Chiêu 33: Tạo các định dạng số cho riêng bạn Excel đã có những định dạng số của riêng nó nhưng thỉnh thoảng bạn cần sử dụng một định dạng số không có sẵn trong Excel. Sử dụng chiêu này, bạn có thể tạo ra các định dạng số mà bạn có thể điều chỉnh cho nhu cầu riêng của bạn. Trước khi bạn thử những chiêu này, sẽ có ích cho bạn nếu bạn hiểu được làm thế nào Excel nhận biết được các định dạng của ô. Excel nhận biết một định dạng của ô khi có 4 phần...
Chiêu 33: Tạo định dạng số cho riêng bạn Excel có định dạng số riêng bạn cần sử dụng định dạng số khơng có sẵn Excel Sử dụng chiêu này, bạn tạo định dạng số mà bạn điều chỉnh cho nhu cầu riêng bạn Trước bạn thử chiêu này, có ích cho bạn bạn hiểu làm Excel nhận biết định dạng ô Excel nhận biết định dạng có phần sau (từ trái sang phải): số dương, số âm, giá trị 0, giá trị chuỗi Mỗi phần ngăn cách dấu chấm phẩy (;) Khi bạn tạo định dạng số cho riêng bạn, bạn không cần phải định dạng tất phần Nói cách khác, định dạng bạn có hai phần phần sử dụng cho số dương giá trị 0, phần thứ sử dụng cho số âm Nếu định dạng bạn bao gồm phần, tất loại số dùng định dạng Chuỗi bị ảnh hưởng định dạng riêng bạn sử dụng tất phần, phần cuối sử dụng cho chuỗi Đừng cho định dạng riêng áp dụng cho liệu kiểu số Các định dạng số áp dụng cho liệu kiểu chữ Định dạng riêng cho số hiển thị hình 2-18 định dạng tiền tệ chuẩn Excel, số tiền âm màu đỏ Nếu bạn gõ số dương tương ứng với giá trị tiền tệ, Excel định dạng bao gồm dấu phẩy (,) ngăn cách hàng ngàn, theo sau hai số lẻ thập phân Excel định dạng tương tự cho giá trị âm, ngoại trừ số âm hiển thị màu đỏ Bất kỳ giá trị khơng có ký hiệu tiền tệ hiển thị hai số lẻ thập phân (0.00) Nếu bạn gõ chuỗi vào ô, Excel hiển thị dòng chữ “Chuỗi hiển thị,” giá trị thật chuỗi bạn gõ vào Điều quan trọng phải ý, việc định dạng giá trị khơng ảnh hưởng đến giá trị đích thực Ví dụ, gõ số vào ô A1 Nhấn chuột phải chọn Format Cells ➝ Number ➝ Custom, sử dụng định dạng trỏ chuột (trong hộp "Type), gõ "Hello" (với dấu ngoặc kép ("")) Sau nhấn OK Mặc dù hiển thị từ "Hello" bạn thấy giá trị thật ô cách chọn ô xem công thức (Formula bar), nhấn F2 Nếu bạn tham chiếu ô công thức - ví dụ, =A1+20 - kết ô dẫn đến định dạng lúc nãy, nghĩa trả kết "Hello" (bạn làm thử, bạn thấy kết tức khắc!) Nếu bạn tham chiếu ô A1 với khác mà có định dạng chuẩn Excel - ví dụ, =Sum(A1:A10)- kết trả theo định dạng riêng ô A1 Excel đưa giả thiết thiết lập trước bạn muốn kết ô định dạng giống cách tham chiếu đến hay nhiều ô Nếu ô tham chiếu chứa nhiều loại định dạng định dạng riêng ưu tiên trước Điều có nghĩa là, bạn phải ln ln nhớ Excel sử dụng giá trị thật ô để tính tốn, khơng lấy giá trị thể Điều tạo ngạc nhiên Excel tính tốn dựa định dạng khơng có số lẻ thập phân có vài số lẻ thập phân, thí dụ: Để thấy điều này, bạn gõ 1.4 vào ô A1 1.4 vào ô A2, định dạng cho hai ô khơng có số lẻ thập phân theo sau cách bạn chọn vùng A1:A2, click chuột phải, chọn Format Cells ➝ Number, khung "decimal places" chọn Sau gõ cơng thức =A1+A2 vào khác Dĩ nhiên kết trả Excel làm trịn Excel có lựa chọn gọi “Precision as Displayed”, bạn tìm thấy cách chọn Office button ➝ Excel Options ➝Advanced (Với phiên trước Excel 2007, chọn Tools ➝ Options ➝ Calculation), bạn nên biết định dạng thay đổi vĩnh viễn giá trị ô từ đầy đủ số lẻ thập phân (gồm 15 ký số) đến định dạng nào, bao gồm số lẻ thập phân, thể Nói cách khác, bạn đánh dấu chọn “Precision as Displayed” nhấn OK khơng trả lại kết ban đầu (Bạn thử thơng tin số lẽ thập phân mở rộng bị đi.) Chiêu 33: Tạo định dạng số cho riêng bạn (Tiếp theo) Định dạng mặc định cho tất ô Excel General Nếu bạn gõ số vào ơ, Excel thường đốn định dạng số phù hợp Ví dụ, bạn gõ 10% vào ô, Excel định dạng ô kiểu Percentage Trong hầu hết trường hợp Excel đốn xác bạn cần thay đổi lại Khi sử dụng định dạng cho ô, tránh việc bị cám dỗ để định dạng canh trái, canh phải hay canh Theo mặc định số canh phải chuỗi canh trái Nếu bạn bỏ điều này, bạn nhận biết thống qua chuỗi hay số trường hợp ví dụ trước, ô A1 bạn thấy chuỗi ("Hello") thực số Mỗi phần định dạng đưa sử dụng mã định dạng riêng Các mã ảnh hưởng đến Excel việc thể liệu theo cách mà bạn muốn Vì vậy, thí dụ, giả sử bạn muốn số âm xuât ngoặc đơn(), tất số, số dương, số âm số hiển thị số lẻ thập phân Để làm điều này, bạn click chuột phải chọn Format Cells, tab Number mục Custom, khung Type bạn gõ: 0.00_ ;(-0.00) Nếu bạn muốn số âm màu đỏ, bạn làm tương tự khung Type bạn gõ: 0.00_ ;[Red](-0.00) Chú ý sử dụng dấu ngoặc vuông ([]) trước code Code sử dụng cho định dạng nói cho Excel biết để tạo số màu đỏ Bạn sử dụng nhiều code định dạng khác mục Format cells/number/custom Bảng 2-1 đến bảng 2-5 lấy từ tài liệu Microsoft giải thích code Bảng 2.1: mã định dạng số: Mã số Mô tả General Định dạng số chung (gõ thấy ấy) Ký hiệu đóng vai trị số chổ cho ký hiệu số Ký hiệu số định dạng khơng có nhiều ký tự số số mã (số 0) định dạng số chổ số Thí dụ mã định dạng 0000.000 số 123.45 mà bạn gõ vào hiển thị 0123.450 Ký hiệu # đóng vai trị ký hiệu khác khơng buộc ký số # phải chổ khơng có số tương ứng Ví dụ mã định dạng #,###.## số 1234.5 hiển thị 1,234.5 Ký hiệu giống ký hiệu chí có khác trống chổ thay khoản trắng khơng phải số Điều hữu ích bạn muốn canh thẳng đấu phân cách thập phân bảng Ngoài ký hiệu ? ? sử dụng phần định dạng phân số Ví dụ: # ???/??? số thể đuợc trình bày xác đến số giản ước tốt đến mức có thêm khoản trắng Nếu bạn sử dụng ký hiệu hiển thi số Excel tự động nhân số % với 100 thêm dấu đằng sau ,(dấu Dấu phân cách hàng ngàn phẩy) E+, E- Thể số dạng scientific thí dụ: mã 0.00E+00 số ,e+,e- 12345.56 thể hiên 1.23E+04 Bảng 2.2: Các mã định dạng chuỗi Mã chuỗi Mô tả Các ký hiệu thể mã định dạng %,-,+,/,:,(),khoảng thể phần hiển thị cúa số Các ký hiệu khác muốn trắng thể bạn phải tham khảo ký tự \ bên Đây ký hiệu đặc biệt định dạng bắt buộc Excel thể ký tự sau dù ký tự ký \ tự ví dụ: \” dấu ” thể Nếu bạn muốn thể dấu \ bạn phải ghi mã \\ Trong trường hợp bạn muốn thể chuổi ký tự sau hay trước số bạn bỏ chuỗi ký tự dấu ngoặc kép "text" này."VND" #,##0.00 số thêm vào đằng trước “VND” * Giống ký hiệu \ khác điều Excel ký _ (dấu gạch dưới) @ tự sau chiếm đến hết Ký hiệu thường dùng _), nhắc nhở Excel chèn khoảng trắng vào vị trí Ví dụ: định dạng có dấu ngoặc bao quanh số âm, dấu chấm thập phân số dương không canh thẳng hàng với dấu chấm thập phân số âm, số âm nhiều vị trí bên phải dấu thập phân phải thể dấu đóng ngoặc Trong trường hợp bạn dùng dấu _ cuối phần định dạng số dương để Excel dành khoảng trắng sau số dương: khoảng trắng tương đương với vị trí dấu đóng ngoặc số âm Ví dụ: #,##0_);(#,##0) Ký hiệu @ dùng để chuổi ký tự nhập vào ô Trong ví dụ phần ký hiệu @ thể nhập vào Bảng 2.3: Các mã định dạng ngày tháng năm Mã ngày Mơ tả Chỉ số tháng mà khơng có số đầu với số tháng có chữ số Ví dụ: M 1, 2, 12 Chỉ số tháng có số đầu với số tháng có chữ số Ví dụ: 01, Mm 02,03 12 Chỉ tháng với chữ đầu tháng (theo tiếng Anh) thí dụ tháng Mmm = Jan Mmmm Chỉ tháng đầy đủ tên tháng thíí dụ tháng = January D Chỉ ngày với chữ số số nhỏ 10 Dd Chỉ ngày vơi chữ số số nhỏ 10 ví dụ ngày thành 08 Ddd Chỉ thứ tuần với ký tự thí dụ thứ Hai = Mon, thứ Ba = Tue Chỉ thứ tuần với đầy đủ ký tự Thí dụ: Monday, Tuesday, Dddd Wednesday Yy Chỉ năm với số cuối năm Ví dụ: năm 2008 = 08, năm 2009 = 09 Yyyy Chỉ năm vơi đủ số năm Ví dụ: 2008, 2009, 2010 Ghi thêm: để hiểu thêm điều này, bạn làm ví dụ sau ô A1 bạn gõ 1.53, A2: 2.75, A3: 5.68, A4: 3.25, A5: sum(A1:A4) Kết bạn thấy ô A5 13.21 Giờ bạn vào Office button ➝ Excel Options ➝Advanced chọn "Set precision as display" Chọn vùng A1:A4, bạn nhấn nút Decrease Decimal , bạn thấy phần thập phân bị làm tròn dần lên Khi số thập phân tổng 13.30; khơng cịn chữ số thập phân tổng 14 Bây giờ, bạn lại dùng nút Increase Decimal, bạn thấy phần số lẻ sau số ban đầu bạn gõ vào trở thành sô hết Đây điều bạn nên ý lựa chọn tùy chọn Tuy nhiên ô A1:A4 cơng thức liệu ban đầu bạn cịn ngun Ví dụ, thay gõ trực tiếp ô A1 1.53, bạn gõ =1.53 tương tự cho ô khác làm theo bước hồi kiểm tra kết bạn thấy có khác biệt Định dạng mặc định cho tất ô Excel General Nếu bạn gõ số vào ô, Excel thường đốn định dạng số phù hợp Ví dụ, bạn gõ 10% vào ô, Excel định dạng kiểu Percentage Trong hầu hết trường hợp Excel đốn xác bạn cần thay đổi lại Khi sử dụng định dạng cho ô, tránh việc bị cám dỗ để định dạng canh trái, canh phải hay canh Theo mặc định số canh phải chuỗi canh trái Nếu bạn bỏ điều này, bạn nhận biết thống qua chuỗi hay số trường hợp ví dụ trước, A1 bạn thấy chuỗi ("Hello") thực số Mỗi phần định dạng đưa sử dụng mã định dạng riêng Các mã ảnh hưởng đến Excel việc thể liệu theo cách mà bạn muốn Vì vậy, thí dụ, giả sử bạn muốn số âm xuât ngoặc đơn(), tất số, số dương, số âm số hiển thị số lẻ thập phân Để làm điều này, bạn click chuột phải chọn Format Cells, tab Number mục Custom, khung Type bạn gõ: 0.00_ ;(-0.00) Nếu bạn muốn số âm màu đỏ, bạn làm tương tự khung Type bạn gõ: 0.00_ ;[Red](-0.00) Chú ý sử dụng dấu ngoặc vuông ([]) trước code Code sử dụng cho định dạng nói cho Excel biết để tạo số màu đỏ Bạn sử dụng nhiều code định dạng khác mục Format cells/number/custom Bảng 2-1 đến bảng 2-5 lấy từ tài liệu Microsoft giải thích code Bảng 2.1: mã định dạng số: Mã số Mô tả General Định dạng số chung (gõ thấy ấy) Ký hiệu đóng vai trị số chổ cho ký hiệu số Ký hiệu số định dạng khơng có nhiều ký tự số số mã định dạng số (số 0) chổ số Thí dụ mã định dạng 0000.000 số 123.45 mà bạn gõ vào hiển thị 0123.450 Ký hiệu # đóng vai trị ký hiệu khác khơng buộc ký số phải chổ # khơng có số tương ứng Ví dụ mã định dạng #,###.## số 1234.5 hiển thị 1,234.5 Ký hiệu giống ký hiệu chí có khác trống chổ thay khoản trắng khơng phải số Điều hữu ích bạn muốn canh thẳng đấu phân cách thập phân bảng Ngoài ký hiệu ? sử dụng ? phần định dạng phân số Ví dụ: # ???/??? số thể đuợc trình bày xác đến số giản ước tốt đến mức có thêm khoản trắng Nếu bạn sử dụng ký hiệu hiển thi số Excel tự động nhân số với 100 % thêm dấu đằng sau ,(dấu Dấu phân cách hàng ngàn phẩy) E+, E- Thể số dạng scientific thí dụ: mã 0.00E+00 số 12345.56 thể ,e+,e- hiên 1.23E+04 Bảng 2.2: Các mã định dạng chuỗi Mã chuỗi Mô tả Các ký hiệu thể mã định dạng thể %,-,+,/,:,(),khoảng phần hiển thị cúa số Các ký hiệu khác muốn thể bạn trắng phải tham khảo ký tự \ bên Đây ký hiệu đặc biệt định dạng bắt buộc \ Excel thể ký tự sau dù ký tự ký tự ví dụ: \” dấu ” thể Nếu bạn muốn thể dấu \ bạn phải ghi mã \\ Trong trường hợp bạn muốn thể chuổi ký tự sau hay trước số "text" bạn bỏ chuỗi ký tự dấu ngoặc kép này."VND" #,##0.00 số thêm vào đằng trước “VND” Giống ký hiệu \ khác điều Excel ký tự sau * chiếm đến hết ô Ký hiệu thường dùng _), nhắc nhở Excel chèn khoảng trắng vào vị trí Ví dụ: định dạng có dấu ngoặc bao quanh số âm, dấu chấm thập phân số dương không canh thẳng hàng với dấu chấm thập phân số âm, số âm nhiều vị trí bên _ (dấu gạch dưới) phải dấu thập phân phải thể dấu đóng ngoặc Trong trường hợp bạn dùng dấu _ cuối phần định dạng số dương để Excel dành khoảng trắng sau số dương: khoảng trắng tương đương với vị trí dấu đóng ngoặc số âm Ví dụ: #,##0_);(#,##0) Ký hiệu @ dùng để chuổi ký tự nhập vào Trong ví dụ phần @ ký hiệu @ thể nhập vào Bảng 2.3: Các mã định dạng ngày tháng năm Mã ngày M Mm Mmm Mmmm D Dd Ddd Dddd Yy Yyyy Mô tả Chỉ số tháng mà số đầu với số tháng có chữ số Ví dụ: 1, 2, 12 Chỉ số tháng có số đầu với số tháng có chữ số Ví dụ: 01, 02,03 12 Chỉ tháng với chữ đầu tháng (theo tiếng Anh) thí dụ tháng = Jan Chỉ tháng đầy đủ tên tháng thíí dụ tháng = January Chỉ ngày với chữ số số nhỏ 10 Chỉ ngày vơi chữ số số nhỏ 10 ví dụ ngày thành 08 Chỉ thứ tuần với ký tự thí dụ thứ Hai = Mon, thứ Ba = Tue Chỉ thứ tuần với đầy đủ ký tự Thí dụ: Monday, Tuesday, Wednesday Chỉ năm với số cuối năm Ví dụ: năm 2008 = 08, năm 2009 = 09 Chỉ năm vơi đủ số năm Ví dụ: 2008, 2009, 2010 Chiêu 33: Tạo định dạng số cho riêng bạn (Tiếp theo) Bảng 2.4: Các mã định dạng thời gian Mã ngày H Mô tả Chỉ với chữ số Hh m mm s ss AM/PM am/pm Chỉ giở với chữ số Chỉ phút với chữ số Chỉ phút với chữ số Chỉ giây với chữ số Chỉ giây với chữ số Hiển thị với 12 tiếng, hiển thị AM, PM hay bạn dùng am/pm, A/P, a/p, S/C Bảng 2.5: Các mã định dạng khác: Mã định dạng Mô tả [BLACK],[BLUE],[CYAN],[GREEN],[MAG Dùng để thể màu Màu bạn chọn ENTA],[RED], [WHITE],[YELLOW], [CÁC phải màu 56 màu bảng MÀU KHÁC TÙY BẠN CHỌN] màu Dùng để điều kiện vơi toán tử so sánh: >, =, 100] : điều kiện lớn 100 Hãy ý đến điểm đặc biệt mã định dạng cuối bảng 2-5: toán tử so sánh Giả sử bạn muốn định dạng số là: 0.00_ ;[Red](-0.00) để hiển thị số âm màu đỏ ngoặc đơn số nhỏ -100 Để làm điều này, bạn làm sau: 0.00_ ;[Red][