Giáo trình có kết cấu nội dung gồm 10 bài giới thiệu về: kho lưu trữ, ràng buộc trong table, thiết lập mối quan hệ giữa các table, truy vấn thông tin, nhóm tin, truy vấn lồng, biểu mẫu, báo cáo, xử lý, quản trị cơ sở dữ liệu. Để nắm được nội dung chi tiết, mời các bạn cùng tham khảo.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CỬU LONG TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN _ GIÁO TRÌNH TIN HỌC B LÂM BẢO DUY NGUYỄN HỮU PHON VÕ HOÀNG TÂM ĐINH NGỌC THANH BÙI THANH TUẤN VĨNH LONG 2008 1-2 MỤC LỤC BÀI - GIỚI THIỆU 1-5 KHÁI QUÁT 1-5 CÁC PHIÊN BẢN 1-5 NỘI DUNG KHÓA HỌC 1-6 DỮ LIỆU MẪU 1-6 4.1 KQ.MDB 1-6 4.2 HOADON.MDB .1-7 BÀI - KHO LƯU TRỮ - TABLE 1-8 ĐỊNH NGHĨA 1-8 CẤU TRÚC 1-8 2.1 KIẾN TRÚC .1-8 2.2 NỘI DUNG 1-9 CỬA SỔ THIẾT KẾ 1-10 3.1 GIỚI THIỆU 1-10 3.2 CÁC THÀNH PHẦN .1-10 THIẾT KẾ BẢNG 1-11 4.1 MÀN HÌNH THIẾT KẾ CẤU TRÚC 1-11 4.2 QUI TRÌNH THIẾT KẾ 1-11 4.3 KIỂU DỮ LIỆU – QUI ƯỚC ĐƠN GIẢN NHẬP LIỆU ! 1-12 4.4 QUI TẮC ĐẶT TÊN 1-13 QUẢN LÝ NỘI DUNG 1-13 5.1 LƯU 1-13 5.2 HIỆU CHỈNH CẤU TRÚC 1-14 5.3 FONT HIỂN THỊ 1-14 5.4 NHẬP LIỆU 1-15 KẾT LUẬN 1-16 BÀI - RÀNG BUỘC TRONG TABLE 2-17 KHĨA CHÍNH – PRIMARY KEY .2-17 1.1 ĐỊNH NGHĨA 2-17 1.2 THIẾT LẬP KHÓA .2-18 KIỂU DỮ LIỆU – DATA TYPE 2-19 2.1 KIỂU DỮ LIỆU LÀ GÌ ? .2-19 2.2 THUỘC TÍNH 2-19 MẶT NẠ NHẬP LIỆU – INPUT MASK 2-21 3.1 MẶT NẠ NHẬP LIỆU LÀ GÌ ? 2-21 3.2 CÁCH THIẾT LẬP 2-22 3.3 VÍ DỤ MINH HỌA 2-22 QUI TẮC HỢP LỆ - VALIDATION RULE 2-22 4.1 QUI TẮC HỢP LỆ LÀ GÌ ? 2-22 4.2 CÁCH THIẾT LẬP 2-23 4.3 VÍ DỤ MINH HỌA 2-23 NHẬP LIỆU NHANH – LOOKUP WIZARD 2-24 5.1 RÀNG BUỘC NHẬP LIỆU 2-24 5.2 CÀI ĐẶT 2-24 5.3 GỠ BỎ 2-25 KẾT LUẬN 2-26 BÀI - THIẾT LẬP MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC TABLE – RELATIONSHIPS 3-27 RELATIONSHIPS LÀ GÌ ? 3-27 CÁC MỐI QUAN HỆ 3-28 2.1 QUAN HỆ – .3-28 Giáo trình Tin Học B Bản quyền Trung tâm CNTT trường ĐH Cửu Long Beta Version 0.9 1-3 2.2 QUAN HỆ - n: 3-29 2.3 QUAN HỆ n – n .3-30 CÁCH THIẾT LẬP CÁC MỐI QUAN HỆ 3-30 3.1 THIẾT LẬP 3-31 3.2 CÁC TÙY CHỌN THIẾT LẬP .3-32 THỨ TỰ NHẬP LIỆU 3-35 KẾT LUẬN 3-36 BÀI - TRUY VẤN THÔNG TIN - QUERY 4-37 TRUY VẤN LÀ GÌ ? 4-37 CHỨC NĂNG 4-37 THIẾT KẾ 4-39 3.1 QBE – QUERY BY EXAMPLE 4-39 3.2 LỌC THÔNG TIN 4-40 3.3 TRƯỜNG TỰ TẠO 4-41 3.4 THIẾT KẾ 4-42 TRUY VẤN CÓ THAM SỐ 4-44 CÁC HÀM HỖ TRỢ 4-45 5.1 XỬ LÍ CHUỖI 4-45 5.2 TÍNH TỐN 4-46 5.3 NGÀY GIỜ 4-46 5.4 ĐIỀU KIỆN IIF 4-47 KẾT LUẬN 4-47 BÀI - NHÓM TIN – GROUP BY 5-48 NHĨM TIN LÀ GÌ ? 5-48 THIẾT KẾ 5-49 2.1 CÁC BƯỚC CHÍNH 5-49 2.2 VÍ DỤ MINH HỌA 5-49 HÀM TÍNH TỐN TRÊN NHĨM .5-50 3.1 COUNT 5-50 3.2 SUM .5-51 3.3 AVG .5-52 3.4 MAX .5-53 3.5 MIN 5-54 3.6 FIRST .5-55 3.7 LAST 5-56 KẾT LUẬN 5-57 BÀI - TRUY VẤN LỒNG – SUB QUERY 5-58 TRUY VẤN LỒNG LÀ GÌ ? .5-58 TRƯỜNG HỢP TẠO 5-58 CÁC BƯỚC TẠO 5-59 KHỐNG CHẾ SỐ DÒNG HIỂN THỊ 5-61 KẾT LUẬN 5-62 BÀI - BIỂU MẪU - FORM 7-63 FORM LÀ GÌ ? 7-63 KIẾN TRÚC FORM 7-63 THIẾT KẾ BẰNG WIZARD .7-64 HIỆU CHỈNH FORM 7-65 4.1 CÁC KỸ THUẬT HIỆU CHỈNH CƠ SỞ 7-65 4.2 HỘP THOẠI PROPERTIES 7-66 4.3 CÁC THANH CÔNG CỤ 7-67 XỬ LÝ NÚT LỆNH .7-68 Giáo trình Tin Học B Bản quyền Trung tâm CNTT trường ĐH Cửu Long Beta Version 0.9 1-4 SUB FORM 7-71 6.1 SUB FORM LÀ GÌ ? 7-71 6.2 CÁC BƯỚC THIẾT KẾ .7-72 6.3 VÍ DỤ MINH HỌA 7-72 KẾT LUẬN 7-73 BÀI - BÁO CÁO – REPORT .8-74 REPORT LÀ GÌ ? 8-74 KIẾN TRÚC .8-74 THIẾT KẾ BẰNG WIZARD .8-75 HIỆU CHỈNH .8-76 4.1 TEXT BOX TRONG BÁO CÁO 8-76 4.2 NHỮNG ĐIỀU CẦN CHÚ Ý 8-77 KẾT LUẬN 8-79 BÀI - XỬ LÍ – MACRO 9-80 MACRO LÀ GÌ ? 9-80 MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC 9-80 2.1 MÀN HÌNH QUẢN LÝ 9-80 2.2 MÀN HÌNH THIẾT KẾ .9-81 THIẾT KẾ 9-81 3.1 CÁC BƯỚC THỰC HIỆN .9-81 3.2 NHÚNG VÀO FORM 9-82 3.3 MỘT SỐ HÀNH ĐỘNG 9-82 MACRO NHÓM 9-84 KẾT LUẬN 9-85 BÀI 10 - QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU 10-86 BẢO VỆ CSDL BẰNG MẬT KHẨU .10-86 1.1 CÀI ĐẶT MẬT KHẨU 10-86 1.2 LOẠI BỎ MẬT KHẨU 10-88 QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU 10-88 2.1 ĐIỀU CẦN CHÚ Ý 10-88 2.2 CHUYỂN ĐỔI PHIÊN BẢN .10-89 2.3 NÉN VÀ SỬA LỖI 10-90 TRỘN THƯ 10-90 PHÁT TRIỂN ỨNG DỤNG 10-94 4.1 VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS 10-94 4.2 MACRO & MODULE 10-95 Giáo trình Tin Học B Bản quyền Trung tâm CNTT trường ĐH Cửu Long Beta Version 0.9 1-5 BÀI - GIỚI THIỆU Chào mừng bạn đến với khóa học Tin Học B trung tâm CNTT trường Đại Học Cửu Long ! Giáo trình biên soạn giảng dạy công cụ Microsoft Office Access, thường gọi tắt MS Access đơn giản Access Đó phần mềm quản lý sở liệu quan hệ quyền hãng Microsoft Access thường đóng gói phần mềm khác Microsoft Office sử dụng rộng rãi máy tính cài hệ điều hành Windows KHÁI QUÁT Các file Access thường có phần mở rộng (đi) mdb hay mdbx (nếu MS Access 2007) Ngồi cịn có dạng khác Biểu tượng chương trình Access chìa khóa Giao diện người sử dụng Access bao gồm loạt cửa sổ mở bên cửa sổ Access Cơng cụ quản lý sở liệu Access bao gồm Tables (bảng), Queries (truy vấn, tìm kiếm), Forms (mẫu), Reports (báo cáo), Macro (các macro lệnh), Modules (các khai báo, thư viện chương trình con) Mỗi đối tượng cửa số riêng Table công cụ xây dựng sở liệu Access Là nơi để người dùng đặc tả thông tin kho chứa, thực ràng buộc thông tin nhập liệu thô cho hệ thống Query công cụ quan trọng, xem đầu não xử lí thơng tin hệ thống, thơng tin lưu trữ trích, lọc, tính tốn, thống kê, tổng hợp … Form công cụ trực quan dùng để thể thơng tin lưu trữ Table, qua xử lí Query Thường dùng để hiển thị, nhập liệu, chỉnh sửa thông tin Report công cụ trực quan dùng để thể thông tin lưu