Đang tải... (xem toàn văn)
Khi nhập một giá trị ngày tháng vào Excel nó tự động canh trái thì Excel hiểu đó là một giá trị kiểu text, dùng công thức cho giá trị ngày tháng đó sẽ trả về lỗi.. #VALUE.[r]
(1)CÁC HÀM SỐ THÔNG DỤNG TRONG EXCEL
Data & Time Math Logical Text & Data
Information Lookup Statistical Error
I Giới thiệu
Tài liệu hướng dẫn bạn sử dụng hàm Excel để giải toán từ đơn giản đến phức tạp ma trận, thống kê, cách dễ dàng nhanh chóng
Những hàm mà bạn tiếp xúc Excel hàm số mà bạn thường xuyên gặp ứng dụng khác Access, SQL, kỹ thuật lập trình PASCAL, C++, C#, VB.NET,
Sử dụng hiểu hàm Excel giúp bạn có tảng làm việc với phần mềm tính tốn khác, tiến xa kỹ thuật lập trình,
II Cơn hàm số Excel:
Một số kiên thức hàm số cách tính tốn Excel mà bạn cần nắm rõ trước làm việc với bảng tính Excel
2.1 Toán tử:
Microsoft Excel sử dụng toán tử toán học + , -, *, /, ^ (lũy thừa)
Microsoft Excel sử dụng toán tử so sánh >, >=, <, =<, <>
2.2 Hàm số:
Mọi công thức, hàm số Excel bắt đầu với dấu =
Cấu trúc hàm Excel:
=<Tên hàm>([<Đối số 1>,<Đối số 2>, ]) Trong đó:
<Tên hàm> do Excel cung cấp Nếu bạn nhập sai báo lỗi #NAME!
<Đối số 1>, <Đối số 2> tham chiếu đến ơ, dãy ô, địa mảng, hay kết trả công thức hàm khác
Excel cho phép tối đa 30 đối số tổng chiều dài công thức tối đa 255 ký tự
Các đối số phải đặt dấu ngoặc đơn ( )
(2) Dấu phân cách giữ đối số dấu phẩy (,) dấu chấm phẩy (;) tùy vào thiết lập hệ thống bạn Cần xem kỹ phần hướng dẫn bên
2.3 Địa chỉ:
Hàm số Excel sử dụng địa ô để đại diện cho giá trị bên ô gọi tham chiếu Vì sử dụng thức cho nhiều có dạng cơng thức copy cơng thức
Địa có loại:
Địa tương đối <Tên cột><Tên dịng>. Ví dụ AA10
Địa tuyệt đối $<Tên cột>$<Tên dịng>. Ví dụ $IV$65536
Địa hỗn hợp $<Tên cột><Tên dịng> hoặc <Tên cột>$<Tên dịng> Ví dụ $A10
Tùy loại cơng thức, mục đích sử dụng mà sử dụng loại địa khác cho phù hợp Ví dụ để tính tốn cho tất ô tham chiếu đến ô địa ô cố định công thức phải địa tuyệt đối
Để chuyển đổi loại địa công thức, sau chọn vùng tham chiếu (địa ơ) nhấn phím F4
Để đưa địa ô (tham chiếu) vào công thức khơng nên nhập trực tiếp từ bàn phím mà cần dùng chuột chọn dùng phím mũi tên (hoặc kết hợp với phím Shift để chọn nhiều ơ)
2.4 Dữ liệu kiểu số Excel
Mặc định liệu kiểu số Excel hệ số USA: Dùng dấu chấm để phân phần thập phân phân nguyên (Decimal symbol : .), Dùng dấu phẩy để nhóm ký số số hàng nghìn trở lên (Digit grouping symbol: ,)
Quy cách hiển thị kiểu số Excel liên quan trực tiếp đến công thức thiết lập Regional Options Control Panel Nếu hệ số USA cơng thức sử dụng dấu phẩy để phân cách đối số Nếu hệ số VN thì công thức sử dụng dấu chấm phẩy (;) để phân cách đối số
Khi nhập liệu kiểu số vào Excel ô chưa định dạng liệu tự động canh lề bên phải Nếu số bạn nhập vào nhảy qua bên phải số khơng hợp lệ Có thể bạn nhầm với kiểu số Việt Nam Khi cơng thức thường trả lỗi #VALUE!
Nên dùng bàn phím số để nhập số vào Excel
(3)2.5 Dữ liệu kiểu ngày tháng Excel
Dữ liệu kiểu ngày tháng Excel phụ thuộc vào thiết lập Regional Options Control Panel mặc định dùng quy cách ngày tháng USA:
M/d/YYYY.
Khi nhập giá trị ngày tháng vào Excel tự động canh trái Excel hiểu giá trị kiểu text, dùng cơng thức cho giá trị ngày tháng trả lỗi
#VALUE!
Để chuyển đổi sang quy cách hiển thị ngày tháng VN, vào Control Panel, Regional Options Chọn thẻ Date Nhập định dạngn dd/mm/yyyy vào mục
(4)HÀM NGÀY THÁNG VÀ THỜI GIAN
Một số lưu ý sử dụng ngày tháng thời gian Excel:
Excel hỗi trợ tính tốn ngày tháng cho Windows Macintosh Windows dùng hệ ngày 1900 Macitosh dùng hệ ngày 1904. Tài liệu diễn giải theo hệ ngày 1900 dành cho Windows.
Hệ thống ngày Excel phụ thuộc vào thiết lập Regional Options Control Panel Mặc định hệ thống Mỹ "Tháng/Ngày/Năm" (M/d/yyyy) Bạn sửa lại thành hệ thống ngày VN "Ngày/Tháng/Năm" (dd/MM/yyyy)
Khi bạn nhập giá trị ngày tháng khơng hợp lệ trở thành
chuỗi văn Công thức tham chiếu tới giá trị trả lỗi.
Tên hàm Cơng dụng Tên hàm Công dụng
DATE Trả chuỗi số ngày tháng
DATEVALUE Trả chuỗi số đại diện cho ngày từ chuỗi văn đại diện cho ngày tháng
DAY Trả thứ tự ngày tháng từ giá trị kiểu ngày tháng
DAYS360 Tính số ngày mốc ngày tháng dựa sở năm có 360 ngày
(5)EDATE Trả mốc thời gian xảy trước sau mốc định
EOMONTH Trả ngày cuối tháng xảy trước sau mốc định
HOUR Trả giá trị
kiểu thời gian MINUTE Trả vế phút giá trị kiểu thời gian
MONTH
Trả số tháng giá trị kiểu ngày tháng
NETWORKDAYSTrả số ngày làm việc mốc thời gian đưa sau trừ ngày nghĩ ngày lễ
NOW Trả ngày
trong hệ thống bạn SECOND
Trả số giây giá trị thời gian
TIME Trả giá trị thời gian
từ chuỗi văn TIMEVALUE
Trả giá trị thời gian từ chuỗi kiểu thời gian
TODAY Trả ngày hệ thống bạn
WEEKDAY Trả số thứ tự ngày tuần từ giá trị ngày tháng
WEEKNUM Trả số thứ tự tuần năm từ giá trị ngày tháng
WORKDAY Trả ngày làm việc xảy trước sau mốc thời gian đưa
YEAR Trả số năm giá
trị ngày tháng YEARFRAC
Trả tỉ lệ khoảng thời gian so với năm
MỘT SỐ LỖI THƯỜNG GẶP TRONG EXCEL
##### Lỗi độ rộng
Khi cột thiếu độ rộng Dùng chuột kéo độ rộng cột cho phù hợp Khi bạn nhập giá trị ngày tháng thời gian số âm
#VALUE!Lỗi giá trị
Bạn nhập vào công thức chuỗi hàm yêu cầu số giá trị logic
Đang nhập chỉnh sửa thành phần công thức mà nhấn Enter Nhập nhiều tham số cho toán tử hàm chúng dùng tham số Ví dụ =LEFT(A2:A5)
Thi hành marco (lệnh tự động) liên quan đến hàm mà hàm trả lỗi #VALUE!
(6)Nhập vào công thức số chia Ví dụ = MOD(10,0) Số chia cơng thức tham chiếu đến ô trống
#NAME! Sai tên
Bạn dùng hàm không thường trực Excel EDATE, EOMONTH, NETWORKDAYS, WORKDAYS, Khi cần phải vào menu Tools - Add-in Đánh dấu vào tiện ích Analysis ToolPak.
Nhập sai tên hàm số Trường hợp xảy tra bạn dùng gõ tiếng Việt chế độ Telex vơ tình làm sai tên hàm IF thành Ì, VLOOKUP thành VLƠKUP Dùng ký tự không phép công thức
Nhập chuỗi cơng thức mà khơng có đóng mở dấu nháy đơi."" Khơng có dấu chấm : dãy địa ô công thức
#N/A Lỗi liệu
Giá trị trả khơng tương thích từ hàm dị tìm VLOOKUP, HLOOKUP, LOOKUP MATCH
Dùng hàm HLOOKUP, VLOOKUP, MATCH để trả giá trị bảng chưa xếp
Không đồng liệu bạn sử dụng địa mảng Excel Quên nhiều đối số hàm tự tạo
Dùng hàm tự tạo không hợp lý
#REF! Sai vùng tham chiếu
Xóa tham chiếu công thức Hoặc dán giá trị tạo từ cơng thức lên vùng tham chiếu cơng thức
Liên kết tham chiếu đến ứng dụng chạy
#NUM! Lỗi liệu kiểu số
Dùng đối số không phù hợp công thức sử dụng đối số liệu kiểu số Ví dụ bạn đưa vào cơng thức số âm tính số dương
Dùng hàm lặp lặp lại dẫn đến hàm khơng tìm kết trả
Dùng hàm trả số lớn nhỏ so với khả tính tốn Excel
#NULL! Lỗi liệu rỗng
Dùng dãy tóan tử khơng phù hợp Dùng mảng khơng có phân cách
(7)Công dụng
Tạo kết nối, hay lối tắt để mở trang tài liệu từ máy mạng LAN, intranet, internet Khi bạn kích hoạt có chứa hàm
HYPERLINKS, Microsoft Excel mở tài liệu lưu trữ đường dẫn hàm
Công thức
=HYPERLINK(link_location,friendly_name)
link_location: đường dẫn tài liệu cần mở nhập dạng chuỗi ký tự Link_location đến nơi tài liệu đặc biệt, tên dãy ô trang bảng tính bảng tính, đến đánh dấu (bookmark) Microsoft Excel Đường dẫn đến tập tin lưu ổ cứng, đường dẫn truy xuất nội máy chủ đường dẫn tài nguyên URL mạng intranet, internet
Link_location chuỗi ký tự đặt dấu nháy kép,
hoặc chứa đường dẫn dạng chuỗi ký tự
Nếu link_location liên kết đến tài nguyên không tồn tại, xuất lỗi bạn kích vào chứa hàm HYPERLINK
friendly_name Là nội dung hiển thị ô chứa hàm HYPERLINK, số, chuỗi ký tự Nội dung hiển thị màu xanh có gạch chân, khơng có link_location hiển thị
Friendly_name giá trị, chuỗi ký tự, tên mảng, ô liên kết đến giá trị chuỗi văn Nếu frinedly_name liên kết đến giá trị bị lỗi, tên
lỗi hiển thị để thay cho nội dung bạn cần
Lưu ý!
Đế chọn ô chứa HYPERLINK mà khơng mở liên kết bạn đưa chuột đến ô nhấn giữ xuất dấu cộng màu trắng thả chuột
Ví dụ
Để dễ hiểu hơn, bạn nhập công thức sau vào ô trống bảng tính
=HYPERLINK("http://www.microsoft/excel/report.xls","Báo cáo") Hàm giúp bạn mở tài nguyên Internet (nếu tồn tại)
=HYPERLINK("C:\","Mở ổ C:") Giúp mở ổ C:
Tính TB cộng
AVERAGE
Cơng dụng
Tính trung bình cộng đối số
Công thức
=AVERAGE(number1,number2, )
number1,number2 có từ đến 30 số mà bạn cần tính trung bình cộng.
Lưu ý!
(8)Ví dụ
Để dễ hiểu hơn, bạn copy liệu bên bảng bên vào trang bảng tính nhập cơng thức bên vào
A B C D E F
1 BẢNG ĐIỂM TỔNG KẾT
STT Họ Tên Ngày sinh ĐTB Vị thứ
1 Nguyễn Văn Ánh 01/01/1990 6.7 Lê Văn Bình 10/05/1991 5.6 Nguyễn Hữu Chánh 06/05/1990 4.5 Phạm Hùng Dũng 02/07/1990 7.5 Huỳnh Tấn Dương 06/04/1991 8.0 Võ Thị Thu Hương 03/08/1990 6.5 Trần Thị Kim Kiều 08/12/1990 6.5 Võ Thị Thu Loan 06/11/1991 6.2 Đỗ Văn Minh 12/12/1990 5.6 10 Phan Thanh Quang 11/12/1990 4.5
3 10 11 12
Cơng thức Giải thích
"http://www.microsoft/excel/report.xls