Lecture of using english letters and emails
How to use English letter and email? PTSC M&C - Construction Dept - English in email & letter - CÁC QUY T C CHÍNH KHI Vi T Ắ Ế THƯ/EMAILS TRONG CÔNG Vi CỆ - C U TRÚC CƠ B NẤ Ả + C a thưủ + C a emailủ - M T S M U CÂU C N NHỘ Ố Ẫ Ầ Ớ PTSC M&C - Construction Dept - English in email & letter M T S N I DUNG CHÍNHỘ Ố Ộ 5 Cs: ◦ Clear (Rõ ràng) T ch c thông tin trong thư h p lý. B qua các thu t ng khó hi u ổ ứ ợ ỏ ậ ữ ể và thay vào đó hãy ch n nh ng t ng th c t , rõ ràng.ọ ữ ừ ữ ự ế ◦ Concise (Súc tích) S d ng ngôn ng đơn gi n, ng n g n, súc tích đ di n t đ y đ ý ử ụ ữ ả ắ ọ ể ễ ả ầ ủ c n trình bày.ầ ◦ Convincing (Thuy t ph c)ế ụ Xác đ nh nhu c u, mong mu n, ho c v n đ c th c a đ i tác, ị ầ ố ặ ấ ề ụ ể ủ ố sau đó đưa ra ý ki n. Cung c p b ng ch ng trong các ví d ho c các ế ấ ằ ứ ụ ặ ý ki n chuyên gia đ c ng c quan đi m.ế ể ủ ố ể ◦ Colour (Màu s c): ắ 1 màu ch / highlight h p lý ữ ợ ◦ Careful (C n th n)ẩ ậ PTSC M&C - Construction Dept - English in email & letter CÁC QUY T C CHÍNH KHI Vi T THƯ/EMAILẮ Ế 1. Letter head (Heading) : Tiêu đề 2. Date : Ngày tháng 3. Inside address : Đ a ch ngư i nh nị ỉ ờ ậ 4. Salutation : L i chàoờ 5. Body : N i dungộ 6. Closing : Ph n k tầ ế - Bao g m : ồ Signature (ch ký), Complimentary close (l i ữ ờ chúc cu i thư), Typed name (H tên)ố ọ PTSC M&C - Construction Dept - English in email & letter C U TRÚC CƠ B N C A THƯẤ Ả Ủ PTSC M&C - Construction Dept - English in email & letter FORM 1/ LETTER HEAD Ph n tiêu đ c a b c thư s là đ a ch c a ầ ề ủ ứ ẽ ị ỉ ủ ngư i g i. C n cung c p nh ng thông tin ờ ử ầ ấ ữ g m : Tên công ty, đ a ch công ty (s , tên ồ ị ỉ ố đư ng, thành ph , qu c gia), s đi n tho i ờ ố ố ố ệ ạ công ty và không bao g m tên ngư i g iồ ờ ử 2/DATE - Anh: Ngày-tháng-năm, góc bên ph iả - M : Tháng – ngày – năm, góc bên tráiỹ PTSC M&C - Construction Dept - English in email & letter C U TRÚC CƠ B N C A THƯẤ Ả Ủ 3/ Inside address (Đ a ch ngư i nh n)ị ỉ ờ ậ Nên đ t góc bên trái, bao g m :ặ ở ồ Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr …(tên ngư i nh n)ờ ậ s nhà, đư ng ph / Tên – đ a ch Công tyố ờ ố ị ỉ thành ph (bang)ố QU C GIA (vi t ch in hoa)Ố ế ữ 4/ Salutation: Đ t dư i ph n “inside add”ặ ớ ầ - Trư ng h p bi t tên c a ngư i nh n :ờ ợ ế ủ ờ ậ Dear Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr + h ngư i nh n (Ex: Dear Mr Miller)ọ ờ ậ Dear + tên đ y đ : không bi t gi i tính ngư i nh n (Ex: Dear Jone Miller)ầ ủ ế ớ ờ ậ - Trư ng h p không bi t tên c a ngư i nh n :ờ ợ ế ủ ờ ậ + Ngư i nh n là namờ ậ : Dear Sir (Anh) - Gentlemen (M )ỹ + Ngư i nh n là nờ ậ ữ : Dear Madam (Anh) – Ladies (M )ỹ + N u không bi t gi i tính ngư i nh nế ế ớ ờ ậ : Dear Sir or Madam (Anh) - Ladies and Gentlemen / To whom it may concern ( M )ỹ (A comma after is optional) PTSC M&C - Construction Dept - English in email & letter C U TRÚC CƠ B N C A THƯẤ Ả Ủ 5/ Body - Subject line: + Anh: đ t sau chào đ u thư và trư c n i dungặ ầ ớ ộ + M : đ t sau đ a ch ngư i nh n và trư c câu chàoỹ ặ ị ỉ ờ ậ ớ - Main content: ng n g n, súc tích, formalắ ọ + Đo n đ u:ạ ầ gi i thi u và nêu lý do vi t thướ ệ ế + Đo n ti p theo : ạ ế gi i thích lý do chi ti t hơn, cung ả ế c p nh ng thông tin c n thi tấ ữ ầ ế + Đo n cu i cùng:ạ ố tóm t t lý do 1 l n n a và làm ắ ầ ữ rõ nh ng gì yêu c u/gi i pháp/h a h nữ ầ ả ứ ẹ (BLOCK FORM) PTSC M&C - Construction Dept - English in email & letter C U TRÚC CƠ B N C A THƯẤ Ả Ủ 6/ CLOSING - Complimentary close (L i chào cu i thư)ờ ố - Signature and typed name (Tên & ch ký)ữ - Enclosure (Đính kèm): li t kê/không li t kêệ ệ PTSC M&C - Construction Dept - English in email & letter C U TRÚC CƠ B N C A THƯẤ Ả Ủ Complimentary close TITLE STATUS COMPLIMENTARY CLOSE Mr Married or unmarried male Yours sincerely Mrs Married female Yours sincerely Miss Unmarried female Yours sincerely Ms Married or unmarried female Yours sincerely Sir Male-name not known Yours faithfully Madam Female-name not known Yours faithfully Sir/Madam Unsure whether you are addressing male/female Yours faithfully Medical/academic/ Military These titles do not change whether addressing a male or female (e.g.Dr/Professor/General) Yours sincerely PTSC M&C - Construction Dept - English in email & letter . How to use English letter and email? PTSC M&C - Construction Dept - English in email & letter - CÁC QUY T C CHÍNH KHI Vi T Ắ Ế THƯ /EMAILS TRONG. (electronic mail) - means of sending messages between computers. Advantages: personal and easy to use; usefull for short messages and daily correspondece