trữ Table, qua xử lí Query Thường dùng để thực kết xuất báo cáo trực tiếp máy in Nếu dùng MSWord dễ dàng nhận thấy cơng cụ Mail Merge Word gần giống với công cụ Macro, Module cơng cụ để quản lí xử lí chức phức tạp khác hệ thống, chức mà công cụ Query, Form, Report khơng thể thực Macro thiên xử lí tự động, Module phụ thuộc nhiều khả lập trình người dùng CÁC PHIÊN BẢN Cho đến nay, Access có phiên Năm Phiên Số hiệu 1992 Access 1.1 1993 Access 2.0 2.0 Access for 7.0 1995 Windows 95 Access 97 8.0 1997 Hệ điều hành Windows 3.00 Windows 3.1x Windows 95 Bộ ứng dụng Office Office 4.3 Pro Office 95 Professional Windows 9x, NT 3.51/4.0 Office 97 Professional and Developer Giáo trình Tin Học B Bản quyền Trung tâm CNTT trường ĐH Cửu Long Beta Version 0.9 1-6 Access 2000 9.0 Windows 9x, NT 4.0, 2000 Access 2002 10 Access 2003 11 Windows 98, Me, 2000, XP Windows 2000, XP,Vista Microsoft Office Access 2007 12 1999 2001 2003 Windows XP SP2, Vista 2007 Office 2000 Professional, Premium and Developer Office XP Professional and Developer Office 2003 Professional and Professional Enterprise Office 2007 Professional, Professional Plus, Ultimate and Enterprise Phiên sử dụng giáo trình Microsoft Office Access 2003 NỘI DUNG KHĨA HỌC Khóa học cung cấp kiến thức liên quan đến tổ chức, thao tác xử lí sở CSDL Access Nội dung khóa học gồm học sau: Bài – Giới thiệu Bài – Kho lưu trữ - Table Bài – Ràng buộc Table – Validation Rules, Input Mask Bài – Thiết lập mối quan hệ Table – Relationships Bài – Truy vấn thơng tin – Query Bài – Nhóm tin – Group By Bài – Truy vấn lồng – Sub Query Bài – Báo biểu – Form Bài – Báo cáo – Report Bài – Xử lí – Macro Bài 10 – Quản trị CSDL – Administrator DỮ LIỆU MẪU Hai sở liệu mẫu dùng học CSDL KQ.MDB HOADON.MDB 4.1 KQ.MDB CSDL dùng để lưu trữ thông tin kết học tập học sinh Toàn liệu gồm có bảng liệu LOP – thông tin danh sách lớp: 10 lớp HOCSINH – thông tin danh sách học sinh lớp: 400 học sinh DIEM – thông tin điểm học sinh lớp: 400 học sinh Giáo trình Tin Học B Bản quyền Trung tâm CNTT trường ĐH Cửu Long Beta Version 0.9 1-7 4.2 HOADON.MDB Cơ sở liệu đơn giản dùng để lưu trữ thông tin hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Toàn liệu gồm có bảng liệu: NHANVIEN – thơng tin danh sách nhân viên doanh nghiệp KHACHHANG – thông tin danh sách khách hàng doanh nghiệp SANPHAM – thông tin danh sách sản phẩm kinh doanh doanh nghiệp HOADON – thông tin danh sách hóa đơn lập doanh nghiệp CTHD – thông tin chi tiết hóa đơn lập doanh nghiệp Giáo trình Tin Học B Bản quyền Trung tâm CNTT trường ĐH Cửu Long Beta Version 0.9 1-8 BÀI - KHO LƯU TRỮ - TABLE MỤC TIÊU BÀI HỌC: Bài học trình bày khái niệm, thành phần, thuộc tính cách thực số thao tác table − Định nghĩa − Cấu trúc − Cửa