Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình nhập xuất và quản lí hàng hóa tại công ty tnhh amart chi nhánh huế

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN ́ in h tê ́H uê -  - ho ̣c K KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH Đ ại NHẬP, XUẤT VÀ QUẢN LÍ HÀNG HĨA TẠI CƠNG TY Tr ươ ̀ng TNHH AMART- CHI NHÁNH HUẾ NGUYỄN THỊ THANH MINH Khóa học 2015 – 2019 ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN ́ in h tê ́H uê -  - ho ̣c K KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH NHẬP Đ ại XUẤT VÀ QUẢN LÍ HÀNG HĨA TẠI CÔNG TY Tr ươ ̀ng TNHH AMART- CHI NHÁNH HUẾ Giảng viên hướng dẫn: Sinh viên thực hiện: ThS Nguyễn Ngọc Thủy Nguyễn Thị Thanh Minh Lớp: K49B Kiểm Toán Huế, tháng 12/2018 LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, cho em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô trường Đại học Kinh tế- Đại học Huế,…đặc biệt q thầy khoa Kế tốn Kiểm tốn tận tình dạy bảo, truyền đạt nhiều kiến thức kinh nghiệm quý báu cho em, hành trang, q q báu, mà thầy dành cho em suốt trình học tập giảng đường đại học ́ uê Đặc biệt, cho em xin bày tỏ lòng biết ơn đến Giảng viên hướng dẫn Ths ́H Nguyễn Ngọc Thủy, người tận tình giúp đỡ, lắng nghe dẫn cho em tê suốt trình thực đợt thực tập nghề nghiệp Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty TNHH Amart CN Huế in h cho phép tạo điều kiện thuận lợi để em thực tập công ty Và xin gửi lời cảm ̣c K ơn đến cô chú, anh chị phận kế tốn giúp đỡ em thơng tin hữu ích cần thiết trình tìm hiểu học việc báo cáo thực ho tập xác hồn thiện Tr ươ ̀ng Đ ại Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội MTKS Mơi trường kiểm sốt BCTC Báo cáo tài CH Cửa hàng PYCMH Phiếu yêu cầu mua hàng ĐĐH Đơn đặt hàng PGH Phiếu giao hàng tê h in ̣c K ại PXK Phiếu yêu cầu xuất hàng ho PYCXH Phiếu xuất kho Sản xuất kinh doanh Tr ươ ̀ng Đ SXKD ́H ́ Kiểm soát nội uê KSNB i DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1.Các mục tiêu thủ tục kiểm soát nghiệp vụ mua hàng, nhập kho 30 Bảng 1.2.Các mục tiêu thủ tục kiểm sốt nghiệp vụ quản lí hàng hóa 31 Bảng 1.3.Các mục tiêu thủ tục kiểm sốt nghiệp vụ xuất kho hàng hóa .32 Bảng 2.1 Kết hoạt động kinh doanh Công ty TNHH AMART 48 ́ Tr ươ ̀ng Đ ại ho ̣c K in h tê ́H uê Chi nhánh Huế từ năm 2015 đến năm 2017 48 ii DANH MỤC BIỂU Biểu số 2.1: Phiếu nhập kho 54 Biểu số 2.2: Báo cáo số lượng hàng tồn cuối tháng 60 ́ Tr ươ ̀ng Đ ại ho ̣c K in h tê ́H uê Biểu số 2.3: Phiếu xuất kho 67 iii DANH MỤC SƠ ĐỒ, ĐỒ THỊ Sơ đồ 2.1 Các yếu tố hệ thống kiểm soát nội Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Amart 40 ́ uê Sơ đồ 2.3 Cơ cấu tổ chức máy kế toán Công ty TNHH Amart CN Huế 49 ́H Sơ đồ 2.4.Quy trình mua hàng nhập kho .53 Tr ươ ̀ng Đ ại ho ̣c K in h tê Sơ đồ 2.5 Quy trình xuất hàng hóa kho để đem tiêu thụ 66 iv MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT i DANH MỤC BẢNG ii DANH MỤC BIỂU iii DANH MỤC SƠ ĐỒ, ĐỒ THỊ iv PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1.Sự cần thiết đề tài nghiên cứu ́ uê 2.Mục tiêu ́H Đối tượng, phạm vi nghiên cứu tê Phương pháp nghiên cứu 5.Cấu trúc đề tài .3 in h PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU .4 ̣c K CHƯƠNG 1: CỞ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH NHẬP XUẤT VÀ QUẢN LÍ HÀNG HĨA .4 ho 1.1.Tổng quan hệ thống kiểm soát nội 1.1.1 Định nghĩa ại 1.1.2 Phân loại Đ 1.1.2.1 Kiểm soát nội kế toán .7 ̀ng 1.1.2.1 Kiểm soát nội quản lí………………………………………………… 1.1.3 Sự cần thiết lợi ích hệ thống kiểm soát nội Tr ươ 1.1.4 