Phuong an phân loại UBND phuong buoi

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ VIỆT NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 100/HD-VTLT Hà Nội, ngày 05 tháng năm 2021 PHƯƠNG ÁN TỔ CHỨC THỰC HIỆN Về việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ HĐND - UBND phường Bưởi Kính gửi: HĐND - UBND phường Bưởi Căn Luật Lưu trữ Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ thơng qua ngày 11/11/2011; Căn Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ; Căn Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan; Căn Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành hoạt động UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Căn Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000; Căn Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/12/2006 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc ban hành Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; Căn Cơng văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/5/2006 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; Căn Công văn số 2623/SNV-CCVTLT ngày 17/10/2017 Sở Nội vụ việc Hướng dẫn hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị; Căn lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng; Căn tình hình thực tế tài liệu HĐND - UBND phường Bưởi; Căn yêu cầu tổ chức, xếp khai thác sử dụng tài liệu HĐND UBND phường Bưởi Công ty TNHH Dịch vụ Văn thư Lưu trữ Việt Nam xây dựng phương án tổ chức nhằm thực tốt công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ HĐND - UBND phường Bưởi Cụ thể sau: A HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU Tài liệu Phông Lưu trữ HĐND - UBND phường Bưởi phân loại theo phương án: “MẶT HOẠT ĐỘNG - THỜI GIAN” Sau thu thập vận chuyển tài liệu HĐND - UBND phường Bưởi địa điểm chỉnh lý Tài liệu HĐND - UBND phường Bưởi chia mặt hoạt động (tương ứng với chức năng, nhiệm vụ), mặt hoạt động tài liệu chia theo năm để hình thành hồ sơ Cụ thể Phơng Lưu trữ HĐND - UBND phường Bưởi phân loại sau: Bước 1: Phân chia tài liệu mặt hoạt động (khối) Bước 2: Phân chia tài liệu mặt hoạt động năm (nhóm lớn) Bước 3: Phân chia tài liệu năm thành vấn đề (nhóm vừa) Bước 4: Phân chia tài liệu vấn đề thành nhóm nhỏ - nhóm nhỏ cuối (tương đương với 01 đơn vị bảo quản) CỤ THỂ KHUNG PHÂN LOẠI TÀI LIỆU NHƯ SAU: I Khối tài liệu HĐND cấp phường Những vấn đề chung Tập lưu văn HĐND phường Hồ sơ, tài liệu kỳ họp thường kỳ bất thường Hồ sơ, tài liệu hoạt động giám sát HĐND đại biểu HĐND Tài liệu công tác tiếp dân, giải khiếu nại, tố cáo II Khối tài liệu UBND cấp phường 2.1 Khối Tổng hợp Trong năm phân tiếp sau: - Công tác lãnh đạo, đạo chung + Tài liệu đạo chung thành phố, quận vấn đề kinh tế - xã hội + Chương trình, kế hoạch, báo cáo cơng tác UBND phường Hồ sơ, tài liệu hội nghị, Kỳ họp UBND phường, Thường trực UBND (thường kỳ, bất thường) HĐND phường + Hồ sơ hội nghị, hội thảo kỷ niệm ngày lễ lớn kiện quan trọng đất nước, địa phương phường thực + Hồ sơ xây dựng Quy chế làm việc UBND phường + Sổ ghi biên họp + Sổ tay cơng tác của: Chủ tịch, Phó Chủ tịch - Tài liệu Quy hoạch + Tập văn quy hoạch gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) + Hồ sơ xây dựng quy hoạch phát triển trê địa bàn phường + Hồ sơ quản lý, tổ chức thực đề án, dự án, chương trình mục tiêu ngành, quan + Hồ sơ thẩm định, phê duyệt đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình tiêu UBND phường + Báo cáo đánh giá thực đề án chiến lược, đề án, quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình, mục tiêu UBND phường… + Công văn trao đổi công tác quy hoạch - Tài liệu Kế hoạch + Tập văn kế hoạch gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) + Chỉ tiêu kế hoạch phát triển kinh tế - phường hội hàng năm UBND phường + Hồ sơ đạo, kiểm tra việc thực kế hoạch… - Tài liệu Thống kế + Tập văn thống kê gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) + Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề + Báo cáo điều tra + Báo cáo phân tích dự báo + Cơng văn trao đổi công tác thống kê, điều tra - Tài liệu Văn thư - Lưu trữ + Quy định quy chế công tác văn thư, lưu trữ phường + Kế hoạch, Báo cáo công tác văn thư, lưu trữ phường + Sổ đăng ký văn đi, văn đến phường + Tập lưu văn phường + Tập lưu văn đến (nếu có) 2.2 Khối Nội - Quân + Tài liệu đạo chung + Kế hoạch, báo cáo công tác xây dựng củng cố quốc phòng + Hồ sơ tuyển quân hàng năm + Hồ sơ việc triển khai ngày hội quốc phịng tồn dân hàng năm + Hồ sơ Hội nghị tổng kết Hội nghị chuyên ngành cơng tác qn sự, quốc phịng - Tài liệu công an + Tài liệu đạo chung + Kế hoạch, báo cáo công tác an ninh trị, giữ gìn trật tự, an tồn phường hội phường + Báo cáo kết đợt công tác, chiến dịch quân Công an phường + Hồ sơ, tài liệu hoạt động giữ gìn an ninh, bảo vệ trị nội (phịng chống loại tội phạm; bảo vệ bí mật nhà nước; bảo vệ đoàn khách quan trọng …) địa bàn phường +Hồ sơ việc quản lý vận chuyển, sử dụng vũ khí, chất nổ, chất dễ cháy, chất độc, chất phóng xạ; quản lý nghề kinh doanh đặc biệt địa bàn phường +Tài liệu việc quản lý đoàn khách nước ngoài, người nước cư trú, tạm trú, lại địa bàn phường + Hồ sơ Hội nghị tổng kết Hội nghị chuyên ngành công tác an ninh, trật tự - Xây dựng quyền +Tài liệu đạo chung +Chương trình, kế hoạch, báo cáo + Hồ sơ tổ chức bầu cử đại biểu Quốc hội, HĐND cấp phường - Tổ chức Cán * Tổ chức cán bộ, công chức, bồi dưỡng + Tập văn công tác tổ chức, cán gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) + Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán + Hồ sơ việc thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan đơn vị trực thuộc + Hồ sơ việc hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể quan đơn vị trực thuộc + Hồ sơ xây dựng thực tiêu biên chế + Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán + Hồ sơ quy hoạch cán + Hồ sơ việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển cán + Hồ sơ giải chế độ (hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, bảo hiểm phường hội …) + Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán + Hồ sơ tổ chức lớp bồi dưỡng cán + Hồ sơ hoạt động Ban Vì tiến phụ nữ * Tiền lương + Kế hoạch, báo cáo công tác lao động, tiền lương + Hồ sơ nâng lương cán bộ, công chức, viên chức * Thi đua khen thưởng + Quy định, quy chế thành phố, quận công tác thi đua, khen thưởng + Hồ sơ khen thưởng cho tập thể, cá nhân + Báo cáo công tác thi đua khen thưởng - Địa giới hành + Tài liệu đạo chung + Chương trình, kế hoạch, báo cáo cơng tác địa giới hành UBND phường + Hồ sơ, đồ địa giới hành cấp phường - Cải cách hành + Tài liệu đạo chung + Chương trình, kế hoạch, báo cáo cơng tác cải cách hành chính, thủ tục hành UBND phường + Đề án cải cách hành chính, thủ tục hành UBND phường + Hồ sơ Hội nghị tổng kết Hội nghị chuyên ngành công tác cải cách hành chính, thủ tục hành UBND phường - Dân tộc, tôn giáo * Tài liệu dân tộc + Tài liệu đạo chung quan cấp công tác dân tộc + Chương trình, kế hoạch, báo cáo cơng tác dân tộc phường + Hồ sơ Hội nghị tổng kết Hội nghị chuyên đề * Tài liệu tôn giáo + Tài liệu đạo chung quan cấp cơng tác tơn giáo + Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác tôn giáo phường + Hồ sơ, tài liệu giải vụ việc tôn giáo địa bàn phường + Báo cáo hàng năm đột xuất giáo hội tình hình hoạt động tôn giáo + Hồ sơ việc lập hội, trường, lớp tôn giáo + Hồ sơ Hội nghị tổng kết Hội nghị chuyên đề công tác tôn giáo - Thanh tra, tiếp dân + Tài liệu đạo, hướng dẫn chung quan trung ương công tác tra, khiếu nại, tố cáo, tiếp dân + Chương trình, kế hoạch, báo cáo kiểm tra, khiếu nại, tố cáo, tiếp dân phường + Hồ sơ cơng tác phịng chống tham nhũng + Hồ sơ Hội nghị tổng kết Hội nghị chuyên đề công tác tra, giải khiếu nại, tố cáo + Đơn từ khiếu nại tố cáo quan, tổ chức, công dân gửi đến không thuộc thẩm quyền giải UBND phường 2.3 Tư pháp - Hộ tịch Trong năm chia vấn đề sau: + Tài liệu đạo chung + Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác tư pháp + Đăng ký kết hôi + Khai sinh + Khai tử + Nhận nuôi… 2.4 Tài - Kế tốn Trong năm chia hồ sơ/vấn đề sau: * Chứng từ + Tài liệu hướng dẫn cơng tác tài chính, kế toán; + Dự toán + Chứng từ + Sổ sách kế toán + Báo cáo, toán năm, hàng năm, quý * Vốn, kinh phí + Tài liệu đạo chung quan cấp lĩnh vực vốn, kinh phí + Chương trình, kế hoạch, báo cáo thực cấp phát vốn đầu tư phường + Hồ sơ, tài liệu lĩnh vực kêu gọi đầu tư, hợp tác đầu tư quản lý vốn đầu tư + Hồ sơ, tài liệu công tác đền bù, giải phóng mặt cơng tác đầu tư * Thuế + Tài liệu đạo chung cấp lĩnh vực thuế + Hồ sơ xây dựng phê duyệt dự toán thu ngân sách Nhà nước hàng năm + Báo cáo tổng hợp nguồn thu thuế hàng năm phường + Hồ sơ Hội nghị tổng kết Hội nghị chuyên đề công tác thuế * Vật giá + Tài liệu đạo chung quan cấp công tác giá + Báo cáo tình hình giá cả, thị trường cơng tác quản lý đạo, định hướng điều hành giá 2.5 Kinh tế Tài liệu năm phân chia vấn đề sau: * Quản lý cơng sản (nếu phí, thuế đưa Tài - Kế Tốn) + Báo cáo cơng tác quản lý công sản hàng năm phường + Hồ sơ, tài liệu tổng kiểm kê tài sản cố định * Nơng - lâm nghiệp (nếu phí, thuế đưa Tài - Kế Tốn) + Hồ sơ, tài liệu cơng tác thú y (phịng, chữa bệnh, dịch; phòng chống rét cho gia súc, gia cầm…) + Kế hoạch, báo cáo tra vấn đề nông nghiệp + Sổ sách thống kê, theo dõi, số liệu điều tra tổng hợp tình hình biến động, phát triển đề nông nghiệp + Chính sách phát triển nơng thơn + Chương trình, kế hoạch, báo cáo tình hình thực sách phát triển nông thôn + Hồ sơ, tài liệu chương trình nước địa phương + Hồ sơ, tài liệu thực giãn dân, di dân vùng kinh tế + Hồ sơ, tài liệu quản lý công tác định canh, định cư + Hồ sơ Hội nghị tổng kết Hội nghị chuyên đề sách phát triển nơng thơn + Sổ sách thống kê, theo dõi, tổng hợp tình hình thực sách phát triển nơng thơn * Tài liệu thủy lợi + Chương trình, kế hoạch báo cáo công tác thủy lợi phường + Tài liệu, đồ quy hoạch, thực trạng hệ thống đê điều, thủy lợi + Hồ sơ, tài liệu công tác phòng chống bão lụt địa bàn + Sổ sách thống kê, theo dõi số liệu điều tra vấn đề thủy lợi * Tài liệu phòng chống thiên tai + Chương trình, kế hoạch, báo cáo tình hình thực cơng tác phịng chống lụt bão, hạn hán + Hồ sơ, tài liệu chương trình khắc phục hậu thiên tai địa phương 2.6 Địa - Nhà đất Tài liệu năm phân chia vấn đề sau: Tùy thực tế tài liệu, chia theo khu vực, tổ dân phố để theo Tờ trình Phường + Hồ sơ đề nghị cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất + Hồ sơ, tài liệu chuyển nhượng quyền sử dụng đất + Hồ sơ, tài liệu cho thuê quyền sử dụng đất + Hồ sơ, tài liệu thừa kế quyền dụng đất + Hồ sơ, tài liệu cho tặng quyền sử dụng đất + Hồ sơ, tài liệu chấp quyền sử dụng đất 2.7 Giao thông - XDCB Tài liệu năm phân chia vấn đề sau: + Hồ sơ quy hoạch phát triển mạng lưới giao thông vận tải địa bàn phường (thành phố lộ, đường giao thơng liên phường, liên xóm…) + Hồ sơ, tài liệu quy định an toàn lộ giới + Xây dựng trụ sở quan + Cơng trình phúc lợi xã hội (chùa, chợ, cơng viên…) + Cơng trình đường xá, cống, mương… + Cơng trình trụ sở cơng ty + Cơng trình nhà dân 2.8 Văn xã Tài liệu năm phân chia vấn đề sau: * Văn hóa - Thơng tin - Thể thao + Hồ sơ giải vụ việc hoạt động ngành văn hóa địa bàn thị trần + Tập báo cáo chuyên đề hoạt động văn hóa + Hồ sơ kiểm tra, tra hoạt động văn hóa địa bàn phường + Phát thanh, truyền hình + Bưu viễn thông + Thể thao - Du lịch * Giáo dục - Đào tạo + Chương trình, kế hoạch báo cáo tổng kết công tác giáo dục phường: + Hồ sơ tình hình kiểm tra, tra công tác giáo dục phạm vi phường + Các số liệu điều tra ngành giáo dục phường + Hồ sơ Hội nghị tổng kết Hội nghị chuyên đề * Y tế + Tài liệu đạo chung quan cấp lĩnh vực y tế + Chương trình, kế hoạch, báo cáo tổng kết hoạt động y tế phường + Các báo cáo chuyên đề y tế địa bàn (cơng tác khám chữa bệnh, phịng chống dịch bệnh, quản lý vệ sinh an toàn thực phẩm, tuyên truyền giáo dục y tế cộng đồng, kế hoạch hóa gia đình …) + Phịng chống dịch bệnh * Lao động - Thương binh - Xã hội + Tài liệu đạo chung + Chương trình, kế hoạch báo cáo tổng kết công tác lao động thương binh xã hội + Các báo cáo chuyên đề + Hồ sơ, tài liệu hoạt động Quỹ (Quỹ đền ơn đáp nghĩa, Quỹ người nghèo …) + Số liệu thống kê, điều tra ngành lao động, thương binh xã hội + Hồ sơ chế độ sách với người có cơng với cách mạng + Hồ sơ Hội nghị tổng kết Hội nghị chuyên đề + Xóa đói giảm nghèo * Dân số gia đình trẻ em + Tài liệu đạo chung + Chương trình, kế hoạch báo cáo tổng kết cơng tác dân số, gia đình trẻ em + Các báo cáo chuyên đề công tác chăm sóc, bảo vệ bà mẹ trẻ sơ sinh (phịng chống suy dinh dưỡng trẻ em; chăm sóc, ni dưỡng trẻ em mồ côi, tàn tật ….) địa bàn + Hồ sơ chương trình, dự án lĩnh vực dân số, gia đình trẻ em địa bàn thành phố (mỗi dự án lập hồ sơ) + Tiêm chủng 2.9 Các tổ chức hội Tài liệu năm phân chia vấn đề sau: (tùy thực tế khối lượng tài liệu để chia thành hồ sơ, q ít, ghép thành hồ sơ năm Hội) * Hội Chữ thập đỏ + Các văn lãnh đạo, đạo chung cấp mặt cơng tác + Chương trình, kế hoạch công tác hội Chữ thập đỏ quan UBND phường hàng năm + Hồ sơ hội nghị hội Chữ thập đỏ + Hồ sơ, tài liệu công tác tổ chức nhân hội Chữ thập đỏ + Sổ ghi biên họp thường kỳ đột xuất hội Chữ thập đỏ * Hội Người cao tuổi + Các văn