sổ thiết kế − Thiết kế bảng − Quản lí nội dung ĐỊNH NGHĨA Table nơi kho thông tin (chứa liệu) Được tổ chức thành dạng bảng bao gồm nhiều cột (Column) hay gọi trường (Field) nhiều dịng (row) Mỗi bảng gọi Ơ (Cell) dòng liệu (kết hợp nhiều Field với nhau) bảng gọi mẩu tin (record) Hình 1.1- Bảng liệu Table Bảng liệu Access giống Excel Tuy nhiên, Excel số lượng dòng (row) cột (column) quy định sẵn (256 cột 65.536 dịng) Access số lượng giới hạn người dùng Do việc quản lý liệu Access thuận tiện dễ dàng so với Excel CẤU TRÚC Table cấu thành bởi: kiến trúc nội dung 2.1 KIẾN TRÚC Là đặc tả (mô tả) thông tin về: tên trường, kiểu liệu, ràng buộc thuộc tính, … Trong Table, việc định nghĩa định nghĩa kiến trúc phải thực Giáo trình Tin Học B Bản quyền Trung tâm CNTT trường ĐH Cửu Long Beta Version 0.9 1-9 Hình 1.2 - Kiến trúc Table 2.2 NỘI DUNG Là giá trị dịng (Record) nhập vào sau table có đặc tả cấu trúc Các dịng khác có giá trị khác nhau, chúng có cấu trúc, ý nghĩa, tính chất phụ thuộc vào cột (field) Ví dụ bảng HOCSINH lưu trữ thơng tin học sinh Hình 1.3 - Nội dung Table Trên lưới nhập liệu Excel tất ô mặc định sử dụng kiêu vô hướng (Scalar) nên tất liệu nhập tùy ý Nhưng Table MS Access lại khác, tính chất thơng tin qui ước đặc tả trường thông tin (cột) Ví dụ bảng liệu trên, sửa đổi dịng liệu có MSHS 00025 cột NGAY SINH thực việc sửa đổi “7/23/1990” Ỉ “ABC” nhận thơng báo lỗi Hình 1.4 - Hiển thị thông báo kiểu không hợp lệ Hiện tượng có người dùng vừa tự tiện thay đổi giá trị đưa giá trị ngày tháng hợp lệ vào giá trị ngày tháng không hợp lệ Giáo trình Tin Học B Bản quyền Trung tâm CNTT trường ĐH Cửu Long Beta Version 0.9 1-10 CỬA SỔ THIẾT KẾ 3.1 GIỚI THIỆU Đây cửa sổ CSDL làm việc mơi trường Microsoft Access, tất thao tác CSDL phải thông qua cửa sổ Nên trước sâu vào Microsoft Access phải khảo sát qua chức cửa sổ Khi thao tác phải cẩn thận việc lỡ tay đóng cửa sổ lại tương đương việc đóng Microsoft Access 3.2 CÁC THÀNH PHẦN Hình 1.5 - Cửa sổ Database View Objects (1) Danh sách đối tượng Microsotf Access, bao gồm Table – Bảng liệu, Query - Câu truy vấn, Form, Report – Trình bày báo biểu, Macro, Module –Tự động hóa cơng việc … Mỗi chọn đối tượng tương ứng thành phần (3), (4) thay đổi để phù hợp với ngữ cảnh Toolbars (2) Thanh chức điều khiển cửa sổ, thay đổi nội dung theo ngữ cảnh để phù hợp với đối tượng chọn Command (3) Danh sách lệnh chọn để thao tác đối tượng chọn Instance (4) Các đối tượng tạo đối tượng chọn Trong ví dụ hình minh họa đối tượng Table có đối tượng talble tạo DIEM, HOCSINH, LOP ¥Thủ thuật Di chuyển Tab Objects sử dụng phím tắt Ctrl + TAB Ctrl + Shift + TAB Giáo trình Tin Học B Bản quyền Trung tâm CNTT trường ĐH Cửu Long Beta Version 0.9 9-82 Hình 9.3 - Minh họa kết