TRỌN BỘ TÀI LIỆU ÔN THI KBNN 2021 MÔN KIẾN THỨC CHUNG 7_Nghị định 30 về công tác văn thư

“Văn hành chính” văn hình thành trình đạo, điều hành, giải công việc quan, tổ chức “Văn điện tử” văn dạng thông điệp liệu tạo lập số hóa từ văn giấy trình bày thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định “Văn đi” tất loại văn quan, tổ chức ban hành “Văn đến” tất loại văn quan, tổ chức nhận từ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến “Bản thảo văn bản” viết đánh máy tạo lập phương tiện điện tử hình thành trình soạn thảo văn quan, tổ chức “Bản gốc văn bản” hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn bản, người có thẩm quyền trực tiếp ký văn giấy ký số văn điện tử “Bản văn giấy” hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn bản, tạo từ có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền 10 “Bản y” đầy đủ, xác nội dung gốc văn bản, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 11 “Bản lục” đầy đủ, xác nội dung y, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 12 “Bản trích sao” xác phần nội dung gốc phần nội dung văn cần trích sao, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 13 “Danh mục hồ sơ” bảng kê có hệ thống hồ sơ dự kiến lập năm quan, tổ chức 14 “Hồ sơ” tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân 15 “Lập hồ sơ” việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân theo nguyên tắc phương pháp định 16 “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử” Hệ thống thông tin xây dựng với chức để thực việc tin học hóa cơng tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan môi trường mạng (sau gọi chung Hệ thống) 17 “Văn thư quan” phận thực số nhiệm vụ công tác văn thư quan, tồ chức Điều Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư Nguyên tắc Công tác văn thư thực thống theo quy định pháp luật Yêu cầu a) Văn quan, tổ chức phải soạn thảo ban hành thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày theo quy định pháp luật: Đối với văn quy phạm pháp luật thực theo quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật; đôi với văn chuyên ngành người đứng đầu quan quản lý ngành, lĩnh vực Nghị định để quy định cho phù hợp; văn hành thực theo quy định Chương II Nghị định b) Tất văn đi, văn đến quan, tổ chức phải quản lý tập trung Văn thư quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật c) Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có mức độ Ịdiẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận d) Văn phải theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý đ) Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm ỉập hồ sơ cơng việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan e) Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức phải quản lý, sử dụng theo quy định pháp luật g) Hệ thống phải đáp ứng quy định Phụ lục VI Nghị định quy định pháp luật có liên quan Điều Giá trị pháp lý văn điện tử Văn điện tử ký số người có thấm quyền ký số quan, tổ chức theo quy đinh pháp luật có giá trị pháp lý gốc văn giấy Chữ ký số văn điện tử phải đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật Điều Trách nhiệm quan, tổ chức, cá nhân công tác văn thư Người đứng đầu quan, tổ chức, phạm vi quyền hạn giao có trách nhiệm đạo thực quy định công tác văn thư; đạo việc nghiên cửu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư Cá nhân trình theo dõi, giải cơng việc có liên quan đến cơng tác văn thư phải thực quy định Nghị định quy định pháp luật có liên quan Yăn thư quan có nhiệm vụ a) Đăng ký, thực thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn b) Tiếp nhận, đăng ký văn đến; trình, chuyển giao văn đến c) Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng ỉưu văn d) Quản lý Sổ đăng ký văn đ) Quản lý, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức; loại dấu khác theo quy định Chương II SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Mục THẺ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Điều Các loại văn hành Văn hành gồm loại văn sau: Nghị (cá biệt), định (cá biệt), thị, quy chế, quy định, thông cáo, thơng báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, cơng điện, ghi nhớ, thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công Đỉều Thể thức văn Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần áp dụng tất loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định Thể thức văn hành bao gồm thành phần a) Quốc hiệu Tiêu ngữ b) Tên quan, tổ chức ban hành văn c) Số, ký hiệu văn d) Địa danh thời gian ban hành văn đ) Tên loại trích yếu nội dung văn e) Nội dung văn g) Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền h) Dấu, chữ ký số quan, tổ chức i) Nơi nhận Ngoài thành phần quy định khoản Điều này, văn bổ sung thành phần khác a) Phụ lục b) Dấu độ mật, mức độ khẩn, dẫn phạm vi lưu hành c) Ký hiệu người soạn thảo văn số lượng phát hành d) Địa quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; so Fax Thể thức văn hành thực theo quy định Phụ lục I Nghị định Điều Kỹ thuật trình bày văn Kỹ thuật trình bày văn bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phơng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày thành phần thể thức, số trang văn Kỹ thuật trình bày văn hành thực theo quy định Phụ lục I Nghị định Viết hoa văn hành thực theo quy định Phụ lục II Nghị định Chữ viết tắt tên loại văn hành thực theo quy định Phụ lục III Nghị định Mục SOẠN THẢO VÀ KÝ BAN HANH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Điều 10 Soạn thảo văn Căn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mục đích, nội dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu quan, tổ chức người có thẩm quyền giao cho đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn Đơn vị cá nhân giao chủ trì soạn thảo văn thực công việc: Xác định tên loại, nội dung độ mật, mức độ khẩn văn cần soạn thảo; thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; soạn thảo văn hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày Đối với văn điện tử, cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn việc thực nội dung nêu phải chuyển thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống cập nhật thông tin cần thiết Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào thảo văn Hệ thống, chuyển lại thảo văn đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn để chuyển cho cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn Cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị trước pháp luật thảo văn phạm vi chức trách, nhiệm vụ giao Điều 11 Duyệt thảo văn Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường hợp thảo văn phê duyệt cần sửa chữa, bổ sung phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, định Điều 12 Kiểm tra văn trước ký ban hành Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước người đửng đầu quan, tổ chức trước pháp luật nội dung văn Người giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật thể thức, kỹ thuật trình bày văn Điều 13 Ký ban hành văn Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng Người đứng đầu quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất văn quan, tổ chức ban hành; giao cấp phó ký thay văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách số văn thuộc thẩm quyền người đứng đầu Trường hợp cấp phó giao phụ trách, điều hành thực ký cấp phó ký thay cấp