Quyết định số 24/2019/QĐ-UBND ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử tại các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Long An. Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LONG AN -Số: 24/2019/QĐ-UBND CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Long An, ngày 17 tháng năm 2019 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LONG AN ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LONG AN Căn Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19/06/2015; Căn Luật Giao dịch điện tử ngày 29/11/2005; Căn Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006; Căn Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011; Căn Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 Chính phủ ứng dụng Công nghệ thông tin hoạt động quan Nhà nước; Căn Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 Thủ tướng Chính phủ việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước; Căn Thơng tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, chức Hệ thống quản lý tài liệu điện tử q trình xử lý cơng việc quan, tổ chức; Căn Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; Theo đề nghị Chánh Văn phịng Đồn ĐBQH, HĐND UBND tỉnh Tờ trình số 1014/TTrVP ngày 03/6/2019 QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử quan nhà nước địa bàn tỉnh Long An Điều Giao Văn phòng ĐĐBQH, HĐND UBND tỉnh chủ trì, phối hợp với quan, địa phương tổ chức triển khai thực Quyết định Quyết định có hiệu lực kể từ ngày 01/7/2019 thay Quyết định số 36/2013/QĐ-UBND ngày 08/8/ 2013 Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành quy định trao đổi, lưu trữ, xử lý văn điện tử hoạt động quan nhà nước địa bàn tỉnh Long An Điều Chánh Văn phịng Đồn ĐBQH, HĐND UBND tỉnh; thủ trưởng sở, ngành tỉnh; Chủ tịch UBND huyện, thị xã, thành phố; thủ trưởng quan, đơn vị cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định Quyết định thay Quyết định số 23/2019/QĐ-UBND ngày 07/6/2019 UBND tỉnh./ Nơi nhận: - Văn phịng Chính phủ; - Cục KKTVBQPPL- Bộ Tư pháp; - UBMTTQ Đồn thể tỉnh; - Bộ Thơng tin Truyền thông (b/c); - TT Tỉnh ủy, HĐND tỉnh; - CT, PCT UBND tỉnh; - Như Điều (thực hiện); TM ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Trần Văn Cần - Công báo tỉnh, Cổng TTĐT tỉnh; - Lưu: VT, TV QUY CHẾ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LONG AN (Ban hành kèm theo Quyết định số 24/2019/QĐ-UBND ngày 17/06/2019 UBND tỉnh Long An) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh Quy chế quy định việc tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử quan nhà nước địa bàn tỉnh Long An Quy chế không áp dụng việc gửi, nhận văn điện tử có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định pháp luật Điều Đối tượng áp dụng Các quan hành nhà nước, đơn vị nghiệp địa bàn tỉnh Long An (sau gọi tắt quan, đơn vị) Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động quan quy định Khoản Điều (sau gọi tắt cán bộ, cơng chức) cá nhân, tổ chức có liên quan tham gia quản lý, khai thác sử dụng hệ thống quản lý văn điều hành tỉnh môi trường mạng Các quan, tổ chức địa bàn tỉnh không thuộc Khoản Điều liên quan đến hoạt động gửi, nhận văn với quan hành nhà nước, đơn vị nghiệp địa bàn tỉnh, đáp ứng hạ tầng kỹ thuật, công nghệ để áp dụng, thực theo Quy chế Khuyến khích quan Đảng, đoàn thể, quan ngành dọc địa bàn tỉnh áp dụng Quy chế việc gửi, nhận văn điện tử hệ thống quản lý văn điều hành tỉnh Điều Giải thích từ ngữ Hệ thống quản lý văn điều hành tỉnh (sau gọi tắt phần mềm quản lý văn bản): phần mềm tin học ứng dụng thực quy trình, hình thức tiếp nhận, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin, giải công việc quan nhà nước để nâng cao chất lượng hiệu công tác điều hành lãnh đạo, hoạt động liên quan đến gửi, nhận văn điện tử môi trường mạng Trục kết nối liên thông tỉnh giải pháp kỹ thuật, công nghệ xây dựng, triển khai từ Văn phịng Đồn ĐBQH, HĐND UBND tỉnh tới quan nhà nước địa bàn tỉnh để kết nối, liên thông gửi, nhận văn điện tử; kết nối, liên thông với Trục liên thơng văn quốc gia Văn phịng Chính phủ quản lý để gửi, nhận văn điện tử với bộ, ngành, địa phương khác Tài khoản người dùng (User Account): Mỗi người cấp tên riêng không trùng lắp (User name) mật (password) để có quyền truy cập sử dụng chức phần mềm quản lý văn Các từ viết tắt: a) Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg: Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 Thủ tướng Chính phủ việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước; b) Thơng tư số 01/2019/TT-BNV: Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, chức Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trình xử lý công việc quan, tổ chức; Điều Các quy định văn điện tử Thể thức kỹ thuật trình bày văn điện tử: a) Đối với văn quy phạm pháp luật: Thực theo quy định Chương V Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/ 2016 Chính phủ việc quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật ban hành văn quy phạm pháp luật b) Đối với văn hành chính: Thực theo quy định Chương II Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Nội dung văn điện tử sử dụng mã ký tự tiếng Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909: 2001 Tiêu chuẩn truy cập thông tin: áp dụng theo Thông tư số 39/2017/TT- BTTTT ngày 15/12/2017 Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông Ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật ứng dụng công nghệ thông tin quan nhà nước Định dạng văn điện tử: a) Được thực theo quy định Điểm 3.4 3.5 Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật ứng dụng công nghệ thông tin quan nhà nước Ban hành kèm theo Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT ngày 23/12/2013 Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật ứng dụng công nghệ thông tin quan nhà nước, cụ thể: - Các tài liệu văn (có định dạng: *.txt; *.rtf; *.doc; *.docx; *.odt) - Các tài liệu bảng tính (có định dạng *.csv; *.xls; *.xlsx; *.ods) - Các tài liệu đọc (có định dạng *.pdf) - Các tài liệu dạng ảnh, đồ thị, đồ họa chuyên ngành b) Định dạng văn theo quy định Điểm a Khoản Điều nêu trên, ký số: *.pdf Điều Nguyên tắc yêu cầu gửi, nhận văn điện tử Nguyên tắc gửi, nhận văn điện tử: a) Việc gửi, nhận văn điện tử phải thực theo nguyên tắc quy định Điều Luật giao dịch điện tử tuân theo quy định khác pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh, an tồn thơng tin văn thư, lưu trữ b) Tất văn điện tử thuộc thẩm quyền ban hành giải quan, đơn vị phải gửi, nhận qua phần mềm quản lý văn bản, trừ trường hợp bên gửi bên nhận chưa xây dựng phần mềm quản lý văn Không phát hành văn điện tử hệ thống thư điện tử (email) văn gửi, nhận qua phần mềm quản lý văn c) Các quan không phát hành văn giấy gửi văn điện tử ký số, trừ trường hợp quy định phải gửi kèm văn giấy theo quy định Khoản Điều Quy chế d) Bên nhận có quyền từ chối nhận văn điện tử văn điện tử khơng bảo đảm ngun tắc, u cầu gửi, nhận phải chịu trách nhiệm việc từ chối đó, đồng thời bên nhận phản hồi cho bên gửi biết thông qua phần mềm quản lý văn thông qua Trục kết nối liên thông tỉnh để xử lý theo quy định Yêu cầu gửi, nhận văn điện tử: a) Việc gửi, nhận văn điện tử đảm bảo theo yêu cầu Điều Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg b) Khi nhận văn điện tử đến, văn thư bên nhận phải xử lý ngay, không chờ văn giấy (nếu có qui định) chuyển xử lý theo qui trình khơng q 02 (giờ hành chính) sau nhận Điều Các loại văn điện tử Các loại văn điện tử:áp dụng theo quy định Khoản Điều Quyết định số 28/2018/QĐTTg Các loại văn điện tử gửi kèm văn giấy a) Văn gửi Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ theo quy định Quy chế làm việc Chính phủ; b) Văn bản, hồ sơ trình quan Đảng cấp trên, HĐND UBND cấp theo quy định Quy chế làm việc quan Đảng cấp trên, HĐND UBND cấp; c) Văn bản, hồ sơ trình duyệt thẩm định, phê duyệt đề án, dự án văn theo quy định pháp luật khác Chương II TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ Điều Nội dung yêu cầu thông tin văn điện tử Nội dung thông tin văn điện tử thực theo Khoản Điều 10 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg Phần mềm quản lý văn phải thể thông tin sau văn điện tử: a) Mã định danh quan, tổ chức: thực theo danh sách mã định danh quan, đơn vị thuộc, trực thuộc UBND tỉnh Long An tham gia trao đổi văn điện tử thông qua phần mềm quản lý văn UBND tỉnh ban hành b) Mã định danh văn bản: thực theo quy định cấu trúc mã định danh văn quan, đơn vị thuộc, trực thuộc UBND tỉnh Long An tham gia trao đổi văn điện tử thông qua phần mềm quản lý văn Điều Tiếp nhận, xử lý văn đến Tiếp nhận văn đến: a) Nhận văn điện tử: theo quy định Điều Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg b) Kiểm tra chữ ký số thông báo nhận văn theo quy định Điều Thông tư số 01/2019/TT-BNV Xử lý văn đến: a) Văn đến đăng ký, số hóa theo quy định Điều Thơng tư số 01/2019/TT-BNV b) Trình chuyển giao văn đến thực theo quy định Điều Thông tư số 01/2019/TT-BNV c) Giải văn đến: Đơn vị, cá nhân giao giải văn đến có trách nhiệm tổ chức giải theo quy trình nội quan, đơn vị d) Quy trình điện tử xử lý văn đến thực phần mềm quản lý văn quan, đơn vị Điều Xử lý, ban hành, phát hành văn Xử lý văn đi: Văn soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn theo qui định Điều 10 Thông tư số 01/2019/TT-BNV Ban hành, phát hành văn đi: a) Ban hành, phát hành văn thực theo quy định Điều 10 Thông tư số 01/2019/TTBNV b) Hình thức chữ ký số người có thẩm quyền ký ban hành văn thực theo Điều 12 Thơng tư số 01/2019/TT-BNV; hình thức chữ ký số quan, tổ chức ban hành văn thực theo Điều 13 Thông tư số 01/2019/TT- BNV c) Gửi văn đảm bảo quy định Điều Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg d) Trường hợp văn có đề nghị văn phản hồi, phải cập nhật đầy đủ thông tin yêu cầu phản hồi, thời hạn xử lý đ) Trường hợp văn để xử lý phản hồi cho văn đến, phải có liên kết với văn đến Theo dõi việc chuyển phát văn đi: a) Văn thư quan, đơn vị gửi văn có trách nhiệm theo dõi việc tiếp nhận văn quan, đơn vị thuộc đối tượng nhận b) Người chủ trì soạn thảo văn có trách nhiệm theo dõi việc tiếp nhận, xử lý văn quan, đơn vị gửi Đối với văn có nội dung yêu cầu giao nhiệm vụ, chuyên viên phải cập nhật thông tin hệ thống văn bản, theo dõi, đôn đốc thường xuyên; đồng thời đề xuất, tổng hợp báo cáo trường hợp chậm trễ (nếu có) Điều 10 Thời điểm gửi, nhận văn điện tử Thời điểm gửi văn điện tử đến quan, đơn vị thời điểm văn điện tử văn thư bên gửi phát hành phần mềm quản lý văn có hồi báo văn gửi thành công Thời điểm nhận văn điện tử quan, đơn vị xác định thời điểm văn điện tử nhập vào phần mềm quản lý văn bên nhận, thời điểm văn nhập vào hệ thống ngồi hành thời điểm tiếp nhận văn điện tử đến tính thời điểm bắt đầu hành Thời gian gửi, nhận văn điện tử phần mềm quản lý văn bảo đảm thống nhất, đồng theo múi Việt Nam (Tiêu chuẩn ISO 8601) đồng theo Trục kết nối liên thông tỉnh Chương III TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 11 Văn phịng Đồn ĐBQH, HĐND UBND tỉnh Chủ trì tham mưu UBND tỉnh tổ chức thực Quy chế này; đảm bảo phần mềm quản lý văn Trục kết nối liên thông văn địa bàn tỉnh kết nối với Văn phịng Chính phủ Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở quan, đơn vị thực Quy chế Chủ trì, phối hợp Sở Thơng tin Truyền thơng tổng hợp, trích xuất thơng tin, liệu tình hình gửi, nhận văn điện tử quan nhà nước, đơn vị nghiệp địa bàn tỉnh thông qua phần mềm quản lý văn bản, công bố Cổng thông tin điện tử tỉnh Định kỳ hàng q đột xuất, Văn phịng Đồn ĐBQH, HĐND UBND tỉnh có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo cho Văn phịng Chính phủ; Sở Thơng tin Truyền thơng báo cáo cho Bộ Thông tin Truyền thông tình hình, kết triển khai Quyết định báo cáo định kỳ tình hình, kết xây dựng Chính quyền điện tử tỉnh Điều 12 Sở Thông tin Truyền thông Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật cho kết nối với Trục liên thông văn quốc gia qua mạng truyền số liệu chuyên dùng theo hướng dẫn Văn phịng Chính phủ Bảo đảm giải pháp kết nối, liên thông quan, đơn vị thuộc phần mềm quản lý văn Quản lý, định kỳ lưu liệu quản lý văn 3 Tổ chức thực phương án bảo đảm an tồn thơng tin theo cấp độ cho phần mềm quản lý văn theo quy định pháp luật Ứng dụng giải pháp kỹ thuật tăng cường quản lý, giám sát, kiểm soát gửi, nhận văn điện tử để bảo đảm an toàn, an ninh thông tin Phối hợp với quan, đơn vị thiết lập tài khoản đăng nhập phần mềm quản lý văn cho cán bộ, công chức, viên chức; đề nghị cấp có thẩm quyền cấp chứng thư số chuyên dùng phục vụ ký số văn điện tử Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, kết hợp với hình thức hỗ trợ, hướng dẫn nhằm khuyến khích quan, đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức tăng cường sử dụng văn điện tử, đặc biệt thực dịch vụ công trực tuyến Đề xuất giải pháp kết nối quan, tổ chức chưa tham gia phần mềm quản lý văn Căn kế hoạch hàng năm lập dự toán kinh phí cho việc lưu trữ văn điện tử; quản lý, xây dựng, trì bảo trì phần mềm quản lý văn quan, đơn vị địa bàn tỉnh; trục kết nối liên thông tỉnh, thống với Sở Tài trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét Hỗ trợ Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND UBND tỉnh báo cáo nội dung có liên quan Điều 13 Sở Nội vụ Chủ trì, phối hợp với Sở Thơng tin Truyền thông tổ chức đánh giá, chấm điểm công tác cải cách hành liên quan đến việc thực Quy chế này; xét thi đua, khen thưởng hàng năm Chủ trì, phối hợp với Sở Thơng tin Truyền thơng, quan có liên quan hướng dẫn thực quy định pháp luật lưu trữ văn bản, hồ sơ điện tử Điều 14 Các quan, đơn đị Thủ trưởng quan, đơn vị: a) Chịu trách nhiệm đạo triển khai, tổ chức thực Quy chế này; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện; gương mẫu việc sử dụng văn điện tử thực việc quản lý, điều hành công việc qua phần mềm quản lý văn b) Chủ động phối hợp với Sở Thông tin Truyền thông thiết lập tài khoản đăng nhập phần mềm quản lý văn cho cán bộ, công chức, viên chức để gửi, nhận văn điện tử nội quan, đơn vị c) Phân công cán chuyên trách phụ trách công nghệ thông tin quản trị hệ thống phần mềm d) Bảo đảm điều kiện hạ tầng kỹ thuật triển khai thực tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử Cán bộ, công chức, viên chức: a) Sử dụng triệt để phần mềm quản lý văn để giải công việc giao b) Thường xuyên thay đổi mật tài khoản cấp tự bảo vệ tài khoản Trường hợp bị quyền kiểm sốt tài khoản phải thơng báo với cán chuyên trách phụ trách công nghệ thông tin đơn vị để khắc phục Cán chuyên trách phụ trách công nghệ thông tin: a) Trong trường hợp hệ thống phần mềm quản lý văn quan bị lỗi, khơng bảo đảm tính an tồn văn điện tử, thơng báo cho người sử dụng nội quan biết cố, thời gian tạm dừng hệ thống, thời gian bắt đầu sử dụng lại hệ thống, biện pháp tạm thời áp dụng thời gian tạm dừng hệ thống, biện pháp cập nhật văn vào hệ thống bắt đầu sử dụng lại b) Tiến hành biện pháp cần thiết khả nhằm nhanh chóng khắc phục, giải cố, phục hồi hệ thống c) Thông báo cho Sở Thông tin Truyền thơng, có dấu hiệu khơng đảm bảo an tồn thơng tin, để có thơng tin hướng dẫn, khắc phục cần thiết d) Tổ chức kiểm tra, đánh giá thiệt hại, nguyên nhân đề giải pháp khắc phục, ngăn ngừa thời gian tới; cập nhật nội dung vào cẩm nang sử dụng phần mềm dùng chung Định kỳ hàng quý đột xuất, báo cáo việc triển khai thực Quyết định Văn phịng Đồn ĐBQH, HĐND UBND tỉnh để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh, Văn phịng Chính phủ Trong q trình thực có khó khăn, vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung, quan, tổ chức cá nhân kịp thời phản ánh Văn phịng Đồn ĐBQH, HĐND UBND tỉnh để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, định./ ... báo tỉnh, Cổng TTĐT tỉnh; - Lưu: VT, TV QUY CHẾ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LONG AN (Ban hành kèm theo Quyết định số 24/2019/QĐ-UBND... 10 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg Phần mềm quản lý văn phải thể thông tin sau văn điện tử: a) Mã định danh quan, tổ chức: thực theo danh sách mã định danh quan, đơn vị thuộc, trực thuộc UBND tỉnh. .. thuộc UBND tỉnh Long An tham gia trao đổi văn điện tử thông qua phần mềm quản lý văn UBND tỉnh ban hành b) Mã định danh văn bản: thực theo quy định cấu trúc mã định danh văn quan, đơn vị thuộc,