Quyết định số 16/2019/QĐ-UBND ban hành quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Đắk Lắk. Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK Số: 16/2019/QĐ-UBND CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Đắk Lắk, ngày 30 tháng năm 2019 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ GIỮA CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TỈNH ĐẮK LẮK ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK Căn Luật Tổ chức quyền địa phương ngày 19 tháng năm 2015; Căn Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005; Căn Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng năm 2006; Căn Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng năm 2007 Chính phủ việc ứng dụng Công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước; Căn Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 Chính phủ bảo đảm an tồn hệ thống thơng tin theo cấp độ; Căn Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng năm 2018 Thủ tướng Chính phủ việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước; Căn Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng năm 2018 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số; Căn Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, chức Hệ thống quản lý tài liệu điện tử q trình xử lý cơng việc quan, tổ chức; Căn Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 Bộ trưởng Bộ Nội Vụ quy định tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; Theo đề nghị Giám đốc Sở Thông tin Truyền thông Tờ trình số 41/TTr-STTTT ngày 03 tháng năm 2019 QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử quan hành nhà nước tỉnh Đắk Lắk Điều Giao Sở Thơng tin Truyền thơng chủ trì, phối hợp với quan, đơn vị liên quan tổ chức triển khai, theo dõi, đôn đốc thực Quy chế ban hành kèm theo Quyết định Điều Chánh Văn phịng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Thơng tin Truyền thông; Thủ trưởng sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định Quyết định có hiệu lực kể từ ngày 09 tháng năm 2019./ TM ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Nơi nhận: - Như Điều 3; - Văn phịng Chính phủ; - Bộ Thơng tin Truyền thơng; - Cục Kiểm tra VBQPPL - Bộ Tư pháp; - Cổng TTĐT Chính phủ; - TT Tỉnh ủy, TT HĐND tỉnh; - CT, PCT UBND tỉnh; - Đoàn Đại biểu QH tỉnh; - Ủy ban MTTQVN tỉnh; - Sở Tư pháp (đăng tải lên Cơ sở liệu quốc gia văn pháp luật); - Công báo tỉnh; - Báo Đắk Lắk, Đài PTTH tỉnh, Cổng TTĐT tỉnh; - UBND xã, phường, thị trấn (do UBND cấp huyện gửi); - Các PCVP UBND tỉnh; - Các Phòng, TT thuộc Văn phòng UBND tỉnh; - Lưu: VT, KSTTHC (D80) Phạm Ngọc Nghị QUY CHẾ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ GIỮA CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TỈNH ĐẮK LẮK (Ban hành kèm theo Quyết định số: 16/2019/QĐ-UBND ngày 30 tháng năm 2019 Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh Quy chế quy định việc tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử quan hành nhà nước địa bàn tỉnh Đắk Lắk Quy chế không áp dụng việc tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định pháp luật Những nội dung liên quan việc tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử không quy định Quy chế thực theo quy định Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng năm 2018 Thủ tướng Chính phủ việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước; Thơng tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, chức Hệ thống quản lý tài liệu điện tử q trình xử lý cơng việc quan, tổ chức; Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử văn pháp luật hành có liên quan Điều Đối tượng áp dụng Quy chế áp dụng quan hành nhà nước địa bàn tỉnh, bao gồm: Các quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau gọi chung Ủy ban nhân dân cấp huyện); Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau gọi chung Ủy ban nhân dân cấp xã) Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động quan quy định Khoản Điều (sau gọi chung cán bộ, công chức) Các quan, tổ chức, cá nhân không thuộc Khoản 1, Khoản Điều liên quan đến hoạt động tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử với quan hành nhà nước đáp ứng hạ tầng kỹ thuật, cơng nghệ để áp dụng thực theo Quy chế Điều Giá trị pháp lý văn điện tử Văn điện tử ký số theo quy định pháp luật gửi, nhận qua Hệ thống quản lý văn điều hành quy định Quy chế có giá trị pháp lý tương đương văn giấy thay cho việc gửi, nhận văn giấy Văn điện tử không thuộc Khoản Điều gửi, nhận qua Hệ thống quản lý văn điều hành có giá trị để biết, tham khảo, không thay cho việc gửi, nhận văn giấy Điều Thể thức kỹ thuật trình bày văn điện tử Thể thức kỹ thuật trình bày văn điện tử văn quy phạm pháp luật thực theo quy định Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 15 tháng năm 2016 Chính phủ Quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật; văn hành thực theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Hình thức ký số người có thẩm quyền ký số quan, tổ chức quy định Điều 12, Điều 13 Thông tư số 01/2019/TT-BNV Sử dụng mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 để thể nội dung văn điện tử Định dạng văn điện tử a) Định dạng tài liệu văn bản: *.txt, *.rtf, *.doc, *.docx, *.odt b) Định dạng tài liệu bảng tính: *.csv, *.xls, *.xlsx, *.ods c) Định dạng tài liệu đọc: *.pdf d) Định dạng tài liệu đồ họa, đồ thị phục vụ quản lý chuyên ngành: *.jpeg, *.png Điều Nguyên tắc yêu cầu tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử Việc tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử phải thực theo yêu cầu nguyên tắc quy định Điều 5, Điều Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg Điều 4, Điều Thông tư số 01/2019/TT-BNV Điều Nội dung yêu cầu thông tin văn điện tử Văn điện tử phát hành, tiếp nhận Hệ thống quản lý văn điều hành phải thể đầy đủ thông tin theo quy định Điều 10 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg Điều Các loại văn điện tử đầu mối phát hành, tiếp nhận văn điện tử Tất văn quan hành nhà nước phát hành (trừ văn mật) phải tiếp nhận phát hành văn điện tử có sử dụng chữ ký số chuyên dùng thông qua Hệ thống quản lý văn điều hành Trừ trường hợp bên gửi bên nhận chưa đáp ứng yêu cầu hạ tầng kỹ thuật, cơng nghệ, an tồn thông tin, giải pháp kết nối, liên thông để phát hành, tiếp nhận văn điện tử Các loại văn điện tử gửi kèm văn giấy Danh mục bắt buộc gửi văn điện tử gửi kèm văn giấy Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quy định (được điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp theo thời điểm) Đầu mối tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử a) Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tiếp nhận, phát hành văn điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh theo Quy chế làm việc Ủy ban nhân dân tỉnh, Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh b) Văn phòng quan chuyên môn (các sở, ban, ngành) thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh tiếp nhận, phát hành văn điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý theo Quy chế làm việc, Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị c) Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp huyện; Bộ phận hành Ủy ban nhân dân cấp xã đầu mối, gửi nhận văn điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý theo Quy chế làm việc, Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị Chương II QUY TRÌNH PHÁT HÀNH, TIẾP NHẬN, XỬ LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ Điều Phát hành văn điện tử Quy trình phát hành văn điện tử a) Thực theo quy định Điều 11 Thông tư số 01/2019/TT-BNV b) Văn điện tử sau cấp có thẩm quyền phê duyệt, ký ban hành, ký số theo quy định pháp luật phát hành đến bên nhận thông qua Hệ thống quản lý văn điều hành 2 Bên gửi có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, bảo đảm văn điện tử gửi bên nhận Trường hợp thu hồi văn điện tử, bên gửi phải thông báo Hệ thống quản lý văn điều hành cho bên nhận biết để xử lý văn điện tử thu hồi Điều Tiếp nhận văn điện tử Trước tiếp nhận, bên nhận phải kiểm tra đầy đủ, tồn vẹn, tính xác thực văn điện tử tiến hành tiếp nhận Hệ thống quản lý văn điều hành Trường hợp không bảo đảm nguyên tắc, yêu cầu phát hành, tiếp nhận văn điện tử, bên nhận phải kịp thời phản hồi thông qua Hệ thống quản lý văn điều hành để bên gửi biết, xử lý theo quy định Quy trình tiếp nhận văn điện tử Thực theo quy định Điều 5, Điều Thông tư số 01/2019/TT-BNV Sau tiếp nhận, bên nhận xử lý phản hồi trạng thái xử lý văn điện tử Hệ thống quản lý văn điều hành Trường hợp nhận thông báo thu hồi văn điện tử, bên nhận có trách nhiệm hủy bỏ văn điện tử thu hồi Hệ thống quản lý văn điều hành; đồng thời, thông báo việc xử lý văn điện tử thu hồi thông qua Hệ thống quản lý văn điều hành để bên gửi biết Điều 10 Xử lý văn điện tử, hồ sơ điện tử Việc xử lý công việc văn điện tử, hồ sơ điện tử thực theo quy trình xử lý nội quan, đơn vị xây dựng ban hành dựa Quy trình xử lý văn điện tử, hồ sơ điện tử theo Điều 7, Điều Thông tư số 01/2019/TT-BNV Các quan, đơn vị tổ chức theo dõi, kiểm tra thường xuyên tình hình tham mưu, giải công việc văn điện tử, hồ sơ điện tử môi trường mạng để phục vụ cho việc báo cáo, đạo kịp thời trình xử lý công việc Điều 11 Mã định danh văn Mỗi văn điện tử có mã định danh văn Cấu trúc Mã định danh văn xác định sau: V1V2V3.Z1Z2.Y1Y2.MX1X2-YYYY.N Trong đó: - V1V2V3.Z1Z2.Y1Y2.MX1X2 mã định danh quan có thẩm quyền, theo quy định Quyết định số 657/QĐ-UBND ngày 02 tháng năm 2018 Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành danh mục mã định danh phục vụ kết nối, trao đổi văn điện tử quan nhà nước tỉnh Đắk Lắk - YYYY năm ban hành văn bản, bao gồm ký tự số - N số thứ tự văn ban hành năm N hệ thống tự động sinh theo nguyên tắc N số tự nhiên liên tiếp, số kết thúc số thứ tự văn cuối năm nhằm bảo đảm tính liên tiếp mã định danh văn - Năm ban hành văn số thứ tự văn ban hành năm phân tách dấu chấm (.) - Dấu gạch ngang (-) để phân tách Mã định danh quan với nhóm năm ban hành văn số thứ tự văn ban hành năm Chương III QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ, HỒ SƠ ĐIỆN TỬ Điều 12 Quy định lưu trữ văn điện tử Việc lưu trữ văn điện tử thực theo quy định pháp luật văn thư, lưu trữ Tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào sở liệu tài liệu lưu trữ thực theo quy định Chương II Thông tư số 02/2019/TT-BNV Văn điện tử quan, đơn vị lưu trữ phải đáp ứng điều kiện sau đây: a) Phải đảm bảo độ tin cậy, tính tồn vẹn xác thực thông tin chứa văn điện tử b) Thông tin chứa văn điện tử truy cập, sử dụng dạng hồn chỉnh Trường hợp văn điện tử gửi kèm văn giấy quy định Khoản Điều Quy chế phải lưu trữ hai hình thức văn giấy văn điện tử Nghiêm cấm truy cập, thay đổi, giả mạo, chép, tiết lộ, gửi, hủy trái phép văn lưu trữ điện tử tài liệu liên quan trình trao đổi xử lý, lưu trữ Các quan, đơn vị thực ban hành danh mục hồ sơ điện tử quan Căn vào danh mục hồ sơ điện tử, cán bộ, công chức, viên chức giao nhiệm vụ có trách nhiệm mở hồ sơ, thu thập cập nhật văn bản, tài liệu điện tử hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ tương ứng Điều 13 Tạo lập hồ sơ điện tử Thực theo quy định Điều 16 Thông tư số 01/2019/TT-BNV Điều 14 Nộp lưu, quản lý bảo quản hồ sơ điện tử Nộp lưu quản lý hồ sơ điện tử thực theo quy định Điều 17 Thông tư số 01/2019/TT-BNV Bảo quản sở liệu tài liệu lưu trữ thực theo quy định Chương II Thông tư số 02/2019/TT-BNV Chương IV HẠ TẦNG KỸ THUẬT, CÔNG NGHỆ Điều 15 Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật Trục liên thông văn nội tỉnh kết nối, liên thông với Hệ thống quản lý văn điều hành quan, đơn vị qua mạng truyền số liệu chuyên dùng quan Đảng, Nhà nước Điều kiện tối thiểu hạ tầng công nghệ thông tin quan, đơn vị bao gồm: Máy tính cá nhân, mạng nội (LAN) có kết nối Internet, chứng thư số Ban Cơ yếu Chính phủ cấp cho quan, đơn vị lãnh đạo quan, đơn vị Điều 16 Bảo đảm an tồn thơng tin Sở Thông tin Truyền thông xây dựng hồ sơ đề xuất cấp độ an tồn thơng tin cho Hệ thống quản lý văn điều hành thành phần liên quan, trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt Tổ chức thực phương án bảo đảm an tồn thơng tin theo cấp độ cho hệ thống thông tin theo quy định pháp luật Điều 17 Bảo đảm giải pháp kết nối, liên thông Giải pháp kết nối, liên thông Hệ thống quản lý văn điều hành với Trục liên thông văn nội tỉnh tuân thủ quy định Bộ Thông tin Truyền thông; thực kết nối theo hướng dẫn Văn phịng Chính phủ Hệ thống quản lý văn điều hành quan, đơn vị gửi, nhận văn điện tử qua Trục liên thông văn nội tỉnh sử dụng mã định danh định dạng liệu gói tin, phản hồi trạng thái xử lý văn theo quy định Bộ Thông tin Truyền thông Thông tin tình hình gửi, nhận, xử lý lưu trữ văn điện tử quan, đơn vị bảo đảm chia sẻ, công khai Hệ thống quản lý văn điều hành, hệ thống thông tin khác phục vụ đạo, điều hành Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Thời gian gửi, nhận, xử lý lưu trữ văn điện tử Hệ thống quản lý văn điều hành bảo đảm thống nhất, đồng theo múi Việt Nam (Tiêu chuẩn ISO 8601) đồng theo Trục liên thông văn nội tỉnh Chương V TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 18 Trách nhiệm Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Phối hợp với Sở Thông tin Truyền thông theo dõi, kiểm tra việc thực trao đổi, sử dụng văn điện tử hoạt động quan hành nhà nước địa bàn tỉnh Đơn đốc, nhắc nhở quan nhà nước thực nghiêm nội dung Quy chế Điều 19 Trách nhiệm Sở Thơng tin Truyền thơng Chủ trì, phối hợp với quan, đơn vị có liên quan hướng dẫn triển khai thực Quy chế 2 Chủ trì, phối hợp với quan, đơn vị liên quan tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành, điều chỉnh, bổ sung danh mục văn điện tử phát hành gửi kèm văn giấy địa bàn tỉnh cho phù hợp theo thời điểm Theo dõi, kiểm tra việc thực trao đổi, sử dụng văn điện tử hoạt động quan hành nhà nước địa bàn tỉnh Định kỳ hàng quý, tháng năm tổng hợp báo cáo tình hình gửi, nhận văn điện tử quan, đơn vị Việc thực báo cáo phải đảm bảo theo quy định Nghị định số 09/2019/NĐ-CP ngày 24/01/2019/NĐ-CP Chính phủ, Quy định chế độ báo cáo quan hành nhà nước Đảm bảo điều kiện hạ tầng kỹ thuật phục vụ việc tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử quan hành nhà nước địa bàn tỉnh Đề xuất giải pháp, tham mưu ban hành sách, quy định, nhằm tăng cường cơng tác an tồn, an ninh thơng tin việc trao đổi, lưu trữ, xử lý văn điện tử; thường xuyên tập huấn, hướng dẫn thực công tác bảo đảm an tồn, an ninh thơng tin, bảo đảm giải pháp kết nối, liên thông theo Điều 13, Điều 14 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg Hỗ trợ kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng chứng thư số cho quan, đơn vị địa bàn tỉnh Cập nhật mã định danh cho quan, đơn vị tỉnh để thống quản lý Theo dõi, tổng hợp, báo cáo với Ủy ban nhân dân tỉnh kết thực Quy chế Điều 20 Trách nhiệm Sở Nội vụ Tham mưu ban hành quy định hướng dẫn việc lưu trữ, giao nộp bảo quản văn điện tử, hồ sơ điện tử thống tồn tỉnh Điều 21 Trách nhiệm Sở Tài Hàng năm tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí cho hoạt động liên quan đến công tác quản lý, sử dụng văn điện tử địa bàn tỉnh Điều 22 Trách nhiệm quan, đơn vị địa bàn tỉnh Tổ chức quán triệt triển khai đầy đủ nội dung Quy chế đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức quan, đơn vị Triển khai sử dụng có hiệu Hệ thống quản lý văn điều hành, chứng thư số chữ ký số cấp để bảo đảm việc tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử quan, quan với tổ chức, cá nhân thống nhất, toàn diện Ban hành quy trình trao đổi, xử lý, lưu trữ văn điện tử, hồ sơ điện tử nội quan, đơn vị Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, kết hợp với hình thức hỗ trợ, hướng dẫn nhằm khuyến khích tổ chức, cá nhân tăng cường sử dụng văn điện tử trao đổi, giao dịch với quan nhà nước, đặc biệt thực dịch vụ công trực tuyến Từng bước triển khai số hóa văn bản, tài liệu để phục vụ việc trao đổi, tra cứu, tìm kiếm xử lý thông tin 6 Báo cáo định kỳ đột xuất tình hình thực việc tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử gửi Sở Thơng tin Truyền thơng, Văn phịng Ủy ban nhân dân tỉnh Trong trình thực hiện, có khó khăn, vướng mắc, Thủ trưởng quan, đơn vị phản ánh kịp thời Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Thông tin Truyền thông) để xem xét, điều chỉnh, bổ sung kịp thời./ ... NHÀ NƯỚC TỈNH ĐẮK LẮK (Ban hành kèm theo Quyết định số: 16/2019/QĐ-UBND ngày 30 tháng năm 2019 Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh Quy chế quy định việc... quyền, theo quy định Quyết định số 657/QĐ-UBND ngày 02 tháng năm 2018 Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành danh mục mã định danh phục vụ kết nối, trao đổi văn điện tử quan nhà nước tỉnh Đắk Lắk - YYYY năm... - TT Tỉnh ủy, TT HĐND tỉnh; - CT, PCT UBND tỉnh; - Đoàn Đại biểu QH tỉnh; - Ủy ban MTTQVN tỉnh; - Sở Tư pháp (đăng tải lên Cơ sở liệu quốc gia văn pháp luật); - Công báo tỉnh; - Báo Đắk Lắk,