Tài liệu CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT EXCEL pptx

Pham Ngoc Cuong CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT EXCEL I.Giới thiệu Excel 1. Khởi động.  Cách 1: Click biểu tượng bên góc bên phải màn hình  Cách 2: Start\Programs\Microsoft Excel 2. Thoát khỏi chương trình.  Cách 1: Click chuột vào \  Cách 2: File\Exit  Cách 3: Alt+F4 3. Giao diện của chương trình Excel a. Thanh b. Thanh định dạng c. Thanh chuẩn II. Các khái niệm cơ bản a. Work Book (Sổ tay): Gồm 255 bảng tính b. Work Sheet (bảng tính): Gồm nhiều hàng, nhiều cột + Hàng: Các ô được sắp xếp theo hàng ngang từ 1---->65.536 + Cột (Colum): Trong bản cố 256 cột được đánh số thứ tự từ A----->IV c. Cell: Là các ô giao giữa hàng và cột d. Các loại địa chỉ: + Địa chỉ tương đối: Là khi ta sao chép công thức từ địa chỉ đầu cho đến địa chỉ cuối của dữ liệu cần tính toán VD: + Địa chỉ tuyệt đối: Là khi sao chép công thức rồi ta ấn phím F4 để lấy giá trị tuyệt đối cho địa chỉ đầu và địa chỉ cuối VD: *** Phßng §µo t¹o *** 1 Pham Ngoc Cuong BÀI 2: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN 1. Mở một Workbook mới - Kích chuột vào New trên thanh công cụ Standard - File\ New - Ctrl+N 2. Mở một Workbook đã lưu trên đĩa - Open - File\Open - Ctrl+O 3. Lưu bảng tính - File\Save - Click chuột vào biểu tượng\ - Ctrl +S Chú ý: Khi ta lưu bảng tính trong mục Save As ta Click chuột vào biểu tượng để tạo Folder lưu giữ bảng tính 4. Nhập dữ liệu a. Di chuyển con trỏ ô vào ô cần nhập, hoặc Click đúp chuột trái, hay F2 b. Nếu giữ liệu trong ô vượt quá 8 ký tự thì dữ liệu sẽ tự động tràn sang ô bên cạnh 5. Các kiểu dữ liệu trong ô Trong Excel gồm có 3 kiểu dữ liệu chính và 2 kiểu căn chỉnh a. Kiểu Text b. Kiểu số (Number) c. Kiểu ngày tháng (Date time) Chú ý: + Kiểu dữ liệu Text tự động căn trái + Kiểu dữ liệu số, ngày tháng tự động căn phải 6. Thêm bảng tính, xóa bảng tính, đổi tên bảng tính - Thêm bảng tính (Sheet) + Đặt trỏ chuột tại Sheet cần thêm, rồi Click chuột phải\ Insert\OK − Xoá bảng tính + Đặt trỏ chuột tại Sheet cần xoá\ Click chuột phải\ Delete − Đổi tên Sheet + Đặt trỏ chuột tại Sheet cần đổi tên\ Rename *** Phßng §µo t¹o *** 2 Pham Ngoc Cuong 7. Thay đổi chế độ hệ thống ngày tháng trong máy. Có 2 cách thay đổi: a. Thay đổi toàn bộ hệ thống máy tính Start\Settings\Control Panel\Regional Settings + General: Chế độ ngôn ngữ sử dụng + Numbers: Thay đổi Số trong hệ thống máy tính + Currency: Thay đổi tiền tệ + Time: Thay đổi thời gian trong hệ thống + Date: Thay đổi ngày tháng trong máy tính:  Có 2 cách thay đổi : Chế độ Anh-Mỹ Chế độ ngày rút gọn: Trong mục Short date Sample: mm/dd/yy Chế độ ngày đầy đủ . Trong mục Long date sample: mm/dd/yyyy Chế độ Pháp-Việt dd/mm/yy dd/mm/yyyy b. Thay đổi một bảng tính. Đánh dấu ô, cột cần thay đổi Format\Cell (Ctrl+1) - Number\Date time BÀI 3: ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU I. Định dạng dữ liệu 1. Định dạng trên thanh Formatting Định dạng font Trộn hàng, trộn cột Định dạng cỡ chữ Định dạng tiền tệ Chữ đậm (Ctrl+B) Định dạng phần trăm Chữ in nghiên(Ctrl+I) Dấu thập phân Chữ gạch chân(Ctrl+U) Tăng dần Căn chỉnh trái (Ctrl+L) Giảm dần Căn chỉnh giữa(Ctrl+E) Di chuyển bên trái Căn chỉnh phải(Ctrl+R) Di chuyển bên phải Định dạng đường viền Tô màu cho khối Tô màu cho chữ *** Phßng §µo t¹o *** 3 Pham Ngoc Cuong 2. Định dạng Format trên thanh - Bôi đen khối cần định dạng - Format\Cell (Ctrl+1) \Font * Định dạng lại số: General: Định dạng chế độ thường Currency: Định dạng tiền tệ Number: Định dạng số trong bảng tính Date: Định dạng ngày tháng Time: Định dạng thời gian Percentage: Định dạng phần trăm Text: Định dạng lại kiểu Text Custom: Mặc định lại toàn bộ kiểu dữ liệu • Căn chỉnh lại dữ liệu Horizontal: Căn chỉnh dữ liệu ngang Vertical: Căn chỉnh theo hướng dọc Orientation: Căn chỉnh theo hướng ngang và hướng dọc • Định dạng lại Font: • Định dạng lại đường viền • Tô màu cho khối • Bảo vệ bảng tính II. Ẩn hiện thay đổi độ rộng hàng, cột 1. Ẩn hoặc hiện hàng cột − Ẩn: Chọn hàng, cột cần ẩn + Format\ Row hoặc Column\ Hide − Hiện: Chọn các hàng, cột tiếp giáp với những hàng ẩn + Format\ Row hoặc Column\ Unhide 2. Thay đổi độ rộng của cột, hàng C1: Di chuyển trỏ chuột tại ô địa chỉ của hàng hay cột. Đến khi xuất hiện mũi tên 2 chiều, kéo rê chuột. C2: Format\ Row\ Height BÀI 4: CÁC HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL I. HÀM VỀ SỐ 1. Hàm ABS: Trả về giá trị tuyệt đối của một dữ liệu loại số: Cú pháp: ABS(Number) - Number: Số cần trả về trị tuyệt đối VD: =ABS(-8) ↵ =8 2. Hàm SQRT: Trả về giá trị căn bậc hai Cú pháp: SQRT(Number) - Number: Số cần trả về căn bậc hai *** Phßng §µo t¹o *** 4 Pham Ngoc Cuong VD: =SQRT(625) ↵ =25 3. Hàm Round: Hàm làm tròn Cú pháp: =Round(Number, number_digits) - Number: Là bất kỳ số thực nào mà ta muốn làm tròn - Number_digits: Là số ký tự mà ta muốn làm tròn Lưu ý: + Nếu number_digits lớn hơn 0, thì number sẽ được làm tròn tới vị trí thập phân được chỉ định. + Nếu number_digits bằng 0, thì number được làm tròn tới số nguyên gần nhất. + Nếu number_digits nhỏ hơn 0, thì number được làm tròn xuống về bên trái dấu chấm thập phân. VD: =Round(2.15,1) ↵ =2.2 =Round(2.149,1) ↵ =2.1 =Round(-1.475,2) ↵ =-1.48 4. Hàm INT : Làm tròn một số nguyên gần nhất Cú pháp: INT(Number) - Number: Là số thực ta muốn làm tròn xuống thành một số nguyên. VD: =INT(8.9) ↵ =9 =INT(-8.9) ↵ =-9 5. Hàm MOD: Trả về phần dư của một phép chia nguyên. Kết quả có cùng dấu như số chia. Cú pháp: MOD(Number, divisor) - Number: Là số bị chia mà ta - Divisor: Là số chia 6. Hàm Rank: Hàm xếp hạng Cú pháp: Rank(Number, List, order) + Number: Ô dữ liệu cần tìm thứ hạng + List: Danh sách các số dữ liệu + Order: 0 thứ hạng giảm 1 thứ hạng tăng *** Phßng §µo t¹o *** 5 Pham Ngoc Cuong II. HÀM THỐNG KÊ. 1. Hàm SUM : Trả về tổng tất cả giá trị số trong danh sách các đối số. Cú pháp: SUM(Number1, number2 .) + Number1, number2: Là số mà ta muốn trả về tổng của dãy 2. Hàm MIN : Trả về giá trị nhỏ nhất. Cú pháp: MIN(number1, number2 .) + Number1, number2 . Là dãy số mà ta muốn trả về giá trị nhỏ nhất. 3. Hàm MAX : Trả về giá trị lớn nhất trong một danh sách đối số. Cú pháp: MAX(number1, number2 .) + Number1, number2 . Là dãy số mà ta trả về giá trị lớn nhất của dãy số 4. Hàm AVERAGE : Trả về giá trị trung bình số học của các đối số. Cú pháp: AVERAGE(number1, number2 .) + Number1, number2 .Là dãy số mà ta trả về giá trị trung bình 5. Hàm COUNT : Đếm có bao nhiêu giá trị số có trong danh sách các đối số. Cú pháp: COUNT(Value1, value2 .) + Value1, value2 .Là dãy các đối số chứa đựng hay tham chiếu đến các kiểu dữ liệu khác nhau nhưng chỉ có các giá trị số là được đếm. 6. Hàm COUNTA : Đếm số lượng có giá trị trong danh sách các đối số. Cú pháp: COUNTA(Value1, value2 .) + Value1, value2 .Là giá trị mà ta muốn đếm. Trong trường hợp này, một giá trị nào, kể cả chuỗi rỗng III. CÁC HÀM LOGIC 1. Hàm AND: Trả về True nếu tất cả có đối số là True(đúng), trả về False nếu có ít nhất một đối số của nó là False(sai). Cú pháp: AND(logical1, logical2 .) + Logical1, logical2 . Là điều kiện ta muốn kiểm tra xem là True hay False. 2. Hàm IF: Trả về một giá trị nếu biến kiểm tra là True, và một giá trị khác nếu biến kiểm tra là False. Cú pháp: IF(Logical_test, Value_if_true, Value_if_false) + Logical_test: là bất kỳ giá trị hay biểu thức nào trả về giá trị logic True hay False. + Value_if_true: là giá trị sẽ trả về khi logical_test là True. + Value_if_false: là giá trị sẽ trả về khi logical_test là False. Lưu ý: Hàm IF có thể lồng nhau đến bảy cấp, lúc đó Value_if_true và Value_if_false cũng khác nhau. 3. Hàm NOT: Trả về nghịch đảo của đối số của nó. Cú pháp: NOT(logical) *** Phßng §µo t¹o *** 6 Pham Ngoc Cuong + Logical: là giá trị hay biểu thức trả về True hay False. Nếu Logical là False. NOT trả về True hoặc ngược lại. 4. Hàm OR: Trả về True nếu có ít nhất một đối số của nó là True, trả về False nếu tất cả mọi đối số của nó là False. Cú pháp: OR(logical1, logical2 .) + Logical1, logical2 .là điều kiện ta muốn kiểm tra xem là True hay False. IV. NHÓM HÀM CHUỖI 1. Hàm LEFT: Trả về ký tự đầu tiên hoặc các ký tự nằm bên trái trong một chuỗi. Cú pháp: LEFT(text, num_chars) + Text: là chuỗi chứa đựng các ký tự mà ta muốn trích ra. + Num_chars: chỉ ra bao nhiêu ký tự sẽ được left trả về. VD: =left(hanoi,2) = ha 2. Hàm MID: Trả về một số chỉ định các ký tự từ một chuỗi, bắt đầu tại vị trí mong muốn. Cú pháp: MID(text, start_num, num_chars) + Text: là chuỗi chứa đựng các ký tự mà ta muốn rút ra. + Start_num: là vị trí ký tự đầu tiên mà ta muốn rút ra trong chuỗi. + Num_chars: chỉ ra bao nhiêu ký tự được trả về từ text. Nếu num_chars là số âm. MID trả về mã lỗi #Value! VD: =MID(Caobaquat,1,5) =Caoba 3. Hàm RIGHT: Trả về ký tự cuối cùng hay các ký tự nằm bên phải nhất trong một chuỗi. Cú pháp: RIGHT(text, num_chars) + Text: là chuỗi ký tự chứa đựng các ký tự mà bạn muốn trích ra. + Num_chars: chỉ ra bao nhiêu ký tự sẽ được right trả về VD: =Right(TINHOC,3) = HOC 4. Hàm VALUE: Chuyển chuỗi thành giá trị số. Cú pháp: VALUE("Text") + Text: là chuỗi được bao trong cặp " " hay là một tham chiếu tới một cell chứa đựng chuỗi mà ta muốn chuyển đổi VD: =VALUE("123") =123 5. Hàm Lower: Chuyển tất cả chữ Hoa trong chuỗi thành chữ thường Cú pháp: =LOWER(“Text”) *** Phßng §µo t¹o *** 7 Pham Ngoc Cuong Text: Là Chuỗi mà ta muố chuyển sang chữ thường. Lower không đổi các ký tự trong chuỗi không phải là chữ cái (A-->Z) Ví dụ: =Lower(“Apt. 2B”) bằng apt. 2b 6. Hàm Proper: Chuyển sang chữ Hoa chữ cái đầu tiên của chuỗi và bất kỳ các chữ nào đi sau một ký tự khác không phải là chữ cái. Các chữ cái còn lại chuyển sang chữ thường. Cú pháp: =PROPER (“Text”) Text: Là chuỗi được đóng bằng cặp “”, hay một công thức trả về chuỗi, hay một tham chiếu tới một cell chứa đựng chuỗi. Ví dụ:=proper(“this is a TILLE”) thành “This Is A Tille”) 7. Hàm Trim: Loại bỏ tất cả các khoảng trắng thừa trong chuỗi ngoại trừ dấu cách giữa các từ. Dùng Trim lên chuỗi ta nhận được các ứng dụng khác có thể có các khoảng trắng không đúng. Cú pháp: =TRIM(“Text”) Text: Là chuỗi ta muốn bỏ các khoảng trắng thừa. Ví dụ: =Trim(“ First Quater Earnings”) 8. Hàm Upper: Chuyển chuỗi thành chữ hoa Cú pháp: =UPPER(“Text”) Text: Là chuỗi mà ta muốn chuyển thành chữ hoa. V. CÁC HÀM TÌM KIẾM 1. Hàm HLOOKUP: Tìm kiếm giá trị hàng đầu tiên của một dãy trả về giá trị trong cell chỉ đinh. Cú pháp: HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, row_index_num, Range_lookup) • Lookup_value: Là giá trị được tìm kiếm trên hàng đầu tiên của bảng dữ liệu • Table_array: Là bảng chứa dữ liệu được tìm kiếm.Row_index_num: Là số thứ tự hàng trong table_array nơi Hlookup sẽ lấy giá trị trả về. • Range_lookup: Là giá trị logic xác định ta muốn việc tìm kiếm một giá trị là chính xác hay gần đúng. 2. Hàm VLOOKUP: Tìm kiếm một giá trị cột bên trái của dãy và trả về giá trị trong Cell chỉ định. Cú pháp: VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num, Range_lookup) • Lookup_value: Là giá trị được tìm kiếm trong cột bên trái cảu bảng dữ liệu. Lookup_value có thể là một giá trị, một tham chiếu hoặc là một chuỗi ký tự. • Table_array: Là bảng chứa dữ liệu được tìm kiếm. Ta dùng một tham chiếu hoặc một tên vùng. *** Phßng §µo t¹o *** 8 Pham Ngoc Cuong • Giá trị trong cột bên trái của Table_array có thể là chuỗi, giá trị số, hoặc giá trị logic. • Col_index_num: Là số thứ tự trong Table_array nơi VLOOKUP sẽ lấy giá trị trả về. • Range_lookup: Là giá trị logic xác định ta muốn việc tìm kiếm một giá trị là chính xác gần đúng 3. Hàm INDEX (theo hình thức tham chiếu) Theo hình thức tham chiếu. INDEX trả về tham chiếu của một cell nằm tại giao điểm của một hàng và cột phân biệt. Nếu tham chiếu là các vùng không kề nhau, ta có thể chọn vùng nào cần tìm. Cú pháp: INDEX(Reference, Row_num, Column_num, Area_num) + Reference: là một tham chiếu đến một hay nhiều vùng của cell.  Nếu ta nhập vào một vùng không kề liền nhau cho tham chiếu, thì ta phải đóng tham chiếu trong cặp ngoặc đơn ( ).  Nếu mỗi vùng trong tham chiếu chỉ có một hàng hay một cột, thì đối số row_num và column_num tương ứng được bỏ qua. + Row_num: Là số thứ tự của hàng trong tham chiếu sẽ lấy giá trị từ đó. + Column_num: là số thứ tự cột trong tham chiếu sẽ lấy giá trị từ đó. + Area_num: Chọn một vùng trong tham chiếu nơi sẽ trả về giá trị tại giao điểm của row_num và column_num. Vùng đầu tiên được đánh số là 1, vùng thứ hai là 2 . Lưu ý:  Row_num, column_num và area_num phải trỏ đến một cell trong tham chiếu; ngược lại INDEX trả về mã lỗi #REF!. Nếu không ghi row_num và column_num. INDEX trả về vùng trong tham chiếu được xác định bởi area_num.  Kết quả của hàm INDEX là một tham chiếu và được diễn dịch tuỳ vào các hàm khác. Phụ thuộc vào công thức, giá trị kết quả cảu INDEX có thể được đúng như là tham chiếu hay một giá trị. VI. HÀM NGÀY THÁNG 1. Hàm TODAY: Trả về số thứ tự của ngày hiện tại Cú pháp: TODAY() 2. Hàm DATE: Trả về số tứ tự của ngày theo năm, tháng và ngày chỉ định. Cú pháp: DATE(year,month,day) 3. Hàm DAY: Trả về ngày của tháng tương ứng với số thứ tự của ngày tháng được cho. Ngày trả về như là một số nguyên nằm trong khoảng từ 1 đến 31. Cú pháp: DAY(serial_number) + Serial_number: Là ngày giờ được Microsoft Excel để tính toán. *** Phßng §µo t¹o *** 9 Pham Ngoc Cuong BÀI 5: NHÓM HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU 1. Hàm Dsum: Cộng các giá trị trong trường của các bản ghi trong cơ sở dữ liệu Cú pháp: DSUM(database, field, criteria) + Database: là vùng tạo lên cơ sở dữ liệu. + Field: Chỉ định trường nào sẽ được dùng trong hàm. + Criteria: Là vùng bảng tiêu chuẩn tìm kiếm. 2. Hàm Daverage: Tính trung bình các giá trị trong cột (trường) chỉ định của vùng được chọn trong cơ sở dữ liệu thoả mãn các tiêu chuẩn tìm kiếm trong Criteria. Cú pháp: DAVERAGE(database, field, criteria) + Database: là vùng tạo lên cơ sở dữ liệu. + Field: Chỉ định trường nào sẽ được dùng trong hàm. + Criteria: Là vùng bảng tiêu chuẩn tìm kiếm. 3. Hàm DMax: Trả về giá trị lớn nhất trong cột trường của các bản ghi trong cơ sở dữ liệu thoả mãn tiêu chuẩn. Cú pháp: DMAX( Database, field, criteria) + Database: là vùng tạo lên cơ sở dữ liệu. + Field: Chỉ định trường nào sẽ được dùng trong hàm. + Criteria: Là vùng bảng tiêu chuẩn tìm kiếm 4. Hàm DMin: Trả về giá trị nhỏ nhất trong cột trường của các bản ghi trong cơ sở dữ liệu Cú pháp: DMIN( Database, field, criteria) + Database: là vùng tạo lên cơ sở dữ liệu. + Field: Chỉ định trường nào sẽ được dùng trong hàm. + Criteria: Là vùng bảng tiêu chuẩn tìm kiếm 5. Hàm Dcount: Đếm số cell chứa đựng giá trị số trong một cột (trường) thoả mãn bảng tiêu chuẩn tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu. Cú pháp: DCOUNT( Database, field, criteria) + Database: là vùng tạo lên cơ sở dữ liệu. + Field: Chỉ định trường nào sẽ được dùng trong hàm. + Criteria: Là vùng bảng tiêu chuẩn tìm kiếm 6. Hàm Countif: Hàm đếm có điều kiện Cú pháp: =COUNTIF(range,criteria) + Range: Là vùng cell mà ta muốn đếm. + Criteria: Là tiêu chuẩn để được đếm. Tiêu chuẩn này được cho dưới hình thức một giá trị số 7. Hàm SumIf: Tính tổng có điều kiện Cú pháp:=SUMIF(range,criteria,sum_range)  Range: Là vùng cell mà ta muốn tính toán. *** Phßng §µo t¹o *** 10 [...]... range thoả mãn criteria Nếu sum_range được bỏ qua, các cell trong range được cộng BÀI 6: LỌC VÀ SẮP XẾP DỮ LIỆU I Sắp xếp dữ liệu - Data\Sort * Sort by: + Ascending: Lọc theo thứ tự tăng dần + Descending: Lọc theo thứ tự giản dần II Lọc dữ liệu: 1 Lọc tự động (Auto Filter) - Đánh dấu toàn bộ dữ liệu cần lọc: + Data\Filter\Auto Filter + Chọn điều kiện lọc trên cột tương ứng - Hiện lại bảng tính: + Data\Filter\Auto... Data\Filter\Auto Filter 2 Lọc theo phương pháp tiến triển: - Data\Filter\Advandced Filter + List arrange: Vùng được sắp xếp + Criteria range: Vùng điều kiện 3 Lọc theo phương pháp Subtotals III Chèn đồ thị trong Excel *** Phßng §µo t¹o *** 11 Pham Ngoc Cuong BÀI 10: ĐẶT KHỔ GIẤY, TẠO ĐẦU TRANG, CUỐI TRANG, IN ẤN BẢNG TÍNH I Đặt khổ giấy, tạo đầu trang, cuối trang cho bảng tính - File\Page Setup + Page: Đặt lại . CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT EXCEL I.Giới thiệu Excel 1. Khởi động.  Cách 1: Click biểu tượng bên góc bên phải màn hình  Cách 2: StartPrograms Microsoft Excel. StartPrograms Microsoft Excel 2. Thoát khỏi chương trình.  Cách 1: Click chuột vào  Cách 2: FileExit  Cách 3: Alt+F4 3. Giao diện của chương trình Excel a. Thanh b. Thanh