(Luận văn thạc sĩ) tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH nhựa đường petrolimex

Mặc dù Bộ tài chính đã ban hành hệ thống chuẩn mực kế toán, các thông tư vàcác chế độ kế toán áp dụng cho từng loại hình doanh nghiệp song trong thực tiễn tổchức công tác kế toán tại các

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

-o0o -NGUYỄN THỊ LAN ANH

TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI

CÔNG TY TNHH NHỰA ĐƯỜNG PETROLIMEX

LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ

1

HÀ NỘI, NĂM 2017

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

-o0o -NGUYỄN THỊ LAN ANH

TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI

CÔNG TY TNHH NHỰA ĐƯỜNG PETROLIMEX

Chuyên ngành : Kế Toán

Mã số : 60 34 03 01

LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS ĐẶNG VĂN LƯƠNG

2

HÀ NỘI, NĂM 2017

3

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan

Tôi xin cam đoan bản luận văn này là công trình nghiên cứu khoa học độclập của tôi Các số liệu, kết quả trong luận văn là trung thực và có nguồn gốc rõràng

Hà Nội, ngày 27 tháng 05 năm 2017

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Lan Anh

Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo TS.Đặng Văn

Lương-Người trực tiếp hướng dẫn tôi hoàn thành luận văn và giúp đỡ tôi tận tình trong suốtthời gian nghiên cứu đề tài

Cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn các anh (chị), bạn bè đã tạo điều kiện vàkhích lệ tôi hoàn thành luận văn này

Hà Nội ,ngày 27 tháng 05 năm 2017

Tác giả

Nguyễn Thị Lan Anh

MỤC LỤC

SƠ ĐỒ

1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế hiện nay, mục tiêu của các doanh nghiệp khi thamgia vào hoạt động kinh doanh, cung cấp dịch vụ là tối đa hoá lợi nhuận vì vậy cácdoanh nghiệp đã, đang và sẽ tìm mọi biện pháp đề ra kế hoạch để kinh doanh với sốlượng nhiều, chất lượng cao, chi phí thấp nhằm mang lại lợi nhuận tối đa, đứngtrước xu thế hội nhập kinh tế khu vực và thế giới, các doanh nghiệp phải đối mặtvới sự cạnh tranh gay gắt của các tập đoàn, công ty nước ngoài vốn có tiềm lực vềtài chính và kinh nghiệm Một trong những biện pháp để nâng cao năng lực cạnhtranh chính là tổ chức tốt công tác kế toán trong Doanh nghiệp

Kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng đối với hoạt động tài chính của cácdoanh nghiệp trong nền kinh tế đặc biệt là trong điều kiện kinh tế hội nhập, yêu cầuquản lý, kiểm soát thông tin kinh tế, tài chính ngày càng chặt chẽ

Mặt khác, kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụquản lý kinh tế - tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểmtra, giám sát các hoạt động kinh tế xã hội Với tư cách là công cụ quản lý kinh tế, tàichính, kế toán theo dõi và kiểm soát sự vận động của các quỹ tài chính, hoạt độngthu - chi, các khoản nợ, tài sản,… thông qua đó nhằm tổ chức và cung cấp hệ thốngthông tin hữu ích cho các quyết định điều hành, quản lý hoạt động kinh tế - xã hộicủa doanh nghiệp

Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung thuộc về tổ chức quản

lý trong doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán là một cách thích ứng với điều kiện

về quy mô, về đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, cũng như gắn với những yêucầu quản lý cụ thể tại doanh nghiệp có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc nângcao hiệu quả quản lý tại doanh nghiệp Với chức năng cung cấp thông tin và kiểmtra các hoạt động kế toán tài chính trong doanh nghiệp, công tác kế toán có ảnhhưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công tác quản lý Mặt khác, tổ chứccông tác kế toán còn ảnh hưởng đến việc đáp ứng các nhu cầu quản lý khác nhau

của các đối tượng có quyền lợi trực tiếp hay gián tiếp đến hoạt động của doanhnghiệp Vì vậy, việc tổ chức hợp lý công tác kế toán tại các doanh nghiệp hiện nay

là vô cùng cần thiết, đáp ứng nhu cầu quản lý, nhu cầu sử dụng thông tin của cácđối tượng có liên quan

Mặc dù Bộ tài chính đã ban hành hệ thống chuẩn mực kế toán, các thông tư vàcác chế độ kế toán áp dụng cho từng loại hình doanh nghiệp song trong thực tiễn tổchức công tác kế toán tại các doanh nghiệp nói chung và tại Công ty TNHH Nhựađường petrolimex nói riêng còn nhiều bất cập dẫn đến khó khăn cho công tác quản

lý của bản thân doanh nghiệp cũng như các cơ quan quản lý của Nhà nước nói riêng

và người sử dụng thông tin ngoài doanh nghiệp nói chung Để thực hiện đượcnhiệm vụ của mình trước những yêu cầu khắt khe của nền kinh tế thị trường, tổchức công tác kế toán tại Công ty cần phải được cải tiến ,thay đổi để phù hợp vớibản thân doanh nghiệp

Nhận thức được tầm quan trọng của việc tổ chức công tác kế toán tại doanhnghiệp và trong thời gian tìm hiểu thực trạng kế toán tại Công ty TNHH Nhựa

đường petrolimex tác giả luận văn đã lựa chọn nghiên cứu đề tài “Tổ chức công

tác kế toán tại Công ty TNHH Nhựa đường Petrolimex”.

2 Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài.

Trong thời gian qua, ở Việt Nam đã có một số đề tài khoa học, luận văn thạc

sỹ, luận án tiến sỹ, các bài viết trên các tạp chí chuyên ngành nghiên cứu về tổ chứccông tác kế toán

Công trình “ Tổ chức công tác kế toán tại các công ty chứng khoán trên địa bàn Hà Nội” – năm 2011 của tác giả Trần Hồng Thắng (Đại học thương mại) Qua

nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác kế toán ở các công ty chứng khoán trên địabàn Hà Nội, tác giả làm rõ các ưu, nhược điểm của tổ chức công tác kế toán từ đónêu ra phương hướng và mạnh dạn đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chứccông tác kế toán tại các công ty chứng khoán trên địa bàn Hà Nội ở góc độ của kếtoán tài chính và kế toán quản trị Bên cạnh đó, cũng làm rõ các giải pháp, các dựbáo triển vọng về tổ chức công tác kế toán tại các công ty chứng khoán trên điạ bàn

Hà Nội, đồng thời chỉ ra những hạn chế của nghiên cứu và những vấn đề cần tiếptục nghiên cứu trong tương lai nhằm góp phần nâng cao hiệu quả của tổ chức côngtác kế toán trong điều kiện hội nhập kinh tế quốc tế.

Công trình "Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp có vốn đầu tư Hàn Quốc trên địa bàn thành phố Hà Nội" - năm 2012 của tác giả Trần Thị Hưởng

(Luận văn Thạc sỹ Kinh tế - Đại học Thương Mại) Tác giả đã đưa ra những lý luận

cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp Đồng thời, tác giả đãnêu lên thực trạng và giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán toán trongdoanh nghiệp có vốn đầu tư Hàn Quốc trên địa bàn thành phố Hà Nội Tuy nhiên,việc thu thập và đưa ra các thông tin phản ánh còn chưa phong phú đa dạng Do vậy

mà chưa đưa ra hết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chi tiết và cụ thể hơn trong tổchức công tác kế toán tại các doanh nghiệp này Mặc dù đã đưa ra được một số ví

dụ điển hình trong phần thực trạng xong chưa được đầy đủ tất cả các dạng về cácnội dung kinh tế phát sinh Hơn nữa, phạm vi nghiên cứu của luận văn tác giả chỉmới tập trung 03 trong 40 doanh nghiệp kinh doanh trên địa bàn Hà Nội Tuy sốdoanh nghiệp này chiếm số lượng nhỏ song nếu đưa ra được thì đề tài sẽ phong phúhơn và làm nổi bật hơn mô hình, đặc điểm sản xuất kinh doanh đa dạng của khốidoanh nghiệp Hàn Quốc trên địa bàn thành phố Hà Nội

Công trình “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong các bệnh viện trực thuộc Bộ Y tế ở Việt Nam” của nghiên cứu sinh Lê Thị Thanh Hương năm 2012 –

Đại học thương mại Luận án đã có những khái quát về lý luận, thực tiễn và hoànthiện tổ chức kế toán trên góc độ Kế toán tài chính, Kế toán quản trị đối với loạihình đơn vị sự nghiệp có thu công lập nói chung và các bệnh viện trực thuộc Bộ Y

tế nói riêng trên các nội dung: Tổ chức bộ máy kế toán trong các bệnh viện có thểthực hiện theo hình thức kết hợp hay tách biệt giữa hoạt động sự nghiệp và hoạtđộng sản xuất kinh doanh; xác định hệ thống kế toán, cơ sở kế toán theo từng loạihình bệnh viện; hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản (đặc biệt xây dựng

hệ thống tài khoản chi tiết đối với hoạt động thụ hưởng trên nguyên tắc xây dựngmục lục ngân sách nhà nước), hệ thống sổ kế toán, báo cáo kế toán; thực hiện phân

loại chi phí, phân tích chi phí hỗn hợp, xác định giá các dịch vụ trọn gói trên cơ sởphân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận; phân bổ các chi phí liênquan hai loại hình hoạt động thụ hưởng và dịch vụ.

