- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật). - Đối với văn bản mật: Văn thư không đ[r]
(1)Phần I
CÔNG TÁC VĂN THƯ I HƯỚNG DẪN CHUNG
1 Trách nhiệm công tác văn thư:
a) Người đứng đầu quan, tổ chức, phạm vi quyền hạn giao, có trách nhiệm đạo cơng tác văn thư, đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư
b) Mọi cá nhân trình theo dõi, giải cơng việc có liên quan đến cơng tác văn thư, phải thực nghiêm chỉnh quy định công tác văn thư
2 Nguyên tắc chung:
a) Tất văn đi, văn đến quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, phải quản lý tập trung, thống văn thư theo quy định pháp luật hướng dẫn
b) Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có đóng dấu độ khẩn phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn khẩn cần hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký
c) Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước (sau gọi tắt văn mật) đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước hướng dẫn cụ thể Cơng văn
3 Giải thích từ ngữ:
- Bản thảo văn viết đánh máy, hình thành trình soạn thảo văn quan, tổ chức;
- Bản gốc văn thảo cuối người có thẩm quyền duyệt; - Bản văn hồn chỉnh nội dung thể thức văn quan, tổ chức ban hành Bản làm thành nhiều có giá trị nhau;
- Bản y đầy đủ, xác nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản y phải thực từ chính;
- Bản trích sao phần nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản trích phải thực từ chính;
- Bản lục đầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ y trình bày theo thể thức quy định;
(2)công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức cá nhân;
- Lập hồ sơ việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định
II QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN 1 Tiếp nhận, đăng ký văn đến: a) Tiếp nhận văn đến:
Khi tiếp nhận văn chuyển đến từ nguồn, cán văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến trường hợp văn chuyển đến làm việc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v ; văn mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận
Nếu phát thiếu bì, tình trạng bì khơng cịn ngun vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với bì văn có đóng dấu Hoả tốcccc hẹn giờ), phải báo cáo cho người giao trách nhiệm giúp người đứng đầu quan, tổ chức quản lý công tác văn thư (sau gọi tắt người giao trách nhiệm); trường hợp cần thiết, phải lập biên với người đưa văn
Đối với văn đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng, cán văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn bản, v.v ; trường hợp phát có sai sót, phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải
b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến:
Sau tiếp nhận, bì văn đến phân loại sơ xử lý sau:
- Loại khơng bóc bì: bao gồm bì văn gửi cho tổ chức Đảng, đoàn thể quan, tổ chức bì văn gửi đích danh người nhận, chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với bì văn gửi đích danh người nhận, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký
- Loại cán văn thư bóc bì: bao gồm tất loại bì cịn lại, trừ bì văn có đóng dấu chữ ký hiệu độ mật (bì văn mật)
(3)giải quyết, đồng thời thông tin lại nơi gửi để rút kinh nghiệm Nếu phát tài liệu, vật mang bí mật nhà nước bị tráo đổi, mất, hư hỏng người nhận phải báo cáo với thủ trưởng quan, đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời Khi bóc bì văn cần lưu ý:
- Những bì có đóng dấu độ khẩn cần bóc trước để giải kịp thời;
- Không gây hư hại văn bì; khơng làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện; cần sốt lại bì, tránh để sót văn bản; - Đối chiếu số, ký hiệu ghi bì với số, ký hiệu văn bì; trường hợp phát có sai sót, cần thơng báo cho nơi gửi biết để giải quyết; - Nếu văn đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu văn bì với phiếu gửi; nhận xong, phải ký xác nhận vào phiếu gửi gửi trả lại cho nơi gửi văn bản;
- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần kiểm tra, xác minh điểm văn mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn cần giữ lại bì đính kèm với văn để làm chứng
c) Đóng dấu Đến, ghi số ngày đến:
Văn đến quan, tổ chức phải đăng ký tập trung văn thư, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức hoá đơn, chứng từ kế toán vvv
Tất văn đến thuộc diện đăng ký văn thư phải đóng dấu Đến; ghi số đến ngày đến (kể đến trường hợp cần thiết) Đối với Fax cần chụp lại trước đóng dấu Đếnnnn; văn đến chuyển phát qua mạng, trường hợp cần thiết, in làm thủ tục đóng dấu Đếnnnn
Đối với văn đến không thuộc diện đăng ký văn thư khơng phải đóng dấu Đến mà chuyển cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải
Dấu Đến đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống, số, ký hiệu (đối với văn có ghi tên loại), trích yếu nội dung (đối với cơng văn) vào khoảng giấy trống phía ngày, tháng, năm ban hành văn
d) Đăng ký văn đến:
(4)- Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, xác; khơng viết bút chì, bút mực đỏ; khơng viết tắt từ, cụm từ không thông dụng
2 Trình chuyển giao văn đến: a) Trình văn đến:
Sau đăng ký, văn đến phải kịp thời trình cho người đứng đầu quan, tổ chức người người đứng đầu quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau gọi chung người có thẩm quyền) xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải
Người có thẩm quyền, vào nội dung văn đến; quy chế làm việc quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến đạo giải (nếu có) thời hạn giải văn (trong trường hợp cần thiết) Đối với văn đến liên quan đến nhiều đơn vị nhiều cá nhân cần xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, đơn vị cá nhân tham gia thời hạn giải đơn vị, cá nhân (nếu cần)
Sau có ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) người có thẩm quyền, văn đến chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư vào sổ đăng ký riêng) vào trường hợp tương ứng sở liệu văn đến
b) Chuyển giao văn đến:
Văn đến chuyển giao cho đơn vị cá nhân giải vào ý kiến người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn đến cần bảo đảm yêu cầu sau:
- Nhanh chóng: văn cần chuyển cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải ngày, chậm ngày làm việc tiếp theo;
- Đúng đối tượng: văn phải chuyển cho người nhận;
- Chặt chẽ: chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu người nhận văn phải ký nhận; văn đến có đóng dấu Thượng khẩnnnn Hoả tốc (kể Hoả tốc hẹn giờ) cần ghi rõ thời gian chuyển Khi nhận Fax văn chuyển qua mạng, cán văn thư phải đóng dấu Đếnnnn, ghi số ngày đến (số đến ngày đến số thứ tự ngày, tháng, năm đăng ký Fax, văn chuyển qua mạng) chuyển cho đơn vị cá nhân nhận Fax, văn chuyển qua mạng
III QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
1 Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng văn bản:
(5)Trước thực công việc để phát hành văn bản, cán văn thư cần kiểm tra lại thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát có sai sót, phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải
b) Ghi số ngày, tháng văn bản:
- Số, ký hiệu văn quy phạm pháp luật; Số văn quy phạm pháp luật bao gồm số thứ tự đăng ký đánh theo loại văn quan ban hành năm năm ban hành văn Số ghi chữ số ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; năm ban hành phải ghi đầy đủ số, VD: 2006, 2007; Ký hiệu văn quy phạm pháp luật bao gồm tên viết tắt tên loại văn tên viết tắt tên quan ban hành văn VD; Quyết định quy phạm pháp luật UBND huyện, thành phố: Số: /2007/QĐ-UBND
- Số, ký hiệu văn hành
Số văn hành số thứ tự đăng ký văn quan, tổ chức ban hành năm Tuỳ theo tổng số văn số lượng loại văn hành ban hành, quan, tổ chức quy định cụ thể việc đăng ký đánh số văn Số văn ghi chữ số ả - rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm
Ký hiệu văn hành
+ Ký hiệu Quyết định (cá biệt), thị (cá biệt) hình thức văn có tên loại khác bao gồm tên viết tắt tên loại văn tên viết tắt tên quan, tổ chức ban hành văn VD: Chỉ thị UBND huyện, thành phố ký hiệu sau: Số: /CT-UBND, VD: Quyết định (cá biệt) Sở Kế hoạch Đầu tư ký hiệu sau Số: / QĐ-SKH
+ Ký hiệu công văn bao gồm tên viết tắt tên quan, tổ chức tên viết tắt tên đơn vị soạn thảo, ví dụ: Cơng văn Sở Cơng nghiệp tỉnh Văn phịng Sở soạn thảo ký hiệu sau: Số: /SCN-VP, Công văn UBND huyện, phận tổng hợp soạn thảo ký hiệu sau: Số: / UBND-TH
Chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành văn chữ viết tắt tên đơn vị quan, tổ chức phải quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu
Tuỳ theo tổng số văn số lượng loại văn hành quan, tổ chức ban hành năm mà lựa chọn phương pháp đánh số đăng ký văn cho phù hợp, cụ thể sau:
+ Đối với quan, tổ chức ban hành 500 văn năm đánh số đăng ký chung cho tất loại văn hành chính;
(6)văn hành (áp dụng số loại văn định (cá biệt), thị (cá biệt), giấy giới thiệu, giấy đường, v.v ); vừa theo nhóm văn định (nhóm văn có ghi tên loại chương trình, kế hoạch, báo cáo, v.vvvv, nhóm cơng văn);
+ Đối với quan, tổ chức ban hành 2000 văn năm nên đánh số đăng ký riêng, theo loại văn hành
Văn mật đánh số đăng ký riêng - Ghi ngày, tháng văn
Ngày, tháng, năm ban hành văn quy phạm pháp luật văn hành ngày, tháng, năm văn ký ban hành
Ngày, tháng, năm ban hành văn phải viết đầy đủ ngày tháng năm ; số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả - rập; số ngày nhỏ 10 tháng 1, phải ghi thêm số trước
c) Nhân bản:
Văn nhân theo số lượng thời gian quy định Đối với văn mật việc in, sao, chụp tài liệu phải thực theo quy định sau: - Phải tiến hành nơi đảm bảo bí mật, an tồn lãnh đạo quan trực tiếp quản lý tài liệu, vật mang bí mật nhà nước quy đinh
- Lãnh đạo quan định việc in, sao, chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước ghi cụ thể số lượng in, sao, chụp, tài liệu vật in, sao, chụp phải bảo mật tài liệu vật gốc Chỉ in, sao, chụp số quy định Sau in, sao, chụp xong phải kiểm tra lại huỷ dư thừa, in, sao, chụp hỏng
- Đánh máy, in, sao, chụp tài liệu mật xong phải đóng dấu độ mật, dấu thu hồi (nếu cần), đánh số trang, số bản, số lượng in, phạm vi lưu hành, nơi nhận, tên người đánh máy, in, sốt, chụp tài liệu
- Khơng sử dụng máy vi tính nối mạng Internet đánh máy, in, tài liệu mật
- Tài liệu bí mật nhà nước sao, chụp dạng băng, đĩa phải niêm phong đóng dấu độ mật ghi rõ tên người sao, chụp bì niêm phong
2 Đăng ký văn đi:
Văn đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu văn máy vi tính
a) Đăng ký văn sổ: - Lập sổ đăng ký văn
(7)văn mà quan, tổ chức áp dụng Đối với văn mang tính chất bí mật nhà nước cần lập sổ theo dõi riêng
b) Đăng ký văn máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản:
Việc cập nhật văn vào sở liệu văn thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình Quản lý văn hồ sơ công việc Trung tâm Tin học tỉnh cung cấp
3 Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi: Sau Lãnh đạo đơn vị ký văn bản, người trực tiếp soạn thảo văn chuyển toàn hồ sơ công việc cho văn thư Văn thư kiểm tra lần cuối thể thức, hình thức văn bản; phát sai sót, phải kịp thời thơng báo cho người soạn thảo Lãnh đạo đơn vị xem xét, giải Văn thư sau kiểm tra hồ sơ trình ký gốc văn nhập liệu theo yêu cầu vào sổ theo dõi văn đi, đóng dấu theo quy định
Văn thư không cấp số văn trước Trường hợp cần thiết cần xin số văn trước, người chủ trì xử lý văn phải báo cáo với Lãnh đạo đơn vị, Lãnh đạo đơn vị đồng ý cho ý kiến đạo văn thư thực Phát hành văn đi; Văn quan ban hành phải chuyển tới phận văn thư phải làm thủ tục phát hành ngày văn ký, chậm ngày làm việc Bộ phận văn thư chịu trách nhiệm phát hành văn quan tổ chức quan đến địa nhận Trường hợp văn có đóng dấu mức độ 'khẩn' theo yêu cầu gấp người ký, Văn thư phải thực ngay, chuyển cho nơi nhận Fax qua mạng máy tính để thơng tin nhanh
Việc gửi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước phải thực theo quy định sau:
- Vào sổ: Trước gửi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước phải vào sổ 'Tài liệu đi' để theo dõi Sổ 'Tài liệu đi' phải ghi đầy đủ mục: Số thứ tự (đồng thời số tài liệu gửi đi), ngày, tháng, năm, nơi nhận, trích yếu nội dung, độ mật, độ khẩn, người ký, ghi Trường hợp gửi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ 'Tuyệt mật' cột trích yếu nội dung ghi người có thẩm quyền đồng ý Tài liệu gửi phải cho vào bì dán kín chuyển đến văn thư để làm bì ngồi gửi
(8)Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ 'Mật' ngồi bì đóng dấu chữ C (con dấu chữ 'C' in hoa nét đậm, nằm đường viền trịn, đường kính 1,5 cm)
Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ 'Tối mật' ngồi bì đóng dấu chữ B (con dấu chữ 'B' in hoa nét đậm, nằm đường viền tròn, đường kính 1,5 cm)
Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ 'Tuyệt mật' gửi hai bì:
+ Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu tài liệu, tên người nhận, đóng dấu 'Tuyệt mật' Nếu tài liệu, vật gửi đích danh người có trách nhiệm giải đóng dấu 'Chỉ người có tên bóc bì'
+ Bì ngồi: ghi gửi tài liệu thường, đóng dấu ký hiệu chữ A (con dấu chữ 'A' in hoa nét đậm, nằm đường viền trịn, đường kính 1,5 cm) Đối với văn có đóng dấu Tài liệu thu hồiiii văn thư phải theo dõi, thu hồi thời hạn; nhận lại cần phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn không bị thiếu thất lạc
Chuyển phát văn đi;
Chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân nội quan, tổ chức Tuỳ theo số lượng văn chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân nội quan, tổ chức cách tổ chức chuyển giao (được thực văn thư cán văn thư trực tiếp chuyển đến đơn vị, cá nhân), quan, tổ chức định lập sổ riêng sử dụng sổ đăng ký văn để chuyển giao văn theo hướng dẫn đây:
+ Những quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao nội nhiều việc chuyển giao văn thực tập trung văn thư cần lập sổ chuyển giao riêng
+ Đối với quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao việc chuyển giao văn cán văn thư trực tiếp thực nên sử dụng sổ đăng ký văn để chuyển giao văn bản, cần bổ sung cột Ký nhậnnnn vào sau cột Nơi nhận văn bảnnnn
Khi chuyển giao văn cho đơn vị, cá nhân nội bộ, người nhận văn phải ký nhận vào sổ
- Chuyển giao trực tiếp cho quan, tổ chức khác
Tất văn cán văn thư giao liên quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho quan, tổ chức khác phải đăng ký vào sổ Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ
(9)- Chuyển phát văn máy Fax, qua mạng: Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển cho nơi nhận máy Fax chuyển qua mạng, sau phải gửi văn có giá trị lưu trữ
- Chuyển phát văn mật: Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước vận chuyển phải đựng bao bì chắn loại vật liệu phù hợp; cần thiết phải niêm phong theo quy định; có phương tiện vận chuyển bảo đảm an tồn tình huống; trường hợp xét thấy cần thiết phải bố trí người bảo vệ việc vận chuyển tài liệu, vật Nếu vận chuyển theo đường bưu điện phải thực theo quy định riêng ngành bưu điện Nơi gửi nơi nhận phải tổ chức kiểm tra đối chiếu nhằm phát sai sót, mát để xử lý kịp thời; việc giao nhận phải ghi đầy đủ vào sổ theo dõi riêng, người nhận phải ký nhận Cán công tác mang tài liệu, vật thuộc phạm vi bí mật nhà nước có liên quan đến nhiệm vụ giao; phải lãnh đạo trực tiếp duyệt đăng ký với phận văn thư; phải có kế hoạch bảo vệ tài liệu, vật mang bí mật nhà nước thời gian mang công tác; hoàn thành nhiệm vụ phải phận văn thư kiểm tra nộp lại quan Nội dung bí mật nhà nước truyền đưa phương tiện viễn thơng máy tính phải mã hố theo quy định pháp luật yếu
Cán văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi, cụ thể sau:
- Đối với văn có đóng dấu Tài liệu thu hồiiii, phải theo dõi, thu hồi thời hạn; nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn không bị thiếu thất lạc;
- Đối với bì văn gửi lý (do khơng có người nhận, thay đổi địa chỉ, v.v ) mà bưu điện trả lại phải chuyển cho đơn vị cá nhân soạn thảo văn đó; đồng thời, ghi vào sổ gửi văn bưu điện để kiểm tra, xác minh cần thiết;
- Trường hợp phát văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải
4 Lưu văn đi:
Mỗi văn phải lưu hai chính; lưu văn thư quan, tổ chức lưu hồ sơ Bản lưu văn quy phạm pháp luật văn quan trọng khác quan, tổ chức phải làm loại giấy tốt, có độ pH trung tính in mực bền lâu Bản lưu văn thư có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền (được gọi gốc)
(10)số đăng ký riêng theo loại văn theo nhóm văn xếp riêng, theo số thứ tự văn
Các quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn lưu văn thư
Cán văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức
Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu độ mật lưu giữ, bảo quản chặt chẽ sử dụng mục đích Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước sau xử lý xong phải phân loại, lưu giữ vào hồ sơ, cất vào tủ, hịm két sắt, khơng tự động mang khỏi quan Trường hợp cần thiết phải mang tài liệu, vật mang bí mật nhà nước cơng tác, mang nhà riêng phải đồng ý thủ trưởng quan, đơn vị, phải đăng ký với phận văn thư có phương án bảo mật chặt chẽ Mọi trường hợp phát tài liệu, vật mang bí mật nhà nước bị mất, tráo đổi, hư hỏng bí mật nhà nước bị lộ phải báo cáo với thủ trưởng quan, đơn vị để có biện pháp giải kịp thời
IV QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ
1 Quản lý sử dụng dấu:
Nhân viên văn thư giữ dấu đóng dấu quan, tổ chức Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan, tổ chức Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền Tuyệt đối khơng đóng dấu khống
2 Đóng dấu:
Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Với phụ lục kèm theo văn dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục
Việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy
Đóng dấu độ khẩn, mật
Tuỳ theo mức độ cần chuyển phát nhanh, văn xác định độ khẩn theo ba mức sau: hoả tốc, thượng khẩn khẩn Khi soạn thảo văn có tính chất khẩn, cá nhân soạn thảo văn đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn đinh
(11)xuất độ mật tài liệu; người duyệt ký tài liệu có trách nhiệm định việc đóng dấu độ mật (Tuyệt mật, Tối mật, Mật) phạm vị lưu hành tài liệu mang bí mật nhà nước
Dấu độ mật đóng trích yếu nội dung cơng văn hành chính, dấu Tài liệu thu hồiiii đóng phía bên quốc hiệu Dấu khẩn đóng phía dấu độ mật
V LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1 Mục đích việc lập hồ sơ hành: - Mục đích
a) Đối với cán bộ, nhân viên, công tác lập hồ sơ giúp cho người xếp cơng văn giấy tờ có khoa học, thuận tiện cho công việc nghiên cứu, đề xuất ý kiến giải cơng việc, cần tài liệu tìm thấy ngay, quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật cơng văn giấy tờ, nâng cao hiệu công tác, chuẩn bị tốt cho việc lưu trữ hồ sơ tài liệu
b) Đối với chung quan, đơn vị, công tác lập hồ sơ nhằm quản lý tồn cơng việc quan, phân loại cơng văn, giấy tờ quan (hoặc đơn vị) cách khoa học, quản lý hồ sơ quan chặt chẽ, có kế hoạch lập giữ hồ sơ cần thiết, tránh việc lập hồ sơ trùng lặp ngược lại, có việc cần lập hồ sơ không ai, không đơn vị lập
2 Nội dung việc lập hồ sơ hành: a) Lập danh mục hồ sơ:
Danh mục hồ sơ kê hồ sơ mà quan cần lập năm Bản danh mục hồ sơ giúp cho việc lập hồ sơ phân loại tài liệu quan, đơn vị chủ động hợp lý, khoa học, thuận tiện cho việc kiểm tra, đôn đốc công tác lập hồ sơ, tăng cường ý thức tinh thần trách nhiệm cán bộ, nhân viên quan việc lập hồ sơ chuẩn bị tốt cho việc nộp lưu hồ sơ vào kho (hoặc phòng) lưu trữ quan
Cách làm: Cuối năm, cán bộ, nhân viên (làm công tác công văn, giấy tờ) dự kiến hồ sơ phải lập năm (căn vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình cơng tác năm tới) nộp cho trưởng phòng tham gia ý kiến, trưởng phòng nộp lại danh mục hồ sơ tham gia ý kiến Văn phịng (phịng Hành Tổ chức) tổng hợp lập thành danh mục hồ sơ quan trình Thủ trưởng quan định
(12)b) Mở hồ sơ:
Dựa vào danh mục hồ sơ quan cán bộ, nhân viên vào số hồ sơ giao trách nhiệm lập, lấy số bìa, bìa dùng cho hồ sơ Căn vào số, ký hiệu tiêu đề ghi danh mục, cán ghi điểm vào bìa hồ sơ Tiêu đề cần ngắn, rõ, xác, phản ánh khái quát nội dung việc vấn đề Những yếu tố thời gian (năm, tháng) địa điểm (tên địa phương, tên quan) tên người (nếu có) cần phản ánh vào tiêu đề
c) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ:
Khi hồ sơ mở, có cơng văn, giấy tờ liên quan đến công việc giải (hoặc giải xong) để vào bìa hồ sơ quy định, kể 'công văn đến', lưu 'công văn đi', số tư liệu tham khảo để giải việc Công văn, giấy tờ, hồ sơ phải xếp cho khoa học (theo thứ tự thời gian, theo vần chữ (a, b, c) theo thứ tự số cơng văn xếp theo q trình giải công việc) Tuỳ theo hồ sơ mà vận dụng cách cho thích hợp cách phối hợp với cách khác Nếu hồ sơ có ảnh (hoặc phim) tư liệu (như sách, báo, áp phích ) kèm, phải cho ảnh (hoặc phim) tư liệu vào phong bì kèm theo hồ sơ Nếu hồ sơ có dây ghi âm, micrơ phim kèm phải bảo quản riêng dây ghi âm micrô phim, phải ghi vào hồ sơ để tiện cho việc tra cứu nộp lưu chuyển
d) Kết thúc hồ sơ:
Hồ sơ giải xong, sau kết thúc để lại phòng hay phận làm việc năm để theo dõi, nghiên cứu cần thiết, sau nộp lưu vào kho (hoặc phòng) lưu trữ quan
3 Yêu cầu hồ sơ lập:
a) Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị quan, tổ chức;
b) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải công việc;
c) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng
4 Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức: a) Trách nhiệm đơn vị cá nhân quan, tổ chức
(13)- Trường hợp đơn vị cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hành quan, tổ chức thời hạn giữ lại không hai năm
- Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước nghỉ hưu, việc hay chuyển công tác khác phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm
b) Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành quy định sau: - Tài liệu hành chính: sau năm kể từ năm công việc kết thúc;
- Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: sau năm kể từ năm công trình nghiệm thu thức;
- Tài liệu xây dựng bản: sau ba tháng kể từ cơng trình tốn;
- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác: sau ba tháng kể từ công việc kết thúc
c) Thủ tục giao nộp
Khi giao nộp tài liệu phải lập hai Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưuuuu hai Biên giao nhận tài liệuuuu Đơn vị cá nhân giao nộp tài liệu lưu trữ hành quan, tổ chức giữ loại
5 Trách nhiệm công tác lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành:
- Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý
- Chánh Văn phịng, Trưởng phịng Hành chính, người giao trách nhiệm có nhiệm vụ:
Tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức cấp dưới;
Tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức
- Thủ trưởng đơn vị quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức việc lập hồ sơ, bảo quản giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị vào lưu trữ hành quan, tổ chức
(14)Phần II:
CÔNG TÁC LƯU TRỮ I Giải thích số thuật ngữ:
1 Tài liệu lưu trữ: Là tài liệu có giá trị lựa chọn từ khối tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức, cá nhân bảo quản kho lưu trữ
* Đặc điểm tài liệu lưu trữ:
- Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị lịch sử thực tiễn
- Tài liệu lưu trữ gốc có mơt đơn vị quản lý tài liệu, ví dụ phơng lưu trữ
- Tài liệu lưu trữ có xuất xứ
2 Phơng lưu trữ: Là khối tài liệu lưu trữ có mối quan hệ logic, lịch sử hình thành hoạt động quốc gia, quan đơn vị, cá nhân bảo quản kho lưu trữ
3 Phông lưu trữ quan: Là tồn tài liệu hình thành q trình hoạt động quan tổ chức lựa chọn bảo quản kho lưu trữ
- Điều kiện lâp phông lưu trữ quan: + Có văn việc thành lập
+ Có tổ chức biên chế riêng
+Có văn thư độc lập, dấu tài khoản riêng
II Một số khâu nghiệp vụ chủ yếu công tác lưu trữ 1 Thu thập tài liệu
a) Thu thập tài liệu vào lưu trữ hành (lưu trữ quan, đơn vị, tổ chức): Điều Nghị đinh số 111/2004/NĐĐĐĐCP
- Đối với tài liệu hành chính: Sau năm phải nộp vào lưu trữ hành (Điều 14, Pháp lệnh Lưu trữ) ;
- Đối với tài liệu xây dựng bản: Sau tháng kể từ cơng trình bàn giao (Mục 3, phần II, Thông tư số 02/2006/ TT BXD ngày 17/5/2006)
b) Thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử
- Tài liệu hành chính, nghiên cứu khoa học, xây dựng + Ở địa phương: Sau năm tính từ năm nộp vào lưu hành
- Tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình, khác: năm kể năm nộp vào lưu trư hành;
(15)Khi thu thập tài liệu phải có biên giao nhận tài liệu bên giao bên nhận tài liệu
2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học, tiến hành chỉnh sửa hồn thiện, phục hồi lập hồ sơ; xác định giá trị, hệ thống hố hồ sơ, tài liệu làm cơng cụ tra cứu phông khối tài liệu đưa chỉnh lý
Quy trình chỉnh lý tài liệu:
Bước 1: Nhận tài liệu (khi giao nhận tài liệu phải lập biên giao nhận tài liệu theo mẫu phụ lục số ban hành kèm theo CV số 283/ VTLTNN- NVTW ngày 19/5/2004 Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước); Bước 2: Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản địa điểm chỉnh lý;
Bước 3: Vệ sinh sơ tài liệu;
Bước 4: Lập kế hoạch chỉnh lý (biên soạn văn hướng dẫn chỉnh lý sau):
- Lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phông: Theo phụ lục số ban hành kèm theo CV số 283/ VTLTNN- NVTW ngày 19/5/2004 Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước
- Hướng dẫn phân loại hồ sơ, lập hồ sơ: Theo phụ lục số ban hành kèm theo CV số 283/ VTLTNN- NVTW ngày 19/5/2004 Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước
- Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu: Theo phụ lục số ban hành kèm theo CV số 283/ VTLTNN- NVTW ngày 19/5/2004 Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước.(Để xác định thời hạn bảo quản tài liệu cần phải căn vào bảng thời hạn bảo quản tài liệu ban hành kèm theo công văn số 25/NV ngày 10/9/1975 Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng)
- Phương án hệ thống hoá: phương án kết hợp đặc điểm tài liệu phông lưu trữ để phân loại tài liệu thành cặp, hộpppp tài liệu
Bước 5: Phân loại tài liệu Căn hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, tiến hành phân chia tài liệu thành nhóm theo trình tự sau:
- Phân chia tài liệu thành nhóm lớn;
- Phân chia tài liệu nhóm lớn thành nhóm vừa; - Phân chia tài liệu nhóm vừa thành nhóm nhỏ
Trong trình phân chia tài liệu thành nhóm, phát thấy có chính, gốc văn bản, tài liệu có giá trị thuộc phơng khác phải để riêng lập thành danh mục để bổ sung cho phơng Bước 6: Lập hồ sơ chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ
(16)- Tập hợp văn tài liệu theo đặc trưng chủ yếu: Trong phạm vi nhóm nhỏ, hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành lập hồ sơ kết hợp xác định giá trị định thời hạn bảo quản cho hồ sơ
- Viết tiêu đề hồ sơ;
- Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ, loại khỏi hồ sơ văn bản, tài liệu trùng thừa hết giá trị phương diện:
+ Đối với tài liệu hết giá trị phải viết tiêu đề tóm tắt để thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị
+ Đối với tài liệu trùng thừa tài liệu bị bao hàm thuộc hồ sơ phải xếp cuối hồ sơ loại khỏi hồ sơ kiểm tra
b) Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ phông tài liệu lập hồ sơ:
Đối với phông tài liệu lập hồ sơ, hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành kiểm tra toàn hồ sơ phơng; chỉnh sửa hồn thiện hồ sơ kết hợp với xác định giá trị định thời hạn bảo quản hồ sơ lập chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ
Bước 7: Biên mục phiếu tin hồ sơ (Theo phụ lục số ban hành kèm theo CV số 283/ VTLTNN- NVTW ngày 19/5/2004 Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước.)
Phiếu tin hồ sơ (phiếu mô tả hồ sơ): Là biểu ghi tổng hợp thông tin hồ sơ đơn vị bảo quản
Phiếu tin dùng để nhập tin xây dựng sở liệu quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ tự động hố Ngồi ra, phiếu tin cịn dùng thay cho thẻ tạm để hệ thống hoá hồ sơ phông
Bước 8: Kiểm tra việc lập hồ sơ biên mục phiếu tin
Bước 9: Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án hệ thống hoá
Sắp xếp phiếu tin phạm vi nhóm nhỏ, xếp nhóm nhỏ nhóm vừa , nhóm vừa nhóm lớn nhóm lớn phông theo phương án phân loại tài liệu đánh số thứ tự tạm lên phiếu tin
Bước 10: Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin
Sắp xếp toàn hồ sơ đơn vị bảo quản phông theo thứ tự tạm thời phiếu tin
Bước 11: Biên mục hồ sơ
(17)Dùng bút chì đen, mềm máy dập số để đánh số thứ tự tờ tài liệu, từ tờ tới tờ cuối có hồ sơ đơn vị bảo quản Số tờ đánh chữ số ảrập vào góc phải phía tờ tài liệu Trường hợp đánh nhầm số gạch đánh lại bên cạnh; tờ bị bỏ sót đánh số đánh số trùng với số tờ trước thêm chữ La tinh theo thứ tự abc sau, ví dụ: có tờ bị bỏ sót khơng đánh số sau tờ số 15 tờ đánh số trùng 15a 15b
Số lượng tờ tài liệu có hồ sơ đơn vị bảo quản phải bổ sung vào thẻ tạm phiếu tin hồ sơ đơn vị bảo quản
b) Viết mục lục văn bản:
Ghi nội dung thơng tin văn có hồ sơ vào tờ mục lục văn in riêng phần mục lục văn in sẵn bìa hồ sơ theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 Bìa hồ sơơơơ ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 Cục Lưu trữ Nhà nước
c) Viết chứng từ kết thúc:
Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn (nếu in riêng) đặc điểm tài liệu (nếu có) hồ sơ đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ kết thúc in riêng phần chứng từ kết thúc in sẵn bìa hồ sơ theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 Bìa hồ sơơơơ ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 Cục Lưu trữ Nhà nước
Việc đánh số tờ, viết mục lục văn chứng từ kết thúc áp dụng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm trở lên)
d) Viết bìa hồ sơ:
Căn phiếu tin thẻ tạm, ghi thông tin: tên phông, tên đơn vị tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ (riêng số hồ sơ tạm thời viết bút chì) thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ in sẵn theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 Bìa hồ sơơơơ ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 Cục Lưu trữ Nhà nước
Khi viết bìa hồ sơ cần lưu ý:
- Tên phông tên gọi thức đơn vị hình thành phơng Đối với đơn vị hình thành phơng có thay đổi tên gọi bản, có chức năng, nhiệm vụ khơng thay đổi (tức chưa đủ điều kiện để lập phơng mới) lấy tên phông tên gọi cuối đơn vị hình thành phơng;
(18)- Mực để viết bìa hồ sơ dùng loại mực đen, bền màu Bước 12: Kiểm tra biên mục hồ sơ
Bước 13: Bổ sung thơng tin cịn thiếu phiếu tin
Bước 14: Đánh số thức cho tồn hồ sơ lên phiếu tin lên bìa hồ sơ
- Đánh số thức chữ số Ả rập cho tồn hồ sơ phơng khối tài liệu đưa chỉnh lý lên thẻ tạm phiếu tin lên bìa hồ sơ Số hồ sơ đánh liên tục tồn phơng:
+ Đối với phông khối tài liệu chỉnh lý lần đầu: từ số 01 hết;
+ Đối với đợt chỉnh lý sau: từ số số hồ sơ cuối mục lục hồ sơ phơng khối tài liệu đợt chỉnh lý trước
Bước 15: Vệ sinh, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng tài liệu vào bìa hồ sơ
- Dùng bàn chải thích hợp để quét chải làm tài liệu;
- Dùng dụng cụ như: dao lưỡi mỏng, móc chuyên dùng để gỡ bỏ ghim, kẹp tài liệu;
- Làm phẳng tài liệu tờ tài liệu bị quăn, gấp, nhàu Bước 16: Đưa hồ sơ vào cặp (hộp)
Bước 17: Viết dán nhãn cặp (hộp)
- Viết dán nhãn hộp (cặp): viết nhãn hộp (cặp), phải dùng loại mực đen, bền màu; chữ viết nhãn phải rõ ràng, dễ đọc Nhãn in sẵn theo mẫu đính kèm (Phụ lục ban hành kèm theo CV số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước.), in trực tiếp lên gáy gộp in riêng theo kích thước phù hợp với gáy hộp (cặp) dùng để đựng tài liệu
Bước 18: Nhập phiếu tin vào máy (trường hợp có hệ thống quản lý điện tử)
Bước 19: Kiểm tra việc nhập phiếu tin Bước 20: Lập mục lục hồ sơ
Việc lập mục lục hồ sơ bao gồm nội dung sau:
- Viết lời nói đầu, giới thiệu tóm tắt lịch sử đơn vị hình thành phông lịch sử phông; phương án phân loại tài liệu kết cấu mục lục hồ sơ
- Viết bảng dẫn mục lục bảng dẫn vấn đề; bảng dẫn tên người; bảng dẫn tên địa danh; bảng chữ viết tắt sử dụng mục lục
(19)hồ sơ từ CSDL quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu phông (nếu CSDL xây dựng kết hợp với việc chỉnh lý tài liệu)
- Đóng mục lục (ít 03 bộ) để phục vụ cho việc quản lý khai thác, sử dụng tài liệu
Mẫu trình bày mục lục hồ sơ thực theo Tiêu chuẩn ngành TCN-04-1997 Mục lục hồ sơơơơ ban hành kèm theo Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02/8/1997 Cục Lưu trữ Nhà nước; riêng lưu trữ hành bổ sung thêm cột Thời hạn bảo quản sau cột Số lượng tờ Bước 21: Sắp xếp, thống kê tài liệu loại, bó gói thuyết minh tài liệu loại
Tài liệu hết giá trị loại trình chỉnh lý phải tập hợp thành nhóm theo phương án phân loại thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị theo mẫu đính kèm (Phụ lục ban hành kèm theo CV số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước) Khi thống kê tài liệu loại cần lưu ý:
+ Các bó, gói tài liệu loại q trình chỉnh lý đánh số liên tục từ 01 đến hết phạm vi tồn phơng;
+ Trong bó, gói, tập tài liệu đánh số riêng, từ 01 đến hết.
Bước 22: Tổng kết chỉnh lý
1 Kiểm tra kết chỉnh lý: - Căn để kiểm tra gồm:
+ Mục đích, yêu cầu đợt chỉnh lý;
+ Các văn hướng dẫn chỉnh lý ban hành; + Báo cáo kết khảo sát tài liệu;
+ Hợp đồng chỉnh lý (nếu có);
+ Biên giao nhận tài liệu để chỉnh lý; + Kế hoạch chỉnh lý.
- Nội dung kiểm tra:
+ Kiểm tra văn hướng dẫn chỉnh lý; mục lục hồ sơ; sở dữ liệu cơng cụ thống kê, tra cứu khác (nếu có) danh mục tài liệu loại phông khối tài liệu chỉnh lý;
+ Kiểm tra thực tế tài liệu sau chỉnh lý.
- Lập biên kiểm tra, nghiệm thu chỉnh lý (nếu cần).
2 Bàn giao tài liệu, vận chuyển tài liệu vào kho xếp lên giá: - Bàn giao tài liệu:
+ Tài liệu giữ lại bảo quản bàn giao theo mục lục hồ sơ;
+ Tài liệu loại để tiêu huỷ bàn giao theo danh mục tài liệu loại; + Tài liệu chuyển phông khác để bổ sung cho phông.
- Lập biên giao nhận tài liệu.
(20)3 Tổng kết chỉnh lý:
3.1 Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý, trình bày tóm tắt về: a) Những kết đạt được:
- Tổng số tài liệu đưa chỉnh lý tình trạng tài liệu trước chỉnh lý; - Tổng số tài liệu sau chỉnh lý, đó:
+ Số lượng tài liệu giữ lại bảo quản: số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, có thời hạn bảo quản lâu dài, tạm thời (hoặc bảo quản có thời hạn);
+ Số lượng tài liệu loại để tiêu huỷ: bó gói, tập tính theo mét giá;
+ Số lượng tài liệu chuyển phông khác để bổ sung cho phông; - Chất lượng hồ sơ sau chỉnh lý so với yêu cầu nghiệp vụ. b) Nhận xét, đánh giá:
- Tiến độ thực đợt chỉnh lý so với kế hoạch;
- Những ưu điểm, khuyết điểm trình chỉnh lý; - Kinh nghiệm rút qua đợt chỉnh lý.
3.2 Hoàn chỉnh bàn giao hồ sơ đợt chỉnh lý Hồ sơ đợt chỉnh lý để bàn giao gồm: - Báo cáo kết khảo sát tài liệu;
- Các văn hướng dẫn chỉnh lý kế hoạch chỉnh lý;
- Mục lục hồ sơ; sở liệu công cụ thống kê, tra cứu khác (nếu có); - Danh mục tài liệu hết giá trị phông khối tài liệu chỉnh lý kèm theo thuyết minh;
- Báo cáo kết đợt chỉnh lý. 3 Bảo quản tài liệu lưu trữ:
(Điều 14 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP)
Thực theo hướng dẫn Công văn số 111/NVĐP ngày 4/4/1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ
4 Tiêu, huỷ tài liệu hết giá trị.
(Điều 12 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP) - Tài liệu hết giá trị loại trình chỉnh lý phải hội đồng xác định giá trị tài liệu quan, tổ chức kiểm tra, cấp có thẩm quyền thẩm định
- Qua kiểm tra thẩm tra, tài liệu yêu cầu giữ lại bảo quản phải lập thành hồ sơ xếp vào vị trí phù hợp bổ sung vào hồ sơ tương ứng phông; tài liệu hết giá trị phương diện, phải lập hồ sơ đề nghị tiêu huỷ trình cấp có thẩm quyền định tiêu huỷ tổ chức tiêu huỷ theo quy định pháp luật Hồ sơ đề nghị tiêu huỷ tài liệu gồm:
+ Danh mục tài liệu loại kèm theo thuyết minh tài liệu loại;
(21)Quy trình thực tiêu huỷ tài liệu hết giá trị thực theo hướng dẫn văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước
5 Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: (Điều 18 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP)
Phí khai khác sử dụng tài liệu lưu trữ thực theo Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 7/4/2004 hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng kinh phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
6 Thống kê tài liệu lưu trữ:
(Điều 13 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP)