Tổ Chức Hệ Thống Thông Tin Kế Toán Cho Các Doanh Nghiệp Nhỏ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - NGUYỄN VƯƠNG THÀNH LONG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHO CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Tp Hồ Chí Minh, năm 2014 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - NGUYỄN VƯƠNG THÀNH LONG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHO CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC PGS.TS PHẠM VĂN DƯỢC Tp Hồ Chí Minh, năm 2014 LỜI CAM ĐOAN - Tôi xin cam đoan đề tài dựa trình nghiên cứu trung thực cố vấn người hướng dẫn khoa học.Đây đề tài luận văn thạc sỹ kinh tế, chuyên ngành Kế toán - Kiểm tốn Luận văn chưa cơng bố hình thức tất nguồn tham khảo trích dẫn đầy đủ TP Hồ Chí Minh, Ngày 20 tháng 10 năm 2014 Tác giả Nguyễn Vương Thành Long MỤC LỤC - LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG VÀ BIỂU ĐỒ TÀI LIỆU THAM KHẢO CÁC PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: CÁC VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 LÝ LUẬN CHUNG Về Kế TỐN, Hệ THốNG Kế TỐN VÀ THƠNG TIN Kế TOÁN: 1.1.1 Kế toán vai trị kế tốn: .6 1.1.1.1 Khái niệm kế toán: 1.1.1.2 Vai trị kế tốn: .6 1.1.2 Hệ thống kế toán cấu trúc hệ thống kế toán: 1.1.2.1 Hệ thống kế toán: 1.1.2.2 Các phận hệ thống kế toán: .7 1.1.3 Tính hữu ích thơng tin kế tốn: .10 1.2 CÁC VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN: .14 1.2.1 Hệ thống thơng tin kế tốn đặc điểm hệ thống thơng tin kế tốn đơn vị kế toán 14 1.2.1.1 Lý luận hệ thống thơng tin kế tốn 14 1.2.1.2 Đặc điểm tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn đơn vị kế tốn 15 1.2.2 Cấu trúc hệ thống thông tin kế toán 16 1.2.3 Chu trình kế tốn 18 1.2.3.1 Khái niệm mục đích chu trình kế tốn: 18 1.2.3.2 Các thành phần chu trình kế toán: 19 1.2.3.3 Các chu trình kế tốn chính: .21 1.3 LÝ LUẬN CHUNG VỀ DNNVV: 27 1.3.1 Đối với DNNVV giới: .27 1.3.2 Đối với DNNVV Việt Nam: 29 1.3.2.1 Tiêu chí phân loại DNNVV Việt Nam 29 1.3.2.2 Đặc điểm hoạt động quản lý DNNVV: 32 1.3.2.3 Vai trò DNNVV kinh tế: 34 KẾT LUẬN CHƯƠNG 35 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI CÁC DNNVV TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH: 37 2.1 GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH: 37 2.1.1 Đặc điểm xã hội - kinh tế - trị: 37 2.1.2 Thuận lợi – Khó khăn 38 2.2 CÁC QUY ĐịNH PHÁP LÝ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TỔ CHỨC HTTTKT TẠI CÁC DNNVV: 40 2.2.1 Các quy định pháp lý tảng: 40 2.2.1.1 Luật Kế toán 40 2.2.1.2 Chế độ kế toán chuẩn mực kế toán: .41 2.2.2 Các quy định pháp lý khác: 43 2.3 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HTTTKT TẠI CÁC DNNVV TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH: .44 2.3.1 Mơ tả q trình khảo sát: .44 2.3.1.1 Đối tượng khảo sát: 44 2.3.1.2 Phạm vi khảo sát .45 2.3.1.3 Phương pháp khảo sát: 45 2.3.1.4 Nội dung câu hỏi khảo sát: .45 2.3.2 Kết khảo sát .47 2.3.3 Một số đánh giá: .61 2.3.3.1 Ưu điểm: 61 2.3.3.2 Nhược điểm, hạn chế: .63 2.3.3.3 Nguyên nhân nhược điểm, hạn chế : .66 KẾT LUẬN CHƯƠNG 68 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC HTTTKT TẠI CÁC DNNVV TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH .69 3.1 QUAN ĐIỂM VÀ ĐỊNH HƯỚNG XÁC LẬP CÁC GIẢI PHÁP: .69 3.1.1 Quan điểm: .69 3.1.2 Định hướng: 69 3.2 GIẢI PHÁP PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC HTTTKT TẠI CÁC DNNVV TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH .69 3.2.1 Giải pháp 69 3.2.1.1 Xây dựng hành lang pháp lý kế toán lành mạnh hiệu quả: 69 3.2.1.2 Xây dựng chiến lược phát triển HTTTKT môi trường sử dụng công nghệ thông tin: 71 3.2.2 Giải pháp cụ thể: 71 3.2.2.1 Tổ chức lại máy kế toán nhân kế toán: .72 3.2.2.2 Lựa chọn giải pháp áp dụng cơng nghệ thơng tin thích hợp hướng đến việc mở rộng quy mô: 73 3.2.2.3 Thiết kế, xây dựng, bổ sung, hoàn thiện tài liệu quản lý tài liệu kế toán đơn vị: 75 3.2.2.4 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán DNNVV: .76 3.3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ: .81 3.3.1 Đối với quan nhà nước: 81 3.3.1.1 Đối với Chính phủ: 81 3.3.1.2 Đối với quan quyền thành phố Hồ Chí Minh: 82 3.3.2 Đối với tổ chức nghề nghiệp: 82 3.3.3 Đối với sở đào tạo: 83 3.3.4 Đối với DNNVV: .83 KẾT LUẬN CHƯƠNG 84 KẾT LUẬN 85 CÁC TỪ VIẾT TẮT - Từ viết tắt Từ đầy đủ HTTTKT Hệ thống thơng tin kế tốn DNNVV Doanh nghiệp nhỏ vừa CT Chứng từ KTTC Kế tốn tài KTQT Kế toán quản trị BCTC Báo cáo tài CMKT Chuẩn mực kế toán CĐKT Chế độ kế toán DN Doanh nghiệp QĐ Quyết định TT Thông tư TNHH Trách nhiệm hữu hạn DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG VÀ BIỂU ĐỒ - Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ văn pháp lý Bảng 1.1: So sánh Sơ đồ dòng liệu Lưu đồ chứng từ 20 Bảng 1.2: Quy định xác định DNNVV theo Nghị định số 56/2009/NĐ-CP ngày 30/6/2009 Chính phủ 31 Bảng 1.3: Tiêu thức phân loại DNNVV VCCI 32 Bảng 2.1: So sánh việc tổ chức máy kế toán theo quy mô doanh nghiệp 49 Bảng 2.2: Dự định tái phát triển máy kế toán tương lai 50 Bảng 2.3: Thông tin chế độ kế toán áp dụng doanh nghiệp 50 Bảng 2.4: Thơng tin hình thức kế toán áp dụng doanh nghiệp 52 Bảng 2.5: Tính điểm trung bình hệ thống chứng từ câu hỏi theo thang Likert bậc 53 Bảng 2.6: Tính điểm trung bình hệ thống tài khoản kế toán câu hỏi theo thang Likert bậc 54 Bảng 2.7: Tính điểm trung bình hệ thống sổ kế tốn câu hỏi theo thang Likert bậc 54 Bảng 2.8: Các loại báo cáo kế toán mà đơn vị thực 55 Bảng 2.9: Tính điểm trung bình hệ thống báo cáo kế tốn câu hỏi theo thang Likert bậc 56 Bảng 2.10: Tính điểm trung bình tài liệu kế tốn chu trình kế tốn theo thang Likert bậc 57 Bảng 2.11: Mức độ thường xuyên thay đổi tài liệu chu trình kế tốn 57 Bảng 2.12: Tính điểm trung bình phần mềm kế tốn theo thang Likert bậc 59 Bảng 2.13: Phân quyền tiếp cận sở liệu kế toán 59 Bảng 2.14: Dữ liệu kế toán lưu trữ 60 Bảng 2.15: Tính điểm trung bình sách phát triển nhân kế tốn theo thang Likert bậc 61 Biểu đồ 2.1: Quy mô doanh nghiệp tham gia trả lời khảo sát 47 Biểu đồ 2.2: So sánh lĩnh vực hoạt động nhóm quy mơ DN 48 Biểu đồ 2.3: So sánh hình thức sở hữu vốn nhóm quy mơ DN 49 Biểu đồ 2.4: So sánh chế độ kế toán áp dụng cho DN theo lĩnh vực 51 Biểu đồ 2.5: Mức độ ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn theo quy mô doanh nghiệp 58 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Từ bắt đầu mở cửa thị trường từ cuối năm 1980, kinh tế Việt Nam có bước tiến vượt bậc, đón dịng vốn đầu tư ngồi nước, mở rộng hình thức đầu tư hình thức sở hữu nhằm xây dựng kinh tế thị trường toàn diện theo định hướng Xã hội chủ nghĩa Chính linh hoạt kinh tế tạo nên động lực to lớn thúc đẩy lớn mạnh loại hình doanh nghiệp, đa dạng quy mô doanh nghiệp (DN) Tuy vậy, kinh tế non trẻ nên hầu hết doanh nghiệp có quy mơ nhỏ vừa, theo thống kê Phịng thương mại Cơng nghiệp Việt Nam (VCCI) năm 2012, có đến 97% số doanh nghiệp doanh nghiệp nhỏ vừa (DNNVV), doanh nghiệp sử dụng 50% lực lượng lao động kinh tế đóng góp khoảng 40% GDP hàng năm Những khó khăn mà đa số những doanh nghiệp gặp phải trình độ sử dụng vốn, trình độ áp dụng cơng nghệ kỹ thuật, trình độ quản lý nguồn lực doanh nghiệp …và hạn chế khơng thể khơng nói đến hạn chế tổ chức hệ thống thơng tin kế toán (HTTTKT), chưa theo kịp với yêu cầu ngày cao việc cung cấp thông tin kế tốn cho nhà quản lý kịp thời xác; ngồi thơng tin cịn cung cấp cho đối tượng sử dụng khác doanh nghiệp Do đó, việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn hiệu địn bẩy để doanh nghiệp tạo thơng tin hữu ích, giúp cho nhà quản lý có định nhanh chóng xác, tạo cho doanh nghiệp có lợi cạnh tranh cao kinh tế Khi nhắc đến tổ chức HTTTKT, nhiều doanh nghiệp, nhà tổ chức thường nghĩ đến xu hướng áp dụng ERP (Enterprise resource planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) doanh nghiệp, hướng đánh giá cần thiết địi hỏi chi phí đầu tư ban đầu lớn nguồn nhân lực phải có trình độ định để tiếp thu vận hành hệ thống ERP cách trôi chảy điều thách thức lớn DNNVV Vậy cần 71 góp phần nâng cao chất lượng thơng tin kế tốn đáp ứng cho nhu cầu sử dụng nhiều đối tượng khác (3) Đối với chế độ kế tốn: thể hóa chế độ kế tốn áp dụng cho doanh nghiệp, không phân biệt quy mô có phân biệt quy mơ xác định nhóm DNNVV nhóm cần chi phối trực tiếp từ chế độ kế tốn, cịn nhóm doanh nghiệp lớn đối tượng đặc biệt, tự mở rộng thêm nhóm tài khoản để tránh trường hợp doanh nghiệp có