Công trình “Tổ chức công tác kế toán ở các tập đoàn kinh tế Việt Nam theo

mô hình công ty mẹ - công ty con” của nghiên cứu sinh Nguyễn Tuấn Anh - Học

viện Tài chính, tác giả kiến nghị với Nhà nước cũng như các tập đoàn kinh tế ViệtNam những điều kiện để thực hiện các giải pháp cho việc tổ chức công tác kế toántại các Tập đoàn kinh tế Việt Nam

Ngoài ra còn rất nhiều bài nghiên cứu của các tác giả khác như: “ Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT” của tác giả Nguyễn Đăng Huy đăng trên Tạp chí Kế toán số 2 trang 24-27 năm 2010; “Tổ chức công tác kế toán với tổ chức bộ máy kế toán trong các tập đoàn kinh tế Việt Nam” của tác giả TS.

Thái Bá Công đăng trên Tạp chí nghiên cứu tài chính kế toán 2013 số 6 trang 66;

“Mô hình Công ty mẹ - Công ty con” theo KH&HTQT tổng hợp ngày 19/09/2013

trên trang web: http://www.vinanren.vn; “Công tác kế toán theo mô hình Công ty

mẹ - Công ty con ở Việt Nam và thế giới ”của Nguyễn Thu Hương trên trang web:

http://web.kiemtoannn.gov.vn ;…

Tất cả các đề tài đã đưa ra hệ thống lý luận chung về công tác kế toán tạiđơn vị, làm rõ thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp đó thôngqua việc phân tích, đánh giá theo từng nội dung với các số liệu minh chứng cónguồn gốc rõ ràng Các đề tài cũng đã đánh giá những kết quả đã đạt được,những hạn chế và chỉ rõ nguyên nhân của những hạn chế trong tổ chức công tác

kế toán tại các doanh nghiệp từ đó kiến nghị các giải pháp giúp các doanh nghiệphoàn thiện tổ chức công tác kế toán Nhưng trong quá trình nghiên cứu và khảosát thực tế tại đơn vị, tác giả nhận thấy mỗi một doanh nghiệp đều có cách thức tổchức công tác kế toán khác nhau nên không thể áp dụng kinh nghiệm của doanhnghiệp này vào doanh nghiệp khác Do đó cần phải có sự nghiên cứu kỹ lưỡng vàsâu sắc để đưa ra các giải pháp phù hợp nhất cho việc thực hiện công tác tổ chức

kế toán tại các đơn vị nói chung và tại Công ty TNHH Nhựa đường Petrolimex

nói riêng

Vì vậy một phần kế thừa các nghiên cứu của các tác giả trước đây và

những thực tế của đơn vị công tác tôi đã chọn đề tài: “Hoàn Thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Nhựa đường Petrolimex” để có thể nghiên cứu

sâu hơn những kết quả đạt được cũng như những hạn chế trong khâu tổ chứccông tác kế toán tại các đơn vị mình đang công tác, góp phần củng cố và vậndụng kiến thức đã được học vào thực tiễn

3 Mục đích nghiên cứu:

Đề tài nhằm hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kếtoán trong doanh nghiệp ,nghiên cứu các mô hình tổ chức công tác kế toán dựa trêntổng kết các nghiên cứu về tổ chức công tác kế toán ở Việt Nam thời gian gầnđây.Việc nghiên cứu và hệ thống hóa những vấn đề lý luận sẽ là nền tảng để xácđịnh nội dung nghiên cứu đề tài và định hướng cho các khảo sát sẽ thực hiện

Tìm hiểu thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Nhựa đườngPetrolimex ,qua đó đánh giá tình hình tổ chức kế toán tại Công ty rút ra những ưu

và nhược điểm

Nghiên cứu và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toántại Công ty TNHH Nhựa đường petrolimex

4.Các câu hỏi đặt ra trong nghiên cứu:

Thứ nhất: Đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý của

doanh nghiệp ảnh hưởng đến lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán tại Công

ty TNHH Nhựa đường Petrolimex như thế nào?

Thứ hai : Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Nhựa đường

Petrolimex có đáp ứng được yêu cầu quản lý hiện tại và thách thức trong tương lai?

Thứ ba: Cần có những giải pháp và điều kiện gì để hoàn thiện tổ chức công tác

kế toán tại Công ty TNHH Nhựa đường Petrolimex nhằm nâng cao chất lượng củathông tin kế toán đáp ứng được yêu cầu quản lý trong doanh nghiệp

5 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu đề tài

5.1 Đối tượng nghiên cứu:

Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp và thực trạng tổchức công tác kế toán tại Công ty TNHH Nhựa đường Petrolimex

5.2 Phạm vi nghiên cứu:

Về không gian, thời gian nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu tổ chức công

tác kế toán tài chính tại Công ty TNHH Nhựa đường petrolimex; thông tin, số liệu

minh họa được trích dẫn trong 2 năm gần đây

Về nội dung nghiên cứu: Tác giả chỉ tập trung nghiên cứu thực trạng tổ chức

công tác kế toán tài chính tại Công ty TNHH Nhựa đường Petrolimex mà không đisâu vào kế toán các phần hành , kế toán quản trị tại Công ty

Do điều kiện và thời gian nghiên cứu đè tài nên tác giả cũng không đi sâu vàonghiên cứu kế toán tại các Chi nhánh, Nhà máy

6 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập tài liệu

Được thực hiện qua nhiều kênh thông tin khác nhau như: các giáo trìnhchuyên ngành, thông tư, nghị định, chế độ kế toán, Luật kế toán, tham khảo cáccông trình nghiên cứu khoa học, bài viết liên quan đến đề tài nghiên cứu, tra cứuthông tin công ty qua mạng internet và các tài liệu liên quan đến doanh nghiệp Việc sử dụng phương pháp này giúp tác giả có mẫu điều tra và các kết luận rút ra từphân tích dữ liệu đảm bảo độ khách quan cần thiết

- Phương pháp khảo sát

Tác giả tiến hành điều tra để lấy số liệu thông qua việc gửi phiếu khảo sát,điều tra đến các bộ phận quản lý, các phòng ban, kế toán tại công ty Việc sử dụngnhững phương pháp này giúp tác giả có mẫu điều tra và các kết luận rút ra từ phântích dữ liệu đảm bảo độ khách quan cần thiết

Việc tiến hành điều tra được thực hiện theo các trình tự sau:

Bước 1 : Thiết kế phiếu câu hỏi và khảo sát định tính

Bước 2: Phát phiếu câu hỏi cho các đối tượng điều tra (trực tiếp và gửi email)

Bước 3: Sau khi kết thúc quá trình điều tra tác giả đã phân tích dữ liệu thuđược từ kết quả khảo sát, tổng hợp và phân loại dữ liệu, xử lý số liệu, sau đó phântích đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty

Mục đích của phương pháp này là khảo sát thực trạng tổ chức kế toán tại công

ty qua nhận xét của những người liên quan trong công ty

Sử dụng phương pháp này sẽ đo được các mức độ nhận thức của người được khảo sát Đây là một trong những điểm nổi bật của phương pháp này vì nó có độ tin cậy rất cao và có thể bao quát được phạm vi nghiên cứu là môt trong những nội dung cần thiết để đánh giá được vấn đề nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu:

Để thu thập các thông tin, để hệ thống lý luận chung về kế toán, tác giả đãthực hiện nghiên cứu tài liệu qua nhiều kênh thông tin khác nhau như tham khảo cáccông trình nghiên cứu khoa học, đọc các bài viết có liên quan đặc biệt là các bài viếtđăng trên tạp chí kế toán, tạp chí nghiên cứu tài chính kế toán, tạp chí kiểm toán, tạpchí kế toán và kiểm toán tác giả cũng xem lại các chính sách thuế hiện hành, Luật

kế toán, giáo trình kế toán của nhiều tác giả

Trong quá trình nghiên cứu tài liệu tác giả thấy đây là phương pháp rất hữuhiệu, đặc biệt trong thời đại công nghệ thông tin rất phát triển như hiện nay và đượccoi là kênh thu thập thông tin nhanh, đa dạng Tuy nhiên cũng cần lựa chọn nhưngthông tin có ích và đáng tin cậy để đưa vào luận văn.

- Phương pháp phân tích dữ liệu:

Phương pháp phân tích dữ liệu là phép biện chứng duy vật lịch sử Từ cácthông tin thu được, thông qua các phương pháp thu thập dữ liệu xử lý có nguyên tắcnhư phương pháp logic, phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích vàphương pháp kỹ thuật cụ thể như phương pháp so sánh, phương pháp đối chiếu,phương pháp phân tích nội dung, cà cá kỹ thuật của thống kê dựa vào phần mềm xử

lý văn bản MicrosoftOffice (Word và Excel) để nguyên cứu thực trạng tổ chức côngtác kế toán tại Công ty TNHH Nhựa đường Petrolimex Từ đó, nghiên cứu giải phápnhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Nhựa đườngPetrolimex cho phù hợp với quy định và các điều kiện thực tế tại doanh nghiệp Cácphương pháp này tương đối hiệu quả, phù hợp với yêu cầu của mục tiêu nghiên cứu

7 Ý nghĩa của đề tài nghiên cứu

Thông qua nghiên cứu, đề tài có ý nghĩa cả về mặt lý luận lẫn thực tiễn

Về mặt lý luận: Đề tài nghiên cứu góp phần hệ thống hoá những vấn đề lý luận

cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

Về mặt thực tiễn: Căn cứ vào đặc điểm hoạt động kế toán trong các doanh

nghiệp sản xuất kinh doanh và những tồn tại trong công tác kế toán tại Công tyTNHH Nhựa đường petrolimex, đề tài đưa ra các giải pháp nhằm khắc phục nhữngbất cập trong tổ chức công tác kế toán tại Công ty sẽ góp phần nâng cao hiệu quảcủa tổ chức công tác kế toán, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời đầy đủ phục vụcông tác quản

CHƯƠNG I NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC

KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

1.1. Một số khái niệm cơ bản

Kế toán có thể được xem xét dưới nhiều góc độ khác nhau theo quan điểm củatừng tác giả Khi nghiên cứu trên góc độ hoạt động, kế toán là quá trình thu thập, xử

lý và cung cấp thông tin về tài chính của hoạt động sản xuất kinh doanh Khi nghiêncứu trên góc độ sử dụng, kế toán là công cụ quản lý có hiệu quả, là cơ sở để đánh

giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh

Theo quan điểm của kế toán quốc tế, kế toán được định nghĩa "là hệ thốngthông tin và kiểm tra dùng để đo lường, phản ánh, xử lý và truyền đạt những thông

tin về tài chính, kết quả kinh doanh và các luồng tiền tạo ra của một đơn vị kinh tế."Theo quan điểm nêu trong Luật kế toán Việt Nam, định nghĩa kế toán đượctrình bày ở điều 4 như sau: "Kế toán là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp

thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động…"Theo Libby (2003), "Kế toán là một hệ thống thông tin cho phép thu thập vàtruyền đạt thông tin mà chủ yếu là những thông tin mang bản chất tài chính thườngđược số hoá dưới hình thức giá trị về các hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp vàcác tổ chức Những thông tin này được cung cấp nhằm giúp những người quan tâmtrong quá trình ra các quyết định kinh tế mà chủ yếu các quyết định này liên quan

đến việc phân bổ nguồn lực."(theo nguồn trích dẫn dankinhte.vn)

Những định nghĩa đã nêu đều nói lên: Kế toán thực hiện ba công việc cơbản là đo lường, xử lý (ghi nhận) và truyền đạt (cung cấp) thông tin định lượng về

hiện trạng tài chính, kết quả kinh doanh và luồng tiền tạo ra trong một đơn vị Theo quan điểm của tác giả:

Kế toán: là nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản

và sự vận động của tài sản, các hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệpnhằm cung cấp những thông tin hữu ích cho việc ra quyết định về kinh tế và đánhgiá hiệu quả của các hoạt động tài chính trong doanh nghiệp

Khái niệm tổ chức công tác kế toán cũng có nhiều quan điểm khác nhau:

Theo Luật kế toán Việt Nam (Bộ Tài chính – 2003), "Tổ chức công tác kế toán

là sự kết hợp giữa các quá trình phân chia các phần hành kế toán với tổ chức hoạtđộng của các thành viên kế toán của doanh nghiệp, đáp ứng một cách tốt nhất yêu

cầu quản lý."

Theo giáo trình Tổ chức công tác kế toán của tác giả Đoàn Xuân Tiên (Nhàxuất bản Thống kê, năm 2009), "Tổ chức công tác kế toán được hiểu là những mốiliên hệ giữa các yếu tố cấu thành bản chất của công tác kế toán: chứng từ kế toán,

đối ứng tài khoản, tính giá tổng hợp - cân đối kế toán."

Tại trang web: www.tapchiketoan.info, "Tổ chức công tác kế toán là một hệthống các yếu tố cấu thành, gồm tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức các phương pháp

và kỹ thuật hạch toán kế toán, tổ chức thực hiện các chính sách kinh tế tài chính và

kế toán cùng với mối liên hệ và sự tác động giữa các yếu tố đó nhằm phát huy tối đa

chức năng của hệ thống."

Điểm chung của những định nghĩa đã nêu là đều nói lên những yếu tố cấuthành nên tổ chức công tác kế toán, chỉ khác nhau ở mức độ chi tiết hay tổng quát

Từ đó, tác giả đưa ra quan điểm của mình:

Tổ chức công tác kế toán: là một hệ thống các phương pháp cách thức phối

hợp sử dụng phương tiện và kỹ thuật cũng như nguồn lực của bộ máy kế toán, thểhiện các chức năng và nhiệm vụ của kế toán, đó là: Phản ánh, đo lường, giám sát vàthông tin bằng số liệu một cách trung thực, chính xác, kịp thời Là tổ chức việc thunhận hệ thống hoá và cung cấp các thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh ởđơn vị kế toán nhằm phục vụ cho công tác quản lý

1.2 Vai trò và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong các doanh

nghiệp sản xuất kinh doanh.

1.2.1.Vai trò của tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp

Hạch toán kế toán trong doanh nghiệp là công cụ quan trọng để thực hiện điềuhành, quản lý, kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh tế tài chính của từng doanhnghiệp nói riêng và hoạt động của toàn nền kinh tế nói chung Để phát huy được vaitrò quan trọng đó thì các doanh nghiệp phải tổ chức công tác kế toán một cách khoahọc, hợp lý, có hiệu quả trong công tác quản lý của đơn vị mình

Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp chịu ảnh hưởng của một số nhân

tố như: mô hình cơ cấu tổ chức đơn vị; trình độ của đội ngũ cán bộ quản lý; quy mô

và địa bàn hoạt động của đơn vị; đặc điểm hệ thống cơ sở hạ tầng; đặc điểm chu kỳkinh doanh, đặc điểm cơ chế quản lý điều hành chi phí, Do vậy, vấn đề tổ chứccông tác kế toán trong các doanh nghiệp hiện nay phải được tổ chức một cách khoahọc, luôn có tính thời sự đối với giai đoạn phát triển đổi mới của doanh nghiệp

Vai trò của kế toán trong công tác quản lý nói chung đã được Quốc hội khoá

XI kỳ họp thứ 3 ngày 17/6/2003 thông qua trong Luật Kế toán: “ đối với các tổchức doanh nghiệp, kế toán là công cụ quan trọng để điều hành, quản lý các hoạtđộng, tính toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốnnhằm đảm bảo quyền chủ động sản xuất kinh doanh và chủ động tài chính”

Như vậy, kế toán có vai trò rất quan trọng trong việc cung cấp và truyền đạtthông tin kinh tế về một tổ chức cho các đối tượng sử dụng khác nhau Mục đíchcủa kế toán là cung cấp các thông tin hữu ích cho việc ra quyết định tài chính cũngnhư đánh giá hiệu quả kinh doanh của một tổ chức Thông tin kế toán không nhữngđược sử dụng cho bản thân doanh nghiệp mà còn sử dụng cho các đối tượng bênngoài như các nhà đầu tư, người bán, khách hàng và các cơ quan chức năng của Nhà

nước

Đối với nhà quản trị doanh nghiệp : Kế toán phục vụ cho các nhà quản lý kinh

tế Căn cứ vào thông tin kế toán, các nhà quản lý định ra các kế hoạch, dự án vàkiểm tra việc thực hiện các dự án, các kế hoạch đặt ra

Đối với những đối tượng có lợi ích trực tiếp (các nhà đầu tư): Dựa vào thôngtin kế toán, các nhà đầu tư nắm được hiệu quả của một thời kỳ kinh doanh và tìnhhình tài chính của doanh nghiệp từ đó có các quyết định nên đầu tư hay không đầu

tư và biết được doanh nghiệp sử dụng số vốn đầu tư đó như thế nào

1.2.2 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp

Để thực hiện tốt những vai trò đã nêu, việc tổ chức công tác kế toán trong mộtdoanh nghiệp cần phải đảm bảo những nguyên tắc sau:

Thứ nhất, nguyên tắc thống nhất

Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp là một loại hình tổ chức đặc thù Hệthống tổ chức công tác kế toán không phải là sự lắp ghép tuỳ tiện hoặc gộp lại mộtcách đơn giản các phần (đối tượng, phương pháp, mô hình, bộ máy kế toán ) mà là

sự kết hợp hữu cơ giữa chúng Vì vậy, tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệpphải đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống kế toán giữa đối tượng và phươngpháp, hình thức và bộ máy kế toán trong đơn vị kế toán

