BÁO cáo KHẢO sát THỰC tế sở nội vụ TỈNH QUẢNG NINH (1)

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI BÁO CÁO KHẢO SÁT THỰC TẾ HỌC PHẦN: VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN KHẢO SÁT VÀ NHẬN XÉT VỀ HỆ THỐNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH QUẢNG NINH Nhóm thực Nhóm trưởng Giảng viên giảng dạy : Nhóm : Đào Thị Thanh : ThS Đỗ Thị Thu Huyền Hà Nội, tháng năm 2021 DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM ST T Mã sinh viên 1805VDLA046 1805VDLA057 1805VDLA036 1805VDLA044 1805VDLA034 1805VDLA062 1805TTVA023 1805TTVA009 1805QLVB033 Họ tên Đào Thị Thanh Lê Thủy Tiên Cồ Thúy Nga Phạm Văn Sơn Trần Đức Minh Bùi Quý Anh Tú Nguyễn Huyền Trang Phí Thu Hà Trần Thành Long Ngày, tháng, năm sinh 20/04/2000 10/05/2000 09/10/2000 18/07/2000 13/08/2000 22/10/2000 06/11/2000 07/07/2000 10/07/2000 Chức vụ Đánh Nhóm trưởng Thành viên Thành viên Thành viên Thành viên Thành viên Thành viên Thành viên Thành viên giá A+ A+ A+ A+ A+ A+ A+ A+ A+ LỜI CAM ĐOAN Nhóm xin cam đoan báo cáo nhóm 2, dựa tinh thần nỗ lực nhóm nghiên cứu , khảo sát thực tế , tiếp cận trưc tiếp với công việc qua số liệu thưc tế mà nhóm thu thập trình tìm hiểu, khảo sát Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh Hà Nội, ngày 01 tháng năm 2021 TM NHÓM THỰC HIỆN NHÓM TRƯỞNG Đào Thị Thanh MỤC LỤC MỞ ĐẦU Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm “Văn bản” “ Văn quản lý nhà nước” 1.1.2 Khái niệm “Thể thức văn quản lý nhà nước” “Phong cách ngôn ngữ văn quản lý nhà nước” .4 1.2 Văn quản lý nhà nước 1.2.1 Chức Văn quản lý nhà nước 1.2.2 Vai trò văn quản lý Nhà nước 1.2.3 Hệ thống văn quản lý nhà nước 1.3 Kỹ thuật soạn thảo văn 10 1.3.1 Mục đích, ý nghĩa việc soạn thảo văn 10 1.3.2 Yêu cầu soạn thảo văn 11 1.4 Cơ sở pháp lý văn quản lý nhà nước kỹ thuật soạn thảo văn 13 Chương THỰC TRẠNG KẾT QUẢ KHẢO SÁT HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH QUẢNG NINH 15 2.1 Khái quát Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh 15 2.1.1 Địa lý hành .15 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh 15 2.2 Kết khảo sát hệ thống văn quản lý nhà nước kỹ thuật soạn thảo văn Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh 18 2.2.1 Kết khảo sát, tìm hiểu số lượng văn số lượng văn đến Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh từ 01/01/2021-01/6/2021 .18 2.2.2 Kết nghiên cứu yêu cầu soạn thảo văn số văn Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh từ 01/01/2021-01/6/2021 số văn trước kể từ sau Nghị định 30/NĐ-CP ban hành 19 2.2.3 Khảo sát việc sử dụng phần mềm quản lý văn điện tử 68 2.3 Đánh giá hệ thống văn quản lý nhà nước kỹ thuật soạn thảo văn Sở Nội vụ, tỉnh Quảng Ninh 69 2.3.1 Ưu điểm .69 2.3.2 Hạn chế .70 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế 70 Chương ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH QUẢNG NINH 72 3.1 Về phía Nhà nước .72 3.2 Về phía địa phương 72 KẾT LUẬN 74 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 75 PHỤ LỤC 76 BẢNG DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Stt Từ viết tắt HĐND UBND PL tr QĐ TrT TB BC KH Nghĩa viết tắt Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Phụ lục Trang Quyết định Tờ trình Thơng báo Báo cáo Kế hoạch MỞ ĐẦU Lý viết báo cáo Văn quản lý nhà nước định thông tin quản lý thành văn, quan nhà nước ban hành phối hợp ban hành theo quy định pháp luật, bảo đảm thi hành quyền lực nhà nước Văn quản lý nhà nước có chức thơng tin, pháp lý, quản lý nhiều chức khác Văn phương tiện bảo đảm thông tin hoạt động quản lý quan đơn vị, phương tiện truyền đạt định quản lý, phương tiện giúp kiểm tra, theo dõi hoạt động máy lãnh đạo quản lý, phương tiện quan trọng xây dựng hệ thống pháp luật Trong thực tế có nhiều cơng trình nghiên cứu văn bản, kĩ thuật trình bày văn đặc biệt học học phần “Văn quản lý nhà nước kĩ thuật trình bày văn bản” cung cấp cho nhóm có nhìn tổng quan văn nói chung, văn quản lý nhà nước nói riêng kĩ thuật soạn thảo văn Để có nhìn tổng quan văn bản, tình hình dịch bệnh phức tạp, học tập điều kiện học trực tuyến, hướng dẫn giảng viên, Thạc sỹ Đỗ Thị Thu Huyền nhóm tiến hành khảo sát thực tế hệ thống văn kĩ thuật soạn thảo văn Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh qua cổng thông tin điện tử hỏi trực tuyến Nhóm làm báo cáo khảo sát thực tế để báo cáo kết quả, đồng thời ghi nhận bổ sung đóng góp bạn lớp để bổ sung, hồn thiện kiến thức cho nhóm, làm sở cho học tập áp dụng thực tế sau Mục đích báo cáo Nhằm đáp ứng yêu cầu sinh viên học tập học phần “ Văn quản lý nhà nước kĩ thuật trình bày văn bản”, chấp hành nghiêm quy trình đào tạo, bảo đảm chất lượng, hiệu sau kết thúc học phần Trên sở lý thuyết học tập lớp, nhóm tiến hành khảo sát tỉm hiểu hệ thống văn kỹ thuật soạn thảo văn Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh nhằm rút nhận xét, chỉnh sửa hoàn thiện quy trình, kĩ thuật trình bày văn cho nhóm Rút kinh nghiệm để nhóm nắm được, hoàn thiện kiến thức vận dụng thực tế sau Nhiệm vụ Tìm hiểu lý thuyết văn quản lý nhà nước kĩ thuật soạn thảo văn theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/03/2020 Chính phủ cơng tác văn thư Nghiên cứu pháp lý liên quan đến văn quản lý nhà nước kỹ thuật soạn thảo văn Khảo sát, tìm hiểu hệ thống văn kĩ thuật soạn thảo văn Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh Đánh giá, nhận xét, rút kinh nghiệm cho nhóm sau khảo sát văn Làm báo cáo, báo cáo kết khảo sát Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng: Văn hành kỹ thuật soạn thảo văn Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh Địa điểm: Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh Thời gian: Các văn từ ngày 01/01/2021 - 01/6/2021 số văn khác sau ngày 05/3/2020 Địa chỉ: Cổng thông tin điện tử, Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh liên hệ trực tiếp Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh, Trụ sở liên quan số 2, Phường Hồng Hà, Tp Hạ Long, Quảng Ninh Phương pháp nghiên cứu Trong trình nghiên cứu nhóm sử dụng phương pháp : - Phương pháp nghiên cứu tài liệu - Phương pháp phân tích, tổng hợp - Phương pháp so sánh… Bố cục báo cáo Ngoài phần mở đầu, mục lục, danh mục từ viết tắt, lời cam đoan, lời cảm ơn, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục báo cáo gồm chương: Chương Cơ sở lý luận văn quản lý nhà nước kỹ thuật soạn thảo văn Chương Thực trạng kết khảo sát hệ thống văn quản lý nhà nước kỹ thuật soạn thảo văn Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh Chương Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu văn quản lý nhà nước kỹ thuật soạn thảo văn Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm “Văn bản” “ Văn quản lý nhà nước” Thuật ngữ văn có tiếng gốc từ tiếng “latin” “Documentum” nghĩa chứng minh chứng nhận góc độ văn học văn hiểu theo nghĩa rộng vật mang tin ghi ký hiệu ngôn ngữ định khái niệm từ lâu sử dụng phổ biến giới nghiên cứu sử học văn học nước ta Dưới góc độ hành học văn hiểu theo nghĩa hẹp công văn giấy tờ hình thành hoạt động quan tổ chức theo thị định chương trình, kế hoạch, báo cáo,… thơng tin hình thành hoạt động hàng ngày quan tổ chức gọi văn Như dù góc độ văn xem lập phương tiện hai vật mang nội dung thông tin ghi ký hiệu ngôn ngữ cho phép người giao tiếp chí khoảng khơng gian cách biệt vô tận qua hệ Ban hành văn hoạt động tách rời hoạt động quản lý nhà nước văn lập phương tiện thông tin quan nhà nước ghi chép truyền đạt định quản lý thông tin cần thiết nhằm phục vụ thực chức đối nội đối ngoại nhà nước Có thể khái quát: Văn quản lý nhà nước định thông tin quản lý thành văn quan nhà nước ban hành phối hợp ban hành theo quy định pháp luật đảm bảo thi hành quyền lực nhà nước 1.1.2 Khái niệm “Thể thức văn quản lý nhà nước” “Phong cách ngôn ngữ văn quản lý nhà nước” Thể thức văn quản lý nhà nước thành phần cần phải có cách thức trình bày thành phần thể loại văn định quan nhà nước có thẩm quyền quy định Phong cách ngơn ngữ hành phong cách tiếng Việt gọt dũa dùng văn thuộc phạm vi công tác quản lý tổ chức điều hành giao dịch quan đoàn thể hiệp hội tổ chức công dân nước quốc tế 14 “Chữ ký số cá nhân” chữ ký số tạo sử dụng khóa bí mật cá nhân Khóa bí mật cá nhân khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cá nhân 15 “Hệ thống quản lý văn điều hành tỉnh” hệ thống phục vụ công tác quản lý, điều hành tác nghiệp, trao đổi văn điện tử kết nối liên thơng (tại http://congchuc.quangninh.gov.vn, http://hscv.quangninh.gov.vn - Văn phịng UBND tỉnh) 16 “Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh” hệ thống tạo lập để gửi, nhận, lưu trữ văn điện tử địa http://mail.quangninh.gov.vn 17 Trục liên thông văn quốc gia giải pháp kỹ thuật, công nghệ triển khai từ Văn phịng Chính phủ tới tỉnh để kết nối, liên thông với giải pháp kỹ thuật, công nghệ Điều Giá trị pháp lý văn điện tử Văn điện tử ký số theo quy định pháp luật trao đổi qua hệ thống quản lý văn điều hành tỉnh, hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh quy định Quyết định có giá trị pháp lý tương đương văn giấy thay cho việc gửi, nhận văn giấy Văn điện tử không thuộc Khoản Điều gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn điều hành tỉnh, hệ thống thư điện tử tỉnh có giá trị để biết, tham khảo, không thay cho việc gửi, nhận văn giấy Điều Quy định quản lý, sử dụng chứng thư số Các quan nhà nước, đơn vị nghiệp địa bàn tỉnh Quảng Ninh sử dụng chứng thư số chuyên dùng có hiệu lực để xác thực thông tin, chứng thực chữ ký số, bảo mật an tồn thơng tin với đầy đủ giá trị pháp lý giao dịch điện tử Các cán bộ, công chức, viên chức quan nhà nước, đơn vị nghiệp địa bàn tỉnh sử dụng chứng thư số chuyên dùng có hiệu lực để ký số văn điện tử để xác thực thông tin, chứng thực chữ ký số, bảo mật an tồn thơng tin với đầy đủ giá trị pháp lý giao dịch điện tử Thủ trưởng quan nhà nước, đơn vị nghiệp địa bàn tỉnh có trách nhiệm bàn giao chứng thư số tổ chức cho phận cán phụ trách công tác văn thư (sau gọi tắt cán văn thư) để quản lý, bảo quản an toàn, cất giữ theo chế độ mật Cán văn thư có trách nhiệm quản lý, bảo quản an toàn, cất giữ chứng thư số tổ chức dấu quan, đơn vị theo quy định Cán bộ, công chức, viên chức quan nhà nước, đơn vị nghiệp địa bàn tỉnh có trách nhiệm quản lý an tồn chứng thư số cá nhân mình; khơng bàn giao không chia sẻ mật chứng thư số cá nhân cho người khác Các tổ chức, doanh nghiệp địa bàn tỉnh sử dụng, quản lý chứng thư số chuyên dùng chứng thư số công cộng theo quy định hành pháp luật Điều Nguyên tắc trao đổi văn điện tử Việc trao đổi văn điện tử phải thực theo nguyên tắc quy định Điều Luật giao dịch điện tử tuân theo quy định khác pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh, an tồn thơng tin văn thư, lưu trữ Các quan nhà nước, đơn vị nghiệp, tổ chức địa bàn tỉnh gửi mẫu chữ ký số tổ chức, cá nhân lãnh đạo quan đơn vị trực thuộc Sở Thông tin Truyền thông để tổng hợp, công bố Cổng thông tin điện tử tỉnh trước thực trao đổi văn điện tử Trong trường hợp, quan, đơn vị, tổ chức thay đổi tên gọi phải thông báo công khai mẫu chữ ký số tổ chức mới; cá nhân công bố giới thiệu chữ ký phải công bố chữ ký tay đồng thời công bố chữ ký số cá nhân theo quy định Bên gửi không phát hành văn giấy đến Bên nhận gửi văn điện tử ký số, trừ trường hợp quy định khoản Điều Quy định Bên nhận có quyền từ chối nhận văn điện tử, văn điện tử khơng bảo đảm ngun tắc, yêu cầu gửi, nhận phải chịu trách nhiệm việc từ chối đó, đồng thời Bên nhận phản hồi cho Bên gửi biết thông qua hệ thống quản lý văn điều hành tỉnh hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh để xử lý theo quy định Cơ quan nhà nước, đơn vị nghiệp, tổ chức, doanh nghiệp thực trao đổi văn điện tử theo quy định đồng thời tuân thủ quy định pháp luật giao dịch điện tử, bảo vệ bí mật nhà nước quy định văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo tính an tồn bảo mật, tin cậy, xác thực liệu Văn điện tử ký số phải đảm bảo tính đầy đủ, tính tồn vẹn, tính xác thực xun suốt q trình trao đổi, xử lý lưu trữ văn điện tử ký số Điều Yêu cầu gửi, nhận văn điện tử Văn điện tử phải bảo đảm tính xác thực nguồn gốc, tồn vẹn, an tồn thơng tin, liệu q trình gửi, nhận, xử lý lưu trữ Văn điện tử phải gửi ngày văn ký ban hành, chậm buổi sáng ngày làm việc Văn điện tử đến sau tiếp nhận, bảo đảm giá trị pháp lý phải xử lý kịp thời, chờ văn giấy (nếu có) Trường hợp văn điện tử thuộc loại khẩn phải đặt chế độ ưu tiên giải pháp kỹ thuật ghi rõ mức độ khẩn, gửi sau ký số phải trình, chuyển giao xử lý sau tiếp nhận Văn điện tử phải bảo đảm yêu cầu thể thức kỹ thuật trình bày theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ định dạng theo quy định Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15/12/2017 Bộ Thông tin Truyền thông Văn điện tử phải theo dõi, cập nhật tự động trạng thái gửi, nhận, xử lý hệ thống quản lý văn điều hành tỉnh Bảo đảm yêu cầu hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an tồn thơng tin giải pháp kết nối, liên thơng hệ thống quản lý văn điều hành tỉnh; hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Điều Các loại văn điện tử Tất văn điện tử thuộc thẩm quyền ban hành giải quan nhà nước, đơn vị nghiệp địa bàn tỉnh phải trao đổi qua hệ thống quản lý văn điều hành tỉnh hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh (nếu chưa triển khai hệ thống quản lý văn điều hành tỉnh), trừ trường hợp Bên gửi Bên nhận chưa đáp ứng yêu cầu hạ tầng kỹ thuật, cơng nghệ, an tồn thơng tin, giải pháp kết nối, liên thông trao đổi văn điện tử Khuyến khích tổ chức, doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản lý văn điều hành tổ chức/doanh nghiệp kết nối liên thông với hệ thống quản lý văn điều hành tỉnh, thư điện tử đáp ứng yêu cầu hạ tầng kỹ thuật, cơng nghệ, an tồn thông tin, giải pháp kết nối, liên thông để thực trao đổi văn điện tử, thực thủ tục hành với quan nhà nước, đơn vị nghiệp tỉnh Quảng Ninh Các trường hợp gửi văn điện tử có gửi kèm văn giấy: a) Văn bản, hồ sơ gửi Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ theo quy định Quy chế làm việc Chính phủ; b) Văn bản, hồ sơ trình Tỉnh ủy, HĐND tỉnh UBND tỉnh theo quy định Quy chế làm việc Tỉnh ủy, HĐND tỉnh UBND tỉnh; c) Văn bản, hồ sơ trình duyệt thẩm định, phê duyệt đề án, dự án d) Hồ sơ thủ tục hành bắt buộc phải nộp gốc công chứng theo quy định Các văn bản, hồ sơ sau phát hành văn điện tử phải gửi kèm văn bản, hồ sơ giấy tương ứng với nội dung văn điện tử ban hành Chương II CÁC QUY ĐỊNH VỀ TRAO ĐỔI VĂN BẢN ĐIỆN TỬ Điều Gửi văn điện tử Văn điện tử sau cấp có thẩm quyền phê duyệt, ký ban hành, ký số theo quy định pháp luật gửi đến Bên nhận thông qua hệ thống quản lý văn điều hành hệ thống thư điện tử kết nối, liên thông với Nội dung thông tin văn điện tử trao đổi hệ thống quản lý văn điều hành hệ thống thư điện tử bao gồm nội dung văn b ản điện tử toàn nội dung hồ sơ, tài liệu gửi kèm theo Bên gửi có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, bảo đảm văn điện tử gửi đến Bên nhận Trường hợp thu hồi văn điện tử, Bên gửi phải thông báo cho Bên nhận biết để xử lý văn điện tử thu hồi Điều 10 Nhận văn điện tử Trước tiếp nhận, Bên nhận phải kiểm tra tính đầy đủ, tồn vẹn, tính xác thực văn điện tử tiến hành tiếp nhận đảm bảo theo quy định Trường hợp không bảo đảm nguyên tắc, yêu cầu gửi, nhận văn điện tử, Bên nhận phải kịp thời phản hồi để Bên gửi biết, xử lý theo quy định Sau tiếp nhận, Bên nhận xử lý phản hồi trạng thái xử lý văn điện tử cho Bên gửi biết hệ thống quản lý văn điều hành hệ thống thư điện tử Trường hợp nhận thông báo thu hồi văn điện tử, Bên nhận có trách nhiệm hủy bỏ văn điện tử thu hồi hệ thống, đồng thời thơng báo việc hủy bỏ văn điện tử thu hồi để Bên gửi biết Điều 11 Tổng hợp thơng tin, tình hình gửi, nhận văn điện tử Sở Thơng tin Truyền thơng tổng hợp, trích xuất thơng tin, liệu tình hình gửi, nhận văn điện tử quan nhà nước, đơn vị nghiệp địa bàn tỉnh thông qua hệ thống quản lý văn điều hành tỉnh, công bố Cổng thông tin điện tử tỉnh Điều 12 Quy trình lưu trữ văn điện tử Cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp giải cơng việc có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản, sử dụng hồ sơ, tài liệu điện tử chưa đến hạn nộp lưu trữ cho cán phụ trách công tác lưu trữ quan (sau gọi tắt cán lưu trữ) Cán lưu trữ quan, đơn vị có trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử hành quan theo thời hạn quy định Lập hồ sơ, tài liệu điện tử: a) Cơ quan, đơn vị lập danh mục hồ sơ quan cần xác định rõ hồ sơ lưu trữ dạng điện tử; b) Căn vào danh mục hồ sơ điện tử quan nhà nước đơn vị nghiệp địa bàn tỉnh, cán bộ, công chức, viên chức, người lao động giao giải quyết, theo dõi cơng việc có trách nhiệm mở hồ sơ, thu thập cập nhật tất văn bản, tài liệu điện tử hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ tương ứng; c) Các thơng tin, liệu phát sinh q trình trao đổi, xử lý văn điện tử phải cập nhật thống phù hợp với quy định nhằm đảm bảo việc lưu trữ thuận lợi; Nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử: a) Việc nộp lưu trữ thực lưu trữ văn điện tử thực theo quy định lưu trữ văn điện tử quan nhà nước, đơn vị nghiệp; b) Việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử cho cán lưu trữ quan thực theo quy định Khoản 3, Khoản Điều Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính Phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ Việc lưu trữ quản lý văn điện tử thực theo chế lưu trữ áp dụng kết hợp với ràng buộc phân cấp, phân quyền người sử dụng mức độ an toàn, bảo mật thông tin, liệu Điều 13 Tiếp nhận, quản lý, khai thác sử dụng văn điện tử Cán văn thư quan, đơn vị thực việc tiếp nhận văn điện tử theo quy định văn pháp luật khác liên quan Khi nhận văn điện tử, cán văn thư quan quản lý nhà nước, đơn vị nghiệp, tổ chức, doanh nghiệp có trách nhiệm kiểm tra tính xác thực, hợp lệ, tồn vẹn chữ ký số văn Nếu đảm bảo tính xác thực nguồn gốc, cịn hiệu lực đầy đủ thơng tin thực tiếp nhận xử lý theo quy trình xử lý văn đơn vị Điều 14 Ký số văn điện tử Việc ký số thực thông qua phần mềm ký số; việc ký số vào văn điện tử thành công không thành công phải thông báo qua phần mềm Các quan nhà nước, đơn vị nghiệp, tổ chức, doanh nghiệp tỉnh lựa chọn ba phương thức ký số vào văn điện tử: a) Phương thức 1: Văn điện tử ký số chứng thư số tổ chức có hiệu lực quan, đơn vị: Văn quan nhà nước, đơn vị nghiệp, tổ chức, doanh nghiệp địa bàn tỉnh sau thơng qua, người có thẩm quyền ký tên, chuyển tiếp cán văn thư đóng dấu, quét (scan) lưu dạng tệp tin *.pdf để thực ký số chứng thư số tổ chức có hiệu lực đơn vị thực gửi qua hệ thống quản lý văn điều hành hệ thống thư điện tử b) Phương thức 2: Văn điện tử ký số đồng thời chứng thư số cá nhân có hiệu lực người có thẩm quyền chứng thư số tổ chức có hiệu lực quan, đơn vị: Văn quan nhà nước, đơn vị nghiệp, tổ chức, doanh nghiệp địa bàn tỉnh sau thơng qua, chuyển sang dạng tệp tin *.pdf, người có thẩm quyền thực ký số chứng thư số cá nhân có hiệu lực, chuyển tiếp cán văn thư đơn vị ký số chứng thư số tổ chức có hiệu lực quan, đơn vị c) Phương thức 3: Văn điện tử ký số đồng thời chứng thư số cá nhân có hiệu lực người tham mưu, chứng thư số cá nhân có hiệu lực người có thẩm quyền chứng thư số tổ chức có hiệu lực quan, đơn vị: Văn quan nhà nước, đơn vị nghiệp, tổ chức, doanh nghiệp địa bàn tỉnh sau thông qua, chuyển sang dạng tệp tin *.pdf, người tham mưu thực ký nháy chứng thư số cá nhân có hiệu lực, chuyển tới người có thẩm quyền thực ký số chứng thư số cá nhân có hiệu lực, chuyển tiếp cán văn thư đơn vị ký số chứng thư số tổ chức có hiệu lực quan, đơn vị Vị trí ký thơng tin chữ ký số văn điện tử: a) Đối với chữ ký số tổ chức: Ký trang tệp văn bản, khoảng trắng lề bên trái nội dung “ký hiệu văn bản” vị trí tương tự văn trình bày theo khổ ngang (như phụ lục, bảng biểu ); đảm bảo thể tối thiểu thơng tin (Hình ảnh, Tên quan ký, thời gian ký) Trong đó, hình thức thể “Hình ảnh” hình ảnh dấu logo quan ban hành văn b) Đối với chữ ký số cá nhân người có thẩm quyền: Ký vị trí ký tên chữ ký tay thông thường, đảm bảo thể tối thiểu thông tin (Tên cá nhân ký, tên quan, thời gian ký) c) Chữ ký nháy cá nhân tham mưu: Ký vị trí cuối phần “Nơi nhận”, đảm bảo thể thông tin (Tên cá nhân ký, chức vụ địa email) Trong môi trường điện tử, chữ ký số hợp lệ đảm bảo tính tồn vẹn tệp văn điện tử (không phụ thuộc vào số trang văn bản) Trong trường hợp nội dung văn điện tử gồm có hồ sơ, tài liệu kèm theo thực 02 cách thức sau: Cách 1: Chuyển hồ sơ, tài liệu kèm theo (dạng tệp tin *.doc, *.docx, *.xls, *;xlsx, *.ppt, *.pptx, ) sang dạng tệp tin *.pdf thực ký số chữ ký số tổ chức hợp lệ hồ sơ, tài liệu Cách 2: Giữ nguyên định dạng hồ sơ, tài liệu kèm theo (dạng tệp tin *.doc, *.docx, *.xls, *.xlsx, *.ppt, *.pptx, ) thực ký số trực tiếp chữ ký số tổ chức hợp lệ quan phát hành văn Điều 15 Phương thức trao đổi văn điện tử môi trường mạng Phương thức trao đổi văn điện tử môi trường mạng phải bảo đảm độ tin cậy, tính kịp thời, xác an tồn thơng tin mạng Căn vào điều kiện thực tế, quan nhà nước, đơn vị nghiệp, tổ chức, doanh nghiệp địa bàn tỉnh chủ động lựa chọn nhiều phương thức trao đổi văn điện tử: Phương thức bắt buộc: Đối với quan nhà nước, đơn vị nghiệp tỉnh: Sử dụng hệ thống quản lý văn điều hành tỉnh, hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh (nếu chưa triển khai hệ thống quản lý văn điều hành tỉnh) để trao đổi văn điện tử nội với quan, tổ chức, doanh nghiệp Đối với tổ chức, doanh nghiệp: Sử dụng hệ thống có chức quản lý văn tổ chức/doanh nghiệp kết nối liên thông với hệ thống quản lý văn điều hành tỉnh sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ ngành dọc, hệ 10 thống thư điện tử tổ chức/doanh nghiệp sử dụng hệ thống thư điện tử công cộng (gửi vào hệ thống thư công vụ tỉnh) Phương thức bổ sung Các quan nhà nước, đơn vị nghiệp, tổ chức, doanh nghiệp đăng tải Cổng thông tin điện tử tỉnh Cổng thông tin điện tử thành phần/trang thông tin điện tử quan, đơn vị để phục vụ cơng tác tra cứu, tìm kiếm văn bản, tài liệu điện tử Chương III HẠ TẦNG KỸ THUẬT, CÔNG NGHỆ Điều 16 Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật kết nối hệ thống quản lý văn điều hành tỉnh, hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh thông qua mạng truyền số liệu chuyên dùng, mạng Internet Hệ thống quản lý văn điều hành tỉnh phải bảo đảm hạ tầng kỹ thuật kết nối với Trục liên thông văn quốc gia thông qua mạng truyền số liệu chun dùng Điều 17 Bảo đảm an tồn thơng tin Tổ chức thực phương án bảo đảm an tồn thơng tin theo cấp độ cho hệ thống quản lý văn điều hành tỉnh, hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh theo quy định pháp luật Việc kết nối hệ thống quản lý văn điều hành tỉnh với trục liên thông văn quốc gia phải mã hóa, xác thực theo tiêu chuẩn an tồn thơng tin Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật ứng dụng công nghệ thông tin quan nhà nước theo quy định Bộ Thông tin Truyền thông Điều 18 Bảo đảm giải pháp kết nối, liên thông hệ thống quản lý văn điều hành tỉnh Bảo đảm giải pháp kết nối, liên thông nội đơn vị, địa phương thuộc hệ thống quản lý văn điều hành tỉnh 11 Bảo đảm giải pháp kết nối, liên thông hệ thống quản lý văn điều hành tỉnh với Trục liên thông văn quốc gia tuân thủ quy định Bộ Thông tin Truyền thông; thực kết nối theo hướng dẫn Văn phịng Chính phủ Hệ thống quản lý văn điều hành tỉnh gửi, nhận văn điện tử sử dụng mã định danh định dạng liệu gói tin, phản hồi trạng thái xử lý văn theo quy định Bộ Thơng tin Truyền thơng Thơng tin tình hình gửi, nhận văn điện tử bảo đảm chia sẻ, công khai hệ thống quản lý văn điều hành tỉnh phục vụ đạo, điều hành UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh Thời gian gửi, nhận văn điện tử hệ thống quản lý văn điều hành tỉnh bảo đảm thống nhất, đồng theo múi Việt Nam (Tiêu chuẩn ISO 8601) đồng theo Trục liên thông văn quốc gia Chương IV TRÁCH NHIỆM CỦA TỔ CHỨC, CÁ NHÂN CÓ LIÊN QUAN Điều 19 Trách nhiệm Sở Thơng tin Truyền thơng Chủ trì tham mưu UBND tỉnh tổ chức thực Quy định này; Tổng hợp, trích xuất thơng tin, liệu tình hình gửi, nhận văn điện tử quan nhà nước, đơn vị nghiệp địa bàn tỉnh thông qua hệ thống quản lý văn điều hành tỉnh, công bố Cổng thông tin điện tử tỉnh; Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, thực kết nối hệ thống quản lý văn điều hành tỉnh với Trục liên thông văn quốc gia qua mạng truyền số liệu chuyên dùng theo hướng dẫn Văn phịng Chính phủ; Kết nối liên thông hệ thống quản lý văn điều hành tỉnh Việc kết nối phải mã hóa, xác thực theo tiêu chuẩn an tồn thơng tin Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật ứng dụng công nghệ thông tin quan nhà nước theo quy định Bộ Thông tin Truyền thông; Sử dụng mã định dạng định dạng liệu gói tin, phản hồi trạng thái xử lý văn theo quy định Bộ Thông tin Truyền thông Quản lý, trực tiếp vận hành, định kỳ lưu hệ thống quản lý văn điều hành, hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh bảo đảm an ninh, an tồn thơng tin q trình thực 12 Tổ chức thực phương án bảo đảm an tồn thơng tin theo cấp độ cho hệ thống quản lý văn điều hành, hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh theo quy định pháp luật Ứng dụng giải pháp kỹ thuật tăng cường quản lý, giám sát, kiểm soát gửi, nhận văn điện tử để bảo đảm an tồn, an ninh thơng tin Tổ chức tham mưu, thực trì, triển khai, nâng cấp hệ thống quản lý văn điều hành, hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh đảm bảo yêu cầu phục vụ trao đổi văn điện tử Tham mưu UBND tỉnh ban hành Quyết định cập nhật, bổ sung mã định danh quan nhà nước tỉnh Quảng Ninh tham gia trao đổi văn điện tử thông qua hệ thống thông tin sở liệu văn tỉnh Thực tổng hợp danh sách cấp mới, cấp lại mật khẩu, điều chỉnh thơng tin, mở khóa, gia hạn, thu hồi chứng thư số tổ chức/cá nhân chuyên dùng cho quan nhà nước, đơn vị nghiệp tỉnh; cán bộ, công chức, viên chức quan nhà nước, đơn vị nghiệp tỉnh gửi Tổ chức cung cấp chứng thư số chuyên dùng phục vụ quan thuộc hệ thống trị Tiếp nhận, giao nhận chứng thư số với tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng phục vụ quan thuộc hệ thống trị người quản lý thuê bao Đầu mối tổng hợp, công bố mẫu chữ ký số tổ chức, cá nhân lãnh đạo, hộp thư điện tử sử dụng trao đổi văn điện tử quan nhà nước, đơn vị nghiệp, tổ chức, doanh nghiệp địa bàn tỉnh Cổng thông tin điện tử tỉnh Quản lý trì sở liệu chứng thư số tổ chức/cá nhân tỉnh 10 Tham mưu UBND tỉnh quy định thực thí điểm trao đổi văn bản, hồ sơ điện tử, nộp hồ sơ dịch vụ cơng trực tuyến có sử dụng chữ ký số quan nhà nước, đơn vị nghiệp tỉnh với doanh nghiệp tỉnh 11 Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc quan, đơn vị địa bàn tỉnh thực quy định 12 Định kỳ tổng hợp tình hình thực quy định này, báo cáo UBND tỉnh theo quy định Điều 20 Trách nhiệm Sở Nội vụ 13 Tham mưu quy định quản lý, lưu trữ văn tài liệu điện tử quan nhà nước, đơn vị nghiệp tỉnh Quảng Ninh đảm bảo quy định văn thư, lưu trữ Điều 21 Trách nhiệm Sở Kế hoạch Đầu tư, Sở Tài Sở Kế hoạch Đầu tư chủ trì, Sở Tài phối hợp đảm bảo kinh phí cho việc quản lý, trì, phát triển hệ thống quản lý văn điều hành, thư điện tử công vụ phục vụ công tác xử lý, trao đổi văn điện tử tỉnh, coi nhiệm vụ quan trọng, ưu tiên kinh phí để triển khai thực Điều 22 Trách nhiệm thủ trưởng quan nhà nước, đơn vị nghiệp địa bàn tỉnh cán bộ, công chức, viên chức người lao động Thủ trưởng quan nhà nước, đơn vị nghiệp địa bàn tỉnh: a) Chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh việc đạo thực Quy định nội quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý mình; b) Xây dựng, ban hành quy định việc trao đổi văn điện tử nội bộ, địa phương mình; c) Gương mẫu thực quán triệt, đạo, đôn đốc, giám sát tất đơn vị trực thuộc; cán bộ, công chức, viên chức quan tăng cường sử dụng chữ ký số hợp lệ trao đổi văn điện tử nội với quan, đơn vị khác; d) Thực nghiêm túc danh mục tài liệu có nội dung thuộc bí mật nhà nước khơng phép đưa thông tin mạng theo quy định pháp luật; đ) Phân công cán tổng hợp gửi mẫu chữ ký số tổ chức, cá nhân lãnh đạo quan đơn vị trực thuộc Sở Thông tin Truyền thông để tổng hợp, công bố Cổng thông tin điện tử tỉnh; e) Phân công cán văn thư thường xuyên theo dõi việc thực gửi, nhận văn điện tử; g) Quản lý chứng thư số tổ chức quan, đơn vị trực thuộc; chứng thư số cá nhân cán bộ, công chức, viên chức quan, đơn vị trực thuộc; 14 - Xem xét phê duyệt danh sách đề nghị cấp mới, cấp lại mật khẩu, điều chỉnh thơng tin, gia hạn, mở khóa, thu hồi chứng thư số tổ chức/cá nhân chuyên dùng; - Chịu trách nhiệm tính xác thơng tin đề nghị cấp mới, cấp lại mật khẩu, điều chỉnh thơng tin, gia hạn, mở khóa, thu hồi chứng thư số; - Bàn giao chứng thư số tới người dùng, hướng dẫn, kiểm tra thuộc thẩm quyền quản lý q trình sử dụng chứng thư số, khóa bí mật h) Quản lý tài khoản hệ thống quản lý văn điều hành tỉnh, hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh quan, đơn vị trực thuộc: - Xem xét phê duyệt danh sách đề nghị cấp mới, cấp lại mật khẩu, điều chỉnh, hủy bỏ thuộc quan, đơn vị trực thuộc; - Chịu trách nhiệm tính xác thơng tin đề nghị cấp mới, cấp lại mật khẩu, điều chỉnh, hủy bỏ; - Bàn giao tài khoản tới người dùng, hướng dẫn, kiểm tra thuộc thẩm quyền quản lý trình sử dụng Cán bộ, cơng chức, viên chức người lao động quan nhà nước, đơn vị nghiệp tỉnh: a) Thực nghiêm nội dung Quy định quy định nội quan, đơn vị; b) Thực nghiêm túc danh mục tài liệu có nội dung thuộc bí mật nhà nước khơng phép đưa thơng tin mạng theo quy định pháp luật; c) Tăng cường sử dụng chữ ký số cá nhân hợp lệ trao đổi văn điện tử; d) Tích cực, chủ động thay đổi lề lối làm việc dựa giấy tờ sang phong cách làm việc dựa môi trường điện tử để tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao hiệu cơng việc; đ) Tuyệt đối tuân thủ quy định an toàn, an ninh thông tin; e) Cung cấp thông tin liên quan đến việc cấp mới, cấp lại mật khẩu, gia hạn, mở khóa chứng thư số xác đầy đủ; Thông báo kịp thời cho người quản lý thuê bao thu hồi chứng thư số trường hợp: Thay đổi vị 15 trí cơng tác nghỉ hưu, nghỉ việc; khóa bí mật bị lộ nghi bị lộ; thiết bị lưu khóa bí mật bị thất lạc, bị chép trường hợp an toàn khác Quản lý sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật theo chế độ quản lý bí mật nhà nước cấp độ “Mật” Có trách nhiệm thực đầy đủ quy định, quy trình quản lý, sử dụng chứng thư số tuân thủ quy định pháp luật quản lý sử dụng chứng thư số; g) Cung cấp thơng tin xác, đầy đủ để thực cấp mới, cấp lại mật khẩu, điều chỉnh, hủy bỏ tài khoản hệ thống quản lý văn điều hành tỉnh, hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh; h) Không bàn giao không chia sẻ mật chứng thư số cá nhân, tài khoản mật sử dụng hệ thống quản lý văn điều hành tỉnh, thư điện tử cơng vụ tỉnh cho người khác Cán văn thư: a) Không bàn giao, chia sẻ mật chứng thư số tổ chức quan, đơn vị cho người khác chưa phép văn thủ trưởng quan; b) Phải trực tiếp ký số vào văn điện tử quan, đơn vị trước phát hành; c) Chỉ ký số vào văn điện tử quan, đơn vị sau có chữ ký người có thẩm quyền ban hành; d) Cán văn thư có trách nhiệm bảo quản an tồn, cất giữ chứng thư s ố tổ chức dấu quan, đơn vị theo quy định; đ) Có trách nhiệm gửi, nhận văn điện tử quan, đơn vị theo quy định quy định quy định có liên quan khác Cán lưu trữ: Cán lưu trữ quan, đơn vị thực nghiệp vụ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử văn điện tử theo quy định hành Điều 23 Trách nhiệm tổ chức, doanh nghiệp thực trao đổi văn điện tử, thực thủ tục hành với quan nhà nước, đơn vị nghiệp tỉnh Quảng Ninh 16 Thực nội dung Quy định này, quy định nội tổ chức, doanh nghiệp quy định có liên quan khác Đảm bảo yêu cầu hạ tầng kỹ thuật, cơng nghệ, an tồn thơng tin, giải pháp kết nối, liên thông để thực trao đổi văn điện tử, thực thủ tục hành với quan nhà nước, đơn vị nghiệp tỉnh Quảng Ninh Khuyến khích tăng cường sử dụng chữ ký số trao đổi văn điện tử, thực thủ tục hành với quan nhà nước, đơn vị nghiệp tỉnh Quảng Ninh Thực đầy đủ quy định, quy trình quản lý, sử dụng chứng thư số tuân thủ quy định pháp luật quản lý sử dụng chứng thư số Tuyệt đối tuân thủ quy định an tồn, an ninh thơng tin quy định pháp luật hành giao dịch điện tử Chương V TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 24 Tổ chức thực Giao Sở Thông tin Truyền thông chịu trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, triển khai thực Quy định này; định kỳ hàng năm tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh tình hình triển khai thực trước ngày 15/12 Thủ trưởng quan nhà nước, đơn vị nghiệp địa bàn tỉnh; Các tổ chức, doanh nghiệp cá nhân có liên quan có trách nhiệm tổ chức triển khai thực Quy định Trong trình triển khai thực hiện, có khó khăn, vướng mắc, phát sinh cần sửa đổi, bổ sung, đề nghị quan, đơn vị kịp thời phản ánh Sở Thông tin Truyền thông để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét, định./ 17 ... THỰC TRẠNG KẾT QUẢ KHẢO SÁT HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH QUẢNG NINH 2.1 Khái quát Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh 2.1.1 Địa lý hành Sở Nội vụ tỉnh. .. nhóm tiến hành khảo sát thực tế hệ thống văn kĩ thuật soạn thảo văn Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh qua cổng thơng tin điện tử hỏi trực tuyến Nhóm làm báo cáo khảo sát thực tế để báo cáo kết quả, đồng... thảo văn Khảo sát, tìm hiểu hệ thống văn kĩ thuật soạn thảo văn Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ninh Đánh giá, nhận xét, rút kinh nghiệm cho nhóm sau khảo sát văn Làm báo cáo, báo cáo kết khảo sát Đối tượng,