lãnh đạo, đạo chung cấp mặt cơng tác + Chương trình, kế hoạch cơng tác hội Người cao tuổi quan UBND phường hàng năm + Hồ sơ hội nghị hội Người cao tuổi + Hồ sơ, tài liệu công tác tổ chức nhân hội Chữ thập đỏ + Sổ ghi biên họp thường kỳ đột xuất hội Người cao tuổi * Hội Người tàn tật/khuyết tật + Các văn lãnh đạo, đạo chung cấp mặt công tác + Chương trình, kế hoạch cơng tác hộiNgười khuyết tật UBND phường hàng năm + Hồ sơ hội nghị hội Người cao tuổi + Hồ sơ, tài liệu công tác tổ chức nhân hội Người khuyết tật + Sổ ghi biên họp thường kỳ đột xuất hội Người khuyết tật III Khối tài liệu Đảng, Đồn thể (nếu có) Theo nhiệm kỳ hoạt động 3.1 Tài liệu Đảng 3.1.1 Đại hội Đảng 3.1.2 Năm… - Chương trình, kế hoạch cơng tác - Tổ chức Đảng đảng viên - Tặng huy hiệu Đảng - Đảng phí… 3.1.3 Năm… - Chương trình, kế hoạch cơng tác - Tổ chức Đảng đảng viên - Tặng huy hiệu Đảng - Đảng phí… 3.2 Tài liệu Cơng đồn 3.2.1 Đại hội Cơng đồn 3.1.2 Năm… 10 - Chương trình, kế hoạch cơng tác - Tổ chức Cơng đồn Cơng đoàn viên - Tổ chức hoạt động, phong trào Cơng đồn - Khen thưởng - Cơng đồn phí 3.2.3 Năm… - Chương trình, kế hoạch cơng tác - Tổ chức Cơng đồn Cơng đồn viên - Tổ chức hoạt động, phong trào Cơng đồn - Khen thưởng - Cơng đồn phí 3.3 Tài liệu Đoàn Thanh niên 3.3.1 Đại hội Đoàn Thanh niên 3.3.2 Năm… - Chương trình, kế hoạch cơng tác - Tổ chức Đoàn Đoàn viên - Tổ chức hoạt động, phong trào Đoàn - Khen thưởng - Đồn phí 3.3.3 Năm… - Chương trình, kế hoạch cơng tác - Tổ chức hoạt động, phong trào Đồn - Khen thưởng - Đồn phí 11 B HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Nguyên tắc lập hồ sơ - Tài liệu nhóm phơng chỉnh lý xếp riêng biệt Không xé lẻ tài liệu phơng nhóm tài liệu phông - Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ), phải tơn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải cơng việc, khơng phá vỡ hồ sơ lập ban đầu - Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động quan; liên hệ lôgic lịch sử tài liệu Lập hồ sơ chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ a) Lập hồ sơ tài liệu chưa lập hồ sơ kết hợp xác định giá trị tài liệu Căn hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành lập hồ sơ kết hợp với xác định giá trị định thời hạn bảo quản cho hồ sơ Trong trình xếp văn bản, tài liệu hồ sơ, cần kết hợp xem xét loại khỏi hồ sơ văn bản, tài liệu hết giá trị Đối với tài liệu hết giá trị, phải viết tiêu đề tóm tắt để thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị Tài liệu trùng thừa tài liệu bị bao hàm thuộc hồ sơ phải xếp cuối hồ sơ loại khỏi hồ sơ sau kiểm tra Nếu hồ sơ gồm nhiều văn bản, tài liệu dày, cần phân chia thành đơn vị bảo quản cách hợp lý b) Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ tài liệu lập hồ sơ chưa đạt yêu cầu Đối với phông tài liệu lập hồ sơ, hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành kiểm tra tồn hồ sơ phơng; chỉnh sửa hồn thiện hồ sơ kết hợp với xác định giá trị định thời hạn bảo quản hồ sơ lập chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ Mỗi hồ sơ lập chỉnh sửa hoàn thiện cần để tờ bìa tạm sơ mi riêng đánh số tạm thời; đồng thời, ghi số thơng tin ban đầu hồ sơ (như tên viết tắt nhóm có theo 12 phương án phân loại tài liệu, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản thời gian sớm muộn tài liệu có hồ sơ) lên phiếu tin Tiêu đề hồ sơ Tiêu đề hồ sơ bao gồm yếu tố thông tin bản, phản ánh khái quát nội dung văn bản, tài liệu có hồ sơ, cần ngắn gọn, rõ ràng, xác thể ngôn ngữ phù hợp Các yếu tố thông tin tiêu đề hồ sơ thường gồm: tên loại văn bản, tác giả, nội dung, địa điểm, thời gian Trật tự yếu tố thay đổi tuỳ theo loại hồ sơ Dưới số dạng tiêu đề hồ sơ tiêu biểu: - Tên loại văn - nội dung - thời gian - tác giả: Áp dụng hồ sơ chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thường kỳ quan - Tên loại văn - tác giả - nội dung - thời gian: Áp dụng hồ sơ chương trình, kế hoạch, báo cáo chuyên đề - Tập lưu (quyết định, thị, nghị quyết, công văn, v.v ) - thời gian - tác giả: Áp dụng hồ sơ tập lưu văn quan - Hồ sơ Hội nghị (Hội thảo) - nội dung - tác giả (cơ quan tổ chức quan chủ trì) - địa điểm - thời gian: Áp dụng hồ sơ hội nghị, hội thảo - Hồ sơ - vấn đề - địa điểm - thời gian: Áp dụng loại hồ sơ việc mà văn q trình giải cơng việc lưu đầy đủ Sắp xếp tài liệu hồ sơ Tuỳ theo loại hồ sơ mà biên soạn hướng dẫn cụ thể việc xếp văn bản, tài liệu loại hồ sơ theo trình tự định, bảo đảm phản ánh diễn biến việc hay trình theo dõi, giải công việc thực tế Tuy theo hồ sơ (đơn vị bảo quản) mà lựa chọn cách xếp cho phù hợp Thơng thường có cách xếp sau: 4.1 Sắp xếp theo thứ tự thời gian: Thời gian ngày tháng năm văn bản, tài liệu, xếp theo thứ tự thời gian văn bản, tài liệu có ngày tháng năm sớm xếp lên trước, văn bản, tài liệu có ngày tháng năm muộn xếp sau Cách xếp thường áp dụng để xếp hồ sơ vấn đề, vụ, việc mà vấn đề, vụ, việc đơn vị bảo quản áp dụng để xếp hồ sơ nguyên tắc 4.2 Sắp xếp theo số văn bản: Căn vào số thứ tự văn để xếp, văn bản, tài liệu có số nhỏ xếp trước, số lớn xếp sau Cách xếp thường áp dụng để xếp tập lưu 13 công văn theo tên gọi văn thư quan (như tập lưu nghị quyết, định, thị, công văn ) 4.3 Sắp xếp theo q trình giải cơng việc: Q trình giải công việc từ phát sinh, phát triển đến kết thúc vấn đề Những văn bản, tài liệu đề xuất, đặt vấn đề xếp trước, đến văn bản, tài liệu giải vấn đề cuối văn bản, tài liệu kết thúc vấn đề, vụ việc 4.4 Sắp xếp theo mức độ quan trọng văn mức độ quan trọng tác giả: - Nếu hồ sơ (đơn vị bảo quản) có nhiều loại văn bản, tài liệu khác vào mức độ quan trọng văn để xếp, loại quan trọng xếp trước, loại quan trọng xếp sau (như luật, pháp lệnh, nghị định, định, thị ) - Nếu hồ sơ (đơn vị bảo quản) có nhiều tác giả tác giả quan trọng xếp trước, loại quan trọng xếp sau (như Chính phủ xếp trước Bộ; tỉnh xếp trước huyện ) 4.5 Sắp xếp theo vần chữ cái: Trong hồ sơ (đơn vị bảo quản), có nhiều tên địa phương tên người xếp theo vần chữ A, B, C * Một số điểm cần ý xếp văn bản, tài liệu hồ sơ: - Các kế hoạch, báo cáo công tác xếp vào năm mà nội dung kế hoạch báo cáo nói tới Ví dụ: Kế hoạch cơng tác năm 2010 ký ban hành từ cuối năm 2009 xếp vào năm 2010 Báo cáo tổng kết năm 2010 làm vào đầu năm 2011 phải xếp vào năm 2010 - Các kế hoạch cơng tác nhiều năm xếp vào năm đầu mà kế hoạch nói tới Các báo cáo nhiều năm xếp vào năm cuối mà báo cáo nói tới Ví dụ: Kế hoạch năm 2010 - 2011 xếp vào năm 2010 Báo cáo năm 2010 - 2015 xếp vào năm 2015 14 Biên mục hồ sơ Việc đánh số tờ áp dụng hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên Việc viết mục lục văn chứng từ kết thúc sử dụng hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn gồm nội dung sau: a) Đánh số tờ Dùng bút chì đen, mềm để đánh số thứ tự tờ tài liệu, từ tờ tới tờ cuối có hồ sơ đơn vị bảo quản Số tờ đánh chữ số ảrập vào góc phải phía tờ tài liệu Trường hợp đánh nhầm số gạch đánh lại bên cạnh; tờ bị bỏ sót đánh số đánh số trùng với số tờ trước thêm chữ La tinh theo thứ tự abc sau, ví dụ: có tờ bị bỏ sót khơng đánh số sau tờ số 15 tờ đánh số trùng 15a 15b Số lượng tờ tài liệu có hồ sơ đơn vị bảo quản phải bổ sung vào thẻ tạm hồ sơ đơn vị bảo quản b) Viết mục lục văn Viết nội dung thông tin văn có hồ sơ vào tờ mục lục văn Mục lục văn đánh Excel Sau in để vào hồ sơ Mục lục văn định dạng theo kiểu: phông Times New Roman, cỡ chữ 12, khổ dọc Mẫu Mục lục văn bản: MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU Số, ký hiệu hồ sơ:…… Năm ……… STT Số, ký hiệu văn Ngày tháng năm văn Tên loại trích yếu nội dung văn Tác giả văn Số tờ/ Số trang Ghi * Lưu ý: - Mục lục văn đánh số trang cho mục lục nhằm tạo điều kiện cho việc theo dõi, quản lý Số trang định dạng giữa, cỡ chữ 12 15 - Đối với ngày tháng văn ngày, tháng, năm ngăn cách dấu gạch chéo Đối với ngày 10 tháng 1, thêm số trước Ví dụ: 09/02/2010 - Khi đánh mục lục văn hồ sơ, yếu tố thơng tin phải thể xác, theo văn bản, không tùy tiện thêm bớt sửa đổi Những yếu tố thông tin mà văn khơng có để trống - Đối với hồ sơ đóng thành cần biên mục nội dung tờ bìa ngồi c) Viết chứng từ kết thúc Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn đặc điểm tài liệu (nếu có) hồ sơ đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ kết thúc theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012, Bìa hồ sơ lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 Bộ Khoa học Công nghệ d) Viết bìa hồ sơ Căn thẻ tạm, ghi thơng tin: Tên phơng, tên đơn vị tổ chức (nếu có); thời gian bắt đầu kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ (riêng số hồ sơ tạm thời viết bút chì) thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ in sẵn theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012, Bìa hồ sơ lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 Bộ Khoa học Công nghệ Khi viết bìa hồ sơ cần lưu ý: - Tên phơng tên gọi thức đơn vị hình thành phơng Đối với đơn vị hình thành phơng có thay đổi tên gọi bản, có chức năng, nhiệm vụ khơng thay đổi (tức chưa đủ điều kiện để lập phông mới) lấy tên phơng tên gọi cuối đơn vị hình thành phơng; - Chữ viết bìa phải rõ ràng, sạch, đẹp tả; viết tắt từ quy định bảng chữ viết tắt; - Mực để viết bìa hồ sơ dùng loại mực đen, bền màu Thống kê tài liệu hết giá trị - Tài liệu hết giá trị loại trình chỉnh lý phải tập hợp thành nhóm theo phương án phân loại thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị Khi thống kê tài liệu loại cần lưu ý: + Các bó, gói tài liệu, tập tài liệu loại trình chỉnh lý đánh số liên tục từ 01 đến hết phạm vi toàn phông; 16 + Hệ thống tài liệu loại theo thứ tự sau: Tài liệu hết thời hạn bảo quản; tài liệu trùng thừa (trùng thừa vĩnh viễn trùng thừa có thời hạn) tài liệu khơng giá trị (bản nháp, thảo, không dấu, không chữ ký); Tài liệu tham khảo (sách, báo, tạp chí)… Mẫu Danh mục tài liệu loại: DANH MỤC TÀI LIỆU LOẠI Bó số Tập số Tiêu đề hồ sơ tập tài liệu Thời hạn bảo quản Lý loại Ghi NHÓM TÀI