Tài liệu MBA trong tầm tay - Quản lí dự án (Phần 1) pdf

MBA tầm tay - Quản lí dự án (Phần 1) Vào thập niên 90, việc quản lý dự án có bước chuyển từ chỗ nguyên tắc kỹ thuật công nghiệp trở thành động cho việc quản lý công việc Mỹ Trước năm 1990, kỹ thuật quản lý dự án đến nhà quản lý- người cho dự án thuộc kỹ sư hay phòng ban Trong trường đại học, có số trường hợp ngoại lệ, nơi để học hỏi quản lý dự án chương trình đào tạo kỹ sư quản lý công nghiệp – “kỹ sư” thực thụ Khơng lâu sau đó, đến khoảng năm 2003, quản lý dự án có bước nhảy vọt vào giai đoạn trung tâm, công ty sử dụng “văn phòng quản lý dự án” để triển khai công tác quản lý dự án thực tiễn cho doanh nghiệp quản lý sáng kiến, hoạt động mang tính chiến lược, đóng vai trị quan trọng vận mệnh doanh nghiệp Từ văn phòng CEO xuống đến vị trí quan trọng khác, doanh nghiệp tổ chức phủ “dự án hóa” cơng việc tìm kiếm nguyên tắc truyền thống quản lý dự án để tạo cho họ suất sản xuất cao khả đáp ứng nhanh thay đổi điều kiện thị trường Sự thay đổi bị làm ngơ trường đại học mà đưa nhiều chương trình thạc sĩ quản lý dự án, nhiều khóa học cho sinh viên chưa trường, bao gồm khóa quản lý dự án Điều thúc đẩy phát triển này? Nền kinh tế Mỹ phát triển đặc trưng hóa thay đổi thay đổi tính chất dự án; quản lý dự án công cụ doanh nghiệp kỷ thứ 21 Ứng dụng ngày phát triển quản lý dự án phản ảnh phát triển dự án mà tìm thấy nơi làm việc Trong ngành cơng nghiệp chuyên ngành, tổ chức nhận thức họ dốc nhiều thời gian nguồn lực vào dự án, tạo ngày nhiều tổ chức hoạt động theo dự án Trong khứ có nhiều cơng ty tự xem tổ chức làm việc theo dự án Các công ty tư vấn, cơng ty có liên quan đến xây dựng, hãng hàng khơng đại lý ví dụ U.S Army Corp of Engineer dành hẳn 80% tổng số 100% doanh thu/ngân sách hàng năm cho dự án Tuy nhiên, công ty không thiết phải hoàn toàn phụ thuộc vào dự án để phải đối phó với thách thức việc quản lý nhiều dự án hay thu lợi nhuận từ việc áp dụng nguyên tắc quản lý dự án Ngay trường hợp với 20% ngân sách hay doanh thu hàng năm dành cho dự án, bạn tự xem tổ chức hoạt động theo dự án Nó khơng gợi ý cho bạn việc cố hạn chế hoạt động toàn phịng ban hay cơng ty dự án khn mẫu mà muốn nói lên 1/5 ngân sách hay doanh thu dựa vào dự án, cải thiện đáng kể hoạt động dự án bạn có tác động lên tất điểm mấu chốt Cuốn sách dự định viết cho nhà quản lý tổ chức hoạt động dựa dự án Các CIO, quản lý phòng ban, quản lý chương trình, quản lý dự án cấp cao bị thách thức công việc quản lý dự án – để chuẩn hóa quy trình dự án quản lý – tìm chiến lược tiêu chuẩn mang tính chất địn bẩy nhằm chứng minh nguyên tắc quản lý dự án Đối với mục tiêu chúng tôi, tổ chức làm việc theo dự án phịng ban, phận, hay tồn thể cơng ty Các quan phủ, tổ chức phi lợi nhuận nên tự xem ứng viên tổ chức có lợi nhuận Các công ty làm việc theo dự án truyền thống thông thường tập trung vào chương trình dự án lớn Thế hệ doanh nghiệp đa dự án thường bao gồm dự án nhỏ hơn, mang tính độc lập Việc tối ưu hóa hoạt động dự án điều khó khăn, việc tối ưu hóa đồng thời nhiều dự án yêu cầu phương pháp rõ ràng