chạy macro MsgBox Tuy nhiên, macro chạy trực tiếp, có số macro khác muốn chạy phải nhúng chúng vào đối tượng Table, Query, Form, Report thực 3.2 NHÚNG VÀO FORM Đế nhúng macro vào Form tiến hành bước sau: B1 - Mở Form muốn chèn macro vào chế độ Design View B2 - Dùng ToolBox tạo Command Button chế độ Manual (không dùng Control Wizard) B3 - Click chuột phải Button vừa tạo chọn Properties B4 - Trong Tab Events, kiện OnClick chọn macro muốn nhúng B5 - Chuyển Form sang chế độ Form View để kiểm tra Hình 9.4 - Minh họa nhúng macro vào form 3.3 MỘT SỐ HÀNH ĐỘNG GotoRecord Ý nghĩa: di chuyển mẫu tin Các tham số Object type: kiểu đối tượng Object name: tên đối tượng Record: vị trí (trước, sau, đầu, cuối, mới) Offset: thứ bậc bước nhảy Giáo trình Tin Học B Bản quyền Trung tâm CNTT trường ĐH Cửu Long Beta Version 0.9 9-83 OpenForm Ý nghĩa: mở biểu mẫu (Form) Các tham số Form name: Tên biểu mẫu View: hiển thị chế độ ( thiết kế, in xem trước,…) Filter name: Tên truy vấn làm lọc liệu nguồn cho Form Where condition: Điều kiện Để mở Window mode: chế độ cửa sổ OpenReport Ý nghĩa: Mở báo cáo Các tham số : Report name: Tên Report muốn mở View: Chọn chế độ hiển thị Filter name: tên truy vấn làm lọc Where condition: Điều kiện để mở Report MsgBox Ý nghĩa: xuất hộp thơng báo hình Các tham số Message: nội dung thông báo Beep: (Yes No) Type: Biểu tương kèm theo Title: tiêu đề cho hộp thoại RunApp Ý nghĩa: chạy ứng dụng Các tham số: Command Line: đường dẫn, tên ứng dụng thực Save Ý nghĩa: lưu lại đối tượng Các tham số : Object type: kiểu đối tượng Object name: tên đối tượng Quit Ý nghĩa: thoát khỏi Access Các tham số : Giáo trình Tin Học B Bản quyền Trung tâm CNTT trường ĐH Cửu Long Beta Version 0.9 9-84 Option: hỏi trước thốt, lưu tất cả, khơng lưu MACRO NHÓM Các macro tạo từ đầu học có Action Trong thực tế việc macro có Action phí phạm Giả sử cần tạo macro để mở tự động 10 form người dùng tạo 10 macro, số lượng macro tăng trưởng số lượng khó kiểm sốt ! Giải pháp macro nhóm tạo nhóm hành động có chức thao tác xử lí đối tượng Mỗi hành động macro nhóm xem macro đơn giản chúng có tên, action tương ứng Việc tạo macro nhóm đơn giản, hình thiết kế Macro chọn View/Macro Name Đối với macro tiến hành đặt tên riêng, chọn Action thực việc thiết lập thông số tương ứng với macro đơn Macro nhóm khơng thể chạy trực tiếp mà thay vào người dùng phải nhúng chúng vào đối tượng Trong ví dụ đây, người dùng tạo macro mHocSinh, có tất thao tác có liên quan đến Form Danh Sách Học Sinh Hình 9.5 - Minh họa cách tạo macro nhóm Trong Macro nhóm mHocSinh Các macro là: − mHocSinh.Toi dùng để điều khiển việc di chuyển đến học sinh − mHocSinh.Lui dùng để điều khiển việc di chuyển đến học sinh trước − mHocSinh.Dau dùng để điều khiển