Tổ chức công tác kế toán còn phải đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán vàquản lý Doanh nghiệp là một hệ thống bao gồm nhiều bộ phận có mối quan hệ chặtchẽ với nhau Ngoài bộ phận kế toán, còn có các bộ phận quản lý khác như thống

kê, kế hoạch, vật tư, kỹ thuật Do đó, tổ chức công tác kế toán phải luôn chú ý mốiquan hệ giữa kế toán và các bộ phận khác để đảm bảo sự thống nhất trong việc tínhtoán và đánh giá các chỉ tiêu kinh tế; hoặc mối liên hệ trong việc cung cấp, thu thập

và sử dụng các thông tin cũng như trong việc đối chiếu, kiểm tra số liệu kế toán vớicác bộ phận khác để đảm bảo sự ăn khớp, thống nhất với nhau Đồng thời, tổ chứccông tác kế toán còn phải đảm bảo thống nhất với toàn hệ thống, thống nhất môhình tổ chức hạch toán với mô hình tổ chức kinh doanh và tổ chức quản lý Nhờ vậy

hệ thống mới không ngừng vận động và phát triển

Thứ hai, nguyên tắc bảo đảm tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực và chế độ, luật kế toán hiện hành

Chức năng của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là cung cấp thôngtin kịp thời, đáng tin cậy cho người sử dụng Nhằm tạo ra một khung pháp lý chung,một sự hướng dẫn thống nhất, tiêu chuẩn cho công tác kế toán, Nhà nước đã banhành Luật kế toán, các chuẩn mực, chế độ kế toán và đòi hỏi các doanh nghiệp phảituân thủ Thực hiện nguyên tắc này, khi triển khai tổ chức công tác kế toán, cácdoanh nghiệp phải nắm chắc và tuân thủ các chuẩn mực, chế độ kế toán của nhànước, có như vậy mới đảm bảo thực hiện tốt chức năng của hạch toán

Thứ ba, nguyên tắc phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp là một tổ chức độc lập với những đặc điểm và điều kiệnriêng về mô hình tổ chức, về phương thức kinh doanh, mô hình quản lý Khi tổ

chức công tác kế toán, ngoài việc đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực, chế

độ chung, còn phải chú ý đến đặc điểm, điều kiện riêng của doanh nghiệp, không ápdụng một cách rập khuôn, máy móc mà phải triển khai tổ chức công tác kế toán phùhợp với từng điều kiện cụ thể, ví dụ: tuỳ thuộc vào quy mô, loại hình kinh doanh,trình độ của cán bộ kế toán để lựa chọn hình thức kế toán, mô hình kế toán thíchhợp Thực hiện nguyên tắc này sẽ đảm bảo sự hài hoà giữa tính thống nhất và tínhđặc thù trong tổ chức hạch toán kế toán, đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống kế toán

và phát huy đầy đủ vai trò của kế toán trong hệ thống quản lý doanh nghiệp

Thứ tư, nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả

Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp là việc vận dụng hệ thống phương pháp,các nguyên tắc kế toán, các căn cứ nhất định vào trong từng đơn vị cụ thể nhằm thựchiện chức năng thông tin và kiểm tra của kế toán Vì vậy, tổ chức công tác kế toán phảiđảm bảo tính hiệu quả, nghĩa là phải tổ chức công tác kế toán một cách khoa học, hợp

lý nhằm thực hiện chức năng của nó được tốt nhất với chi phí thấp nhất Theo nguyêntắc này, khi tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp phải luôn xem xét mối quan hệgiữa chi phí bỏ ra với kết quả về thông tin kế toán phục vụ cho quản lý

Trên đây là những nguyên tắc cơ bản mang tính chất bao quát toàn bộ quátrình tổ chức công tác kế toán Trong quá trình triển khai tổ chức công tác kế toán,các doanh nghiệp phải tuân thủ và thực hiện một cách đầy đủ các nguyên tắc nàynhằm tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý và hiệu quả nhất Tuy nhiên, tuỳthuộc vào từng điều kiện cụ thể, các doanh nghiệp còn phải tuân theo những nguyêntắc cũng như dựa vào những căn cứ cụ thể trong từng nội dung tổ chức để đảm bảotính khoa học của tất cả các nội dung trong tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp

1.3 Nội dung của tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp.

Nội dung cơ bản của tổ chức công tác kế toán trong Doanh nghiệp bao gồm: tổchức bộ máy kế toán; tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán; tổ chức vậndụng hệ thống tài khoản kế toán; tổ chức vận dụng hình thức kế toán và tổ chức hệthống sổ sách kế toán; tổ chức kiểm tra kế toán; tổ chức lập và phân tích báo cáo tàichính; tổ chức trang bị, ứng dụng các phương tiện kỹ thuật xử lý thông tin trongcông tác kế toán

Để thực hiện tốt hình thức tổ chức công tác kế toán của các Doanh nghiệp ,các đơn vị phải căn cứ vào đặc điểm tổ chức, quy mô, địa bàn hoạt động, yêu cầutrình độ quản lý, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ kế toán, Tổ chức côngtác kế toán bao gồm những nội dung chủ yếu sau:

- Tổ chức bộ máy kế toán

- Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ kế toán;

- Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán ở doanh nghiệp;

- Tổ chức thực hiện chế độ sổ kế toán ở doanh nghiệp;

- Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo kế toán

 Kiểm soát nội bộ:

Việc tổ chức nhân sự phải đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm Điều này sẽtránh tình trạng một người xử lý quá nhiều công việc dẫn đến gian lận mà doanhnghiệp không thể kiểm soát được Bên cạnh đó, việc xác định rõ trách nhiệm củatừng nhân viên trong doanh nghiệp sẽ tránh tình trạng đùn đẩy công việc và đổ tráchnhiệm cho nhau

 Tính đồng bộ trong công việc:

Tính đồng bộ trong công việc thể hiện ở chỗ toàn bộ công việc được phân bổđều cho tất cả các phòng ban cũng như nhân viên, không để xảy ra tình trạng giaoquá nhiều việc cho bộ phận, nhân viên này và quá ít việc cho bộ phận, nhân viênkhác, hoặc quá nhiều việc vào thời điểm này và quá ít việc vào thời điểm khác Tínhđồng bộ trong công việc giúp cho công tác kế toán tại doanh nghiệp vận hành trôichảy, đảm bảo cung cấp số liệu chính xác và kịp thời cho các đối tượng sử dụngthông tin kế toán

 Đảm bảo năng lực của nhân viên:

Việc đảm bảo năng lực của nhân viên cũng là vấn đề mà lãnh đạo doanhnghiệp cần đặc biệt quan tâm vì chất lượng của công tác kế toán phụ thuộc chủ yếuvào trình độ và khả năng thành thạo công việc của những người này Ngoài việctuyển dụng những nhân viên có lòng yêu nghề và trình độ chuyên môn cao, doanhnghiệp cần chú trọng đến công tác đào tạo và bồi dưỡng kiến thức mới cho nhânviên để họ có thể đáp ứng được những yêu cầu ngày càng cao trong công việc, đồngthời thường xuyên phổ biến những yêu cầu và qui định về đạo đức nghề nghiệp chonhân viên Định kỳ, doanh nghiệp cũng nên tổ chức "luân chuyển cán bộ" để tránhtình trạng nhân viên giải quyết công việc theo "lối mòn", điều này cũng giúp doanhnghiệp phát hiện ra những nhân viên có thể làm tốt công việc mà trước đây họ chưađược phân công, đồng thời tránh sự gian lận của những nhân viên có thâm niêntrong lĩnh vực họ đã và đang đảm nhiệm Ngoài ra, luân chuyển cán bộ còn là mộtgiải pháp giúp doanh nghiệp đào tạo được những nhân viên có hiểu biết về toàn bộquy trình kế toán trong doanh nghiệp, đặc biệt là các đối tượng có thể phát triểnthành cán bộ quản lý

Xây dựng kế hoạch công tác cho phòng kế toán.

Xây dựng kế hoạch công tác là biện pháp quan trọng đảm bảo cho việc thựchiện các phần hành kế toán được trôi chảy, qua đó sẽ kiểm tra được tiến độ thựchiện và điều chỉnh, phối hợp công việc một cách nhanh chóng để tăng cườngđược năng suất và hiệu quả hoạt độngcủa bộ máy kế toán

Căn cứ đặc điểm tổ chức, quy mô và địa điểm hoạt động sản xuất kinh doanh,tình hình phân cấp quản lý tài chính, khối lượng, tính chất và mức độ phức tạp củacác nghiệp vụ kinh tế tài chính; yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ củacán bộ quản lý và cán bộ kế toán mà doanh nghiệp lựa chọn hình thức tổ chức côngtác kế toán cho phù hợp

Hiện nay có 3 hình thức tổ chức bộ máy kế toán: hình thức tổ chức bộ máy kếtoán tập trung; hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán; hình thức tổ chức bộmáy kế toán vừa tập trung, vừa phân tán

a, Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung:

Theo hình thức này, toàn doanh nghiệp (công ty, tổng công ty ) chỉ tổ chứcmột phòng kế toán trung tâm (văn phòng công ty, tổng công ty ) còn các đơn vịphụ thuộc đều không có tổ chức kế toán riêng

Tại các đơn vị phụ thuộc, phòng kế toán trung tâm bố trí nhân viên kế toánlàm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu

để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm Phòng kế toán trung tâmthực hiện kết hợp kế toán tài chính với kế toán quản trị đáp ứng yêu cầu quản trịkinh doanh của doanh nghiệp

Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở doanh nghiệp áp dụng hình thức

tổ chức công tác kế toán tập trung

Mô hình này có ưu điểm là đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất, tập trung cao đốivới công tác kế toán, tập trung thông tin phục vụ quản lý toàn doanh nghiệp, thuậntiện cho việc lập báo cáo kế toán và kiểm tra kế toán, đồng thời cũng thuận lợi choviệc tổ chức bộ máy kế toán, phân công và chuyên môn hoá nhân viên kế toán và ápdụng phương tiện, kỹ thuật, công nghệ vào công việc kế toán Mô hình này thườngtồn tại trong những doanh nghiệp có tổ chức các doanh nghiệp thành viên trực thuộchoàn toàn, không có sự phân tán quyền lực quản lý hoạt động kinh doanh cũng nhưhoạt động tài chính; thích hợp với những doanh nghiệp hoạt động kinh doanh tập

trung về không gian và mặt bằng kinh doanh, có kỹ thuật xử lý thông tin hiện đạinhanh chóng Đối với các doanh nghiệp có địa bàn hoạt động rộng, phân tán, trình

độ trang thiết bị, kỹ thuật xử lý, cung cấp thông tin không cao thì không nên ápdụng mô hình này vì việc lập báo cáo tài chính sẽ khó khăn và việc kiểm tra, kiểmsoát của kế toán trưởng và người lãnh đạo doanh nghiệp sẽ bị hạn chế

b, Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán.

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán này thích hợp với các doanh nghiệp có quy

mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán, các đơn vị thành viên hoạt động độc lập

Theo hình thức này, thì bộ máy kế toán sẽ được tiến hành ở hai nơi:

- Phòng kế toán tại Tổng công ty: Tiến hành tổ chức ghi chép, phản ánh các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh diễn ra trong Tổng công ty, đồng thời thu nhận các báo cáo tàichính do các đơn vị thành viên gửi lên Cuối kỳ tổng hợp thành báo cáo chung toàn

Tổng công ty

- Phòng kế toán tại các đơn vị thành viên hạch toán độc lập, có nhiệm vụ thu thập, xử

lý các chứng từ ban đầu, xử lý, hạch toán chi tiết, tổng hợp các hoạt động ở tại đơn

vị mình theo sự phân cấp quản lý tài chính rồi định kỳ lập báo cáo kế toán của đơn

vị, gửi lên phòng kế toán của Tổng công ty

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán thường thích hợp với các doanhnghiệp có quy mô kinh doanh lớn, cơ cấu kinh doanh phức tạp (nhiều loại hình kinhdoanh, nhiều ngành nghề kinh doanh, nhiều đơn vị trực thuộc ) và địa bàn kinhdoanh rộng, phân tán Khi đó các doanh nghiệp thường phải phân cấp kinh doanh,phân cấp quản lý và do đó phải phân cấp tổ chức kế toán (phân tán khối lượng côngtác và nhân sự kế toán) Khi được áp dụng trong những điều kiện như vậy, mô hìnhnày thường bộc lộ nhiều ưu điểm: tạo điều kiện cho việc kiểm tra, chỉ đạo hoạt độngsản xuất kinh doanh về công tác kế toán ở các đơn vị thành viên hạch toán độc lậpđược nhanh nhạy, kịp thời; đồng thời phát huy được chức năng, vai trò của kế toán

ở các đơn vị, bộ phận trực thuộc Tuy vậy, mô hình này có nhược điểm là việc tổnghợp số liệu, cung cấp thông tin, lập báo cáo chung toàn doanh nghiệp thường bịchậm trễ, sự chỉ đạo, kiểm soát của kế toán trưởng cấp trên và lãnh đạo doanhnghiệp đối với toàn bộ doanh nghiệp có thể bị hạn chế và trường hợp thiếu những

Kế toán tại các đơn vị thành viên

Kế toán trưởng

Kế toán bộ phận

Tổng công ty

Bộ phận kế toán hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị cấp trênBộ phận kế toán tổng hợp Bộ phận kế toán kiểm toán

Kế toán trưởng tại các đơn vị thành viên

điều kiện tiền đề mà doanh nghiệp vẫn áp dụng mô hình này sẽ dẫn đến làm yếu đi

bộ máy quản lý doanh nghiệp, làm trì trệ thêm cho quá trình hạch toán, thông tin vàkiểm tra

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ mô hình thức tổ chức bộ máy kế toán ở các doanh nghiệp áp

dụng hình thức kế toán phân tán:

c, Hình thức tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp vừa tập trung vừa phân tán.

Hình thức này thích hợp với loại hình Tổng công ty có quy mô lớn, cơ cấuquản lý bao gồm các đơn vị thành viên hạch toán độc lập và các đơn vị thành viênhạch toán phụ thuộc Theo mô hình này thì Tổng công ty sẽ tổ chức bộ phận kế toánnhư sau:

- Phòng kế toán Tổng công ty sẽ tiến hành hạch toán tình hình tài chính kế toán liênquan đến hoạt động chung của Tổng công ty, đồng thời tiến hành thu nhận cácchứng từ kế toán (hoặc sổ sách) đã thu nhận được từ bộ phận kế toán viên của cácđơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc (có tổ chức bộ phận kế toán riêng nhưngkhông có Kế toán trưởng mà chỉ có Trưởng phòng kế toán và các nhân viên kếtoán), và thu nhận các báo cáo tài chính kế toán do phòng kế toán của đơn vị thành

viên hạch toán độc lập (có tổ chức bộ phận kế toán riêng) Cuối kỳ phòng kế toán

của Tổng công ty sẽ tổng hợp và lập báo cáo tài chính tổng hợp

- Tại đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc có tổ chức bộ phận kế toán; các nhânviên kế toán chỉ tiến hành ghi nhận các chứng từ ban đầu, tập hợp toàn bộ cácchứng từ kế toán liên quan đến đơn vị mình, hạch toán kế toán và tính giá thành;định kỳ hoặc cuối tháng sẽ tiến hành gửi sổ về phòng kế toán của Tổng công ty để

làm báo cáo tổng hợp

- Tại đơn vị thành viên hạch toán độc lập có tổ chức bộ phận kế toán riêng Tại đâycũng có bộ phận kế toán hoàn chỉnh giống như phòng kế toán của Tổng công ty, tiếnhành thu nhận, xử lý các chứng từ liên quan đến toàn bộ hoạt động kinh tế tài chínhcủa đơn vị mình, cuối kỳ tổng hợp, lập báo cáo kế toán gửi lên phòng kế toán củaTổng công ty

Hình thức này cũng hạn chế được nhất định của hình thức kế toán tập trung,

và của hình thức kế toán phân tán, tạo điều kiện tăng cường công tác kế toán ở cácđơn vị thành viên hạch toán độc lập, cũng như toàn Tổng công ty, phù hợp với việcphân công kế toán và phân cấp quản lý kinh tế - tài chính

Tổng công ty

Kế toán trưởng

Bộ phận kế toán tổng hợp Bộ phận kế toán hoạt động kinh tế tài chính ở Tổng công ty

Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận

kế toán kế toán kế toán kế toán

Bộ phận kiểm tra kế toán

Nhân viên kế toán tại các đơn vị thành viên phụ thuộc không tổ chức

kế toán riêng

Kế toán trưởng tại các đơn vị thành viên

Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận

kế toán kế toán kế toán kế toán

Sơ đồ 1.3: Bộ máy kế toán đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán vừa

tập trung vừa phân tán

Mỗi hình thức kế toán đều có ưu điểm, nhược điểm riêng, vì vậy, cần phải lựachọn hình thức tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình và thực trạng tổ chứchoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp để xây dựng mô hình kế toán thíchhợp Có như vậy mới phát huy được đầy đủ khả năng, trình độ của nhân viên kếtoán và sử dụng họ hợp lý nhằm bảo đảm hiệu quả và chất lượng của công tác kế

toán tại các doanh nghiệp

1.3.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Dưới góc độ lý luận chung, chứng từ kế toán là các chứng từ được dùng để ghi

sổ kế toán Nó phải đáp ứng các yêu cầu nhất định để cung cấp thông tin ban đầucho việc ghi chép kế toán Tuy nhiên, do phản ảnh nhiều mối quan hệ khác nhautrong doanh nghiệp nên chứng từ kế toán thường được lồng ghép:

- Các yếu tố pháp lý

- Các yếu tố quản lý nội bộ như kiểm soát nội bộ, phê chuẩn/xét duyệt hoặcdấu vết kiểm toán…

Nội dung tổ chức chứng từ kế toán bao gồm:

 Xác định loại chứng từ cần dùng :

Là đưa ra (liệt kê) tất cả những loại chứng từ phục vụ cho hoạt động củadoanh nghiệp được lãnh đạo doanh nghiệp chấp thuận Việc xác định loại chứng từnào là cần thiết và chứng từ nào không cần thiết đối với doanh nghiệp tùy thuộc vào

- Theo yêu cầu của đối tác: nếu doanh nghiệp có quan hệ giao dịch với các bênliên quan thì doanh nghiệp buộc phải sử dụng thêm những chứng từ mà đối tác yêucầu Thí dụ: khi doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa, đối tác có thể yêu cầu thêm một

số chứng từ như giấy chứng nhận kiểm dịch vệ sinh, giấy chứng nhận phẩm chất vàtrọng lượng… thì doanh nghiệp buộc phải sử dụng thêm những chứng từ này nếumuốn tiêu thụ được hàng

- Do nhu cầu của doanh nghiệp: là những loại chứng từ cần dùng trong nội bộdoanh nghiệp Sử dụng những chứng từ này chỉ nhằm mục đích phục vụ cho việctổng hợp số liệu của doanh nghiệp được nhanh chóng, chính xác, kịp thời hoặc đểxác định trách nhiệm của từng cá nhân trong doanh nghiệp

 Thiết kế mẫu biểu chứng từ:

Sau khi xác định loại chứng từ nào là cần thiết đối với hoạt động kinh doanhcủa mình, lãnh đạo doanh nghiệp phải tổ chức xây dựng các biểu mẫu chứng từ đểđưa chứng từ vào áp dụng thống nhất trong doanh nghiệp Lúc này, việc xây dựnghình thức và nội dung của mỗi loại chứng từ là công việc tiếp theo trong vấn đề tổchức chứng từ tại doanh nghiệp Song bất kì chứng từ nào cũng phải đáp ứng đủ cáctiêu chuẩn sau:

- Tính đầy đủ: Chứng từ phải thể hiện được các thông tin cần thiết cũng như

mức độ chi tiết của các thông tin đối với mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

- Tính kiểm soát: Khi sử dụng chứng từ, người sử dụng có thể biết loại chứng

từ nào được sử dụng ở bộ phận nào Khi muốn tìm chứng từ nào đó thì sẽ phải tìm ởđâu Ngoài ra, tính kiểm soát còn được thể hiện qua những vấn đề như chống cáchành vi tạo sửa, giả mạo chứng từ, giúp truy cập chứng từ được thuận lợi và tránhnhầm lẫn giữa các loại chứng từ với nhau

- Phê duyệt biểu mẫu: Để chứng từ được chính thức đưa vào sử dụng trong

doanh nghiệp, lãnh đạo doanh nghiệp cần phê duyệt biểu mẫu nhằm bảo đảm chúngđược thiết kế phù hợp với các yêu cầu pháp lý và quản lý

- Tính cập nhật: Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, có thể cần phải

bổ sung thêm hoặc loại bỏ bớt một số chứng từ Ngoài ra cũng có những chứng từchưa thể hiện được những thông tin cần thiết và cũng có những chứng từ thể hiệnquá nhiều thông tin dư thừa Do đó, doanh nghiệp phải thường xuyên xem lại cácbiểu mẫu chứng từ, cập nhật, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế củahoạt động kinh doanh tại doanh nghiệp, tránh tình trạng nhân viên không thể vậndụng được những chứng từ đã được phê duyệt

 Xác định quá trình lập và luân chuyển chứng từ:

Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành liên quan đến hoạt động củadoanh nghiệp đều được phản ánh trên các bản chứng từ kế toán Tổ chức hệ thốngchứng từ là việc lựa chọn số lượng chứng từ, chủng loại chứng từ, biểu mẫu chứng

từ căn cứ vào hệ thống biểu mẫu chứng từ thống nhất do Nhà nước ban hành, đồngthời phải phù hợp với cơ cấu tài sản, nguồn vốn, đăc điểm hoạt động sản xuất kinhdoanh và trình độ quản lí của doanh nghiệp

Đây là giai đoạn xác lập “hành trình” cũng như “điểm khởi đầu” và “điểm kếtthúc” của các loại chứng từ Hay nói cách khác, luân chuyển chứng từ là quy trìnhxác định chứng từ sẽ được lập ở những bộ phận nào, sau đó chuyển đến những bộphận nào để xử lý và cuối cùng là việc lưu trữ và bảo quản được thực hiện ở bộ

phận nào trong doanh nghiệp Quá trình lập và luân chuyển chứng từ ảnh hưởng đếntính kiểm soát cũng như hiệu quả của hệ thống thông tin.

1.3.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán là một phương pháp dùng để phân loại và hệ thống hóa cácnghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, theo nội dung kinh tế Tài khoản kế toán phảnánh và kiểm soát thường xuyên liên tục, có hệ thống tình hình vận động của tài sản

và tình hình sử dụng tài sản của doanh nghiệp

Tài khoản kế toán được mở cho từng đối tượng kế toán có nội dung kinh tếriêng biệt Tập hợp các tài khoản kế toán, hệ thống tài khoản kế toán thống nhất một

bộ phận cấu thành quan trọng của kế toán gồm những quy định thống nhất về tàikhoản, số lượng tài khoản, ký hiệu và nội dung ghi chép của từng tài khoản

 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán ở các công ty cần phải tôn trọng các nguyên tắc sau:

- Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng ở đơn vị phải đảm bảo bao quát đượctoàn bộ hoạt động về kinh tế và tài chính của đơn vị, cũng như quá trình quản lý và

sử dụng các nguồn lực theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước

- Các doanh nghiệp cần mở các tài khoản cấp I, cấp II một cách linh hoạt theođúng chế độ kế toán đã được ban hành

- Hệ thống tài khoản phải được vận dụng đơn giản dễ làm, dễ kiểm tra, kiểmsoát, đáp ứng được yêu cầu đối tượng quản lý của đơn vị

- Phản ánh ghi chép nội dung, kết cấu, phạm vi hạch toán trên các tài khoản kếtoán phải đúng quy định, phù hợp với đặc điểm, yêu cầu của từng ngành, từng lĩnhvực đối với từng đơn vị, đảm bảo khoa học, thống nhất với quy định của chế độ kếtoán của Nhà nước đã được ban hành

- Vận dụng tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức trên máy vi tính, phảiđáp ứng được yêu cầu quản lý là cung cấp và sử dụng thông tin một cách chính xác,kịp thời và phù hợp với yêu cầu của chế độ kế toán

 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán để hệ thống hóa thông tin kế toán:

Tài khoản kế toán là các trang sổ kế toán (các bảng kê), được mở để ghi chépphản ánh một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống nhằm phản ánh được tình hình

và sự biến động của từng chỉ tiêu kinh tế - tài chính, phản ánh tài sản và sự vận độngcủa tài sản ở đơn vị Các chỉ tiêu kinh tế - tài chính này bao gồm các chỉ tiêu kinh tế -tài chính tổng hợp và các chỉ tiêu kinh tế - tài chính chi tiết, vì vậy tài khoản kế toáncũng được phân chia thành nhiều cấp: Các tài khoản cấp 1 được mở để ghi phản ánhtình hình và sự biến động của các chỉ tiêu kinh tế - tài chính tổng hợp, nên còn gọi làtài khoản tổng hợp; còn các tài khoản chi tiết được mở theo các chỉ tiêu kinh tế - tàichính cụ thể hơn nhằm cụ thể hóa các chỉ tiêu kinh tế - tài chính tổng hợp Tùy mức

độ yêu cầu cần cụ thể hóa chỉ tiêu kinh tế - tài chính tổng hợp, mà tài khoản chi tiếtđược mở nhiều cấp khác nhau (tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 )

Danh mục tài khoản cấp 1 dùng để ghi chép phản ánh được toàn bộ tài sản và

sự vận động của tài sản ở đơn vị được gọi là hệ thống tài khoản kế toán Thôngthường các đơn vị không tự xây dựng hệ thống tài khoản kế toán, mà chỉ căn cứ vàocác hệ thống tài khoản đã được xây dựng cho từng lĩnh vực hoạt động kinh tế - tàichính để xác định danh mục các tài khoản kế toán đơn vị cần sử dụng để phản ánhtoàn bộ tình hình kinh tế - tài chính ở đơn vị mình

Mỗi đơn vị phải căn cứ vào nội dung hoạt động kinh tế - tài chính ở đơn vịmình để xác định đơn vị phải sử dụng hệ thống tài khoản thế nào, sau đó xác địnhdanh mục các tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán mà đơn vị cần phải sửdụng đủ để phản ánh toàn bộ hoạt động kinh tế - tài chính phát sinh ở đơn vị, phùhợp với yêu cầu quản lý kinh tế - tài chính phát sinh ở đơn vị, phù hợp với yêu cầuquản lý kinh tế và mức độ phân cấp quản lý kinh tế - tài chính nội bộ đơn vị Cácđơn vị không được tự mở thêm các tài khoản cấp 1, nếu cần thiết phải mở thêm tàikhoản cấp 1 thì phải kiến nghị với cơ quan chủ quản ngành và chỉ được mở thêmsau khi có sự đồng ý của Bộ Tài Chính

 Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán chi tiết để hệ thống hóa thông tin kế toán chi tiết:

Việc hệ thống hóa thông tin kế toán theo các chỉ tiêu kế toán - tài chính tổnghợp phản ánh ở các tài khoản cấp 1 nhằm cung cấp thông tin kế toán phục vụ quản

lý kinh tế - tài chính vĩ mô là chủ yếu, song ở đơn vị còn cần phải hệ thống hóathông tin một cách chi tiết, cụ thể hóa các chỉ tiêu kinh tế - tài chính nội bộ Khảnăng mở tài khoản kế toán chi tiết là vô hạn, song mở tài khoản chi tiết đến giới hạnnào thì cần phải xem xét chi phí phải bỏ ra so với lợi ích thu được

Việc ghi chép kế toán và hệ thống hóa thông tin kế toán ở các tài khoản chi tiếtchẳng những để cung cấp thông tin kế toán chi tiết phục vụ yêu cầu quản lý chặt chẽtài sản của đơn vị, xác định rõ trách nhiệm vật chất của những người được phâncông bảo quản, quản lý và sử dụng tài sản của đơn vị; phục vụ yêu cầu phân cấpquản lý kinh tế - tài chính nội bộ đơn vị, phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh ởdoanh nghiệp , mà còn là phương tiện để kiểm tra chính xác tính thực tế của số liệu

kế toán Cuối tháng, cuối quý phòng kế toán phải lập các bảng chi tiết số phát sinh(còn gọi là bảng tổng hợp chi tiết) theo tổng tài khoản cấp 1 có mở chi tiết nhằmđảm bảo tính chính xác của việc ghi chép những tài sản có thể kiểm kê được nhưTSCĐ hữu hình, hàng tồn kho, nợ phải thu định kỳ cần phải đôn đốc tiến hànhkiểm kê thực tế, đối chiếu xác minh công nợ nhằm đảm bảo tính thực tế của số liệu

kế toán

1.3.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán

Tổ chức hệ thống sổ kế toán là việc lựa chọn các loại sổ chuyên môn dùng đểtheo dõi, ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phátsinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian liên quan đến doanh nghiệp.Trong môi trường kế toán thủ công, sổ sách kế toán tồn tại dưới hình thức trang sổđược đóng thành quyển Trong môi trường kế toán ứng dụng công nghệ thông tin,

sổ kế toán tồn tại dưới dạng các tập tin hoặc cơ sở dữ liệu gắn với những phần mềmtính toán và xử lý cơ sở dữ liệu

Nội dung tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm:

 Thiết lập biểu mẫu:

Việc thiết lập các loại sổ và mẫu biểu của mỗi loại sổ cần đảm bảo những yêucầu:

- Phải thể hiện được cả thông tin tổng hợp lẫn thông tin chi tiết theo yêu cầuquản lý của doanh nghiệp liên quan đến các đối tượng kế toán

- Phải được người có thẩm quyền trong đơn vị phê duyệt trước khi đưa vào sửdụng cho công tác kế toán của doanh nghiệp

- Phải được cập nhật thông tin để hệ thống sổ luôn đáp ứng được yêu cầu ghichép và lưu trữ thông tin trong doanh nghiệp

 Xây dựng mối quan hệ giữa các sổ:

Việc xây dựng mối quan hệ giữa các sổ phải dựa trên các nguyên tắc:

- Có thứ tự: Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì kế toán phải ghi vào sổ nàotrước, ghi vào sổ nào sau…

- Có thể kiểm soát: Khi có sự biến động của các đối tượng kế toán, nhân viên

kế toán cần phải theo dõi đối tượng đó ở những sổ nào, mức độ chi tiết ra sao?

- Có thể đối chiếu, kiểm tra: Khi muốn xác định tính chính xác của số liệu trên

sổ kế toán ở bộ phận này thì người kiểm tra có thể lấy số liệu đó từ những sổ nào đểđối chiếu Việc thiết lập mối quan hệ giữa các sổ giúp cho tổ chức công tác kế toántrong doanh nghiệp vận hành trôi chảy

 Xây dựng các hình thức kế toán:

Hình thức kế toán là những hướng dẫn cụ thể cho việc tổ chức hệ thống sổ kếtoán Tùy theo qui mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý,trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán và khả năng trang bị các phương tiện hỗtrợ kỹ thuật tính toán mà doanh nghiệp xây dựng hình thức kế toán cho phù hợp

Theo chế độ kế toán hiện hành, Doanh nghiệp được áp dụng một trong 4hình thức kế toán sau:

(1) Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái;

(2) Hình thức kế toán Nhật ký chung;

(3) Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;

(4) Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ;

Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kếtcấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán.

- Tách rời việc ghi chép kế toán ở tài khoản cấp 1 với việc ghi chép kế toán

ở các tài khoản chi tiết và ghi ở 2 loại sổ kế toán khác nhau là sổ kế toán tổnghợp và sổ kế toán chi tiết

Không cần lập bảng đối chiếu số phát sinh của các tài khoản cấp 1 vì có thểkiểm tra được trính chính xác của việc ghi chép ở các tài khoản kế toán cấp 1ngay ở dòng tổng cộng số phát sinh trong sổ nhật ký sổ cái

c Ưu nhược điểm:

- Ưu điểm: Đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu, phù hợp với đơn vị có quy mônhỏ có ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nội dung đơn giản, sử dụng ít tài khoản, sốngười làm kế toán ít

- Nhược điểm: Không áp dụng tại các đơn vị có quy mô lớn và vừa, cónhiều nghiệp vụ phát sinh, nội dung phức tạp, sử dụng nhiều tài khoản , kết cấu

số không thuận tiện cho nhiều người ghi sổ cùng lúc nên việc báo cáo thườngchậm trễ.

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – sổ cái thể hiện ở phụ lục 01

kế toán tổng hợp riêng biệt là Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái

Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi

sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ

+ Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên Sổ Cái.Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc BảngTổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế và được đánh sốhiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng kýChứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởngduyệt trước khi ghi sổ kế toán

Việc ghi sổ kế toán chi tiết được căn cứ vào các chứng từ kế toán đính kèmtheo chứng từ ghi sổ Như vậy, việc ghi chép kế toán tổng hợp và ghi chép kếtoán chi tiết là tách rời nhau

Mỗi tài khoản kế toán cấp 1 được ghi ở một tờ sổ riêng nên cuối tháng phảilập Bảng đối chiếu số phát sinh (Bảng cân đối tài khoản) để kiểm tra tính chínhxác của việc ghi sổ cái

b Hệ thống sổ

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:

- Sổ kế toán tổng hợp :

+ Chứng từ ghi sổ;

+ Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;

+ Sổ Cái;

- Sổ kế toán chi tiết:

+ Sổ kế toán chi tiết vật tư, Thẻ kế toán chi tiết

+ Sổ chi tiết phải thu của khách hang, phải trả người bán …

c Ưu nhược điểm:

Ưu điểm : Dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, công việc kế toán được phân đềutrong tháng, dễ phân chia công việc Phù hợp với nhiều loại hình, quy mô đơn vị.Nhược điểm : Ghi chép bị trùng lặp, tăng khối lượng công việc, giảm năngsuất và hiệu quả công tác kế toán

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ thể hiện ởphụ lục số 02

1.3.4.3 Hình thức kế toán Nhật ký chung

a Đặc điểm

Là hình thức kế toán đơn giản, được sử dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp

có quy mô lớn, đã sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp

vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là

sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (địnhkhoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi

Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

Như vậy, hình thức này cũng có đặc điểm giống hình thức chứng từ ghi sổnhưng khác là không cần lập chứng từ ghi sổ mà chi căn cứ chứng từ kế toán đểlập định khoản trực tiếp vào sổ Nhật ký chung hoặc nhật ký đặc biệt Sau đó, căn

cứ định khoản trong các sổ nhật ký này để ghi sổ cái

b Hệ thống sổ

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:

- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; - Sổ Cái;

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Ưu điểm : Thuận tiện cho việc đối chiếu kiểm tra chi tiết theo từng chứng

từ gốc, tiện cho việc sử dụng kế toán máy

Nhược điểm : Một số nghiệp vụ bị trùng do vậy, cuối tháng phải loại bỏ sốliệu trùng mới được ghi vào sổ cái

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung thể hiện ở phụlục số 03

1.3.4.4 Hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ

a Đặc điểm

Là hình thức kế toán được sử dụng trong các doanh nghiệp vừa và lớn, trình

độ, năng lực của các bộ kế toán tốt Đây là hình thức đảm bảo tính chuyên mônhóa và phân công lao động kế toán

Hình thức này có đặc điểm chủ yếu sau:

- Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có củacác tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tàikhoản đối ứng Nợ

- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình

tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tàikhoản) vào một sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là sổ Nhật ký - chứng từ Kế toánlấy bên Có của Tài khoản kế toán làm tiêu thức phân loại các nghiệp vụ kinh tế -tài chính phát sinh, tức là cá nghiệp vụ phát sinh liên đến bên Có của một tàikhoản thì được tập hợp ghi vào Nhật ký – chứng từ mở cho bên Có của tài khoản

đó Khi ghi vào Nhật ký – chứng từ thi ghi theo quan hệ đối ứng tài khoản Vìvậy số cộng cuối tháng ở Nhật ký – chứng từ chính là định khoản kế toán để ghivào sổ cái Như vậy Nhật ký chứng từ vừa là sổ nhật ký vừa là chứng từ ghi sổ

để ghi vào sổ cái

- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùngmột sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép

- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lýkinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính

- Không cần lập Bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản tổng hợp vì sốcộng ở các Nhật ký – chứng từ là các định khoản kế toán ghi Nợ, ghi Có vào cáctài khoản phải cân bằng nhau

- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.gồm

Sổ kế toán chi tiết vật tư

Sổ kế toán chi tiết tài sản cố định

Sổ kế toán chi tiết nợ phải thu, phải trả…

c Ưu nhược điểm

- Ưu điểm : Giảm ghi chép trùng lặp, giảm khối lượng ghi chép hàng ngày,nâng cao năng suất lao động cho cán bộ kế toán Tiện lợi cho việc chuyên mônhóa cán bộ kế toán

- Nhược điểm : Mẫu sổ phức tạp, không phù hợp với các đơn vị quy mônhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế hoặc đơn vị có trình độ cán bộ kế toán còn yếu

Như vậy, mỗi hình thức kế toán có nội dung, ưu nhược điểm và phạm vi ápdụng thích hợp Trong mỗi hình thức kế toán có những quy định cụ thể về sốlượng, kết cấu, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa cá sổ kếtoán Trình tự ghi sổ theo từng hình thức có thể khái quát lại như sau :

(1) Kiểm tra đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ

(2) Ghi sổ kế toán chi tiết

(3) Ghi sổ kế toán tổng hợp

(4) Kiểm tra đối chiếu số liệu

(5) Tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký –Chứng từ thể hiện ở phụlục số 04

Do vậy, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong bốn hình thức kế toán nêu

ra để ghi sổ kế toán Từ hình thức kế toán đã lựa chọn doanh nghiệp phải căn cứvào hệ thống sổ kế toán do Bộ tài chính quy định để chọn một hệ thống sổ kếtoán chính thức và duy nhất áp dụng phù hợp với quy mô, đặc điểm sản xuấtkinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cũng như cácgiao dịch kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp theo hệ thống các tài khoản kế toán

mà doanh nghiệp đã lựa chọn và theo phương pháp kế toán quy định trong chế

độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam

Hệ thống sổ kế toán phải đảm bảo phản ánh và cung cấp đầy đủ các thôngtin kinh tế - tài chính để lập bào cáo tài chính và đáp ứng các nhu cầu khác vềquản lý, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Hệ thống sổ kế toán bao gồm

sổ tổng hợp và sổ chi tiết

Sổ tổng hợp dùng để phân loại, tổng hợp thông tin kinh tế tài chính theonội dung kinh tế Sổ kế toán chi tiết dùng để theo dõi chi tiết các thông tin tùytheo yêu cầu của quản lý kinh doanh và cung cấp thông tin kinh tế tài chính đểlập các báo cáo kế toán

Doanh nghiệp được cụ thể hoá hệ thống sổ kế toán đã chọn để phục vụ yêucầu quản lý kinh doanh tại doanh nghiệp

1.3.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

Hệ thống thông tin về kinh tế, tài chính, kế toán của doanh nghiệp được thunhận và cung cấp qua hệ thống báo cáo kế toán Báo cáo cung cấp những thông tincần thiết cho các đối tượng sử dụng, đồng thời báo cáo kế toán cũng là hình thức

phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán, nó tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán liênquan theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính cần thiết Thông tin cung cấp cho các đốitượng sử dụng được phân thành 2 loại là đối tượng bên ngoài đơn vị và đối tượngbên trong đơn vị Do vậy, tổ chức hệ thống báo cáo kế toán cũng cần thiết có 2 hệthống báo cáo là: Báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị (hệ thống báo cáonội bộ) Trong đó:

 Hệ thống báo cáo tài chính của doanh nghiệp là báo cáo bắt bụôc, do Nhà

nước ban hành có tính thống nhất Vì vậy, đơn vị phải xác định đủ số lượng báo cáonày và tuân thủ đúng mẫu biểu quy định, nội dung, kết cấu, phương pháp tính toáncác chỉ tiêu cũng như các quy định khác về thời hạn lập và nộp báo cáo theo chế độhiện hành

 Hệ thống báo cáo kế toán quản trị: Bên cạnh những báo cáo tài chính bắt buộc

thì những báo cáo mang tính nội bộ nhằm phục vụ nhu cầu quản trị tại các doanhnghiệp Hệ thống báo cáo quản trị là hệ thống báo cáo không có tính pháp lý vàkhông bắt buộc Do vậy, tuỳ thuộc đặc điểm tổ chức quản lý, hoạt động và yêu cầuquản lý của đơn vị để xác định số lượng các báo cáo Sau khi lập các báo cáo kếtoán, nhiệm vụ quan trọng của kế toán là tổ chức phân tích báo cáo kế toán nhằmcung cấp được các thông tin hữu ích phục vụ công tác quản lý doanh nghiệp Tổchức công tác phân tích báo cáo tài chính trong doanh nghiệp là việc thiết lập trình

tự các bước công việc cần thiết tiến hành trong quá trình phân tích Để phân tíchbáo cáo kế toán thực sự phát huy hiệu quả cần tổ chức khoa học và hợp lý, phù hợpvới đặc điểm kinh doanh và loại hình doanh nghiệp

Cách tiến hành như sau:

- Tổ chức lập kế hoạch phân tích: Đây là khâu đầu tiên và có ý nghĩa quan

trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác phân tích Lập kế hoạch baogồm việc xác định mục tiêu, chương trình phân tích Kế hoạch phân tích phải xácđịnh rõ nội dung phân tích, phạm vi phân tích, thời gian thực hiện và những thômgtin cần thiết thông qua các chỉ tiêu phân tích

- Tổ chức thực hiện công tác phân tích: Đây là khâu triển khai thực hiện kế

hoạch đã đề ra, bao gồm công việc thu thập nguồn tài liệu, lựa chọn và tính toán cácchỉ tiêu phân tích; xác định nguyên nhân và nhân tố ảnh hưởng đến chỉ tiêu phântích Kế toán trưởng phải phân công trách nhiệm cụ thể cho các bộ phận kế toán vàtừng người làm kế toán trong việc thu nhận, cung cấp và tính toán đối với từng chỉtiêu phân tích

- Tổ chức báo cáo kết quả phân tích: đây là khâu cuối cùng của phân tích báo

cáo tài chính Trên cơ sở các tính toán, phân tích, dự báo tình hình tài chính và hoạtđộng kinh doanh, những nhà phân tích phải nêu rõ nguyên nhân và trình bày kiếnnghị, giúp cho nhà quản lý có được cơ sở đáng tin cậy cho việc ra quyết định đúngđắn trong điều hành SXKD

Ngoài việc tổ chức phân tích báo cáo tài chính định kỳ, doanh nghiệp còn cầnthiết phải tổ chức phân tích thường xuyên theo định kỳ ngắn nhằm xử lý và cungcấp kịp thời thông tin phục vụ cho công tác điều hành và các quyết định kinh doanhcủa người lãnh đạo doanh nghiệp Phân tích thường xuyên chủ yếu dựa vào số liệuđịnh mức kỹ thuật và số liệu thực tế do kế toán quản trị cung cấp

 Tổ chức cung cấp thông tin kế toán:

Sau khi lập Báo cáo tài chính theo quy định, doanh nghiệp phát hành báo cáotài chính và cung cấp thông tin, có các trường hợp cung cấp thông tin như sau:

- Đối với doanh nghiệp là công ty cổ phần đang niêm yết cổ phiếu trên thịtrường chứng khoán: Thì việc công bố báo cáo tài chính quý, bán niên, báo cáo năm

là bắt buộc và có thời gian quy định cụ thể đối với từng Sở giao dịch chứng khoánnơi cổ phiếu của doanh nghiệp đăng ký niêm yết

- Đối với doanh nghiệp là công ty cổ phần chưa niêm yết, công ty TNHH, việc công bố thông tin được thực hiện theo yêu cầu của cấp trên hoặc cơ quan quản

lý nhà nước nếu có yêu cầu

1.3.6 Tổ chức kiểm tra kế toán

 Nội dung kiểm tra kế toán bao gồm: