Họ thường giới thiệu về TLX của mình tại các hội thảo, hội nghị, tọa đàm, đưa chúng vào danh mục tài liệu, vào các tờ rơi, sách hướng dẫn … Thậm chí một số cơ quan, đơn vị còn gia nhập v[r]
(1)TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU XÁM Tên gọi
Thuật ngữ tiếng Anh “grey literature” để phân biệt với “white literature” Từ “grey” bắt nguồn từ thực tế tài liệu không xuất phổ biến rộng rãi cộng đồng khơng có mặt kênh phát hành hay bán hàng truyền thống nhà xuất bản, nhà phát hành …Nói cách khác, “grey” đặc điểm phương thức phân phối Với thuật ngữ “grey literature” đa số chuyên gia thông tin thư viện Việt Nam dịch “tài liệu xám” Cũng có số gọi “tài liệu khơng cơng bố”, để đối lập với “tài liệu công bố” (white literature)
Định nghĩa
Có nhiều định nghĩa khác tài liệu xám chuyên gia ngành thơng tin thư viện cịn tranh cãi với định nghĩa tài liệu xám đồng thời thể chất – vốn tâm điểm bàn luận ngành
Tại Hội nghị quốc tế lần thứ Tài liệu xám (TLX) tổ chức Mỹ năm 1999, người ta định nghĩa TLX tài liệu “được tạo tất cấp quyền, quan, đơn vị nghiên cứu, trường học, doanh nghiệp, dạng in ấn điện tử không bị chi phối nhà xuất hoạt động mục đích thương mại.”
Trang wikipedia định nghĩa TLX bao gồm thực thể tài liệu “khơng thể tìm thấy cách dễ dàng thông qua kênh thông thường nhà xuất mà thường dạng tài liệu gốc sản sinh.”
(2)có mặt kênh thơng thường, hệ thống xuất bản, phân phối, kiểm soát thư tịch bổ sung nhà sách đại lý thực hiện.”
Một số định nghĩa khác TLX:
“không diện thư mục sở liệu hay bảng mục, dạng in ấn điện tử”
“chỉ trình bày, báo cáo, ghi chép tài liệu khác sản sinh xuất quan nhà nước, quan viện nghiên cứu đơn vị khác, không phát hành đánh mục nhà xuất hoạt động mục đích thương mại Rất nhiều tài liệu loại khó tìm kiếm” (Thư viện William & Mary – Viện nghiên cứu Hải dương học Virginia)
“chỉ tài liệu dạng tài liệu có vịng đời ngắn, phát hành với số lượng hạn chế, không thuộc kênh phân phối xuất thức.” (Thư viện Y học – Đại học Ottawa)
“chỉ nghiên cứu không xuất xuất với mục đích phi thương mại” (Thư viện Đại học New England)
Tóm lại, TLX tài liệu không công bố rộng rãi, thường khơng có mặt kênh phát hành, phân phối truyền thống, công bố nội quan, đơn vị, trường học, nội dung chuyên sâu chuyên ngành, lĩnh vực không chịu tác động mục đích thương mại
Vai trò TLX
(3)lĩnh vực, chủ đề cụ thể thân TLX thường tập trung vào ngành, chun mơn Bên cạnh đó, TLX góp phần bổ sung vào nguồn tài ngun thơng tin miễn phí cho cộng đồng người sử dụng, đặc biệt nước phát triển Một số nhà nghiên cứu cho rằng, TLX đời nhanh chóng, mang tính linh hoạt cao, cập nhật, cung cấp nhiều thông tin kiến thức lĩnh vực mà nghiên cứu
Ai tạo TLX?
Các đối tượng tạo TLX phong phú, quan, đơn vị nghiên cứu, trường đại học, quan phủ, nhà xuất tư nhân, tập đoàn, tổ chức nghề nghiệp, tổ chức tư vấn (Think Tank) …
Các loại TLX
Tài liệu xám đa dạng, phong phú, khó kể hết Một số loại TLX hay nhắc đến sử dụng là:
- Báo cáo kỹ thuật, trình bày hội thảo, kỷ yếu - Các tiêu chuẩn
- Bằng phát minh, sáng chế - Bản tin nội
- Văn tài liệu phủ - Tiểu luận, luận án luận văn - Bài giảng, thuyết trình - Bảng thống kê
(4)Theo ý kiến số tác Weintraub, loại tài liệu phổ biến tài liệu văn phủ, bao gồm luật, luật, thơng tư, thị, hướng dẫn, nghị định, báo cáo tổng kết Ở Mỹ có riêng quan Cục in ấn chịu trách nhiệm xuất phổ biến tài liệu phủ Một loại tài liệu khác phổ biến có vai trị vơ to lớn với giới học thuật kỷ yếu hội thảo, luận án luận văn “Phổ biến” có nghĩa quan giáo dục có loại tài liệu cán nhân viên người học quan sản sinh lưu trữ quan Tuy vậy, để truy cập sử dụng chúng điều không dễ dàng, người sử dụng bên ngồi quan khơng biết đến tồn chúng cách tra cứu
TLX thường dạng in ấn điện tử, số lưu đĩa CD-ROM
Trong khứ, để sử dụng TLX người dùng thường phải đến tận nơi lưu trữ chờ nhận TLX chuyển tới qua đường thư tín Việc làm nhiều thời gian công sức người dùng
Theo Mackenzie, TLX truyền thống có đặc điểm sau đây:
- Liên quan đến đối tượng thơng tin mang tính vật lý: dạng cứng, cá nhân tổ chức tạo TLX xuất phát hành
- Chủ thể tạo TLX không thuộc ngành thông tin theo nghĩa (nhà xuất bản); họ tổ chức, cá nhân lĩnh vực khác trường đại học, viện nghiên cứu, quan nhà nước
- Với cá nhân, tổ chức tạo TLX,việc tạo phổ biến sản phẩm thông tin khơng phải mục đích chính; khơng có cấu phổ biến TLX thức
(5)- Cần công cụ thư tịch chuyên biệt nhằm tạo thuận lợi cho trình xác định tiếp cận TLX
Hiện nay, với TLX đời, ngồi hình thức in ấn, TLX thường có thêm ấn điện tử, lưu trữ sở liệu, website quan sản sinh chúng mà người ta thường gọi TLX dạng điện tử Ngoài ra, quan, tổ chức sản sinh TLX ngày nỗ lực ý nhiều đến việc giới thiệu, quảng bá TLX đơn vị mình, khơng cịn để chúng dạng “hữu xạ tự nhiên hương” Họ thường giới thiệu TLX hội thảo, hội nghị, tọa đàm, đưa chúng vào danh mục tài liệu, vào tờ rơi, sách hướng dẫn … Thậm chí số quan, đơn vị cịn gia nhập vào dự án nguồn học liệu mở nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng mở rộng mức độ phổ biến phạm vi ảnh hưởng TLX
Tìm kiếm TLX nào?
Do nguồn gốc phong phú chất ‘khơng xuất bản” nên khó tìm kiếm TLX Người ta tìm TLX thơng qua quan, tổ chức, đơn vị có khả xuất loại TLX nhiều Ví dụ để tìm TLX y học, người ta vào website trường đào tạo chuyên ngành y học, viện y học… Việc tìm kiếm TLX mạng làm người dùng tốn nhiều thời gian phải tra cứu nguồn thông tin khổng lồ
Ngày nay, với đời internet cơng nghệ số, việc tìm kiếm TLX trở nên dễ dàng hơn, người dùng cần ngồi chỗ click chuột để tìm kiếm Tuy vậy, nguồn thông tin khổng lồ TLX, cách tra cứu lệnh tìm kiếm nguồn TLX khơng giống nhau, việc tra cứu cịn gặp nhiều khó khăn Để tìm TLX, người ta thường dựa vào:
(6)- Cơ quan, đơn vị, tổ chức có khả tạo tài liệu xám theo chủ đề, đề tài cần tìm
- Dùng cơng cụ tìm kiếm (google, yahoo …) liên quan đến khoa học, sử dụng từ khóa
- Qua thư mục tìm kiếm cơng cộng trực tuyến OPAC - Đề nghị nhân viên thư viện giúp đỡ
- Qua hình thức truyền miệng
Các vấn đề gây tranh cãi TLX
Có nhiều vấn đề gây tranh cãi TLX giới nghiên cứu Bài viết xin nêu vấn đề sau đây:
- Định nghĩa TLX rộng, hay thay đổi thường gây nhiều tranh cãi TLX chứa đựng nhiều thành phần khác
- Thiếu tính kiểm sốt thư mục, khả nhận diện khơng cao từ gây nhiều khó khăn cho việc định số, bổ sung, truy cập, tìm kiếm
- Chất lượng loại TLX khác
- Đối tượng sử dụng loại TLX bó hẹp, phạm vi định
- TLX chưa quan tâm mức để quảng bá bên ngồi, làm người sử dụng khơng biết đến tồn chúng
- Đôi TLX nằm ranh giới tài liệu công bố tài liệu không công bố
- Thực chất TLX có “miễn phí” hay khơng? Mặc dù người dùng khơng phải trả phí, có người tiền cho việc nghiên cứu, xuất sử dụng TLX
(7)- Ảnh hưởng internet, công nghệ số tới TLX nào: làm TLX trở nên phổ biến, dễ tìm kiếm, đáng tin cậy hay làm cho TLX trở nên phức tạp, khó kiểm sốt truy cập hơn?
Xu hướng phát triển vấn đề cần giải TLX
Dù nhiều tranh cãi xung quanh TLX, người ta phủ nhận, số lượng TLX ngày phát triển đến mức thống kê xác Bên cạnh đó, ngày nhiều nhà nghiên cứu, chun gia tìm kiếm trích dẫn TLX; nói cách khác, TLX trở thành nguồn tài liệu tham khảo phổ biến giới học thuật Đa số người dùng ngày có niềm tin vào tính chun nghiệp, độ tin cậy TLX Ngoài ra, cách đơn lẻ hay hợp tác, quan sản sinh TLX cố gắng xử lý loại hình tài liệu nhằm tạo thuận lợi cho việc nhận diện chúng, cung cấp kết nối trực tuyến, lệnh tìm kiếm nhiều nhằm tạo thuận lợi tối đa cho người dùng tìm kiếm truy cập TLX Và đặc biệt, tương lai, theo số nhà nghiên cứu có Mackenzie, vai trị ngành công nghiệp xuất bị lu mờ lớn mạnh môi trường thông tin mà “xám” phương thức phát hành chủ yếu
Tuy vậy, nhiều vấn đề mà quan sản sinh, người sử dụng nhà nghiên cứu TLX quan tâm tìm phương hướng giải Các vấn đề bao gồm:
- Làm để TLX có tính kiểm soát thư mục, dễ truy cập hơn?
- Chuẩn nội dung siêu liệu TLX có phù hợp mang tính quốc tế để truy cập TLX
(8)- Làm để khẳng định TLX hữu ích tương lai khơng có cơng cụ để đảm bảo việc truy cập đến tất nội dung TLX - Phương pháp mơ hình đảm bảo rẳng giá trị TLX đến với nhà nghiên cứu
- Làm để tận dụng mạnh internet giảm thiểu khó khăn mà internet cơng nghệ số mang lại cho TLX
Kết luận
Dù ủng hộ hay chịu nhiều nghi ngại, TLX nguồn tài liệu tham khảo thông dụng giới học thuật, ngày có nhiều người tìm đến TLX tài liệu quan trọng thống Và dù dạng in ấn có giảm đi, TLX tồn dạng truyền thống dạng điện tử Tóm lại, số người dù chưa nhìn TLX vị trí tương lai khẳng định tương lai chắn tươi sáng
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Finding information: Gray literature, truy cập
http://www.doncio.navy.mil/iltoolkit/Types_Gray_Lit.htm
2 Gray literature, truy cập http://www.csulb.edu/library/subj/gray_literature/
3 Gray Literature, truy cập http://www.csulb.edu/library/subj/gray_literature/
4 Owen, Mackenzie The expanding horizon of grey literuatrure 1998 GreyNet Trần Mạnh Tuấn Một số nguồn tin tài liệu xám internet Thông tin tư liệu 2006/Số Truy cập
(9)5 Thư viện William & Mary – Viện nghiên cứu Hải dương học Virginia, truy cập http://web.vims.edu/GreyLit/?svr=www
6 Thư viện Y học – Đại học Ottawa, truy cập
http://www.biblio.uottawa.ca/content-page.php?g=en&s=rgn&c=src-litgris
7 Weintraub, Irwin The role of grey literature in the sciences Truy cập
http://library.brooklyn.cuny.edu/access/greyliter.htm
http://www.doncio.navy.mil/iltoolkit/Types_Gray_Lit.htm http://www.csulb.edu/library/subj/gray_literature/ http://vst.vista.gov.vn/home/database/an_pham_dien_tu/ http://web.vims.edu/GreyLit/?svr=www http://www.biblio.uottawa.ca/content-page.php?g=en&s=rgn&c=src-litgris http://library.brooklyn.cuny.edu/access/greyliter.htm