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội 1.1.4.1 Mơi trường kiểm sốt .8 1.1.4.2.Quy trình đánh giá rủi ro 12 1.1.4.3 Hoạ động kiểm soát 14 1.1.4.4 Thông tin truyền thông………………………………………………… 18 1.1.4.5 Giám sát 20 1.1.5 Những hạn chế vốn có hệ thống kiểm soát nội 222 1.2 Kiểm sốt nội chu trình nhập xuất quản lí hàng hóa 233 1.2.1 Khái quát chu trình nhập xuất quản lí hàng hóa 233 1.2.1.1 Khái niệm chu trình nhập xuất quản lí hàng hóa 233 v 1.2.1.2 Chức chu trình nhập xuất quản lí hàng hóa 233 1.2.1.3 Mối quan hệ chu trình khác .266 1.2.1.4 Hệ thống chứng từ, sổ sách báo cáo liên quan đến chu trình 277 1.2.1.5 Các gian lận sai sót thường xảy chu trình 28 1.2.2 Kiểm sốt nội chu trình nhập xuất quản lí hàng hóa 30 1.2.2.1 Các mục tiêu kiểm soát thủ tục kiểm soát truyền thống 30 1.2.2.2 Các mục tiêu kiểm soát thủ tục kiểm soát điều kiện tin học hóa .33 ́ uê CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH ́H NHẬP XUẤT VÀ QUẢN LÍ HÀNG HĨA TẠI CƠNG TY TNHH AMART CHI tê NHÁNH HUẾ 36 2.1.Đặc điểm tình hình chung Cơng ty TNHH AMART .36 in h 2.1.1.Giới thiệu chung Công ty 36 2.1.1.1.Quá trình thành lập phát triển 37 ̣c K 2.1.1.2.Lĩnh vực hoạt động.………………………………………………………38 ho 2.1.1.3 Giới thiệu Công ty TNHH AMART - Chi nhánh Huế…… .38 2.1.2.Đặc điểm tổ chức quản lí .39 ại 2.1.3.Chức & Nhiệm vụ 41 Đ 2.1.3.1.Chức 41 2.1.3.2.Nhiệm vụ 43 ̀ng 2.1.4.Đặc điểm hoạt động kinh doanh 47 Tr ươ 2.1.5 Giới thiệu Công ty TNHH Amart Chi nhánh Huế 49 2.1.5.1 Tổ chức máy kế tốn AMART Chi nhánh Huế…………….…….49 2.1.5.2.Hình thức sổ kế tốn…………………………………………………… 50 2.2 Thực trạng cơng tác kiểm sốt nội chu trình nhập xuất quản lí hàng hóa Cơng ty TNHH AMART Chi nhánh Huế 51 2.2.1.Khái qt mơi trường kiểm sốt nội Cơng ty………………… .51 2.2.2.Hệ thống kiểm sốt nội hàng hóa cơng ty 51 2.2.2.1 Đặc điểm hàng hóa cơng ty .51 2.2.2.2.Hệ thống sách kế tốn tài hàng hóa 51 vi 2.2.2.3 Kiểm soát trình nhập xuất quản lí hàng hóa .52 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH HÀNG HĨA TẠI CƠNG TY TNHH AMART CN HUẾ .67 3.1 Đánh giá tình hình kiểm sốt nội chu trình hàng hố Cơng ty TNHH AMART Chi nhánh Huế 67 3.1.1.Đánh giá mơi trường kiểm sốt .68 ́ uê 3.1.1.1 Những mặt mạnh 68 ́H 3.1.1.2 Những mặt hạn chế .68 tê 3.1.2 Hệ thống kế toán 68 3.1.2.1.Ưu điểm 68 in h 3.1.2.2 Nhược điểm 68 3.1.3.Đánh giá thủ tục kiểm soát 68 ̣c K 3.1.3.1.Đánh giá nghiệp vụ mua hàng, nhập kho 68 3.1.3.2.Đánh giá nghiệp vụ xuất kho 69 ho 3.1.3.3.Đánh giá quản lý tồn kho 69 ại 3.2 Một số ý kiến đề xuất nhằm tăng cường cơng tác kiểm sốt nội chu trình nhập Đ xuất quản lí hàng hóa Cơng ty 70 3.2.1 Hồn thiện kiểm sốt quản lý .70 ̀ng 3.2.2 Tăng cường cơng tác kiểm sốt vật chất 70 Tr ươ 3.2.3 Tăng cường công tác quản lý nhân .71 3.2.4 Hồn thiện kiểm sốt mơi trường tin học hóa 71 3.2.5 Hồn thiện kiểm sốt nội chu trình hàng hóa .71 3.2.5.1 Hồn thiện nghiệp vụ mua hàng, nhập kho .71 3.2.5.2 Hoàn thiện nghiệp vụ xuất kho 71 3.2.5.3 Hồn thiện cơng tác quản lí kho 72 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .73 Kết luận 73 Kiến nghị 75 TÀI LIỆU THAM KHẢO 76 vii Khóa luận tốt nghiệp phiếu xuất kho Các phiếu dùng làm chứng từ hạch toán với chứng từ khác Sắp xếp hàng ngăn nắp, phân loại khoa học theo thứ tự ưu tiên sử dụng để thuận tiện cho việc nhập – xuất hàng thường xuyên tránh sai sót, thí dụ xuất hàng sai quy cách, ́ uê Đối với mặt hàng có thời hạn sử dụng ngắn, hay dễ phẩm chất, hàng hóa nên quản lý theo phương pháp nhập trước xuất trước Nghĩa là, thủ kho phải ́H xuất kho trước mặt hàng tồn trữ lâu cịn lại kho, khơng để xảy h Hàng bị lỗi thời, chậm luân chuyển, hư hỏng tê tình trạng hàng nhập trước kho in Dù kiểm sốt nội tốt khó tránh khỏi tình trạng nhiều mặt hàng ̣c K khơng cịn lưu thơng hàng mua q nhiều, lỗi thời, không hợp thị hiếu hay hạn khơng bán được.Các thủ tục kiểm sốt nhằm phát hạn chế hàng ho lỗi thời, chậm luân chuyển, hư hỏng là: ại Kiểm tra định kì hàng hóa để phát mặt hàng lỗi thời cần xử lí.Việc kiểm Đ tra thường ban kiểm tra hàng hóa tiến hành, có thủ kho, phận mua hàng, phận bán hàng Khi kiểm tra, cần lập báo cáo, nêu nguyên nhân ̀ng đặc biệt phải liệt kê mặt hàng tồn trữ mức cần thiết Tr ươ Nghiên cứu kĩ trước định thay đổi cấu mặt hàng kinh doanh, bỡi lẽ việc thay đổi cấu mặt hàng đưa đến có mặt hàng hữu khơng cịn sử dụng Do vậy, trước định thay đổi cấu mặt hàng, cần xem lại số lượng hàng hóa để lụa chọn thời điểm thích hợp Chuyển mặt hàng lỗi thời vào vị trí riêng biệt nhằm thuận lợi cho việc quản lí Bên canh đó, cần định kì so sánh danh sách hàng lỗi thời ban kiểm tra cung cấp với danh sách hầng tồn kho xuất bán hay lí + Kiểm kê kho: SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 62 Khóa luận tốt nghiệp Để kiểm sốt tốt hàng hóa cần tiến hành kiểm kê định kì và/ kiểm kê đột xuất Kiểm kê định kì nhằm xác định xác số lượng hàng hóa thực tế , để đối chiếu với số liệu sổ kế tốn, từ phát chênh lệch để có biện pháp xử lí Số liệu sổ kế tốn vầ hàng hóa sau điều chỉnh với kết kiểm kê sử dụng để lập báo cáo tài Bất kỳ chênh lệch phải điều tra ́ uê kỹ càng, xác định nguyên nhân xử lý thỏa đáng Tần suất kiểm kê phụ thuộc vào ́H đặc điểm, khả yêu cầu quản lý đơn vị Một số đơn vị, số lượng tê hàng tồn trữ lớn nhiều chủng loại, gián đoạn nhập xuất để kiểm tra tồn bộ, kiểm kê phầ rải rác niên độ Để phục vụ cho việc lập báo cáo tài in h chính, thơng thường năm phải kiểm kê lần ̣c K Nên tiến hành kiểm kê đột xuất đơn vị phát có dấu hiệu tham ơ, thất hàng hóa Cuộc kiểm kê đóng vai trị cơng cụ giám sát thường ho xuyên nhà quản lý hàng hóa, nên quan trọng cần thực Thông thường, kiểm kê, thường có đại diện phận kế ại tốn hàng hóa, nhân viên phụ trách kho người giám sát độc lập với hai phận Đ Hầu hết đơn vị, đặc biệt đơn vị áp dụng hệ thống kiểm kê định kì để ̀ng kế tốn hàng hóa, tiến hành kiểm kê tất hàng hóa vào cuối kì, kết kiểm kê sử dụng để tính tốn số dư hàng hóa vào cuối kì, kết kiểm kê Tr ươ sử dụng để tính tốn số dư hàng hóa cuối kỳ giá vốn hàng bán vào kì Do đó, đơn vị này, việc kiểm kê tồn hàng hóa cuối kì bắt buộc Trình tự tiến hành kiểm kê kho nên diễn sau: Trước kiểm kê, đơn vị xây dựng kế hoạch kiểm kê, có hướng dẫn cụ thể thời gian, địa điểm kiểm kê, nhân viên tham gia kiểm kê, thủ tục cần tiến hành để đảm bảo kết kiểm kê phản ánh số lượng chất lượng hàng hóa Một kế hoạch kiểm kê tốt thường có đặc điểm sau: SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 63 Khóa luận tốt nghiệp + Được ban hành dạng văn bản, nhân viên có nhiều kinh nghiệm chịu trách nhiệm cao hàng hóa lập, duyệt người đứng đầu cấp phó người đứng đầu đơn vị + Được thảo luận cụ thể với phận có liên quan + Cần ban hành sớm kế hoạch kiểm kê để tạo thuận lợi cho phận liên ́ uê quan có thời gian chuẩn bị tốt việc phục vụ kiểm kê ́H + Hướng dẫn chi tiết thủ tục tiến hành giai đoạn kiểm kê, cần đặc biệt nhấn mạnh: tê Việc xếp trước kho hàng để tạo thuận lợi cho việc kiểm kê in h Bố trí riêng biệt lơ hàng khơng phải đơn vị ̣c K kho, lô hàng hư hỏng, lỗi thời, phẩm chất, Các thủ tục nhằm tránh khả kiểm trùng lặp bỏ sót, thí dụ dán nhãn ho đánh dấu sau kiểm kê Các thủ tục liên quan đến việc kiểm soát vận động hàng hóa ại khoảng thời gian diễn kiểm kê, đặc biệt lô hàng vận chuyển nhà Đ cung cấp với kho đơn vị kho chi nhánh đơn vị Trong ̀ng điều kiện được, đơn vị nên ngừng hoạt động giao nhận hàng suốt thời Tr ươ gian kiểm kê Các thủ tục khóa sổ vào thời điểm để đảm bảo cho việc so sánh sau số liệu thực tế số liệu sổ sách + Khi kiểm kê, đơn vị cần giám sát chặt chẽ để đảm bảo hướng dẫn kế hoạch kiểm kê tuân thủ đầy đủ Kết kiểm kê thực tế ghi nhận vào mẫu biểu phát hành trước đánh số thứ tự liên tục để đảm bảo không bỏ sót hàng hóa, nghĩa đơn vị phải phát hành quản lí phiếu kiểm kê Các lơ hàng kiểm kê phải đánh dấu “ Đã kiểm kê” để tránh kiểm trùng, đồng thời việc kiểm kê nên tiến hành theo trình tự có hệ thống để tránh kiểm sót SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 64 Khóa luận tốt nghiệp + Sau tất hàng hóa kiểm kê phiếu kiểm kê thu thập đầy đủ, nhóm tái kiểm thành lập Nhóm nhân viên ban giám sát đứng đầu thực kiểm kê lại ngẫu nhiên số phiếu kiểm kê phiếu có khác biệt lớn so với sổ sách Ngồi ra, nhóm tái kiểm tiến hành quan sát lại tổng thể toàn khu vực có chứa hàng để đảm bảo tất hàng hóa đánh dấu “ Đã kiểm kê” Mọi sai biệt hai lần kiểm kê phải ́ uê làm rõ nguyên nhân chỗ giải kịp thời ́H Cuối cùng, kết kiểm kê sau tiến hành tái kiểm chuyển cho ban tê giám sát để tổng hợp đối chiếu với số lượng sổ kho số dư sổ kế tốn chi tiết hàng hóa Tất nhân tham gia kiểm kê phải kí vào biên kiểm kê( in h ngoại trừ kiểm tốn viên đọc lập, có) Sau đó, biên kiểm kê chuyển cho kế tốn hàng hóa để lập bảng tổng hợp kiểm kê ghi đơn giá mặt hàng theo ̣c K số lượng thực tế để tính giá trị hàng hóa cuối kì Gía trị này, sau thực điều chỉnh cần thiết (liên quan đến khác biệt số lượng thực tế sổ sách ho hay giảm giá hàng hóa), sử dụng để trình bày báo cáo tài ại Ngồi cịn có số thủ tục kiểm soát quan trọng khác: Đ - Phiếu nhập kho, báo cáo nhận hàng phải đánh số thứ tự liên tục từ trước ̀ng sử dụng dùng phần mềm đánh số tự động lập phiếu Tr ươ - Tổ chức khu vực riêng để tồn trữ hàng đơn đơn vị, thí dụ hàng khách hàng cịn gửi lại, hàng nhận giữ hộ, - Chỉ cho phép xuất kho xuất trình chứng từ hợp lệ, thí dụ lệnh bán hàng, hợp đồng bán hàng, Cần có quy định thống chứng từ cụ thể phê duyệt hợp lệ để phép xuất kho - Định kì cần kiểm tra chất lượng hàng hóa để phát lơ hàng bị hư hỏng, lỗi thời, hạn sử dụng, Cơng việc kết hợp thực kiểm kê, thực thường xuyên tùy theo đặc thù kinh doanh đơn vị Nếu phát có hàng bị hư hỏng, lỗi thời, hạn sử dụng, số hàng cần xếp vào SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 65 Khóa luận tốt nghiệp khu vực riêng để tiện tiến hành thủ tục đánh giá lại chất lượng, bán tiêu hủy, Để tránh gian lận thủ kho, phải lý số hàng này, việc lý cần phê duyệt cụ thể cần có chun gia ước tính giá trị thu hồi số hàng Nếu giá trị lý lớn, cần thành lập hội đồng lý với tham gia phận, phải có đại diện phận kỹ thuật, d Quá trình xuất hàng hóa khỏi kho ́ uê Khi cửa hàng có nhu cầu hàng hịa cần cung cấp cho khách hàng, Trưởng ́H cửa hàng lập phiếu yêu cầu xuất hàng hóa Sau gửi cho kế tốn hàng hóa.Từ tê đó, kế tốn đối chiếu với số lượng tồn tỏng kho loại hàng hóa lập phiếu xuất kho thành liên: liên lưu lại kế toán, liên giao cho nhân viên bán hàng in h Nhân viên bán hàng dựa vào phiếu xuất kho tiến hành xuất hàng hóa theo nhu ̣c K cầu cửa hàng đơn vị Phiếu XK ại Phiếu yêu cầu xuất hàng NV Bán hàng Đ Lập phiếu yêu cầu xuất hàng NV Kế tốn hàng hóa ho Trưởng cửa hàng ̀ng Phiếu yêu cầu xuất hàng Tr ươ Đối chiếu PYCXH với sổ Lập phiếu xuất kho Phiếu XK D Lưu đồ 2.4 Quy trình xuất hàng hóa kho SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 66 Khóa luận tốt nghiệp CƠNG TY TNHH AMART CÔNG TY CP AMART - CN THỪA THIÊN HUẾ 11 Phạm Ngũ Lão - Phú Hội - Huế - Thừa Thiên Huế PHIẾU XUẤT Số 11NCT011 Ngày 15 tháng 11 năm 2018 XTNDV - Xuất bán đơn vị Họ tên: NBTTHCH12- Công ty CP AMART - CN Thừa Thiên Huế - CH12NCT Địa chỉ: 12 Nguyễn Công Trứ, P.Phú Hội, TP Huế, T Thừa Thiên Huế Diễn giải: Xuất bán hàng hóa CH11, nhận CH12NCT Kho xuất: Kho cửa hàng 11 Phạm Ngũ Lão ĐVT Lon Lon Chai Chai 48,00 36,00 40,00 24,00 148,00 NGƯỜI LẬP PHIẾU THỦ KHO NGƯỜI NHẬN KẾ TOÁN ĐƠN GIÁ BÁN TIỀN BÁN ĐƠN GIÁ GỐC 8,030 9,596 5,227 5,643 tê ́H 8938503070041 Bia Huda(330ml) 8938503070409 Bia Huda(18 Lon/Thùng)(330ml, Gold) 8938503070171 Bia Huda(Chai)(450ml) 2712587428129 Bia Huda (Chai)(330ml,4,7% Vol) CỘNG Bằng chữ: Không đồng Nha Trang, ngày 15 tháng 11 năm 2018 THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ ̣c K in h SỐ LƯỢNG ́ TÊN VÀ QUY CÁCH uê SỐ TT Biểu số 2.3: Phiếu xuất kho Kế toán phải đối chiếu phiếu xuất kho với phiếu yêu cầu xuất hàng hóa khỏi ại - ho e Các thủ tục kiểm sốt chủ yếu quy tình xuất hàng hóa kho - ̀ng kho đảm bảo Đ kho đối chiếu với sổ chi tiết hàng hóa để q trình xuất hàng hóa khỏi Nên tách biệt chức thủ kho người lập đơn đề nghị mua hàng để tránh Tr ươ xảy gian lận trình xuất hàng kho - Các phiếu xuất kho nên đánh số thứ tự từ trước để tránh thất thoát để tránh xảy tình trạng nhân viên sử dụng phiếu xuất kho cho mục đích cá nhân CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH HÀNG HĨA TẠI CƠNG TY TNHH AMART CN HUẾ 3.1 Đánh giá tình hình kiểm sốt nội chu trình hàng hố Cơng ty TNHH AMART Chi nhánh Huế SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 67 Khóa luận tốt nghiệp 3.1.1.Đánh giá mơi trường kiểm soát 3.1.1.1 Những mặt mạnh Cơ cấu tổ chức thiết kế phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Các phận không chồng chéo chức quyền hạn Đội ngũ nhân viên động nhiệt tình, có lực chun mơn nghiệp vụ, khơng ngừng học hỏi trau dồi kiến thức Có trách nhiệm với cơng việc.Tại Văn phịng cơng ty kiểm sốt ́ q trình mua hàng nhập kho, xuất kho quản lý hàng hóa cho đơn vị ́H 3.1.1.2 Những mặt hạn chế tê Vai trị thực Ban kiểm sốt chưa thể rõ nét Hệ thống thơng tị h tồn cơng ty tích hợp mọt phần mềm nên dễ xảy tắc nghẽn in trường hợp qua tải, nhiều nhân viên thực nghiệp vụ đòi hỏi nhiều ̣c K liệu khác 3.1.2 Hệ thống kế toán ho 3.1.2.1.Ưu điểm ại Các nhân viên kế tốn nhiệt tình, động, có trình độ nghiệp vụ vững vàng Đ ln xử lý tốt vấn đề phát sinh Các nhân viên phịng phân cơng nhiệm vụ rõ ràng, thường xun có đối chiếu kiểm tra với giữ phần hành với ̀ng nhau, giữ kế toán tổng hợp kế toán chi tiết Tr ươ 3.1.2.2 Nhược điểm Việc luân chuyển chứng từ hệ thống kế toán chưa kịp thời Hệ thống liệu phòng kế tốn với phịng ban khác khơng có tương thích Do đó, q trình nhập liệu diễn nhiều lần dẫn đến thời gian xảy sai sót Q trình kiểm sốt cơng cụ, dụng cụ xuất dùng chưa quan tâm mức 3.1.3.Đánh giá thủ tục kiểm soát 3.1.3.1.Đánh giá nghiệp vụ mua hàng, nhập kho Ưu điểm SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 68 Khóa luận tốt nghiệp - Nghiệp vụ mua hàng nhập kho có - Hàng hóa đặt mua có thật - Việc tính tốn máy tính thực đảm bảo tính xác - Các nghiệp vụ nhập liệu lưu theo thứ tự - Hàng hóa phát thiếu thừa xử lý kịp thời ́ uê Nhược điểm Đơn đặt hàng lập mà khơng có xét duyệt đặt nhầm hàng - Không quy định thời hạn luân chuyển chứng từ dẫn đến chậm trễ việc ́H - Hàng mua đường không theo dõi dẫn đến khơng phản ánh h xác giá trị hàng hóa ̣c K 3.1.3.2.Đánh giá nghiệp vụ xuất kho in - tê nhập liệu Ưu điểm ho Quá trình xuất bán hàng hóa giám sát nhân viên quản lý đơn vị, ại có chứng từ hợp lệ xuất cho chi nhánh khu vực Đ Nhược điểm ̀ng Xuất hàng hóa để bán dựa vào PXK chưa đủ để xuất, dễ xảy Tr ươ sai sót, gian lận q trình xuất 3.1.3.3.Đánh giá quản lý tồn kho Ưu điểm - Hàng hóa phẩm chất, hết hạn phát kịp thời thông qua kiểm kê - Từng loại hàng hóa bảo quản theo đặc điểm riêng loại - Hàng hóa lý bảo quản tốt Nhược điểm - Hàng hóa xuất bán không với nhu cầu thực đơn vị SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 69 Khóa luận tốt nghiệp - Không sử dụng tài khoản ngoại bảng để quản lý hàng hóa, khơng thuộc quyền kiểm sốt cơng ty 3.2 Một số ý kiến đề xuất nhằm tăng cường cơng tác kiểm sốt nội chu trình nhập xuất quản lí hàng hóa Cơng ty 3.2.1 Hồn thiện kiểm sốt quản lý - Cổ đông phải nhận thức tầm quan trọng Ban kiểm soát hoạt ́ Quyền hạn trách nhiệm Ban Kiểm soát phải quy định cách cụ ́H - uê động Cơng ty thể Ban kiểm sốt phải có vị tương đối độc lập cơng việc - Ban kiểm soát phải trao quyền sau h tê - in Kiểm sốt tồn hệ thống tài việc thực quy chế Công ̣c K ty Kiểm tra bất thường có yêu cầu Ban giám đốc ho Can thiệp vào hoạt động Cơng ty cần ại Có quyền yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm có giải pháp khắc phục hậu Tr ươ bị Mục tiêu kiểm sốt hướng đến Bảo vệ hàng hóa công ty không để ̀ng - Đ 3.2.2 Tăng cường cơng tác kiểm sốt vật chất - Đảm bảo hàng hóa đặt mua xuất bán cách hợp lí khoa học.Do cần biện pháp - Hệ thống kho, phòng ban phải khóa cẩn thận - Lắp đặt hệ thống camera để quản lý hàng hóa tốt - Quy định nhân viên công ty hạn chế truy cập vào trang web có nguy nhiễm virus cao, nhân viên phải thơng báo kịp thời máy tính nghi nhiễm virus cho phận IT xử lý.Thường xuyên in ấn tài liệu, lưu liệu quan trọng vào thiết bị lưu trữ SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 70 Khóa luận tốt nghiệp - Phải thường xuyên kiểm tra hệ thống điện, hệ thống mạng hệ thống phòng cháy chữa cháy công ty 3.2.3 Tăng cường công tác quản lý nhân - Công ty nên hạn chế việc giao quyền lớn hay kiêm nhiệm nhiều công việc cho nhân viên - Phịng nhân phải phối hợp với ban kiểm soát thường xuyên tổ chức ́ Kiểm tra đột xuất thường xuyên cơng việc cụ thể nhân viên 3.2.4 Hồn thiện kiểm sốt mơi trường tin học hóa ́H - thăm dị nội cơng ty tê Nhân viên phải yêu cầu đặt tên user password không trùng với tên h người sử dụng, không viết mật giấy máy, cần khỏi hệ in thống khơng sử dụng nữa, cần đặt mật mã cho file quan trọng, đảm bảo ̣c K thông tin không bị đánh cắp hay sử dụng bất hợp pháp 3.2.5 Hồn thiện kiểm sốt nội chu trình hàng hóa ho 3.2.5.1 Hồn thiện nghiệp vụ mua hàng, nhập kho - Đơn đặt hàng lập dựa yêu cầu mua hàng phê chuẩn từ ại người có thẩm quyền Trưởng cửa hàng, Giám đốc Người kí ĐĐH đối chiếu Đ thông tin ĐĐH với yêu cầu mua hàng phê chuẩn ̀ng - Người nhận hàng đếm, kiểm tra hàng đối chiếu với tên hàng, số lượng, quy cách, với đơn đặt hàng hợp đồng mua hàng yêu câu mua hàng phê Tr ươ chuẩn Các biên nhận hàng đánh số thứ tự đính kèm với hóa đơn tương ứng.Hóa đơn đánh số thứ tự theo biên nhận hàng ghi sổ theo trình tự - Lập bảng kê chi phí tính vào giá gốc hàng mua kế toán trưởng phê duyệt Kiểm tra tính tốn chứng từ trước ghi sổ Ghi định khoản Hóa đơn mua hàng Đối chiếu số liệu hàng mua vào thủ kho với kế tốn chi tiết 3.2.5.2 Hồn thiện nghiệp vụ xuất kho SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 71 Khóa luận tốt nghiệp - Trước xuất hàng hóa, kế tốn phải đối chiếu phiếu xuất kho với phiếu yêu cầu xuất hàng hóa khỏi kho Việc phê chuẩn xuất hàng hóa phải lập dựa lệnh sản xuất đơn hàng phê chuẩn - Tách biệt chức lập, duyệt, thủ kho kế toán.Bộ phận có nhu cầu hàng hóa phải lập phiếu PYCXH Cơng ty nên sử dụng phần mềm tính giá xuất vật tư kho để hạn chế sai sót.Phiếu xuất kho phải lập dựa phiếu yêu cầu ́ uê phê chuẩn ́H - Các nghiệp vụ xuất kho hàng hóa phải vào hợp đồng bán hàng đơn đặt hàng phê duyệt Kế tốn kiểm tra tính hợp pháp chứng từ đơn tê đặt hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn, phiếu vận chuyển, so sánh đối chiếu thông tin h chứng từ với nhau, đảm bảo thông tin trùng khớp với thực in việc ghi sổ.Sử dụng PXK đánh số thứ tự từ trước, ghi sổ theo thứ tự ̣c K Định kì đối chiếu số liệu vật tư, thành phẩm, hàng hóa xuất kho thẻ kho sổ kế toán chi tiết vật tư, thành phẩm, hàng hóa ho 3.2.5.3 Hồn thiện cơng tác quản lí kho - Mọi hàng hóa nhập kho phải có đầy đủ chứng từ chứng minh nguồn gốc.Sử ại dụng tài khoản ngoại để theo dõi vật tư, hàng hóa khơng thuộc quyền kiểm sốt Đ doanh nghiệp Quản lí riêng biệt HTK thuộc quyền kiểm sốt khơng thuộc ̀ng quyền doanh nghiệp phải có đánh giá HTK cách hợp lí Xây dựng mã cho hàng hóa.Quy định phương pháp tính giá HTK áp dụng quán Tr ươ kì kế tốn - Bộ phận kho phải độc lập với phận mua hàng, phận nhận hàng phận kế tốn Định kì phận độc lập kiểm kê đối chiếu số liệu với thẻ kho sổ kế toán chi tiết HTK đối chiếu số liệu thẻ kho sổ kế tốn chi tiết - Trình bày, khai báo đầy đủ thông tin liên quan đến HTK SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 72 Khóa luận tốt nghiệp PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kết luận Ngày nay, việc nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh mang lại lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp điều không quan taamtrong công tác quản lý doanh nghiệp Trong năm gần đây, Công ty TNHH Amart CN Huế đạt ́ uê kết hiệu với xu hội nhập cạnh tranh ngày khốc liệt lĩnh vực kinh doanh thương mại tồn nhiều rủi ro ́H thách thức Để ngăn ngừa, giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm chi phí, tăng khả cạnh tê tranh, tăng hiệu hoạt động kinh doanh thương mại yêu cầu nâng cao lực, h hiệu quản lí đặt cấp bách Một cơng cụ quản lí giúp in doanh nghiệp giải vấn đề đặt hệ thống kiểm sốt nội Có thể ̣c K nói hệ thống kiểm sốt nội có ý nghĩa sống cịn doanh nghiệp giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu đặt ra, ngăn ngừa, hạn chế rủi ro xảy ho Để cơng ty phát triển tồn diện bền vững,Công ty TNHH Amart CN Huế cần phải nỗ lực công tác tổ chức lãnh đạo, hoạt động kinh doanh thương mại ại khoa học, tăng cường kiểm tra, kiểm sốt để cơng ty hoạt động cách hiệu Đ ̀ng Sau phân tích tổng qt hệ thống kiểm sốt nội chu trình nhập xuất Tr ươ quản lí hàng hóa Cơng ty TNHH Amart CN Huế cịn gặp nhiều khó khăn với lực lãnh đạo giám đốc nỗ lực tất cán nhân viên công ty đxa đem lại thành cơng đáng khích lệ Chi nhánh không ngừng nỗ lực để mở rộng mạng lưới nhằm nâng cao lực cạnh tranh đem lại hiệu kinh doanh tốt Bên cạnh đó, cơng ty khơng ngừng linh hoạt đưa nhóm giải pháp tình mà gặp phải, u cầu cấp thiết cơng tác quản lí tổ chức kinh doanh đơn vị công ty Nó cung cấp thơng tin cần thiết hoạt động tiêu thụ hàng hóa hoạt động kinh doanh công ty, sở để nhà quản lí đưa phương pháp hữu hiệu nhằm điều chỉnh hoạt SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 73 Khóa luận tốt nghiệp động kinh doanh theo chiều hướng tốt hơn, nâng cao sức cạnh tranh thương trường Qua trình thực tập, dựa kiến thức học trường, qua tài liệu tham khảo, trình quan sát vận dụng vào tình hình thực tế Công ty, không tránh thiếu sót, tơi hồn thành luận văn tốt nghiệp “ Hệ thống ́ uê kiểm soát nội chu trình nhập xuất quản lí hàng hóa Cơng ty TNHH Amart Với mục đích nghiên cứu, hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội cơng ty, luận ́H văn đạt số kết cụ thể sau: tê Chương 1: Hệ thống hóa sở lý luận kiểm soát nội chu trình nhập h xuất quản lí hàng hóa in Chương 2: Khái quát số đặc điểm Cơng ty, sở ̣c K nêu bật lên thực trạng công tác kiểm sốt nội chu trình nhập xuất quản lí hàng hóa cơng ty TNHH Amart CN Huế ho Chương 3: Rút ưu điểm, mặt hạn chế đề xuất số ại ý kiến đề xuất nhằm tăng cường cơng tác kiểm sốt nội chu trình nhập xuất quản Đ lí hàng hóa cơng ty TNHH Amart CN Huế ̀ng Nhằm định hướng cho nội dung hoàn thiện, luận văn nêu phương hướng, yêu cầu nguyên tắc cần phải tuân thủ hồn thiện hệ Tr ươ thống kiểm sốt nội bộ, sở phân tích rủi ro với mục tiêu hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ, từ đưa giải pháp cụ thể, có khoa học, phù hợp với thực tế, có tính khả thi ứng dụng lâu dài Mặ dù vấn đề đưa cịn mang tính khái qt nhiều thiếu sót góp phần khơng nhỏ để cơng ty hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội nói chung hệ thống kiểm sốt nội chu trình nhập xuất quản lí hàng hóa nói riêng Tuy nhiên q trình nghiên cứu cịn nhiều hạn chế, kiến thức cịn hạn hẹp, luận văn khơng tránh khỏi thiếu sót hạn chế định Tơi mong nhận đóng góp ý SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 74 Khóa luận tốt nghiệp kiến từ phía thầy cơ, q ban lãnh đạo nhân viên cơng ty để luận văn hồn thiện hơn, có giá trị lý luận thực tiễn cao Kiến nghị Sau trình thực tập đơn vị cơng ty q trình chuẩn bị khóa luận tốt nghiệp, em xin có số kiến nghị sau ́ uê Đối với sinh viên thực tập: Bố trí thời gian hợp lí để hiểu rõ chất công việc thực tế đơn vị, thuận lợi cho trình học tập trường.Cần xây ́H dựng kế hoạch thực tập phù hợp khoa học, xem lại kiến thức học tê trường để củng cố phần lí thuyết cho khóa luận Nên tham khảo khóa Tr ươ ̀ng Đ ại ho ̣c K in h năm trước để có đề tài lạ có xu hướng cập nhật với xã hội SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 75 Khóa luận tốt nghiệp TÀI LIỆU THAM KHẢO Trần Thị Giang Tân(2016) Kiểm sốt nội Hồ Chí Minh: Nhà xuất Kinh tế TP Hồ Chí Minh Ths.Thái Phúc Huy(2010) Hệ thống thơng tin kế tốn – Tập Hồ Chí Minh: Nhà xuất Phương Đông Thư viện học viện mở Việt Nam Các trang web: vbpq.mof.gov.vn , … Các nghiên cứu liên quan năm trước Tr ươ ̀ng Đ ại ho ̣c K in h tê ́H ́ Nghị định kiểm toán nội 2016 tài uê SVTH: Nguyễn Thị Thanh Minh 76 ... trình nhập xuất quản lí hàng hóa đầu vào chu trình nhập xuất quản lí hàng hóa đầu chu trình bán hàng - thu tiền Bên cạnh đó, chu trình nhập xuất quản lí hàng hóa cịn có mối quan hệ chặt chẽ với chu. .. có hệ thống kiểm sốt nội 222 1.2 Kiểm soát nội chu trình nhập xuất quản lí hàng hóa 233 1.2.1 Khái qt chu trình nhập xuất quản lí hàng hóa 233 1.2.1.1 Khái niệm chu trình nhập xuất. .. quy trình bảo quản kiểm kê hàng hóa kho, cuối quy trình xuất hàng hóa kho ho 1.2.1.2 Chức chu trình nhập xuất quản lí hàng hóa ại a.Mua hàng nhập kho vật tư, thành phẩm, hàng hóa Đ Mua hàng chu