CHUYÊN ĐỀ (KIỂM TRA NỘI BỘ THÁNG 11) ĐỀ TÀI: NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI TRƯỜNG THPT VIỆT ĐỨC

Chun đề nâng cao cơng tác văn phịng trường THPT Việt Đức SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐĂK LĂK TRƯỜNG THPT VIỆT ĐỨC CHUYÊN ĐỀ (KIỂM TRA NỘI BỘ THÁNG 11) ĐỀ TÀI: NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI TRƯỜNG THPT VIỆT ĐỨC Người thực hiện: LÊ THỊ PHƯỢNG Năm học: 2018 – 2019 Cư Kuin, tháng 11 năm 2018 Người thực hiện: Lê Thị Phượng Trang Chuyên đề nâng cao công tác văn phòng trường THPT Việt Đức PHẦN I SỰ CẦN THIẾT VÀ CĂN CỨ ĐỂ XÂY DỰNG CHUYÊN ĐỀ I SỰ CẦN THIẾT Xã hội ngày phát triển đời sống người ngày nâng cao.Nhờ phát triển công nghệ thông tin len lõi vào tất ngành nghề người giảm áp lực công việc ngành QTVP Ngày xưa nghề làm văn phòng mà nghề mà người hay nói “Pha trà rót nước” khơng cần cấp Nhưng ngày khác nghề làm văn phịng công việc cần thiết mà quan hành nghiệp từ trung ương đến địa phương cần phải có Ngày xưa, quan trường học nghề VP chưa thực quan tâm, người làm cơng tác văn phịng người không đào tạo chuyên môn nghiệp vụ, họ người kiêm nhiệm làm nhiều công việc lúc nên hiệu công việc không cao, quan trường học quan đặc thù nhiệm vụ chủ yếu giáo dục văn hóa nên cơng việc trị văn phịng chưa thực quan tâm Nhưng ngày xã hội ngày phát triển, ngành văn phòng cấp quan tâm cán làm công tác văn phòng đào tạo ngành phát triển tất quan làm việc Vì em xây dựng chun đề nâng cao cơng tác văn phịng trường THPT Việt Đức II CĂN CỨ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN Căn pháp lý Căn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 phủ công tác văn thư; Căn Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến; Căn Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư; Người thực hiện: Lê Thị Phượng Trang Chuyên đề nâng cao công tác văn phòng trường THPT Việt Đức Căn Luật Lưu trữ số 01/2011/QH ngày 11/11/2011 công tác lưu trữ; Căn Nghị định sô 01/2012/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết số điều Luật Lưu trữ; Căn Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 việc hướng dẫn quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Căn Thông tư số 08/2012/TT-BNV ngày 26/11/2012 Bộ Nội vụ Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng phông lưu trữ Phục vụ đọc giả phịng đọc, Căn Thơng tư số: Số: 01/2011/TT-BNV Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Căn thực tiển tế để xây dựng đề án Dựa vào thực tế em em có để xây dựng đề án nâng cao cơng tác văn phịng trường THPT Việt Đức III PHẠM VI ĐỐI TƯỢNG CỦA CHUYÊN ĐỀ 1.2 Cơ cấu tổ chức nhà trường Trường THPT Việt Đức có tổng 99 CBCNVC Trong đó: Giáo viên: 89 Nhân viên: 10 Ban giám hiệu: Thầy: Văn Thành Sơn: Hiệu trưởng Thầy: Hoàng Văn Thái: P Hiệu trưởng Thầy: Đinh Văn Quyết: P Hiệu trưởng Cô : Nguyễn Thị Bích Nguyệt: P.Hiệu trưởng 1.3 Cơ sở vật chất nhà trường Tổng diện tích: 2000m2 Phịng học: Có 30 phòng học kiên cố cho khối Người thực hiện: Lê Thị Phượng Trang Chuyên đề nâng cao cơng tác văn phịng trường THPT Việt Đức Phòng làm việc phòng chức năng: phòng làm việc, phịng chức gồm có( Thư viện, thiết bị, phịng máy tính, phịng máy chiếu, phịng thực hành vật lý, phịng thực hành hóa học, phịng thực hành sinh học, phòng y tế) 1.4 Nhiệm vụ, chức năng: Giảng dạy chương trình học theo buổi Bộ Giáo dục Đào tạo đưa 1.5 Thành tích trường: Tập thể: Nhiều năm liền công nhận hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ Cá nhân: Nhiều giáo viên đạt GV giỏi cấp trường, tỉnh, có học sinh giỏi cấp tỉnh học sinh giỏi cấp Quốc gia Các tổ chức Đoàn thể: Nhiều năm liền đạt danh hiệu Chi Bộ vững mạnh Cấp khen thưởng 1.6 Tình hình thực tế: Báo cáo sơ lược tình hình hoạt động trường: Năm 2018 trường có tổng số học sinh 1314 chia 40 lớp đó: Khối 10 có 517 em chia thành 13 lớp trung bình 40hs/1 lớp Khối 11có 393 em chia thành 12 lớp trung bình 35hs/1 lớp Khối 12 có 404 em chia thành 11 lớp trung bình 35hs/1 lớp Tổng số giáo viên 89 chiếm tỉ lệ 5,2 % Trường thực giảng dạy buổi /1 ngày Thành tích học sinh: có nhiều học sinh giỏi cấp tỉnh mơn văn hóa TDTT.