Tu hoc office 2003

3/ Các thành phần của biểu đồ: Chart Title: Tiêu đề của biểu đồ X Title: Tiêu đề trục X Y Title: Tiêu đề trục Y Category label: Tiêu đề dữ liệu số Data series: Đờng biểu diễn của biểu đồ[r]

Phßng Kt C«ng ty Trung anh Gi¸o tr×nh tin häc c¨n b¶n B¾c Giang, ngµy 21 th¸ng n¨m 2005 1- Khởi động Windows XP: Bắt đầu từ WINDOWS 95’ trở lại đây việc khởi động chơng trình đợc gắn liền với việc khởi động máy Bíc 1: KÕt nèi m¸y tÝnh víi nguån ®iÖn Bíc 2: BËt mµn h×nh m¸y tÝnh Bớc 3: Nhấn vào nút POWER máy tính để khởi động máy Khi gÆp cöa sæ: Log on to Windows ta nhËp USERNAME vµ PASSWORD (Nếu có) sau đó chọn OK Bớc 4: Bạn chờ cho máy tính tự khởi động ta đợc màn hình DESKTOP nh sau (H×nh 1): C¸c Shost cut (BiÓu tîng lµm viÖc cña c¸c ch¬ng tr×nh), muèn gäi c¸c ch¬ng tr×nh lµm viÖc ta chØ cần kích đúp chuét vµo c¸c biÓu tîng nµy H×nh 1: Mµn h×nh Desktop Nh lúc này máy tính bạn đã đợc khởi động xong 2- Khai th¸c c¸c ch¬ng tr×nh: Thờng các chơng trình đợc cài đặt trên môi trờng WINDOWS XP n»m PROGRAMS §Ó gäi c¸c ch¬ng tr×nh nµy lµm viÖc ta cÇn ph¶i thùc hiÖn c¸c bíc nh sau: Bíc 1: KÝch chuét vµo nót START ë gãc tr¸i díi cña mµn h×nh Bớc 2: Đa chuột vào dòng PROGRAMS ta đợc cột các chơng tr×nh cã chøa PROGRAMS, muèn lùa chän ch¬ng tr×nh nµo ta chØ viÖc đa chuột vào đúng chơng trình đó nhấp chuột trái (Hình 2) H×nh 2: Lùa chän tr¬ng tr×nh PROGRAMS VÝ dô: Muèn gäi ch¬ng tr×nh Microsoft WinWord 2003 ta lµm nh sau: KÝch chuét vµo nót: Start/Programs/Microsoft Office/ Microsoft Office Word 2003 H×nh 3: 3- Ch¬ng tr×nh EXPLORE: a- Khởi động: C¸ch 1: KÝch chuét ph¶i vµo biÓu tîng MyComputer trªn mµn h×nh Desktop H×nh 4: Sau đó kích chuột trái vào dòng EXPLORE (Hình 5) H×nh 5: 6): Cách 2: Kích chuột phải vào nút Start, sau đó chọn EXPLORE (Hình H×nh 6: b- Mµn h×nh EXPLORE: Sau lựa chọn cách trên để khởi động chơng trình EXPLORE ta đợc cửa sổ màn hình EXPLORE nh sau (Hình 7): PhÇn 2: Néi dung Folder PhÇn 1: FOLDERS (Th môc mÑ) H×nh 7: mµn h×nh EXPLORE đó Màn hình EXPLORE đợc chia làm phần chính PhÇn 1: Chøa toµn bé c¸c th môc cã m¸y tÝnh cña b¹n (Folders) Phần 2: Chứa tài nguyên (nội dung) có Folder đợc lựa chọn Muèn lùa chän Folder (Th môc) nµo ta chØ viÖc kÝch chuét vµo Folder c- Thªm th môc con: Bíc 1: Lùa chän th môc mÑ Bíc 2: KÝch chuét ph¶i vµo cét bªn ph¶i cña mµn h×nh EXPLORE (Bªn chøa néi dung cña th môc) Bíc 3: Chän NEW Bớc 4: Chọn FOLDER, ta đợc th mục có tên là NEW FOLDER, lúc này trỏ màn hình đợi chờ và mời ta thay đổi tên th mục này, muốn thay đổi ta việc gõ từ bàn phím vào tên th mục mà ta muốn tạo dựng Nếu không muốn thay đổi ta việc kích chuột vị trÝ kh¸c trªn mµn h×nh d- §æi tªn th môc: Bớc 1: Kích chuột phải vào biểu tợng th mục muốn đổi tên Bíc 2: Lùa chän Rename (H×nh 8) H×nh 8: Nhập từ bàn phím tên th mục mà ta muốn thay đổi, gõ phím Enter để kÕt thóc c«ng viÖc e- Copy: Ta cã thÓ thùc hiÖn viÖc COPY: Folder, File (TÖp), COPY mét đối tợng nhiều đối tợng cùng lúc Bớc 1: Đánh dấu các đói tợng cần COPY (Nguồn) Bớc 2: Kích chuột phải ta đợc hộp thoại sau: H×nh 9: Bíc 3: Chän COPY Bớc 4: Chọn điểm đến cho các đối tợng đợc COPY (Đích), điểm đến có thể là ổ đĩa th mục khác Bớc 5: Sau đã chọn đợc điểm đến ta kích chuột phải và đợc hộp tho¹i sau: Bớc 6: Chọn Paste (Dán) để dán Các đối tợng mà ta COPY vào vÞ trÝ mµ ta mong muèn (§Ých) H×nh 10: f- Xoá (Delete): Việc xóa các đối tợng là việc làm thận trọng, lời khuyên ngời viết chơng trình ngời làm quen với Tin học thực động tác này là: Phải biết rõ đối tợng cần xoá Khi xoá đối tợng ta thực các bớc sau: Bớc 1: Đánh dấu các đối tợng cần xoá Bớc 2: Kích chuột phải để gọi hộp thoại sau: H×nh 11: Bớc 3: Lựa chọn dòng Delete để thực việc xoá, Windows hỏi ta mét lÇn n÷a cã ch¾c ch¾n muèn xo¸ hay kh«ng th«ng qua hép tho¹i Confirm Folder Delete sau: H×nh 12: NÕu ch¾c ch¾n ta chän YES, nÕu kh«ng ta chän NO (H×nh 12) Trên đây là số thao tác cần thiết thực trên EXPLORE, để thực các thao tác này ta còn cách khác đó là thông qua các MENU (Thực đơn) Chúng ta để ý trên màn hình EXPLORE (Hình 6), dòng số từ trên xuống có hàng gồm có thực đơn sau: (Hình 13) H×nh 13 h×nh (PhÇn nµy lµ bµi tËp nhá ngêi häc hoµn thiÖn sau) g- §ãng EXPLORE: C¸ch 1: KÝch chuét vµo nót (Close) ë gãc ph¶i cao cña mµn 4- T¾t ch¬ng tr×nh WINDOWS: Bíc 1: KÝch chuét vµo nót Start Bíc 2: Chän Shut Down Shut Down Windows ta ® îc cöa sæ H×nh 14: Bíc 3: Trong hép tho¹i Shut Down Windows cho phÐp ta cã mét sè lùa chän, ta cần quan tâm đến hai lựa chọn chính đó là: Shut Down và Restart  Shut Down: T¾t m¸y  Restart: Khởi động lại máy Sau lùa chän mét hai yªu cÇu trªn ta nhÊn OK nÕu muèn m¸y thùc thi mÖnh lÖnh NÕu muèn huû bá mÖnh lÖnh ta chän Cancel * Lu ý: các máy loại tự ngắt rơ le nguồn điện đợc lệnh tho¸t khái WINDOWS C¸nh thø hai: - Khi ta nhấn tổ hợp phín Alt + F4 thì WINDOWS đóng các ứng dụng chạy Mỗi lần làm nh thì ứng dụng đợc đóng lại Nếu kh«ng cßn øng dông nµo ®ang lµm viÖc th× t¸c vô nµy sÏ cho chóng ta tho¸t khái chÝnh WINDOWS ========o0o======== So¹n th¶o v¨n b¶n microsoft office Word 2003 PhÇn Giíi thiÖu vÒ MicroSoft Office Word 2003 MicroSoft Office Word 2003 lµ phÇn mÒm so¹n th¶o vµ xö lý v¨n b¶n n»m bé MicroSoft Office 2003 cña h·ng MicroSoft, ch¹y trªn m«i trêng Windows XP Tr¶i qua mét sè phiªn b¶n tõ MicroSoft Word 2.0, MicroSoft Word 6.0, MicroSoft Word 7, MicroSoft Word 97 , phần mềm này đã thực là công cụ không thể thiếu đợc ngời sử dụng máy tính với các chức phong phú, dễ cài đặt, dễ học, dễ sử dụng, liên kết đa dạng với các ứng dụng kh¸c; víi c¸c ch¬ng tr×nh phô trî nh Equation, Word Art, Draw MicroSoft Word thờng đợc ngời dùng gọi với tên ngắn gọn là Winword Word, ví dụ Winword 6.0, Winword 97 hoÆc Word 6.0, Word 97 Khởi động MicroSoft Word (Word) Có thể khởi động Word nhiều cách Sau đây là hai cách đơn giản C¸ch 1: KÝch chuét vµo biÓu tîng trªn biÓu tîng MicroSoft Office hoÆc trªn mµn h×nh Desktop C¸ch 2: Chän Start \ Programs \ MicroSoft Office\ MicroSoft Office Word 2003 H×nh 15: Mµn h×nh Word 2003 Mµn h×nh Word 2003 gåm cã cöa sæ chÝnh: - Cöa sæ ch¬ng tr×nh MicroSoft Word: lµ cöa sæ mµ Word lµm viÖc, đóng cửa sổ này là thoát khởi chơng trình - Cửa sổ tài liệu: Mỗi tài liệu (1 tệp tài liệu) đợc chứa cửa sổ mang tên tệp đó) * Các thành phần chi tiết trên màn hình Word 2003 đợc trình bày trên hình vÏ 16 C¸c thµnh phÇn chÝnh cña cöa sæ MicroSoft Word - Thanh tiêu đề (Title Bar): Là hàng đầu tiên trên đỉnh màn hình, cho biết tên chơng trình (MicroSoft Word) vµ tªn tµi liÖu (vÝ dô: Microsoft Word - Congvan) Góc phải tiêu đề có Windows Control Box (hộp điều khiển cöa sæ) - Windows Control Box §ãng cöa sæ Phãng to hoÆc thu nhá cöa sæ lµm viÖc Thu nhá cöa sæ ®a vÒ Taskbar Thanh Title bar (Thanh tiêu đề) C¸c c«ng cô (Tool bar) Dòng thực đơn (Menu) Thanh thíc kÎ Thanh tr¹ng th¸i Thanh trît Thanh đồ hoạ H×nh 16: - Thực đơn (Menu) - Thanh thực đơn ngang gồm có thực đơn (File, Edit, View, Insert ) - Khi kích chuột để lựa chọn thực đơn trên thực đơn ngang, màn hình xuất thực đơn dọc * Lựa chọn lệnh: Kích chuột vào thực đơn ngang sau đó kích chuột vµo tªn lÖnh cÇn thùc hiÖn VÝ dô: më mét file míi: KÝch chuét vµo File / New * Khi mở thực đơn ngang thấy có lệnh thực đơn dọc chữ mờ chứng tỏ lệnh đó không có hiệu lực - C¸c c«ng cô (Tool bar) xem h×nh 16 Thanh c«ng cô lµ mét d¶i chøa c¸c nót biÓu tîng c¸c lÖnh cña Word nh»m thùc hiÖn mét t¸c vô - Thanh c«ng cô chuÈn (Standand) - Thanh định dạng (Formatting) - Thanh kÎ khung, b¶ng (Table and Borders) - Thanh chøa c¸c c«ng cô vÏ (Drawing) * §Ó hiÓn thÞ hoÆc Èn c¸c c«ng cô thùc hiÖn nh sau: Vµo View/Toolbars lùa chän hoÆc kh«ng lùa chän c¸c c«ng cô cã thực đơn dọc) - Thíc (Ruler): Cã hai thíc: thíc ngang (Horizontal Ruler) vµ thíc däc (Vertical Ruler) * Có thể hiển thị ẩn thớc cách vào View đánh