được phân công) có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết..[r]
(1)QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
Thực hiện: Nguyễn Văn Đức
Thực hiện: Nguyễn Văn Đức
Chuyên viên PGD&ĐT Phú tân
Chuyên viên PGD&ĐT Phú tân
05/17/21 ducvannguyenpt@gmail.com
(2)1 Kiểm tra thể thức, hình thức 1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và kỹ thuật trình bày; ghi số
văn bản văn bản
• a) Trước thực công việc để
phát hành văn bản, Trưởng đơn vị (hoặc người Trưởng đơn vị ủy quyền) cần kiểm tra lại thể thức, hình thức kỹ
(3)• b) Ghi số văn bản:
• Tất văn đơn vị chức
(4)• c) Riêng loại giấy chứng nhận
cho người học đơn vị quản lý đào tạo (gồm: Phòng Quản lý đào tạo - Công tác
sinh viên, Khoa Đào tạo Sau đại học
(5)• d) Văn nhân theo
(6)2 Đóng dấu quan đóng dấu
2 Đóng dấu quan đóng dấu
mức độ khẩn
mức độ khẩn
• a) Việc đóng dấu lên chữ ký lên
(7)• b) Việc đóng dấu giáp lai văn bản,
tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo thực theo quy định khoản
(8)• c) Việc đóng dấu độ khẩn văn
(9)3 Đăng ký văn đi 3 Đăng ký văn đi
• Tất văn phải đăng ký vào sổ đăng ký văn phận văn thư thuộc Phịng Tổ chức - Hành (phịng A0.11)
• Căn thực trương tổng số số lượng loại văn
bản hàng năm, trường lập 02 sổ đăng ký văn đi, gồm: 01 sổ dùng cho Quyết định (cá biệt) 01 sổ dùng cho tất văn hành cịn lại, trừ Giấy giới thiệu Giấy đường theo dõi riêng
• Mẫu sổ việc đăng ký văn đi, kể văn
(10)4 Làm thủ tục, chuyển phát theo 4 Làm thủ tục, chuyển phát theo
dõi việc chuyển phát văn đi dõi việc chuyển phát văn đi
• a) Khi chuyển giao văn từ đơn vị soạn thảo cho đơn vị, cá nhân khác trường, người nhận văn phải ký nhận vào sổ Tất văn
được chuyển phát qua hệ thống bưu điện phải ghi vào sổ riêng để theo dõi Trong
(11)• b) Tùy theo số lượng, độ dày khổ giấy
của văn mà lựa chọn loại bì kích
thước bì cho phù hợp Khi gấp văn để vào bì cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong, đồng thời cần tránh làm nhàu văn
• c) Nhân viên văn thư (hoặc chuyên viên
(12)5 Lưu văn đi 5 Lưu văn đi
• a) Việc lưu văn thực theo
quy định Điều 19 Nghị định số
110/2004/NĐ-CP Theo đó, lưu đơn vị soạn thảo phát hành văn bản, lưu phận văn thư Phòng Tổ chức -
(13)• b) Bản lưu văn phải xếp
theo số thứ tự văn Các đơn vị cần trang bị đầy đủ phương tiện cần thiết để bảo quản an toàn lưu văn thư
• c) Nhân viên văn thư (hoặc chuyên viên
(14)