Bước đầu đánh giá chất lượng tóm tắt tài liệu tại một số thư viện viện nghiên cứu thuộc viện khoa học xã hội việt nam

Được sự gợi ý của cô giáo hướng dẫn, cũng như qua khảo sát ban đầu tại các thư viện thuộc Viện Khoa học Xã hội Việt Nam và nhận thấy tầm quan trọng của việc xử lý nội dung tài liệu, đặc

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HÓA HÀ NỘI

KHOA THƯ VIỆN – THÔNG TIN

  

BƯỚC ĐẦU ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG TÓM TẮT TÀI LIỆU TẠI MỘT SỐ THƯ VIỆN VIỆN NGHIÊN CỨU THUỘC VIỆN KHOA HỌC XÃ

HỘI VIỆT NAM

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN:

SINH VIÊN THỰC HIỆN:

LỚP:

Bạch Thị Thơm TV39

HÀ NỘI - 2011

Th.S Phạm Thị Thành Tâm

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

Chương 1: Ý NGHĨA CỦA CÔNG TÁC TÓM TẮT NỘI DUNG TÀI LIỆU CHUẨN TÓM TẮT TÀI LIỆU VÀ VẤN ĐỀ ÁP DỤNG CHUẨN TÓM TẮT TÀI LIỆU 4

1.1 Công tác xử lý tài liệu 4

1.1.1 Xử lý hình thức 4

1.1.2 Xử lý nội dung 4

1.2 Công tác tóm tắt tài liệu 7

1.2.1 Khái niệm tóm tắt tài liệu 7

1.2.2 Ý nghĩa tóm tắt tài liệu đối với hoạt động thông tin – thư viện 8

1.2.3 Yêu cầu đối với bài tóm tắt 9

1.3 Chuẩn tóm tắt tài liệu và vấn đề áp dụng chuẩn tóm tắt tài liệu 11

Chương 2: CHẤT LƯỢNG TÓM TẮT TÀI LIỆU TẠI MỘT SỐ THƯ VIỆN VIỆN NGHIÊN CỨU THUỘC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM 13

2.1 Vài nét về công tác tóm tắt tài liệu tại một số thư viện viện nghiên cứu thuộc Viện Khoa học Xã hội Việt Nam 13

2.1.1 Thư viện Viện Kinh tế và Chính trị Thế giới 15

2.1.2 Thư viện Viện Nghiên cứu Châu Âu 22

2.1.3 Thư viện Viện Nghiên cứu Đông Nam Á 27

2.1.4 Thư viện Viện Dân tộc học 32

2.1.5 Thư viện Viện Nhà nước và Pháp luật 38

2.1.6 Thư viện Viện Kinh tế Việt Nam 44

2.1.7 Thư viện Viện Nghiên cứu Tôn giáo .49

2.2 Chất lượng bài tóm tắt tài liệu tại một số thư viện viện nghiên cứu thuộc Viện Khoa học Xã hội Việt Nam 54

2.2.1 Nội dung bài tóm tắt 54

2.2.2 Hình thức bài tóm tắt 60

Chương 3: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 64

3.1 Nhận xét 64

3.1.1 Ưu điểm 64

3.1.2 Hạn chế 65

3.1.3 Nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng bài tóm tắt 65

3.2 Một số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng tóm tắt tài liệu tại các thư viện viện nghiên cứu thuộc Viện Khoa học Xã hội Việt Nam 66

KẾT LUẬN 70

TÀI LIỆU THAM KHẢO 71

PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Lý do chọn đề tài: Vốn tài liệu là cơ sở quan trọng quyết định đến vấn đề

tồn tại, phát triển cũng như khả năng hoạt động của thư viện Có thể nói không

có vốn tài liệu thì sẽ không có thư viện Vốn tài liệu càng đầy đủ, đáng tin cậy bao nhiêu thì khả năng phục vụ của thư viện càng được nâng lên bấy nhiêu

Ngày nay, với sự gia tăng không ngừng về số lượng tài liệu, NDT rất khó chọn lọc được các nguồn tin phù hợp và cần thiết với mình, do vậy rất cần có sự

hỗ trợ của các biện pháp xử lý nội dung từ cơ quan thông tin – thư viện

Trong công tác xử lý nội dung thông tin, ở chừng mực nào đó, làm tóm tắt có thể coi là công việc tiếp tục của hoạt động xử lý thư mục Qua bài tóm tắt, những thông tin chưa đầy đủ và chưa chính xác (nếu có) về các yếu tố của bản thư mục (đặc biệt là yếu tố nhan đề) cũng sẽ được làm sáng tỏ, dù đó không phải là mục đích chính của việc làm tóm tắt Mục đích của việc làm tóm tắt là giới thiệu cho NDT nội dung tài liệu gốc để họ có cơ sở đánh giá độ phù hợp của tài liệu so với yêu cầu của mình và sẽ quyết định có sử dụng tài liệu đó hay không

Được sự gợi ý của cô giáo hướng dẫn, cũng như qua khảo sát ban đầu tại các thư viện thuộc Viện Khoa học Xã hội Việt Nam và nhận thấy tầm quan trọng của việc xử lý nội dung tài liệu, đặc biệt là công tác tóm tắt nội dung tài liệu, lại chưa có nhiều đề tài khảo sát về chất lượng tóm tắt tài liệu nên tôi đã

mạnh dạn chọn đề tài cho khóa luận của mình là: “Bước đầu đánh giá chất

lượng tóm tắt tài liệu tại một số thư viện viện nghiên cứu thuộc Viện Khoa học Xã hội Việt Nam”

Nhiệm vụ nghiên cứu: Tìm hiểu công tác tóm tắt nội dung tài liệu tại

các thư viện viện nghiên cứu thuộc Viện Khoa học Xã hội Việt Nam Từ đó

đưa ra những giải pháp nhằm góp phần nâng cao chất lượng tóm tắt tài liệu tại

các viện nghiên cứu thuộc Viện Khoa học Xã hội Việt Nam

Đối tượng, phạm vi nghiên cứu:

Đối tượng: Bài tóm tắt và công tác tóm tắt tài liệu tại các thư viện viện nghiên cứu thuộc Viện Khoa học Xã hội Việt Nam

Phạm vi nghiên cứu: Hiện nay Viện Khoa học Xã hội Việt Nam có 30

thư viện thuộc 30 viện nghiên cứu chuyên ngành và 02 thư viện thuộc Bảo tàng Dân tộc học Việt Nam và Tạp chí Khoa học xã hội Việt Nam, tuy nhiên

do giới hạn về thời gian, trình độ tôi chỉ xin khảo sát thư viện của 7 viện nghiên cứu có công tác xử lý nội dung tài liệu được thực sự quan tâm để thuận lợi cho việc đánh giá sau này Đó là Thư viện Viện Kinh tế và Chính trị Thế giới; Thư viện Viện Nghiên cứu Châu Âu; Thư viện Viện Đông Nam Á; Thư viện Viện Dân tộc học; Thư viện Viện Nhà nước và Pháp luật; Thư viện

Viện Kinh tế Việt Nam; Thư viện Viện Tôn giáo

Phương pháp nghiên cứu: Khảo sát thực tiễn, phỏng vấn cán bộ thư viện, tổng hợp, phân tích tài liệu

Kết cấu khóa luận: Ngoài lời nói đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài

liệu tham khảo, khóa luận gồm 3 chương:

Chương 1: Ý nghĩa của công tác tóm tắt tài liệu Chuẩn tóm tắt tài liệu và vấn đề áp dụng chuẩn tóm tắt tài liệu

Chương 2: Chất lượng tóm tắt tài liệu tại một số thư viện viện nghiên cứu thuộc Viện Khoa học Xã hội Việt Nam

Chương 3: Nhận xét và kiến nghị

Mặc dù đã rất cố gắng để thực hiện đề tài, song do giới hạn về thời gian, kinh nghiệm và trình độ nghiệp vụ còn nhiều hạn chế nên khóa luận sẽ không tránh khỏi những thiếu sót về nội dung và cách trình bày, tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo, các cán bộ thư viện và NDT để khóa luận được hoàn chỉnh hơn

Qua đây, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến cô giáo hướng dẫn Th.S Phạm Thị Thành Tâm cùng toàn thể các thầy cô trong khoa Thư viện – thư viện, trường Đại học Văn hoá Hà Nội, các cán bộ làm việc tại các thư viện và trung tâm thông tin viện nghiên cứu thuộc Viện Khoa học Xã hội Việt Nam đã nhiệt tình giúp đỡ tôi trong quá trình hoàn thiện khóa luận này

Hà Nội, tháng 6 năm 2011 Sinh viên thực hiện Bạch Thị Thơm

Chương 1

Ý NGHĨA CỦA CÔNG TÁC TÓM TẮT NỘI DUNG

TÀI LIỆU CHUẨN TÓM TẮT TÀI LIỆU VÀ VẤN ĐỀ

ÁP DỤNG CHUẨN TÓM TẮT TÀI LIỆU

1.1 Công tác xử lý tài liệu

Để có thông tin về tài liệu một cách chính xác, đầy đủ, phù hợp với yêu cầu của NDT thì khâu xử lý tài liệu đóng vai trò hết sức quan trọng Xử lý tài liệu là công đoạn thứ hai trong dây chuyền thông tin tư liệu, là cơ sở để tiến hành lưu trữ, tìm và phổ biến thông tin Xử lý tài liệu bao gồm hai phần công việc là mô tả thư mục (xử lý hình thức tài liệu) và mô tả nội dung tài liệu (xử

lý nội dung tài liệu), hai khâu này gắn bó chặt chẽ với nhau trong quá trình xử

lý tài liệu

1.1.1 Xử lý hình thức

Xử lý hình thức hay còn gọi là mô tả thư mục tài liệu, là một khâu công tác kỹ thuật quan trọng trong quá trình xử lý tài liệu, là việc lựa chọn những dẫn liệu đặc trưng của một tài liệu, trình bày chúng theo những quy tắc nhất định giúp NDT có khái niệm về tài liệu trước khi được tiếp xúc trực tiếp với tài liệu Mô tả thư mục là cơ sở chủ yếu để xây dựng các loại mục lục, hộp phiếu và biên soạn các bản thư mục

Mô tả đúng, đầy đủ những thông tin cần thiết về tài liệu và tuân theo những quy tắc thống nhất sẽ góp phần nâng cao chất lượng mục lục tài liệu, giúp NDT tra cứu tài liệu được thuận lợi, nhanh chóng

1.1.2 Xử lý nội dung

Trong hoạt động thông tin – thư viện công tác xử lý nội dung tài liệu có

ý nghĩa vô cùng quan trọng Kết quả của công tác xử lý nội dung tài liệu cho phép NDT nắm được mọi thông tin chi tiết về một tài liệu hoặc một nhóm tài liệu trên các phương diện: hình thức, nội dung, công dụng để từ đó tiến hành

lựa chọn một cách thuận lợi, chính xác, nhanh chóng và phù hợp với nhu cầu của mình

Xử lý nội dung tài liệu là một phần công việc của khâu xử lý tài liệu

Đó là quá trình phân tích nội dung tài liệu và phản ánh những thông tin đặc trưng về nội dung tài liệu bằng các hình thức trình bày mà cơ quan thông tin – thư viện sử dụng như: ký hiệu phân loại, từ khóa, đề mục chủ đề, bài tóm tắt, bài chú giải, bài tổng luận… Tùy thuộc vào điều kiện của thư viện hoặc của yêu cầu của NDT mà có thể tiến hành xử lý nội dung tài liệu theo nhiều hình thức khác nhau, các hình thức cơ bản của xử lý nội dung tài liệu bao gồm: phân loại, định từ khóa, định chủ đề, tóm tắt, chú giải, tổng luận…

Xử lý nội dung tài liệu nhằm mục đích thông báo cho NDT nội dung của tài liệu, giúp cho việc tổ chức, sắp xếp tài liệu trong kho, đồng thời tạo ra các công cụ lưu trữ và tra cứu tin theo nội dung (hệ thống mục lục, bộ phiếu chuyên đề, các ấn phẩm thông tin và các cơ sở dữ liệu) Xử lý nội dung tài liệu sẽ giúp NDT tra tìm tài liệu theo nhiều khía cạnh, góc độ khác nhau: Theo môn ngành tri thức (lĩnh vực khoa học), chủ đề (từng vấn đề cụ thể), từ khóa, từ chuẩn và ở chừng mực nào đó có thể đáp ứng được nhu cầu thông tin của NDT mà không cần tài liệu gốc

Những hình thức xử lý nội dung chủ yếu

Phân loại tài liệu: Là quá trình xử lý nội dung tài liệu, trong đó dùng

các ký hiệu phân loại để mô tả nội dung tài liệu với mục đích xếp giá và tổ chức mục lục phân loại Các ký hiệu này được rút ra trên cơ sở một bảng phân loại cụ thể mà thư viện hoặc cơ quan thông tin sử dụng

Kết quả của quá trình phân loại là ký hiệu phân loại Đây là dạng ngôn ngữ tư liệu được sử dụng để đánh chỉ số cho các tài liệu theo các môn ngành tri thức Ký hiệu phân loại là ngôn ngữ nhân tạo do các nhà thư viện – thư mục trong quá trình biên soạn bảng phân loại đã lập ra và quy ước để biểu đạt khái niệm, các vấn đề theo cấu trúc của bảng phân loại Chúng được thể hiện

bằng các chữ số Ả Rập hoặc chữ cái hoặc hỗn hợp chữ số và chữ cái được quy ước đặc trưng cho các khái niệm cụ thể.Với việc xử lý tài liệu theo phân loại, có thể tổ chức mục lục và các phương tiện tra cứu theo môn ngành tri thức, và được ứng dụng trong sắp xếp tài liệu Việc sắp xếp sách và tài liệu trên giá theo phân loại rất thuận lợi cho việc sử dụng, tìm kiếm và quản lý kho sách Ngoài ra phân loại còn được ứng dụng để tổ chức, tạo lập, sắp xếp các

đề mục trong bản thư mục, hoặc sắp xếp các kho tài liệu của cơ quan xuất bản, hiệu sách, triển lãm sách, biên soạn thư mục, đặc biệt là thư mục thông báo sách mới

Định chủ đề tài liệu: Là quá trình xử lý nội dung nhằm xác định đề tài

và khía cạnh nghiên cứu của tài liệu Kết quả của quá trình này được thể hiện bằng các đề mục chủ đề

Đề mục chủ đề (hay còn gọi là tiêu đề đề mục) là một dạng ngôn ngữ

tư liệu, được sử dụng để mô tả một cách ngắn gọn chủ đề của nội dung và các góc độ nghiên cứu của nội dung chủ đề cũng như hình thức của tài liệu Đó là những dấu hiệu giúp cho các cơ quan thông tin – thư viện có thể tạo lập các điểm truy cập cho người đọc, NDT tiếp cận với vốn tài liệu hoặc thông tin theo chủ đề Khác với ký hiệu phân loại, đề mục chủ đề được xây dựng trên

cơ sở ngôn ngữ tự nhiên có kiểm soát về mặt từ vựng Căn cứ vào nội dung thông tin mà đề mục chủ đề phản ánh, mỗi đề mục chủ đề có thể là tên gọi của một sự vật, hiện tượng, một vấn đề thuộc một chuyên ngành tri thức hoặc liên quan đến nhiều bộ môn tri thức Đề mục chủ đề có thể là tên gọi của một vùng, một nước hoặc một chữ viết tắt Tất cả các đề mục chủ đề đều được coi ngang hàng nhau, không phân chia thứ bậc

Định từ khóa tài liệu: Là quá trình phân tích nội dung tài liệu và mô tả

những nội dung chính của tài liệu bằng một tập hợp các từ khóa nhằm phục

vụ cho việc cho việc lưu trữ và tìm tài liệu trong cơ sở dữ liệu Nói cách

khác, định từ khóa là thiết lập một tập hợp từ khóa làm phương tiện chỉ dẫn đến tài liệu, còn được gọi là xây dựng mẫu tìm tài liệu

Từ khóa là các từ hoặc cụm từ đủ nghĩa và ổn định, biểu thị những khái niệm cơ bản của nội dung tài liệu và có thể sử dụng để tìm tài liệu trong cơ sở

dữ liệu khi có yêu cầu tin chứa từ hay cụm từ đó Mỗi từ khóa là một điểm tìm tin độc lập

Khi tiến hành xử lý nội dung tài liệu bằng từ khóa, có thể sử dụng từ khóa tự do và từ khóa có kiểm soát Từ khóa được quy ước và kiểm soát về mặt từ vựng đạt đến mức chuẩn về ngôn ngữ được gọi là từ chuẩn Từ chuẩn

là một từ, cụm từ được sử dụng với tư cách là thuật ngữ làm chỉ mục

Chú giải tài liệu: Là trình bày bằng văn bản những chú thích và dẫn

giải ngắn gọn cho tài liệu về những đặc điểm hình thức và/hoặc nội dung, làm sâu thêm những thông tin trong mô tả thư mục hoặc bổ sung thông tin không

có trong mô tả thư mục nhằm giúp NDT hiểu rõ hơn về tài liệu, từ đó quyết định có lựa chọn tài liệu hay không

Làm tổng luận tài liệu: Là việc phân tích tổng hợp nhiều nguồn thông

tin cấp một khác nhau có nội dung về cùng một vấn đề rồi trình bày dưới dạng một bài viết cô đọng, ngắn gọn, tổng hợp có hệ thống nhằm phản ánh hiện trạng của vấn đề, đánh giá mức độ ảnh hưởng của vấn đề, dự báo xu hướng phát triển của vấn đề và có thể đề xuất các biện pháp để giải quyết vấn đề

Thông tin tổng luận được dùng cho đối tượng NDT là các nhà lãnh đạo, các nhà chuyên môn

1.2 Công tác tóm tắt tài liệu

1.2.1 Khái niệm tóm tắt tài liệu

Theo Từ điển Tiếng Việt, tóm tắt là “rút gọn, thu ngắn nội dung thành những điểm chính”

Theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 214/1976, tóm tắt là trình bày bằng văn bản một cách đầy đủ, chính xác và ngắn gọn nội dung chính của tài liệu gốc

mà không kèm theo lời bình luận nào từ phía người làm tóm tắt

TCVN 4524:2009, Thuật ngữ “bài tóm tắt” thể hiện sự trình bày lại một cách chính xác và vắn tắt nội dung của tài liệu mà không thêm giải thích hay phê phán nào và không phân biệt ai là người viết tóm tắt

Tóm tắt là công đoạn xử lý nội dung mà ở đó người ta cô đọng nội dung của tài liệu bằng một bài viết ngắn gọn Sản phẩm là bài tóm tắt – thông tin cấp hai – trình bày ngắn gọn những nội dung chính của tài liệu gốc (hoặc một phần của tài liệu gốc) phù hợp mục đích sử dụng, tính chất và giá trị sử dụng của tài liệu gốc, được thể hiện bằng ngôn ngữ tự nhiên

Bài tóm tắt được phân chia làm nhiều loại theo các tiêu chí khác nhau: Phân loại theo hình thức thể hiện bài tóm tắt, có bài tóm tắt dạng văn bản và bài tóm tắt dạng phi văn bản

Phân loại theo mức độ phân tích thông tin của tài liệu gốc, có bài tóm tắt chỉ dẫn, bài tóm tắt thông tin và bài tóm tắt hỗn hợp

 Tóm tắt chỉ dẫn: Là thể loại tóm tắt nêu vấn đề chủ yếu của nội dung tài liệu gốc nhằm thông báo sự xuất hiện của tài liệu Đây là thể loại thông dụng nhất, được hầu hết các cơ quan thông tin – thư viện sử dụng

 Tóm tắt thông tin: Là tóm tắt nội dung tài liệu gốc, trong một số trường hợp bài tóm tắt thông tin có khả năng thay thế tài liệu gốc Thể loại tóm tắt này được sử dụng ít hơn vì nó đòi hỏi phải đầu tư nhiều thời gian, công sức và trình độ

 Tóm tắt hỗn hợp: Là loại tóm tắt kết hợp cả hai hình thức trên

1.2.2 Ý nghĩa của công tác tóm tắt tài liệu đối với hoạt động thông tin – thư viện

Đối với NDT: Thông báo cho NDT về sự xuất hiện, đặc tính và nội

dung chính xác của tài liệu gốc, trên cơ sở đó NDT có thể lựa chọn được tài

liệu gốc phù hợp với yêu cầu của mình Trong một số trường hợp NDT có thể

có được những thông tin cần thiết từ bài tóm tắt mà không cần tìm đến tài liệu gốc NDT không phải mất nhiều thời gian và công sức cũng có thể hiểu được đầy đủ và chính xác nội dung của tài liệu gốc mà không phụ thuộc vào kiến thức của họ về ngôn ngữ tài liệu gốc Có thể nói bài tóm tắt chính là cầu nối thực hiện mối liên hệ giữa tác giả tài liệu gốc – tài liệu gốc – người sử dụng

Đối với cán bộ thông tin – thư viện: Bài tóm tắt giúp cán bộ thông tin

– thư viện nắm được nội dung tài liệu có trong kho, họ có thể chủ động hơn trong việc giải đáp các yêu cầu tin, đặc biệt là những yêu cầu giải đáp cụ thể

về nội dung tài liệu Dựa vào bài tóm tắt, người cán bộ thông tin – thư viện có thể dễ dàng xác định các thuật ngữ cho mẫu tìm của tài liệu Thuận lợi trong việc làm tổng luận, tổng quan thông tin, hoàn thiện và phát triển các kỹ năng viết văn bản, kỹ năng phân tích, tổng hợp nội dung tài liệu

Ngoài ra, bài tóm tắt còn được sử dụng để tạo ra một số sản phẩm thông tin khác như: thư mục tóm tắt, ấn phẩm thông tin hỗn hợp, tạp chí tóm tắt

1.2.3.Yêu cầu đối với bài tóm tắt

Về hình thức:

Bài tóm tắt phải đảm bảo tính ngắn gọn, nghĩa là phải đảm bảo lượng

thông tin tối đa trong hình thức diễn đạt tối thiểu về khối lượng từ ngữ nhưng phải đơn giản, trong sáng, dễ hiểu

Ngôn ngữ của bài tóm tắt phải thật rõ ràng, trong sáng và cụ thể, câu văn phải đơn nghĩa. Nên tránh trùng lặp, tránh dùng những câu phức hợp, câu nghi vấn, tối nghĩa, câu thừa, không dùng thuật ngữ trừu tượng, đa nghĩa, không dùng tính động từ và trạng động từ, những mệnh đề đệm và tiếng đệm kiểu “như đã chỉ rõ ở trên”, “như đã nói ở đoạn trước”, “như vậy”,… Hình thức diễn đạt trong bài tóm tắt phải thật mạch lạc và logic

Những âm tiết tiếng Việt có dấu thanh, những âm tiết đồng nghĩa khi

sử dụng i (i ngắn) hoặc y (y dài),… nên viết theo cách viết trong Từ điển tiếng Việt xuất bản mới nhất hoặc theo quy định cụ thể của Hệ thống tìm tin

Những thuật ngữ dịch hoặc phiên âm từ tiếng nước ngoài nên viết theo các Tiêu chuẩn Việt Nam, các từ điển chuyên ngành hoặc đa ngành, từ điển tìm tin (Thesaurus), từ điển từ khóa quy ước hoặc các quy định khác mà cơ quan thông tin thư viện quy ước sử dụng cho một Hệ thống tìm tin cụ thể nào đó

Những thuật ngữ và cụm từ được sử dụng nhiều lần trong bài tóm tắt thì được thay thế bằng từ viết tắt và được ghi vào ngoặc đơn ngay sau lần dùng đầu tiên của thuật ngữ đó, về sau chỉ dùng từ chữ viết tắt mà không cần

để trong ngoặc nữa Ví dụ: “Cách mạng khoa học – kỹ thuật (CM KHKT)”

Về nội dung:

Để giới thiệu nội dung tài liệu gốc, bài tóm tắt trước hết phải tập trung

sự chú ý của người đọc đến (nguồn) thông tin, đồng thời phải nêu bật được mục đích của tài liệu, những vấn đề, phương pháp chủ yếu, những tiền đề lý luận và kết luận của tác giả

Bài tóm tắt phải đảm bảo tính đầy đủ, gọi là tiêu chuẩn định lượng

thông tin Đây là yêu cầu đảm bảo sao cho toàn bộ thông tin cơ bản của nội dung tài liệu gốc được chuyển tải sang bài tóm tắt

Bài tóm tắt đảm bảo tính chính xác và khách quan, gọi là tiêu chuẩn

định tính thông tin Theo yêu cầu này, những thông tin cơ bản của nội dung tài liệu gốc khi được chuyển tải sang bài tóm tắt phải đảm bảo đúng nguyên vẹn giá trị khoa học và tư tưởng như nó đã có trong tài liệu gốc Nội dung của bài tóm tắt phải phù hợp với nội dung nguyên bản Không được thay đổi hoặc

bổ sung vào nội dung cơ bản của tài liệu, không thay thế quan điểm của tác giả bằng ý kiến của người tóm tắt Trong trường hợp ngoại lệ, người tóm tắt

có thể ghi ý kiến bất đồng cơ bản với tác giả vào phần chú thích

1.3 Chuẩn tóm tắt tài liệu và vấn đề áp dụng chuẩn tóm tắt tài liệu

Tóm tắt tài liệu thường được thực hiện theo phương pháp tự do, người cán bộ dựa vào kinh nghiệm, sự hiểu biết của mình để làm, vì vậy chưa có sự thống nhất Chính vì nhận thức được điều đó, cũng như nhận thức được tầm quan trọng của việc tóm tắt tài liệu, các cơ quan chức năng cũng đã có sự quan tâm nhất định tới việc ban hành các chuẩn về tóm tắt Trong đó đáng kể đến TCVN 4524-1988: Xử lý thông tin, bài tóm tắt và bài chú giải do Tổng cục Tiêu chuẩn – Đo lường – Chất lượng phối hợp với Viện Thông tin Khoa học kỹ thuật Trung ương (nay là Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia) biên soạn, có hiệu lực từ 01/01/1989 Trong đó, bên cạnh những quy định chung và quy định cho bài chú giải, còn gồm những quy định cụ thể, chi tiết

về bài tóm tắt:

- Định nghĩa

- Cấu trúc gồm hai phần chính: mô tả thư mục và phần tóm tắt

- Hình thức diễn đạt bài tóm tắt: cô đọng, chính xác, thuật ngữ

chuẩn hóa, từ viết tắt v.v…

Theo kết quả khảo sát của tác giả Phan Huy Quế trong đề tài: “Nghiên

cứu áp dụng các chuẩn lưu trữ và trao đổi thông tin trong Hệ thống Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia” – Báo cáo tổng kết đề tài cấp Bộ 2003,

trong 34 thư viện và cơ quan thông tin các bộ ngành, các thư viện và cơ quan thông tin trường đại học, các cơ quan trung tâm khoa học và công nghệ địa phương và một số thư viện lớn thì chỉ có 15 thư viện áp dụng chuẩn tóm tắt tài liệu (chiếm khoảng 44 %) Kết quả này cho thấy việc áp dụng chuẩn tóm tắt ở các thư viện và cơ quan thông tin trên cả nước là chưa nhiều

Ở 7 thư viện viện nghiên cứu thuộc Viện Khoa học Xã hội Việt Nam cũng vậy, qua khảo sát thực tế thì chỉ có Thư viện Viện Kinh tế Việt Nam là

có áp dụng tiêu chuẩn về tóm tắt TCVN 4524: 1988, nhưng tiêu chuẩn này đã lỗi thời Điều này ảnh hưởng đến chất lượng bài tóm tắt ở các thư viện này

Năm 2009, TCVN 4524/2009: Tư liệu – Bài tóm tắt cho xuất bản phẩm

và tư liệu ra đời do Ban Kỹ thuật Tiêu chuẩn quốc gia TCVN/TC46 Thông tin

tư liệu biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố thay thế cho TCVN 4514: 1988 đã lỗi thời TCVN 4524: 2009 tương đương với ISO 214: 1976

Tiêu chuẩn này quy định:

- Phạm vi áp dụng: Hướng dẫn cho việc chuẩn bị và trình bày các

bài tóm tắt tài liệu

- Thuật ngữ và định nghĩa

- Mục đích và cách sử dụng bài tóm tắt

- Xử lý nội dung tài liệu: mục đích, phương pháp, kết quả và kết

luận bài tóm tắt

- Cách trình bày và văn phong bài tóm tắt

Tuy nhiên, việc áp dụng tiêu chuẩn này cũng chưa được rộng rãi Đến thời điểm hiện tại, qua khảo sát 7 thư viện viện nghiên cứu thuộc Viện Khoa học Xã hội Việt Nam, cho thấy chưa có thư viện nào áp dụng chuẩn tóm tắt này

Chương 2 CHẤT LƯỢNG TÓM TẮT TÀI LIỆU TẠI MỘT SỐ THƯ VIỆN VIỆN NGHIÊN CỨU

THUỘC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM

2.1 Vài nét về công tác tóm tắt tài liệu tại một số thư viện viện nghiên cứu thuộc Viện Khoa học Xã hội Việt Nam

Viện KHXH Việt Nam (tên giao dịch quốc tế là Vietnam Academy of Social Sciences) được thành lập ngày 2 tháng 12 năm 1953 là cơ quan sự nghiệp thuộc Chính phủ có chức năng nghiên cứu những vấn đề cơ bản về khoa học xã hội Việt Nam; cung cấp luận cứ khoa học cho việc hoạch định đường lối, chiến lược, quy hoạch và chính sách phát triển nhanh, bền vững theo định hướng xã hội chủ nghĩa; tổ chức tư vấn và đào tạo sau đại học về khoa học xã hội; tham gia phát triển tiềm lực khoa học xã hội của cả nước

Viện KHXH Việt Nam đã có một quá trình phát triển nhanh chóng Ban nghiên cứu Văn – Sử – Địa là tiền thân của Viện KHXH Việt Nam, trải qua các thời kỳ phát triển với nhiều tên gọi khác nhau: Ủy ban KHXH Việt Nam, Viện KHXH Việt Nam, Trung tâm Khoa học Xã hội và Nhân văn Quốc gia Đến nay, Viện KHXH Việt Nam đã có một đội ngũ đông đảo những người làm công tác nghiên cứu khoa học, đào tạo và tư vấn chính sách với khoảng 1.500 người, trong đó có hơn 600 cán bộ có học hàm giáo sư, phó giáo sư, học vị tiến sỹ khoa học tiến sỹ, thạc sỹ cùng phần lớn số cán bộ còn lại là cử nhân ở các ngành khác nhau làm việc trong 30 Viện Nghiên cứu, 5

cơ quan giúp việc Chủ tịch Viện, 4 cơ quan sự nghiệp và 2 nhà xuất bản

Trong quan hệ quốc tế, Viện KHXH Việt Nam đã ký văn bản hợp tác khoa học với nhiều viện nghiên cứu và trường đại học trên thế giới, như: Viện Hàn lâm khoa học Nga; Viện Hàn lâm khoa học xã hội Trung Quốc; Hội đồng khoa học xã hội Pháp, Hội đồng Khoa học xã hội Hoa Kỳ, Đại học Quốc gia

Tokyo (Nhật Bản), Đại học Yonsei (Hàn Quốc), Viện Hàn lâm Hoàng gia Campuchia, Viện Khoa học xã hội quốc gia Lào,… Viện cũng mở rộng các quan hệ hợp tác với các tổ chức quốc tế đa phương nhằm chia sẻ thông tin, trao đổi học thuật, phối hợp nghiên cứu, hội thảo và đào tạo cán bộ Viện KHXH Việt Nam là thành viên của Hội các Viện Hàn lâm thế giới

Trong quá trình xây dựng và phát triển, Viện KHXH Việt Nam đã có nhiều đóng góp quan trọng vào sự phát triển của khoa học xã hội và nhân văn nước nhà Hàng nghìn đầu sách đã được công bố Hàng vạn bài báo khoa học trong và ngoài nước Nhiều chương trình nghiên cứu cấp Nhà nước, đề tài độc lập cấp Nhà nước và cấp Bộ được thực hiện thuộc các lĩnh vực chính trị, kinh

tế, văn hóa, xã hội,… phục vụ đắc lực sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc của nhân dân Việt Nam

Trong thời kỳ đổi mới và phát triển đất nước hiện nay, Viện KHXH Việt Nam tập trung nghiên cứu về kinh nghiệm phát triển trên thế giới, dự báo

xu hướng phát triển chủ yếu trên thế giới và khu vực, đánh giá những tác động nhiều mặt của quá trình toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế đến sự phát triển toàn cầu, khu vực và Việt Nam; nghiên cứu những khía cạnh khoa học

xã hội của sự phát triển khoa học và công nghệ và nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, nghiên cứu những vấn đề về dân tộc, tôn giáo, lịch

sử, văn hóa nhằm phát huy sức mạnh toàn dân tộc trong sự nghiệp xây dựng

và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam; nghiên cứu, tổ chức biên soạn những bộ sách lớn, tiêu biểu cho tinh thần của trí tuệ Việt Nam và thế giới phục vụ công tác nghiên cứu, giáo dục và truyền bá tri thức và khoa học xã hội

Đóng góp không nhỏ vào sự nghiệp của các viện đó là hệ thống các thư viện Hiện nay, hệ thống các thư viện của Viện KHXH Việt Nam gồm 30 thư viện thuộc 30 viện nghiên cứu chuyên ngành và 02 thư viện thuộc Bảo tàng Dân tộc học Việt Nam và Tạp chí Khoa học xã hội Việt Nam Hệ thống thư viện này cung cấp, lưu trữ và phổ biến các tài liệu, thông tin để phục vụ công

tác nghiên cứu khoa học của Viện KHXH Việt Nam và nhiều yêu cầu khác của xã hội về xã hội và nhân văn

Nguồn tư liệu khoa học của Viện được bổ sung và phát triển không ngừng Hàng năm Viện KHXH Việt Nam quan tâm dành kinh phí từ hoạt động khoa học của Viện cho việc mua sách, báo, tạp chí, tư liệu ở trong nước

và xử lý thông tin, bảo quản sách báo, thực hiện tin học hoá công tác thư viện Ngoài nguồn kinh phí được cấp cho hoạt động thường xuyên, Nhà nước còn cung cấp một lượng ngoại tệ để mua sách ngoại văn cho các thư viện

2.1.1 Thư viện Kinh tế và Chính trị Thế giới

Thư viện Viện kinh tế và Chính trị Thế giới được thành lập năm 1983 cùng với sự ra đời của Viện kinh tế và Chính trị Thế giới Năm 2003 số lượng tài liệu của thư viện đã tăng gấp đôi so với những số lượng đầu những năm

80 với gần 12.000 cuốn sách bằng tiếng Anh, Pháp, Nga, Việt; 14.000 đầu tư liệu từ nhiều nguồn khác nhau; 65 đầu tạp chí bằng các thứ tiếng khác nhau

Để tăng cường nguồn bổ sung ngoài ngân sách, thư viện đã nhận được hơn 20 loại tạp chí thông qua mở rộng quan hệ trao đổi với hơn 20 địa chỉ xuất bản tạp chí có uy tín từ nhiều quốc gia như: Singapore, Philippin, Hungari,… Năm 1994 thư viện trở thành thành viên của chương trình thư viện ngân hàng thế giới, theo đó được hưởng các dịch vụ cung cấp ấn phẩm nhận từ ngân hàng lên tới gần 2000 cuốn/ năm

Hiện nay vốn tài liệu của Thư viện đã lên tới trên 20.000 tài liệu đề cập đến nhiều lĩnh vực khoa học cơ bản và chuyên ngành kinh tế được viết các thứ tiếng Anh, Pháp, Việt,…Trong đó chủ đề kinh tế chiếm 87,14%, chủ

đề chính trị chiếm 9, 96%, các lĩnh vực khác chiếm 3%

Tài liệu sách trong Thư viện chiếm một số lượng chủ yếu với khoảng 15.660 cuốn đề cập tới các lĩnh vực khoa học tự nhiên, khoa học xã hội đặc biệt là kinh tế các nước trên thế giới Do thư viện không tiến hành phân loại nên sách được xếp theo số đăng ký đặc biệt với các ký hiệu đặc biệt: Vn( Việt

nhỏ), Vt (Việt to), Vv (Việt vừa), Lv ( Latinh vừa), Lt ( Latinh to), Vh ( Văn học), Tđ (Từ điển)

Tài liệu là báo tạp chí có 4426 bản với hơn 64 loại đề cập tới các lĩnh vực: chính trị, xã hội, văn học, nghệ thuật…Và đặc biệt là chuyên ngành kinh

tế Báo tạp chí được ký hiệu: TVC ( Tạp chí Việt ), TLC ( Tạp chí La tinh), TSC (Tạp chí Nga), BV ( Báo Việt) Còn lại là các loại hình tài liệu khác

Trung tâm thông tin thư viện đang sử dụng phần mềm CDS/ ISIS để xây dựng CSDL, quản lý tài liệu và tìm tin Hiện nay, Thư viện đã xây dựng được 13 CSDL, gồm:

1 CSDL Sách Viện Kinh tế và Chính trị Thế giới ( SHV)

2 CSDL Sách đề tài 2006 ( SHR)

3 CSDL Sách tiếng Nga ( SHR)

4 CSDL Bài báo, tạp chí ( TC)

5 CSDL Bài báo, tạp chí tiếng Nga ( TCR)

6 CSDL Bài báo, tạp chí tiếng Anh ( TR)

7 CSDL Sách Viện KHXH Việt Nam ( STT)

8 CSDL Bài báo, tạp chí viện KHXH Việt Nam

Công tác tóm tắt tài liệu tại Thư viện Viện Kinh tế và Chính trị Thế giới

Thư viện Viện Kinh tế và Chính trị Thế giới áp dụng tóm tắt chỉ dẫn đối với tài liệu sách, luận án, luận văn, áp dụng tóm tắt thông tin đối với bài trích tạp chí Không làm tóm tắt đối với tài liệu là từ điển, tài liệu là tác phẩm văn học Quá trình tóm tắt tài liệu tại thư viện Kinh tế và Chính trị Thế giới gồm các bước sau:

 Phân tích nội dung tài liệu gốc

Thư viện Viện Kinh tế và Chính trị Thế giới tiến hành tóm tắt tài liệu trong khâu xử lý tiền máy cùng với định chủ đề và định từ khóa tài liệu Do

đó bước phân tích nội dung tài liệu gốc chỉ cần xác định nội dung tài liệu gốc theo trình tự từ khái quát đến chi tiết, từ nông đến sâu, từ thấp đến cao

Ở bước này, người cán bộ làm tóm tắt phân tích tài liệu để nắm được các vấn đề của tài liệu gốc được trình bày như thế nào, từ đó xác định được vấn đề nào là trọng tâm, vấn đề nào là thứ yếu trong tài liệu được làm tóm tắt

Trong quá trình nghiên cứu và phân tích tài liệu gốc, người làm tóm tắt không bỏ qua vấn đề khó hiểu, thuật ngữ, tên lạ Trong trường hợp này người làm tóm tắt đọc kỹ chính văn tài liệu gốc, sử dụng các tài liệu tra cứu, hoặc tham khảo ý kiến các chuyên gia để làm rõ vấn đề, thuật ngữ

 Lựa chọn thông tin để làm tóm tắt

Đây là quá trình người làm tóm tắt tách ra khỏi tài liệu những thông tin phục vụ cho xây dựng bài tóm tắt Người làm tóm tắt lựa chọn, cô đọng thông tin về chủ đề và những thông tin triển khai từ chủ đề ấy để rút ra nét đặc trưng tổng quát về nội dung tài liệu gốc sau đó ghi chép theo kết cấu logic của chính văn tài liệu gốc, lần lượt theo các vấn đề được giải quyết trong tài liệu gốc

Đối với những tài liệu nghiên cứu chuyên sâu về một vấn đề, đặc biệt là luận văn, luận án, cán bộ làm tóm tắt ở Thư viện Viện Kinh tế và Chính trị Thế giới thường lấy thông tin từ nhan đề, lời nói đầu và theo dàn ý trình bày của tác giả trong các chương, đề mục tài liệu gốc

Ví dụ 1:

Tên đề tài: Cơ sở lý luận và thực tiễn cho việc xây dựng khu kinh tế mở Lào

Cai: Đề tài cấp Bộ/ Nguyễn Xuân Thắng._ H.: Viện Khoa học Xã hội Việt Nam: Viện Kinh tế và Chính trị Thế giới, 2008

(CSDL DTKH Viện kinh tế và Chính trị Thế giới KHK: Phòng lưu trữ, Văn phòng Viện KHXH Việt Nam; Hồ sơ 77)

Chương III Đề xuất mô hình quản lý và các kiến nghị chính sách dự kiến sẽ

áp dụng cho Khu kinh tế mở Lào Cai

Tóm tắt: Trình bày cơ sở lý thuyết và thực tiễn cho việc xây dựng khu

kinh tế mở Lào Cai Trình bày những luận cứ và đề xuất mô hình quản lý và các kiến nghị chính sách dự kiến áp dụng cho Khu kinh tế mở Lào Cai

II Phật giáo Nam Tông Khmer Nam Bộ

III Nho giáo, Đạo giáo trước kia và hiện nay ở Việt Nam

Tóm tắt: Giới thiệu một số tôn giáo trên thế giới và Việt Nam như:

Phật giáo, Nho giáo, Đạo giáo Phân tích vai trò của các tôn giáo đó trong đời sống nhân dân Việt Nam

Đối với những bài trích tạp chí thì Thư viện sử dụng tóm tắt thông tin cung cấp những thông tin, số liệu, kết luận chính mà tác giả trình bày trong tài liệu, giúp NDT trong một chừng mực nào đó có thể sử dụng ngay bản tóm tắt mà không cần đọc tài liệu gốc Phần lớn bài trích tạp chí tạp chí không có mục lục nên cán bộ thư viện của Viện thường đọc chính văn bài tóm tắt

Tóm tắt: Tập trung nghiên cứu bối cảnh, các nội dung chính và các

vấn đề đang đặt ra hiện nay của cuộc cải cách thị trường lao động đang diễn

ra ở Đức trong khuôn khổ chương trình nghị sự 2010 của Chính phủ Đức Cuộc cải cách này không chỉ tổng thể những biện pháp mới và mạnh bạo nhằm giảm thất nghiệp và giảm chi ngân sách nhà nước đối với các chính sách xã hội, mà còn chứa đựng một quan điểm mới là sự gắn kết chặt chẽ giữa cải cách thị trường lao động và cải cách chế độ bảo hiểm xã hội ở Đức

 Tổng hợp thông tin và xây dựng bài tóm tắt

Theo lý thuyết, sau khi đọc và lựa chọn những thông tin có giá trị về nội dung tài liệu cần thiết và phù hợp để làm tóm tắt, người làm tóm tắt tổng hợp và xây dựng cấu trúc bài tóm tắt theo các cách:

- Trích đoạn thông tin

Cán bộ làm tóm tắt chuyển nguyên vẹn câu có chứa những thông tin được chọn của nội dung tài liệu gốc sang bài tóm tắt

- Chỉnh đoạn thông tin

Đây là phương pháp mà người làm tóm tắt chỉnh sửa lại những câu, đoạn văn được trích ra từ tài liệu gốc Hay nói cách khác là làm giảm độ dài bằng cách biến đổi câu có nhiều mệnh đề thành câu có một mệnh đề hoặc kết hợp câu nhưng vẫn giữ nguyên giá trị của chúng, và giữ nguyên những câu không thể biến đổi

- Diễn giải thông tin

Là chuyển tải, tổng hợp thông tin được chọn ra từ nội dung tài liệu gốc sang bài tóm tắt bằng kiến thức văn bản học của người làm tóm tắt

Nhưng Thư viện Viện Kinh tế và Chính trị Thế giới chỉ áp dụng phương pháp diễn giải thông tin

Tóm tắt: Nêu lên tầm quan trọng của Tổ chức thương mại thế giới

(WTO) và một số quy định pháp luật và thủ tục pháp lý trong kinh doanh quốc

tế cùng những nội dung cơ bản cam kết gia nhập WTO của Việt Nam Đưa ra một số giải pháp để các doanh nghiệp Việt Nam nâng cao sức cạnh tranh khi Việt Nam gia nhập WTO

Sau khi phân tích nội dung tài liệu gốc, người làm tóm tắt xác định lượng thông tin đưa vào bài tóm tắt và trình bày những thông tin đó sao cho đảm bảo các yêu cầu đối với bài tóm tắt Đây là bước đòi hỏi cao ở cán bộ làm tóm tắt về sự hiểu biết đối với lĩnh vực đề tài được đề cập đến trong tài liệu gốc, về vốn từ vựng và kiến thức văn bản học

Ví dụ 5:

Tên đề tài: Tình hình chính trị - kinh tế cơ bản của Châu Phi và Trung Đông

ngày nay: Đề tài cấp Bộ/Đỗ Đức Định._H.: Viện Kinh tế và Chính trị Thế giới: Viện Khoa học Xã hội Việt Nam, 2006._ 237 tr

(CSDL DTKH Viện Kinh tế và Chính trị Thế giới KHK: Phòng lưu trữ, Văn phòng Viện KHXH Việt Nam; Hồ sơ 06)

Tóm tắt: Nghiên cứu những vấn đề chính trị - kinh tế cơ bản của hai

khu vực Châu Phi và Trung Đông; Nêu lên mối quan hệ hợp tác cùng có lợi giữa Việt Nam với các nước thuộc hai khu vực Châu Phi và Trung Đông; Đưa

ra các giải pháp góp phần thúc đẩy các quan hệ hợp tác cùng có lợi giữa Việt Nam với các nước trong hai khu vực trên

Những bài tóm tắt chỉ dẫn được cán bộ Thư viện ở đây biên soạn là những bài viết ngắn gọn, liên tục, không chia thành đoạn hay đề mục, trình bày những thông tin cơ bản, chủ yếu của tài liệu gốc bằng các câu vô nhân xưng, được bắt đầu bằng các từ: “trình bày”, “khái quát”, “phân tích”, “giới thiệu”, “nêu lên”, “đánh giá”, “kiến nghị”, “đề xuất”,…

Xây dựng cơ chế dân chủ trong nghiên cứu khoa học xã hội – nhân văn

ở nước ta hiện nay/ Hoàng Chí Bảo._ H.: Chính trị Quốc gia, 2006._ 347 tr

(CSDL SACH Viện Kinh tế và Chính trị Thế giới

KHK: Vv1324)

Tóm tắt: Trình bày quan niệm chung về khoa học xã hội – nhân văn và

đổi mới nhận thức về nghiên cứu khoa học – xã hội nhân văn nước ta; Tập trung giải quyết những nhận thức lý luận về cơ chế dân chủ trong nghiên cứu khoa học xã hội – nhân văn và nêu lên một số giải pháp chủ yếu để xây dựng

và thực hiện cơ chế dân chủ trong nghiên cứu khoa học xã hội – nhân văn ở nước ta hiện nay; Nêu lên một số vấn đề về chính sách tạo động lực phát triển khoa học xã hội – nhân văn, đặc biệt là phát triển nghiên cứu lý luận ở nước

ta trong bối cảnh kinh tế thị trường và hội nhập quốc tế

Trong bài tóm tắt trên còn bị thừa từ, vì vậy đã được hiệu đính lại như sau:

Hiệu đính: Trình bày quan niệm chung về khoa học xã hội – nhân văn

và đổi mới nhận thức về nghiên cứu khoa học – xã hội nhân văn nước ta; Trình bày nhận thức lý luận về cơ chế dân chủ trong nghiên cứu khoa học xã

hội – nhân văn và nêu lên giải pháp chủ yếu để xây dựng và thực hiện cơ chế dân chủ trong nghiên cứu khoa học xã hội – nhân văn ở nước ta hiện nay Đưa ra chính sách tạo động lực phát triển khoa học xã hội – nhân văn, phát triển nghiên cứu lý luận ở nước ta trong bối cảnh kinh tế thị trường và hội nhập quốc tế.

2.1.2 Thư viện Viện Nghiên cứu Châu Âu

Thư viện Viện Nghiên cứu Châu Âu được thành lập năm 1993 Từ vốn tài liệu ít ỏi ngày đầu thành lập là 150 cuốn sách và tạp chí được chia từ Viện Nghiên cứu Châu Á – Thái Bình Dương, tới nay sau gần 20 năm hoạt động, thư viện có nguồn lực thông tin tương đối phong phú được chia thành 2 nhóm chính: tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử

Tài liệu truyền thống

Bao gồm sách, báo, tạp chí, tài liệu tra cứu

Thư viện có khoảng 5000 cuốn sách, trong đó sách tiếng Việt chiếm hơn một nửa; gần 140 đầu báo, tạp chí tiếng Việt và tiếng nước ngoài, trong đó có 97 đầu báo, tạp chí nước ngoài và 37 loại báo, tạp chí trong nước Mỗi năm Thư viện được cấp khoảng 220 triệu đồng cho việc bổ sung tài liệu và hoạt động khác Nguồn tài liệu được bổ sung bằng nhiều hình thức như: mua, biếu tặng, trao đổi

Hiện nay, Thư viện đang lưu giữ:

- Sách Tiếng Việt: 2636 cuốn

- Sách tiếng nước ngoài: 2371 cuốn

- Tài liệu báo, tạp chí tiếng Việt: 5159 đầu tài liệu

- Tài liệu báo, tạp chí tiếng nước ngoài: 3840 đầu tài liệu

Các loại báo và tạp chí:

- Báo, tạp chí Tiếng Việt (trong đó có các tạp chí nghiên cứu như: Tạp chí Nghiên cứu Kinh tế, Tạp chí Nghiên cứu Quốc tế, Tạp chí Ngoại Thương, Tạp chí Nghiên cứu Triết học,…) : 37 loại

- Báo, tạp chí tiếng nước ngoài (tiếng Nga, Trung, Pháp, Anh như: Tạp chí Economic Outlook, European Studies Journal, Foreign Affairs, US New & World Report,…): 97 loại

Vốn tài liệu hiện nay của thư viện tương đối lớn viết bằng nhiều thứ tiếng khác nhau như: Việt, Nga, Pháp, Đức, Latinh Ngoài ra, còn nhiều ấn phẩm là các công trình nghiên cứu được xuất bản thành sách của các cán bộ trong Viện

Tài liệu điện tử

Gồm cơ sở dữ liệu, CD – ROM,…

Tin học hóa là xu thế phổ biến của các thư viện Việt Nam hiện nay Thư viện Viện Nghiên cứu Châu Âu cũng không nằm ngoài xu thế ấy Từ năm 1995 đến nay, trung bình mỗi năm Thư viện được cấp 10.000 đến 30.000 triệu đồng cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu

Thư viện đang giữ gần 200 đĩa CD – ROM, lưu toàn bộ nội dung thư mục của sách dự án

Hiện nay, Thư viện Viện Nghiên cứu Châu Âu đang dùng phần mềm CDS/ISIS để xây dựng cơ sở dữ liệu, quản lí tài liệu và tìm tin và đã xây dựng được 7 CSDL:

1 CSDL Sách Việt: 1505 biểu

2 CSDL Sách Latinh: 564 biểu

3 CSDL Sách dự án: 1265 biểu

4 CSDL Sách Tiếng Nga: 150 biểu

5 CSDL Bài trích tạp chí Châu Âu: 1464 biểu

6 CSDL Báo, tạp chí Tiếng Việt: 3845 biểu

7 CSDL Báo, tạp chí tiếng nước ngoài: 2288 biểu

Ngoài ra còn 2 cơ sở dữ liệu sách, bài trích báo, tạp chí với 115.021 biểu ghi của Viện KHXH Việt Nam

Thư viện Viện Nghiên cứu Châu Âu tiến hành các hình thức xử lý nội dung bao gồm: Định từ khóa, định chủ đề và tóm tắt tài liệu

Công tác tóm tắt tài liệu tại Thư viện Viện Nghiên cứu Châu Âu

Thư viện Viện Nghiên cứu Châu Âu áp dụng tóm tắt chỉ dẫn đối với sách, tạp chí, luận án, luận văn Thư viện không áp dụng tóm tắt đối với tài liệu là báo, tài liệu tra cứu

Quá trình tóm tắt tài liệu của Thư viện chia làm 2 giai đoạn: Chuẩn bị tóm tắt (tìm hiểu sơ bộ, tổng quát tài liệu gốc, đọc chính văn, xem tài liệu tra cứu và tham khảo); Viết tóm tắt và hoàn thành việc soạn bài tóm tắt

 Chuẩn bị tóm tắt

Trong giai đoạn chuẩn bị tóm tắt của Thư viện Viện Nghiên cứu Châu

Âu, cán bộ làm tóm tắt đọc tài liệu gốc để xác định chủ đề của tài liệu đó Để xác định nội dung tài liệu gốc phục vụ cho việc làm tóm tắt chỉ dẫn, cán bộ thư viện thường dùng phương pháp đọc lướt Đọc các yếu tố: Nhan đề, mục lục, trong trường hợp nhan đề và mục lục chưa thể hiện rõ nội dung tài liệu, cán bộ Thư viện Viện Nghiên cứu Châu Âu đọc các yếu tố khác như: lời nói đầu, lời giới thiệu; chữ in nghiêng, in đậm, gạch chân hoặc lời kết luận, thậm chí đọc chính văn

Nội dung: Lịch sử, chính trị

Vấn đề: Các sự kiện trọng đại, bài học, nhân chứng về những năm tháng lịch

sử hào hùng của đất nước Việt Nam (Từ những năm 40) và mối quan hệ Việt – Mỹ

Tóm tắt: Trình bày các sự kiện trọng đại, bài học và nhân chứng lịch

sử Việt Nam từ những năm 40 thế kỷ XX và mối quan hệ Việt – Mỹ

Trong lúc đọc chính văn cán bộ tóm tắt ghi lại những ý, những vấn đề khó hiểu, những thuật ngữ, những tên lạ Sau đó xem tài liệu tra cứu, tham khảo ý kiến chuyên gia để giải thích cho những thuật ngữ, vấn đề chưa rõ mà cán bộ tóm tắt gặp phải trong lúc đọc chính văn

Từ chuyên ngành: “Phân tầng xã hội”; “Beruf the Luther”

Xem tài liệu tra cứu, được:

Theo Bách khoa toàn thư mở Wilipedia, “Phân tầng xã hội” là sự phân chia

nhỏ xã hội thành các thành tầng lớp khác nhau về địa vị kinh tế, địa vị chính trị, học vấn, kiểu dáng nhà ở, nơi cư trú, phong cách sinh hoạt, cách ứng xử,

sở thích nghệ thuật

Theo Lời giới thiệu của nhóm dịch giả của cuốn sách: “khái niệm ấy (beruf)

thực ra là một sản phẩm bất ngờ của cuộc Cải cách Tin lành mà Weber đã

thuật lại sự phát triển thông qua ý nghĩa (của từ beruf) mà cuộc Cải cách này

đã dùng ở thời Luther”

Tóm tắt: Giới thiệu Max Weber và quan điểm của ông về đạo tin lành

Trình bày vấn đề tôn giáo và sự phân tầng xã hội, tinh thần của chủ nghĩa tư bản, khái niệm Beruf the Luther

Như vậy, kết quả thu được sau khi đọc tài liệu gốc là người làm tóm tắt phải nắm được nội dung chính của tài liệu, các vấn đề và thông tin cơ bản

 Viết tóm tắt và hoàn thành việc soạn bài tóm tắt

Viết tóm tắt là quá trình cô đọng những thông tin nằm trong tài liệu gốc nhằm mục đích thu nhận nét đặc trưng tổng quát của các thông tin đó, nêu lên phần nội dung chủ yếu nhất của tài liệu

Tóm tắt: Trình bày một số vấn đề về toàn cầu hóa, tác động của nó đến

thị trường lao động và thị trường lao động Việt Nam Nêu lên những xu hướng vận động của nguồn nhân lực lao động và việc làm dưới sự tác động của toàn cầu hóa kinh tế Đề xuất các giải pháp cho lao động Việt Nam trong bối cảnh toàn cầu hóa kinh tế

Việc lựa chọn và xử lý nguồn thông tin được thực hiện nhờ sự phân tích nội dung của tài liệu được tóm tắt Nhờ phân tích nội dung tài liệu được làm tóm tắt mà cán bộ làm tóm tắt lựa chọn được các thông tin có giá trị và quyết định đưa các thông tin đó vào bài tóm tắt

Sau khi phân tích nội dung của tài liệu, cán bộ làm tóm tắt tiến hành tổng hợp các thông tin và lập nên một bản văn hoàn chỉnh, hợp lý từ các

nguồn thông tin có giá trị, được chọn ra từ tài liệu gốc trong quá trình phân tích

Tóm tắt: Trình bày khái niệm, lịch sử phát triển và nguồn gốc của

Luật quốc tế Phân tích các nguyên tắc cơ bản, chủ thể Luật quốc tế, Luật điều ước quốc tế, dân cư, lãnh thổ quốc gia, Luật biến quốc tế, Luật hàng không quốc tế

Bố cục của tóm tắt được lập ra ở giai đoạn này không phải là sự sắp xếp một cách máy móc theo các phần riêng biệt của chính văn được tóm tắt

mà là tạo ra một tư liệu mới có cơ cấu được quy định bởi tính logic của mối liên hệ lẫn nhau giữa các dẫn liệu được lựa chọn từ tài liệu gốc Cơ cấu đó có thể khác hẳn với cách bố cục trong tài liệu gốc (Như ví dụ 8)

Sau khi bản thảo bài tóm tắt được hoàn thành sẽ đến bước cuối cùng là hiệu đính bài tóm tắt để tiến hành nhập máy Tức là xem xét lại cả về nội dung và hình thức bản thảo bài tóm tắt có đáp ứng yêu cầu đối với bài tóm tắt hay không Về nội dung, bài tóm tắt phải đảm bảo đầy đủ, chính xác, phản ánh cơ bản, đầy đủ nội dung tài liệu gốc Về hình thức, đảm bảo ngắn gọn, logic, câu văn đơn nghĩa, trong sáng dễ hiểu

2.1.3 Thư viện Viện Nghiên cứu Đông Nam Á

Thư viện Viện Nghiên cứu Đông Nam Á là một bộ phận quan trọng trong Viện Nghiên cứu Đông Nam Á và được thành lập cùng với sự ra đời của Viện Nghiên cứu Đông Nam Á Đối tượng phục vụ chủ yếu là các nhà nghiên cứu khoa học, các chuyên gia trong Viện Ngoài ra, Thư viện còn mở rộng thêm đối tượng phục vụ là những cán bộ nghiên cứu trong cũng như

ngoài nước, các sinh viên, NDT khác có nhu cầu đọc tài liệu nghiên cứu về khu vực Đông Nam Á

Chức năng, nhiệm vụ

Thư viện lưu trữ các ấn phẩm nghiên cứu về khu vực Đông Nam Á, cụ thể là các tài liệu nghiên cứu văn hóa, ngôn ngữ, lịch sử, kinh tế, dân tộc, văn học, chính trị của các nước trong khu vực và các vấn đề có liên quan

Thư viện tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu theo chuyên đề, giới thiệu đến NDT những tài liệu cụ thể và có hệ thống giúp họ tìm được nguồn tài liệu phong phú, đi sâu nghiên cứu, khai thác thông tin

Phục vụ đọc, phổ biến thông tin, khai thác nội dung tài liệu để cung cấp cho NDT, khai thác nội dung tài liệu để cung cấp cho NDT Thư viện tổ chức phòng đọc, phòng mượn, giúp NDT khai thác kho tài liệu tổng hợp, chuyên ngành, chuyên đề, kho báo, tạp chí tra cứu theo yêu cầu của NDT

Căn cứ vào vai trò, chức năng, nhiệm vụ được giao phó, công tác bổ sung, trao đổi được đầu tư thỏa đáng, có chính sách phát triển lâu dài, cụ thể, phù hợp với công cuộc công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước

Cơ cấu tổ chức

Hiện nay, Thư viện có 5 cán bộ, trong đó có 3 cán bộ là thạc sỹ, 1 cán

bộ là cử nhân đều tốt nghiệp Khoa Thư viện, Thông tin trường Đại học Văn hóa Hà Nội và Đại học Đông Đô, đặc biệt còn có một 1 cán bộ tốt nghiệp đại học thư viện ở Liên Xô cũ Họ đều là những người sử dụng tương đối tốt 1 ngoại ngữ (tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga) Do được đào tạo cơ bản, đội ngũ cán bộ trong phòng đã đảm nhiệm toàn bộ các khâu trong hoạt động của Thư viện, từ việc bổ sung, đến xử lý thông tin, phục vụ NDT, các công việc

đó đều được phân công cụ thể, phù hợp với khả năng của từng cán bộ:

- Giám đốc Thư viện phụ trách chung, thực hiện công tác bổ sung, trao đổi tài liệu

- Một cán bộ phụ trách phòng đọc, quản lý công tác phục vụ NDT

- Một cán bộ quản lý kho tài liệu, theo dõi và nhập sách, báo, tạp chí vào kho

- Hai cán bộ thực hiện công tác xử lý nghiệp vụ, biên soạn thư mục, quản

biến thông tin cho NDT

Công tác tóm tắt tài liệu tại Thư viện Viện Nghiên cứu Đông Nam Á

Thư viện Viện Nghiên cứu Đông Nam Á làm tóm tắt đối với tài liệu sách, luận án và bài trích tạp chí

Cũng giống như phân loại và định từ khóa, khi làm tóm tắt cán bộ thư viện phải đọc các thông tin: nhan đề tài liệu, lời nói đầu, mục lục kết hợp với đọc chính văn tài liệu Sau khi phân tích nội dung tài liệu cán bộ thư viện lựa chọn thông tin và ghi chép, tách thông tin có giá trị về nội dung ra khỏi tài liệu, đặc biệt chú ý đến những vấn đề chính và góc độ nghiên cứu của nó

Tóm tắt: Trình bày các khái niệm như: giá trị, nhu cầu, lợi ích, động

cơ, quan hệ xã hội và quy luật xã hội đồng thời tìm ra mối liên hệ giữa các khái niệm này, tìm ra cơ chế hình thành các quan hệ xã hội và phương pháp nhận thức chúng

Ví dụ 12:

Decentralization of ODA Management in Vietnam: Policies and Practical Implementation at the Local Government Level = Sự phân quyền trong việc quản lý ODA ở Việt Nam: Chính sách và tác động thực tiễn ở cấp chính quyền địa phương._ H.: Finance Publishing House, 2008._ 151 tr

(CSDL SACH Viện Nghiên cứu Đông Nam Á

KHK: LV3479)

Tóm tắt: Khái quát về sự thu hút, phân bố và sử dụng ODA tại Việt

Nam năm 1993-2006 Trình bày tác động của ODA đối với tăng trưởng kinh

tế giai đoạn 1993-2006, tìm hiểu thực trạng việc phân bố quản lý ODA tại cấp chính quyền địa phương bằng việc khảo sát thực tế và nghiên cứu bảng hỏi

Trong bài tóm tắt cán bộ làm tóm tắt không sử dụng những từ/câu thừa, những từ lặp, không nhắc lại tên tác giả hoặc tên tài liệu mà trình bày trực tiếp vào nội dung chính của tài liệu Bài tóm tắt không bị chia nhỏ thành các đoạn hay đề mục nhỏ

Ví dụ 13:

Hiện đại hóa xã hội vì mục tiêu công bằng ở Việt Nam hiện nay/ Lê Xuân Đình, Lương Việt Hải; Nguyễn Đình Hòa._ H.: Khoa học Xã hội, 2008._ 238 tr

(CSDL SACH Viện Nghiên cứu Đông Nam Á

KHK: VB4279)

Tóm tắt: Phân tích một số đặc điểm và nội dung cơ bản của tiến trình

hiện đại hóa xã hội và chỉ ra mối quan hệ giữa tiến trình hiện đại hóa với việc

thực hiện công bằng xã hội trong điều kiện hiện nay Rút ra một số giải pháp chủ yếu đẩy nhanh quá trình hiện đại hóa vì mục tiêu công bằng xã hội

Thông tin trong bài tóm tắt được lấy ra thứ tự theo dàn ý trình bày của

tác giả thể hiện ở các chương mục tài liệu gốc

Ví dụ 14:

Tên đề tài: Vai trò của Hồi giáo trong đời sống chính trị hiện đại các nước

Đông Nam Á: Đề tài cấp Bộ/ Ngô Văn Doanh._ H.: Viện Nghiên cứu Đông Nam Á: Viện Khoa học Xã hội Việt Nam, 2004

(CSDL DTKH Viện Nghiên cứu Đông Nam Á KHK: Phòng lưu trữ, Văn phòng Viện Khoa học Xã hội Việt Nam, Hồ sơ 1256)

Mục lục:

Chương I Đặc điểm Hồi giáo ở Đông Nam Á

Chương II Hồi giáo trong đời sống chính trị hiện đại các quốc gia Hồi giáo Đông Nam Á

Chương III Hồi giáo với những phong trào và xu hướng ly khai chính trị Chương IV Người Chăm Hồi giáo ở Việt Nam

Tóm tắt: Trình bày đặc điểm Hồi giáo ở Đông Nam Á Phân tích vai

trò của Hồi giáo trong đời sống chính trị hiện đại các quốc gia Hồi giáo Đông Nam Á, Hồi giáo với những phong trào và xu hướng ly khai chính trị và giới thiệu Người Chăm Hồi giáo ở Việt Nam

Thư viện Viện Đông Nam Á chú ý đến hình thức diễn đạt của bài tóm tắt, cán bộ làm tóm tắt phải đảm bảo tính logic của bài tóm tắt, cú pháp sử dụng trong bài tóm tắt phải thống nhất, câu văn ngắn gọn, đơn giản, đơn nghĩa, thuật ngữ, từ vựng sử dụng phải chính xác, thông dụng, khoa học

Ví dụ 15:

Islam ở Malaysia/ Phạm Thị Vinh._ H.: Khoa học Xã hội, 2008._ 221 tr

(CSDL SACH Viện Nghiên cứu Đông Nam Á

KHK: VB4295)

Tóm tắt: Nghiên cứu cộng đồng Islam ở Malaysia Tìm hiểu vai trò

của Islam trong xã hội truyền thống, trong đời sống văn hóa – xã hội và nền chính trị Malaysia; sự đan xen và hòa nhập giữa những tập tục truyền thống văn hóa bản địa và văn hóa Islam đã trở thành một đặc trưng văn hóa ở Malaysia

Sau khi hoàn thành biên soạn bài tóm tắt, Thư viện sẽ tiến hành nhập bản thảo bài tóm tắt vào CSDL CDS/ISIS

2.1.4 Thư viện Viện Dân tộc học

Thư viện Viện Dân tộc học được thành lập năm 1968, cùng với sự ra đời của Viện Dân tộc học

Chức năng, nhiệm vụ

 Bổ sung sách, báo, tạp chí về chuyên ngành dân tộc học, nhân

học Đặc biệt là những tài liệu về vấn đề lý thuyết, phương pháp

và cách tiếp cận nghiên cứu phát triển về dân tộc học, nhân học xã hội ở trong và ngoài nước

 Xây dựng hệ thống mục lục tra cứu theo phương pháp truyền

thống và xây dựng cơ sở dữ liệu trên máy tính để phục vụ nhu cầu tin của NDT

 Đáp ứng nhu cầu tin không chỉ là cán bộ nghiên cứu của Viện

Dân tộc học mà cả các cán bộ nghiên cứu của các viện thuộc Viện KHXH Việt Nam, các nghiên cứu sinh, các nhà hoạch định chính sách, sinh viên về các đề tài họ quan tâm các tài liệu có tại Thư viện

Cơ cấu tổ chức

Thư viện hiện có 04 cán bộ, trong đó 01 thạc sĩ và 03 cử nhân đại học chuyên ngành thư viện Các cán bộ được bổ túc kiến thức chuyên ngành thường xuyên để phục vụ cho công tác bổ sung, xử lý tài liệu chuyên ngành

và phục vụ NDT đạt yêu cầu và đảm bảo chất lượng

Kho tài liệu của Thư viện

Qua các nguồn mua, trao đổi, biếu tặng, Thư viện hiện nay có vốn tài liệu như sau:

Kho sách

- Sách tiếng Việt: 5.600 cuốn

- Sách tiếng Anh, Pháp: 1.030 cuốn

- Sách tiếng Nga: 2.400 cuốn

- Sách tiếng Trung: 100 cuốn

- Từ điển các loại: 300 cuốn

Các loại sách này chủ yếu là về chuyên ngành dân tộc học, nhân học và một số ngành liên quan như văn hóa, lịch sử, khảo cổ học

Kho tạp chí

Hiện nay số lượng báo, tạp chí của Thư viện có 357 loại, trong đó tiếng Việt có 54 loại (2.700 số); tạp chí tiếng Anh, Pháp: 208 loại (1.900 số); tạp chí tiếng Trung: 77 loại (700 số); tạp chí tiếng Nga: 18 loại (450 số)

Đứng ở vị trí hàng đầu là Tạp chí Dân tộc học do Viện Dân tộc học

xuất bản, có từ năm 1973 tới nay Tạp chí này được NDT trong và ngoài nước quan tâm nhiều nhất khi đến Thư viện Viện Dân tộc học vì nó cung cấp những thông tin và những kết quả nghiên cứu mới về các vấn đề dân tộc học, nhân học

Ngoài các tạp chí tiếng Việt còn có các tạp chí tiếng Anh, Pháp, Trung Thư viện có bộ tạp chí BEFEO, là loại tạp chí xuất bản bằng tiếng Pháp, nghiên cứu về các phong tục tập quán, đời sống kinh tế, văn hóa, xã hội của các dân tộc thiểu số ở Đông Dương nói chung và ở Việt Nam nói riêng Loại tạp chí này có từ năm 1901 đến nay

Kho tư liệu

Bao gồm các Báo cáo khoa học cấp Nhà nước, cấp Bộ, cấp Viện, luận

án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, tài liệu dịch và tư liệu ảnh, băng hình, băng cassette

- Báo cáo khoa học: 990 cuốn

- Luận án, luận văn: 180 cuốn

- Tài liệu dịch: 1770 cuốn

- Ảnh tư liệu dân tộc học: 14.000 ảnh (mầu, đen trắng)

Kết quả hoạt động của Thư viện Viện Dân tộc học

Từ năm 1998 đến nay, với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động thư viện, hầu hết vốn tài liệu của Thư viện đã được quản lý trên máy, Thư viện đã xây dựng được các cơ sở dữ liệu sau:

- Sách tiếng Việt: 3.800 biểu ghi

- Sách tiếng Anh, Pháp: 850 biểu ghi

- Sách tiếng Nga: 1.740 biểu ghi

- Tạp chí Dân tộc học: 2.000 biểu ghi

- Tạp chí tiếng Việt: 3.800 biểu ghi

- Tư liệu: 1.670 biểu ghi

Thư viện đã phối hợp với Phòng Nhân học hình ảnh hoàn thành bộ sưu tập ảnh (mầu, đen trắng) 14.000 ảnh của 54 dân tộc; 54 băng hình; 134 băng cassette Đó là kết quả của các chuyến điền dã từ nhiều năm qua của cán bộ nghiên cứu của Viện Những bức ảnh, cuốn băng ghi hình đã ghi lại các lễ hội, đám cưới, tang ma của các dân tộc Việt Nam

Thực hiện tốt việc trao đổi sách, tạp chí với các thư viện của Viện KHXH Việt Nam; Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ và tổ chức JDP của Mỹ để có thêm nguồn tài liệu phục vụ cán bộ nghiên cứu, các nghiên cứu sinh và sinh viên Qua 40 năm xây dựng và phát triển, Thư viện đã có những đóng góp đáng kể cho hoạt động nghiên cứu khoa học, phục vụ công tác giảng dạy và đào tạo cán bộ nghiên cứu ngành Dân tộc học Các cán bộ thư viện không

ngừng học hỏi về nghiệp vụ, ngoại ngữ và thường xuyên cập nhật những kiến thức mới để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của NDT đến với Thư viện

Công tác tóm tắt tài liệu tại Thư viện Viện Dân tộc học

Việc biên soạn tóm tắt tại Thư viện được tiến hành trong khâu xử lý tiền máy tài liệu cùng với phân loại và định từ khóa Cũng như việc phân loại

và định từ khóa, việc tóm tắt phụ thuộc vào mục đích và loại hình tài liệu của thư viện Thư viện Viện Dân tộc học biên soạn tóm tắt chỉ dẫn cho sách chính trị, văn hóa, khảo cổ,…

Để biên soạn một bài tóm tắt chỉ dẫn cho một cuốn sách nào đó, cán bộ thư viện phải nghiên cứu toàn bộ các yếu tố phản ánh nội dung tài liệu để lấy thông tin đưa vào bài tóm tắt Trong quá trình lựa chọn thông tin cho bài tóm tắt, các thông tin đặc trưng cho nội dung tài liệu lấy ra một cách có thứ tự, nghĩa là theo dàn ý trình bày của tác giả được thể hiện trong các chương, mục của tài liệu gốc

I Đại cương về Đông Nam Á

II Giới thiệu 11 quốc gia Đông Nam Á

Tóm tắt: Giới thiệu về cộng đồng các nước Asean Trình bày khái

quát về khu vực Asean và phác hoạ bức tranh tổng thể về lịch sử hình thành

và phát triển của Đông Nam Á Giới thiệu 11 quốc gia Đông Nam Á, trong đó

có 10 nước là thành viên Asean

Ví dụ 17:

Một số vấn đề về lý luận, phương pháp luận, phương pháp xây dựng chiến lược và quy hoạch phát triển kinh tế Việt Nam._ H.: Chính trị Quốc gia, 2002._ 504 tr

(CSDL SACH Viện Dân tộc học

Tóm tắt: Đề cập khái niệm, vị trí và vai trò của chiến lược phát triển

kinh tế - xã hội, phương pháp xây dựng chiến lược và quy hoạch phát triển kinh tế - xã hội nói chung và đối với các ngành, lĩnh vực và đơn vị lãnh thổ cụ thể nói riêng

Các vấn đề chính của tài liệu gốc được cán bộ làm tóm tắt rút ra theo đúng trình tự đã trình bày trong mục lục Vì vậy bài tóm tắt đã thể hiện được trật tự logic của nội dung cuốn sách Trong quá trình làm tóm tắt nếu thấy cần thiết, cán bộ làm tóm tắt có thể đọc chính văn của tài liệu gốc Khi đọc chú ý đến các đề mục, các yếu tố nhấn mạnh như các đoạn in nghiêng, in đậm hoặc những câu được đóng khung, những câu, đoạn chứa những từ được coi là từ khoá, đặc biệt là những câu, đoạn có từ khóa được lặp lại nhiều lần hoặc nhiều từ khóa đứng cạnh nhau

Đối với tài liệu là luận án, luận văn cũng vậy, cán bộ làm tóm tắt của Thư viện Viện Dân tộc học nêu lên những vấn đề , nội dung chủ yếu của luận

án, luận văn để thông báo sự xuất hiện của luận án, luận văn có nội dung phù hợp với NDT và giúp họ tìm được tài liệu gốc tương ứng

Ví dụ 18:

Đề tài: Dân số và môi trường đảo Phú Quốc: Đề tài cấp Bộ/ Nguyễn Thế

Huệ._H.: Trung tâm Khoa học Xã hội và Nhân văn quốc gia, 2001

(CSDL DTKH Viện Dân tộc học KHK: Phòng Lưu trữ, Văn phòng Viện KHXH Việt Nam; Hồ sơ 1027)

Tóm tắt: Đánh giá thực trạng và nguyên nhân của tình trạng dân số

và môi trường ở thị trấn Dương Đông và xã An Thới đảo Phú Quốc; Làm rõ mối quan hệ giữa dân số với môi trường sinh thái nhân văn và nguồn tài nguyên ở hai địa bàn trên; Cung cấp cơ sở và luận cứ khoa học cho việc xây dựng các giải pháp giải quyết vấn đề dân số và môi trường các dân tộc ở Phú Quốc

Đối với bài tạp chí, Thư viện Viện Dân tộc học có làm tóm tắt thông tin Khác với tóm tắt chỉ dẫn, tóm tắt thông tin không chỉ phản ánh những gì

mà tác giả tài liệu gốc đề cập đến trong tài liệu mà còn phản ánh rõ các vấn đề

đó được nghiên cứu như thế nào, có những kết quả, kết luận cụ thể gì

Ví dụ 19:

Về tộc danh Đản, Sín trong nhóm người Hoa ở vùng ven biển Quảng Ninh/ Nguyễn Trúc Bình._ Thông báo Dân tộc học, 1972._ Số 1._ Tr.90-96

(CSDL BTC Viện Dân tộc học KHK:VDANTOC, CV4)

Tóm tắt: Qua những tài liệu thư tịch và tài liệu điền dã, tác giả nghiên

cứu mối quan hệ liên quan giữa các tộc danh Đản, Sín trong nhóm người Hoa

ở vùng ven biển Quảng Ninh Cuối cùng đi đến kết luận: Người Hoa ở Quảng Ninh do nhiều nhóm hợp thành chứ không nhất thiết đều thuộc nguồn gốc Hán Tham gia vào sự hợp thành ấy có thể có người Đản và người Sín trước kia Cùng với việc người Đản, người Sín hòa vào người Hoa, những tộc danh Đản, Sín đã trở thành những từ mang ý nghĩa phân biệt về phương thức sinh