dấu không đánh dấu Ruler * Đơn vị đo trên thớc có thể là: Inches, Centimeters (thay đổi cách vào Tool / Options / General, mục Measurement units lựa chọn đơn vÞ cÇn dïng (Inches, Centimeters, Ponts, Picas) - Thanh cuén (Scroll bar) * Cã hai cuén: Thanh cuén ngang (Horizontal Scroll Bar) vµ Thanh cuộn dọc (Vertical Scroll Bar) Các cuộn dùng để cuộn tài liệu theo híng ngang vµ híng däc * Cã thÓ hiÓn thÞ hoÆc Èn hai cuén b»ng c¸ch: Vµo Tool /Options / View đánh dấu không đánh dấu các mục Horizontal Scroll bar và Vertical Scroll bar - Thanh tr¹ng th¸i (Status Bar): §a c¸c th«ng tin vÒ tr¹ng th¸i lµm viÖc cña Word nh: Tæng sè trang, trang ®ang lµm viÖc, dßng vµ cét ®ang lµm viÖc Tho¸t khái MicroSoft Word C¸ch 1: NhÊn tæ hîp phÝm Alt + F4 C¸ch 2: KÝch chuét vµo nót trên dòng tiêu đề C¸ch 3: Vµo File / Exit * Nếu tệp văn cha đợc ghi thì chơng trình lên cửa sổ nh sau: H×nh 17: Ghi v¨n b¶n Kh«ng ghi v¨n b¶n Bá qua * Khi ghi văn phải đặt tên tệp, chọn ổ đĩa, th mục đặt tệp thông qua hép tho¹i sau: (H×nh 18) Bớc 1: Save in: Lựa chọn ổ đĩa th mục để đặt tệp Bíc 2: File name: §Æt tªn cho tÖp Bớc 3: Chọn Save để ghi lại chọn Cancel để huỷ bỏ PhÇn ChuÈn bÞ cho viÖc so¹n th¶o v¨n b¶n Trớc soạn văn bản, chúng ta phải xác định phần sau: - Tên văn là gì ? Sẽ lu văn vào th mục nào, trên đĩa nào ? - Văn đợc soạn trên khổ giấy nào ? (ví dụ nh A4) - Kho¶ng c¸ch cña phÇn ch÷ (ngêi ta thêng gäi lµ b¸t ch÷) víi c¸c lÒ lµ bao nhiªu - kho¶ng c¸ch víi c¸c lÒ Trªn, Díi, Tr¸i, Ph¶i - Fonts (kiÓu ch÷ chÝnh sÏ dïng v¨n b¶n) - Ngoài là xác định cách trình bày văn vừa phù hợp với nội dung vừa đảm bảo thẩm mỹ Gâ v¨n b¶n b»ng tiÕng ViÖt Thông thờng máy tính đợc nhà cung cấp cài đặt sẵn Fonts tiếng Việt và chơng trình gõ tiếng Việt (ví dụ nh ABC), chơng trình này đợc khởi động khởi động WINDOWS BiÓu tîng cña ch¬ng tr×nh tiÕng ViÖt thêng n»m ë gãc trªn phÝa tr¸i mµn h×nh Word: (H×nh 19) tèc ký tiÕng ViÖt BËt tiÕng ViÖt T¾t tiÕng viÖt HiÖn cã nhiÒu c¸ch gâ tiÕng ViÖt, song chñ yÕu lµ gâ theo kiÓu TELEX nh sau: aa = © oo = « ee = ª dd = ® aw = ¨ ow = ¬ uw = [ =¬ ] = Gâ dÊu: - BiÓu tîng HuyÒn = f S¾c = s NÆng = j Hái = r Ng· = x VÝ dô: coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieetj Nam = céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam * Nếu máy bạn cài đặt chơng trình VietKey, để chuyển đổi hệ gõ tiếng Việt tiếng Anh ta để ý tới biểu tợng sau góc phải dới màn hình: Muốn chuyển đổi chế độ tiếng Việt tiếng Anh ta việc kích chuột vào biÓu tîng nµy: V: Gâ tiÕng viÖt; E: Gâ tiÕng Anh Con trá ch¬ng tr×nh Con trá cña ch¬ng tr×nh n»m trªn vïng so¹n th¶o, cã h×nh d¹ng  nhÊp nháy liên tục Mọi thao tác nhập và sửa văn đợc thực vị trí trỏ, vì chúng ta phải thực thao tác định vị trỏ trớc nhập hoÆc söa v¨n b¶n * §Þnh vÞ trá: - C¸ch 1: Sử dụng chuột, kích chuột vị trí cần định vị - C¸ch 2: Dùng bàn phím , sử dụng các phím mũi tên để di chuyển trỏ đến vị trí cần định vị DÞch chuyÓn trá b»ng bµn phÝm:  sang ph¶i mét ký tù Page Up: lªn mét trang mµn h×nh  sang tr¸i mét ký tù Page Down: xuèng mét trang mµn h×nh  lªn mét dßng Ctrl+Home: vÒ ®Çu v¨n b¶n  xuèng mét dßng Ctrl+End: vÒ cuèi v¨n b¶n Home: vÒ ®Çu dßng hiÖn hµnh End: vÒ cuèi dßng hiÖn hµnh C¸c phÝm xo¸ ký tù - DELETE - BACKSPACE Dùng để xoá ký tự bên phải trỏ Dùng để xoá ký tự bên trái trỏ Các chế độ soạn thảo: Sử dụng phím Insert trên bàn phím để thay đổi a) Chế độ chèn - Ký tự đợc nhập vào vị trí trỏ, ký tự cũ bị đẩy trang phải - Khi chế độ chèn chữ OVR trên trạng thái bị mờ b) Chế độ đè - Ký tù míi nhËp vµo vÞ trÝ trá v¨n b¶n, ký tù cò bÞ xo¸ ®i - Khi chế độ đè chữ ORV trên trạng thái sáng đậm lên * Để chuyển chế độ soạn thảo ta kích đúp chuột OVR trên tr¹ng th¸i Chó ý: Khi nhËp ch÷ hoa Word, nÕu lµ mét ®o¹n ch÷ hoa th× cÇn phải đổi Fonts chữ, có ký tự hoa ta kết hợp phím Shift + chữ đó hoÆc Ên phÝm CapsLock C¸c thao t¸c víi tÖp v¨n b¶n - Më tÖp: a) Më tÖp míi: C¸ch 1: KÝch chuét vµo biÓu tîng trªn c«ng cô chuÈn C¸ch 2: Vµo File / New - Chän môc General - Chän lo¹i v¨n b¶n cÇn më (thêng lµ Blank Document) - T¹i Create New chän Document - Chän OK H×nh 20: * Các tệp đợc mở đợc chơng trình tự đặt tên là Document 1,2,3 b) Mở tệp đã có sẵn trên máy Bíc 1: Thùc hiÖn mét hai c¸ch sau: C¸ch 1: KÝch chuét vµo biÓu tîng trªn c«ng cô chuÈn C¸ch 2: File / Open (H×nh 18) Bớc 2: Mở ổ đĩa và Folder (th mục) chứa tệp Look in Bíc 3: Lùa chän tÖp danh s¸ch vµ chän Open H×nh 21: - Ghi tệp vào đĩa C¸ch 1: Vµo File /Save C¸ch 2: Nh¸y chuét vµo biÓu tîng Save trªn c«ng cô chuÈn * Nếu tệp đợc ghi lần đầu chúng ta phải đặt tên tệp, chọn ổ đĩa, th mục chøa tÖp.(H×nh 19) * NÕu cÊt tÖp ®ang më vµo mét vÞ trÝ kh¸c hoÆc víi tªn kh¸c ta lµm nh sau: Vào File /Save as sau đó đặt lại tên tệp, lựa chọn ổ đĩa, th mục khác Ghi chú: Sau thao tác này, tệp có tên cũ, nội dung cũ đợc giữ nguyên, Word sÏ t¹o thªm mét tÖp míi cã néi dung t¬ng tù ë vÞ trÝ míi H×nh 22: d- §ãng tÖp Vào thực đơn File / Close nhấn tổ hợp phím Ctrl+W (Trong đóng tệp, tệp cha đợc ghi lần nào thì chơng trình hỏi ta cã ghi hay kh«ng, nÕu cã ta thùc hiÖn nh bíc ghi tÖp) PhÇn NhËp vµ ®iÒu chØnh v¨n b¶n 3.1 Chän khæ giÊy vµ híng in, c¨n lÒ - Chän khæ giÊy vµ híng in Vµo File / Page Setup chän Paper - Trong hộp Paper Size lựa chọn khổ giấy sử dụng tệp so¹n H×nh 23: - C¨n lÒ giÊy Vµo File /Page Setup chän Margins §iÒn gi¸ trÞ vµo c¸c môc: Top - lÒ trªn Bottom - lÒ díi Righ - lÒ ph¶i Left - lÒ tr¸i - mục Orientation chọn Portrait là hớng đứng; chọn Landscape nÕu lµ híng n»m * Khi chọn xong muốn mặc định các lựa chọn cho lần sử dụng sau kÝch chuét vµo môc Default H×nh 24: 3.2 C¸c thao t¸c víi khèi v¨n b¶n Khèi v¨n b¶n lµ mét ®o¹n v¨n b¶n liªn tôc, kÕt thóc ta nhÊn phÝm Enter - Chọn khối (đánh dấu khối) * Cã nh÷ng c¸ch sau: 1- Rê chuột từ đầu khối đến cuối khối 2- KÝch chuét vµo ®Çu khèi, gi÷ phÝm Shift, kÝch chuét vµo cuèi khèi 3- §a trá chuét tíi lÒ ph¶i dßng ®Çu khèi trá chuét cã d¹ng chuét tíi lÒ ph¶i dßng cuèi cïng (chØ ¸p dông cho khèi lµ c¸c dßng) th× rª 4- Sử dụng bàn phím: Giữ phím Shift đồng thời dùng các phím ,,,, Home, End, Page Up, Page Down ®a trá v¨n b¶n tíi cuèi khèi * Chän nhanh khèi: - Chän toµn bé v¨n b¶n: Ctrl + A - Chän tõ vÞ trÝ trá tíi ®Çu dßng hiÖn hµnh: Shift + Home - Chän tõ vÞ trÝ trá tíi cuèi dßng hiÖn hµnh: Shift + End - Chän tõ vÞ trÝ trá tíi cuèi v¨n b¶n: Shift + Ctrl + End - Chän tõ vÞ trÝ trá tíi ®Çu v¨n b¶n: Shift + Ctrl + Home - Rª chuét trªn lÒ tr¸i cña vïng v¨n b¶n cÇn chän * Sao chÐp khèi v¨n b¶n: - Chän khèi cÇn chÐp - KÝch chuét t¹i biÓu tîng Copy trªn c«ng cô hoÆc Edit/Copy - §a trá tíi vÞ trÝ cÇn chÐp - KÝch chuét vµo biÓu tîng Paste trªn c«ng cô hoÆc Edit/Paste *C¾t d¸n khèi v¨n b¶n: - Chän khèi cÇn c¾t d¸n - KÝch chuét t¹i biÓu tîng kÐo trªn c«ng cô hoÆc Edit/Cut - §a trá tíi vÞ trÝ cÇn d¸n - KÝch chuét vµo biÓu tîng Paste trªn c«ng cô hoÆc Edit/Paste * Cã thÓ chÐp hay chuyÓn khèi v¨n b¶n tõ vïng nµy sang vïng kh¸c trªn cïng mét tÖp hoÆc tõ tÖp nµy sang tÖp kh¸c * Mét lÇn Copy hay Cut cã thÓ Paste nhiÒu lÇn ë nhiÒu n¬i mét tÖp hoÆc trªn c¸c tÖp kh¸c *Xo¸ khèi - Chän khèi cÇn xo¸ - NhÊn phÝm Delete PhÇn §Þnh d¹ng v¨n b¶n Định dạng văn là các thao tác nhằm thay đổi kiểu dáng, nét chữ v¨n b¶n còng nh vÞ trÝ v¨n b¶n trªn dßng, kho¶ng c¸ch gi÷a c¸c dßng, c¸c ch÷, c¸c ®o¹n 4.1 §Þnh d¹ng ký tù C¸ch dïng c«ng cô a) Thay đổi mẫu ký tự (Font)  Chọn khối cần định dạng  KÝch chuét vµo danh s¸ch Fonts trªn c«ng cô Formatting  KÝch chuét chän Fonts cÇn dïng * Trong danh s¸ch fonts ch÷ : c¸c mÉu cã ch÷ Vn ®Çu lµ fonts ch÷ ViÖt Nam, c¸c mÉu cã ch÷ H cuèi lµ mÉu ch÷ in hoa b) Thay đổi cỡ ký tự  Chọn khối cần định dạng  KÝch chuét vµo biÓu tîng Fonts Size trªn Formating  KÝch chuét hoÆc ®iÒn vµo sè thÓ hiÖn kÝch cì cÇn dïng * Có thể sử dụng Ctrl  để giảm cỡ chữ; Ctrl  để tăng