chuyển đổi quy mơ từ DNNVV sang doanh nghiệp lớn khơng phải chuyển đổi chế độ kế tốn áp dụng 3.2.1.2 Xây dựng chiến lược phát triển HTTTKT môi trường sử dụng công nghệ thông tin: Các DNNVV địa bàn thành phố Hồ Chí Minh nói riêng nước nói chung cần phải định hướng có hỗ trợ để xây dựng chiến lược phát triển HTTTKT điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin phù hợp với chiến lược phát triển kế tốn, kiểm tốn Bộ Tài xây dựng Cơ quan quản lý nhà nước DNNVV tổ chức nghề nghiệp cần có phối hợp nghiên cứu, hướng dẫn, hỗ trợ DNNVV tổ chức tốt HTTTKT điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin Mặc dù việc tổ chức liên quan đến trách nhiệm doanh nghiệp việc định hướng chiến lược hỗ trợ mặt cơng nghệ, tài điều kiện cần thiết để doanh nghiệp tổ chức tốt HTTTKT, qua cung cấp nhiều thơng tin hữu ích cho cơng tác quản lý điều hành cho thân doanh nghiệp đối tượng khác có liên quan 3.2.2 Giải pháp cụ thể: Để DNNVV phát triển HTTTKT áp dụng tổ chức HTTTKT điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, theo tác giả cần phải thực giải pháp cụ thể sau: (1) Tổ chức lại máy kế toán, nhân kế tốn; (2) Lựa chọn hướng áp dụng cơng nghệ thơng tin thích hợp hướng đến việc mở rộng quy mô; 72 (3) Thiết kế, xây dựng, bổ sung, hoàn thiện tài liệu quản lý tài liệu kế toán đơn vị; (4) Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn DNNVV 3.2.2.1 Tổ chức lại máy kế toán nhân kế toán: Trong tổ chức nào, cho dù tổ chức nhỏ hay hay to lớn, cho dù tổ chức ứng dụng cơng nghệ thơng tin nhiều hay ít, … yếu tố người ln phải yếu tố đặt lên hàng đầu Một tổ chức hoạt động hiệu phải đôi với người thật có chun mơn biết cách vận hành tổ chức Vì vậy, trước đặt u cầu nâng cao hiệu tổ chức HTTTKT việc xác định người trung tâm việc hoàn thiện giúp cho việc hồn thiện trở nên thuận lợi hơn, xác Bộ máy kế tốn doanh nghiệp tập hợp người làm kế toán doanh nghiệp với phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính tốn xử lý tồn thơng tin liên quan đến cơng tác kế toán doanh nghiệp từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp thơng tin kinh tế, thơng tin kế tốn hoạt động đơn vị Vấn đề nhân để thực cơng tác kế tốn có ý nghĩa quan trọng hàng đầu tổ chức kế toán doanh nghiệp Tổ chức nhân để người phát huy cao sở trường mình, đồng thời tác động tích cực đến phận người khác có liên quan mục tiêu tổ chức máy kế toán Tổ chức máy kế tốn cần phải vào quy mơ, vào đặc điểm tổ chức sản xuất quản lý vào yêu cầu quản lý doanh nghiệp Nội dung tổ chức máy kế toán bao gồm: - Tổ chức bổ nhiệm Kế toán trưởng, quy định cụ thể, chi tiết vai trò quyền hạn Kế toán trưởng: Kế toán trưởng chức danh nghề nghiệp Nhà nước qui định Kế tốn trưởng có trách nhiệm tổ chức, điều hành tồn cơng tác hạch tốn doanh nghiệp Xuất phát từ vai trị kế tốn cơng tác quản lý nên Kế tốn trưởng có vị trí quan trọng máy quản lý doanh nghiệp Kế tốn trưởng khơng người tham mưu mà người kiểm tra, giám sát hoạt động doanh nghiệp, trước hết hoạt động tài Thực tốt vai trị kế tốn trưởng 73 làm cho máy kế toán phát huy hiệu hoạt động, thực chức vốn có kế tốn - Tổ chức nhân làm kế toán viên, quy định cụ thể, chi tiết vai trò quyền hạn nhân làm kế toán viên: Nhân làm kế toán viên Kế tốn trưởng phối hợp với phòng tổ chức, phòng nhân phận quản lý có liên quan đến việc tuyển sụng đưa yêu cầu cụ thể cho kế toán viên vị trí làm việc, cấp tối thiểu số lượng cần sử dụng Việc phân công công việc hay vị trí làm việc phận kế tốn thường Kế toán trưởng định chịu trách nhiệm định Ngồi ra, Kế tốn trưởng phải quan tâm đến việc bồi dưỡng đào tạo nhân viên Tùy theo đặc điểm tình hình đơn vị mà tổ chức xếp nhân máy kế toán phụ trách phần hành kế toán cho thích hợp gồm kế tốn tài kế tốn quản trị Trong nhóm nhân kế tốn thực phần hành kế tốn tài phân chia theo chu trình kế tốn gồm phận: phận kế toán doanh thu, kế toán chi phí, kế tốn hoạt động tài chính, kế tốn sản xuất, kế tốn nhân Trong nhóm nhân kế tốn thực phần hành kế tốn quản trị kết hợp với nhân viên phần hành kế tốn tài để dễ dàng thu thập thơng tin lập báo cáo kế toán quản trị 3.2.2.2 Lựa chọn giải pháp áp dụng công nghệ thông tin thích hợp hướng đến việc mở rộng quy mơ: Ứng dụng công nghệ thông tin vào HTTTKT vừa nhu cầu vừa điều kiện tất yếu để doanh nghiệp hoạt động hiệu thời đại ngày DNNVV ngoại lệ Nhưng chọn giải pháp công nghệ thông tin để đảm bảo phù hợp với quy mô doanh nghiệp, chi phí đầu tư hợp lý, chi trì hợp lý đặc biệt, giải pháp ứng dụng cơng nghệ thơng tin phải có khả mở rộng tương lai tương ứng với nhu cầu phát triển DNNVV Các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin đơn giản phần mềm phần mềm kế toán, quản lý nhân hay hệ thống mạng nội bộ, cao cấp chuỗi giải pháp kết hợp phần mềm hệ thống mạng internet để nhà quản lý làm việc nơi cao nhất hệ thống giải pháp ứng dụng ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định tài nguyên doanh 74 nghiệp) Các yêu cầu lựa chọn giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào DNNVV: - Phù hợp với quy mô quản lý, mục tiêu phạm vi triển khai; - Các chức đáp ứng yêu cầu quản lý nhiệm vụ doanh nghiệp thời điểm tương lai; - Mang đến cho doanh nghiệp quy trình quản lý chuẩn hóa, đại, tiếp cận với mơ hình quản lý phổ biến, phù hợp thông lệ chung quốc gia quốc tế Có khả làm thay đổi chất lượng quản trị doanh nghiệp, tạo sở cho việc tái cấu doanh nghiệp; - Đáp ứng nhu cầu đặc thù doanh nghiệp nói riêng yêu cầu quản lý đặc thù Việt Nam nói riêng - Các giải pháp kiểm chứng qua thời gian sử dụng giới chuyên môn đánh giá tốt Khi thực ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào DNNVV, ta thực theo bước sau: Bước 1: Xác định vấn đề gặp phải mong muốn giải vấn đề Từ xác định nhu cầu thực tế quy mô quản lý, chi phí đầu tư trì nhằm tìm giải pháp công nghệ thông tin phù hợp với DNNVV, đáp ứng nhu cầu tổ chức quản lý tổ chức HTTTKT Đối với DNNVV việc xác định giải pháp công nghệ thông tin phù hợp nên đặt vấn đề giải nhu cầu tối đa kế toán phù hợp với HTTTKT mà doanh nghiệp mong muốn mở rộng sang nhánh quản trị khác quản trị nhân sự, quản trị mạng, khả lưu trữ, điện toán đám mây,… Bước 2: Xác định đối tác triển khai, điều có tầm quan trọng không việc lựa chọn giải pháp công nghệ thông tin Đối tác triển khai việc đáp ứng vấn đề chuyên môn chuyển giao giải pháp công nghệ thơng tin cịn cần u cầu sau: có đội ngũ tư vấn triển khai có kinh nghiệm thực tế, đào tạo bản; đối tác có uy tín đảm bảo hợp đồng bảo trì, mở rộng dài hạn; đủ khả tự nâng cao giải pháp công nghệ thông tin phù hợp với quy mô, mức độ phát triển đơn vị tương lai 75 Bước 3: Chuẩn bị đầy đủ sở vật chất, hạ tầng mạng tài phù hợp với giải pháp cơng nghệ thơng tin Cơ sở vật chất không đơn đáp ứng tối thiểu trang thiết bị, phòng ốc cho giải pháp mà cần tính tốn giải phương án hồn tồn mở rộng Những sở vật chất cần đầu tư lâu dài khó nâng cấp hay mở rộng xác định đủ khả hoạt động tương lai 10 năm hệ thống phịng ốc, hệ thống máy vi tính máy chủ - máy con, dây điện dây mạng,… Những sở vật chất nhỏ gọn, linh hoạt máy in, router hay switch, hạ tầng mạng nhà cung cấp đường truyền internet cần xác định vừa đủ, làm giảm chi phí đầu tư ban đầu giảm chi phí khấu hao hoạt động Nền tảng tài cần xây dựng chuẩn bị đủ thời điểm đầu tư phần chi phí dự phịng cho thời gian hoạt động cho giải pháp cơng nghệ thơng tin năm bao gồm chi phí bảo trì, chi phí nâng cấp phần mềm, chi phí thay sở vật chất nhanh hư hỏng,… 3.2.2.3 Thiết kế, xây dựng, bổ sung, hoàn thiện tài liệu quản lý tài liệu kế tốn đơn vị: Sau có máy kế tốn phù hợp, giải pháp cơng nghệ thơng tin cần phải có hệ thống tài liệu để phối hợp hoạt động máy kế toán phận chức với giải pháp công nghệ thông tin, tài liệu địi hỏi có ổn định lâu dài kể DNNVV có phát triển quy mơ hay thay đổi nhân hay thay đổi giải pháp công nghệ thông tin Các tài liệu cụ thể không đơn liên quan đến kế toán mà kết hợp HTTTKT hệ thống quản lý DNNVV, tài liệu bao gồm: (1) Tài liệu quản lý: + Sơ đồ tổ chức phòng chức đơn vị mối quan hệ; + Bảng mô tả chức nhiệm vụ phòng ban đơn vị; + Mục tiêu, định hướng phát triển đơn vị ngắn hạn dài hạn (2) Tài liệu kế toán: + Bảng mơ tả phân cơng nhiệm vụ phịng kế tốn; + Bảng mơ tả phần hành kế tốn; + Các chu trình kế tốn; + Lưu đồ hệ thống; 76 + Sờ dòng liệu; + Lưu đồ chứng từ Các bước xây dựng tài liệu quản lý tài liệu kế tốn thực sau: Bước 1: Xác định rõ chiến lược mục tiêu kinh doanh đơn vị Bước 2: Phân tích tài liệu tại, tài liệu có, tài liệu chưa có Bước 3: Xác định sai xót, vấn đề hoạt động cần thiết khơng cần thiết Có thể sử dụng tài liệu áp dụng rộng rãi đơn vị khác để so sánh, đối chiếu tìm nhược điểm tài liệu đơn vị Bước 4: Điều chỉnh, bổ sung, sửa đổi tài liệu quản lý tài liệu kế toán hành Trong tài liệu kế toán, phải đặc biệt quan tâm đến chu trình kế tốn, xem mạch máu HTTTKT, việc thiết kế, xây dựng chu trình kế tốn, DNNVV thực theo nội dung cụ thể trình bày 1.2.3 – Chu trình kế tốn 3.2.2.4 Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn DNNVV: Tuỳ theo tình hình tổ chức HTTTKT DNNVV mà thực việc tổ chức lại tổ chức HTTTKT sau: (1) Tổ chức hệ thống thông tin đầu vào: Hệ thống thông tin đầu vào xoay quay hệ thống chứng từ sử dụng DNNVV, theo khảo sát, nhân viên DNNVV đánh giá hệ thống chứng từ chấp nhận nhiên cần thiết nâng cao mức độ đáp ứng yêu cầu quản lý, cung cấp thông tin kiểm soát chứng từ hiệu hơn, đặc biệt việc xây dựng hệ thống chứng từ phải tính đến việc ứng dụng công nghệ thông tin mà cụ thể phù hợp với giải pháp công nghệ thông tin mà đơn vị đẩy mạnh áp dụng Các bước thực sau: Bước 1: Xác định đối tượng kế toán, đối tượng kế toán cụ thể, chi tiết Quan trọng bước này, xác định quy mô thực mà máy kế toán phải xử lý số lượng chứng từ đầu vào phát sinh nhằm đưa 77 nhu cầu nhân thực kế tốn cách xác Tiến hành mã hóa đối tượng quản lý cụ thể, chi tiết (xem phụ lục 13) Bước 2: Phân loại chứng từ theo hoạt động kinh doanh, hoạt động kinh doanh lại ứng với phần hay thuộc hoàn toàn vào chu trình kế tốn Bước giúp cho việc xếp chứng từ cách khoa học thuộc hoạt động kinh doanh chu trình kế tốn Trong bước này, ta tiến hành mã hóa đối tượng chi tiết theo hoạt động kinh doanh, chu trình kế tốn Hệ thống mã hóa chứng từ phải thông báo rộng rãi áp dụng thống cho toàn hệ thống Bảng mã xây dựng theo mẫu (xem phụ lục 14) Bước 3: Từ chu trình kế tốn, đơn vị phải thiết kế xây dựng hệ thống lưu đồ chứng từ xuyên suốt phòng chức Phải đảm bảo phòng chứng từ hiểu xem lưu đồ chứng từ “nguyên tắc”, bắt buộc phải tuân thủ phát sinh kiện kinh doanh, kiện kế toán Bước 4: Xây dựng chứng từ mẫu thu thập cơng bố tồn chữ ký cấp lãnh đạo Các mẫu chứng từ thiết kế sử dụng đối chiếu với quy định pháp luật để xác định xem chứng từ bắt buộc phải có chứng từ đơn vị tự thiết kế phù hợp với nhu cầu đơn vị Đối với chứng từ bên nhận đính kèm với mẫu chứng từ đơn vị ban hành để chứng từ bên ngồi hịa vào hệ thống chứng từ mã hóa đơn vị theo chu trình kế tốn Bước 5: Ban hành quy định bảo quản, lưu trữ, cấp phó tiêu hủy chứng từ phòng chức năng, đặc biệt phịng kế tốn Trước tiên, bảo quản, lưu trữ, cấp phó tiêu hủy chứng từ đơn vị cần phải tuân thủ quy định theo văn quy phạm pháp luật Luật Lưu trữ, Luật Kế toán, Luật thuế Sau đó, đơn vị đơn vị vào yêu cầu quản lý kiểm soát chứng từ để ban hành quy định cụ thể Theo khảo sát, DNNVV hầu hết chọn lưu trữ thủ công phải quan trọng nhất, điều hoàn toàn hợp lý theo quy định văn pháp luật chưa đủ cho nhu cầu quản lý kiểm soát, đặc biệt việc DNNVV cần phải đẩy mạnh ứng dụng giải pháp công nghệ thông tin HTTTKT, vậy, chứng từ hợp lệ có đầy đủ chữ ký bên liên quan mã hóa theo chu trình kế tốn, sau lưu trữ thủ cơng, nhân viên kế 78 tốn phụ trách chu trình phải có trách nhiệm scan để số hóa chứng từ, tiến hành lưu hệ thống mạng nội máy chủ (đề xuất ứng dụng giải pháp cơng nghệ thơng tin tối thiểu có mạng nội bộ, không thuê mướn hệ thống lưu trữ bên ngồi qua điện tốn đám mây) Tiến hành lưu tồn hệ thống định kỳ tháng lần để bảo vệ liệu kế toán lưu máy chủ Đặc biệt, giải pháp công nghệ thông tin yêu cầu đặc biệt vậy, cần phân quyền cụ thể quyền tiếp cận liệu hệ thống, khuyến khích phân quyền tiếp cận liệu cho Kế tốn trưởng, kế tốn viên thực số hóa liệu đưa liệu vào hệ thống, không quyền tiếp cận liệu toàn hệ thống đơn vị; riêng Ban giám đốc người thụ hưởng kết từ HTTTKT khơng có nhu cầu tiếp cận liệu kế toán Bước 6: Xây dựng quy chế kiểm sốt chứng từ thường xun khơng thường xuyên Việc kiểm soát, kiểm tra việc tuân thủ hoàn toàn quy định vế chứng từ việc nên làm nhằm tránh gian lận, sai xót vơ tình cố ý Kiểm tra, kiểm sốt thường xun quy định thành mốc thời gian cụ thể kỳ kế tốn, diễn lần/q hay 1lần/tháng tùy vào số lượng kiện kinh doanh kiện kế toán phát sinh Kiểm tra, kiểm sốt khơng thường xun cần phải xem xét thực thi xuất nghi vấn từ nội bên nhằm giảm rủi ro sai xót hay gian lận (2) Tổ chức hệ thống xử lý thông tin: Hệ thống xử lý thông tin gồm tập hợp công việc thực hệ thống tài khoản kế toán hệ thống sổ kế tốn Với giải pháp cơng nghệ thơng tin cụ thể, đặc biệt nhấn mạnh khai thác tối đa phần kế tốn nên địi hỏi hệ thống tài khoản kế tốn hệ thống sổ kế toán phải thực hồn tồn giải pháp cơng nghệ thơng tin Về hệ thống tài khoản kế toán, vào yêu cầu quản lý, phù hợp với quy mô DNNVV phải tuân thủ quy định pháp luật, việc sử dụng hệ thống tài khoản kế toán phải thực theo bước sau: Bước 1: Lập nhập hệ thống tài khoản kế toán vào phần mềm kế toán theo quy định chế độ kế toán Căn vào tình hình thực tế DNNVV mà xác định chi tiết hóa tài khoản kế tốn cấp Sử dụng ký hiệu số ký hiệu chữ cho 79 tài khoản chi tiết Việc lập thiết kế tài khoản chi tiết phải tính đến việc mở rộng tương lai để tránh trường hợp sau phải đánh lại toàn hệ thống tài khoản chi tiết không lường trước phát triển DNNVV Khi hoàn thành việc thiết kế tài khoản chi tiết, cần phải có đồng ý ban giám đốc kế toán trưởng tương tự việc hủy bỏ tài khoản kế toán chi tiết Bước 2: Phân quyền tiếp cận, nhập liệu vào tài khoản kế tốn Căn vào bảng mơ tả phần hành kế tốn bảng phân cơng nhiệm vụ nhân viên phịng kế tốn, admin 17 - phải người nhất, ưu tiên kế toán trưởng – cấp quyền cho nhân viên tiếp cận tài khoản hệ thống tài khoản kế toán tài khoản chi tiết liên quan đến phần hành nhân viên Bước 3: Phải đảm bảo giải pháp công nghệ thông tin phải để lại dấu vết kiểm toán Việc thiết kế mới, hay hủy tài khoản kế toán chi tiết, việc chỉnh sửa liệu kế toán (số tiền, ngày tháng kiện kế toán, tài khoản đối ứng,…) phải có để lại dấu vết kiểm tốn, có nghĩa dù admin hay nhân viên thừa hành nhiệm vụ tiến hành đăng nhậ, nhập liệu chỉnh sửa ghi lại phần mềm không chỉnh sửa hay phần dấu vết kiểm toán Về hệ thống sổ kế toán, mẫu sổ theo quy định chế độ kế toán cần phải nhập mẫu có sẵn giải pháp cơng nghệ thơng tin Hệ thống sổ kế tốn vừa phải tn thủ hình thức kế tốn áp dụng đăng ký với quan nhà nước vừa phải đáp ứng nhu cầu trích xuất, thống kê lập sổ chi tiết cần thiết Hiện nay, theo khảo sát hầu hết DNNVV áp dụng hình thức kế tốn Nhật ký chung, hình thức kế tốn tương đối ưu việt đơn giản hình thức kế tốn khác, nhiên việc lập sổ tay không làm tăng hiệu công việc nhiều vấn đề khác nên khuyến khích DNNVV áp dụng hình thức kế tốn máy vi tính Các sách kế tốn đặc biệt áp dụng đơn vị kế toán như: phương pháp khấu hao, phương pháp tính giá hàng tồn kho, phương pháp tính giá thành phẩm, bán thành phẩm, sách tín dụng,… phải thể văn thơng báo rộng rãi đến tồn phịng chức (3) Tổ chức hệ thống thơng tin đầu ra: Người giữ quyền admin người giữ quyền cao giải pháp công nghệ thông tin mà phần mềm kế toán, phần mềm quản lý phần mềm ERP 17 80 Một HTTTKT đánh giá hiệu quả, thành cơng hay khơng phần lớn phụ thuộc vào chất lượng sản phẩm đầu - chất lượng thông tin kế tốn, chất lượng thơng tin kế tốn phải đảm bảo tính hữu ích trình bày mục 1.1.3 – Tính hữu ích thơng tin kế tốn, ngồi chất lượng thơng tin kế tốn cần đối tượng sử dụng đánh giá bao gồm đánh giá hình thức đánh giá nội dung Hệ thống thơng tin đầu thực theo bước sau đây: Bước 1: Xác định nhu cầu thơng tin kế tốn Hiện nay, theo khảo sát, 90% thơng tin kế tốn tạo phục vụ cho cơng tác kế tốn u cầu quan chức quan thuế, quan quản lý đầu tư, quan thống kê Rõ ràng, nhu cầu thơng tin kế tốn đơn giản không đánh giá cao DNNVV cần tiếp cận với vấn đề khác tiếp cận vốn vay, tiếp cận đầu tư, liên doanh, liên kết huy động vốn sơ cấp thứ cấp thị trường chứng khốn Ngồi ra, thơng tin kế tốn cịn cần để cấp quản lý đưa định, đặc biệt định kiểm soát mở rộng sản xuất hay thu hẹp sản xuất, định thêm sản phẩm hay tiếp tục sản phẩm cũ, định đầu tư vào thị trường khác,… Tóm lại, tùy thuộc vào đối tượng sử dụng mà thơng tin kế tốn cung cấp phải phù hợp đáp ứng yêu cầu thơng tin đối tượng đó, việc xác định nhu cầu thông tin thực chất việc xác định đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn, tổng cộng có ba nhóm đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn: quan chức năng, nhà quản lý doanh nghiệp đối tượng khác nội doanh nghiệp, nhà đầu tư, ngân hàng, chủ nợ,…cả ba nhóm đối tượng cung cấp thơng tin kế tốn quy định Luật kế toán chế độ kế tốn thơng tin kế tốn tài bao gồm báo cáo (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính), ba nhóm này, nhóm đối tượng nhà quản lý nội doanh nghiệp số nhà đầu tư u cầu cung cấp thơng tin kế tốn quản trị ta có báo cáo kế tốn quản trị Một để xác định nhu cầu thơng tin kế tốn vào thời gian, báo cáo kế tốn tài thường lập q kỳ kế tốn cịn báo cáo quản trị có tần suất cao đến tháng cần 81 Bước 2: Xác định mẫu báo cáo thông tin kế tốn Căn vào nhu cầu thơng tin kế tốn mà ta cố định mẫu báo cáo thông tin kế tốn Riêng thơng tin kế tốn tài có mẫu báo cáo quy định cụ thể nên DNNVV buộc phải cung cấp thông tin kế tốn tài theo mẫu này, cịn thơng tin kế tốn quản trị thật đa dạng tùy thuộc vào u cầu thơng tin kế tốn từ phía ban lãnh đạo, ban quản lý mà máy kế tốn buộc phải cung cấp Tuy nhiên, có thơng tin kế tốn quản trị trình bày thành dạng mẫu thiết kế sẵn mức độ sử dụng thường xuyên như: Báo cáo kết hoạt động kinh doanh (theo kế toán quản trị), loại báo cáo dự tốn, báo cáo tính giá thành sản phẩm, báo cáo lựa chọn phương án,… Các mẫu báo cáo cần thiết kế có khả sẵn sàng mở rộng giải pháp công nghệ thơng tin Bước 3: Phân tích thơng tin kế tốn đánh giá thơng tin kế tốn từ đối tượng sử dụng Các thơng tin kế tốn cung cấp kịp thời đối tượng sử dụng đem lại nhiều kết quả, kết phụ thuộc vào khả phân tích thơng tin kế tốn mà thơng tin trình bày báo cáo kế tốn tài thơng tin kế toán quản trị Nhà quản lý DNNVV cần xem xét việc tự phân tích đánh giá chất lượng thơng tin kế tốn trình bày báo cáo kế tốn tài báo cáo kế tốn quản trị phải tìm điểm cịn hạn chế cần khắc phục Ngồi ra, DNNVV định kỳ cung cấp báo cáo kế tốn tài báo cáo kế tốn quản trị cho đối tượng phi truyền thống nhà đầu tư mạo hiểm, nhà phân tích dự báo kinh tế để lấy đóng góp ý kiến đánh giá chất lượng thơng tin trình bày báo cáo nhằm nâng cao chất lượng thơng tin kế tốn, đáp ứng ngày cao nhu cầu thơng tin kế tốn đối tượng sử dụng bên lẫn bên DNNVV 3.3 Một số kiến nghị: 3.3.1 Đối với quan nhà nước: 3.3.1.1 Đối với Chính phủ: Chính phủ, quan lập pháp hành pháp tiếp tục hoàn thiện văn quy phạm pháp luật, sách liên quan đến DNNVV, đặc biệt tạo hành lang pháp lý vững môi trường kinh doanh công lành mạnh 82 Bộ Tài tiếp tục tham mưu cho Chính phủ Quốc hội sửa đổi, bổ sung hồn thiện Luật Kế tốn, chế độ kế tốn, chuẩn mực kế tốn theo hướng có mạnh dạn tiếp thu điểm tốt, kinh nghiệm từ quốc tế thông lệ quốc tế đồng thời có xem xét điều chỉnh cho phù hợp với đặc điểm, truyền thống xã hội văn hóa Việt Nam Các Bộ, quan ngang Bộ, ngành phụ trách quản lý nhà nước cần phải nhìn nhận xem xét nhóm DNNVV nhóm cần ưu tiên địi hỏi cơng hoạt động đầu tư, kinh doanh, sản xuất so với doanh nghiệp thuộc nhà nước doanh nghiệp lớn 3.3.1.2 Đối với quan quyền thành phố Hồ Chí Minh: Thành phố Hồ Chí Minh thành phố động, nơi tập trung nhiều hội thách thức cho DNNVV nơi tập trung đông đảo DNNVV nước nên vô hình chung, sách điều hành, quản lý quan thành phố Hồ Chí Minh xem hình mẫu, kinh nghiệm cho tỉnh, thành khác Vì vậy, thành phố Hồ Chí Minh cần đầu cơng tác thực hóa nhanh chóng văn từ Quốc hội Chính phủ DNNVV Hiện nay, quyền thành phố Hồ Chí Minh với đại diện quản lý DNNVV Sở có phần thông tin cung cấp riêng cho DNNVV Sở Kế hoạch đầu tư, Sở Cơng thương,…Vì vậy, cần quyền cần liệt việc thực hóa đường lối, sách hỗ trợ DNNVV từ Trung ương điều kiện tảng quan trọng để DNNVV có hội kinh doanh hiệu quả, phát triển, mở rộng quy mơ 3.3.2 Đối với tổ chức nghề nghiệp: Hiện nay, chung tay góp sức cho phát triển DNNVV, ngồi quan quyền cịn có tổ chức nghề nghiệp như: Hội kế toán kiểm toán Việt Nam, Hội kiểm toán viên hành nghề Việt Nam, Hiệp hội doanh nghiệp nhỏ vừa Việt Nam,… tổ chức nơi giao lưu, học hỏi giải vấn đề vướng mắc hệ thống DNNVV, thành viên tổ chức thường nhà quản lý doanh nghiệp Vì vậy, để DNNVV phát triển bền vững tổ chức nghề nghiệp cần phải: 83 - Tích cực hỗ trợ mặt pháp lý cho DNNVV tư vấn, hỗ trợ đào tạo pháp lý; - Tổ chức hội thảo, giao lưu tình hình kinh tế xa, lĩnh vực hoạt động cầu nối giao lưu quan quyền DNNVV; - Tích cực sâu, sát tìm hiểu đặc thù, khó khăn, hạn chế DNNVV để đề xuất, tham vấn, góp ý cho quan có liên quan nhằm tìm giải pháp tháo gỡ đẩy mạnh hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh DNNVV Ngoài tổ chức nghề nghiệp, DNNVV cịn sinh hoạt, giao lưu tổ chức đoàn thể Câu lạc doanh nhân trẻ, Câu lạc doanh nghiệp ngành theo ngành nghề Đây vừa sân chơi, vừa nơi tháo gỡ, giúp đỡ lẫn DNNVV nhằm vượt qua khó khăn kinh tế 3.3.3 Đối với sở đào tạo: Các sở đào tạo nơi tạo nguồn nhân lực cho xã hội nói chung cho doanh nghiệp nói riêng, kinh tế nay, DNNVV chiếm số đơng vậy, chắn nhu cầu tuyển dụng người lao động am hiểu, tường tận giỏi chuyên môn hoạt động DNNVV mong muốn tất doanh nghiệp Vì vậy, sở đào tạo cần nghiên cứu đưa vào giảng dạy nội dung có liên quan đến DNNVV Các sở đào tạo nơi mà nhà hoạch định sách tham khảo ý kiến kinh nghiệm, định hướng phát triển DNNVV làm sở cho việc xây dựng văn pháp lý hỗ trợ phát triển DNNVV cách bền vững 3.3.4 Đối với DNNVV: Các DNNVV cần mạnh dạn tham gia vào lĩnh vực , ngành nghề lạ, dù mạnh DNNVV đem lại lợi ích kinh doanh, lợi nhuận lớn ngành chế biến thủy hải sản, nông lâm ngư nghiệp, ngành bán lẻ phân phối,… Các nhà lãnh đạo, quản lý DNNVV mạnh dạn thay đổi tư quản lý định, đặc biệt mạnh dạn ứng dụng giải pháp công nghệ thông tin vào quản lý, HTTTKT để làm tăng hiệu chất lượng thông tin kế tốn, làm giảm 84 chi phí hoạt động thường xuyên, kịp thời đưa định nhanh chóng xác Chất lượng thơng tin kế tốn nâng cao giúp cho DNNVV tiếp cận với nhiều nhà đầu tư, tiếp cận vốn vay giá rẻ dài hạn tiền đề quan trọng để DNNVV tham gia vào lĩnh vực đặc biệt kỹ thuật cao, tham gia vào chuỗi cung ứng cho tập đồn cơng nghệ nước ngồi Chủ động việc liên kết, đưa yêu cầu, kiến nghị giải pháp tổ chức nghề nghiệp, quan quản lý, quan quyền, quan lập pháp hành pháp để hỗ trợ, giải khó khăn thân DNNVV, ngành nghề hay sách khác kinh tế Tăng cường liên doanh liên kết tạo thành chuỗi cung ứng lẫn nhau, vừa làm tăng hiệu kinh doanh, giảm chi phí sản xuất vừa giúp DNNVV kiếm thêm lợi nhuận giúp đỡ qua giai đoạn khó khăn trước mắt lâu dài KẾT LUẬN CHƯƠNG Với việc tổng hợp sở lý luận chương 1, kết hợp với kết khảo sát tìm điểm mạnh, điểm yếu nguyên nhân gây hạn chế DNNVV chương 2, nên chương 3, với mong muốn nâng cao hiệu tổ chức HTTTKT DNNVV địa bàn thành phố Hồ Chí Minh nên tác giả mạnh dạn đưa quan điểm, định hướng đề xuất giải pháp làm cụ thể hóa định hướng đề Các giải pháp với kiến nghị dành cho đối tượng khác giúp cho hoạt động DNNVV nói chung hiệu HTTTKT nói riêng ngày cao hơn, góp phần bền vững phát triển DNNVV địa bàn thành phố Hồ Chí Minh 85 KẾT LUẬN DNNVV với đặc thù riêng biệt thành phần kinh tế quan trọng kinh tế, bền vững phát triển DNNVV có ý nghĩa quan trọng không nhà quản lý DNNVV mà quan trọng với nhà hoạch định sách kinh tế vĩ mơ Từ việc hệ thống hóa sở lý luận bản, việc khảo sát tìm điểm chung DNNVV địa bàn thành phố Hồ Chí Minh việc tổ chức HTTTKT DNNVV, tác giả cố gắng xây dựng giải pháp liên quan đến tổ chức HTTTKT từ việc tổ chức máy kế toán việc ứng dụng giải pháp công nghệ thông tin vào tổ chức HTTTKT nhằm tạo thơng tin kế tốn thực có chất lượng dành cho đối tượng sử dụng bên lẫn bên DNNVV Ngoài ra, đề tài đưa số kiến nghị dành cho bên có liên quan, kiến nghị khơng nằm mục tiêu ban đầu đặt nâng cao hiệu tổ chức HTTTKT DNNVV địa bàn thành phố Hồ Chí Minh Mong rằng, đề tài góp phần nhỏ vào phát triển DNNVV nói riêng kinh tế Việt Nam nói chung, để DNNVV ngày phát triển bền vững, sẵn sàng hội nhập với quốc tế ... thuộc hệ thống thơng tin kế tốn xương sống chu trình kế tốn hệ thống huyết mạch hệ thống thơng tin kế tốn đơn vị 1.2.1.2 Đặc điểm tổ chức hệ thống thông tin kế toán đơn vị kế toán Trong đơn vị kế. .. thực chức kế tốn – chức thông tin chi tiết kiểm tra, Các phần cấu thành hệ thống kế toán bao gồm: - Hệ thống văn pháp lý liên quan đến kế toán; - Hệ thống kỹ thuật nghiệp vụ kế toán; - Hệ thống. .. đề lý luận hệ thống thơng tin kế tốn: 1.2.1 Hệ thống thơng tin kế tốn đặc điểm hệ thống thơng tin kế tốn đơn vị kế tốn 1.2.1.1 Lý luận hệ thống thơng tin kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn tập