Công văn số: 260/VTLTNN-NVĐP về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ. Việc xây dựng, ban hành quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan nhằm cụ thể hoá các quy định của Nhà nước về công tác văn thư và lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế của từng cơ quan, tổ chức; giúp các cơ quan, tổ chức thực hiện thống nhất các hoạt động trong công tác văn thư và lưu trữ.
BỘ NỘI VỤ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC ––––––– CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự - Hạnh phúc –––––––––––––––––––––––– Hà Nội, ngày 06 tháng năm 2005 Số: 260/VTLTNN-NVĐP V/v Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ Kính gửi: - Các Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; UBND tỉnh, thành phố trực thuộc TW; Văn phòng Quốc hội; Văn phòng Chủ tịch nước; Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; Toà án nhân dân tối cao; Cơ quan TW tổ chức trị - xã hội; Các tổng công ty nhà nước Thực chức quản lý nhà nước công tác văn thư công tác lưu trữ giao Quyết định số 177/2003/QĐ-TTg ngày 01/9/2003 Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước; Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước hướng dẫn quan, tổ chức xây dựng quy chế (hoặc quy định) công tác văn thư lưu trữ quan, tổ chức (sau gọi chung quy chế công tác văn thư lưu trữ quan) sau: Mục đích xây dựng quy chế Việc xây dựng, ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ quan nhằm cụ thể hoá quy định Nhà nước công tác văn thư lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế quan, tổ chức; giúp quan, tổ chức thực thống hoạt động công tác văn thư lưu trữ; làm sở kiểm tra thực pháp luật việc ban hành, quản lý xử lý văn bản; giữ gìn tài liệu lưu trữ để sử dụng lâu dài Đối tượng xây dựng quy chế Tất quan nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau gọi chung quan, tổ chức) cần xây dựng, ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ quan Phạm vi áp dụng quy chế Quy chế công tác văn thư lưu trữ quan nên áp dụng nội quan, tổ chức Đối với quan, tổ chức có quan, tổ chức trực thuộc, quan, tổ chức trực thuộc cần có quy chế riêng để quy định điều chi tiết, cụ thể phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đặc điểm quan, tổ chức Tuy nhiên, quan, tổ chức trực thuộc quy định khác chi tiết quy định quan, tổ chức cấp trên, quy chế công tác văn thư lưu trữ quan, tổ chức cấp quy định áp dụng cho quan, tổ chức trực thuộc Căn để xây dựng quy chế Quy chế công tác văn thư lưu trữ quan xây dựng sở văn chủ yếu sau đây: - Văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức, lề lối làm việc quan, tổ chức; - Các Luật ban hành văn quy phạm pháp luật hành; - Các văn quy phạm pháp luật hành công tác văn thư lưu trữ như: Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 2001; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia; Thông tư hướng dẫn thực hai Nghị định nói văn quy phạm pháp luật khác; - Những tiêu chuẩn, quy trình, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành như: tiêu chuẩn ngành giá, hộp, sổ thống kê…; văn hướng dẫn quản lý văn - đến, lập hồ sơ hành, nguồn thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ… - Những văn pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước, quản lý sử dụng dấu Hướng dẫn vận dụng đề cương quy chế Bản Đề cương quy chế tham khảo gửi kèm theo văn có tính chất định hướng chung, nhằm đưa gợi ý để giúp quan, tổ chức tham khảo, vận dụng trình xây dựng quy chế cơng tác văn thư lưu trữ quan Các quan, tổ chức vào tình hình thực tế để lựa chọn hình thức xây dựng quy chế nội dung điều chỉnh cho phù hợp Bản quy chế xây dựng theo hướng sau: quy chế chung công tác văn thư lưu trữ quan; quy chế công tác văn thư riêng quy chế công tác lưu trữ riêng; quy định phần nội dung công tác văn thư lưu trữ (ví dụ quy chế xây dựng ban hành văn bản; quy chế quản lý văn lập hồ sơ hành ) Dựa vào tiêu chí hướng dẫn Điều Đề cương quy chế, quan, tổ chức áp dụng quy định có văn nói cụ thể hoá, chi tiết với điều kiện thực tế quan, tổ chức Để phổ biến rộng rãi văn này, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước đề nghị Bộ, quan thuộc Chính phủ, UBND tỉnh, thành phố gửi văn đến quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý mình, đồng thời đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực Trong trình thực hiện, có khó khăn, vướng mắc, đề nghị quan phản ánh văn Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước theo địa chỉ: Số 12 phố Đào Tấn, Ba Đình, Hà Nội CỤC TRƯỞNG CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC Đã ký: Dương Văn Khảm ĐỀ CƯƠNG THAM KHẢO (Ban hành kèm theo Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng điều chỉnh Quy định phạm vi áp dụng quy chế Quy định đối tượng điều chỉnh quy chế công tác văn thư lưu trữ: - Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý sử dụng dấu văn thư - Công tác lưu trữ bao gồm công việc thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức Điều Trách nhiệm quản lý, thực công tác văn thư lưu trữ: - Trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức việc quản lý công tác văn thư lưu trữ; - Trách nhiệm Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) việc giúp người đứng đầu quan, tổ chức đạo công tác văn thư lưu trữ; - Trách nhiệm thủ trưởng đơn vị quan, tổ chức; - Trách nhiệm cán công chức quan, tổ chức Điều Tổ chức, nhiệm vụ văn thư lưu trữ quan - Tổ chức, nhiệm vụ văn thư quan - Tổ chức, nhiệm vụ lưu trữ quan Điều Cán văn thư cán lưu trữ Quy định cán làm công tác văn thư lưu trữ quan, tổ chức phải đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức ngành văn thư lưu trữ theo quy định Điều Kinh phí cho hoạt động văn thư lưu trữ Quy định trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phịng Hành chính) việc bố trí kinh phí trang bị thiết bị chuyên dùng tổ chức hoạt động nghiệp vụ theo yêu cầu công tác văn thư lưu trữ Điều Bảo vệ bí mật nhà nước cơng tác văn thư lưu trữ Quy định hoạt động công tác văn thư lưu trữ quan, tổ chức phải thực theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục I Soạn thảo, ban hành văn Điều Hình thức văn Quy định cụ thể hình thức văn mà quan phép ban hành: - Văn quy phạm pháp luật; - Văn hành thơng thường; - Văn chuyên ngành (nếu có) Điều Thể thức văn Quy định thể thức loại văn mà quan, tổ chức phép ban hành: - Văn quy phạm pháp luật; - Văn hành chính; - Văn chun ngành (nếu có); - Văn trao đổi với quan, tổ chức cá nhân nước ngồi (nếu có) Kèm theo Điều cần có số phụ lục mẫu trình bày loại văn bảng chữ viết tắt tên đơn vị quan, tổ chức để ghi ký hiệu văn Điều Soạn thảo văn - Quy định việc soạn thảo văn quy phạm pháp luật thực theo Luật ban hành văn quy phạm pháp luật hành - Quy định trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức; đơn vị cá nhân giao chủ trì soạn thảo văn việc soạn thảo văn hành quan, tổ chức Điều 10 Duyệt thảo, sửa chữa, bổ sung thảo duyệt Quy định quy trình duyệt thảo, sửa chữa, bổ sung thảo duyệt Điều 11 Đánh máy, nhân Quy định yêu cầu việc đánh máy, nhân văn quan, tổ chức Điều 12 Kiểm tra văn trước ký ban hành - Trách nhiệm thủ trưởng đơn vị nhân chủ trì soạn thảo văn việc kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn - Trách nhiệm Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) việc kiểm tra chịu trách nhiệm hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn Điều 13 Ký văn - Thẩm quyền ký: người đứng đầu quan, tổ chức; trường hợp ký thay mặt (TM.), ký thay (KT.), ký thừa ủy quyền (TUQ.), ký thừa lệnh (TL.) quan, tổ chức - Trách nhiệm người ký văn số lượng ký trực tiếp; số lượng phát hành; gửi văn vượt cấp (nếu có) - Loại bút, mực dùng để ký văn Điều 14 Bản văn - Các hình thức văn (sao y chính, trích sao, lục) - Thể thức - Giá trị pháp lý có dấu - Giá trị pháp lý khơng có dấu 5 Mục Quản lý văn Điều 15 Trình tự quản lý văn đến Quy định tất văn bản, kể đơn, thư cá nhân gửi đến quan, tổ chức phải quản lý theo trình tự sau: Tiếp nhận, đăng ký văn đến; Trình, chuyển giao văn đến; Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 16 Tiếp nhận, đăng ký văn đến Quy định chi tiết việc tiếp nhận, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, đăng ký vào sổ (hoặc sở liệu quản lý văn đến) Điều 17 Trình, chuyển giao văn đến - Thời hạn trình chuyển giao văn (trong làm việc, làm việc loại văn khẩn văn thường) - Yêu cầu chuyển giao xác, giữ gìn bí mật nội dung văn phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn Điều 18 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến - Trách nhiệm người đứng đầu cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức việc đạo giải kịp thời văn đến thuộc lĩnh vực phân công phụ trách - Trách nhiệm đơn vị, cá nhân việc giải văn - Trách nhiệm Chánh Văn phịng (hoặc Trưởng phịng Hành chính) việc giúp người đứng đầu quan, tổ chức theo dõi, đôn đốc đơn vị, cá nhân việc giải văn đến - Quy định thời hạn giải văn đến loại khẩn loại bình thường Điều 19 Trình tự quản lý văn Quy định tất văn quan, tổ chức phát hành phải quản lý theo trình tự sau: Kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu ngày, tháng văn bản; Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); Đăng ký văn bản; Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; Lưu văn Điều 20 Chuyển phát văn - Quy định thời hạn chuyển phát văn loại khẩn loại thường - Quy định trường hợp cần thông tin nhanh phải gửi văn Fax, gửi qua mạng, sau phải gửi Điều 21 Lưu văn - Quy định số lượng nơi lưu văn phát hành 6 - Yêu cầu tập lưu văn văn thư quan, tổ chức - Yêu cầu giấy mực in lưu văn quy phạm pháp luật Mục Lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Điều 22 Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập - Khái niệm hồ sơ - Nội dung việc lập hồ sơ hành - Yêu cầu hồ sơ lập Điều 23 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Trách nhiệm đơn vị cá nhân quan, tổ chức việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, tổ chức - Thời hạn giao nộp, hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan tài liệu hành chính; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu xây dựng bản; tài liệu ảnh, phim điện ảnh, mi-crơphim, tài liệu ghi âm, ghi hình - Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, tổ chức Điều 24 Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức - Trách nhiệm Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) - Trách nhiệm thủ trưởng đơn vị quan, tổ chức - Trách nhiệm cá nhân quan, tổ chức - Trách nhiệm lưu trữ hành Mục Quản lý sử dụng dấu công tác văn thư Điều 25 Quản lý sử dụng dấu - Quy định người giữ dấu, việc bảo quản dấu hành chính, ngồi hành - Trách nhiệm nhân viên văn thư việc giữ đóng dấu quan, tổ chức, đơn vị quan, tổ chức Điều 26 Đóng dấu - Quy định cách đóng dấu lên chính, lên chữ ký - Quy định đóng dấu lên phụ lục, dấu giáp lai, dấu (nếu có) Chương III CƠNG TÁC LƯU TRỮ Mục Công tác thu thập, bổ sung tài liệu Điều 27 Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Quy định trách nhiệm hàng năm lưu trữ quan việc thu thập hồ sơ, tài liệu từ đơn vị, cá nhân vào lưu trữ quan Điều 29 Xác định giá trị tài liệu - Yêu cầu việc xác định giá trị tài liệu - Trách nhiệm lưu trữ hành việc nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu quan, tổ chức Điều 30 Hội đồng xác định giá trị tài liệu quan - Nhiệm vụ Hội đồng - Thành phần Hội đồng - Phương thức làm việc Hội đồng Điều 31 Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị - Thẩm quyền quan, tổ chức việc thẩm tra tài liệu hết giá trị quan, tổ chức trực thuộc (nếu có) - Thẩm quyền quan, tổ chức cấp (nếu có) việc thẩm tra tài liệu hết giá trị quan, tổ chức - Thẩm quyền người đứng đầu việc định tiêu hủy tài liệu hết giá trị quan, tổ chức - Thủ tục hồ sơ tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Điều 32 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử (Chỉ quy định quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử) - Trách nhiệm lưu trữ quan - Thời hạn giao nộp loại tài liệu vào lưu trữ lịch sử Mục Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ quan Điều 33 Thống kê tài liệu lưu trữ - Đối tượng thống kê lưu trữ - Chế độ thống kê định kỳ hàng năm công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ - Các loại sổ sách thống kê kho lưu trữ quan, tổ chức Điều 34 Bảo quản tài liệu lưu trữ - Quy định tài liệu lưu trữ quan, tổ chức phải bảo vệ an toàn kho lưu trữ - Trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức việc đạo thực quy định bảo quản tài liệu lưu trữ - Trách nhiệm lưu trữ hành việc thực quy định bảo quản tài liệu lưu trữ Mục Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quan Điều 35 Đối tượng thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Đối tượng phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hành - Cá nhân quan; - Cá nhân ngồi quan; - Cá nhân có nhu cầu riêng đáng 8 Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hành đối tượng Điều 36 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Phòng đọc phục vụ chỗ; - Cho mượn phòng làm việc; - Các hình thức khác (nếu có) Điều 37 Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ - Thẩm quyền thủ trưởng quan - Thẩm quyền Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) - Thẩm quyền người phụ trách lưu trữ quan Điều 38 Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ Quy định việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phải có loại sổ sách để quản lý như: sổ đăng ký độc giả; sổ giao nhận tài liệu với độc giả Điều 39 Khen thưởng xử lý vi phạm ... chế chung công tác văn thư lưu trữ quan; quy chế công tác văn thư riêng quy chế công tác lưu trữ riêng; quy định phần nội dung công tác văn thư lưu trữ (ví dụ quy chế xây dựng ban hành văn bản;... quy chế Quy định đối tượng điều chỉnh quy chế công tác văn thư lưu trữ: - Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan,... Chương II CƠNG TÁC VĂN THƯ Mục I Soạn thảo, ban hành văn Điều Hình thức văn Quy định cụ thể hình thức văn mà quan phép ban hành: - Văn quy phạm pháp luật; - Văn hành thơng thường; - Văn chuyên ngành