cỡ chữ c) Thay đổi kiểu ký tự  Chọn khối ký tự cần định dạng  KÝch chuét vµo c¸c biÓu tîng trªn c«ng cô chuÈn - KiÓu ch÷ ®Ëm biÓu tîng cã ch÷ - KiÓu ch÷ nghiªng biÓu tîng cã ch÷ - KiÓu ch÷ g¹ch ch©n, biÓu tîng cã ch÷ U * Có thể kết hợp lúc các kiểu định dạng với VÝ dô: ch÷ nghiªng vµ g¹ch ch©n I U Cách dùng thực đơn - Vµo Format / Font - Nh¸y chuét t¹i môc Font  T¹i hép Font: chän mÉu ký tù  T¹i hép Size: chän cì ký tù  T¹i hép Under line: chän kiÓu cña nÐt kÎ ch©n + none : kh«ng kÎ ch©n + single : nét kẻ đơn B I + words only : chØ kÎ ch©n cña tõ + double : nét kẻ đôi + dotted : nét kẻ đứt  T¹i hép Color : chän mµu ch÷  T¹i Efect: + Strikethrough: ký tự có đờng kẻ ngang chữ + Superscript: chØ sè trªn + Subscript: chØ sè díi + Hidden: Èn ký tù + Small Caps: ch÷ in hoa nhá + All Caps: Ch÷ in hoa to  Đặt chế độ mặc định các xác lập : kích chuột vào hộp Default H×nh 25: 4.2 §Þnh d¹ng ®o¹n v¨n b¶n Đoạn gồm các câu đợc kết thúc phím Enter soạn thảo Công việc định dạng đoạn bao gồm: - §Æt gi¸ trÞ c¸ch lÒ cho ®o¹n - C¨n lÒ cho ®o¹n - §iÒu chØnh kho¶ng c¸ch gi÷a c¸c dßng, c¸c ®o¹n, c¸c ch÷ C¸ch dïng biÓu tîng trªn c«ng cô a) §Æt lÒ cho ®o¹n (sö dông thíc)  §Æt lÒ tr¸i cho dßng ®Çu cña ®o¹n: Di trá chuét tíi tam gi¸c trªn cña thíc (First Line Indent), rê chuột di chuyển đến vị trí thả chuột  §Æt lÒ tr¸i cho c¸c dßng sau cña ®o¹n: Di trá chuét tíi tam gi¸c díi cña thíc (Hanging Indent), rê chuột di chuyển đến vị trí thả chuột  §Æt lÒ cho c¶ ®o¹n: Di trá chuét tíi h×nh vu«ng cña thíc (Díi c¸c tam gi¸c – Left Indent), rê chuột di chuyển đến vị trí thả chuột  §Æt lÒ tr¸i cho c¶ v¨n b¶n: Di chuét tíi phÇn gi÷a hai tam gi¸c, trá chuét cã d¹ng thì rê chuột chuyển đến vị trí thả chuột  §Æt lÒ ph¶i cho c¶ v¨n b¶n: Di trá chuét tíi phÇn trªn tam gi¸c bªn ph¶i thíc, trá chuét cã d¹ng thì rê chuột chuyển đến vị trí thả chuét b) C¨n kÒ cho ®o¹n  Chän vïng v¨n b¶n cÇn c¨n lÒ  KÝch chuét vµo mét c¸c biÓu tîng sau: C¨n ph¼ng theo lÒ tr¸i C¨n vµo gi÷a C¨n ph¼ng bªn C¨n ph¼ng theo lÒ ph¶i C¨n ph¼ng bªn víi dòng đủ ký tự Cách dùng thực đơn  Chọn các đoạn cần định dạng, không chọn máy hiểu là đoạn hành  Format / Paragraph  KÝch chuét vµo môc Indents and Spacing  Tại mục Indentation: đặt lề cho đoạn + Tại Left : đặt lề trái cho đoạn + Tại Right : đặt lề phải cho đoạn  T¹i môc Spacing: + Tại Before: đặt khoảng cách từ đoạn đợc chọn tới đoạn trớc nó + Tại After: đặt khoảng cách từ đoạn đợc chọn tới đoạn sau nã  Tại mục Special: đặt lùi dòng so với lề + Kh«ng : none + Lùi dòng đầu đoạn đợc chọn: First line + Lùi các dòng sau đoạn đợc chọn: Hanging  T¹i môc Line Spacing: d·n kho¶ng c¸ch gi÷a c¸c dßng ®o¹n v¨n b¶n chän: + Single : c¸ch dòng đơn + Double : c¸ch dòng đôi + 1.5 line : c¸ch dßng rìi + At least : c¸ch dßng theo sè chän hép At, nÕu kho¶ng c¸ch nhá h¬n chiÒu cao ký tù th× Word tù c¸ch dßng nhá nhÊt + Exactly : cách dòng theo đúng số chọn hộp At  T¹i môc Alignment: chän + Left : c¨n lÒ tr¸i + Right: c¨n lÒ ph¶i + Center: c¨n lÒ gi÷a + Justified: c¨n c¶ hai lÒ  Sau xác lập xong các định dạng ấn OK 4.3 Các chế độ hiển thị văn trên màn hình Các chế độ hiển thị màn hình: Thực đơnView  Chế độ bình thờng Normal tài liệu phần văn bản, không lề, số trang, tiêu đề trang, là chế độ mặc nhiên Word  Chế độ Web Layout tài liệu đợc thể giống dạng trang Web  Chế độ hiển thị trang in (Print Layout), tài liệu đợc đầy đủ nh lóc in H×nh 27:  Reading Layout: Tµi liÖu hiÓn thÞ trang n»m ngang trªn mµn h×nh  Chế độ hiển thị tổng quan (Outline View), tµi liÖu chØ hiÖn nh÷ng tiªu môc lín  Chế độ hiển thị toàn màn hình (Full Screen) vïng v¨n b¶n chiÕm toµn bé mµn h×nh  Zoom : phãng to hoÆc thu nhá mµn h×nh Cách chọn chế độ hiển thị C¸ch 1: KÝch chuét vµo biÓu tîng các chế độ hiển thị mong muốn phÝa tr¸i cña cuén Lu ý: Trong trêng hîp ngêi sö dông muèn thªm, hoÆc bít c¸c công cụ ta việc vào thực đơn View/Toolbars chọn các công cụ cÇn thiÕt HoÆc ta chØ cÇn kÝch chuét ph¶i vµo bÊt kú chç nµo trªn c¸c c«ng cụ ta đợc danh sách các công cụ trải theo chiều từ trên xuống, PhÇn T¹o b¶ng biÓu 5.1- Kh¸i niÖm B¶ng biÓu (Table) WINWORD lµ mét c¬ cÊu gåm mét b¶ng hai chiều đợc đóng khung mạng lới (Gridlines) Bao gốm: - C¸c « (cells) - Các cột (colums): Gồm tập hợp các ô theo chiều thẳng đứng - C¸c hµng (rows): Gåm c¸c « theo chiÒu ngang - Nội dung các ô có thể là văn các đối tợng khác - Việc định dạng văn các ô đợc thực theo cách định dạng văn bình thờng nh đã học các bài trớc 5.2 - T¹o b¶ng Trớc tạo bảng biểu ta cần xác định trớc số cột và số hàng cần thiết Riêng số hàng không định trớc đợc thì có thể thêm vào sau Số cột nhng khó thêm vào nên cần xác định trớc cách chính x¸c C¸ch thø nhÊt: - §Æt trá t¹i vÞ trÝ cÇn t¹o b¶ng (tèt nhÊt lµ xuèng dßng míi) - Vµo Menu Table / insert Table -> mét cña sæ sÏ hiÖn H×nh 28: - §¸nh vµo « Number of columns sè cét cÇn t¹o - §¸nh vµo « Number of rows sè hµng cÇn t¹o - Nhấn chuột vào nút OK Một bảng có số hàng và số cột nh đã định đợc tạo - Về độ rộng các cột bớc đầu ta chọn chế độ Fixed Column Width - C¸ch thø hai: - §Æt trá t¹i vÞ trÝ cÇn t¹o b¶ng (tèt nhÊt lµ xuèng dßng míi) H×nh 29: KÝch chuét vµo biÓu tîng Insert Table trªn công cụ để tạo bảng - NhÊn vµ kÐo chuét t¹i biÓu tîng t¹o b¶ng trªn c«ng cô Nhấn chìm chuột trái ô góc trái trên đa chuột sang ngang để lựa chọn số cột, giữ nguyên nút chuột trái ta đa chuột xuống phái dới để lựa chän sè hµng C¸c « sÏ biÕn thµnh mµu xanh PhÝa díi lµ c¸c sè chØ sè hµng vµ cột bảng đợc tạo Nếu số này đạt ý muốn thì thả chuột -> bảng đợc tạo (ví dụ hàng - cột) H×nh 30: Chú ý: Bảng đợc tạo có tất các cột có độ rộng và c¸c hµng cã chiÒu cao b»ng 5.3- Thanh c«ng cô cña b¶ng Trªn c«ng cô chuÈn cã mét nót cã d¹ng sau: NhÊn chuét vµo nót nµy th× mét céng cô kh¸c sÏ hiÖn lªn Thanh công cụ này chứa các biểu tợng dùng để định dạng các bảng biểu (sẽ đợc trình bày phần dới) 5.4- §Þnh d¹ng c¸c « , hµng , cét C¸ch lùa (select) c¸c hµng, «, cét: a/ Thùc hiÖn b»ng chuét Để định dạng đợc các ô, hàng cột trớc hết ta phải lựa đợc chúng (bôi ®en) - Muốn lựa ô, hãy rê trỏ chuột vào mép trái ô đó mũi tên chuột quay ngợc sang phải Nhấn nút trái chuột, ô đó đợc bôi ®en - Muèn lùa mét hµng, h·y rª chuét vÒ mÐp tr¸i cña « ®Çu tiªn cña hµng đó Nhấn nút trái chuột -> hàng đó đợc lựa (bôi đen) - Muèn lùa mét lóc nhiÒu hµng, còng lµm nh trªn, nhng gi÷ nót tr¸i chuét vµ rª lªn trªn hoÆc xuèng díi -> hµng hiÖn t¹i vµ c¸c hµng tiÕp theo sÏ đợc lựa - Muốn lựa cột, hãy rê chuột mép trên cột trá chuét cã d¹ng mòi tªn quay xuèng  NhÊn phÝm tr¸i chuét -> cét hiÖn t¹i đợc lựa (bôi đen) - Muèn lùa nhiÒu cét mét lóc, còng lµm nh trªn nhng gi÷ nót tr¸i chuét và kéo sang phải trái -> cột và các cột đợc chọn b/ Thùc hiÖn b»ng Menu - Muốn chọn hàng, hãy để trỏ vào ô thuộc hàng đó Vµo Menu Table / Select row - Muốn lựa cột, hãy để trỏ vào ô cột đó Vào Menu Table / Select Column - Muốn lựa tất bảng, hãy để trỏ vào ô nào bảng Vµo Menu Table / Select Table Thay đổi độ rộng các cột: - Rê trỏ chuột vào vạch đứng cột nó biến thành d¹ng sau: || - Giữ nút trái và kéo sang phải trái (khi đó vạch này có dạng nét đứt) Kéo đạt ý muốn thì thả nút chuột Chó ý: - Kh«ng nªn kÐo v¹ch ®Çu vµ v¹ch cuèi cña b¶ng - Muốn cho nhiều cột liên tiếp có đợc độ rộng Hãy lựa các cột đó, sau đó nhấn chuột vào nút có dạng sau: Thay đổi chiều cao các hàng: (chỉ có tác dụng từ WORD 97 trở ®i) - Rê trỏ chuột vào vạch ngang hàng nó biến thành d¹ng sau:  - Giữ nút trái và kéo lên xuống đạt ý muốn thì thả nút chuét Chó ý: - Muốn cho nhiều hàng liên tiếp có đợc chiều cao Hãy lựa các hàng đó, sau đó nhấn chuột vào nút có dạng sau: NhËp nhiÒu « lµm mét vµ t¸ch mét « thµnh nhiÒu «: + Muèn nhËp nhiÒu « thµnh mét h·y tiÕn hµnh: - Lùa (b«i ®en) c¸c « cÇn nhËp víi - NhÊn chuét vµo biÓu tîng cã h×nh sau trªn c«ng cô b¶ng hoÆc Menu Table / Merge cells + Muèn t¸ch mét « thµnh nhiÒu « H·y tiÕn hµnh: - §a trá vµo « cÇn t¸ch - NhÊn chuét vµo biÓu tîng cã h×nh sau trªn c«ng cô b¶ng hoÆc Menu Table / Split cells Mét cöa sæ Split Cells sÏ hiÖn ra: H×nh 31: Hãy đánh số hàng và cột vào các mục tơng ứng và nhấn OK §Þnh d¹ng cho v¨n b¶n b¶ng: Khi nhập văn bảng, nó đợc định dạng mặc nhiên theo Normal Style Nghĩa là kiểu chữ, cỡ chữ và dãn dòng theo định dạng chuẩn cña c¸c ®o¹n v¨n b¶n ®ang nhËp ë phÝa trªn Muốn định dạng lại thì phải thực nh định dạng TEXT thông thờng Trừ số định dạng sau: - Muèn c¨n v¨n b¶n « theo mÐp trªn, díi hoÆc gi÷a Tríc hÕt ph¶i đặt trỏ vào ô đó, sau đó nhấn chuột vào các biểu tợng sau trên công cô b¶ng biÓu: 5.6- C¸ch di chuyÓn b¶ng: - Muèn di chuyÓn sang « bªn ph¶i -> Ên phÝm Tab - Muèn di chuyÓn sang « bªn tr¸i -> Ên Shift + Tab - Muèn di chuyÓn tíi « cuèi cïng cña hµng -> Ên Alt + End - Muèn di chuyÓn tíi « ®Çu tiªn cña hµng -> Ên Alt + Home - Muèn di chuyÓn xuèng hµng díi, nhÊn phÝm  - Muèn di chuyÓn lªn hµng trªn, nhÊn phÝm  - Muèn di chuyÓn lªn hµng trªn cïng, nhÊn phÝm Alt + PageUp - Muèn di chuyÓn xuèng hµng cuèi cïng, nhÊn phÝm Alt + PageDown 5.7- S¾p xÕp d÷ liÖu cét Muèn s¾p xÕp d÷ liÖu mét cét, h·y thùc hiÖn c¸c bíc: - §a trá vµo mét « bÊt kú cét - Muốn xếp theo chiều A->Z (hoặc từ thấp đến cao là số) ngîc l¹i th× nhÊn chuét vµo c¸c biÓu tîng sau trªn c«ng cô: 5.8 Xoay v¨n b¶n mét « Kể từ WORD 97 trở số tính cao cấp để xử lý văn đã đợc đa vào để định dạng các văn cao cấp, đó có chức xoay văn mét « ViÖt Nam ViÖt Nam ViÖt Nam Muèn xoay ®o¹n v¨n b¶n mét « theo c¸c chiÒu kh¸c nhau, ta thùc hiÖn hiÖn theo c¸c bíc: - §a trá vÒ « cÇn xö lý - NhÊn chuét vµo nót (biÓu tîng) trªn c«ng cô cã dang nh sau: Văn ô đợc xoa y theo các dạng sau: ViÖt Nam 5.9 TÝnh to¸n b¶ng WINWORD không là phần mềm soạn thảo văn đơn nh ta tëng Nã cßn cã thÓ thùc hiÖn rÊt nhiÒu chøc n¨ng tÝnh to¸n, thèng kª trực tiếp từ các số liệu các bảng đợc tạo chính phần mền này Ngoµi ra, nã cßn cã thÓ kÕt xuÊt th«ng tin tõ c¸c b¶ng tÝnh, tõ c¸c c¬ së d÷ liÖu c¸c phÇn mÒm kh¸c vµ ®a c¸c b¸o c¸o v¨n b¶n cña m×nh cách hoàn hảo, đơn giản và hiệu Điều này đợc thực thông qua mét sè liªn kÕt, hµm, biÓu thøc Điều này có thể thực đợc bạn đã là ngời chuyên nghiệp Còn dới đây là số cách thức tính toán đơn giản đợc thực các bảng đợc tạo chính phần mềm này Xin lu ý : - Việc tính toán đợc thực các ô bảng cha đợc chia nhỏ hoÆc bÞ gép laÞ NghÜa lµ b¶ng ph¶i cã sè hµng vµ sè cét t¬ng øng - Khi đó các cột đợc ngầm quy ớc ký hiệu theo vần chữ cái, các hàng đợc ngầm quy định đánh số theo thứ tự số tự nhiên - Nh vậy, các ô có địa từ A1 trở A1 - cét 1, hµng 1; B1 - cét 2, hµng A2 - cét 2, hµng B2 - cét 2, hµng 15 10 VÝ dô: Theo b¶ng th× néi dung « G2 sÏ lµ trung b×nh céng cña « D2, E2 vµ F2: G2 = (D2+E2+F2)/3 Cách thực hiện: (ở đây nêu cách thực đơn giản nhất) - §a trá vµo « G2 - Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F9 đó trờng tính toán đợc tạo có màu xám nhạt đợc giới hạn dấu móc - Hãy đánh biểu thức sau vào chỗ trỏ nháy: {=(D2+E2+F2)/3} - ấn phím F9 , đó biểu thức biến mất, thay vào đó là kết phép tính - Muốn cho lại biểu thức để sửa đổi, hãy xoá kết cũ Ên Shift + F9 Chó ý: NÕu biÓu thøc bÞ sai th× mét th«ng b¸o lçi sÏ xuÊt hiÖn, h·y chØnh l¹i biÓu thøc theo c¸ch trªn 5.10 KÎ viÒn cho b¶ng Thông thờng bảng đợc tạo ra, từ WORD 97 trở nó tự đợc viền đờng viền mảnh Ta có thể thay đổi các đờng viền cho bảng - Lùa toµn bé b¶ng - Vµo Menu Format / Border and Shading mét cöa sæ t¹o viÒn sÏ hiÖn - Chän Tab cã tªn: Borders - Hãy chọn kiểu đờng viền mục Style - Chọn màu đờng viền từ mục Color H×nh 32: - Chọn Độ đậm đờng viền từ mục Width - H·y chän C¸ch viÒn môc Setting * Chọn None để huỷ đờng viền * Chọn Box để tạo đờng viền khung ngoài cùng * Chọn Shadow để tạo bóng cho đờng viền * Chọn 3-D để tạo viền chiều * Chọn Custom để chọn tuỳ ý Trong mục này bạn tuỳ ý lựa chọn để viền cho tất các đổi tợng bảng Chó ý: - Sau lùa mét b¶ng, ta cã thÓ sö dông c¸c biÓu tîng trªn c«ng cụ bảng biểu để xử lý riêng phần bảng - NÕu kh«ng muèn thùc hiÖn c«ng viÖc khã kh¨n trªn ta cã thÓ chän mét các phơng án trình bày bảng đã đợc định sẵn WINWORD c¸ch lµm nh sau: - §a trá vµo mét « bÊt kú b¶ng (kh«ng cÇn lùa) - Vµo Menu Table/ Table AutoFormat HoÆc nhÊn chuét vµo biÓu tîng sau trªn c«ng cô Mét cöa sæ sÏ hiÖn ra: H×nh 33: - Chän mét c¸c mÉu môc Table Styles råi nhÊn OK B¶ng sÏ đợc định dạng theo mẫu đã chọn Còn nhiều thủ thuật để tạo và hiệu chỉnh bảng biểu Song trớc hết cần phải thành thạo các thao tác và đơn giản sau đó có thể tự nghiªn cøu hoÆc tham kh¶o c¸c tµi liÖu híng dÉn chi tiÕt h¬n PhÇn 6: In v¨n b¶n 6.1 Xem, söa ch÷a tríc in  Vµo mµn h×nh xem söa v¨n b¶n: kÝch chuét vµo biÓu tîng  Cöa sæ Preview hiÖn lªn, cã nh÷ng néi dung chÝnh sau: hä lãtt ªng iíi tÝnh to¸ nan htin tæn gtb 1In Hå ThÞ to µn bé v¨ n b¶ n 1C 2X 3X 4L 5§ 6N 7V 8§ 96 C ¸c h 1: Dï ng biÓ u tîn g in to HuÖ N÷ µn bé v¨ n b¶ n C ¸c h 2: Dï ng th ùc n H×n h 34:  Fil e/P rin t  T¹i Pri nt er kiÓ m tr a lo ¹i m¸ y in  T¹i Pri nt Wh at ch än Do cu me nt: in v¨ n b¶ n thên g  T¹i Co pie s: ch än sè b¶ n in  T¹i Pa ge ng e: + Ch än Al l: in to µn bé v¨ n b¶ n + Ch än Cu rr en t Pa ge: chØ in tr an g hiÖ n hµ nh + Ch än Pa ges : nh Ëp sè cñ a tr an g cÇ n in * VÝ dô: In tra ng 5, nh Ëp sè 5; in tra ng 3,7, 9, nh Ëp 3,7, 9; in tõ tra ng đế n tra ng 10 nh Ëp 210  KÝc h ch ué t vµ o OK Ph Çn 7: Mé t sè th ao t¸ c ch Ìn tr on g so ¹n th ¶o 7.1 Ch Ìn c¸ c ký tù, h× nh ¶n h * Ch Ìn ký tù đặ c biÖ t  §a co n tr á tíi vÞ trÝ cÇ n ch Ìn  Vµ o Me nu Ins ert / Sy mb ol  Ch än fo nt ch øa ký tù cÇ n ch Ìn  KÝc h ch ué t ch än ký tù  KÝc h ch ué t vµ o Ins ert để ch Ìn  Nh Ên Cl ose * Ch Ìn h× nh ¶n h §a co n tr á đế n vÞ trÝ cÇ n ch Ìn ¶n h H×n h 35 Vµ o Me nu Ins ert / Pic tu re / Cli p Ar t KÝc h ch ué t ch än ¶n h cÇ n ch Ìn Xe m h×n h ¶n h cÇ n ch Ìn tr on g mô c Pic tu re Pre vie w Nh Ên vµ o nó t Ins ert * §èi víi c¸ c ký tù đặ c biÖ t cò ng nh ¶n h đợc ch Ìn tr on g v¨ n b¶ n cã th Ó sö dô ng ph¬n g ph ¸p c¾t , co py, d¸ n nh đối víi ký tù b×n h th- ên g * Cã th Ó th ay đổi kÝc h thíc cñ a ¶n h b» ng c¸ ch kÝc h ch ué t vµ o ¶n h, xu Êt hiÖ n nó t ®iÒ u chØ nh ë c¸ c gã c vµ c¹ nh, ®a ch ué t vÒ ®iÒ u chØ nh kÝc h thíc giè ng nh ®iÒ u chØ nh mé t cö a sæ * §Ó di ch uy Ón ¶n h ta kÝc h ch ué t vµ o ¶n h, ®a ch ué t vµ o t© m ¶n h ch ué t ë d¹ ng mò i tªn bè n hín g, tiÕ n hµ nh rª ch ué t di ch uy Ón ¶n h đế n vÞ trÝ mí i Ch Ìn ch ÷ ng hÖ th uË t ( hi Öu øn g Wo rd Ar t) §a tr á v¨ n b¶ n tíi vÞ trÝ cÇ n ch Ìn KÝc h ch ué t vµ o biÓ u tîn g trª n th an h đồ ho ¹  Ch än kiÓ u Wo rd Ar t /OK  Nh Ëp néi du ng cô m tõ cÇ n ch Ìn  T¹i Fo nt ch än mÉ u ch ÷  T¹i Fo nt Siz e ch än cì ch ÷  Ch än kiÓ u ch ÷  OK T y đổi kÝc h cì hiÖ u øn g  Ch än hiÖ u øn g  Rª ch ué t t¹i nó t ®iÒ u chØ nh kÝc h cì S öa ch ÷a hiÖ u øn g  KÝc h đú p ch ué t t¹i hiÖ u øn g H×n h 36  Söa hiÖ u øn g  Ch øc n¨ ng c¸ c biÓ u tîn g nh sa u: Chän kho¶ng c¸ch gi÷a c¸c ký tù Söa néi dung ChÌn Word Art míi §Þnh d¹ng Word Art C¨n lÒ §æi kiÓu Word Art §Æt c¸c ký tù theo däc hoÆc ngang Quay Word Art  KÕ t th óc kÝc h ch ué t vµ o vÞ trÝ bÊt kú tr on g v¨ n b¶ n X o¸ C¸c ch÷ c¸i cao b»ng hiÖ u øn g  Ch än hiÖ u øn g cÇ n xo ¸  De let e Ch Ìn ph¬n g tr× nh, c« ng th øc  §a co n tr á tíi vÞ trÝ cÇ n ch Ìn  Ch än th ùc n Ins er t/ Ob jec t  Ch än Mi cr oS of t Eq uai tio n 3.0, kÝc h OK  Sö dô ng th an h c« ng cô để t¹ o ph¬n g tr× nh, c« ng th øc  Khi t¹ o xo ng, kÝc h ch ué t vµ o vÞ trÝ bÊt kú tr on g tµi liÖ u để qu ay l¹i H×n h 37: Th ay đổi kÝc h cì ph¬n g tr× nh, c« ng th øc  Ch än ph¬n g tr× nh, c« ng th øc cÇ n th ay đổi kÝc h cì  Rª ch ué t t¹i c¸ c đỉn h để ®iÒ u chØ nh kÝc h cì S öa ch ÷a c« ng th øc, ph¬n g tr× nh  Ch än ph¬n g tr× nh, c« ng th øc cÇ n söa  KÝc h đú p ch ué t  Söa ch ÷a xo ng kÝc h ch ué t vµ o vÞ trÝ bÊt kú để tr ë l¹i S ao ch Ðp, ch uy Ón, xo ¸  C¸ c bíc sa o ch Ðp c« ng th øc lµ m giè ng nh đối víi mé t ¶n h đợc ch Ìn P hÇ n 8: Mé t sè c« ng cô đồ ho ¹ VÏ đờn g th ¼n g  KÝc h ch ué t t¹i kiÓ u tîn g trª n th an h đồ ho ¹  R ª ch ué t tõ ®iÓ m ®Ç u tíi ®iÓ m cu èi đờn g th ¼n g  VÏ h×n h ch ÷ nh Ët vµ h×n h vu «n g  KÝc h ch ué t vµ o biÓ u tîn g trª n th an h đồ ho ¹  R ª ch ué t tõ ®iÓ m trª n tr ¸i đế n ®iÓ m díi ph ¶i (nÕ u vÏ h×n h vu «n g th× đồ ng th êi Ên phÝ m Shi ft  VÏ h×n h el lip se vµ h×n h tr ßn  KÝc h ch ué t vµ o biÓ u tîn g trª n th an h đồ ho ¹  R ª ch ué t để vÏ (nÕ u vÏ h×n h tr ßn th× đồ ng th êi nh Ên phÝ m Shi ft)  T¹ o hé p v¨ n b¶ n  K Ých ch ué t vµ o biÓ u tîn g  R ª ch ué t tõ ®iÓ m tr ¸i trª n đế n ®iÓ m ph ¶i díi để t¹ o hé p Ých ch ué t vµ o hé p để so ¹n th ¶o hËp v¨ n b¶ n vµ tr× nh bµ y  K  N  C ¸c th ao t¸ c di ch uy Ón, c¾ t, cop y, d¸ n thù c hiÖ n giè ng nh c¸ c đối tîn g ch Ìn kh ¸c  §æi nÐ t vÏ Ých đú p ch ué t vµ o đối tîn g cÇ n đổi nÐt vÏ Ï hiÖ n lªn mé t cö a sæ t¬n g øn g víi c¸ c mô c để lùa ch än th ay đổi  K  S  §æi mµ u nÐ t vÏ  KÝc h ch ué t vµ o đối tîn g cÇ n đổi mµ u  K Ých ch ué t vµ o biÓ u tîn g  §æi mµ u ch ÷:  B «i ®e n ch ÷ ho Æc ®o ¹n v¨ n b¶ n cÇ n th ay đổi mµ u ch ÷, kÝc h ch ué t vµ o biÓ u tîn g                         B µi tË p 1:  Kh ëi độ ng Wo rd b» ng biÓ u tîn g  Th o¸ t kh ái vµ kh ëi độ ng l¹i = Sta rt / Pr og m    µi tË p 2: Gâ ®o ¹n v¨ n b¶ n: ( lÊ y bÊt kú) §Æ t tª n tÖp lµ VD 1.D  B   OC vµ lu tr÷ §ã ng tÖp v¨ n b¶ n Më tÖp v¨ n b¶ n VD 1.D OC đã đợc lu tr÷    Më đó ng vµi tÖp v¨ n b¶ n đã cã s½ n trª n đĩa      µi tË p 3: §¸ nh bµi th ¬ sa u (kh «n g cÇ n tr an g trÝ ) B   §© y th «n VÜ D¹   I Sa o an h kh «n g vÒ ch ¬i th «n VÜ?  Nh× n n¾ ng hµ ng ca u n¾ ng mí i lª n  V- ên mít qu ¸ xa nh nh ng äc L¸ tr óc ch e ng an g mÆ t ch ÷ ®iÒ n I Giã th eo lèi giã m© y đờn g m© y    I  Dß ng níc bu ån thi u ho a b¾p la y  Th uy Òn ®Ë u bÕ n s« ng tr ¨n g đó  Cã ch ë tr ¨n g vÒ kÞp tèi na y   I II M¬ kh ¸c h đờn g xa kh ¸c h đờn g xa  ¸o em tr ¾n g qu ¸ nh× n kh «n g ë ®© y s¬n g kh ãi mê nh ©n ¶n  h Ai biÕ t t×n h cã ®Ë m đà Lu tr÷ víi tÖp VD 2.D OC Sa o ch Ðp kh æ th ¬I xu èn g cu èi bµi th ¬ Xo ¸ kh æ th ¬I ë ®Ç u bµi th ¬ Ch uy Ón kh æ th ¬ II       xu èn g sa u kh æ th ¬I  Ch uy Ón kh æ th ¬ III xu èn g sa u kh æ th ¬ II §ã ng tÖp VD 2.D OC Tù đá nh tiÕ p1 ®o ¹n v¨ n ho Æc bµi th ¬ m× nh th ué c vµ sa o ch Ðp, co py th eo ý   m× nh µi tË p 4: Më tÖp VD 2.D OC vµ địn h d¹ ng th eo mÉ u  B     §© y th «n VÜ D¹ Sa o an h kh «n g vÒ ch ¬i th «n VÜ? Nh× n n¾ ng hµ ng ca u n¾ ng mí   I  i lª n Vên mít qu ¸ xa nh nh ng äc L¸ tr óc ch e ng an g mÆ t ch ÷ ®iÒ n I Giã th eo lèi giã m© y đờn g m© y     I  Dß ng níc bu ån thi u ho a b¾p la y  Th uy Òn ®Ë u bÕ n s« ng tr ¨n g đó  Cã ch ë tr ¨n g vÒ kÞp tèi na y   I II M¬ kh ¸c h đờn g xa kh ¸c h đờn g xa  ¸o em tr ¾n g qu ¸ nh× n kh «n g ë ®© y s¬n g  kh ãi mê nh ©n ¶n h Ai biÕ t t×n h cã ®Ë m đà Lu tr÷ víi tÖp VD 2.D OC Sa o ch Ðp kh æ th ¬I xu èn g cu èi bµi th ¬ Xo ¸ kh æ th ¬I ë ®Ç u bµi th ¬ Ch       uy Ón kh æ th ¬ II xu èn g sa u kh æ th ¬I  Ch uy Ón kh æ th ¬ III xu èn g sa u kh æ th ¬ II §ã ng tÖp VD 2.D OC Tù đá nh tiÕ p1 ®o ¹n v¨ n ho Æc bµi th ¬ m× nh th ué c vµ sa o ch   Ðp, co py th eo ý m× nh     B µi tË p 5: ¸n h mé t mÉ u đã cã s½ n vµ địn h d¹ ng Ghi tÖp HO PD ON G.D OC   §  Y ªu cÇ u: Lui ®Ç u dß ng: 1,27 cm K/c gi÷ a c¸ c ®o ¹n: pt  -  K/c gi÷ a c¸ c dß ng Ex ac tl y: 18p t -    B µi 5: a/ Nh Ëp tÖp HO PD ON G víi néi du ng sa u:   C «n g ty tin hä c QT Cé ng ho µ x· héi ch ñ ng hÜa ViÖ t Na m  Sè: 23 / H§ §é c lËp - Tù H¹ nh ph óc   H îp đồ ng đà o t¹ o tin hä c  C ¨n cø hî p đồ ng vÒ x© y dù ng dù ¸n c« ng ng hÖ th «n g tin vµ th ö ng hiÖ m nèi m¹ ng gi÷ a C« ng ty tin hä c QT vµ V¨ n ph ßn g C« ng ng hÖ th «n g tin tØn h B¾ c Gia ng ng µy 20/1 0/19 99;  C ¨n cø vµ o nh u cÇ u §µ o t¹ o c¸ n bé Tin hä c ch o V¨ n ph ßn g C« ng ng hÖ th «n g tin tØn h B¾ c Gia ng;  C ¨n cø vµ o n¨ ng lùc , nhi Öm vô cñ a tr un g t© m §µ o t¹ o vµ øn g dô ng Tin hä c C« ng ty tin hä c QT  H «m na y, ng µy 08 th ¸n g n¨ m 200 t¹i Hµ Néi , ch ón g t«i gå m:  B ªn A: Së kh oa hä c, c« ng ng hÖ vµ m« i trên g tØn h tØn h B¾ c Gia ng  § Þa chØ : ThÞ X· B¾ c Gia ng  § iÖn th o¹i : 222 47234 66  § ¹i diÖ n: ¤n g Ng uy Ôn V¨ n Niª n, ph ã gi¸ m đố c  B ªn B: Tr un g t© m đà o t¹ o vµ øn g dô ng tin hä c C« ng ty tin hä c QT  § Þa chØ : Th an h Xu ©n B¾ c Hµ Néi  § iÖn th o¹i : 341 865 55  § ¹i diÖ n: ¤n g Vâ V¨ n Tu Ên Dò ng, Gi¸ m đố c  H bª n cï ng ca m kÕ t th ùc hiÖ n c¸ c kh o¶ n sa u:  § iÒu 1: Bª n B chÞ u tr ¸c h nhi Öm cu ng cÊp vµ cµi đặ t ph Çn mÒ m qu ¶n trÞ c¬ së d÷ liÖ u th «n g tin kh oa hä c c« ng ng hÖ CD SISIS Ves sio n3 (do UN ESC O cu ng cÊp ) trª n m¸ y tÝn h cñ a së KH CNMT tØn h B¾ c Gia ng  § iÒu 2: Bª n B chÞ u tr ¸c h nhi Öm đà o t¹ o c¸ n bé ch o së KH CNMT B¾ c Gia ng để sö dô ng vµ kh th ¸c ch¬n g tr× nh CD SISIS nãi ë ®iÒ u trª n  § iÒu 3: Bª n A chÞ u tr ¸c h nhi Öm t¹ o ®iÒ u kiÖ n lµ m viÖ c vµ c¬ së vË t ch Êt để bª n B th ùc hiÖ n c¸ c nhi Öm vô ghi t¹i ®iÒ u vµ ®iÒ u  § iÒu 5: Hai bª n ca m kÕt thù c hiÖ n đú ng c¸ c ®iÒ u kh o¶ n đã ký kÕt NÕ u tr on g qu ¸ tr× nh thù c hiÖ n cã g× vín g m¾ c ph ¸t sin h hai bª n sÏ gÆ p nh au bµ n b¹ c gi¶ i qu yÕt  H îp đồ ng nµ y đợc ký lµ m b¶ n cã gi¸ trÞ nh nh au, mç i bª n gi÷ b¶ n  § ¹i diÖ n bª nA đại diÖ n bª nB   b / Tr× nh bµ y v¨ n b¶ n võ a nh Ëp sa o ch o v¨ n b¶ n chØ n» m tr on g tr an g, đặ t lÒ, hín g in cñ a giÊ y ch o ph ï hî p (hä c sin h sÏ đợc in s¶ n ph Èm cñ a m× nh)  C ã th Ó th am kh ¶o c¸ ch tr× nh bµ y sa u:   C «n g ty tin hä c QT cé ng ho µ x· hé i ch ñ ng hÜa ViÖ t Na m  Sè: 23 / H§ §é c lË pTù H¹ nh ph óc  Hợp đồng đào C ¨ n c ø h î p ® å n g v Ò x © y d ù n g d ù ¸ n c « n g n g h Ö t h « n g t i n v µ t h ö n g h i Ö m n è i m ¹ n g g i ÷ a C « n g t y t i n h ä c Q T v µ V ¨ n p h ß n g C « n g n g h Ö t h « n g t i n t Ø n h B ¾ c G i a n g n g µ y / / 9 ; C ¨ n c ø v µ o n h u c Ç u § µ o t ¹ o c ¸ n b é T i n h ä c c h o V ¨ n p h ß n g C « n g n g h Ö t h « n g t i n t Ø n h B ¾ c G i a n g ; C ¨ n c ø v µ o n ¨ n g l ù c , n h i Ö m v ô c ñ a t r u n g t © m § µ o t ¹ o v µ ø n g d ô n g T i n h ä c C « n g t y t i n h ä c Q T H «m na y, ng µy 08 th ¸n g3 n¨ m 200 t¹i Hµ Néi , ch ón g t«i gå m: Bª n A : S ë k h o a h ä c , c « n g n g h Ö v µ m « i t r - ê n g t Ø n h t Ø n h B ¾ c G i a n g § Þa chØ : ThÞ X· B¾ c Gia ng § iÖn th o¹i : 222 47234 66 § ¹i diÖ n: ¤n g Ng uy Ôn V¨ n Niª n, ph ã gi¸ m đố c Bª n B : T r u n g t © m ® µ o t ¹ o v µ ø n g d ô n g t i n h ä c C « n g t y t i n h ä c Q T § Þa chØ : Th an h Xu ©n B¾ c Hµ Néi § iÖn th o¹i : 341 865 55 § ¹i diÖ n: ¤n g Vâ V¨ n Tu Ên Dò ng, Gi¸ m đố c H bª n cï ng ca m kÕ t th ùc hiÖ n c¸ c kh o¶ n sa u: §iÒu 1: Bª n B ch Þu tr ¸c h nh iÖ m cu ng cÊ p vµ cµ i đặ t ph Çn mÒ m qu ¶n tr Þ c¬ së d÷ liÖ u th «n g ti n kh oa hä c c« ng ng hÖ CD SISI S Ve ssi on 3.0 (d o UN ES CO cu ng cÊ p) tr ªn m ¸y tÝ nh cñ a së KH CN MT tØ nh B¾ c Gi an g §iÒu 2: Bª n B ch Þu tr ¸c h nh iÖ m đà o t¹ o c¸ n bé ch o së KH CN MT B¾ c Gi an g để sö dô ng vµ kh th ¸c c h- ¬n g tr ×n h CD SISI S nã ië ®i Òu tr ªn §iÒu 3: Bª n A ch Þu tr ¸c h nh iÖ m t¹ o ®i Òu ki Ön lµ m vi Öc vµ c¬ së vË t ch Êt để bª n B th ùc hi Ön c¸ c nh iÖ m vô gh i t¹ i ®i Òu vµ ®i Òu §iÒu 5: Ha i bª n ca m kÕ t th ùc hi Ön đú ng c¸ c ®i Òu kh o¶ n đã ký kÕ t NÕ u tr on g qu ¸ tr ×n h th ùc hi Ön cã g× vín g m ¾c ph ¸t si nh i bª n sÏ gÆ p nh au bµ n b¹ c gi ¶i qu yÕ t Hî p đồ ng nµ y đợc ký lµ m4 b¶ n cã gi¸ trÞ nh nh au, mç i bª n gi÷ b¶ n §¹i diÖn bªn A đại diÖn bªn B Bµi tË p 6: T¹ o1 b¶ ng th eo mÉ u G T Lí p d28 C« ng ty tin hä c QT stt Lª V¨n An Nam NguyÔn ThÞ T©m N÷ Mai ThÞ Huª N÷ TrÇn §øc Long Nam Vâ V¨n B×nh Nam Bµi tËp 7: T¹o b¶ng sau råi ghi víi tªn VD4.DOC b¶ng thèng kª CÊp qu¶n lý 1.Trung ¬ng §Þa ph¬ng T nh©n Tæng sè NghiÖp vô tin häc Cấp đào tạo Trung §Þa phcÊp ¬ng 555 213 22 222 31 313 608 748 Sö dông Thêi gian c«ng t¸c tin häc Híng dÉn 313 313 31 657 313 1313 31 1657 Díi Tõ n¨m n¨m trë lªn 313 133 313 313 64 64 693 513 Microsoft ofice Exel 2003 Bµi I: c¸c kh¸i niÖm c¬ b¶n 1-Khởi động: C1: Start  Program  Microsoft Office  Microsoft Ofice Exel 2003 C2: Nháy đúp biểu tợng Microsoft Office Exel trªn mµn h×nh hoÆc Office Bar trªn gãc ph¶i mµn h×nh H×nh 38: 2-Tho¸t khái: Cách 1: Chọn thực đơn File  Exit C¸ch 2: Chän nót Close ë gãc ph¶i: Lu ý: tríc tho¸t cÇn lu l¹i d÷ liÖu 3- Mµn h×nh: Exel + Thanh tiêu đề ( Title Bar): Hiển thị tên tệp tin + Thanh Menu ( Menu Bar): Chứa các lệnh để thực các công việc + Thanh c«ng cô ( Standra Toolbar): Chøa c¸c nót gióp ta nhanh chãng chän c¸c lÖnh thêng dïng + Thanh định dạng ( Formatting toolbar): Chứa các lệnh dới dạng biểu tợng giúp ta định dạng liệu + Thanh công thức ( Formula Bar): Hiển thị toạ độ ô hành, nội dung ô hoạt động + Thanh cuèn ( Scoll Bar): Cuén mµn h×nh + Thanh tr¹ng th¸i ( Status Bar): HiÓn thÞ th«ng tin vÒ c«ng viÖc mµ ta lµm + Vïng b¶ng tÝnh gåm trªn 4,1 triÖu « H×nh 39: 4- C¨n b¶n vÒ b¶ng tÝnh + Cột: Có tất 256 cột, đợc đặt tên theo thứ tự A, B, C + Dòng: Có 16.384 dòng, đặt tên theo thứ tự 1, 2, + Ô: Mỗi ô có địa riêng, địa này đợc xác định tên cột và tên dòng tạo ô đó ( VD: B3, A5, ) + Vùng: Là tập hợp nhiều ô đứng liền nhau, địa vùng đợc xác định địa ô góc trên trái và ô góc dới phải vùng và ngăn c¸ch bëi dÊu (:) VD: C3: E13 + Ô hoạt động: là ô ta nhập thông tin vào ( có đờng viền dày) + C¸c b¶ng tÝnh: mçi tËp tin, Excel sÏ cã nhiÒu b¶ng tÝnh víi tªn mặc định là Sheet 1, Sheet 2, sheet, Dữ liệu trên các bảng tính này cã thÓ liªn hÖ víi nh trªn b¶ng tÝnh 5- C¸c thao t¸c c¬ b¶n b¶ng tÝnh:  C¸ch di chuyÓn trá: §Ó di chuyÓn « chän ( Active) b¶ng tÝnh cã thÓ thùc hiÖn mét nh÷ng c¸ch sau ®©y: Nháy chuột vào ô muốn đến Dïng c¸c phÝm vµ tæ hîp phÝm sau: : Lªn/xuèng « - PgUp/PgDn: Lªn xuèng  Sang ph¶i/ tr¸i « trang mµn h×nh Home: VÒ ®Çu dßng - Alt + PgUp/ Alt + PgDn: Ctrl + Home: VÒ ®Çu b¶ng tÝnh ( «A1) Sang tr¸i/ ph¶i trang Ctrl + End: VÒ cuèi b¶ng tÝnh mµn h×nh - F5 + Địa chỉ: Đến địa  Chän vïng b¶ng tÝnh: Tríc thùc hiÖn thao t¸c, ngêi ta ph¶i chän ph¹m vi lµm viÖc + Chọn bảng tính: Nháy ô giao điểm tiêu đề cột và tiêu đề dòng (ô không tên) Ctrl + A + Chọn cột/ dòng: Nháy ô tiêu đề cột/dòng + Chọn nhiều cột/ nhiều dòng: nháy và di chuôt tiêu đề cột/ dòng sau đó dùng phím mũi tên để mở rộng khối chọn + Chọn các ô đứng liền ( khối): Bấm và di trên khối muốn chọn; Hoặc nhấn phím Shift dùng các mũi tên để mở rộng khối chọn + Chọn các ô, khối không đứng liền nhau; nhấn phím Ctrl và bấm di chuột để chọn các ô, khối không đứng liền + §Ó th«i chän c¸c «: Nh¸y chuét t¹i « bÊt kú 6- C¸c kiÓu d÷ liÖu Trong mét « chØ cã thÓ chøa mét kiÓu d÷ liÖu, kiÓu d÷ liÖu cña « phô thuộc vào ký tự đầu tiên, kiểu liệu đợc phân chia nh sau: + Kiểu số: Ký tự đầu tiên ta gõ vào là số, chế độ mặc nhiên liệu d¹ng sè sÏ hiÓn thÞ phÝa bªn ph¶i cña «, nÕu lµ sè ©m cã thÓ nhËp dÊu (- ) phía trớc ngoặc đơn + KiÓu chuçi: kÝ tù ®Çu tiªn gâ vµo lµ ch÷, mÆc nhiªn sÏ hiÓn thÞ ë phÝa bªn tr¸i cña «, c¸c d÷ liÖu lµ kiÓu sè, muèn Excel hiÓn lµ d¹ng chuçi phải nhập dấu nháy đơn vào trớc VD: ‘ 357253 + D÷ liÖu kiÓu ngµy th¸ng: NhËp ngµy th¸ng b×nh thêng víi dÊu ph©n c¸ch lµ ( - ) hay ( / ) PhÇn th¸ng cã thÓ Excel sÏ hiÓn thÞ sè hoÆc b»ng ch÷ tiÕng Anh + KiÓu c«ng thøc: D÷ liÖu kiÓu c«ng thøc sÏ lµ phÐp to¸n hay c¸c hµm, muèn nhËp d÷ liÖu d¹ng c«ng thøc ph¶i nhËp dÊu ( = ) tríc VD: = ( A2 + A3)/3 7- C¸ch nhËp d÷ liÖu: Muốn nhập liệu vào ô nào nháy vào ô đó nhập bình thờng nháy công thức để nhập liệu cho ô chọn, nhập xong ấn phÝm Enter ( ) NÕu nhËp d÷ liÖu t¹i «, Ên c¸c phÝm mòi tªn sÏ cã t¸c dông nh gâ ( ) 8- Lµm viÖc víi tÖp tin  T¹o tÖp tin míi: Chän File  New ( Ctrl + N) hoÆc nh¸y biÓu tîng  + Më tËp tin: Chän File  Open ( Ctrl + O) hoÆc nh¸y biÓu tîng  xuÊt hiÖn hép tho¹i: chän tªn tÖp ë: Filename chọn đờng dẫn, ổ đĩa  Lu tËp tin: Chän file  Save ( Ctrl + S) hoÆc nh¸y biÓu tîng Muèn lu víi tªn míi: Chän File  Save as  xuÊt hiÖn hép tho¹i Save as -Ta nhËp tªn hép tin vµo hép : File name - Chọn đờng dẫn ổ đĩa - Chän Save Bµi 2: Thao t¸c víi b¶ng tÝnh i- Thao t¸c trªn vïng: 1- Xo¸ d÷ liÖu vïng: chän vïng muèn xo¸ BÊm phÝm Delete 2- HiÓn thÞ d÷ liÖu vïng Chän vïng cÇn hiÖu chØnh ( gâ F2) Dïng phÝm  di chuyÓn ®iÓm chÌn tíi ký tù hoÆc chç sai để sửa Gõ  để kết thúc 3- Kh«i phôc d÷ liÖu: C1: Edit  Undo C2: Nh¸y biÓu tîng Undo 4- Sao chÐp d÷ liÖu vïng Chän vïng nguån Edit  Copy ( hoÆc nh¸y nót copy) Chọn vùng đỉnh ( di trỏ đến ô trên bên trái định đặt) Edit  Paste ( nót paste ) Chó ý: Khi chÐp d÷ liÖu, nÕu vïn nguån chøa d÷ liÖu kiÓu c«ng thøc, kÕt vùng đích thay đổi hay không tuỳ thuộc vào công thức vùng nguồn tham chiếu địa tơng đối hay tuyệt đối 5- Địa tơng đối, địa tuyệt đối a- Địa tơng đối: D¹ng: <Cét> < Dßng> a b c d 32 24 144 C«ng thøc: = A1*B1 Khi chÐp c«ng thøc sang « C2: = A2*B2 D1: = B1*C1  A1, B1 là địa tơng đối công thức = A1 * B1 b- Địa tuyệt đối: D¹ng: $<Cét> $< dßng> Khi chép đến vùng đích, địa tham chiếu vùng đích giữ nguyên nh vïng nguån VD: a b c Số tiền đổi 10000000 Số NT đổi đợc Ngo¹i tÖ TØ gi¸ §« la Mü 10000 Yªn NhËt 250 §« la HK 2500 Công thức = số tiền đổi/ tỉ giá ô tơng ứng C3 = $C$1/B3  $C$1: Địa tuyệt đối §Þa chØ hçn hîp: Dạng $<Cột> Dòng: Tuyệt đối cột, tơng đối dòng hay < Cột> $ <Dòng>: Tơng đối cột, tuyệt đối dòng VD: a b c Ô C5: = A$ + B $5 chép công thức này đến ô C6: = A $ + B $ Ô C5: = $ A5 + $ B5 chép công thức này đến ô F5: = $A5 + $B II- chÌn, xo¸ dßng, cét 1- Chèn dòng: Chèn hàng vào phía trên hàng định chọn: Chọn cột đó Insert  Rows 2- Chèn cột: chèn cột phía trớc cột đợc chọn: Chọn cột đó Insert  Columns 3- Xo¸ hµng, cét Chọn hàng, cột đó Edit  Delete III- Đánh số thứ tự ( tự động) C1: - Gâ trÞ sè b¾t ®Çu vµo « ®Çu tiªn Chọn vùng cần đánh số thứ tự Edit/ Fill/ Series  xuÊt hiÖn hép tho¹i H×nh 40: Series: chọn việc đánh chuỗi số trên hàng hay cột Type: Linear: céng víi trÞ sè bíc nh¶y Growth: nh©n víi trÞ sè bíc nh¶y Autofile: tự động Step Value: TrÞ sè bíc nh¶y Stop Value: trÞ sè kÕt thóc  OK H×nh 41: Bµi 3: Sö dông c¸c hµm mÉu cña Excel I- Giãi thiÖu vÒ c¸c hµm Hàm là dạng công thức đã đợc viết sẵn để giúp tính toán nhanh Tất các hàm có dạng tổng quát nh sau: 1- D¹ng tæng qu¸t: = < Tên hàm> < danh sách đối số> 2- Chú ý: Tên hàm theo qui định, phải bắt đầu dấu ( = ) Không phân biệt chữ hoa hay thờng, đối dố đặt các ( ), các đối sè ph©n c¸ch dÊu ph¶y VD: + định các ô riêng lẻ: = SUM ( A1, A2, A3) hoÆc = AVERAGE ( B7, C7, D7, G7) hoÆc + định nhóm ô: = SUM ( A1, A2, A3) =AVERGARE(D7, C7, D7, E7) II- C¸c hµm th«ng dông H×nh 42: = MAX ( C1, D2, E3)  = SUM ( A1: A3)  = AVERGARE ( B7, D7) 1- Hµm: SUM ( danh s¸ch c¸c gi¸ trÞ): TÝnh tæng c¸c gi¸ trÞ cã danh s¸ch VD: B1 – B2 – B3 – c«ng thøc « B7: = SUM ( B1: B3, B6) B6 – KÕt qu¶: 21 2- Hµm: AVERGARE ( danh s¸ch c¸c gi¸ trÞ): TÝnh trung b×nh céng cña c¸c gi¸ trÞ cã danh s¸ch VD: a b 10 20 30 40 c 25 = AVERGARE ( A1: A4) 3- Hµm: MAX ( Danh s¸ch c¸c gi¸ trÞ): T×m gi¸ trÞ lín nhÊt danh s¸ch VD: = MAX ( A1: A4)  KÕt qu¶: 40 4- Hµm: MIN( danh s¸ch c¸c gi¸ trÞ): T×m gi¸ trÞ nhá nhÊt danh s¸ch VD: = MIN( A1: A4)  KÕt qu¶: 10 5- Hµm: COUNT ( Danh s¸ch c¸c gi¸ trÞ): tÝnh sè lîng c¸c gi¸ trÞ danh s¸ch VD: = COUNT ( A1: A4)  KÕt qu¶: 6- Hµm: COUNTA ( danh s¸ch c¸c gi¸ trÞ): TÝnh