Đặc biệt có học sinh dự thi Quốc gia mơn Ngữ văn Thành tích giáo viên: Có nhiều giáo viên đạt chiến sĩ thi đua cấp trường, giáo viên đạt chiến sĩ thi đua cấp tỉnh 100% tổ đạt lao động tiên tiến 100% đạt lao động giỏi 60% đạt lao động tiên tiến xuất sắc khen thưởng Việc ứng dụng CNTT giảng dạy quản lý thực tốt 100% giáo viên biết ứng dụng CNTT giảng dạy soạn dạy điện tử tốt, khuyến khích giáo viên viết sáng kiến kinh nghiêm đạt giải nhì tỉnh Chất lượng giảng dạy: 42,5% học sinh giỏi, học sinh Trung binh chiến 50%, học sinh yếu chiếm 7,5% Tỉ lệ học sinh đậu tốt nghiệp 12 99,8% Người thực hiện: Lê Thị Phượng Trang Chuyên đề nâng cao cơng tác văn phịng trường THPT Việt Đức Được quan tâm cấp ban ngành lãnh đạo trường THPT Việt Đức ngày lớn mạnh chất lượng giáo dục ngày cao Người thực hiện: Lê Thị Phượng Trang Chuyên đề nâng cao cơng tác văn phịng trường THPT Việt Đức PHẦN II GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI TRƯỜNG THPT VIỆT ĐỨC HUYỆN CƯ KUIN TỈNH ĐĂK LĂK I TÌNH HÌNH KINH TẾ, VĂN HĨA, XÃ HỘI CỦA TRƯỜNG THPT VIỆT ĐỨC HUYỆN CƯ KUIN TỈNH ĐĂK LẮK Cư Kuin huyện Việt Nam, thuộc tỉnh Đắk Lắk, cách trung tâm Thành phố Buôn Ma Thuột 19 km Phía Đơng giáp huyện Krơng Pak Krơng Bơng, phía Tây Nam giáp huyện Krơng Ana huyện Lắk, phía Bắc giáp thành phố Bn Ma Thuột Huyện thành lập theo Nghị định số 137/2007/NĐ-CP ngày 27 tháng năm 2007 Chính phủ Việt Nam việc điều chỉnh địa giới hành 1.1 Tình hình kinh tế Trường THPT Việt Đức đóng địa bàn huyện cư kuin, Do địa hình phức tạp lại khó khăn cách trở, huyện cũ chia thành hai cách Nam cánh Bắc, quản lý mặt nhà nước khó khăn Khoảng cách gần độc lập hai cánh, việc thành lập điều tất yếu, quản lý hai cách gần độc lập với Về phần kinh tế, giao thông, điện, đường, trường, trạm gần hoạt động độc lập.Kinh tế hai cánh thay đổi dịch vụ để cung ứng phát triển theo, cho nhu cầu tiêu dùng người dân Giáo dục y tế người dân quyền quan tâm Từ khỗng thập niên 90 kỷ 20, lượng lao động trẻ đổ Thành phố ngày nhiều, kinh tế phát triển huyện nông Cơ sở hạ tầng phát triển điện, đường, trường, trạm Huyện có điều kiện quản lý tốt Hiện kinh tế chủ đạo huyện công nghiệp dài ngày cà phê, cao su, điều Người dân tự chủ đầu tư cho vườn Lượng di dân có kế hoạch hay tự dừng lại, người dân ngày tìm kiếm thêm nhiều diện tích đất, cho để mở rộng nơng nghiệp cho gia đình 1.2 Tình hình văn hóa xã hội Là quan trường học đóng địa bàn huyện cư kuin tỉnh Đăk Lăk nên đặc thù Trường chủ yếu cơng tác giáo dục văn hóa cho học sinh Người thực hiện: Lê Thị Phượng Trang Chun đề nâng cao cơng tác văn phịng trường THPT Việt Đức II ĐẶC ĐIỂM, TÌNH HÌNH CỦA TRƯỜNG THPT VIỆT ĐỨC 2.1 Tên quan, lịch sử thành lập phát triển 2.1.1 Tên quan Tên đơn vị thực đề án: Trường THPT Việt Đức 2.1.2 Lịch sử thành lập phát triển 2.1.2.1 Lịch sử nhà trường Trường THPT Việt Đức thành lập theo Quyết định số 536/QĐ-UB, ngày 20 tháng năm 1983 Chủ tịch UBND tỉnh Đăk Lăk Một ngơi trường hình thành dựa sở hiệp định hợp tác kinh tế hữu nghị hai nước Việt Nam Cộng Hòa Dân Chủ Đức Khi thành lập trường trực thuộc Xí nghiệp liên hợp Cà phê Việt Đức xây dựng địa bàn cánh bắc huyện Krông Ana Đến năm 2007 theo Quyết định 120/QĐ-UBND, ngày 17 tháng 01 năm 2007 Chủ tịch UBND tỉnh Đăk Lăk việc thành lập trường Trung học Phổ thông Việt Đức sở tách trường Phổ thông cấp 2-3 Việt Đức Năm 2008 huyện Cư Kuin thành lập, từ đến trường THPT Việt Đức thuộc địa bàn huyện Cư Kuin tỉnh Đăk Lăk 2.2 Cách bố trí văn phịng sở vật chất Cách bố trí Văn phịng Trường theo mơ hình khép kín, tạo khơng gian làm việc yên tĩnh, tập trung cho lãnh đạo nhân viên, đảm bảo tính kín đáo, bí mật thơng tin 2.2.1 Cơ sở vật chất VP trường THPT Việt Đức phịng khép kín, trang bị đẩy đủ thiết bị cần thiết để tiến hành công việc chuyên môn như: Các phương tiện kỹ thuật: máy tính (có kết nối Internet), máy in, máy photocopy Các công cụ dụng cụ làm việc bàn, ghế, tủ đựng hồ sơ, bảng biểu, văn phòng phẩm,… Các vật dụng cần thiết khác như: hộp y tế, thiết bị phịng cháy chữa cháy… 2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ Văn phịng Trường Hay tổ Hành Người thực hiện: Lê Thị Phượng Trang Chuyên đề nâng cao cơng tác văn phịng trường THPT Việt Đức Tổ Văn phịng Trường Hay tổ Hành chức năng, nhiệm vụ sau: Quản lí, khai thác sử dụng chặt chẽ vật tư, tài sản nhà trường Quản lí hồ sơ, tài liệu liên quan đến cán công viên chức, tài sản lưu trữ hồ sơ văn theo quy định Đề xuất kế hoạch mua sắm vật tư, trang thiết bị phục vụ giảng dạy học tập, sinh hoạt cán giáo viên học sinh sinh viên Bảo đảm an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy nhà trường Giúp lãnh đạo trường soạn thảo văn bản, kiểm tra trước trình kí.Tham mưu cho Hội đồng thi đua khen thưởng nhà trường hoạt động vàcông tác đánh giá, xếp loại, khen thưởng, kỷ luật Nhân Cơ cấu tổ chức:Trường gồm 11 tổ chuyên môn Tổng số cán bộ, công nhân viên: 89 - Tổ Trưởng tổ văn phịng : Nguyễn Thị Nga - Có phận: Bộ phận Văn thư – Lưu trữ, Bộ phận tài vụ, Bộ phận thư viện – Thiết bị, Bộ phận Y Tế học đường, Bộ phận Bảo vệ Nhìn chung, đội ngũ Cán văn phịng có trình độ chun mơn, có phẩm chất trị tốt, có tinh thần trách nhiệm với cơng việc 2.2.4 Tổ Trưởng Văn phịng Trường Hay tổ Hành Hành làm việc theo chế độ thủ trưởng Đứng đầu Tổ Trưởng Hiệu trưởng bổ nhiệm chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng trước pháp luật Tổ Trưởng người trực tiếp đạo, điều hành tồn hoạt động văn phịng III THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI TRƯỜNG THPT VIỆT ĐỨC 1.Các nghiệp vụ văn phịng Vì nhà trường đơn vị nghiệp nhà nước nên nhìn chung nghiệp vụ văn phịng nói chung cơng tác văn thư nói riêng tuân thủ theo quy định văn quy phạm pháp luật nhà nước văn có liên quan như: Người thực hiện: Lê Thị Phượng Trang Chuyên đề nâng cao cơng tác văn phịng trường THPT Việt Đức Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 phủ cơng tác văn thư; Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Luật Lưu trữ số 01/2011/QH ngày 11/11/2011 công tác lưu trữ; Nghị định sô 01/2012/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết số điều Luật Lưu trữ; Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Thông tư số 08/2012/TT-BNV ngày 26/11/2012 Bộ Nội vụ Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng phông lưu trữ Phục vụ đọc giả phịng đọc Thơng tư số: Số: 01/2011/TT-BNV Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 1.1.1 Soạn thảo văn Việc soạn thảo, ban hành văn bản, văn phòng tuân thủ chặt chẽ quy định Điều 1, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư 1.1.1.1.Q uy trình Soạn thảo Quy trình soạn thảo ban hành văn gồm bước sau: Bước Xác định nhu cầu ban hành văn Bước Duyệt thảo, sửa chữa, bổ sung thảo duyệt Người thực hiện: Lê Thị Phượng Trang Chuyên đề nâng cao công tác văn phòng trường THPT Việt Đức Bước Đánh máy, nhân Bước Kiểm tra văn trước ký ban hành Bước Ký văn 1.1.1.2 Các loại văn phịng ban hành Nhà trường khơng có thẩm quyền ban hành văn quy phạm pháp luật Để quản lý, điều hành tổ chức hoạt động, nhà trường ban hành loại văn hành thơng thường Hệ thống văn hành mà nhà trường ban hành bao gồm loại văn cá biệt, văn hành thơng thường có tên loại, văn hành thơng thường khơng có tên loại gồm: Quyết định, Quy định, thơng báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, BC, biên bản, tờ trình, cơng văn, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy biên nhận hồ sơ, giấy đường, giấy nghỉ phép, giấy giới thiệu 1.1.2 Công tác lưu trữ, bảo quản văn bản, tài liệu Vì quy mô Nhà trường không lớn lắm, khối lượng văn bản, tài liệu chưa nhiều nên công tác lưu trữ đơn giản Tuy nhiên, công tác lưu trữ tuân thủ theo quy định pháp luật như: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH ngày 11/11/2011 công tác lưu trữ; Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan văn khác có liên quan Mặc dù trường chưa có kho lưu trữ tài liệu riêng thay vào tủ kệ bảo quản tài liệu đại, có khóa bảo mật an tồn Để bảo quản tốt tài liệu văn phòng nhà trường trang bị thiết bị, vật dụng cần thiết như: Tủ hồ sơ, cặp đựng tài liệu, bìa @, hộp tài liệu, túi đựng hồ sơ Cán lưu trữ phân tài liệu theo tên loại, xếp theo số văn đóng vào bìa @ hộp tài liệu; loại văn bản, tài liệu cất vào ngăn, ô riêng biệt dán nhãn chi tiết Người thực hiện: Lê Thị Phượng Trang 10 Chuyên đề nâng cao công tác văn phòng trường THPT Việt Đức Dù đăng ký cách văn thư phải nhập đầy đủ thông tin văn theo quy định, bao gồm: số, ký hiệu văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại trích yếu nội dung văn bản; người ký; nơi nhận văn bản; đơn vị, người nhận lưu; số lượng bản; ghi (nếu cần thiết) SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐĂK LĂK TRƯỜNG THPT VIỆT ĐỨC SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: 2018 Từ ngày ……… đến ngày Từ số ………… đến số Quyển số: ………… Mẩu bìa sổ đăng ký văn tuân thủ theo quy định phụ lục VII ban hành kèm theo Thông tư số : 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ Số,ký Ngày Tên loại trích yếu nội Người ký hiệu tháng dung văn văn văn Người thực hiện: Lê Thị Phượng Trang 15 Nơi nhận văn Đơn vị, người nhận Số Ghi lượng Chuyên đề nâng cao cơng tác văn phịng trường THPT Việt Đức (1) văn (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Phần đăng ký văn theo mẩu có quy định phụ lục VII ban hành kèm theo Thông tư số : 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ 1.5 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Tùy vào kích thước văn to – nhỏ, nhiều – mà lựa chọn phong bì loại lớn phong bì loại nhỏ.Gấp cho văn vào bì, ý tùy theo số lượng độ dày văn mà lựa chọn cách gấp văn để vào bì; gấp để mật giấy có chữ vào trong, cẩn thận không làm nhàu, rách, bẩn văn Dùng keo để dán kín phong bì (có số trường hợp dùng dấu trường để đóng dấu niêm phong mép bì vừa dán); khơng để keo, hồ dính văn Ghi tên địa Nhà trường tên cá nhân, đơn vị địa nơi nhận văn bản.Tiến hành đóng dấu khẩn, mật dấu khác lên bì (nếu có) Chuyển phát văn đi; văn phải hồn thành thủ tục phát hành sau chuyển cho giao liên chuyển trực tiếp cho quan, tổ chức khác; tất văn chuyển giao phải đăng ký vào Sổ chuyển giao văn Khi văn chuyển tới, người nhận văn phải ký nhận vào sổ Trong trường hợp nơi nhận văn xa trường, việc chuyển phát văn thực đường Bưu điện Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận đóng dấu vào sổ (nếu có) Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển cho nơi nhận qua mạng, sau phải gửi 1.6 Lưu theo dõi việc chuyển phát văn Mỗi văn đi, phòng văn thư lưu lại gốc; lưu văn xếp thứ tự đăng ký CB văn thư theo dõi việc chuyển phát văn đi, trường hợp văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Giải văn đến Tất văn đến phải thông qua văn thư để đăng ký vào sổ quản lí thống Quy trình diễn sau: Người thực hiện: Lê Thị Phượng Trang 16 Chuyên đề nâng cao công tác văn phòng trường THPT Việt Đức 2.1 Ký nhận văn Văn từ đơn vị khác chuyển tới trường, tên địa nơi nhận với tên địa trường, văn thư tiến hành ký nhận 2.2 Văn thư tiếp nhận văn Văn thư tiếp nhận văn đến; kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có) Trường hợp phát thiếu, tình trạng bì khơng cịn ngun vẹn, Văn thư báocáo với Lãnh đạo để kịp thời giải Đối với văn đến chuyển qua mạng, Văn thư kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn bản; phát có sai sót, phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi báo cáo với Lãnh đạo xem xét, giải 2.3 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến Loại phải bóc bì: bì văn đến gửi cho quan, tổ chức Khi bóc bì lưu ký khơng gây hư hại văn bản, khơng bỏ sót văn bì, khơng làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện; Loại khơng bóc bì: bì văn đến có đóng dấu mức độ mật gửi đích danh cá nhân tổ chức đồn thể trường, tổ chức, Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho CB Văn thư để đăng ký Đối với bì có đóng dấu mức độ khẩn phải bóc trước để giải kịp thời Trong trường hợp văn khẩn chuyển đến muộn thời gian thời hạn giải cơng việc CB văn thư có trách nhiệm báo cáo với Lãnh đạo để xem xét, giải 2.4.Đóng dấu “ Đến”, ghi Số ngày đến Tất văn đến thuộc diện đăng ký Văn thư phải đóng dấu “Đến”; ghi số đến ngày đến (kể đến trường hợp cần thiết) Đối với văn đến chuyển qua mạng, trường hợp cần thiết, phải chụp in giấy đóng dấu “Đến” Người thực hiện: Lê Thị Phượng Trang 17 Chuyên đề nâng cao cơng tác văn phịng trường THPT Việt Đức CÔNG VĂN ĐẾN Số: ……………………… Ngày …….Tháng………Năm…… Mẩu dấu “Đến” trường THPT Việt Đức Dấu “Đến” đóng rõ ràng, ngắn Vị trí dấu “đến” thơng thường vị trí khoảng giấy trống số, ký hiệu (đối với văn có tên loại), phần trích yếu nội dung (đối với cơng văn) vào khoảng giấy trống ngày, tháng, năm ban hành văn Nhập đầy đủ thông tin vào mẫu dấu “Đến” viết bi vào văn đến Nhập số văn đến, ngày văn đến; nội dung văn đến, tùy vào chức năng, nhiệm vụ đơn vị, cá nhân mà văn đươc chuyển tới để giải 2.5.Đăng ký văn đến Văn đến đăng ký Sổ đăng ký văn đến Cơ sở liệu quản lý văn đến máy vi tính Số lượng văn đến năm nhà trường không nhiều (dưới 200 văn đến) nên loại văn đến đăng ký hỗn hợp vào sổ sổ đăng ký văn đến Văn thư vào sổ đăng ký đầy đủ, rõ ràng, xác thông tin cần thiết văn Người thực hiện: Lê Thị Phượng Trang 18 Chuyên đề nâng cao cơng tác văn phịng trường THPT Việt Đức SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐĂK LĂK TRƯỜNG THPT VIỆT ĐỨC SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 2018 Từ ngày ……… đến ngày Từ số ………… đến số Quyển số: ………… Ngày Số đến đến (1) Tác giả Số, ký hiệu Ngày Tên loại trích yếu nội tháng dung Đơn vị Ký Ghi nhận người nhận (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Phần đăng ký văn đến theo mẩu có quy định phụ lục VII ban hành kèm theo Thông tư số : 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ 2.6 Nhân bản, trình, chuyển giao văn đến Sau đóng dấu đến, điền thơng tin vào mẫu dấu đến đăng ký vào sổ đến, tiến hành photo nhân văn Số lượng cần photo phụ thuộc vào số lượng Người thực hiện: Lê Thị Phượng Trang 19 Chuyên đề nâng cao cơng tác văn phịng trường THPT Việt Đức đơn vị nhận văn Riêng văn đến có dấu mức độ khẩn phải xử lý chuyển giao sau nhận Văn thư lưu sao, lại chuyển tới đơn vị để trực tiếp giải Việc chuyển giao văn phải bảo đảm kịp thời, xác, đối tượng, chặt chẽ giữ gìn bí mật nội dung văn số ngày đến số đến ngày đến củ, văn chuyển qua mạng đăng ký trước chuyển cho đơn vị cá nhân, văn chuyển qua mạng (tương tự trình tự văn thông thường) 2.7 Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Tất văn đến có ấn định thời hạn giải phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải Văn thu có trách nhiệm thực theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải văn đến 2.8 Nghiệp vụ soạn thảo văn Phần lớn văn hành trường phận phận tự soạn thảo 2.9 Quy trình xây dựng ban hành văn Một số văn hành đơn giản cơng văn, giấy mời, biên có quy trình xây dựng ban hành đơn giản, nhiều trường hợp bỏ qua bước để tiến hành bắt đầu quy trình soạn thảo Tuy nhiên, nhiều văn có giá trị pháp lý cao; phạm vi áp dụng rộng lâu dài chẳng hạn quy chế, nội quy, kế hoạch, chương trình , để ban hành buộc phải trải qua quy trình xây dựng ban hành văn Quy trình xây dựng ban hành văn gồm bước sau: Bước 1: Sáng kiến soạn thảo văn - Lập chương trình xây dựng dự thảo văn thành lập ban soạn thảo định chuyên viên soạn thảo - Ban soạn thảo tổ chức nghiên cứu biên soạn dự thảo - Tổng kết, đánh giá văn có liên quan, thu thập tài liệu, thông tin Người thực hiện: Lê Thị Phượng Trang 20 Chuyên đề nâng cao công tác văn phòng trường THPT Việt Đức - Chọn lựa phương án hợp lý, xác định mục tiêu yêu cầu - Biên tập tổ chức đánh máy Bước : Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo - Đối tượng lấy ý kiến: Lãnh đạo, chuyên gia, đơn vị liên quan - Hình thức lấy ý kiến: cho ý kiến trực tiếp, họp, đưa gợi ý - biểu - Ban soạn thảo thu nhập ý kiến tham gia văn Bước 3: Thẩm định dự thảo - Sau lấy ý kiến, ban soạn thảo xem xét đề xuất việc tiến hành thẩm định dự thảo văn Bước 4: Xem Xét, thơng qua - Hồ sơ trình duyệt gồm: phiếu trình, dự thảo thẩm định văn khác có liên quan - Thơng qua ký ban hành - Đóng dấu văn Bước 5: Cơng bố - Văn khơng thuộc danh mục bí mật nhà nước, tùy theo nội dung phải công bố, yết thị Bước :Gửi lưu trữ văn - Đối với văn lưu hành nội bộ, đơn vị phải gửi phận, cá nhân thực - Lưu văn bản: văn lưu văn thư 3.3 Nội dung văn ban hành Trước bắt tay vào soạn thảo, văn thư xác định mục tiêu giới hạn điều chỉnh văn Xác định rõ mục đích ban hành; cơng việc cần giải quyết; tiến độ giải quyết; kết việc thực văn bản; phán đốn tính khả thi văn bản; nắm vững nội dung văn cần soạn thảo; nội dung phải phù hợp với pháp luật Người thực hiện: Lê Thị Phượng Trang 21 Chuyên đề nâng cao cơng tác văn phịng trường THPT Việt Đức hành, mục tiêu đường lối Đảng; phù hợp chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động nhà trường; Các văn ban hành đảm bảo tính khoa học: văn chứa đủ lượng thông tin quy phạm, thông tin thực tế cần thiết; thông tin quản lý truyền đạt đặt qua văn đáng tin cậy, nhanh chóng, số liệu xác, thực tế, có tính thời Khơng sử dụng số liệu cũ; thông tin chung chung, lặp lại văn khác Đảm bảo logic nội dung, quán chủ đề, bố cục chặt chẽ, việc có quan hệ mật thiết với Sử dụng tốt ngôn ngữ hành - cơng cụ chuẩn mực: ngơn ngữ cách hành văn nghiêm túc, chuẩn xác, khách quan, chuẩn mực, phổ thông 3.3.1 Thể thức văn Thể thức văn mà khoa ban hành tuân thủ chặt chẽ theo quy định có Thơng tư số số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội Vụ quy định kỹ thuật trình bày văn hành Người thực hiện: Lê Thị Phượng Trang 22 Chun đề nâng cao cơng tác văn phịng trường THPT Việt Đức SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN (Trên trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) (Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ) Ghi chú: Người thực hiện: Lê Thị Phượng Trang 23 Chuyên đề nâng cao công tác văn phịng trường THPT Việt Đức Ơ số 5a 5b 7a, 7b, 7c 9a, 9b 10a 10b 11 12 13 14 15 : : : : : : : : : : : : : : : : : Thành phần thể thức văn Quốc hiệu Tên quan, tổ chức ban hành văn Số, ký hiệu văn Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn Tên loại trích yếu nội dung văn Trích yếu nội dung công văn Nội dung văn Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền Dấu quan, tổ chức Nơi nhận Dấu mức độ mật Dấu mức độ khẩn Dấu thu hồi dẫn phạm vi lưu hành Chỉ dẫn dự thảo văn Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành Địa quan, tổ chức; địa E-Mail: địa Website; số điện thoại, số Telex, số Fax : Logo (in chìm tên quan, tổ chức ban hành văn bản) Một số kỹ nghề khác 4.1 Kỹ giao tiếp văn phòng Qua thời gian thực tập văn phòng trường THPT Việt Đức em học hỏi nhiều kỹ giao tiếp ứng xử nơi công sở 4.2 Kỷ tổ chức họp, hội nghị lể tân: Qua thời gian thực đề án đơn vị em học hỏi biết cách tổ chức họp, buổi hội nghị công chức viên chức trường THPT Việt Đức Nhưng việc tổ chức họp, việc tổ chức buổi hội nghị sơ sài làm cho người tham gia họp chưa tập trung Người thực hiện: Lê Thị Phượng Trang 24 Chuyên đề nâng cao cơng tác văn phịng trường THPT Việt Đức PHẦN III CÁC NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TRONG THỜI GIAN ĐẾN THỰC HIỆN ĐỀ ÁN TẠI TRƯỜNG THPT VIỆT ĐỨC I CÁC NGHIỆP VỤ TRỌNG TÂM 1.Công tác văn thư 1.1 Công tác soạn thảo văn Về quy trình soạn thảo văn vẩn chưa theo bước quy định văn hợp số: 01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 02 năm 2014 Bộ Nội Vụ công tác văn thư Do đặc thù quan trường học quan nhỏ nên chưa có chuyên viên soạn thảo văn mà văn nhà trường ban hành ít, đa số văn nhà trường phận phận tự soạn thảo gởi qua mail cho quan nhận nên chưa qua phận văn thư kiểm tra thể thức, nên nhiều văn ban hành vẩn chưa với thể thức chưa đứng với Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội Vụ kỷ thuật trình bày văn hành Và phận tự ban hành tự lấy hệ thống số riêng không qua phận văn thư lấy số nên hệ thống số văn không thống 1.2 Cơng tác quản lý văn đến a Quy trình giả văn đến - Văn đến trường đa số từ nguồn Sở giáo Dục Đào tạo Đắk Lăk đơn vị đa số gởi công văn qua mạng nội nên đơn vị tự in ghi số Đến văn vào sở công văn đến - Mẩu dấu “Đến” trường vẩn chưa với thông tư số: 07/2012/TT – BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 nội vụ việc hướng dẩn quản lý văn lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan b Về việc nhân bản, trình chuyển giao văn Người thực hiện: Lê Thị Phượng Trang 25 Chuyên đề nâng cao công tác văn phòng trường THPT Việt Đức Do văn đến chuyển qua mạng nên phận phân công quản lý mảng nào, mảng tự in thực 2.Cơng tác lưu trữ Vì quy mơ nhà trường không lớn lắm, khối lượng văn không nhiều nên công tác lưu trữ văn đi, đến đơn giản quan trường học đa số đa số lưu trữ sở điểm, sổ đăng bộ, sổ đầu bài, học bạ hồ sơ học sinh bỏ học lại, trường đóng địa bàn huyện có nhiều đồng bào sinh sống trường có nhiều học sinh đồng bào học sinh có điều kiện kinh tế khó khăn nên học sinh bỏ học nhiều Và số lượng hồ sơ bỏ học tăng lên theo năm nên số lượng hồ sơ ngày nhiều Học bạ sổ điểm loại hồ sơ có giá trị lưu trữ vỉnh viển tiêu hủy nên công việc lưu trữ vẩn chưa xếp khoa học chưa với Thông tư số:07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 nội vụ việc hướng dẩn quản lý văn lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Và việc lưu trữ hồ sơ cán công chức quan em thủ trưởng đơn vị lưu trữ nên nhiều có CBCC mượn hồ sơ để giải số việc việc tìm kiếm có phần khó khăn hồ sơ chưa xếp khoa học chưa với Thông tư số:07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 nội vụ việc hướng dẩn quản lý văn lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Về việc ứng dụng công nghệ thông tin Do trường khối giáo dục, công tác văn thư quan trường học đơn giản nên công tác văn thư lưu trữ chưa thực quan tâm, cán làm công tác văn thư quan trường học việc ứng dụng công nghệ thông tin nhiều hạn chế tập huấn nghiệp vụ, công nghệ thong tin công tác văn thư 5.Kỷ tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Về kỷ tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo: trường đa số chuyến công tác cửa lãnh đạo thủ trưởng quan xếp cử người công tác theo theo thời gian địa điểm cấp cấp ấn định Người thực hiện: Lê Thị Phượng Trang 26 Chuyên đề nâng cao cơng tác văn phịng trường THPT Việt Đức IV CÁC BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC 1.Công tác văn thư 1.1 Công tác soạn thảo văn - Việc soạn thảo văn : Thể thức, kỷ thuật trình bày văn cần làm theo Thông tư số:01/2011BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội Vụ quy định thể thức trình bày văn hành Quy trình soạn thảo văn phải tuân thủ theo bước quy định: Theo kiến thức em học quy trình soạn thảo văn hành gồm bước sau: Quy trình soạn thảo văn gồm có bước: Bước 1: Xác định mục đích, tính chất vấn đề cần văn hóa Bước 2: Bộ phận cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo tiến hành soạn thảo Bước : Duyệt văn trước trình lên lãnh đạo quan ký Bước 4: Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy ( in) sốt lại văn trình ký Bước 5: Đánh máy ( in) nhân văn theo số lượng “nơi nhận” làm thủ tục văn thư phát hành lưu giữ văn 1.2 Công tác quản lý văn Văn trường cần phải qua phận văn thư kiểm tra thể thức, kỷ thuật trình bày văn lấy số cho hệ thống số định đóng dấu văn theo quy định trước ban hành văn thư phải lưu lại phải lưu lại gốc Và quy trình lưu văn quản lý văn phải với quy định cơng tác văn thư Quy trình tổ chức giải văn gồm bước sau: Bước : Kiểm tra thể văn Bước : Vào sổ đăng ký văn Người thực hiện: Lê Thị Phượng Trang 27 Chuyên đề nâng cao cơng tác văn phịng trường THPT Việt Đức Bước : Bao gói văn Bước : Chuyển văn Bước 5: Giữ gìn xếp, lưu văn 1.3 Công tác quản lý quản lý văn đến Đơn vị Cần làm lại dấu “Đến” cho với dấu đến Thông tư số: 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Quy trình giải văn đến cần tuân thủ theo bước sau Bước : Nhận văn đến Bước : Sơ phân loại văn đến Bước 3: Bóc văn Bước 4: Đóng dấu Đến vào văn Bước : Trình văn Bước : Đăng ký (Vào sổ) văn đến Bước : Chuyển giao văn đến Công tác lưu trữ Cần thực với luật lưu trữ số: 01/2011/QH ngày 11 tháng 11 năm 2011 công tác lưu trữ Thông tư số: 07/2011/2012 TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẩn quản lý văn bản, lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan văn khác liên quan Về việc lưu trữ hồ sơ CBCC quan cần bàn giao cho phận văn thư – lưu trữ quản lý, để phận lưu trữ trường xếp hồ sơ cách hợp lý khoa học với luật lưu trữ nhà nước, để CBCC muốn mượn hồ sơ dễ dàng Người thực hiện: Lê Thị Phượng Trang 28 Chuyên đề nâng cao cơng tác văn phịng trường THPT Việt Đức 3.Về việc ứng dụng công nghệ thông tin - Cơ quan chủ quản cần tổ chức thêm đợt tập huấn công nghệ thong tin công tác văn thư lưu trữ cho cán làm công tác văn thư thư lưu trữ trường học Về kỷ tổ chức họp, hội nghị, lể tân Việc tổ chức họp, hội nghị lể tân để họp thành công theo kiến thức em học cần tổ chức theo nguyên tắc sau: Chuẩn bị họp thật chu đáo Không để họp kéo dài mức cần thiết Nên thảo luận trước với hội đồng nội dung họp Nên bắt đầu họp Ghi biên quan điểm lúc họp Hướng dẫn người tham gia thảo luận yêu cầu họ trình bày ngắn gọn Hảy giúp người tập trung ý vào họp Hảy giúp người không ngần ngại trình bày ý kiến Phát biểu họp nên nói với nhiều người khơng riêng với người 10 Khơng nói xấu buổi họp, đặc biệt người vắng mặt 11 Sau buổi họp nên gặp người nới chuyện thân mật Trên tồn năm trước công tác quản trị văn phòng trường THPT Việt Đức mắc phải em hy vọng với biện pháp em đưa sẻ khắc phục năm 2015 Người thực hiện: Lê Thị Phượng Trang 29