LIỆU HẾT THỜI HẠN BẢO QUẢN NHÓM TÀI LIỆU TRÙNG THỪA 2.1 Tài liệu vĩnh viễn 2.2 Tài liệu có thời hạn NHĨM TÀI LIỆU KHƠNG GIÁ TRỊ NHÓM TÀI LIỆU THAM KHẢO - Lưu ý: + Đối với nhóm tài liệu hết thời hạn bảo quản loại phải xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ xác định vào cột Lý loại Ví dụ: 05 năm, 10 năm + Đối với nhóm tài liệu trùng thừa loại tiêu đề hồ sơ phải ghi tiêu đề giống tài liệu giữ lại ghi trùng thừa hồ sơ số vào cột Lý loại Ví dụ: Trùng thừa hồ sơ số: 20 17 Đánh số hồ sơ thức; vào bìa, hộp; đánh máy nhãn hộp dán nhãn hộp - Đánh số thức chữ số Ả rập cho tồn hồ sơ phông khối tài liệu đưa chỉnh lý lên thẻ tạm lên bìa hồ sơ Số hồ sơ đánh liên tục theo 02 hệ thống số hồ sơ có thời hạn hồ sơ vĩnh viễn phông: + Đối với phông khối tài liệu chỉnh lý lần đầu: Từ số 01 hết; + Đối với đợt chỉnh lý sau: Từ số số hồ sơ cuối mục lục hồ sơ phơng khối tài liệu đợt chỉnh lý trước - Vào bìa hồ sơ đưa hồ sơ vào hộp - Đánh máy nhãn hộp dán nhãn hộp Nhãn in sẵn theo kích thước phù hợp với gáy hộp dùng để đựng tài liệu + Đối với tài liệu vĩnh viễn nhãn hộp gồm: Tên phông, hộp số, hồ sơ số, năm tài liệu, THBQ: Vĩnh viễn Ví dụ: HĐND - UBND PHƯỜNG BƯỞI KHỐI TỔNG HỢP HỘP SỐ 10 Từ hồ sơ số : 50 Đến hồ sơ số : 59 THBQ: VĨNH VIỄN 18 + Đối với tài liệu có thời hạn nhãn hộp gồm: Tên phông, hộp số, hồ sơ số, năm tài liệu, THBQ: Có thời hạn Ví dụ: HĐND - UBND PHƯỜNG BƯỞI KHỐI TỔNG HỢP HỘP SỐ 20 Từ hồ sơ số : 60 Đến hồ sơ số : 69 THBQ: CĨ THỜI HẠN Xây dựng cơng cụ quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu Lập mục lục hồ sơ: Mục lục hồ sơ đánh máy file excel khổ dọc A4 Việc lập mục lục hồ sơ, tùy loại hình tài liệu thay đổi số cột Cơ bao gồm nội dung sau: - Căn nội dung thông tin thẻ tạm, đánh máy in bảng thống kê hồ sơ phông - Mục lục hồ sơ lập riêng tương ứng với thời hạn bảo quản là: Bảng kê hồ sơ tài liệu vĩnh viễn: Ví dụ: 19 Hộp số Hồ sơ số Tiêu đề hồ sơ Ngày tháng bắt đầu kết thúc Số tờ Ghi Bảng kê hồ sơ tài liệu có thời hạn: Ví dụ: Hộp số Hồ sơ số Ngày tháng bắt đầu kết thúc Tiêu đề hồ sơ Số tờ Thời hạn bảo quản Ghi Trên phương án tổ chức nhằm thực tốt công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ HĐN - UBND phường Bưởi Công ty TNHH Dịch vụ Văn thư Lưu trữ Việt Nam Rất mong nhận quan tâm tạo điều kiện HĐND - UBND phường Bưởi để Công ty TNHH Dịch vụ Văn thư Lưu trữ Việt Nam thực công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ HĐND - UBND phường Bưởi thời gian sớm Xin trân trọng cảm ơn./ Nơi nhận: - HĐND - UBND phường Bưởi (để b/c); - Công ty VTLT (để t/h); - Lưu: VP TM CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ VIỆT NAM XÁC NHẬN CỦA HĐND - UBND PHƯỜNG BƯỞI 20 ... mức độ quan trọng văn mức độ quan trọng tác giả: - Nếu hồ sơ (đơn vị bảo quản) có nhiều loại văn bản, tài liệu khác vào mức độ quan trọng văn để xếp, loại quan trọng xếp trước, loại quan trọng...A HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU Tài liệu Phông Lưu trữ HĐND - UBND phường Bưởi phân loại theo phương án: “MẶT HOẠT ĐỘNG - THỜI GIAN” Sau thu thập vận chuyển tài liệu HĐND - UBND phường Bưởi... quan - Hồ sơ Hội nghị (Hội thảo) - nội dung - tác giả (cơ quan tổ chức quan chủ trì) - địa điểm - thời gian: Áp dụng hồ sơ hội nghị, hội thảo - Hồ sơ - vấn đề - địa điểm - thời gian: Áp dụng loại