Ứng dụng hệ thống ERP tại việt nam mô hình ERP

A LÝ THUYẾT I Giới thiệu hệ thống ERP Khái niệm Hệ thống Quản trị Tài nguyên Doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning ERP) hệ thống phần mềm để giúp cho công ty quản lý hoạt động chủ chốt bao gồm: kế tốn, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, v.v Mục tiêu tổng quát hệ thống đảm bảo nguồn lực thích hợp doanh nghiệp nhân lực, vật tư, máy móc tiền bạc có sẵn với số lượng đủ cần, cách sử dụng công cụ hoạch định lên kế hoạch Phần mềm ERP cho phép công ty cung cấp tổng hợp số liệu nhiều hoạt động riêng rẽ khác để đạt mục tiêu Đặc điểm Theo chuyên gia ERP, hệ thống đạt tầm ERP cần phải: Được thiết kế theo phần nghiệp vụ (moduler); Có tính tích hợp chặt chẽ; Có khả phân tích quản trị; Tính mở Hệ thống ERP cịn có khả sửa chữa, khai thác thơng tin Do đó, với quy trình vận hành, ERP có tính dẫn hướng (driver) Mặt tích cực cho phép DN học tập quy trình quản lý DN chương trình, từ thiết lập quy trình quản lý hoạch định quy trình dự kiến tương lai Theo Marcelino Tito Torres tài liệu hội thảo “Manufacturing Resource Planning” hệ thống ERP có đặc điểm sau: - ERP hệ thống tích hợp quản trị sản xuất kinh doanh (Integrated Business Operating System) Tích hợp – có nghĩa cơng đoạn, người, phòng ban chức liên kết, cộng tác với trình hoạt động sản xuất kinh doanh thống - ERP hệ thống người làm chủ với hỗ trợ máy tính (People System Supported by the Computer) Những cán chức năng, nghiệp vụ chính, cịn phần mềm máy tính hỗ trợ Người sử dụng phải đào tạo cẩn thận, tính tích cực nhân viên yếu tố định - ERP hệ thống hoạt động theo quy tắc (Formal System), có nghĩa phải hệ thống hoạt động theo quy tắc kế hoạch rõ ràng Kế hoạch sản xuất kinh doanh phải lập theo năm, tháng, tuần; hệ thống khơng hoạt động khơng có kế hoạch; quy tắc, quy trình xử lý phải quy định trước - ERP hệ thống với tránh nhiệm xác định rõ (Defined Responsibilities) Ai làm việc gì, trách nhiệm phải xác định rõ trước - ERP hệ thống liên kết phòng ban cơng ty (Communication among Departments) Các phịng ban làm việc, trao đổi, cộng tác với phịng ban cát Mơ hình ERP Một phần mềm ERP, tích hợp chức chung tổ chức vào hệ thống Thay phải sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự-tiền lương, quản trị sản xuất song song, độc lập lẫn ERP gơm tất vào chung gói phần mềm mà chức có liên thông với Các bước triển khai ERP a THỰC HIỆN TIỀN ĐỊNH GIÁ (PRE-EVALUATION SCREENING) Khi công ty định triển khai hệ thống ERP việc nghiên cứu để có phần mềm trọn gói (package) hồn hảo bắt đầu Nhưng có đến hàng trăm nhà cung cấp ERP với nhiều hình dạng quy mô khác – tất yêu cầu cần thiết để có giải pháp lý tưởng cho bạn Phân tích tồn package trước đến định giải pháp dể dàng thực Đó q trình tốn nhiều thời gian Vì tốt hơn, bạn giới hạn bớt số package định giá Tốt luôn định giá tỉ mỉ chi tiết số nhỏ package phân tích hàng tá package cách chung chung Vì cơng ty nên tiến hành định giá trước để giới hạn số package vốn phải định giá Ban đánh giá Không phải tất ERP package nhau, package có điểm mạnh yếu điểm Q trình tiền định giá loại bỏ ERP package không phù hợp hồn tồn với quy trình kinh doanh cơng ty Có thể xem xét vài packages tốt cách đọc tài liệu sản phẩm nhà cung cấp, nhờ chuyên gia tư vấn bên ngồi quan trọng tìm package mà sử dụng cơng ty có hoạt động tương tự công ty bạn Và thật tốt tìm package khác thể môi trường hoạt động tương tư b ĐỊNH GIÁ TRỌN GÓI (PACKAGE EVALUATION) Quá trình chọn/định giá giai đoạn quan trọng thực thi ERP package mà chọn định thành công hay thất bại dự án Trong hệ thống ERP địi hỏi đầu tư lớn, package mua, thật chuyện dễ để chuyển qua package khác Vì lời tuyên bố “hãy làm từ đầu”! Nhân tố quan trọng nên nhớ đầu phân tích package khác khơng có package hồn hảo Ý nghĩ cần thiết phải người nhóm đưa định chọn lựa thấu hiểu Mục tiêu trình lựa chọn để xác định package đáp ứng u cầu Mục tiêu tìm package đủ linh động để đáp ứng nhu cầu cơng ty hay nói cách khác, phần mềm tuỳ biến để phù hợp tốt Khi xác định package để định giá, công ty cần phải xác lập tiêu chí lựa chọn cho phép định giá tất package với quy mô Để chọn hệ thống tốt nhất, công ty nên nhận dạng hệ thống đáp ứng với nhu cầu kinh doanh, phù hợp với tiểu sử công ty nhận định với thực tế kinh doanh cơng ty Khó tìm hệ thống phù hợp hoàn toàn với cách thức hoạt động công ty, mục tiêu hướng tới làm tìm hệ thống với khác biệt c LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN (PROJECT PLANNING) Đây giai đoạn thiết kế qui trình triển khai dự án Giai đoạn định chi tiết triển khai lịch trình, thời hạn, … Kế hoạch dự án bắt đầu Xác định vai trị phân cơng trách nhiệâm cho người Các nguồn lực sử dụng cho việc triển khai định, người đứng đầu để triển khai dự án định Các thành viên đội triển khai lựa chọn phân công nhiệm vụ Giai đoạn định bắt đầu dự án, thực dự định hoàn tất dự án Đây giai đoạn hoạch định “phải làm gì” trường hợp bất ngờ; giám sát tiến trình triển khai; phương thức kiểm soát nên thiết lập cần làm việc khơng cịn nằm tầm kiểm soát Kế hoạch dự án thường lập Ban gồm đội trưởng nhóm triển khai Chỉ đạo Ban dự án ERP thường CIO hay COO Ban dự án ERP họp định kỳ suốt tồn chu trình triển khai dự án để xem xét lại tiến trình lập biểu đồ cho hành động diễn biến tương lai d PHÂN TÍCH SỰ KHÁC BIỆT (GAP ANALYSIC) Có thể cho giai đoạn định thành công hay thất bại cho q trình triển khai dự án ERP Nói cách đơn giản, tiến trình qua xuyên suốt mơ hình hoạt động tai định hướng mơ hình tương lai Cái thiết kế mơ hình mà đốn trước bao gồm chức thiếu sót Người ta nhận định rằng, chí phần mềm ERP hòan hảo chĩ đáp ứng 80% u cầu chức cơng ty, 20% cịn lại yêu cầu vấn đề tái cấu trúc qui trình kinh doanh cơng ty (business process reengneering – Tái cấu trúc qui trình kinh doanh) Một giải pháp thích ứng cho dù đau đớn địi hỏi việc thay đổi kinh doanh để phù hợp với ERP package Tất nhiên, công ty dễ dàng chấp nhận hoạt động mà không cần chức đặc thù (giải pháp rẻ bất lợi) Còn giải pháp khác bao gồm: - Hy vọng vào việc nâng cấp (chi phí thấp rủi ro) - Xác định sản phẩm bên thứ ba lấp kẻ hở (với hy vọng tích hợp với package ERP) - Thiết kế chương trình theo đặt hàng - Thay đổi mã nguồn ERP (đó lựa chọn đắt giá, thường dành cho việc cài đặt sứ mạng khó khăn) e CẤU HÌNH HỆ THỐNG (CONFIGURATION) Đây phần chức việc triển khai ERP Ở có chút bí mật qui trình cấu hình hệ thộng cho lý tốt đẹp: Holy Grail hay quy tắc bất thành văn triển khai ERP là: việc làm đồng hoạt động kinh doanh công ty với ERP package thay đổi mã nguồn chỉnh sữa (customization) để phù hợp với công ty Để làm vậy, qui trình kinh doanh phải thấu hiểu đặt (ánh xạ – map) theo giải pháp phù hợp với mục tiêu chung công ty Nhưng công ty ngưng hoạt động diễn trình ánh xạ (mapping) Vì nguyên mẫu – mơ qui trình hoạt động thật công ty - sử dụng Nguyên mẫu cho phép kiểm tra thử nghiệm tồn mơ hình mong đợi mơi trường kiểm sốt Vì nhà tư vấn ERP định hình thử nghiệm nguyên mẫu, họ cố gắng giải vấn đề lơgich vốn có BPR trước chạy hệ thống thật II Khả ứng dụng ERP Việt Nam Ứng dụng ERP đồng nghĩa với việc tổ chức lại hoạt động doanh nghiệp theo quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế, nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng lực cạnh tranh phát triển thương hiệu doanh nghiệp Tuy nhiên, thực trạng ứng dụng ERP Việt Nam chưa phổ biến, nguyên nhân quan trọng 80% khối lượng cơng việc q trình triển khai ERP tư vấn, có 20% khối lượng lập trình, nhiên doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng ERP lại thực khâu tư vấn chưa tốt Ở Việt Nam, chưa có chuyên gia tư vấn giỏi, có kinh nghiệm Vì thế, triển khai ERP phức tạp cho doanh nghiệp lớn, nên thuê tư vấn quốc tế, vừa đảm bảo cho dự án chắn thành công, vừa tạo hội học hỏi tích lũy kinh nghiệm cho Việt Nam Tuy nhiên nhiều nơi chưa coi tư vấn then chốt, khơng chấp nhận chi phí th tư vấn ERP không đơn công nghệ Trên hết, nơi tích lũy kiến thức kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm tác nghiệp Sử dụng ERP quốc tế sử dụng kinh nghiệm quản lý hàng trăm năm nhân loại Vì thế, với doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm ERP quốc tế, có hiệu cao Để thiết kế ERP chuyên nghiệp đạt tiêu chuẩn quốc tế, cần có nhiều chuyên gia quản lý xuất sắc nhiều ngành công nghiệp khác nhau, đồng thời cần nhiều năm tích lũy kinh nghiệm triển khai để hồn thiện Vào thời điểm tại, chưa có cơng ty phần mềm Việt Nam thỏa mãn tiêu chuẩn Phần lớn công ty Việt Nam quan tâm đến triển khai ERP công ty lớn với doanh số từ vài trăm tỉ đồng trở lên Chính họ quan tâm đến giải pháp hàng đầu giới SAP Oracle Đây hai giải pháp có thị phần lớn giới Trước đây, SAP Oracle ý đến khách hàng lớn Hiện nay, họ quan tâm đến doanh nghiệp nhỏ với giải pháp phù hợp có giá cạnh tranh Cịn nhiều ngun nhân khác khiến cho việc ứng dụng ERP Việt Nam chưa phổ biến: Công tác giới thiệu, tuyên truyền cần thiết việc ứng dụng ERP doanh nghiệp chưa sâu rộng, khiến cho nhiều lãnh đạo khơng có điều kiện tiếp xúc với giải pháp này.Kinh phí đầu tư triển khai ERP tương đối lớn, khiến cho nhiều doanh nghiệp thận trọng Một số doanh nghiệp đầu việc triển khai ERP, hiệu chưa đạt mong muốn, nên tạo tâm lý hoài nghi doanh nghiệp khác Ngồi cịn có nguyên nhân thuộc lực yếu công ty triển khai ERP Việt Nam Ứng dụng ERP xu tất yếu, công cụ quan trọng để doanh nghiệp nâng cao lực cạnh tranh, đồng thời giúp doanh nghiệp tiếp cận tốt với tiêu chuẩn quốc tế Một doanh nghiệp ứng dụng từ quy mơ cịn nhỏ có thuận lợi dễ triển khai doanh nghiệp sớm vào nề nếp Doanh nghiệp chậm trễ ứng dụng ERP, doanh nghiệp tự gây khó khăn cho tạo lợi cho đối thủ Tuy nhiên, ứng dụng ERP dễ, cần hội tụ nhiều điều kiện để ứng dụng thành công như: nhận thức tâm cao ban lãnh đạo doanh nghiệp; cần xác định đắn mục tiêu, phạm vi bước triển khai; lựa chọn giải pháp phù hợp III Một số hệ thống cụ thể MƠ HÌNH ERP CHO CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC (ERP model for Universities) 1.1 Những thuận lợi triển khai ERP cho Đại học • Ứng dụng CNTT lĩnh vực giáo dục nói chung giáo dục đại học nói riêng nhà nước khuyến khích tạo nhiều hội cho trường đại học nâng cao hiệu công tác quản lý đào tạo nhà trường • Các trường đại học có máy hoạt động tương tự doanh nghiệp lớn, tổ chức phân cấp nhiều phòng ban như: tài vụ, nhân sự, kế hoạch, hành chính, vật tư đó, trường đại học có vấn đề cần giải như: Quản lý tài chính, nhân sự, sở vật chất, cách thống hiệu • Kết hợp với thành tựu CNTT đặt biệt mạng máy tính kỹ thuật tổ chức khai thác liệu kho liệu, sở liệu phân tán, mơ hình ERP trường có lợi tổ chức quản lý tập trung trường phân tán địa lý • ERP đặc biệt phù hợp xu hướng xây dựng đại học số nhu cầu học tập trực tuyến đòi hỏi nhà trường phải nhanh chóng đầu tư sở vật chất chiến lược triển khai để đáp ứng yêu cầu đạo tạo cho xã hội • Các trường đại học đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào công tác đào tạo Giáo trình điện tử, thư viện điện tử, tài nguyên điện tử hội để triển khai ERP cho trường 1.2 Đề xuất Mơ hình ERP cho trường đại học Nhìn chung, tổ chức trường đại học hệ thống phân cấp với phịng nhiệm vụ sau: Từ ta xác định phân hệ mà ERP cần triển khai trường đại học.Các phân hệ chuẩn hóa theo qui trình riêng ứng dụng chạy CSDL cục (ví dụ chương trình quản lý tài có CSDL riêng q trình nộp học phí sinh viên chạy máy phòng tài vụ) Tuy nhiên, điều quan trọng ứng dụng phải tích hợp hệ thống trao đổi thơng tin với (ví dụ CSDL việc nộp học phí sinh viên phải chia sẻ cho ứng dụng phân hệ đào tạo để biết lên lịch học hay thi) để cung cấp thông tin cho lãnh đạo quản lý 1.4 Kết luận Triển khai ERP cho trường đại học xu hướng tất yếu trường đại học để xây dựng môi trường giáo dục đại nhằm đáp ứng yêu cầu đổi quản lý giáo dục phù hợp với phát triển xã hội ERP mang lại lợi ích vô to lớn cho trường đại học nâng cao lực quản lý lãnh đạo, hiệu cơng việc phịng ban đặc biệt tạo môi trường thống cho phép nhà trường khai thác thông tin thuận lợi trao đổi thông tin với trường đại học viện nghiên cứu tồn cầu Với thành cơng trường giới đạt khẳng định ERP cho trường đại học giải pháp cần thiết để nâng cao hiệu quản quản ly đào tạo cho trường Đại học Việt Nam Xây dựng mơ hình hệ thống ERP cho ngân hàng thương mại Việt Nam 2.1 Mơ hình ERP ngân hàng thương mại Theo mơ hình này, hệ thống ERP cho NH chia mảng ứng dụng theo loại hình hoạt động kinh doanh khác NH như: kinh doanh NH, ứng dụng nội bộ, QL th mua tài chính, QL chứng khốn, QL nợ khai thác tài sản, QL bất động sản Từ đó, số liệu tổng hợp tập trung lõi, mà chất hệ thống sổ tổng hợp (general ledger) Từ hệ thống sổ này, NH khai thác số liệu qua hệ thống báo cáo tác nghiệp, báo cáo QL, báo cáo phải nộp cho NH Nhà Nước báo cáo phục vụ lãnh đạo 2.2 Mơ hình hệ thống ERP cho ngân hàng ACB-ĐN Với vai trò chi nhánh trực thuộc hệ thống Ngân hàng TMCP Á Châu, ngân hàng ACB-ĐN có phân hệ sau: - Phân hệ quản lý cấp tín dụng - Phân hệ quản trị hệ thống - Phân hệ quản lý tiền gửi - Phân hệ tự động văn phòng - Phân hệ quản lý tốn - Phân hệ quản lý hành - Phân hệ quản lý tài - Phân hệ hỗ trợ thông tin lãnh đạo - Phân hệ quản lý nhân Giới thiệu giải pháp ERP B4Ui Fishery: Cấu trúc hệ thống B4Ui : 10 Các vấn đề B4Ui Fishery thực cho ngành thủy sản: - Quản lý tồn q trình mua ni trồng, khai thác, kiểm nghiệm, lưu kho, chế biến, xuất thủy sản theo tiêu chuẩn ngành Global GAP, GMP, HACCP, ISO … - Có đầy đủ phân hệ phục vụ quản lý tồn cơng ty gồm: tài - kế tốn, mua hàng, chất lượng, tồn kho, nuôi trồng, bán hàng, sản xuất, nhân - tiền lương hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo - Quản lý chuyên sâu đầy đủ cho yêu cầu đặc thù ngành: nuôi trồng, sản xuất theo đơn hàng, truy vết nguồn gốc lô nguyên liệu, kiểm tra chất lượng NVL TP/BP đặc thù quản lý sản xưất, tồn kho , - B4Ui Fishery cho phép tính giá xuất theo phương pháp đích danh theo lơ - Do hệ thống chạy online nên cho phép doanh nghiệp quản lý điều hành từ xa - Cho phép khách hàng đặt hàng Online hệ thống hỗ trợ chuyển số liệu đặt hàng để làm đơn đặt hàng - B4Ui Fishery xây dựng theo mơ hình đa cơng ty nên phù hợp với tập đồn thủy sản có quy mơ hàng đầu Việt Nam - Sẵn sàng thay đổi, bổ sung theo đặc thù quản lý doanh nghiệp Các phân hệ B4Ui: 11 B BÀI TẬP Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồ luồng liệu( ngữ cảnh hệ thống, mức đỉnh, mức đỉnh) QUẢN LÍ CƠ SỞ SẢN XUẤT VÀ CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM Chi cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm tỉnh cần quản lí chất lượng sản phẩm sở sản xuất tỉnh Trên địa bàn tỉnh quản lí có nhiều sở sản xuất Để thuận tiện quản lí người ta gán sỏ mã số sở Mỗi sở có địa chỉ, người chịu trách nhiệm gọi chủ sở, biết họ tên, khơng có, có một vài số điện thoại để tiện liên hệ Cơ sở muốn sản xuất mặt hàng phải đăng kí thong qua phiếu đăng kí chất lượng cho Một phiếu đăng kí có số đăng kí hay số thứ tự cấp cho sản phẩm nhất, nhiên sở sản xuất đăng kí nhiều sản phẩm khác Mỗi phiếu đăng kí có thời hạn( từ ngày đến ngày đó) số lượng đăng kí sản xuất thời hạn Mỗi sản phẩm được gán cho mã số sản phẩm, danh tính rõ ràng đơn vị tính tương ứng sản phẩm thường phải đăng kí nhiều tiêu, tiêu có đơn vị tính cho tiêu đó, đăng kí số đăng kí cho tiêu tương ứng Trong thời hạn đăng kí, nguyên tắc sản phẩm đăng kí sản xuất bán thị trường phải đảm bảo tiêu đăng kí Theo định kì có nghi vấn, chi cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm bốc mẫu sản phẩm sở để kiểm nghiệm đánh giá Khi đánh gía xong phiếu kiểm nghiệm lập Một phiểu kiểm nghiệm kiểm sản phẩm theo số tiêu với 12 số kiểm nghiệm tương ứng Hơn phiếu kiểm nghiệm có số thứ tự, ngày đánh giá dùng cho sở sản xuất sản phẩm đăng kí Dựa vào kết kiểm nghiệm mà người có trách nhiệm cho đánh giá đạt hay không đạt chất lượng theo mức đăng kí Sản phẩm sở không đạt chất lượng không phép tiếp tục sản xuất lưu hành thị trường, bị rút giấy phép kinh doanh Nếu sản phẩm gây hại cho người dùng chủ sở bị truy tố trước pháp luật Đến lúc cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm muốn biết sản phẩm sở hết thời hạn đăng kí, sản phẩm ko đạt chất lượng, vv… Biểu đồ phân cấp chức Quản lý sở sản xuất chất lượng sản phẩm Quản lý mặt hàng Quản lý sở sản xuất Quản lý thông tin mặt hàng Xử lý vi phạm Thống kê Kiểm tra chất lượng sản phẩm 13 Biểu đồ luồng liệu mức ngữ cảnh Cục đo lường chất Yêu cầu báo cáo lượng sản phẩm Báo cáo Mã số cho sở sản xuất Mã số mặt hàng Quản lý sở sản xuất chất lượng sản phẩm Mẫu sản phẩm Cơ sở sản xuất Yêu cầu xử lý vi phạm Cơ quan nhà nước có thẩm quyền Thông tin sở sản xuất Phiếu đăng ký mặt hàng Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh 14 TT sở sản xuất Thông tin sở sản xuất 1.Quản lý sở sản xuất TT sản phẩm kiểm nghiệm TT mặt hàng Mẫu sản phẩm Cơ sở sản xuất 2.Quản lý mặt hàng Phiếu đăng ký mặt hàng Yêu cầu xử lý vi phạm Mã số mặt hàng Cơ quan nhà nước có thẩm quyền Cục đo lường chất lượng sản phẩm Yêu cầu báo cáo Báo cáo Thống kê TT sản phẩm kiểm nghiệm TT sở sản xuất Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh TT mặt hàng TT mặt hàng Cơ quan nhà nước có thẩm quyền 15 2.1.Quản lý thông tin mặt hàng Mã số mặt hàng Yêu cầu xử lý vi phạm 2.3 Xử lý vi phạm Sản phẩm vi phạm Phiếu đăng ký mặt hàng TT sản phẩm kiểm nghiệm Cơ sở sản xuất Mã số cho sở sản xuất Thông tin sở sản xuất Mẫu sản phẩm 2.2 Kiểm tra chất lượng sản phẩm 1.Quản lý sở sản xuất TT sở sản xuất TT sản phẩm kiểm nghiệm Báo cáo Cục đo lường chất lượng sản phẩm Thống kê TT mặt hàng Yêu cầu báo cáo 16 ... Đại học Việt Nam Xây dựng mơ hình hệ thống ERP cho ngân hàng thương mại Việt Nam 2.1 Mơ hình ERP ngân hàng thương mại Theo mơ hình này, hệ thống ERP cho NH chia mảng ứng dụng theo loại hình hoạt... trạng ứng dụng ERP Việt Nam chưa phổ biến, nguyên nhân quan trọng 80% khối lượng công việc trình triển khai ERP tư vấn, có 20% khối lượng lập trình, nhiên doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng ERP lại... có phân hệ sau: - Phân hệ quản lý cấp tín dụng - Phân hệ quản trị hệ thống - Phân hệ quản lý tiền gửi - Phân hệ tự động văn phịng - Phân hệ quản lý tốn - Phân hệ quản lý hành - Phân hệ quản lý