Mô-đun 1: Các khái niệm về công nghệ thông tin và truyền thông (ICT)

Mô-đun 1: Các khái niệm về công nghệ thông tin và truyền thông (ICT) gồm 8 phần, trình bày về các khái niệm cơ bản, phần cứng, phần mềm, mạng thông tin, ICT trong đời sống hàng ngày, sức khỏe, bảo mật, bản quyền và luật pháp. Mời bạn đọc cùng tham khảo.

Mô-đun Các khái niệm công nghệ thông tin truyền thơng (ICT) Tin học văn phịng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm ICT Mô-đun Các khái niệm công nghệ thông tin truyền thông (ICT) Phần Các khái niệm 34 Phần Phần cứng 40 Phần Phần mềm 47 Phần Mạng thông tin 49 Phần ICT đời sống hàng ngày 54 Phần Sức khỏe 60 Phần Bảo mật 64 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 3.1 3.2 3.3 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 6.1 6.2 6.3 7.1 7.2 7.3 Các loại máy tính Máy tính cá nhân Thiết bị cầm tay Các phận máy tính để bàn Các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu máy tính Định nghĩa Bộ nhớ lưu trữ Các thiết bị đầu vào thông thường Các thiết bị đầu thông thường Các thiết bị đầu vào/đầu Định nghĩa Phần mềm hệ điều hành phần mềm ứng dụng Tăng khả truy cập Các loại mạng Internet Intranet extranet Kết nối với internet Truyền liệu Kết nối internet Định nghĩa Dịch vụ internet dành cho khách hàng Làm việc từ xa Truyền thông Xuất nội dung trực tuyến Các khuyến cáo trực tuyến Công thái học Các khuyến cáo Môi trường Nhận dạng xác thực Bảo mật thông tin Virus phần mềm độc hại khác Sao chép không phép trái pháp luật 34 34 35 36 38 40 40 42 44 45 47 47 48 49 50 50 51 51 52 54 54 56 56 58 58 60 60 62 64 64 65 31 Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Phần 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 Bản quyền luật pháp Mô-đun 1: Các khái niệm ICT Bản quyền Nhận biết phần mềm có quyền Các thỏa thuận người dùng cuối Phần mềm chia sẻ, miễn phí, cơng cộng mã nguồn mở Luật bảo vệ liệu 66 66 66 67 67 68 32 Sao chép không phép trái pháp luật Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm ICT Mục tiêu Mô-đun Mục tiêu mô-đun Các khái niệm công nghệ thông tin truyền thông (ICT) giúp người học hiểu khái niệm ICT cấp độ phổ thông biết phận khác máy tính Sau học xong phần này, người học có thể: • Hiểu khái niệm phần cứng, nắm yếu tố ảnh hưởng tới hiệu máy tính thiết bị ngoại vi • Hiểu khái niệm phần mềm, đưa ví dụ phần mềm ứng dụng phần mềm hệ điều hành thơng dụng • Hiểu cách thức sử dụng mạng thông tin công nghệ máy tính nhận biết tùy chọn kết nối với internet • Hiểu khái niệm cơng nghệ thơng tin truyền thơng, đưa ví dụ ứng dụng thực tế công nghệ thông tin truyền thơng sống hàng ngày • Hiểu vấn đề sức khỏe, an tồn mơi trường sử dụng máy tính • Nhận thức vấn đề bảo mật quan trọng sử dụng máy tính • Nhận thức vấn đề pháp lý quan trọng liên quan đến quyền bảo vệ liệu sử dụng máy tính Sao chép khơng phép trái pháp luật 33 Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm ICT Phần Các khái niệm 1.1 Các loại máy tính 1.1.1 Máy tính lớn Máy tính lớn (mainframe computer) ngày biết đến với vai trò máy chủ doanh nghiệp, tổ chức có quy mơ lớn ngân hàng, tổ chức phủ dây chuyền siêu thị sử dụng chúng để xử lý khối lượng thông tin khổng lồ Chúng máy tính có kích cỡ phịng, hoạt động tốc độ cao có dung lượng lưu trữ lớn Chi phí lắp đặt, vận hành bảo dưỡng máy tính lên đến hàng trăm nghìn euro năm Các máy tính lớn thường kết nối với nhiều thiết bị đầu cuối (terminal) - gồm hình bàn phím - giống ta thấy ngân hàng Một số thiết bị đầu cuối coi thiết bị “câm” khơng thể tự vận hành - tất q trình xử lý khơng phải thiết bị mà máy tính lớn thực Một số thiết bị đầu cuối khác, phụ thuộc vào máy tính lớn, có khả xử lý định để đáp ứng nhu cầu sử dụng người dùng, chúng gọi thiết bị đầu cuối “thông minh” 1.1.2 Máy chủ Máy chủ (server) loại máy tính lưu trữ tiếp nhận khối lượng lớn thông tin Những loại máy chủ khác dùng để xử lý loại thơng tin khác Ví dụ, máy chủ web (web server) xử lý thông tin từ trang web ứng dụng web, máy chủ file (file server) giúp lưu trữ tập lớn file máy chủ cở sở liệu (database server) giúp quản lý thông tin sở liệu Ngồi ra, máy chủ cịn dùng cho việc lưu trữ tài liệu, file phần mềm thông thường mạng (xem Phần 4.1) 1.2 Máy tính cá nhân (1.1.1.2) 1.2.1 Máy tính để bàn Loại máy tính cá nhân (personal computer) phổ biến máy tính để bàn (desktop computer), có tên gọi loại máy nằm vừa bàn khó di chuyển Mặc dù sản xuất nhiều hãng khác khắp giới máy tính thuộc loại máy tính tương thích IBM Vì dù có nhãn hiệu khác máy tính chạy chương trình ứng dụng tương tự hệ máy tính mà IBM sản xuất (IBM hãng sản xuất máy tính danh tiếng Mỹ, sản phẩm hãng trở thành loại máy chuẩn ngành kinh doanh máy tính) Máy tính để bàn khác với máy tính Macintosh, loại máy sử dụng hệ điều hành khác Apple sản xuất Người dùng kết nối (tức thiết lập mạng) cho máy tính để chia sẻ chương trình thơng tin với người dùng khác Các tổ chức trường học, quan phủ doanh nghiệp sử dụng mạng để chia sẻ thông tin quản lý liệu Khi máy tính cá nhân trở thành thiết bị phổ dụng gia đình quan giá thành chúng hạ từ vài ngàn euro xuống cịn vài trăm euro Loại máy tính để bàn sử dụng rộng rãi máy tính nhỏ Các máy tính để bàn đại giúp người dùng thực nhiều công việc khác nhau, từ soạn thư tới chỉnh sửa file video sử dụng rộng rãi giới kinh doanh học thuật 34 Sao chép không phép trái pháp luật Tin học văn phịng quốc tế theo chuẩn ICDL Mơ-đun 1: Các khái niệm ICT 1.2.2 Máy tính xách tay Máy tính xách tay (laptop computer hay notebook) loại máy nhỏ mà người dùng dễ dàng mang theo để lòng (như gợi ý từ tên laptop loại máy tính này) Đặc điểm máy tính xách tay hình bàn phím nhỏ Hầu hết máy xách tay đại kết nối với hình, chuột bàn phím thơng thường, cách này, nhược điểm làm việc với hình bàn phím nhỏ khắc phục Do chi phí sản xuất đắt đỏ nên máy xách tay thường đắt máy để bàn có thơng số kỹ thuật Máy tính xách tay thực cơng việc tương tự máy tính để bàn Chúng chủ yếu sử dụng người không làm việc địa điểm cố định phóng viên, nhân viên kinh doanh, nhiếp ảnh gia giảng viên đại học 1.2.3 Máy tính bảng Máy tính bảng (Tablet PC) loại máy tính có kích thước trang giấy A4, khơng có bàn phím chạy phiên hiệu chỉnh phần mềm hệ điều hành dành cho máy tính thông thường Chúng thường mở thêm chức nhận dạng chữ viết tay Người dùng dùng bút cảm ứng viết trực tiếp lên máy tính bảng Chức loại máy để thực chức đơn giản, ghi chép, đọc sách điện tử truy cập internet không dây (wifi) Chúng sử dụng chủ yếu thủ kho, nhà thiết kế đồ họa nghệ sĩ kỹ thuật số Ngoài ra, chúng cịn sử dụng người gặp khó khăn sử dụng máy tính để bàn thông thường 1.3 Thiết bị cầm tay (1.1.1.3) Thiết bị cầm tay bao gồm loại máy tính di chuyển dễ dàng đặt vừa lòng bàn tay Các thiết bị gồm điện thoại di động, máy tính cầm tay, thiết bị kỹ thuật số hỗ trợ cá nhân (PDA), máy nghe mp3, thiết bị nghe nhạc cầm tay máy chơi game Thiết bị cầm tay thực nhiều chức máy tính để bàn hay máy tính xách tay truy cập internet, gửi nhận e-mail, nghe nhạc, gọi điện, quản lý nhật ký sổ danh bạ, chơi game, v.v Khác biệt chúng so với máy tính để bàn máy tính xách tay chúng khơng có ổ cứng lớn, hình bàn phím lớn Thay vào đó, chúng có nhớ nhỏ có thêm nhớ ngồi thường dùng cơng nghệ cảm ứng có bàn phím nhỏ để người dùng nhập thơng tin Nhìn chung, mục đích thiết bị cầm tay giúp người dùng vừa tự di chuyển vừa truy cập thông tin thực hoạt động giao tiếp Cùng với tiến khoa học, thiết bị cầm tay ngày hội tụ nhiều tiện ích Ví dụ iPhone Apple vừa điện thoại, lại vừa máy nghe nhạc, xem video có trọn ứng dụng tăng hiệu suất gửi e-mail truy cập internet 1.3.1 Thiết bị kỹ thuật số hỗ trợ cá nhân Thiết bị kỹ thuật số hỗ trợ cá nhân (Personal Digital Assistant - PDA) máy tính có đầy đủ chức năng, nhỏ gọn, nằm vừa vặn lịng bàn tay có số chức giúp người dùng tổ chức thông tin cá nhân Chúng tải e-mail, chơi nhạc, quản lý nhật ký sổ danh bạ, xử lý liệu, giúp người dùng ghi chép thông tin Các PDA thường có thiết bị trỏ kèm, thiết bị giống bút nhỏ cho phép người dùng nhập liệu qua menu biểu tượng hiển thị hình Cùng với phát triển máy tính cầm tay, PDA điện thoại di động, Sao chép không phép trái pháp luật 35 Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm ICT đường ranh giới phân biệt PDA điện thoại di động ngày mờ máy tính nhỏ gọn, đa chức máy tính cá nhân bỏ túi xuất thị trường 1.3.2 Điện thoại di động / Điện thoại thông minh (Mobile phone / Smartphones) Đây dịng điện thoại khơng cần dây cố định mà cho phép người dùng thực gọi Chúng sử dụng công nghệ không dây để truy cập internet cung cấp cho người dùng đầy đủ tùy chọn giao dịch ngân hàng điện tử, đọc tin tức Những điện thoại di động ngày trở nên tinh vi Những mẫu điện thoại cao cấp thường gọi điện thoại thơng minh (smartphone), chạy hệ điều hành phức tạp Symbian hay Windows Mobile cung cấp ứng dụng tương tự máy tính 1.3.3 Máy tính cầm tay (Palmtop computer) Máy tính cầm tay có kích thước hình bàn phím nhỏ; vậy, chúng có nhiều điểm hạn chế Về bản, chúng thiết bị quản lý thông tin cá nhân (PIM) Vì kích thước nhỏ nên máy tính cầm tay khơng có ổ đĩa Thay vào đó, chúng có khe cắm để kết nối thiết bị khác để nhận/ truyền liệu Chúng thường sử dụng kết hợp với máy tính để bàn máy tính xách tay Ở số máy tính cầm tay, bàn phím thay bút điện tử phần mềm nhận dạng chữ viết tay Máy tính cầm tay thực số chức máy tính xách tay xử lý văn bản, gửi e-mail Các file truyền từ máy tính cầm tay sang máy tính để bàn máy tính xách tay để biên tập chi tiết lưu trữ 1.4 Các phận máy tính để bàn 1.4.1 Các phận (1.1.1.4) Loa Màn hình Case Chuột Bàn phím 36 Sao chép khơng phép trái pháp luật Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mơ-đun 1: Các khái niệm ICT • Đơn vị xử lý trung tâm CPU (central processing unit) - gọi vi xử lý (microprocessor) - não máy tính đặt bo mạch chủ (motherboard) • Hộp hệ thống (system box) tức case, hay gọi đơn vị sở (base unit) - nơi lắp nguồn cung cấp điện, ổ cứng ổ CD-ROM hay DVD Các thiết bị nối vào bo mạch chủ Trong bo mạch cịn có hệ thống vi chíp CPU RAM (Random Access Memory) để lưu trữ xử lý liệu Các chốt cắm đặc biệt gọi cổng gắn với card điện tử Card điện tử gắn vào khe bo mạch chủ Các thiết bị ngoại vi kết nối với máy tính qua cổng Case có dạng nằm ngang dạng thẳng đứng - hình tháp (như hình vẽ họa) • Ổ cứng nơi lưu trữ liệu máy tính Ổ cứng dùng để lưu trữ ứng dụng cho phép máy tính làm việc Dữ liệu lấy từ ổ cứng với tốc độ nhanh so với từ đĩa CD-ROM Vì ổ cứng khơng thể dễ dàng lấy khỏi case nên cịn gọi lưu trữ cố định • Ổ CD-ROM và/hoặc DVD case sử dụng để mở đĩa CD hay DVD Các ổ sử dụng để đọc liệu đĩa hay viết liệu lên đĩa trắng Sự khác biệt đĩa CD đĩa DVD dung lượng loại liệu lưu trữ Đĩa CD thường dùng để lưu âm chứa nội dung nặng 650MB, tương đương với 80 phút phát âm Đĩa DVD thường sử dụng để lưu video (âm hình ảnh) chứa nội dung nặng 4.7GB, tương đương với 120 phút phát video Một số đĩa DVD cịn lưu liệu hai mặt đĩa Đĩa CD DVD lưu liệu khác audio video tài liệu ảnh • Cổng USB khe cắm đặc biệt cho phép người dùng kết nối thiết bị bên ngồi với máy tính USB (Universal Serial Bus) giao diện chuẩn nhiều thiết bị máy ảnh kỹ thuật số, máy chơi nhạc mp3, máy in, loa, thẻ nhớ ổ cứng Cổng USB dùng để kết nối máy tính với phận thiết yếu khác bàn phím hay chuột • Bàn phím chuột cho phép người dùng nhập liệu vào máy tính • Màn hình thiết bị hiển thị giống hình ti vi Nó hiển thị nhiệm vụ máy tính thực • Các phận khác máy in, máy quét, modem kết nối thêm với máy tính cần Chúng gọi thiết bị ngoại vi Chi tiết thiết bị trình bày Phần 2.4 1.4.2 Cổng (1.1.1.5) Các cổng phần cứng máy tính cung cấp giao diện để truyền thông tin máy tính thiết bị khác Chúng nối vật lý cho phép kết nối với cáp có đầu nối tương ứng Dưới loại cổng phổ biến • Cổng nối tiếp (serial port) thiết bị lỗi thời dần thay công nghệ ưu việt USB Các cổng nối tiếp gửi nhận bit liệu lần truyền • Cổng song song (parallel port) ngày sử dụng, chúng đồng thời gửi nhận nhiều bit liệu Vì chức chúng kết nối máy in với máy tính nên chúng thường gọi cổng máy in (printer port) Sao chép không phép trái pháp luật 37 Tin học văn phịng quốc tế theo chuẩn ICDL Mơ-đun 1: Các khái niệm ICT • Cổng mạng (network port) sử dụng để kết nối máy tính với mạng Chúng thường có hay hai điốt phát sáng để tình trạng kết nối • USB (Universal Serial Bus) cổng thay cho cổng nối tiếp cổng song song trước Cổng có số ưu điểm như: ○○ Tốc độ truyền liệu cao ○○ Khả kết nối với thiết bị khác - ví dụ chuột USB hay bàn phím USB nối vào cổng USB ○○ Các thiết bị USB nhỏ nạp điện thông qua cổng USB, giúp làm giảm số lượng cáp, khe cắm lỗ cắm điện • FireWire giống cổng USB, thường sử dụng máy tính Apple thiết bị audio/video máy quay kỹ thuật số Nó có tốc độ truyền liệu cao USB khơng cần máy tính kiểm soát 1.5 Các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu máy tính (1.1.2.1) 1.5.1 Đơn vị xử lý trung tâm (CPU) (1.1.2.2) Đơn vị xử lý trung tâm (CPU) chíp vi xử lý, bao gồm hàng triệu thành phần điện tử, có nhiệm vụ thể thực thi lệnh, thực phép tính tốn Cùng với xử lý phận khác, tốc độ xung đồng hồ (clock speed), hay tần số hoạt động, có nhiệm vụ xác định tốc độ máy tính thực thi lệnh mà nhận Thông thường, tốc độ xung đồng hồ cao máy tính hoạt động hiệu Tốc độ xung đồng hồ đo đơn vị mê-ga-héc (MHz) gi-ga-héc (GHz) Tốc độ xung đồng hồ máy tính khoảng 3.2 GHz (một tỷ chu kỳ/giây) Bộ vi xử lý thường gặp máy tính Pentium 4, tập đồn Intel sản xuất Ngồi ra, có số kiểu CPU khác nhà sản xuất khác 1.5.2 Bộ nhớ (dung lượng RAM) Các chương trình máy tính tải từ ổ cứng vào RAM (random access memory) Công việc tạo máy lưu trữ RAM ghi lại Bất nội dung có RAM sử dụng Nhờ thế, máy tính khơng phải tìm kiếm thơng tin ổ cứng Tuy nhiên, RAM lưu liệu máy tính hoạt động, thứ RAM biến máy tính tắt Số lượng RAM lắp máy có ảnh hưởng tới tốc độ hoạt động máy tính Phần mềm hệ thống chiếm phần đáng kể dung lượng RAM Nếu khơng có đủ dung lượng RAM cần thiết, máy tính sử dụng phần trống ổ cứng gọi nhớ tạm thời hay nhớ ảo Người dùng nhiều thời gian để truy cập liệu nhớ ảo RAM việc sử dụng nhớ ảo làm chậm tốc độ vận hành máy tính 38 Sao chép khơng phép trái pháp luật Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mơ-đun 2: Sử dụng máy tính quản lý file 5.11.3 Làm thùng rác (2.2.5.3) Để xóa bỏ hết thư mục thùng rác, mở thùng rác kiểm tra xem có muốn xóa hết khơng Ta xóa phần hay tất mục nằm thùng rác Xóa mục Để xóa vĩnh viễn mục thùng rác, thực sau: • Nhấn đúp vào biểu tượng Recycle Bin để mở thùng rác • Chọn mục cần xóa • Nhấn chuột phải vào mục • Chọn Delete từ menu ngữ cảnh Để xóa tồn mục từ thùng rác Để xóa vĩnh viễn tất mục thùng rác, thực sau: • Nhấn chuột phải vào biểu tượng Recycle Bin • Chọn Empty Recycle Bin từ menu ngữ cảnh 5.12 Tìm kiếm Cơng cụ hướng dẫn tìm kiếm Windows (Windows XP Search Companion) cho phép sử dụng kiểu tìm kiếm file hay thư mục máy tính Cơng cụ có sẵn menu Start công cụ cửa sổ mở Cửa sổ Search Companion mặc định trơng giống hình minh họa Tùy chọn Change preferences Để nhân vật hoạt hình khơng xuất hiện, thực sau: • Nhấn chuột vào tùy chọn Change Preferences phần bên trái Một menu hiển thị • Nhấn vào Turn off the animated character 122 Sao chép không phép trái pháp luật Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mơ-đun 2: Sử dụng máy tính quản lý file Thông thường, Search Companion hỗ trợ người dùng cách cung cấp tiêu chí tìm kiếm sử dụng tùy chọn bên trái Các kết quả, có, hiển thị phần cửa sổ hồn thành tìm kiếm người sử dụng chủ động dừng tìm kiếm Các file liệt kê chép, xóa, di chuyển file bình thường Các file phần kết tìm kiếm nằm thư mục khác máy Để mở thư mục có chứa mục tìm thấy phần tìm kiếm, thực sau: • Nhấn chuột phải vào file danh sách kết • Chọn Open Containing Folder từ menu ngữ cảnh 5.12.1 Tìm kiếm file, thư mục sử dụng tồn hay phần tên (2.2.6.1) Để tìm kiếm file hay thư mục đó, người dùng cần biết phần tên • Mở Search Companion Có vài kiểu lựa chọn tìm kiếm file thư mục Các lựa chọn tìm kiếm giới hạn tìm kiếm file ảnh (Picture), nhạc (Music), video, văn (Document) tất file thư mục Giới hạn tìm kiếm hẹp việc tìm kiếm nhanh • Nhấn chuột vào tùy chọn Documents (word processing, spreadsheet ) Cửa sổ Search Criteria mở Nếu biết ngày tạo hay chỉnh sửa file lần trước, người dùng cung cấp thơng tin nút lựa chọn • Nhập tên hay phần tên vào hộp All or part of the document name • Nhấn vào nút Search để bắt đầu tìm kiếm thư mục Sao chép không phép trái pháp luật 123 Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 2: Sử dụng máy tính quản lý file • Khi tìm kiếm xong thư mục đầu tiên, chương trình tiếp tục tìm kiếm vùng khác máy tính Các kết tìm kiếm liệt kê phần cửa sổ Nếu tìm thấy mục cần tìm, người dùng dừng q trình tìm kiếm cách sử dụng nút Stop • Khi q trình tìm kiếm bị dừng hay hồn thành, cửa sổ Search Companion hiển thị dãy lựa chọn • Chọn tùy chọn thích hợp từ cửa sổ Search Companion nhấn Start a new search để thực tiếp tìm kiếm khác • Nếu muốn kết thúc việc sử dụng Search Companion, nhấn chuột vào nút Close X cơng cụ phía hình TRÌNH TỰ THỰC HÀNH Trong trình tự này, Search Companion sử dụng để tìm file chép từ vị trí tới vị trí khác máy tính Mở cửa sổ My Computer Nhấn chuột vào nút Search công cụ Nhấn chuột vào tùy chọn Documents (word processing, spreadsheet ) Chọn In the last week để tìm kiếm file chỉnh sửa bảy ngày trước Nhập chữ ngoai thuong vào trường All or part of the document name Nhấn chuột vào nút Search để bắt đầu tìm kiếm Khi kết tìm kiếm liệt kê, nhấn vào nút Stop để kết thúc tìm kiếm Nhấn chuột vào tùy chọn Start a new search hộp Search Companion 124 Sao chép không phép trái pháp luật Tin học văn phịng quốc tế theo chuẩn ICDL Mơ-đun 2: Sử dụng máy tính quản lý file 5.12.2 Tìm kiếm nội dung (2.2.6.2) Một tiêu chí sử dụng tìm kiếm file hay thư mục nội dung Thí dụ, tìm kiếm tất file liên quan đến ECDL, dù file mang nhiều tên khác Trong trường tìm kiếm theo nội dung, file tìm kiếm xác tìm kiếm theo tên file • Mở cửa sổ My Computer • Trên cơng cụ, nhấn Search để mở Search Companion • Trong hộp Search Companion, nhấn chuột vào tùy chọn Documents (word processing, spreadsheet ) • Nhấn chuột vào liên kết Use advanced search options • Nhập chữ cần tìm kiếm vào hộp A word or phrase in the document • Chọn tùy chọn khác muốn lọc kết phạm vi tìm kiếm • Nhấn Search để bắt đầu tìm kiếm TRÌNH TỰ THỰC HÀNH Trong trình tự này, hướng dẫn tìm kiếm (Search Companion) sử dụng để tìm tài liệu có chứa từ cụ thể Mở cửa sổ My Computer nhấn chuột vào nút Search công cụ Nhấn vào tùy chọn Documents (word processing, spreadsheet ) hộp Find Tool Xóa chữ xuất hộp All or part of the document name, có Nhấn chuột vào liên kết Use advanced search options Trong hộp A word or phrase in the document, nhập chữ hay cụm từ cần tìm kiếm Nhấn Search để bắt đầu tìm kiếm Nhấn Stop vào thời điểm để kết thúc tìm kiếm Sau hồn thành, nhấn vào Yes, stop searching hộp Find Tool để xác nhận hồn thành tìm kiếm Đóng cửa sổ My Computer 5.12.3 Tìm kiếm file theo ngày, loại kích cỡ (2.2.6.3) Tìm kiếm theo ngày chỉnh sửa gần Khi tìm kiếm tài liệu, người dùng tìm kiếm theo ngày chỉnh sửa cuối cách sử dụng tùy chọn Last time it was modified lựa chọn nâng cao (Advanced Options), hình minh họa bên phải Khi tiến hành tìm kiếm All Files Or Folders, tiêu chí bổ sung nằm Modified Date cho phép nhập ngày cần tìm Sao chép không phép trái pháp luật 125 Tin học văn phịng quốc tế theo chuẩn ICDL Mơ-đun 2: Sử dụng máy tính quản lý file Tìm kiếm theo ngày tạo file Để tìm kiếm file hay thư mục theo ngày tạo, thực sau: • Chọn Created Date từ menu thả nằm Specify dates • Có thể nhập một khoảng thời gian tính theo ngày Tìm kiếm theo kích cỡ file Người dùng tìm kiếm file theo kích cỡ file Thí dụ, người sử dụng muốn tìm file có kích cỡ lớn hay nhỏ tính theo kilobyte (KB) • Mở cửa sổ My Computer • Nhấn Search • Trong hộp Search Companion, nhấn chuột vào chọn Documents (word processing, spreadsheet…) • Nhấn chuột vào liên kết Use advanced search options • Nhấn vào nút What size is it • Chọn lựa chọn có sẵn Để tìm kiếm kích cỡ xác định, chọn hộp Specify size (in KB) • Tiếp tục tìm kiếm bình thường Tìm kiếm theo loại file Người dùng xác định loại file tìm kiếm nút More advanced options All files and Folder search • Nhấn chuột vào nút More advanced options • Nhấn vào mũi tên thả hộp Type of file • Cuộn danh sách để chọn kiểu file muốn tìm kiếm • Tiếp tục tìm kiếm bình thường CHÚ Ý Người dùng kết hợp phương pháp khác lọc tìm kiếm để có kết nhanh 5.12.4 Sử dụng ký tự đại diện tìm kiếm (2.2.6.4) Một ký tự đại diện (wildcard) ký tự bàn phím - dấu hoa thị (*) dấu hỏi (?) - dùng để đại diện cho hay nhiều ký tự thực tên Nó cơng cụ hữu ích người dùng khơng thể nhớ xác tên file Dấu hỏi (?): Dấu ? sử dụng để thay cho ký tự đơn tên Thí dụ, hot?.docx nhập vào, file Hot1.docx Hots.docx định vị, tìm kiếm khơng tìm Hotel.docx Dấu hoa thị (*): Người dùng sử dụng dấu hoa thị để thay cho không nhiều ký tự Nếu người dùng 126 Sao chép không phép trái pháp luật Tin học văn phịng quốc tế theo chuẩn ICDL Mơ-đun 2: Sử dụng máy tính quản lý file tìm kiếm file mà tên file bắt đầu chữ hot, người dùng đánh chữ hot* Lựa chọn khai báo tất file (Word, Excel, Access…) có tên bắt đầu chữ hot Nếu biết file tìm file Word, người dùng thêm đuôi mở rộng Word (.doc) để thu hẹp diện tìm kiếm Với từ khóa hot*.doc, người dùng tìm tất file có tên bắt đầu chữ hot có file mở rộng doc, Hotel.doc Hotspot.doc Để tìm kiếm tất file theo kiểu file cụ thể, dùng dấu hoa thị * cộng với file (.doc, xls, rtf) Thí dụ, nhập *.doc cho phép tìm tất file Word, nhập *.xls tìm tất file Excel 5.12.5 Xem file sử dụng gần (2.2.6.5) Người dùng truy cập tài liệu gần cách lựa chọn nút Office sau chọn file từ danh sách Recent Documents Lựa chọn file mở gần từ danh sách Recent Documents Để thay đổi số tài liệu liệt kê Recent Documents, thực sau: • Chọn nút Office, sau chọn Word Options • Chọn nút Advanced cuộn tới phần Display • Nhập số tài liệu gần để hiển thị menu nút Office Chỉnh số file hiển thị 5.13 Nén file 5.13.1 Nén file gì? (2.3.1.1) Người dùng giảm kích thước số file để chúng chiếm nhớ máy tính để gửi chúng qua mạng thuận tiện Quá trình gọi nén file Một điều quan trọng cần ý tất file nén Các file văn nén tới 90% Các file tạo ứng dụng Microsoft Office 2007 file docx hay file ảnh jpeg gif nén phần nhỏ, chúng nén bên Việc đính kèm file có dung lượng lớn email gửi cho người nhận kết nối internet nhanh khiến họ nhiều thời gian để tải file máy Nếu file nén trước gửi đi, số byte liệu gửi giảm, thời gian tải máy Để mở file, người nhận thư cần giải nén (extract) cho file nhận chương trình tương ứng Dưới ví dụ đơn giản kiểu nén Một file bao gồm chữ sau: 88888AAA2222222222 Sao chép không phép trái pháp luật 127 Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mơ-đun 2: Sử dụng máy tính quản lý file Có 18 ký tự chúng chiếm phần nhớ Một chương trình nén file tạo phiên nén có chứa nội dung 8[5]A[3]2[10] File nén rõ ràng chiếm nhớ - 13 ký tự Nếu file nén xử lý chương trình giải nén (extraction), trở lại dạng ban đầu chưa bị nén Ví dụ 2[10] chuyển thành 2222222222 Có nhiều phương pháp nén file khác nhau, ZIP, RAR LHA Dạng chuẩn cho nén file Windows dạng Zip Định dạng chuẩn, tương tự định dạng JPEG cho file đồ họa Trong dạng zip, có nhiều phần mềm tiện ích làm việc với file zip ZipGenius WinZip Chúng có tiện ích gồm nén archivers giải nén compressors Nói cách khác, người dùng cung cấp danh sách file thư mục, nén file gộp chúng thành file nén Trích xuất nội dung file vị trí khác máy tính khác cho phép tái tạo tất file thư mục lưu trữ bên Nhờ đó, việc nén file có ích việc chuyển file khơng làm giảm tổng kích thước, mà cịn gói nhiều file thành Ví dụ file nén dạng zip là: Phongtaichinh.zip Khi file nén mở, file thư mục bị nén bên hiển thị Windows XP tích hợp khả làm việc với file Zip Một lợi việc Windows phép xử lý file zip thay tiện ích bên thứ ba, sau file zip làm việc thư mục bình thường Nhấn đúp vào file mở nội dung cửa sổ thơng thường nội dung bị tác động cửa sổ khác Giáo trình sử dụng chức chuẩn Windows XP ví dụ 128 Sao chép khơng phép trái pháp luật Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mơ-đun 2: Sử dụng máy tính quản lý file 5.13.2 Nén file (2.3.1.2) Để nén file đơn lẻ, thực sau: • Mở cửa sổ xác định file cần nén • Nhấn chuột phải vào file nhấn Send To menu vừa xuất • Nhấn chuột vào tùy chọn Compressed (zipped) Folder menu Nếu file có dung lượng lớn, việc nén nhiều thời gian • Trong trường hợp xuất cửa sổ hiển thị tiến trình nén • Tên file nén tên file nén có zip 5.13.3 Nén thư mục (2.3.1.2) Một thư mục đơn lẻ nén giống file đơn lẻ Khi thư mục nén, tất file thư mục có nén theo 5.13.4 Nén nhiều file thư mục Người dùng nén nhiều file thư mục cách tương tự nén file hay thư mục đơn Xem Phần 5.13.2 5.13.5 Xem nội dung file nén Nhấn đúp vào file nén, file nén mở cửa sổ bình thường, với giả định máy tính chưa cài tiện ích bên thứ ba hỗ trợ cho việc giải nén ZipGenius 5.13.6 Giải nén file thư mục (2.3.1.3) Để sử dụng file file nén, trước tiên phải giải nén file Có thể giải nén cho tất phần nội dung file nén Để giải nén toàn file nén, thực sau: • Sao chép file nén tới vị trí muốn lưu file giải nén • Nhấn chuột phải vào file nén chọn Extract Here Các nội dung giải nén Nếu có thư mục bên trong, cấu trúc nội dung thư mục tái tạo lại Để giải nén phần nội dung file nén, thực sau: • Nhấn đúp vào file nén để mở cửa sổ • Xác định mục muốn giải nén • Sao chép di chuyển mục theo cách bình thường File zip tự động cập nhật Sao chép không phép trái pháp luật 129 Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mơ-đun 2: Sử dụng máy tính quản lý file Phần Virus 6.1 Virus (2.3.2.1) Virus chương trình máy tính độc hại (malware) viết với mục đích phá hoại file máy, ăn cắp liệu lưu trữ máy, kiểm sốt máy tính trái phép từ xa Thuật ngữ “virus” loại phần mềm cụ thể thuộc nhóm phần mềm độc hại, thuật ngữ thường dùng khơng xác để mơ tả số loại chương trình khác Nên cài đặt Antivirus, Antispyware, Firewall phần mềm ứng dụng tương tự cho máy tính chạy hệ điều hành Microsoft Windows để chặn xâm nhập loại virus Các chức dần nhà cung cấp phần mềm tích hợp vào gói sản phẩm 6.2 Các loại phần mềm phá hoại (2.3.2.1) 6.2.1 Virus Virus bí mật xâm nhập vào chương trình khác Khi chương trình bị nhiễm virus sử dụng, virus ẩn xâm nhập vào nhớ máy Sau đó, chương trình khác sử dụng, virus tác động vào chúng Một số loại virus đại cịn thay đổi thân chúng để tránh bị phát Chúng gọi virus hoạt động chúng giống hệt virus sinh học 6.2.2 Trojan Trojan horse hay Trojan, hoạt động tương tự ngựa huyền thoại câu chuyện thành Troy Các trojan đại thường tạo cửa sau (back door) phép truy cập trái phép từ xa vào máy tính file chứa kết nối internet Chúng phát tán dựa kỹ nghệ xã hội chế lây lan virus, ví dụ chúng ẩn file đính kèm thư từ địa e-mail quen thuộc 6.2.3 Worm Worm tương tự Trojan, lan qua mạng cách lợi dụng vấn đề an ninh hệ điều hành thiết bị mạng 6.3 Sử dụng phần mềm chống virus (2.3.2.2) Các phần mềm chống virus (Antivirus) giúp người dùng phát xóa virus Bởi virus làm thay đổi file xác thực hệ điều hành, nên phần mềm chống virus khơng thể xóa phần bị ảnh hưởng mà khơng phá hủy nội dung gốc Nếu phần mềm loại bỏ tình trạng nhiễm virus file bị nhiễm file hệ thống, người dùng phải cài đặt lại hệ điều hành Các phần mềm chống virus sử dụng thư viện loại virus làm sở liệu để nhận biết vấn đề Nhiều phần mềm chống virus đại thường có nhiều chức sau • Bộ quét (resident scanner) tải vào nhớ máy tính khởi động quản lý file 130 Sao chép không phép trái pháp luật Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mơ-đun 2: Sử dụng máy tính quản lý file đọc viết Nếu file bị nhiễm virus, người dùng cảnh báo xóa di chuyển file tới khu vực cách ly • Cách ly (quarantine) vùng an toàn để lưu file bị nhiễm • Một quét theo nhu cầu (on-demand scanner) cho phép tiến hành quét tìm tất file bị nhiễm ổ cứng, người dùng đặt chế độ quét tự động cho máy • Một quét thư (mail scanner) thường gắn vào ứng dụng soạn email để quét diệt virus email chúng đến máy tính Một ví dụ phần mềm chống virus dạng ảnh Windows XP Avast! Dưới hình minh họa cửa sổ quét theo nhu cầu Avast ! 6.3.1 Cập nhật phần mềm chống virus (2.3.2.3) Các virus, trojan chương trình nguy hại khác tạo ngày, việc cập nhật sở liệu cho chương trình chống virus cần thiết Các nhà cung cấp phần mềm chống virus trì sở liệu trung tâm, cập nhật thường xuyên phần mềm chống virus đại tự động cập nhật qua internet Sao chép không phép trái pháp luật 131 Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mơ-đun 2: Sử dụng máy tính quản lý file Phần Quản lý in 7.1 Giới thiệu Thơng thường, máy tính nhà khơng kết nối với máy in Tuy nhiên, mạng văn phịng, nhiều máy in sẵn dùng nối với máy tính Ví dụ, văn phịng có máy in laser đen trắng phục vụ cho nhu cầu in số lượng lớn máy in màu phục vụ cho nhu cầu in tài liệu giới hạn, tài liệu thuyết trình, tài liệu quảng cáo, thư mời báo cáo Trước người dùng sử dụng máy in, Windows XP cần hiểu làm máy tính kết nối giao tiếp với máy in Để máy tính kết nối với máy in, ta cần cài đặt phần mềm điều khiển (driver software) phù hợp cho máy tính Windows XP cần thông báo để biết máy in kết nối với máy nào, ví dụ qua cổng USB qua mạng Để xem máy in cài vào máy, thực sau: • Từ menu Start, chọn Printers and Faxes Cửa sổ Printers and Faxes mở Biểu tượng cho máy in cài đặt hiển thị phần cửa sổ Các biểu tượng cho máy in cài đặt hiển thị phần cửa sổ 7.2 Thay đổi máy in mặc định (2.4.1.1) Một máy tính cài đặt nhiều máy in, máy in coi máy in mặc định Máy in mặc định máy in tự động sử dụng cho việc in ấn trừ máy in khác rõ cửa sổ in in tài liệu Microsoft Word Máy in mặc định thể dấu chọn cửa sổ Printers And Faxes Dấu chọn rõ máy in mặc định Để thay đổi máy in mặc định, thực sau: • Từ menu Start, chọn Printers and Faxes Cửa sổ Printers and Faxes mở • Nhấn chuột phải vào máy in định đặt máy in mặc định Một menu ngữ cảnh xuất • Chọn Set as default printer từ menu 132 Sao chép không phép trái pháp luật Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mơ-đun 2: Sử dụng máy tính quản lý file 7.3 Cài đặt máy in (2.4.1.2) Khi cài đặt máy in kết nối trực tiếp với máy tính, máy tính phải nhận dạng nhà sản xuất loại máy in, điểm quan trọng để cài đặt trình điều khiển máy in (driver) Nếu khơng có trình điều khiển này, máy in khơng làm việc tạo sản phẩm chất lượng thấp Windows XP có sẵn trình điều khiển cho nhiều máy in phổ biến từ nhiều nhà sản xuất, chí phù hợp với máy in đời cũ Tuy nhiên, máy in thuộc đời Windows XP khơng có sẵn trình điều khiển Trong tình này, tùy chọn sau: • Kiểm tra đĩa CD kèm với máy in để cài chương trình điều khiển • Kiểm tra website nhà sản xuất máy in để có thơng tin trình điều khiển • Đọc tài liệu xem có trình điều khiển chung khơng • Ví dụ, hầu hết máy in Hewlett Packard in cách sử dụng trình điều khiển chung Hewlett Packard • Kiểm tra tài liệu xem cách giả lập máy in Một số máy in diễn giải liệu xây dựng cho loại máy in, chúng thiết lập để mô giả lập mơ hình khác Thứ tự sau mơ tả cách cài đặt trình điều khiển cho máy in cục kết nối với trình điều khiển cung cấp sẵn Windows XP Việc cài đặt máy in cho mạng máy tính phức tạp diễn tự động tiến hành kỹ thuật viên mạng • Đảm bảo máy in nối vào máy tính cáp song song, USB, FireWire, kết nối khơng dây • Từ menu Start, mở cửa sổ Printers and Faxes • Nhấn chuột vào Add a printer Cài đặt thêm máy in Cửa sổ Add Printer Wizard khởi động • Nhấn Next Sao chép không phép trái pháp luật 133 Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mơ-đun 2: Sử dụng máy tính quản lý file Trong trang tiếp theo, tùy chọn Automatically detect and install my Plug and Play printer thiết lập Trừ máy in cũ kết nối theo kiểu cũ, cáp song song hay cáp tuần tự, cài đặt phải thực giống Windows XP tìm kiếm máy in kết nối cài đặt trình điều khiển xác • Nhấn Next trang cuối wizard • Nhấn Finish Máy in liệt kê cửa sổ Printer and Faxes 7.4 In từ ứng dụng Khi in từ ứng dụng, công việc in (print job) tạo đặt hàng đợi in (print queue) máy in Hàng đợi in cho phép nhiều “print job” xếp, in xóa theo trật tự định, in người dùng khơng cần đợi người khác in xong đặt lệnh in Trình điều khiển in (print driver) sử dụng để dịch công việc thành dạng mà máy in hiểu, cuối gửi tới máy in Thơng báo q trình in từ máy in xuất biến khỏi hàng chờ in sau việc in hoàn tất 7.4.1 In từ WordPad (2.4.2.1) Khởi động WordPad từ menu Accessories (mở menu Start, chọn All Programs, sau chọn Accessories cuối chọn Wordpad) nhập vài chữ vào Để in, thực sau: • Nhấn vào nút Office chọn Print từ menu thả xuống • Cửa sổ Print mở ra, với máy in mặc định chọn trước Người dùng chọn máy in khác từ danh sách máy in Số chép (number of copies) thay đổi Các trang (page), dãy trang in thay đổi Máy in sử dụng Số cần in Các trang in • Khi tất lựa chọn thiết lập, nhấn Print 134 Sao chép không phép trái pháp luật Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mơ-đun 2: Sử dụng máy tính quản lý file 7.5 Quan sát trình in (2.4.2.2) Người dùng kiểm tra tiến trình cơng việc in gửi tới máy in Việc làm giúp người dùng ước lượng xác thời gian hoàn thành thực in với khối lượng lớn Để kiểm tra trình in, thực sau: • In từ ứng dụng bình thường • Mở cửa sổ Printers and Faxes từ biểu tượng tác vụ Nhấn đúp vào biểu tượng máy in mà công việc in gửi tới Nội dung hàng chờ in hiển thị cửa sổ Từ đây, người dùng quan sát trạng thái tại, với số trang, kích cỡ thơng tin chúng Biểu tượng Biểu tượng máy máy in in 7.6 Quản lý cơng việc in (2.4.2.3) Người dùng quản lý cơng việc in sau thêm vào danh sách chờ in Điều có ích người dùng muốn xóa cơng việc in Để quản lý công việc in, thực sau: • Nhấn chuột phải vào cơng việc hàng chờ in • Chọn tùy chọn menu ngữ cảnh ○○ Pause: Tạm dừng công việc chọn, hành động có lợi hết giấy in cần thời gian để cung cấp thêm giấy Sau có giấy, người dùng tiếp tục cho in ○○ Restart: Khởi động lại việc in công việc này, hành động có ích giấy in bị rách người dùng cần in sang tờ khác ○○ Cancel: Dừng công việc in công việc in thực hay chưa Đôi công việc in bị tắc hàng đợi làm dừng công việc để in sau, tùy chọn có ích tình cần giảm tải cho máy in Sao chép không phép trái pháp luật 135 Tin học văn phịng quốc tế theo chuẩn ICDL Mơ-đun 2: Sử dụng máy tính quản lý file 7.7 Chụp ảnh hình (2.1.2.5) Nhiều việc chụp hình ảnh hình hay cửa sổ dán vào file, tài liệu Microsoft Word, có ích Ví dụ, người dùng muốn gửi cho đồng nghiệp mẫu hồn thành hình cụ thể mơi trường Windows XP Khi đó, người dùng thực việc phím Print Screen bàn phím Để chụp nội dung hình hay cửa sổ, thực sau: Nút Print Screen • Ấn Alt + Print Screen để chụp nội dung cửa sổ kích hoạt Hoặc cách khác, ấn nút Print Screen để chụp hình Để dán nội dung chụp vào tài liệu, thực sau: • Đảm bảo bạn làm việc tài liệu hay file cần chèn thêm hình vừa chụp vào • Từ dải chức năng, chọn tab Home • Nhấn Paste Để sửa hình ảnh chụp, dùng phần mềm sửa ảnh MS Paint Để truy cập Paint, thực sau: • Nhấn chuột vào menu Start, chọn All Programs • Nhấn chuột vào tùy chọn Accessories, chọn Paint • Từ menu Edit, nhấn Paste • Ảnh hình chụp xuất cửa sổ Paint 136 Sao chép không phép trái pháp luật ... luật Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm ICT Mục tiêu Mô-đun Mục tiêu mô-đun Các khái niệm công nghệ thông tin truyền thông (ICT) giúp người học hiểu khái niệm ICT... Tin học văn phịng quốc tế theo chuẩn ICDL Mơ-đun 1: Các khái niệm ICT Mô-đun Các khái niệm công nghệ thông tin truyền thông (ICT) Phần Các khái niệm 34 Phần Phần cứng 40... nên tinh vi Sao chép không phép trái pháp luật 53 Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Phần Mô-đun 1: Các khái niệm ICT ICT đời sống hàng ngày 5.1 Định nghĩa (1.4.1.1) Công nghệ thông tin truyền