Đang tải... (xem toàn văn)
Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan ban hành văn bản. Số trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 13. Tên loại và trích yếu nộ[r]
(1)UBND HUYỆN PHƯỚC SƠN CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHỊNG GIÁO DỤC&ĐÀO TẠO Độc lập - Tự - Hạnh phúc
Số : 108/PGD&ĐT-VT Phước Sơn, ngày 27 tháng năm 2012 V/v Hướng dẫn kỹ thuật trình bày văn
bản theo Thơng tư 01/2011/TT-BNV
Kính gửi : Hiệu trưởng đơn vị, trường học trực thuộc
Thực Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Phịng GD&ĐT huyện Phước Sơn hướng dẫn cụ thể đơn vị, trường học trực thuộc sau :
I- QUI ĐỊNH CHUNG :
1 Phông chữ trình bày văn :
Phơng chữ sử dụng trình bày văn máy vi tính phơng chữ tiếng Việt mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001
2 Khổ giấy lề văn :
- Khổ giấy : Văn trình bày khổ giấy A4 - Căn lề văn :
+ Lề : cách mép từ 20-25mm + Lề : cách mép từ 20-25mm + Lề trái : cách mép trái từ 30-35mm + Lề phải : cách mép phải từ 15-20mm II- KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN :
1 Quốc hiệu : Trình bày thành dịng, chiếm khoảng ½ trang giấy theo chiều ngang phía bên phải
- Dịng thứ : “CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” trình bày chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ 13;
- Dòng thứ hai : “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” trình bày chữ in thường, đứng, đậm, cỡ chữ 14; dịng có đường kẻ liền nét có độ dài dịng chữ
Ví dụ : CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc
2 Tên quan ban hành văn :
Trình bày thành dịng, chiếm khoảng ½ trang giấy theo chiều ngang phía bên trái
(2)- Tên quan ban hành văn “TRƯỜNG TH LÊ VĂN TÁM” trình bày chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ 13; dịng có dường kẻ liền nét, có độ dài 1/3 đến ½ dịng chữ đạt canh cân đối so với dịng chữ
Ví dụ : PHÒNG GD&ĐT PHƯỚC SƠN TRƯỜNG TH LÊ VĂN TÁM Ví dụ : PHỊNG GD&ĐT PHƯỚC SƠN
TRƯỜNG THCS TRẦN QUỐC TOẢN 3 Số, ký hiệu văn :
Số, ký hiệu văn đặt canh tên quan ban hành văn Số trình bày chữ in thường, ký hiệu chữ in hoa, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 13
- Số văn số thứ tự đăng ký văn văn thư quan, số 01 vào ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 năm
- Ký hiệu văn có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn chữ viết tắt tên quan ban hành văn
Ví dụ :
+ Tờ trình Trường Tiểu học Lê Văn Tám : Số : … /TTr-LVT + Báo cáo Trường Mẫu giáo Sơn Ca : Số :……/BC-MGSC
+ Quyết định Trường THCS Phước Năng : Số : ……/QĐ-THCSPN - Ký hiệu công văn bao gồm chữ viết tắt tên quan ban hành công văn chữ viết tắt tên phận soạn thảo cơng văn
Ví dụ :
+ Công văn Trường Tiểu học Lê Văn Tám phận chuyên môn soạn thảo : Số : … /LVT-CM
4 Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn : trình bày cùng dòng với số, ký hiệu, đặt canh Quốc hiệu; trình bày chữ in thường, nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14
- Địa danh ghi văn tên nơi quan đóng trụ sở
- Ngày, tháng, năm ngày, tháng, năm văn ban hành Ví dụ :
+ Văn Trường Tiểu học Tô Vĩnh Diện : Phước Năng, ngày 05 tháng năm 2012 5 Tên loại trích yếu nội dung văn :
- Tên loại văn tên loại văn quan ban hành Khi ban hành văn phải ghi tên loại, trừ công văn Tên loại đặt canh trang giấy, trình bày chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ 14
(3)Ví dụ :
BÁO CÁO
Về việc chuẩn bị năm học 2012-2013
- Trích yếu nội dung cơng văn trình bày canh số, ký hiệu văn bản, sau từ “V/v”, chữ in thường, đứng, cỡ chữ 13
Ví dụ : Số : 01/MNAH-CM
V/v Thực hồ sơ sổ sách chuyên môn 6 Nội dung văn :
a) Nội dung văn thành phần chủ yếu văn bản, phải đảm bảo yêu cầu sau :
- Phù hợp với hình thức văn sử dụng;
- Phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng; phù hợp với quy định pháp luật;
- Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác;
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông; (Khơng dùng từ địa phương, từ nước ngồi khơng cần thiết)
- Chỉ viết tắt từ, cụm từ, thông dụng; Đối với từ, cụm từ sử dụng nhiều lần văn viết tắt, chữ viết tắt lần đầu từ, cụm từ phải đặt ngoặc đơn thích sau từ, cụm từ đó;
Ví dụ : Phòng Giáo dục Đào tạo (GD&ĐT) huyện Phước Sơn - Viết hoa văn phải theo quy định
b) Kỹ thuật trình bày :
Phần nội dung văn trình bày chữ in thường, canh dàn hai lề trang giấy; kiểu chữ đứng, cỡ chữ 14; Khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải lùi vào 1cm đến 1,5cm (1 Tab)
7 Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền : - Trường hợp ký thay người đứng đầu quan phải ghi tắt chữ ký thay “KT.” vào trước chức vụ người đứng đầu
- Quyền hạn, chức vụ người ký trình bày chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ 13
- Họ tên người ký văn trình bày chữ in thường, đứng, đậm cỡ chữ 13 đến 14, đặt canh so với quyền hạn, chức vụ người ký
Ví dụ : KT.HIỆU TRƯỞNG PHĨ HIỆU TRƯỞNG
(4)8 Dấu quan :
Việc đóng dấu văn thực theo quy định Khoản Khoản Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư quy định pháp luật có liên quan
Dấu quan đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái; Dấu giáp lai đóng vào mép phải văn bản, trùm lên phần tờ giấy, dấu đóng tối đa 05 trang văn
9 Nơi nhận : Trong văn nơi nhận trình bày gồm phần :
- Phần “Kính gửi”, sau tên quan trực tiếp giải cơng việc; Từ “Kính gửi” tên quan, cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, đứng, cỡ chữ từ 13 đến 14
- Phần “Nơi nhận”, phía từ “Như trên”, tên quan, cá nhân khác nhận văn Từ “Nơi nhận” trình bày dòng riêng (ngang hàng với quyền hạn, chức vụ người ký sát lề trái), trình bày chữ in thường, nghiêng, đậm, cỡ chữ 12 Sau chữ “Nơi nhận” có dấu hai chấm (:)
Từ “Như trên” quan, đơn vị cá nhân nhận văn trình bày gạch đầu dịng, sát lề trái, phía chữ “Nơi nhận”, chữ in thường, đứng, cỡ chữ 11; Sau dịng có dấu chấm phẩy (;) Dòng cuối chữ “Lưu: VT.” phận soạn thảo văn viết tắt
Trên hướng dẫn số qui định cụ thể, trực tiếp thể thức kỹ thuật trình bày văn phụ lục kèm theo đơn vị, trường học trực thuộc Đề nghị đồng chí Hiệu trưởng trường triển khai thực loại văn theo hướng dẫn nghiêm túc đạt hiệu Nếu đơn vị thực văn thức kỹ thuật trình bày Hiệu trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Phòng GD&ĐT huyện
Nơi nhận : TRƯỞNG PHÒNG
- Như trên; (Đã ký đóng dấu)
(5)