trưởng Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể Người đứng đầu quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký văn quan, tơ chức Câp phó người đứng đâu quan, tô chức thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu quan, tổ chức văn theo ủy quyền người đứng đầu văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu quan, tổ chức ủy quyền cho người đứng đầu quan, tổ chức, đơn vị thuộc cấu tổ chức ký thừa ủy quyền số văn mà phải ký Việc giao ký thừa ủy quyền phải thực văn bản, giới hạn thời gian nội dung ủy quyền Người ký thừa ủy CỊuyền không ủy quyền lại cho người khác ký Văn ký thừa ủy quyên thực theo thê thức đóng dấu ký số quan, tổ chức ủy quyền Người đứng đầu quan, tổ chức giao người đứng đầu đơn vị thuộc quan, tổ chức ký thừa lệnh số loại văn Người ký thừa lệnh giao lại cho cấp phó ký thay Việc giao ký thừa lệnh phải quy định cụ thể quy chế làm việc quy chế công tác văn thư quan, tổ chức Người ký văn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật văn ký ban hành Người đứng đầu quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp ỉuật toàn văn quan, tổ chức ban hành Đối với văn giấy, ký văn dùng bút có mực màu xanh, khơng dùng loại mực dễ phai Đối với văn điện tử, người có thẩm quyền thực ký số Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định Phụ lục I Nghị định Chương III QUẢN LÝ VĂN BẢN Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Điều 14 Trình tự quản lý văn đỉ Cấp số, thời gian ban hành văn Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức, dấu độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn giấy); ký số quan, tổ chức (đối với văn điện tử) Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn Điều 15 Cấp số, thời gian ban hành văn Số thời gian ban hành văn lấy theo thứ tự trình tự thời gian ban hành văn quan, tổ chức năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm), số ký hiệu văn quan, tổ chức năm, thống văn giấy văn điện tử a) Việc cấp số văn quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn quy phạm pháp luật cấp hệ thống số riêng b) Việc cấp số văn chuyên ngành người đứng đầu quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định c) Việc cấp số văn hành người đứng đầu quan, tổ chức quy định Đối với văn giấy, việc cấp số, thời gian ban hành thực sau có chữ ký người có thẩm quyền, chậm ngày làm việc Văn mật cấp hệ thống số riêng Đối với văn điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành thực chức Hệ thống Điều 16 Đăng ký văn đì Việc đăng ký văn bảo đảm đầy đủ, xác thơng tin cần thiết văn Đăng ký văn Văn đăng ký sổ Hệ thống a) Đăng ký văn sổ Văn thư quan đăng ký văn vào sổ đăng ký văn Mầu sổ đăng ký văn theo quy định Phụ lục IV Nghị định b) Đăng ký văn Hệ thống Văn đăng ký Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn đi, đóng sổ để quản lý Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Điều 17 Nhân bản, đóng dấu, ký số quan, tổ chức dấu đô mât, mức đô khẩn Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn văn giấy a) Văn nhân theo số lượng xác định phần nơi nhận văn b) Việc đóng dấu quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn, thực theo quy định Phụ lục I Nghị định Ký số quan, tổ chức văn điện tử Ký số quan, tổ chức thực theo quy định Phụ lục I Nghị định Điều 18 Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục Văn thư quan phát hành ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn khẩn phải phát hành gửi sau ký văn Việc phát hành văn mật phải bảo đảm bí mật nội dung văn theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, số lượng, thời gian nơi nhận Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương Văn phát hành có sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đính cơng văn quan, tổ chức ban hành văn Thu hồi văn a) Đối với văn giấy, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn nhận b) Đối với văn điện tử, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn điện tử bị thu hồi Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết Phát hành văn giấy từ văn ký sổ người có thẩm quyền: Văn thư quan thực in văn ký số người có thẩm quyền giấy, đóng dấu quan, tổ chức để tạo văn giấy phát hành văn Trường hợp cần phát hành văn điện tử từ văn giấy: Văn thư quan thực theo quy định điểm c khoản Điều 25 Nghị định 10 Điều 19 Lưu văn Lưu văn giấy a) Bản gốc văn lưu Văn thư quan phải đóng dấu sau phát hành, xếp theo thứ tự đăng ký b) Bản văn lưu hồ sơ công việc Lưu văn điện tử a) Bản gốc văn điện tử phải lưu Hệ thống quan, tổ chức ban hành văn b) Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định Phụ lục VI Nghị định quy định pháp luật có liên quan sử dụng lưu gôc văn điện tử Hệ thông thay cho văn giây c) Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định Phụ lục VI Nghị định quy định pháp luật có liên quan Văn thư quan tạo văn giấy theo quy định khoản Điều 18 Nghị định để lưu Văn thư quan hồ sơ công việc Mục QUẢN LÝ VAN BẢN ĐÉN Điều 20 Trình tự quản lý văn đến Tiếp nhận văn đến Đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 21 Tiếp nhận văn đến Đối với văn giấy a) Văn thư quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường, Văn thư quan báo người có trách nhiệm giải thông báo cho nơi gửi văn b) Tất văn giấy đến (bao gồm văn có dấu độ mật) gửi quan, tổ chức thuộc diện đăng ký Văn thư quan phải bóc bì, đóng dấu “ĐẾN” Đối với văn gửi đích danh cá nhân tổ chức đồn thể quan, tổ chức Văn thư quan chuyển cho nơi nhận (không VII MẪU PHIÉƯ GIẢI QƯYÉT VĂN BẢN ĐẾN TÊN Cơ QUAN, TỎ CHỨC CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ngày thảng năm PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN (Tên loại; số ký hiệu; ngày, tháng, năm; quan ban hành trích yêu nội dung văn đên) Ý kiến lãnh đạo quan, tổ chức - Giao đơn vị, cá nhân chủ trì; - Giao đom vị, cá nhân tham gia phối hợp giải văn đến (nếu có); - Thời hạn giải đơn vị, cá nhân (nếu có); - Ngày tháng cho ý kiến phân phối, giải Ý kiến lãnh đạo đơn vị - Giao cho cá nhân; thời hạn giải cá nhân (nếu có); - Ngày, tháng, năm cho ý kiến Ý kiến đề xuất người giải - Ý kiến đề xuất giải văn đến cá nhân; - Ngày, tháng, năm đề xuất ý kiến VIII MẢƯ SỎ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐỂN Bìa trang đầu TÊN c QUAN CHỦ QUẢN TRựC TIẾP TÊN C QƯAN/ĐƠN VỊ SỎ THEO DÕI GIẢI QUYÉT VĂN BẢN ĐẾN Năm: Từ ngày .đến ngày Quyển số: Nội dung đăng ký theo dõi giải văn đến Tối thiểu gồm 07 nội dung: Số đến (1) Tên loại, số, ký hiệu, ngày, tháng tên quan, tỗ chức ban hành văn Đơn vi hoăc người nhân Thời hạn giải Tiến -M độ giải Số, ký hiệu văn trả lời Ghi (2) (3) (4) (5) (6) (7) • • • A • ? # VÀ GIAO NỘP HÔ Sơ, TAI LIẸU VÀO LƯU TRỮ C QUAN èm theo Nghị định sổ 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chỉnh phủ) I XÂY DựNG DANH MỤC HÒ s Danh mục hồ sơ gồm thành phần: Các đề mục, số ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ Đề mục Danh mục hồ sơ xây dựng theo cấu tổ chức (tên đơn vị quan, tổ chức) theo lĩnh vực hoạt động (tên lĩnh vực hoạt động chủ yêu quan, tô chức) Trong đê mục lớn chia thành đề mục nhỏ tương ứng với tên đơn vị (theo cấu tổ chức) chia thành mặt hoạt động (theo lĩnh vực hoạt động) Trong đề mục nhỏ, trật tự hồ sơ xếp theo nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể Các đề mục lớn đánh số liên tục chữ số La Mã Các đề mục nhỏ (nếu có) đề mục lớn đánh số riêng chữ số Ả Rập Chữ viết tắt đề mục lớn Danh mục hồ sơ quan, tổ chức quy định cần ngắn gọn, dễ hiểu Số, ký hiệu hồ sơ bao gồm: số thứ tự (được đánh chữ số Ả Rập) ký hiệu (bằng chữ viết tắt) đề mục lớn Việc đánh số hồ sơ áp dụng hai cách sau: số hồ sơ đánh liên tục toàn Danh mục, số 01 số hồ sơ đánh liên tục phạm vi đề mục lớn, số 01 Tiêu đề hồ sơ: cần viết ngắn gọn, rõ ràng phải khái quát nội dung văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc Thời hạn bảo quản hồ sơ xác định theo quy định hành: Vĩnh viễn thời hạn số năm cụ thể II MẪU DANH MỤC HỒ s TÊN CQ, TC CHỦ QƯẢN TÊN Cơ QUAN, TỎ CHỨC CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc DANH MỤC HÒ s N ăm (Kèm theo Quyết định s o ngày tháng n ă m ) Số ký hỉêu hồ sơ Tên đề muc tiêu đề hồ sơ Thời han bảo quản Người lập hồ sơ Ghi (1) (2) (3) (4) (5) 20 năm Họ tên • • • I TÊN ĐÈ MUC LỚN • 01.TCCB Tên đề muc nhỏ rp • A • \ 4A ^ À Tiêu đê hơ sơ Danh mục hồ sơ c ó hồ sơ, bao gồm: hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; hồ sơ bảo quản có thời hạn III MẪU MỤC LỤC HỊ S,7 TI LIU Np Lu ã ô ã ã TấN CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN ĐƠN V Ị1 CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc MỤC LỤC HÔ Sơ, TÀI LIỆU N ộp L u Năm số 11 Số, ký hiệu hồ sơ Tỉêu đề hồ sơ Thòi gian tài liệu Thời han • bảo quản Số tờ3/ Số trang4 Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) Ợ) Mục lục gồm : hồ sơ (đơn vị bảo quản) Viết chữ: hồ sơ (đơn vị bảo quản) ngày tháng .năm Người lập (Ký ghi rõ họ tên, chức vụ) IV MẪU MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HÒ s s 1Tên đơn vị nộp lưu hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản: Bảo quản vĩnhviễn bảo quản có thời hạn Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quảncó thời hạn lập riêng thành 02Mục lục khác Đối với Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn bỏ cột thời hạn bảo quản Áp dụng văn giấy 4Áp dụng văn điện tử IV MẪU MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ s MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU Số, ký hiệu hồ sơ : Năm STT (1) Số, ký hỉệu văn (2) Ngày tháng năm văn (3) Tên loại trích yếu nội dung văn (4) Á p dụng cho hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn Tác giả văn Tờ số/ Trang số Ghi (5) (6) (7) V MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ s , TÀI LIỆU TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN Cơ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc , n g y th ả n g năm BIÊN BẢN Giao nhận • hồ sơ, tài liệu • Căn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư; Ke hoạch thu thập tài liệu ), Căn c ứ {Danh mục hồ sơ năm Chúng gồm: BÊN GIAO: (tên cá nhân, đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu) Ông (bà): Chức vụ công tác: BÊN NHẬN: (Lưu trữ quan) Ông (bà): Chức vụ công tá c : Thống lập biên giao nhận tài liệu với nội dung sau: Tên khối tài liệu giao nộp: Thời gian hồ sơ, tài liệu: Số lượng tài liệu: a) Đối với hồ sơ, tài liệu giấy Tổng số hộp (cặp): - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): .Quy mét g iá: mét b) Đối với hồ sơ, tài liệu điện từ - Tồng sô hô sơ : - Tổng số tệp tin hồ sơ: Tình trạng tài liệu giao nộp: Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo Biên lập thành hai bản; bên giao giữ bản, bên nhận giữ bản./ - Ị rp Á r à \ à ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Ký ghi rõ họ tên) ĐẠI BÊN NHẬN • DIỆN • • (Ký ghi rõ họ tên) Phụ lục VI G QUẢN LỶ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ theo Nghị định sổ 30/2020/NĐ-CP 05 tháng năm 2020 Chính phủ) Phần I QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ I NGUYÊN TẮC XÂY DựNG HỆ THỐNG Bảo đảm quản lý văn hồ sơ điện tử quan, tổ chức quy định Bảo đảm an tồn, an ninh thơng tin mạng theo quy định pháp luật hành Bảo đảm phân quyền cho cá nhân truy cập vào Hệ thống Bảo đảm tính xác thực, độ tin cậy tài liệu, liệu lưu hành Hệ thống Cho phép kiểm chứng, xác minh, thực yêu cầu nghiệp vụ khác quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm yêu cầu II YÊU CẦU CHƯNG KHI THIỂT KỂ HỆ THỐNG Đáp ứng đầy đủ quy trình kỹ thuật quản lý văn điện tử, lập quản lý hồ sơ điện tử liệu đặc tả1 Có khả tích họp, liên thơng, chia sẻ thông tin, liệu với hệ thống khác Có khả hệ thống hóa văn bản, hồ sơ, thống kê số lượt truy cập văn bản, hồ sơ, hệ thống Bảo đảm tính xác thực, tin cậy, toàn vẹn khả truy cập, sử dụng văn bản, tài liệu Bảo đảm lưu trữ hồ sơ theo thời hạn bảo quản Bảo đảm phù hợp với Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam Bảo đảm dễ tiếp cận sử dụng Cho phép ký số, kiểm tra, xác thực chữ ký số theo quy định pháp luật 1Dữ liệu đặc tả văn bản, hồ sơ thông tin mô tả nội dung, định dạng, ngữ cảnh, cấu trúc, yếu tố cấu thành văn bản, hồ sơ; mối liên hệ văn bản, hồ sơ với văn bản, hồ sơ khác; thông tin vê chữ ký số văn bản; lịch sử hình thành, sử dụng đặc tính khác nhàm phục vụ q trình quản lý, tìm kiếm khả sử dụng hồ sơ, tài liệu III YÊU CẦU CHỨC NĂNG CỦA HỆ THÓNG Đối với việc tạo lập theo dõi văn a) Cho phép tạo lập văn chuyển đổi định dạng văn b) Cho phép đính kèm văn c) Cho phép tạo mã định danh văn d) Hiển thị mức độ khẩn văn đ) Cho phép tự động cấp số cho văn số đến cho văn đến theo thứ tự trình tự thời gian năm e) Cho phép bên nhận tự động thông báo cho bên gửi nhận văn g) Cho phép tự động cập nhật trường thông tin số 1.1, 1.2, 2, 4, 6, 10, 13.1 Mục I Phần II Phụ lục này; trường thông tin số 1.1, 1.2, 2, 10, 12, 13 Mục II Phần II phụ lục này; trường thông tin số 1.1, 1.2, 9, 10 Mục III Phần II Phụ lục h) Thông báo cho Văn thư quan có trùng lặp mã định danh văn ba trường thông tin số, ký hiệu tên quan, tổ chức ban hành văn i) Thơng báo có văn k) Thơng báo tình trạng nhận văn quan, tổ chức nhận văn 1) Cho phép thống kê, theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến m) Cho phép người có thẩm quyền phân phối văn đến, theo dõi, đôn đốc đơn vị, cá nhân giải văn thời hạn n) Cho phép người có thẩm quyền truy cập, chỉnh sửa, chuyển lại dự thảo văn bản, tài liệu o) Cho phép quan, tổ chức gửi văn biết tình trạng xử lý văn quan, tổ chức nhận văn Đối với việc kết nối, liên thông a) Bảo đảm kết nối, liên thông Hệ thống quản lý tài liệu điện tử Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện từ Lưu trữ ỉịch sử quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu b) Có khả hoạt động thiết bị di động thông minh điều kiện bảo đảm an tồn thơng tin c) Có khả kết nối, liên thơng tích hợp với hệ thống chuyên dụng khác sử dụng quan, tổ chức 3 Đối với an ninh thông tin a) Bảo đảm cấp độ an ninh thông tin theo quy định pháp luật b) Bảo đảm phân quyền truy cập hồ sơ, văn c) Cảnh báo thay đổi quyền truy cập hồ sơ, văn Hệ thống có xác nhận người có thẩm quyền Đối với việc lập quản lý hồ sơ a) Bảo đảm tạo lập Danh mục hồ sơ Hệ thống b) Bảo đảm tạo mã cho hồ sơ tự động đánh số thứ tự văn bản, tài liệu hồ sơ c) Liên kết toàn văn bản, tài liệu liệu đặc tả có mã hồ sơ Hệ thống để tạo thành hồ sơ d) Bảo đảm liên kết trường thông tin Danh mục hồ sơ hồ sơ với toàn văn bản, tài liệu, liệu đặc tả hồ sơ đ) Bảo đảm liên kết thống kê toàn hồ sơ lập tài khoản cụ thể e) Cho phép gán văn bản, tài liệu cho nhiều hồ sơ tạo nhiều tài khoản khác mà không cần nhân g) Cho phép kết xuất toàn văn bản, tài liệu, liệu đặctả hồ sơ sang định dạng (.pdf), (.xml) bảo đảm trình tự thời gianhình thành văn bản, tài liệu, liệu đặc tả hồ sơ Đối với việc bảo quản lưu trữ văn bản, hồ sơ a) Lưu văn thông tin trình giải văn gồm: Ý kiến đạo, phân phối văn đến người có thẩm quyền; dự thảo văn cá nhân phân cơng soạn thảo; ý kiến góp ý cá nhân, đơn vị có ỉiên quan; ý kiến đạo lãnh đạo; ý kiến phê duyệt, chịu trách nhiệm nội dung lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo; ý kiên phê duyệt chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình bày văn người có thẩm quyền; lịch sử truy cập xem văn bản; tác động khác vào văn b) Cho phép tự động thông báo hồ sơ đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ quan trước 30 ngày kê từ ngày Lưu trữ quan thông báo Danh mục hô sơ nộp lưu cho đơn vị giao nộp tài liệu c) Bảo đảm thực nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử d) Bảo đảm tồn vẹn, tin cậy, khơng thay đổi văn bản, hồ sơ đ) Bảo đảm khả truy cập sử dụng hồ sơ, văn theo thời hạn bảo quản e) Bảo đảm khả di chuyển hồ sơ, tài liệu, liệu đặc tả thay đổi định dạng văn có thay đổi cơng nghệ g) Có khả lưu định kỳ, đột xuất phục hồi liệu gặp cố Đối với thống kê, tìm kiếm sử dụng văn bản, hồ sơ a) Cho phép thống kê số lượng hồ sơ, văn bản, tài liệu; số lượt truy cập vào hồ sơ, văn bản, tài liệu b) Cho phép thống kê số lượt truy cập vào Hệ thống theo yêu cầu người quản lý, quản trị c) Cấp quyền, kiểm soát quyền truy cập vào hồ sơ lưu trữ điện tử liệu đặc tả hồ sơ lưu trữ d) Cho phép tìm kiếm văn bản, hồ sơ tất trường thông tin đầu vào văn bản, hồ sơ nội dung văn bản, tài liệu đ) Cho phép lựa chọn hiển thị trường thông tin văn bản, hồ sơ kết tìm kiếm e) Cho phép lưu sử dụng lại yêu cầu tìm kiếm g) Cho phép hiển thị thứ tự kết tìm kiếm h) Cho phép kết xuất kết tìm kiếm định dạng tệp văn phổ bien: (.doc), (.docx), (.pdf) i) Cho phép tải in văn bản, tài liệu, liệu đặc tả k) Cho phép đánh dấu vào văn bản, tài liệu, liệu đặc tả in từ Hệ thống 1) Lưu lịch sử truy cập sử dụng văn bản, tài liệu Đối với việc quản lý liệu đặc tả a) Lưu yếu tố liệu đặc tả liên quan đến văn bản, hồ sơ cụ thể theo thời hạn bảo quản b) Hiển thị toàn liệu đặc tả văn bản, hồ sơ có yêu cầu người sử dụng cấp quyền c) Cho phép nhập liệu đặc tả bổ sung cho văn bản, hồ sơ d) Lưu liệu đặc tả q trình kiểm sốt an ninh văn bản, hồ sơ, hệ thống đ) Lưu cố định liên kết văn bản, hồ sơ với tất yếu tô liệu đặc tả liên quan Đối với việc thu hồi văn a) Đóng băng văn liệu đặc tả văn có lệnh thu hồi văn quan, tổ chức b) Hủy văn đến liệu đặc tả văn đến có lệnh thu hồi văn từ quan, tổ chức phát hành văn c) Lưu liệu đặc tả trình thu hồi văn IV YÊU CẦU VÈ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG Hệ thống cho phép người giao quản trị Hệ thống thực nhiệm vụ sau: a) Tạo lập nhóm tài liệu, hồ sơ theo cấp độ thơng tin khác b) Phân quyền cho người sử dụng theo quy định quan, tổ chức c) Truy cập vào hồ sơ liệu đặc tả hồ sơ theo quy định quan, tổ chức d) Thay đổi quyền truy cập hồ sơ, văn có thay đổi quy định quan, tổ chức đ) Thay đổi quyền truy cập tài khoản cá nhân có thay đổi vị trí cơng tác cá nhân e) Phục hồi thông tin, liệu đặc tả trường hợp lỗi hệ thống thông báo kết phục hồi g) Khóa đóng băng tập hợp (văn bản, hồ sơ, nhóm tài liệu) để ngăn chặn khả di chuyển, xóa sửa đổi có yêu cầu người có thẩm quyền Cảnh báo xung đột xảy hệ thống Thiết lập kết nối liên thơng V THƠNG TIN ĐÀU RA CỦA HỆ THỐNG Sổ đăng ký văn đến Báo cáo tình hình giải văn đến Sổ đăng ký văn Báo cáo tình hình giải văn Mục lục văn hồ sơ Mue lue hồ sơ Phần II CHUẢN THƠNG TIN ĐÀU VÀO CỦA HỆ THĨNG I THÔNG TIN ĐÀU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Í T 'A STT Trường thơng tin Tên (viết tắt tiếng Anh) Kiểu liệu Độ dài Mã hồ sơ FileCode 1.1 Mã định danh quan, tồ chức lập danh mục hồ sơ2 Organld String 1.2 Năm hình thành hồ sơ FileCatalog Number 1.3 Số ký hiệu hồ sơ FileNotation String Số thứ tự văn hồ sơ DocOrdinal Number Tên loại văn TypeName String 100 Số văn CodeNumber String 11 Ký hiệu văn CodeNotation String 30 Ngày, tháng, năm văn IssuedDate Date 10 Tên quan, tổ chức ban hành văn OrganName String 200 Trích yếu nội dung Subject String 500 Ngôn ngữ Language String 30 10 Số trang văn PageAmount Number 11 Ghi Description String 500 12 Chức vụ, họ tên người ký Signerlnfo 13 20 3 12.1 Chức vụ người ký văn Position String 100 12.2 Họ tên người ký văn FullName String 50 Organld String 13 OrganName String 200 13 Nơi nhận 13.1 Mã định danh quan, tổ To chức nhận văn 13.2 Tên quan, tổ chức nhận văn 14 Mức độ khẩn, độ mật Priority Number 15 Số lượng phát hành IssuedAmount Number 16 Hạn trả lời văn DueDate Date Mã định danh quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ mặc định Hệ thống 10 n THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN STT Trường thông tin Tên (viết tắt tiếng Anh) Kỉểu liêu • Đơ• dài Mã hồ sơ FileCode 1.1 Mã định danh quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ3 Organld String 1.2 Năm hình thành hồ sơ FileCatalog Number 1.3 Số ký hiệu hồ sơ FileNotation String Số thứ tự văn hồ sơ DocOrdinal Number Tên loại văn TypeName String 100 Số văn CodeNumber String 11 Ký hiệu văn CodeNotation String 30 Ngày, tháng, năm văn IssuedDate Date 10 Tên quan, tổ chức ban hành văn OrganName String 200 Trích yếu nội dung Subject String 500 Ngôn ngữ Language String 30 10 Số trang văn PageAmount Number 11 Ghi Description String 12 Ngày, tháng, năm đến ArrivalDate Date 10 13 Số đến ArrivalNumber Number 10 14 Chức vụ, họ tên người ký Signerlníb 13 20 3 500 14.1 Chức vụ người ký văn Position String 100 14.2 Họ tên người ký văn FullName String 50 15 Mức độ khẩn, độ mật Priority Number 16 Đơn vị người nhận ToPlaces String 17 Ý kiến phân phối, đạo, trạng thái xử lý văn TraceHeaderList LongText 18 Thời hạn giải DueDate Date Mã định danh quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ mặc định Hệ thống 1000 10 IU THÔNG TIN ĐÀU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ HỒ s Trường thông tin STT Tên (viết tắt tiếng Anh) Kiểu liêu Độ dài • Mã hồ sơ FileCode 1.1 Mã định danh quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ4 Organld String 13 1.2 Năm hình thành hồ sơ FileCatalog Number 1.3 Số ký hiệu hồ sơ FileNotation String 20 Title String 500 Maintenance String 30 > 4A > à rr^* A Thời hạn bảo quản Chế độ sử dụng Rights String 30 Người lập hồ sơ Creator String 30 Ngôn ngữ Language String 50 Thời gian bắt đầu StartDate Date 10 Thời gian kết thúc EndDate Date 10 Tổng số văn hồ sơ DocTotal Number 10 Tổng số trang hồ sơ PageTotal Number 11 Ghi Description String 500 Tiêu đê hô sơ Mã định danh quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ mặc định Hệ thống ... làm công tác văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thư? ??ng công tác văn thư Thanh tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư Hợp tác quốc tế công tác văn thư. .. người làm công tác văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thư? ??ng công tác văn thư g) Sơ kết, tổng kết công tác văn thư phạm vi ngành, lĩnh vực địa phương Điều 36 Kỉnh phí cho cơng tác văn thư Các... gọi chung Hệ thống) 3 17 ? ?Văn thư quan” phận thực số nhiệm vụ công tác văn thư quan, tồ chức Điều Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư Nguyên tắc Công tác văn thư thực thống theo quy định