quản lý Khi tối ưu hóa phần dự án doanh nghiệp, lãng quên phần không liên quan trực tiếp đến dự án Mục tiêu sách cung cấp phương pháp cấu trúc cần thiết để vận hành tổ chức thành công nhiều dự án khác Nguyên tắc quản lý dự án phát triển cách hồn chỉnh, thể tài liệu, hàng trăm sách, nhằm giúp quản lý dự án cách tốt Nội dung kiến thức quản lý tổ chức đa dự án xây dựng Cuốn sách này, với mục tiêu nguồn tài liệu cho nhà lãnh đạo tổ chức hoạt động dựa dự án-phải thể vấn đề Một CIO, hay giám đốc kỹ thuật, phó giám đốc phát triển sản phẩm mới, chủ sở hữu công ty xây dựng hay tư vấn khơng thể tối ưu hóa hoạt động dự án tổ chức ông ta nói thứ ngôn ngữ quản lý dự án Ngoài ra, nguyên tắc quản lý dự án không đủ cho việc quản lý tồn cơng ty Vì vậy, mục tiêu chiến lược sách cung cấp cách cô đọng chủ đề quản lý dự án truyền thống đưa hướng dẫn cho việc quản lý tổ chức Phần I giới thiệu hai lớp tập trung cho dự án tập trung cho doanh nghiệp, giới thiệu nguyên tắc quản lý dự án trình bày hội có sẵn công ty tập trung vào việc quản lý dự án lợi chiến lược Độc giả tìm hiểu lợi ích chiến lược quản lý dự án tổ chức có tầm nhìn yếu tố tạo nên thành công tổ chức làm việc theo dự án Phần II chứa đựng minh họa nguyên tắc quản lý dự án bao gồm việc lựa chọn dự án, hoạch định chi tiết, kiểm soát dự án, quản lý chất lượng kỹ thuật quản lý rủi ro Các chương xây dựng để thể cách chi tiết đầy đủ cho nhà điều hành để họ hiểu kỹ thuật mà nhà quản lý dự án phải biết sử dụng Trong chương này, vấn đề trọng tâm phương pháp để quản lý dự án đơn, vai trò người điều hành đặc biệt Với mức độ hiểu biết thế, nhà lãnh đạo tổ chức hoạt động dựa dự án hiểu quy trình hoạt động cần thiết phải thực thi đóng góp chúng thành cơng dự án Một nhà quản lý dự án có kinh nghiệm phải có khả sử dụng chương nguồn tài liệu cô đọng, vạch hoạt động quản lý dự án cần phải có Tuy nhiên, ý rằng, bạn cần tìm kiếm dẫn chi tiết lời khuyên làm để quản lý dự án, tốt nên tìm hiểu sách trước tác giả, The Fast Forward MBA in Project Management, xuất nhà xuất John Wiley & Sons Phần xác định ảnh hưởng yếu tố người đến thành công dự án Không người lãnh đạo hay nhà quản lý dự án chối bỏ tầm quan trọng nhóm có đồn kết với khơng khí làm việc tích cực Chúng ta khơng thể đánh giá thấp giá trị thái độ làm việc mang tính đồng đội Đối với số người, việc đạt yếu tố mơi trường làm việc đội nhóm cịn quan trọng việc phân tích đường lối hoạch định rủi ro Thay tranh cãi vấn đề tương đối quan trọng, sách trình bày khía cạnh khoa học quản lý dự án ( Phần II) khía cạnh nghệ thuật việc lãnh đạo nhóm ( Phần III) điều thiết yếu thành công dự án So với phần II, phần III trình bày nguyên tắc xây dựng kỹ, có khác biệt khía cạnh quan trọng: Những sách nói việc xây dựng nên nhóm làm việc thành cơng thường nhiều sách viết quản lý dự án Các chủ đề phần chọn lựa cách đặc biệt chúng phục vụ cho mơi trường quản lý dự án – Cho nhóm mang tính chất tạm thời, thơng thường bao gồm người hoạt động phận khác tổ chức (trong số trường hợp từ cơng ty khác nhau) người đến từ vùng địa lý khác Bởi lý mà có ba chương dành để nói việc xây dựng nhóm dự án cách thành công Việc quản lý dự án tốt cần thiết cho thành công dự án, khơng đủ cho tổ chức làm việc theo dự án Phần IV trình bày nhìn vĩ mơ tổ chức làm việc theo dự án: bao gồm trình hệ thống cần thiết để giám sát nhiều dự án khác nhau, thách thức mặt lãnh đạo liên quan thực tiễn xây dựng dự án, khả khác – vượt ngồi khn khổ quản lý – cần thiết cho thành công tổ chức làm việc theo dự án Một phần ba nội dung sách xuất trước đây, cho thấy quản lý dự án lý thuyết hoàn thiện Thay viết lại thực trước đây, chúng tơi phải biên soạn lại Có số phần cần thiết phải mẻ: chúng vừa thể kỹ thuật cổ điển phải thể nhìn mẻ (Chương 4,5,6 chương đúc kết số lượng lớn chủ đề để cung cấp nhìn tổng quan nhất), hay chúng trình bày suy nghĩ chủ đề quản lý tổ chức dựa dự án Nếu bạn đọc sách quản lý dự án khơng có hi vọng để hiểu tất cần phải có cho chủ đề Đối với dự án tốt nào, sách có mục đích đặc biệt với giới hạn phạm vi Bởi sách cố gắng bao trùm phạm vi rộng lớn, nên bị hạn chế việc trình bày tất chủ đề cách sâu sắc Đối tượng mục tiêu – Các nhà quản lý dự án có kinh nghiệm, nhân phận triển khai dự án, nhà lãnh đạo tổ chức đa dự án – không muốn đọc tất chi tiết cách thức để quản lý dự án Tương tự thế, số chủ đề có giá trị liên quan đến số dự án định việc thu mua, dự báo xem chủ đề đặc biệt Những độc giả hâm mộ sách Viện quản trị dự án: “A Guide to the project management Body of Knowledge” (PMBok) nhận thấy tất nội dung sách hiệu chỉnh theo PMBok, thuật ngữ sử dụng sách khơng xung đột với thuật ngữ có PMBok Tuy nhiên, phạm vi sách có khác biệt phần định nghĩa, khơng phải chủ đề sách tham khảo sách Tóm lại, nội dung sách dựa vào nhận định quan sát thách thức việc quản lý tổ chức có cấu trúc hoạt động theo dự án Trong thập niên, công ty chuyển nguyên tắc kiểm chứng theo thời gian quản lý dự án cho công ty khác tất ngành kinh tế Chúng thấy thay đổi lớn nhiệt tình việc quản lý dự án, vốn quý tổ chức cần thiết cho thực thi hành động Các công ty ban đầu dự việc chi ngân sách cho vài ngày huấn luyện sau trang bị đội ngũ nhân viên với văn phòng quản lý dự án toàn thời gian, với nhà lãnh đạo dự án có kinh nghiệm, trang bị cho cơng ty phần mềm quản lý dự án Đối với làm việc lĩnh vực nhìn thấy tiềm tổ chức làm việc theo dự án, động lực họ bao gồm hứng khởi nguyên nhân gây cảnh báo Sự thỏa mãn dễ dàng hiểu Sự cảnh báo bắt nguồn từ nguy gắn liền với tình trạng quản lý mang tính chất phong trào, thời Hầu tất người có 10 năm kinh nghiệm thấy lần tượng tổ chức – hồn tồn việc huấn luyện, biểu ngữ, phần mềm –chỉ để tìm ý tưởng Nhưng đường lối tốt biến sau người “trở lại làm việc bình thường”, điều xảy việc quản lý dự án Việc lãnh trách nhiệm xây dựng tổ chức làm việc theo dự án tốt mang lại ý nghĩa to lớn cho tổ chức, việc thực khơng dễ dàng chút Cuốn sách định hướng cho đường thực trở nên đắn hơn, dễ dàng hơn, hết để cải thiện chất lượng làm việc sống tất người hoạt động môi trường dự án ERIC VERZUH MụC LụC PHẦN I: CÁC TÌNH HUỐNG QUẢN TRỊ DỰ ÁN Quản trị dự án sức mạnh chiến lược Dẫn dắt thay đổi cho tổ chức làm việc theo dự án PHẦN II: CÁC NGUYÊN TẮC QUẢN TRỊ DỰ ÁN Chọn lựa dự án Xây dựng kế hoạch thực hiện: Hoạch định, dự báo phân bố nguồn lực Đạt thỏa mãn bên tham gia thơng qua kiểm sốt dự án Quản lý rủi ro dự án Chất lượng, Quản lý chất lượng, quản lý dự án PHẦN III: XÂY DỰNG MỘT ĐỘI NGŨ DỰ ÁN CHẤT LƯỢNG CAO Một mơ Tính kỷ hình luật cho mối việc xây liên dựng kết giữ nhóm tất làm lại việc với 10 Các yếu tố thành cơng nhóm ảo PHẦN IV: QUẢN LÝ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG THEO DỰ ÁN 11 Quy trình Stage-Gate™, tiến trình phát triển sản phẩm mới, trò chơi hoạch định xuất phát từ ý tưởng triển khai sản phẩm 12 thiện Quản trị dự án doanh nghiệp: Con đường đến hoàn 13 Tạo môi trường cho dự án thành công tổ chức bạn 14 Sự tích hợp quản lý dự án vào doanh nghiệp Phụ lục PHẦN MỘT CÁC TÌNH HUỐNG QUẢN LÝ DỰ ÁN Quản lý dự án đại sử dụng năm đầu thập niên 1950, trải qua phát triển bùng nổ suốt thập niên 1990 Các công ty lĩnh vực kinh tế, bao gồm công ty phi lợi nhuận tổ chức phủ phát nguyên tắc thể lần chứng minh Sự chuyển dịch theo hướng quản lý dự án phản ảnh nhiều chuyển dịch khác mơi trường làm việc: Sự cạnh tranh tồn cầu, việc sử dụng lao động cách tạm thời tất trình độ tổ chức, bước phát triển nhanh chóng trình độ cơng nghệ Đối với cấp độ đó, nguyên tắc quản lý dự án ổn định sẵn sàng áp dụng, tảng cho việc quản lý thành công dự án không thay đổi vòng 25 năm qua Các nhà quản lý cho dự án xem xét cơng cụ tài liệu để triển khai quản lý dự án Nhưng nhiều công ty tiến đến giới hạn nguyên tắc: Những sở quản lý dự án đơn không đủ cho việc quản lý tập hợp số dự án độc lập Bản chất dự án – dự án mang nét riêng thời gian tồn tại, ngân sách, sản phẩm, yêu cầu nhân rủi ro – thường bị phóng đại số lượng dự án tăng lên Khi phịng ban, hay tồn thể cơng ty dành nhiều thời gian, ngân sách nhân vào dự án, họ cần phải nắm vững nguyên tắc quản lý dự án tổ chức vận hành theo dự án Để hiểu cặn ké tất vấn đề, cần hiểu làm để đến Lý thuyết quản lý đời phát triển kỉ thứ 20 Frederick Taylor, Peter Drucker, Alfred Sloan, W Edwards Deming, nhiều người khác phát triển thực hành lý thuyết quản lý tổ chức trở thành sở cho công ty hàng đầu giới Song song với phát triển lý thuyết, kỹ thuật quản lý dự án phát triển, lần khoảng thập niên 50 Hầu hết việc quản lý dự án bị lãng quên trường giảng dạy quản lý nhà quản lý chuyên nghiệp phần lớn người không hoạt động theo dự án Mọi chuyện bắt đầu thay đổi vào khoảng thập niên 1980 Các yếu tố kinh tế công nghệ kết hợp với làm tăng số lượng dự án công ty Lúc đầu, vấn đề dự án xem lĩnh vực kỹ sư, lập trình viên nhân viên khác làm việc trực tiếp nhóm dự án Những câu trả lời tìm thấy nguyên tắc quản lý dự án Tuy nhiên, ngày nay, nhà điều hành thực quan tâm đến dự án việc quản lý dự án Những thay đổi khơng ngày nhiều người hoạt động dự án mà tỉ lệ phần trăm ngân sách và/hoặc doanh thu phân bổ cho dự án có nhảy vọt đáng kể Khi dự án có 10% hoạt động chúng ta, xem khơng bình thường Sự thật khó khăn việc đánh giá dự án yêu cầu đội ngũ nhân có chức chéo thử thách, nhiên, công cụ quản lý dự án xác định vấn đề Khi dự án trở thành 30, 50 hay 70% hoạt động phịng ban, chúng địi hỏi tâm khác Các nhà điều hành đào tạo lý thuyết quản lý kỷ 20 nhận tách biệt – người ta thường tập trung vào nguyên lý lợi kinh tế nhờ quy mơ cải thiện quy trình để thực thi cơng việc vào lại mong kết tốt Tuy nhiên,,các dự án luôn làm điều mẻ Nguyên tắc mà sử dụng để làm cho tàu hỏa chạy không cần thiết người giúp xây dựng đường ray Ở có cách nhìn khác vấn đề: Khi công việc mang tính lặp lại lĩnh vực sản xuất ví dụ cổ điển), phép ẩn dụ xưa cho tổ chức cổ máy mà cấu trúc quy trình bánh đáp ứng mục tiêu Việc điều chỉnh tốt cỗ máy cách thức phân tích cải thiện tiến trình xác định cấu trúc chấp hành Nhưng tưởng tượng bánh liên tục thay đổi kích thước vận tốc, hoạt động cách ngẫu nhiên Câu hỏi đặt làm để quản lý cỗ máy thế? Phần I sách giúp hiểu vấn đề tổ chức hoạt động theo dự án, câu hỏi đươc cung cấp nguyên lý quản lý dự án dẫn mà công ty chọn để tận dụng hội tạo dự án Chương cung cấp nhìn tổng quan quản lý dự án Nó bắt đầu việc giải thích việc quản lý dự án có khác biệt so với việc quản lý hoạt động diễn nguyên tắc quản lý riêng lẻ có liên quan đến việc xác định khác biệt Chúng ta thấy mức độ cao hơn, làm để dự án chọn; làm nhà quản lý dự án thiết lập hướng rõ ràng cho nỗ lực, bao gồm chi tiết kế hoạch quản lý công việc rủi ro; hoạt động chuẩn bị trở thành tảng thành công quản lý phân phát sản phẩm Sự chuyển hướng đến công việc theo dự án mang đến hội thách thức Chương đưa câu hỏi có phải khả quản lý dự án công ty đơn am tường sách lược, việc xây dựng nên ưu chiến lược cạnh tranh Nếu khả chiến lược, có nghĩa việc hiểu quản lý dự án trở nên quan trọng nhà quản lý từ cơng ty điều chỉnh cấu trúc tiến trình nhằm cải tiến chất lượng dự án Chương cung cấp tầm nhìn mơi trường dẫn đến thành công cho dự án, tác giả Graham Englund xác định cấu trúc tổ chức tiến trình cần thiết để thúc đẩy cho thành cơng Họ nhấn mạnh đến vai trò tối quan trọng nhà quản lý cấp cao tổ chức hoạt động theo dự án Sự chắn dự án tùy thuộc vào hỗ trợ nhiệt tình tận tâm từ nhà quản lý Việc chuyển đổi sang dạng tổ chức có quan hệ gần gũi với dự án phải đối mặt với nguy Chương đề cập đến rủi ro gắn liền với thay đổi tổ chức có quy mơ lớn, tạo nhìn cận cảnh trình thay đổi thuộc tính tác nhân gây nên thay đổi cách thành công Cuối phần I, bạn hiểu tình quản lý dự án – tầm quan trọng dự án công ty bạn làm nên thành công tổ chức hoạt động theo dự án  ... tắc quản lý dự án ổn định sẵn sàng áp dụng, tảng cho việc quản lý thành công dự án khơng thay đổi vịng 25 năm qua Các nhà quản lý cho dự án xem xét cơng cụ tài liệu để triển khai quản lý dự án. .. trường dự án ERIC VERZUH MụC LụC PHẦN I: CÁC TÌNH HUỐNG QUẢN TRỊ DỰ ÁN Quản trị dự án sức mạnh chiến lược Dẫn dắt thay đổi cho tổ chức làm việc theo dự án PHẦN II: CÁC NGUYÊN TẮC QUẢN TRỊ DỰ ÁN Chọn... lựa dự án Xây dựng kế hoạch thực hiện: Hoạch định, dự báo phân bố nguồn lực Đạt thỏa mãn bên tham gia thông qua kiểm soát dự án Quản lý rủi ro dự án Chất lượng, Quản lý chất lượng, quản lý dự án