sè lîng c¸c gi¸ trÞ cã d÷ liÖu danh s¸ch VD: + COUNTA ( A2:A6)  KÕt qu¶: 7- Hàm ABS ( Số): Lấy giá trị tuyệt đối số VD: = + ABS ( -5.2)  KÕt qu¶: ( 7.2) 8- Hµm INT ( sè): LÊy phÇn nguyªn cña mét sè VD: = INT ( 6.7)  KÕt qu¶: = INT ( -6.1)  KÕt qu¶: -7 trë vÒ sè nhá h¬n 9- Hµm MOD ( sè bÞ chia, sè chia) : lÊy gi¸ trÞ d cña phÐp chia VD: = MOD (10, 3)  KÕt qu¶: 10- Hµm ROUND ( sè cÇn lµm trßn, sè lÎ): Lµm trßn sè VD: = ROUND ( 15.3524, 2)  KÕt qu¶: 15.35 = ROUND ( 15 813, 0)  KÕt qu¶: 16 = ROUND ( 15268 534, - 3)  15000 11- Hµm SQRT ( sè): LÊy c¨n bËc VD: = SQRT ( 16)  KÕt qu¶: 12- Hàm COUNTIF ( vùng, “ đk”): đếm các ô thoả mãn điều kiện vïng VD a b 9 = COUNTIF ( B4: B7, “<5”) KÕt qu¶:1 13- Hàm : IF (điều kiện, giá trị đúng, giá trị sai) + §iÒu kiÖn: lµ biÓu thøc l« gic + Kiểm tra điều kiện đúng chọn trị thứ nhất, sai chọn trị thứ hai + Trị đúng, trị sai có thể là giá trị, có thể là hàm IF III- Dïng c¸c hµm - §a trá vÒ « muèn dïng hµm - Insert  Function ( hoÆc nh¸y biÓu tîng )  xuÊt hiÖn hép tho¹i + Chän nhãm hµm cÇn thùc hiÖn Function Category + Chän tªn hµm cµn thùc hiÖn Function name Most Recently used: Các hàm đã sử dụng All: TÊt c¶ c¸c hµm Financial: nhãm hµm tµi ch¸nh Date & time: ngµy vµ giê Statislical: nhãm hµm thèng kª Lookup: nhãm hµm t×m kiÕm Database: nhãm hµm CSDL  OK Bµi 4: §Þnh d¹ng d÷ liÖu b¶ng tÝnh I- Thay đổi độ rộng cột, chiều cao hàng: 1- Víi cét/ hµng: Đa trỏ chuột đến bên phải cột/ cạnh dới dòng di chuột để có độ rộng/ cao võa ý 2- Víi nhiÒu cét/ hµng Chọn số cột/ hàng cần thay đổi Format  Colum  Width  gõ độ rộng  OK Row  Height  gâ chiÒu cao  OK H×nh 43: II- §Þnh d¹ng d÷ liÖu kiÓu sè 1- Dïng Menu: H×nh 44: Chọn vùng để định dạng Format  Cell  Number  XuÊt hiÖn hép tho¹i: Trong Category: Chän Number Trong Decinal Places: chän sè lÎ phÇn thËp ph©n Trong Negative Number: chän c¸c thÓ hiÖn sè ©m  OK 2- Dïng biÓu tîng trªn c«ng cô: $: D¹ng tiÒn tÖ %: D¹ng phÇn tr¨m ,: Ph©n c¸ch hµng ngµn : T¸ch phÇn lÎ thËp ph©n +,000: T¨ng phÇn lÎ thËp ph©n lªn ch÷ sè -, 000: Gi¶m phÇn lÎ thËp ph©n xuèng ch÷ sè III- §iÒu chØnh d÷ liÖu 1- §Þnh vÞ trÝ d÷ liÖu: Chọn vùng định dạng Format  Cells  Agliment  Hép tho¹i xuÊt hiÖn H×nh 45: a- Khung Horizontal: §iÒu chØnh d÷ liÖu ngang «: Gereral: gi÷ nguyªn nh nhËp tõ bµn phÝm Left: §iÒu chØnh th¼ng mÐp tr¸i Center: §iÒu chØnh th¼ng gi÷a « Right: §iÒu chØnh th¼ng mÐp ph¶i Fill: Toµn « Justify: Th¼ng hai mÐp Wrap Text: Độ rộng cột không đổi nhng liệu đợc dãn xuống nhiÒu dßng b- Khung Vertical: §iÒu chØnh d÷ liÖu däc « Top: C¹nh trªn Bottom: C¹nh díi Center: C¹nh gi÷a c- Khung Oientation: Lùa chän h×nh thøc tr¶i d÷ liÖu  OK 2- §Þnh d¹ng ký tù: a- Dïng menu Bar: Chọn khối muốn định d ạng Format  Cells  Font: Font, Font Style: KiÓu ch÷ H×nh 46: Size: KÝch cì Undorline: G¹ch díi Color: mµu Priview: Xem tríc Trong Effects: Striketh rough: g¹ch ngang Super soript: Sè mò Sub soript: ChØ sè b- Dïng biÓu tîng trªn Formatting Bar: B: §Ëm ; I: Nghiªng; U: G¹ch ch©n, Hép Font, Size IV- Tạo các đờng kẻ theo đờng ô đã chọn Chän «, vïng muèn kÎ khung Format  Cells  Border:  hép tho¹i: H×nh 47: None: kh«ng kÎ khung Outline: kÎ xung quanh Inside: kẻ các đờng bên Style: chọn dạng đờng kẻ Color: chän mµu  OK V- §Þnh d¹ng nÒn d÷ liÖu - Chọn vùng cần định dạng - Format Cells  Patterns  hép tho¹i Chän d¹ng nÒn c¸c mÉu ë Patterns H×nh 48: Bµi 5: S¾p xÕp d÷ liÖu i- Bæ sung mét sè hµm s¾p xÕp d÷ liÖu: 1- C¸c hµm chuçi: LEFT ( chuçi, sè ký tù muèn lÊy): LÊy c¸c ký tù phÝa bªn tr¸i cña chuçi VD: = LEFT ( “ Tp HCM”, 2)  KÕt qu¶ Tp RIGHT ( chuçi, sè ký tù muèn lÊy): LÊy c¸c ký tù phÝa bªn ph¶i cña chuçi EEN 2- C¸c hµm t×m kiÕm: VLOOKUP ( x, vïng tham chiÕu, n, o): t×m gi¸ trÞ x ë cét thø nhÊt vïng tham chiÕu vµ lÊy gi¸ trÞ t¬ng øng ë cét thø n VD: A B M· hµng Tªn hµng X xi m¨ng A Nh«m C §ång F S¾t Gi¸/ Kg F A C X 100 200 300 150 Dựa vào bảng mã hàng & giá để điền vµo cét tªn hµng & gi¸ ë phÝa díi 10 11 C D PhiÕu giao hµng 12 STT M· hµng 13 F 14 C 15 X 16 A Tªn hµng Gi¸ + Dựa vào bảng mã hàng để điền tên thích hợp vào cột tên hàng bảng phiếu giao hµng + LËp c«ng thøc cho « B13 = VLOOKUP ( B13, $A$2: $3B$5, 2, 0)  KÕt qu¶ = s¾t + T×m gi¸ trÞ b»ng gi¸ trÞ « B13 cét thø nhÊt cña hµng A2: B5 vµ lÊy gi¸ trÞ t¬ng øng ë cét thø ( kÕt qu¶ = s¾t) + Trong công thức nên đặt giá trị tuyệt đối cho địa vùng để không bị thay đổi chÐp HLOOKUP (x, vïng tham chiÕu, n, o): t×m gi¸ trÞ ë dßng thø nhÊt vïng tham chiÕu vµ lÊy gi¸ trÞ t¬ng øng ë dßng thø n VD: ( hình trên): Dựa vào bảng giá để điền vào cột giá bảng phiếu giao hàng LËp c«ng thøc cho « D13: = HLOOKUP ( B13, $A$&: $D$8,2,0) ( KÕt qu¶ = 100) + t¬ng tù nh hµm VLOOKUP nhng t×m theo dßng thay v× cét II- S¾p xÕp d÷ liÖu: + Chän vïng hoÆc nh÷ng dßng muèn s¾p xÕp + Chän Date  Sort Lu ý: NÕu chän vïng  xuÊt hiªn hép: Expend The Selection: Mở rộng khối chọn, chọn tát các dòng khối đã chän Continue With tee Curent Selection: chØ s¾p xÕp khèi chän  Nháy: Sort để chuyển tiếp  hộp thoại Sort Sort by: Chän tªn cét hµm tiªu chuÈn s¾p xÕp Then by: chọn tên cột hàm tiêu chuẩn phụ để xếp cột chính có nhiều ô gièng Ascending: Tõ A  Z Descending: tõ Z  A Header Row: khối chọn có dòng tiêu đề ( không xếp dòng này0 No hearder Row: không có dòng tiêu đề  Chän OK Bµi 6: các bớc tạo biểu đồ i- Các bớc tạo biểu đồ: 1/ Biểu đồ: Là biểu diễn các số, liệu hình ảnh, để ngời đọc nắm bắt đợc các thông tin cách trực quan 2/ Khối liệu: Để tạo đợc đồ thị cần phải có ít ô liệu số khác Th«ng thêng dßng hoÆc cét d÷ liÖu sè sÏ ®i kÌm víi dßng hoÆc cét d÷ liÖu chuçi, các ô chuỗi này gọi là tiêu đề nhóm liệu số 3/ Các thành phần biểu đồ: Chart Title: Tiêu đề biểu đồ X Title: Tiêu đề trục X Y Title: Tiêu đề trục Y Category label: Tiêu đề liệu số Data series: Đờng biểu diễn biểu đồ Legend: D·y d÷ liÖu so s¸nh 4/ Các loại biểu đồ: Column: Cét Bar: ngang Line: §êng kÎ Pie: H×nh miÕng b¸nh(rÎ qu¹t) 5/ Các bớc tạo biểu đồ: - Chọn khối liệu muốn tạo biểu đồ - Nh¸y chuét vµo biÓu tîng Chart Wizard trªn c«ng cô hoÆc insert  Chart  XuÊt hiÖn hép tho¹i: H×nh 49: Chọn kiểu biểu đồ: Standard Types KiÓu: Chart type; MÉu: Chart sub type next  xác định vị trí vùng liệu muốn tạo biểu đồ Data range; chọn dạng biểu đồ theo dòng (Rows) theo cột (Columms) Series in: Hình 50 chọn next  nhập tiêu đề : Chart title và các tiêu đề khác Next chọn vị trí đặt biểu đồ: (Hình 51) H×nh 51: As new Sheet: ë b¶ng tÝnh míi As Object in: ë b¶ng hiÖn hµnh Finish : kÕt thóc H×nh 52: ii- Hiệu chỉnh biểu đồ: Chọn biểu đồ cần hiệu chỉnh: - Di chuyển: dùng chuột kéo phạm vi biểu đồ đến vị trí - Thay đổi kích thớc: dùng chuột kéo di các nút trên khung viền - §Þnh d¹ng kiÓu ch÷, mµu nÒn: Format selected : font: kiÓu ch÷ Patterns: mµu ch÷ III- Xoá biểu đồ: - Chọn biểu đồ - BÊm Delete Microsoft Ofice excel 2003 ( PhÇn n©ng cao) Bµi I: kh¸i niÖm vïng d÷ liÖu, ph¬ng ph¸p trÝch läc I- Kh¸i niÖm c¬ b¶n vÒ c¬ së d÷ liÖu: 1- Định nghĩa: CSDL là tập hợp các thông tin, liệu đợc tổ chức theo cấu trúc dòng và cột để có thể liệt kê, truy tìm, xoá, rút, trích dòng liệu thoả mãn điều kiện nào đó nhanh chóng Để thực ta phải tạo các vïng 2- Vïng d÷ liÖu ( Database) Là vùng CSDL gồm ít dòng ( ROW) Dòng đầu tiên chứa các tiêu đề cột ( Field Name), c¸c dßng cßn l¹i chøa d÷ liÖu gäi lµ mÈu tin ( Record) 3- Vïng tiªu chuÈn ( Criteria): Là vùng tiêu chuẩn chứa điều kiện để tìm kiếm, xoá, rút, trích hay trích lọc Vùng này gồm ít dòng ( ROW) Dòng đầu chứa tiêu đề, các dòng còn lại chứa ( §iÒu kiÖn) 4- Vïng rót trÝch (Extract): Lµ vïng trÝch d÷ liÖu chøa c¸c mÈu tin cña vïng d÷ liÖu ( Database) tho¶ m·n ®ieuÌ kiÖn cña vïng tiªu chuÈn vïn rót trÝch ( E xtract) còng cã dßng ®Çu tiªn chứa các tiêu đề muốn rút trích 5- VÝ dô: (trang sau) Tiêu đề Dßng d÷ liÖu ( MÈu tin) A B C D E F §iÓm thi §¹i häc khèi C Hä tªn V¨n Sö §Þa UTiªn KÕt qu¶ TrÇn Tó A Háng Hång Vi B §Ëu Bïi Kiªm 5 A §Ëu Träng Vò B Háng Vâ §¹i B Háng §Æng Tý 2,5 A Háng ¦u tiªn 10 A Vïng rót trÝch Vïng §K D E F G H 1S tt H ä Lã tT ªn Ch øc vô Sè co n L¬n g2 H µ V ¨n D òn gT P2 24 00 00 Ch øc vô 32 Lª Th ÞH oa A 16 00 00 78 B C ABC Stt DEF1 01Hå V¨nD òngT P114 TrÇn HoµG DA1: F6 Datab ase; H2: H4 Criter ia; A9: D11 Extra ct.9 Ip h ¬ n g p h ¸ p Hä Lãt Tªn Chøc vô t r Ý c h l ä c ( t × m k i Õ m ) IIKhi 1P h¬n g ph ¸p lä c tù độ ng ( A ut o Fil te r) a « nh Ëp vµ o vï ng cÇ n trÝ ch lä c( ho Æc ch än vï ng cÇ n ttr Ýc h lä c) at a  Fi lte r  A ut o Fi lte r ót m òi tª n sÏ xu Êt hi Ön ë c¸ c cé t tr on g vï ng C S D L h¸ y vµ o m òi tª n để ch än c¸ c gi ¸ trÞ cñ a cé t cÇ n x¸ c đị nh §i Òu ki Ön trÝ ch lä c, kh i đó c¸ c m Èu ti n th o¶ m ·n ®i Òu ki Ön sÏ ® îc hi Ón th Þ cß n c¸ c m Èu ti n kh «n g th o¶ m ·n sÏ dÊ u ( Hi de ) ®i VD: t r Ý c h l ä c d a n h s ¸ c h c ¸ c s i n h v i ª n c ã v ï n g u t i ª n l µ “ A ” Mu è n h i Ó n t h Þ l ¹ i c ¸ c m È u t i n , c h ä n : D a t a  F i l t e r  A u t o F i l t e r l Ç n n ÷ a 2P h¬n g ph ¸p ch i tiÕ t: ( A dv an ce Fil te r) 3Trong p h¬n g ph ¸p nµ y ta cÇ n x¸ c đị nh vï ng d÷ liÖ u vµ t¹ o tríc vï ng tiª u ch uÈ n i ch uy Ón « nh Ëp ( co n tr á) vµ o vï ng d÷ liÖ u ( D at ab as e) at a  Fi lte r  A dv an ce Fi lte r  H ép th o¹ i: T r o n g A c t i o n : c h ä n F i l t e r t h e L i s t I n P l a c e ( c ¸ c m È u t i n ® · t r Ý c h l ä c s Ï x u Ê t h i Ö n t r o n g v ï n g d ÷ l i Ö u n µ y ) T r o n g L i s t R a n g e : n h Ë p v ï n g d ÷ l i Ö u c Ç n t r Ý c h l ä c T r o n g C r i t e r i a R a n g e : n h Ë p v ï n g ® i Ò u k i Ö n N Õ u c h ä n U n i g n e R e c o r d O n l y : D ÷ l i Ö u l ä c r a n Õ u c ã n h ÷ n g d ß n g t r ï n g n h a u s Ï t r × n h b µ y c h Ø m é t d ß n g  c h ä n O K - V V K KÕt qu¶ Hä tªn V¨n Sö §Þa ¦u tiªn Kqu¶ Hång Vi B §Ëu Träng Vò B Háng Vâ §¹i B Háng III- Xo¸ vïng d÷ liÖu: (Delete): - CÇn x¸c dÞnh vïng kÝ hiÖu ( Database) vµ t¹o tríc vïng tiªu chuÈn (Criteria) + Thùc hiÖn c¸c bíc nh thao t¸c trÝch läc + Sau các mẩu tin thoả mãn điều kiện đợc trình bày, đánh dấu chọn các dòng cÇn xo¸ + EDit  Delete Vào Data  Filter ( Show All để trình bày lại các mẩu tin bị dần đi) Bµi 2: c¸c d¹ng tiªu chuÈn i- Tiªu chuÈn sè: « ®iÒu kiÖn cã kiÓu sè V¨n Sè II- Tiªu chuÈn chuçi: ¤ ®iÒu kiÖn cã kiÓu chuçi « ®iÒu kiÖn cã thÓ chøa c¸c ký tù gép: * ThÓ hiÖn nhãm ký tù : VD: Hä tªn T* ?: ThÓ hiÖn cho ký tù bÊt kú: Chøc vô G§ A B C D E F §iÓm thi §¹i häc khèi C Hä tªn V¨n Sö §Þa UTiªn KÕt qu¶ TrÇn Tó A Háng Hång Vi B §Ëu Bïi Kiªm 5 A §Ëu Träng Vò B Háng Vâ §¹i B Háng §Æng Tý 2,5 A Háng Cho biÕt danh s¸ch sinh viªn cã hä tªn b¾t ®Çu b»ng ch÷ T III- Tiªu chuÈn so s¸nh: ¤ ®iÒu kiÖn chøa to¸n tö so s¸nh hµm víi gi¸ trÞ so s¸nh C¸c to¸n tö so s¸nh: >: Lín h¬n <=: nhhá h¬n, = <: Nhá h¬n =: B»ng >=: Lín h¬n, = <>: kh¸c VD1: Cho biÕt nh÷ng sinh viªn cã ®iÓm v¨n > §K : V¨n >6 IV- Tiªu chuÈn c«ng thøc ¤ ®iÒu kiÖn cã c«ng thøc Trong trêng hîp dïng tiªu chuÈn nµy cÇn lu ý ®iÒu sau: Ô tiêu đề vùng tiêu chuẩn phải khác với tất các tiêu đề cña vïng d÷ liÖu Trong « ®iÒu kiÖn ph¶i lÊy ®iÒu kiÖn cña « mÈu tin ®Çu tiên ( sau dòng tiêu đề hay dòng thứ hai vùng liệu) để so sánh VD nh: B3, C3, D3 VÝ dô: TrÝch läc danh s¸ch c¸c sinh viªn cã táng ®iÓm > 15 Trong vùng điều kiện trên tiêu đề đặt là “ tổng” ( khác với các tiêu đề vùng liÖu) Công thức ô điều kiện đợc xác lập là = SUM (3:D3)>15 KÕt qu¶: True Tæng TRUE Chó ý: Sau x¸c lËp c«ng thøc cho « ®iÒu kiÖn vïng tiªu chuÈn, gi¸ trÞ tr¶ vÒ tuú thuéc ®iÒu kiÖn chän ( thêng lµ c¸c gi¸ trÞ l« gic) V- Tiªu chuÈn kÕt ( Liªn kÕt tiªu chuÈn) Cã thÓ läc, xo¸ hay rót trÝch c¸c mÈu tin vïng d÷ liÖu b»ng phÐp giao ( AND) hay héi (OR) cña nhiÒu ®iÒu kiÖn kh¸c PhÐp AND: nÕu c¸c « ®iÒu kiÖn kh¸c cét PhÐp OR: nÕu c¸c « ®iÒu kiÖn kh¸c dßng VD1: Trích lọc danh sách sinh viên có điểm văn >5 và điểm địa >5 Trong vïng ®iÒu kiÖn x¸c lËp c«tk nh sau: V¨n §Þa >5 >5 AND VD2: trÝch läc danh s¸ch sinh viªn cã ®iÓm v¨n > = 6: V¨n >6 OR VI- Tiªu chuÈn trèng NÕu « ®iÒu kiÖn kh«ng cã d÷ liÖu, ®iÒu kiÖn cña « nµy lµ tuú ý ( c¸c phÐp to¸n vµ gi¸ trÞ còng sÏ lÊy tuú ý) Bµi 3: Sö dông hµm Database VÝ dô: A B C D B¶ng l¬ng Hä tªn Tuæi Phßng L¬ng TrÇn Nam 26 TC 120 Hoµng Lan 25 NS 110 Vâ §øc 27 TV 100 Ph¹m Duy 24 NS 120 Lª Uyªn 24 TV 120 §ç Kh«i 25 TC 100 Lª Ch©u 26 KH 130 11 Phßng 12 TC C¸c hµm Database : C¸c hµm Database cã tÝnh chÊt thèng kª d÷ liÖu c¸c mÈu tin vïng d÷ liÖu tho¶ m·n ®iÒu kiÖn cña vïng tiªu chuÈn Có ph¸p chung: Tªn hµm ( < Database>, < Field>, < Criteria>) Vïng DL Tên tiêu đề cột Vïng tiªu chuÈn hay địa ô chứa tiêu đề cột HoÆc thø tù cét ( b¾t ®Çu tõ ) 1- Hµm SUM: hµm tÝnh tæng trªn Field ( cét) cña vïng d÷ liÖu t¹i nh÷ng mÈu tin tho¶ m·n ®iÒu kiÖn cña vïng tiªu chuÈn VD: Cho biÕt tæng l¬ng cña c¸c nh©n viªn thuéc phßng tiªu TC = SUM ( A2: D9, “ L¬ng”, C11: C12) hoÆc = DSUM ( A2: D9, D2, C11: C12) hoÆc = DSUM ( A2: D9, 4, C11: C12) 2- Hµm DMAX: Hµm nµy tÝnh gi¸ trÞ lín nhÊt trªn cét ( Field) cña vïng d÷ liÖu ( Database) t¹i nh÷ng dßng tho¶ m·n ®iÒu kiÖn cñ vïng tiªu chuÈn ( Criteria) D Phßng VD: Cho biÕt NV lín tuæi nhÊt cña phßng Tµi vô 11 TV 12 TV = DMAX ( A2: D9, “ tuæi”, D11: D12) hoÆc = DMAX ( A2: D9, B2, D11: D12) hoÆc = DMAX ( A2: D9, 2, D11:D12) 3- Hµm MIN: Hµm nµy tÝnh g¸i tÞ nhá nhÊt trªn cét ( Field) cña vïng d÷ iÖu (Database) t¹i nh÷ng dßng tho¶ m·n ®iÒu kiÖn cña vïng tiªu chuÈn ( criteria) VD: Cho biÕt nh©n viªn nhá tuæi nhÊt cña phßng TV = DMIN ( A2: D9, “ Tuæi”, D11: D12) = DMIN ( A2: D9, B2, D11: D12) = DMIN ( A2: D9, 2, D11: D12) 4- Hµm DCOUNT Hµm nµy tÝnh sè phÇn tö biÓu sè trªn cét ( Field) cña vïng d÷ liÖu (Database) t¹i nh÷ng dßng tho¶ m·n ®iÒu kiÖn cña vïng tiªu chuÈn ( Criteria) VD: Cho biết số nhân viên có độ tuổi 26: = DCOUNT ( A2: D9, “ Tuæi”, D11: D12) = DCOUNT ( A2: D9, B2, B11: D12) = DCOUNT ( A2: D9, 2, D11: D12) 5- Hµm DCOUNTA: Hµm nµy tÝnh sè phÇn tö trèng trªn cét ( Field) cña vïng d÷ liÖu ( Database) t¹i nh÷ng dßng tho¶ m·n ®iÒu kiÖn cña vïng tiªu chuÈn ( Criteria) VD: §Õm sè NV thuéc phßng TC = DCOUNTA ( A2: D9, 3, C11: C12) 6- Hµm DAVERAGE: Hµm nµy tÝnh trung b×nh céng trªn cét ( Field) cña vïng d÷ liÖu ( Database) t¹i nh÷ng dßng th¶o m·n ®iÒu kiÖn cña vïng tiªu chuÈn ( Criteria) VD: TÝnh l¬ng b×nh qu©n cña nh©n viªn thuéc phßng TV: = DAVERGAGE ( A2: D9, L¬ng”, D11: D12) bµi 4: tæng hîp sè liÖu theo nhãm ( Database) 1- kh¸i niÖm: Trªn c¬ së d÷ liÖu thêng cã nhu cÇu tæng hîp sè liÖu theo nhãm, vÝ dô theo nhóm hàng, theo đơn vị, theo ngày Tính SubTotal dùng để phân tích các nhóm liệu đồng thời chèn vào cuối nhóm dòng thống kê tính toán vµ dßng thèng kª ë cuèi ph¹m vi 2- VÝ dô: A B C D E F B¶ng Ngµy §¬n vÞ Lo¹i S Lîng § gi¸ TrÞ 12/01/01 LOTUS g¹o 120 4000 480000 15/03/01 LOTUS g¹o 150 4000 600000 15/03/01 IMEX Cafe 200 6000 1200000 16/03/01 IMEX Cafe 350 6000 2100000 16/03/01 LOTUS G¹o 240 4000 960000 6/03/01 MISA §êng 250 6000 1500000 18/03/01 MISA §êng 200 6000 1200000 10 18/03/01 IMEX S÷a 100 5500 550000 11 18/03/01 IMEX S÷a 600 5500 3300000 12 18/03/01 MISA §êng 100 6000 600000 13 12/03/01 MISA S÷a 150 5500 825000 14 120/03/01 LOTUS G¹o 120 4000 480000 15 20/03/01 MISA §êng 120 6000 720000 gi¸ 3- C¸c bíc thùc hiÖn  Cét cÇn thc hiÖn thèng kª ta ph¶i s¾p xÕp d÷ liÖu theo nhãm VD: ë ®©y ta thèng kª theo lo¹i mÆt hµng - Chän khèi A2: F15 Thùc hiÖn Data/ Sort  Hép tho¹i: H×nh 54: ë Sort by: chän laäi ( Ascending) ë Mylist has: chän Header Row Chän OK ta sÏ cã b¶ng tÝnh d÷ liÖu theo lo¹i  §Æt trá vµo vïng CSDL Chän Data  Sub Tototal  Hép tho¹i Sub Total: ë At each change in: chän lo¹i ë use Function: chän SUM ë Add Subtotal to: chän cét cÇn tÝnh tæng Chän OK ta sÏ cã kÕt qu¶ H×nh 55: