Báo-cáo-về-phần-mềm-quản-lý

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP.HCM Khoa: Hệ Thống Thông Tin Quản Lí  ĐỀ TÀI: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN Giảng viên hướng dẫn: Đào Quốc Thắng Nhóm sinh viên thực hiện: STT HỌ VÀ TÊN Nguyễn Thị Ngọc Ánh Nguyễn Thị Thùy Linh Lê Phan Bảo Linh Nguyễn Đàm Quỳnh Như Tp Hồ Chí Minh, ngày 10 tháng 04 năm 2021 MSSV 030534180097 030835190109 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN LỜI MỞ ĐẦU Quản lý dự án công việc không đơn giản Với khối lượng lớn cơng việc khó để quản lý hồn tồn công việc dự án với giải pháp thô sơ chắn tránh khỏi việc khiến cho chất lượng dự án trì trệ Chính vậy, cần đến công cụ quản lý hiệu quả, hạn chế tối đa sai sót nhầm lẫn thường nảy sinh công việc Phần mềm quản lý dự án lựa chọn phù hợp hiệu cá nhân nhiều doanh nghiệp, tổ chức Microsoft Project phần mềm quản lý dự án với nhiều tính mạnh mẽ, hỗ trợ người dùng suốt trình triển khai thực thi dự án Với Microsoft Project, doanh nghiệp xử lý tác vụ từ phổ biến lập kế hoạch, phân công nguồn lực, theo dõi tiến độ công việc chuyên môn quản lý ngân sách hay phân tích khối lượng cơng việc Bên cạnh đó, Microsoft Project chương trình có khả lớn, ứng dụng hầu hết lĩnh vực khác nhau, công việc hay dự án tn theo tiến trình áp dụng được, thiết kế để làm việc nhóm cho phép mở rộng Microsoft Project chương trình tổ chức dạng bảng biểu đồ quan sát Nó cho phép người dùng cập nhật, lập bảng báo cáo cách dễ dàng thời điểm dự án Nó cho phép làm việc lúc nhiều dự án, độc lập liên quan với Một điều quan trọng nưa cung cấp khả giải vấn đề nảy sinh trình thực dự án thay đổi thời gian thực công tác đó, thay đổi điều kiện ràng buộc cơng tác, phân bố lại tài nguyên… Với lợi ích mà cơng cụ Microsoft Project mang lại, nhóm chúng em định chọn đề tài “ Ứng dụng phần mềm Microsoft Project việc quản lí dự án” cho báo cáo thực hành nhóm Và kèm theo dự án việc khai trương cửa hàng bán trà sữa Mặc dù cố gắng hoàn thiện tốt báo cáo mình, với kiến thức cịn hạn chế, có sai sót làm Nhóm chúng em mong nhận nhận xét, góp ý thầy để chúng em sửa đổi có báo cáo tốt Chúng em chân thành cảm ơn thầy MỤC LỤC CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 1.1 Khái niệm quản lý dự án .7 1.1.1 Khái niệm dự án 1.1.2 Khái niệm quản lý dự án .7 1.1.3 Qui trình quản lý dự án 1.2 Phần mềm quản lý dự án 1.2.1 Phần mềm miễn phí 1.2.2 Phần mềm có quyền 10 CHƯƠNG 2: PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT 10 2.1 Giới thiệu tổng quan 10 2.1.1 Phần mềm Microsoft Project gì? 10 2.1.2 Sự tiện ích phần mềm Microsoft Project .11 2.1.3 Các tính phần mềm Microsoft Project 11 2.2 Giao diện phần mềm 12 2.2.1 Giao diện bắt đầu: 12 2.2.2 Giao diện làm việc: .13 2.2.3 Khung nhìn Backstage 13 2.3 Một số thao tác 14 2.3.1 Tạo dự án 14 2.3.2 Thiết lập thông tin dự án 15 2.3.3 Tạo lịch làm việc 16 2.3.4 Tạo danh sách công việc 17 2.3.5 Thiết lập mối quan hệ công việc 19 2.3.6 Tài nguyên dự án 21 2.3.7 Phân bổ tài nguyên cho cơng việc .22 2.3.8 Lịch trình cho dự án 23 2.3.9 Tìm đường găng cho dự án 25 2.3.10 Cập nhật tiến độ dự án 25 2.3.11 Cân đối tài nguyên 26 2.3.12 Lập in báo cáo 29 CHƯƠNG 3: MINH HỌA: ỨNG DỤNG QUẢN LÝ DỰ ÁN MS PROJECT 31 3.1 Giới thiệu dự án 31 3.2 Ứng dụng phần mềm Microsoft Project để quản lý thời gian (và tài nguyên) dự án .34 3.2.1 Sơ đồ đường Găng dự án .36 3.2.2 Mạng lưới công việc phân bổ .37 3.2.3 Phân bổ nguồn nhân lực hiệu 38 3.2.4 Lập in báo cáo 39 DANH MỤC HÌNH Hình 2.1 Giao diện bắt đầu MS Project 13 Hình 2.2 Giao diện làm việc MS Project 14 CHƯƠNG GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 1.1 Khái niệm quản lý dự án 1.1.1 Khái niệm dự án Dự án tập hợp công việc, thực tập thể, nhằm đạt kết dự kiến, thời gian dự kiến, với kinh phí dự kiến  Đặc điểm dự án: - Có mục tiêu rõ ràng - Được thực khoảng thời gian định, xác định rõ thời gian bắt - đầu kết thúc Phải dự kiến đội hình thực (nguồn nhân lực) Phải có số, nói lên kinh phí cho phép thực cơng việc Phải mô tả rõ ràng kết (output) công việc Sau kết thúc công việc, phải có gì, với đặc tính, đặc điểm gì, giá trị sử dụng - nào, hiệu sao? Phải có khoản tiền cấp cho dự án thực Người (hoặc đơn vị) cấp tiền gọi - chủ đầu tư Phải có tổ chức chặt chẽ theo dõi thu thập thông tin phát sinh trình thực dự án để giúp cho cấp lãnh đạo tổ dự án theo dõi sát việc thực dự án 1.1.2 Khái niệm quản lý dự án Quản lý dự án việc áp dụng công cụ, kiến thức kỹ thuật nhằn định nghĩa, lập kế hoạch, tiến hành triển khai, tổ chức, kiểm soát kết thúc dự án 1.1.3 Qui trình quản lý dự án Quy trình quản trị dự án gồm bước: xác định dự án, lập kế hoạch dự án, thực dự án bàn giao kết thúc dự án Một dự án xác định thời gian thời điểm dự án định chấp thuận thực Nội dung cơng việc bước quy trình quản trị dự án: Bước Xác định dự án: Thiết lập mục tiêu dự án, xác định yêu cầu dự án, thiết lập cấu tổ chức máy dự án kết thúc văn trình bày nét chung dự án như: mục tiêu dự án, yêu cầu, thời gian, ngân sách cấu tổ chúc máy nhân sự, rủi ro Bước Lập kế hoạch triển khai dự án: Xây dựng kế hoạch dự án: - Kế hoạch tiến độ: dự án triển khai bao lâu, thới điểm dự tính kết thúc - dự án,… Kế hoạch chi phí: dự tính nguồn kinh phí q trình triển khai dự án - dựa dự báo doanh thu sau kết thúc dự án Kế hoạch huy động quản lý nguồn nhân lực: dự án có hoạt động cần thực hiện, lao động yêu cầu chuyên môn, cấp, kỹ - để đáp ứng công việc? Kế hoạch quản lý rủi ro: dự đốn trước rủi ro tiềm ẩn xảy lên trước biện pháp giải rủi ro để kịp thời né tránh đảm bảo tiến độ hoàn thành dự án - Kế hoạch quản lý nhân dự án: Bước Thực thi kiểm soát dự án: Các hoạt động dự án triển khai thực Công việc nhân viên thực hoạt động lên kế hoạch dự án, nhà quản trị dự án trọng vào theo dõi giám sát tình hình thực hoạt động dự án bao gồm: kiểm sốt thời gian, chi phí, chất lượng Đồng thời đưa dự báo thời gian chi phí thực dự án Bước Bàn giao kết thúc dự án: Dự án hoàn thành, sản phẩm đời sau kiểm chứng công dụng thực tế theo yêu cầu khách hàng, doanh nghiệp bàn giao sản phẩm dự án cho khách hàng bố trí lại nguồn lực dự án Trong đó, bàn giao dự án cho khách hàng thường kèm theo đào tạo nguồn nhân lực chuyển giao tài liệu kỹ thuật cho khách hàng Bố trí lại nguồn nhân lực thường bao gồm việc điều chuyên nhân viên, trang thiết bị máy móc sang dự án khác, tổ chức tổng kết đánh giá dự án rút nhũng học kinh nghiệm để hạn chế rủi ro xảy dự án sau 1.2 Phần mềm quản lý dự án Phần mềm quản lý dự án chia làm hai loại là: phần mềm miễn phí phần mềm có quyền 1.2.1 Phần mềm miễn phí Phần mềm miễn phí phần mềm mà người sử dụng khơng phải trả chi phí nào, khơng hạn chế thời gian sử dụng, tải tự dùng từ Internet, chép sử dụng phần mềm Ngồi trừ việc chấp nhận cung cấp số thông tin địa thư điện tử (email) số thông tin cá nhân khác có Người sử dụng phải chịu hồn tồn trách nhiệm với thỏa thuận quyền cam kết hai bên [ CITATION Bác \l 1066 ]  Đặc điểm:  Phần mềm miễn phí tức khơng có trả tiền cho việc sử dụng nó, dùng để trị giá trao đổi hàng hóa  Phần mềm miễn phí cho phép người dùng sửa đổi mã nguồn để tái lại tích hợp với phần mềm khác Tuy nhiên, phần mềm miễn phí người dùng bị ràng buộc phải tôn trọng tên tác giả, không dùng cho mua bán trục lợi hay chép, phân phối, làm sản phẩm phát sinh phần mềm  Phần mềm miễn phí khơng phần mềm tự nguồn - mở Sự khác biệt chủ yếu là: Phần mềm miễn phí sử dụng, nghiên cứu, thay đổi không hạn - chế có số ràng buộc định Phần mềm tự tập trung vào vấn đề tự sử dụng, giá cả: người dùng độc lập hay hợp tác với lập trình viên máy tính tự làm họ muốn với phần mềm tự (bao gồm lợi nhuận từ chúng) trả để có chương - trình Đồng thời khác với shareware buộc người sử dụng phải trả tiền sau thời gian dùng thử để có chức bổ sung  Một số phần mềm quản lý dự án miễn phí: