Tài liệu Chapter_21_-_Dự báo bán hàng và lập ngân sách bán hàng ppt

DỰ BÁO BÁN HÀNG VÀ LẬP NGÂN SÁCH Dự báo o Định nghĩa số thuật ngữ o Tầm quan trọng dự báo bán hàng giám đốc bán hàng o Q trình dự báo o Cơng việc dự báo giám đốc bán hàng o Qui trình dự báo chất lượng o Các quy trình dự báo số lượng o Lựa chọn qui trình dự báo thích hợp Đề hạn ngạch (chỉ tiêu) Lập ngân sách Tóm tắt Chương nêu lên ba hoạt động quản trị bán hàng quan trọng dự báo, xác định hạn ngạch lập ngân sách Dự báo, xác định hạn ngạch lập ngân sách q trình có quan hệ qua lại quản lý tiền bạc quận Một giám đốc bán hàng lập dự báo chất lượng số lượng Các dự báo sở hạn ngạch mà người giám đốc cần phải đạt Vậy hiểu biết loại hạn ngạch khác nhau, mục đích chúng việc xác định chúng phần trách nhiệm người giám đốc Cuối cùng, ngân sách bán hàng quận phải thống với hạn ngạch bán hàng phí tổn định trước cho quận Người giám đốc có trách nhiệm phần việc lập dự toán ngân sách có trách nhiệm hồn tồn việc theo dõi để hồn thành Dự báo Dự báo bán hàng văn thư quan trọng quan Nhiều thành viên lĩnh vực chức công ty dựa vào dự báo bán hàng để lập kế hoạch hoạt động họ Thực ngân sách lên kế hoạch nhân sự, sản xuất kinh doanh, quản trị tài sản phân phối, v.v tất phụ thuộc vào tính xác dự báo bán hàng giám đốc bán hàng đóng hai vai trị quan trọng Thứ nhất, họ thường cung cấp sở kiện cho việc lập dự báo Thứ hai, hoạt động họ cấp sở trực tiếp tác động đến tính xác dự báo chung Hình 6-1 tóm tắt mơ hình đơn giản hóa quan hệ dự báo, đề hạn ngạch lập ngân sách Hình 6-1 Mối quan hệ dự báo, đề hạn ngạch lập ngân sách Định nghĩa số thuật ngữ Để phát triển sử dụng dự báo bán hàng, người sử dụng cần phải hiểu bốn điều quan trọng: Năng lực thị trường, doanh số ngành bán hàng, lực bán công ty, dự báo bán hàng công ty Năng lực thị trường Đây đánh giá khối lượng hàng bán cao có sản phẩm, dịch vụ dịch vụ công cộng thị trường tất đối thủ cạnh tranh, giai đoạn định Nhiều giả thiết đưa bao gồm điều kiện kinh tế địa phương quốc gia mức độ cạnh tranh Năng lực thị trường cần qui định theo khu vực lãnh thổ theo phân loại khách hàng Doanh số ngành hàng Toàn lực thị trường yêu cầu trước khối lượng bán hàng tạo điều kiện lý tưởng, doanh số ngành hàng khối lượng hàng bán thực ngành định thị trường cụ thể giai đoạn định Nếu giả thiết điều kiện khác nhau, doanh số ngành hàng gần giống lực thị trường số ngành hàng, dự báo lập hãng tư nhân hiệp hội công thương Các dự báo đưa giả thiết yếu tố điều kiện kinh tế lực lượng tiếp thị ngành Năng lực bán hàng công ty Đây số lượng cao lực thị trường mà công ty đơn độc hy vọng nhận từ nguồn khả sẵn có cách đáng tin cậy Dự báo bán hàng công ty Đó đánh giá số lượng bán tiền theo đơn vị sản phẩm (dịch vụ) tương lai hãng mặt hàng thời gian định tất thị trường mà công ty tham gia cạnh tranh Dự báo lập phận trình lập kế hoạch hãng sở cách lựa chọn công ty phối hợp tiếp thị thực tế Nếu kế hoạch phối hợp tiếp thị thay đổi, sau dự báo cần phải đưa để phản ánh thay đổi mức độ khu vực, dự báo chia theo sản phẩm thời gian, khu vực địa lý xác định, sau dự báo theo khách hàng riêng biệt Tầm quan trọng dự báo bán hàng giám đốc bán hàng Bởi hai hạn ngạch bán ngân sách bán hàng hệ trực tiếp dự báo bán hàng, giám đốc bán hàng bị phụ thuộc nhiều vào dự báo bán hàng để phát triển kế hoạch quận việc kiểm soát hoạt động nhân viên bán hàng Dự báo cho phép giám đốc lên kế hoạch phân cơng nhân quận, khối lượng bán mục tiêu lợi nhuận hoàn thành Hạn ngạch bán dành cho nhân viên bán hàng qui định pháp lệnh tất nhân viên với giám đốc để đo lường đánh giá việc thực Ngân sách bán hàng qui định số tiền mà người giám đốc nhằm hồn thành hạn ngạch bán hàng giai đoạn định Như tính xác dự báo trở thành yếu tố tâm lý hoạt động thành công quận người giám đốc bán hàng Quá trình dự báo Mặc dù giám đốc bán hàng sở người sử dụng dự báo, vai trò giám đốc bán hàng q trình lập dự báo thay đổi nhiều theo công ty Tuy nhiên khơng có phương pháp dự báo xác cho lúc Một giám đốc cần nhận biết số kỹ thuật dự báo thích hợp đặc tính chúng trước lựa chọn loại kĩ thuật dự báo Nhìn chung, vậy, phương diện tổ chức có hai q trình mà giám đốc quận gặp phải dự báo bán hàng cấp quận: Từ xuống từ lên (Trong hoạt động hàng ngày công ty sử dụng kết hợp hai phương pháp để kiểm tra tính hiệu lực chúng) Phương pháp từ xuống : Phương pháp từ xuống gọi phương pháp chia nhỏ (break down) Trong phương pháp dự báo bán hàng thực mức độ kinh doanh chung chiến lược Sau sở tiêu chuẩn lượng bán kỳ trước mức độ nguồn tiền báo bán chia nhỏ dần theo đơn vị tổ chức, kết thúc dự báo bán sản phẩm cho quận khu vực bán hàng Dự báo ban đầu trình bắt nguồn từ đội ngũ nhân viên kinh nghiệm hàng ngày, từ máy vi tính, sở số liệu lớn kỹ thuật thống kê kinh tế phức tạp Ngược lại, chúng có khuynh hướng dựa nhiều vào nguồn Các dự báo thường xuyên đề phát triển độc lập phận hội sở khơng cần đóng góp lực lượng bán hàng Trong trường hợp giám đốc bán hàng khơng có trách nhiệm Đơn giản vào đầu năm họ (giám đốc) biết dự báo bán hàng cơng ty hạn ngạch họ cần phải hoàn thành Đầu vào Q trình khơng mong đợi khơng khuyến khích Phương pháp từ lên Phương pháp gọi phương pháp xây dựng lên bắt đầu với dự báo bán hàng tương lai sản phẩm từ người có kiến thức hiểu biết điều kiện thị trường Các dự báo theo sản phẩm sau tổng hợp theo tất (sản phẩm) mặt hàng đơn vị để lập dự báo bán cơng ty Dự báo sau xác định phận phân tích để tính đến điều kiện kinh tế, khả tiếp thị sản phẩm Thực tế, nhiều công ty giám đốc nhân viên sở ban đầu, nguồn để đánh giá dự báo bán Mặc dù nguyên tắc tham gia khơng địi hỏi ngồi đánh giá đơn giản, tồn người sử dụng phần mềm dự báo máy vi tính cung cấp cho người giám đốc hội tạo dự báo riêng cho Rất nhiều giám đốc, vậy, khơng có thời gian, khơng có quan tâm, không huấn luyện nhận số liệu cần thiết để thực trọn gói dự báo Thậm chí người giám đốc khơng bị yêu cầu làm nhiều số liệu cung cấp cho phận bán, anh (chị) ta cần phải thực thành công dự báo Công việc dự báo giám đốc bán hàng Một giám đốc hy vọng vừa nhà giám đốc giỏi vừa nhà dự báo giỏi Giám đốc bán hàng sở cần nhận biết số qui trình dự báo có khả lập dự báo sử dụng số liệu sẵn có Có nhiều qui trình mà giám đốc áp dụng đề dự báo Để thuận tiện chúng chia làm hai loại: chất lượng số lượng Qui trình dự báo chất lượng Các kỹ thuật chất lượng không dựa trực tiếp tham gia số vào dự báo Đúng chúng biểu "các đánh giá tốt nhất" tập hợp lại người coi chuyên nghiệp Dự báo chuyên nghiệp nhân viên bán hàng, nhân viên thi hành có học vấn, khách hàng người sử dụng dự báo sản phẩm dịch vụ lập nên Tổng hợp lực lượng bán hàng Phương pháp dự báo gồm tập hợp đánh giá nhân viên bán hàng, quản trị bán hàng hai, khối lượng bán sản phẩm cá nhân cho tổng khối lượng bán Có 60-70% công ty sử dụng phương pháp phận thường xuyên chương trình dự báo họ Việc sử dụng thường xuyên kỹ thuật hãng công nghiệp lập dự báo ngắn hạn trung hạn Kỹ thuật có số ưu điểm: sử dụng kiến thức quen thuộc thị trường, người nên biết kế hoạch khách hàng; làm đơn giản hóa sản phẩm, khách hàng phân chia khu vực để đề hạn ngạch kiểm soát; cuối cùng, người có trách nhiệm dự báo cần phải thực theo đánh giá họ, tính khuyến khích xác thật cao Nhược điểm kỹ thuật nhân viên bán hàng nhà dự báo đào tạo có xu hướng bị ảnh hưởng lớn tác động tinh thần lạc quan hay bi quan người tham gia thị trường Hơn nữa, họ biết tác động điều kiện kinh tế tổng quát, bị bó buộc vào hạn ngạch trả thù lao bán hàng họ Tính xác dự báo lực lượng bán hàng cải thiện người bán hàng cung cấp nhiều thông tin hơn, nhiều thời gian để thực dự báo họ, khuyến khích làm xác huấn luyện nhiều qui trình dự báo hướng tương lai công ty Công ty cần phải sẵn sàng làm người phán xét thông thái dự báo nhân viên bán hàng sở thông tin bổ sung Giám sát ý kiến thi hành Phương pháp chất lượng thường hãng dịch vụ nhà sản xuất hàng tiêu dùng áp dụng nhiều Một nhóm nhân viên thừa hành từ lĩnh vực tổ chức chức khác bầu để dự báo khối lượng bán Ví dụ: người thừa hành từ phận quảng cáo, bán hàng sản xuất yêu cầu đưa đánh giá theo thay đổi thị trường cho ý kiến (nhận xét) đặc biệt ảnh hưởng thay đổi đến thực bán công ty năm Các dự báo sau điều hòa đưa vào dự báo bán hàng Đánh giá tổng quát Kỹ thuật xem xét tổng quát bao gồm đặt câu hỏi trực tiếp cho khách hàng người mua tới kế hoạch tương lai họ nhà chuyên mơn bên ngồi mà họ thu nhận tương lai Điều hợp lý có hiệu nơi mà thị trường xác định rõ tâm mua khách hàng lên kế hoạch cẩn thận thi hành bình thường Các đánh giá tổng quát đơn giản vấn nhân viên bán hàng với khách hàng phức tạp câu hỏi đưa với khả lấy mẫu phân tích số liệu tinh vi nhà nghiên cứu thị trường đưa Sự đánh giá tổng quát theo diện rộng tính tâm mua khách hàng đối tượng tất vấn đề có liên quan tới xem xét Hơn nữa, thời gian yêu cầu thu thập kết quả, môi trường thay đổi, tất nhiên kết dự báo có giá trị khơng rõ ràng Một số cơng ty có mối quan hệ bán với số khách hàng yêu cầu nhân viên bán hàng đặt câu hỏi với khách hàng kế hoạch tương lai họ Tuy nhiên, đâu công ty phải nhận thấy nhân viên bán hàng hiển nhiên khơng có tác động, bị định kiến thu thập thông tin Quản trị cần phải cẩn thận cân đối đánh giá nhân viên với nguồn khác dự báo số lượng trực tiếp từ thị trường khách hàng Các quy trình dự báo số lượng Quy trình dự báo số lượng phức tạp Một số kỹ thuật địi hỏi có kiến thức đầy đủ huấn luyện cộng với thực hành thường xuyên để đảm bảo chúng sử dụng Một giám đốc bán hàng cần phải lập dự báo sử dụng qui trình mà anh (chị) ta hiểu biết Trong phần qui trình dự báo số lượng nhóm thành ba loại: nguyên nhân, nhóm thời gian, yếu tố thị phần Một phương pháp tương đối không phức tạp dự báo sử dụng số liệu in ấn để tính tốn tình trạng yếu tố thị trường mà có mối liên hệ từ lâu với thực bán hàng công ty Hai nguồn sử dụng thường xuyên số sức mua thông tin nguồn tư nhân công cộng, phụ thuộc vào hệ thống Phân loại Tiêu chuẩn Công nghiệp Chỉ số sức mua (BPI) BPI số khả mua người tiêu dùng tính tốn theo số liệu "Điều tra sức mua" xuất hàng năm quan "Quản trị bán hàng tiếp thị" BPI có ba phần chính: - Nhân học, dựa sở đặc tính dân số vùng - Kinh tế - thu nhập gia đình; - Phân phối, bao gồm khối lượng bán lẻ loại cửa hàng Khi số liệu BPI chuẩn bị sẵn tích lũy năm, đánh giá thực cho tất thị trường giữ nguyên trạng Tuy nhiên, nên nhớ chúng lực thị trường đánh giá dự báo bán Để lập dự báo bán hàng công ty cần phải đánh giá phần hợp lý mà cơng ty có khả nhận khu vực sở đánh giá cạnh tranh xâm nhập vào thị trường công ty hỗ trợ phân phối số lượng khả nhân viên bán hàng chào bán theo khoản Lựa chọn qui trình dự báo thích hợp Một câu hỏi thường đặt kỹ thuật dự báo tạo kết xác nhất? Câu trả lời khơng có kỹ thuật tạo kết "tốt nhất" tất tình điều kiện Kỹ thuật dự báo sử dụng phụ thuộc vào mục đích dự báo, thời gian qui định đưa ra, vào số lượng chất lượng số liệu lịch vào người thực áp dụng kỹ thuật Dự báo ngắn hạn Dự báo ngắn hạn thường xét cho thời kỳ năm Những kết nghiên cứu cho thấy sai số bình quân cho dự báo thời hạn ngắn khoảng 6,9% Nhìn chung số dạng phương pháp nhóm thời gian sử dụng tốt cho dự báo ngắn hạn Các dự báo thường dễ tính tốn dễ hiểu chúng địi hỏi tương đối số liệu để hồn thành Hai phần ba công ty nghiên cứu cho thấy, họ thỏa mãn với tính xác phương pháp san bằng số mũ, có 43% thỏa mãn với thực hỗn hợp lực lượng bán hàng Khó khăn thực qui trình tạo dự báo xác đáng tin cậy Dự báo dài hạn Lựa chọn kỹ thuật cho dự báo có thời hạn dài hơn, khó khăn hơn, không kỹ thuật thỏa mãn tất trường hợp Các phương pháp số lượng xác, chúng địi hỏi tinh vi (kỹ lưỡng) thi hành sử dụng Hơn nữa, chúng khơng xác mơi trường biến động cao chúng có số vấn đề nêu lên trước thay đổi chu kỳ đời sống sản phẩm Một phương pháp chất lượng yếu tố quan trọng khơng thể xác định có xu hướng bị ảnh hưởng định kiến cá nhân Do kỹ thuật có ưu điểm nhược điểm riêng, nên sử dụng nhiều dạng kỹ thuật lúc Các phương pháp quản trị bán hàng áp dụng? Nhiều năm trước, công ty yêu cầu nghiên cứu kỹ thuật dự báo mà họ thường sử dụng Hai nghiên cứu sử dụng kỹ thuật dự báo bán hàng hai kỹ thuật quản trị bán hàng sử dụng nhiều loại phương pháp chất lượng, phán xét ý kiến người thi hành hỗn hợp lực lượng bán hàng Sự áp dụng phương pháp chất lượng tìm thấy thích hợp nhiều công ty ngành công nghiệp Kỹ thuật theo chất lượng ưa thích chúng dễ thi hành chúng đòi hỏi người tham gia dự báo suy nghĩ kỹ lưỡng lên kế hoạch Đối với công ty công nghiệp, với hợp đồng cá nhân lớn thị trường, phụ thuộc vào việc thi hành dự báo lực lượng bán hàng tất nhiên Hơn nữa, xuất yêu cầu thống kê thực giới hạn cho nhiều người sử dụng giải thích tỷ lệ sử dụng chúng lại thấp Như vậy, Giám đốc bán hàng cần phải nhận thức khơng có q trình dự báo hồn hảo, chí với kiểm tra Nếu nhân viên giám đốc hoàn thiện kiến thức thị trường nhà lập dự báo khơng bị định kiến, phương pháp đơn giản tốt đơn giản lập danh sách khách hàng người đặt hàng khu vực đánh giá khả bán họ, chủ yếu khối lượng bán tương lai Sự trùng hợp khu vực quận tạo khối lượng bán lượng bán hàng quận cuối giai đoạn Nhưng môi trường lường trước giám đốc nhân viên người dự báo hoàn hảo, nên phát sinh điểm khơng xác Tuy nhiên, giám đốc phải dựa vào tổng hợp thông minh phương pháp theo chất lượng số lượng để có dự báo có ý nghĩa quản trị cấp cao tài liệu quan trọng dùng cho trình lên kế hoạch đề hạn ngạch Phương pháp Không dự Dự báo độc lập với quản trị cấp báo trên? Dự báo áp dụng phương pháp mục tiêu? Các kỹ thuật cấu trúc để thâu nhận đánh giá? Sử dụng chuyên gia có kinh nghiệm gần nhất? áp dụng từ hai phương pháp trở lên để có dự báo? Người sử dụng có hiểu phương pháp dự báo khơng? Các dự báo có nhận xét khơng? Có chuẩn bị riêng văn thư để dùng cho kế hoạch dự báo không? Các số liệu Có đủ ngân sách để phân tích thực số liệu khơng? 10 Có tồn ngân hàng thông tin trung ương không? 11 Có sử dụng dự báo kinh tế vĩ mơ đắt tiền gần không? Sự không trước lường 12 Có giới hạn cao thấp nhất? 13 Phân tích số lượng tính xác cho trước? 14 Có dự báo chuẩn bị cho tương lai dự kiến? Hình 6-2 Bản kiểm tra dự báo Đề hạn ngạch (chỉ tiêu) ? Có Các dạng hạn ngạch Một hạn ngạch qui định phần tỷ lệ tổng số, yêu cầu từ nghĩa vụ thuộc quyền quận, bang, người, nhóm cụ thể Có hai loại hạn ngạch qui định sở kết sở hành vi cư xử Hạn ngạch sở kết Số lượng phong phú loại hạn ngạch theo kết thay đổi số lượng cơng ty sử dụng loại hạn ngạch Có thể nhóm thành ba dạng: khối lượng hàng bán tương đối, khách hàng tài Khối lượng hàng bán tương đối Trên sở khu vực, hạn ngạch hàng bán tương đối phần mục đích bán công ty khu vực cho giai đoạn bán Đặc biệt hơn, hạn ngạch bán khu vực xác định hệ số (tỷ lệ) mục tiêu bán hàng chung công ty phân công cho khu vực đặc biệt Hình thức thơng thường loại hạn ngạch dựa tổng khối lượng hàng bán Hạn ngạch tổng khối lượng bán Các hạn ngạch loại dễ hiểu Sau cùng, nhân viên bán hàng thuê mướn huấn luyện để bán Hơn nữa, kế hoạch sản xuất, tài nhân công ty phụ thuộc vào phạm vi đạt tới trình độ tốt bán hàng Khơng có kỳ lạ hạn ngạch sở khối lượng bán dễ được, nhân viên bán hàng chấp nhận mà cịn tồn cơng ty Hạn ngạch bán hàng hình thức đơn vị đo lường khối lượng tiền Nhiều công ty có sản phẩm cơng nghiệp tiêu dùng sử dụng hạn ngạch bán hàng đề theo đơn vị tiền họ có danh mục sản phẩm rộng, thay đổi hỗn hợp sản phẩm và/ bán để mở rộng dạng khách hàng Các nhân viên giám đốc dễ hiểu hạn ngạch theo tổng số hàng bán tiền mà chúng tạo sở chuẩn để đơn giản việc phân tích bán hàng tính tốn tỷ lệ chi phí Hơn nữa, nhân viên bán sản phẩm tinh vi, cách đo tiền tạo qui định thông thường để xác định giá trị thực nhân viên quận Trên sở khách hàng Các hạn ngạch sở khách hàng tập trung vào gìn giữ thu nhận khách hàng người đặt mua Họ thường phản ảnh trực tiếp chiến lược chung cơng ty Ví dụ, chiến lược định đạt mục tiêu chung tăng dần xâm nhập thị trường, hạn ngạch đề sở tăng khối lượng bán khách hàng có Mặt khác, hãng cố gắng tăng sử dụng kho tàng hệ thống phân phối, cách tham gia vào thị trường nơi mà họ có diện khơng tương xứng hạn ngạch đề qui định nhận thêm khách hàng Về tài Có ba dạng hạn ngạch tài Đó là: lợi nhuận khu vực, tổng lãi gộp chi phí kiểm sốt Lợi nhuận khu vực Các công ty nhận thức họ phát đạt nhờ lợi nhuận nhân viên bán hàng làm việc mà không lưu ý tới chi phí Vì cơng ty lập hạn ngạch tính sở lợi nhuận rịng, tỉ lệ doanh lợi tài sản sử dụng (ROAM = return on assets managed) thu nhập lại Các hạn ngạch coi lý tưởng điều kiện chúng chứa đựng ý tưởng nhà quản trị hàng đầu giảm phân công nghèo nàn nguồn bán cho nơi có tổng lãi gộp cao mà lợi nhuận thấp Tuy nhiên, tiêu lợi nhuận vùng khơng phải dễ dàng tính tốn lúc Nó làm cho nhân viên giám đốc khó biết mức độ thực nhân viên Khơng có thơng tin cập nhật, gây khó khăn cho giám đốc việc phát chiến lược bán hàng nghèo nàn thực yếu nhân viên, điều chỉnh q muộn Hơn nữa, thường người nhân viên khơng kiểm sốt yếu tố tham gia vào kình thành lợi nhuận ROAM việc quản lý chúng để giành lợi nhuận khó khăn Tổng lãi gộp Hạn ngạch tổng lãi gộp cách đảm bảo giới hạn lợi nhuận phá vỡ khó khăn tính tốn lợi nhuận riêng khu vực Một thật sống sản phẩm khác tạo lợi nhuận khác Để mặc cho họ tự xoay sở lo liệu lấy, nhiều nhân viên bán hàng ý bán sản phẩm dễ bán không bán loại có khả sinh lời nhiều Như vậy, hạn ngạch tổng lãi gộp hướng dẫn nhân viên bán hàng cố gắng vào sản phẩm có tổng lãi gộp cao hơn, đặc biệt có mối liên hệ với hệ thống (trả thù lao) Về mặt tài khó quản lý hạn ngạch tổng lãi gộp, tính tốn lãi gộp khu vực theo sản phẩm đè nặng hệ thống kế toán hãng Các nhân viên bán hàng khơng nhìn thấy động lực thúc đẩy họ hệ thống họ khơng hiểu qui trình báo cáo việc thực rút từ hệ thống kế toán thường chậm Một nghiên cứu khoa học cho thấy hãng ngành công nghiệp sử dụng kế hoạch số dư thu nhập tổng số có số dư thấp có tiền lương cao Một giải thích chấp nhận sản phẩm có số dư cao địi hỏi lượng nguồn bán hàng khơng cân đối kết tổng lợi nhuận rịng thấp cơng ty Kiểm sốt chi phí: Có thể hạn ngạch thơng dụng liên quan tới mặt tài Thường cơng ty lập hạn ngạch số chi phí tiền cho nhân viên lĩnh vực tăng lượng bán tiếp khách Trong thực tế giới hạn (limits) ngân sách mà người bán hàng không vượt qua phần cuối chương phần lập ngân sách bàn đến kiểm sốt chi phí bán hàng cụ thể Ví dụ, dùng tiền mặt cơng ty căng thẳng hạn ngạch chi phí kiểm sốt dịng chi trả tiền lực lượng bán hàng Hoặc công ty lập mục tiêu lợi nhuận chung, chúng đạt nhờ phân phối hợp lý hạn ngạch sản phẩm có tổng lãi gộp cao Bất kỳ kết hợp với hạn ngạch tài chính, người giám đốc bán hàng phải chịu trách nhiệm đảm bảo rằng, nhân viên thực chúng Các phức tạp hạn ngạch tài phản ảnh kết hai nghiên cứu thực tế lập hạn ngạch quản trị bán hàng cho thấy khơng có cơng ty sử dụng hạn ngạch tài Hạn ngạch sở hành vi cư xử Hạn ngạch theo kết thường hướng thẳng tới mục đích tài tức thời cơng ty Hạn ngạch theo hành vi cư xử, gọi hạn ngạch hoạt động, cho thấy rằng, có hành vi thiết nhân viên cần phải thi hành, chúng khơng tạo kết bán hàng tức thời Quan niệm việc thực hoạt động cần thiết toán sau khoản tăng doanh số lợi nhuận Hạn ngạch theo hành vi xét theo qui định số hoạt động cần thực thời gian cụ thể số lần gọi bán ngày, số lần gọi chào hàng ngày, số lần trưng bày bán lẻ, số lần gọi dịch vụ, số thư chào hàng gởi đi, số hội thảo, số lần gặp mặt nhà bán buôn tổ chức hội thảo chào hàng Đối với hạn ngạch hoạt động có hai vấn đề quan trọng lên Thứ nhất, chúng đo lường số lượng công sức bỏ ra, không đo chất lượng Thứ hai, nhân viên bán hàng cần phải ghi hoạt động cách sử dụng thủ tục báo cáo riêng biệt Điều có nghĩa cơng việc giấy tờ cho giám đốc nhân viên nhiều Tương tự, quyến rũ để "lừa đảo" nhân viên cao, phá vỡ nặng nề mối quan hệ qua lại giám đốc nhân viên Tuy nhiên số hạn ngạch hoạt động "Một nhân viên bán hàng cần thực khoảng tám lần gọi bán ngày" tiếp tục sử dụng cách có hiệu Chúng cần sử dụng cẩn thận, chúng lặp lại tính tốn liên tục hoạt động bỏ qua mục đích lâu dài họ Dạng hạn ngạch thông dụng dựa khối lượng bán Trong thực tiễn công ty thường sử dụng nhiều dạng hạn ngạch khơng có loại riêng biệt áp dụng thành công cho tất trách nhiệm nhân viên bán hàng khu vực Mục đích hạn ngạch Hạn ngạch có ba mục đích chính: Kiểm sốt, khuyến khích để đánh giá Kiểm soát Một giám đốc bán hàng chịu trách nhiệm nhân viên bán hàng thực tế giành tất thời gian để quan sát họ, hướng dẫn làm việc, tạo cho họ cảm hứng, làm cho họ chắn làm họ cần phải làm Một hệ thống hạn ngạch đề tốt cung cấp cơng cụ thay để kiểm sốt hàng ngaỳ hoạt động quản trị Ban quản trị đề ghi nhớ nói với nhân viên họ cần phải gọi bán khách hàng mới, đảm bảo chắn số lần gọi dịch vụ, bỏ nhiều ngày tháng để thực gọi chào bán cho nhân viên phân phối đại lý, giảm thấp chi phí cần thiết tăng cường sản phẩm quan trọng danh mục sản phẩm Các giám đốc bán hàng xếp thời gian sức lực để đảm bảo chắn nhaan viên thi hành đủ hướng dẫn Một phương pháp thiết lập hạn ngạch có kết hạn ngạch có phản ánh mục tiêu quản trị tổ chức cho nhân viên có khả tính tốn chúng Ví dụ, công ty yêu cầu nhân viên bán hàng tổ chức 10 gặp mặt bán bn ba tháng Cả nhân viên giám đốc biết hạn ngạch thực đảm bảo chắn đạt hạn ngạch, công ty phát phương pháp có hiệu lực tác dụng viết ghi nhớ từ cấp quản trị cao Khuyến khích Nhiều cơng ty kết hợp hạn ngạch vào chương trình bù đắp thù lao Vi dụ, thật khơng bình thường cơng ty địi hỏi nhân viên bán hàng đạt hạn ngạch qui định trước khoản hoa hồng sinh Một số hãng xếp tưng lương xứng đáng sở số lượng bán hàng vượt hạn ngạch năm trước Như hồn thành hạn ngạch khơng tách rời với động viên tài Phần lớn nhân viên bán hàng cố gắng người thi đua hướng tới đạt mục đích Họ thích có mục tiêu tiêu chuẩn thực Thực tế là, nhân viên coi thực tốt họ cần phải thực chống hạn ngạch cao, khó họ phép lựa chọn loại khác thấp Một hạn ngạch xác "bán 75 ngàn đô la giá trị máy bơm 40 ngàn la máng dẫn nước" khởi động loại lao động viên "hãy làm tốt quí sau" không tạo Đánh giá Các hạn ngạch bán, hoạt động tài sử dụng đánh giá thực nhân viên bán hàng Một nghiên cứu cho thấy số lượng lớn công ty nghiên cứu hai ngành công nghiệp sản xuất dịch vụ sử dụng đơn vị đo có liên quan tới bán hàng đánh giá lực lượng bán hàng lại sử dụng tương đối số có liên hệ với hoạt động, chí tiêu chuẩn liên quan tới lợi nhuận lại Các hạn ngạch đề cho nhân viên bán hàng sau thực kiểm tra so sánh với hạn ngạch Các nhân viên bán hàng khơng đạt hạn ngạch nhận quan tâm nhiều nhà quản trị Ví dụ, nhân viên có hạn ngạch bán hàng năm 100.000 la tính khối lượng phân phối năm, chia theo quý 25.000 đô làm cho giám đốc đánh giá tính liên tục thực nhân viên Những người không đạt hạn ngạch quý cấp quản trị cao hướng dẫn động viên Đề hạn ngạch thi hành Các hạn ngạch cá nhân thiết lập hai mức độ phạm vi tổ chức: mức độ chung (chiến lược) mức độ giám đốc bán hàng sở (chiến thuật), xem hình 6-3 Chính sách chung mức độ chiến lược Bộ phận điều hành hay bán hàng có trách nhiệm việc xác định hạn ngạch cần phải lựa chọn loại hạn ngạch để sử dụng xác định tầm quan trọng có liên quan loại hạn ngạch H 6-3 Lập hạn ngạch Lựa chọn loại hạn ngạch Quyết định sử dụng hạn ngạch bán hàng, hoạt động hay tài phụ thuộc vào yếu tố mục đích lâu dài hãng, đặc tính thị trường sản phẩm, chu kỳ mua khách hàng, tính linh hoạt hệ thống kế toán thu thập kiện vào đặc tính lực lượng bán hàng Các ví dụ sau nêu lên trường hợp cụ thể xác định loại hạn ngạch tốt - Các hạn ngạch tài ý nhiều đến tốc độ tính xác hệ thống kế toán báo cáo thường kỳ tổng quát khu vực Khơng có khả đó, hạn ngạch tài có nghĩa hành vi trực tiếp nhân viên bán hàng tin cậy - Các điều kiện thị trường ổn định với khu vực hoạt động gần với lực bán cơng ty cần có hạn ngạch chi phí bên cạnh hạn ngạch bán hàng Các khối lượng bán ổn định kiểm sốt chi phí liên tục có lợi nhuận mức giới hạn - Các hạn ngạch chi phí phải sử dụng cẩn thận thị trường có sức ép cạnh tranh lớn tính kiên định tính toán bị giảm thấp Sự tập trung giảm thấp chi phí điều kiện nhân viên khơng tiêu phí vốn cho hạn ngạch đánh lượng hàng bán cho khách hàng tương lai - Khi chu kỳ mua khách hàng dài và/ sản phẩm yêu cầu phải có dịch vụ hỗ trợ bổ sung, hạn ngạch hoạt động thích hợp hạn ngạch bán - Các hạn ngạch bán theo đơn vị đo lường tốt tính tiền giá hay thay đổi ngồi kiểm sốt nhân viên hay công ty Xác định tầm quan trọng tương đối loại hạn ngạch sử dụng Quyết định coi hãng sử dụng nhiều loại hạn ngạch, hãng cần phải định tính tốn chúng Sự đề suy xét trước định quản trị tất yếu cấp quản trị cao cấp sở thực sở chiến lược công ty kinh nghiệm điều hành Ví dụ, cơng ty cố gắng tạo phần thị trường thông qua phát triển khách hàng mới, sau hạn ngạch khối lượng hàng bán theo khách hàng đề sở lực khu vực Nếu chiến lược chung xây dựng thâm nhập khách hàng có, sau hạn ngạch khối lượng bán trực tiếp tối cao Trách nhiệm giám đốc bán hàng sở Xác định trình độ hạn ngạch khu vực Một công ty định sử dụng loại hạn ngạch tính quan trọng chúng, số lượng thực tế cần phải phân bổ đến khu vực nhân viên theo loại ngạch sử dụng Kết hành vi Kết Ví dụ: hạn ngạch kết tổng số bán, phương pháp mà giám đốc áp dụng tỷ lệ tăng bán hàng dự báo công ty giao cho quận vào năm tới áp dụng tương tự với khu vực quận Cũng đơn giản dễ cách này, lấy mục tiêu cơng ty tăng 5% địi hỏi tất khu vực đạt tăng 5%, tất khu vực cá nhân tất yếu Thực chất, khác biệt khả nhân viên khác rõ rệt khu vực nên số khu vực đạt cao 5% số khác Một phương pháp khác phép tương đồng phương pháp từ lên dự báo bán hàng Giám đốc bán hàng lượng bán hàng dự kiến tăng công ty cho quận Sau anh (chị) ta làm việc với nhân viên để phân tích khoản sản phẩm để xác định rõ khối lượng bán hàng tăng mà nhân viên đạt Sau tổng số khối lượng bán so sánh với hạn ngạch quận số không đạt, người giám đốc lại lặp lại trình tổng số lượng bán khu vực hạn ngạch quận Nếu công ty sử dụng phương pháp dự báo từ lên, thường giám đốc cấp sửa lại dự báo quận để đạt mục đích chiến lược chung Hành vi Cơng việc đề hạn ngạch hành vi địi hỏi kiến thức chuyên sâu xác vai trò quan trọng hành vi hoạt động có kết khu vực Hơn nữa, giám đốc nhân viên cần phải thích hợp với hạn ngạch hành vi để thiết lập yêu cầu khu vực Thông thường công ty đề hạn ngạch tổng quát cho phép giám đốc nhân viên trình bày tỉ mỉ khác biệt riêng khu vực Điều hòa khác biệt Bất kỳ dự báo ngân sách quận giám đốc cấp cao chấp nhận phù hợp với mục đích tài chung, giám đốc bán hàng sở cần phải đảm bảo tổng hạn ngạch cho nhân viên báo cáo đạt bổ sung vào hệ thống hạn ngạch quận Điều quan trọng hạn ngạch kết quả, ảnh hưởng trực tiếp tới mục đích thực chung hoạt động thi hành phòng, ban khác phòng lên kế hoạch sản xuất (Tất nhiên, cho giám đốc vùng đề hạn ngạch khác cho quận sở) Các quy định lập hạn ngạch Đề hệ thống hạn ngạch, thi hành đánh giá chúng trình vận hành không đơn giản Một loạt quy định trực tiếp tác động đến tính hiệu hạn ngạch đến phương pháp mà lực lượng bán hàng thi hành chúng Cái tạo nên chương trình hạn ngạch tốt? Một chương trình hạn ngạch coi tốt hạn ngạch đề thích hợp, có khả thực thi, dễ hiểu đầy đủ Thích hợp Các hạn ngạch khơng dựa vào số liệu khoa học khơng thích ứng với trách nhiệm nhân viên bán hàng với mục tiêu cơng ty có thể, mức tồi tệ nhất, làm "nản lòng" lực lượng bán hàng Cịn mức tốt chúng bỏ qua Ví dụ: cơng ty hàng năm có hạn ngạch số lượng lần gọi bán ngày, cần xem xét kỹ để xác định mức độ lần gọi ý tưởng hạn ngạch tiếp đề môi trường bán hàng Khả thực thi Vấn đề bàn luận có cần hạn ngạch giá trị cao để đánh giá mức độ hoàn thành người rào chắn thực tất nhân viên muốn đạt hạn ngạch với sức lực bình thường Các hạn ngạch cao coi khuyến khích mạnh nhân viên tăng cường tín nhiệm giám đốc khả thực hạn ngạch nhân viên Nhưng hạn ngạch cao, nhân viên khơng cố gắng họ tin hạn ngạch mục đích khơng thể đạt họ gian dối để đạt hạn ngạch Có thỏa hiệp hạn ngạch nên cao đạt với hao phí lao động có chất lượng Một nghiên cứu so sánh số quận bán hàng cho thấy quận tốt quận có giám đốc nhân viên với mục đích cao Như vậy, xác định hạn ngạch mức độ cao cho nhân viên đòi hỏi người giám đốc phải tạo mơi trường mà mục đích cao coi tiêu Các môi trường thực cao đặc trưng dạng quản trị hỗ trợ cộng với đề mục đích nhóm mạnh Dễ hiểu Nguyên tắc "Hãy giữ cho đơn giản" cũ luôn phù hợp với chương trình hạn ngạch Nếu hệ thống hạn ngạch q phức tạp lực lượng bán hàng khơng hiểu số lượng lớn nhân viên bỏ qua chúng Hãy thiết lập hạn ngạch với lôi nhân viên tham gia tích cực họ, xác định cách rõ ràng thành phần giải thích ý nghĩa họ ảnh hưởng chúng tới nhân viên mặt tài hoạt động hàng ngày họ Tính đầy đủ Một chương trình hạn ngạch tốt bao trùm tất tiêu chuẩn sử dụng để hướng dẫn, kiểm soát đánh giá lực lượng bán hàng Nếu có khía cạnh không hạn ngạch đề cập tới giống khía cạnh khác, tất nhiên nhân viên nhận thức cơng ty khơng tin quan trọng Có thể nhân viên khơng bỏ nhiều cơng sức quan tâm tới khía cạnh Sự tham gia lực lượng bán hàng vào việc thiết lập hạn ngạch Như nêu trước đây, công ty thơng báo áp dụng tích cực hình thức tham gia trình dự báo nhân viên bán hàng Phương pháp tương tự cách từ lên áp dụng đề hạn ngạch có khoảng 56% công ty nghiên cứu liên kết với nhân viên bán hàng trình đề hạn ngạch ý kiến chung nhân viên đệ trình đánh giá mang tính chất định kiến dự báo hạn ngạch trả công họ bị giới hạn vào đánh giá Tuy nhiên, khảo sát thi hành bán hàng cho thấy, họ không trải qua định kiến Thực tế, có cơng ty phát nhân viên có cam kết lớn hạn ngạch họ họ tham gia vào xác định hạn ngạch Tất tình cho thấy hạn ngạch đề hai phía giám đốc nhân viên, khơng phải nhóm lực lượng bán hàng Điều xảy họ khơng thi hành hạn ngạch? Điều xảy hạn ngạch đề ra, nhân viên thông hiểu chúng, hạn ngạch khơng hồn thành? 81% cơng ty nghiên cứu khơng có xảy nhiều không đạt hạn ngạch Điều cho thấy nguyên nhân không thực hạn ngạch quan trọng Nếu bên ngồi kiểm sốt nhân viên lỗi lầm sau bỏ qua Nếu nhân viên chịu trách nhiệm hành vi điều chỉnh thực sau đánh giá thi hành Hạn ngạch thực tiễn quản trị Trong nhiều môi trường bán hàng, hạn ngạch thành phần chủ chốt quản trị lực lượng bán hàng có hiệu Các hạn ngạch mục tiêu chương trình quản trị theo mục tiêu Chúng giúp cải thiện khả sinh lời quận công ty nhờ hướng cố gắng nhân viên tới bán sản phẩm có tổng số thu nhập cao Cuối cùng, chúng tạo sở để kế hoạch trả công bán hàng tích cực thi hành Như vậy, đề hạn ngạch khơng phải khoa học xác Nhưng dự báo bán hàng đánh giá yếu tố tác động khu vực, hạn ngạch bán hàng hạn ngạch hoạt động thực qui định cho nhân viên khu vực Tầm quan trọng đặc biệt hạn ngạch việc thiết kế chương trình trả cơng đánh giá thực nhân viên cho thấy chúng cần giám đốc bán hàng thiết lập cách kỹ lưỡng để áp dụng có hiệu Lập ngân sách Thế ngân sách bán hàng? Trong nghĩa hẹp, ngân sách bán hàng liệt kê yếu tố chi phí theo chức có liên quan tới bán hàng cá nhân vùng lãnh thổ vùng hoạt động Một ngân sách thường thường xác định hạn mức tiền mà nhân viên bán hàng giám đốc chi phí theo hạng mục tiếp khách hàng, tăng lượng bán lại Những hạn mức xét tiền theo mục ngày thực phẩm, phần ăn Ở công ty, người giám đốc có trách nhiệm tối thiểu lĩnh vực khơng có danh mục hoạt động khơng có nguồn ngân sách cơng ty khác, vậy, số lượng nguồn tiền dùng để quảng cáo trả chi phí người tuyển bên ngồi giám đốc có phạm vi rộng phân bổ chúng Xây dựng ngân sách Ngân sách công ty giám đốc bán hàng xây dựng Một cách lý tưởng ngân sách bán hàng quận hình thành nhờ mục tiêu xác định cho quận sau tạo nguồn tiền tệ để đạt mục tiêu Cách biết đến phương pháp mục tiêu nhiệm vụ lập ngân sách thường xem phương pháp lập ngân sách tốt Thông thường hơn, công ty xem xét khoản chi phí năm trước, so sánh chúng với khối lượng bán dự kiến hạn ngạch năm Các chi phí theo kế hoạch cuối năm hành xem xét lên xuống sở dự báo bán hàng quận hạn ngạch mới, mục tiêu lợi nhuận chung theo kế hoạch đạt Hiểu ngân sách sử dụng nào? Đầu tiên ngân sách thiết kế, phận kế hoạch, yếu tố chứa đựng số lượng tiền giành cho chức hoạt động cụ thể năm tới Từ dự kiến kế hoạch, mơ hình bán hàng chi phí cho giám đốc quận lập thành tiêu Mơ hình bán hạn ngạch (số tối thiểu) mà anh (chị) ta mong muốn đạt vượt nó, cịn mơ hình chi phí phí tổn cao mà anh (chị) ta khơng vượt qua Giám đốc bán hàng cần phải thường xuyên làm việc với ngân sách dự toán cho phận Giám đốc đánh giá chi phí giám đốc nhân viên, cân đối lợi nhuận dự kiến với quỹ sẵn có theo khoản mục ngân sách Thường thường ngân sách tăng đòi hỏi giám đốc "bán" tăng cho giám đốc cấp cao, thực chi phí người giám đốc cần phải dự kiến quỹ cho cam kết tương lai  ... trọng dự báo bán hàng giám đốc bán hàng Bởi hai hạn ngạch bán ngân sách bán hàng hệ trực tiếp dự báo bán hàng, giám đốc bán hàng bị phụ thuộc nhiều vào dự báo bán hàng để phát triển kế hoạch quận... đốc bán hàng thiết lập cách kỹ lưỡng để áp dụng có hiệu Lập ngân sách Thế ngân sách bán hàng? Trong nghĩa hẹp, ngân sách bán hàng liệt kê yếu tố chi phí theo chức có liên quan tới bán hàng cá... lượng hàng bán tương đối, khách hàng tài Khối lượng hàng bán tương đối Trên sở khu vực, hạn ngạch hàng bán tương đối phần mục đích bán cơng ty khu vực cho giai đoạn bán Đặc biệt hơn, hạn ngạch bán