23 14 13 22/11/2000 HMH-3665 30 N $621.33 15 14 23/11/2000 FGI-4877 16 N $100.36 Lê Việt Anh Su tầm v biên soạn Giỏo trỡnh Microsoft Excel 2000 ắ Tớnh giỏ tr cột G nếu: Thành tiền = S Lượng * Giá Lê Việt Anh Su tầm v biên soạn ... liệu Excel tự chuyển sang ô kết thúc nhập ô Chọn vùng nhập liệu Ơ hành có trắng Nhập liệu vào ô hành Nhấn Enter-xuống, Shift+Enter - lên, Tab - sang phải, Shift+Tab - sang trái 2) Chỉnh sửa liệu. .. trỡnh Microsoft Excel 2000 2.4 Chọn vùng bảng tính Hình 2.2 Chọn vùng bảng tính Trước định dạng liệu chép, xoá phải chọn khối liệu dùng chuột bàn phím để chọn 1) Chọn bảng tính -Kích giao điểm... Microsoft Excel 2000 Đứng ô cần nhập công thức, gõ dấu bằng, sau bắt đầu nhập biểu thức tính tốn Kết thúc gõ Enter hay nhấn lên nút công thức 2.2 Nhập chỉnh sửa liệu 1) Cách nhập liệu Muốn nhập liệu vào