việc di chuyển đến học sinh − mHocSinh.Cuoi dùng để điều khiển việc di chuyển đến học sinh cuối − mHocSinh.Dong dùng để điều khiển việc đóng lại form Danh Sách Học Sinh Mỗi hành động gán vào form Danh Sách Học Sinh Giáo trình Tin Học B Bản quyền Trung tâm CNTT trường ĐH Cửu Long Beta Version 0.9 9-85 Hình 9.6 - Minh họa nhúng macro nhóm vào biểu mẫu form Hoặc Form Main, loại Form điều khiển chương trình từ Form người dùng xử lí thơng tin thể trực tiếp Form, Report − mMain.MoFrmDSHS mở form hiển thị danh sách học sinh − mMain.MoFrmXepLoai mở form hiển thị danh sách học sinh kết có kèm theo xếp loại − mMain.InRptDSHS in danh sách học sinh − mMain.InRptXepLoai in danh sách xếp loại kết học tập học sinh KẾT LUẬN Kết thúc học, người dùng có khái niệm macro, cách tạo, nhúng thực macro Vấn đế mấu chốt macro dùng cho hỗ trợ người dùng, chúng địi hỏi kỹ lập trình phần mềm người dùng, macro thích hợp phát triển ứng dụng CSDL dạng qui mô nhỏ vừa Giáo trình Tin Học B Bản quyền Trung tâm CNTT trường ĐH Cửu Long Beta Version 0.9 10-86 BÀI 10 - QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU Mục tiêu học: − − − − Bảo vệ CSDL mật Quản lý CSDL Trộn thư Phát triển ứng dụng BẢO VỆ CSDL BẰNG MẬT KHẨU Khi sử dụng máy tính việc đặt CSDL nơi cơng cộng dễ bị số người không phận mở lên thực số chỉnh sửa kể việc xóa tồn liệu có Các liệu tài sản công ty hay doanh nghiệp, thiệt hại rò rỉ thơng tin thứ khó qui thành giá trị tiền bạc Một máy tính hư chưa làm người dùng “đau đớn” việc hết toàn liệu ổ cứng ! Việc thiết lập mật cho CSDL điều cần thiết Người dùng phải cung cấp chuỗi kí tự gọi mật cho hệ thống kiểm tra trước thực thao tác xử lí có liên quan đến CSDL 1.1 CÀI ĐẶT MẬT KHẨU Nếu CSDL mở phải đóng lại Nếu CSDL dùng chung mạng, tất người sử dụng củng phải đóng lại Trước tiên ta cần phải lưu dự phòng cho CSDL B21 - Mở CSDL cần đặt mật cách chọn File/Open Click chọn tên CSDL cần đặt mật khẩu, click vào nút mũi tên nút Open chọn Open Exclusive, mở liệu lên bình thường Hình 10.1- Minh họa mờ CSDL chế độ Exclusive B22 - Đặt mật cho CSDL Giáo trình Tin Học B Bản quyền Trung tâm CNTT trường ĐH Cửu Long Beta Version 0.9 10-87 Với CSDL mở theo chế độ Exclusive (dùng riêng) sau vào Tools/Security/Set Database Password B23 - Nhập mật Hộp thoại set Database password xuất Hình 10.2 - Hộp thoại minh họa đặt mật Trong khung password, gõ vào mật mình, gõ thấy hiển tồn dấu “*” Lưu ý password phần biệt chữ hoa thường nên phải ý phím capslock gõ Trong khung Verify gõ lại dịng password để khơng bị sai nhấp nút OK Nếu dòng password mà ta đánh khơng giống xuất hộp thoại sau: Hình 10.3 - Thơng báo lỗi xác nhận mật khơng Nếu dịng password nhập giống việc đặt password hồn tất B24 - Kiểm tra mật có đặt chưa Mở lại CSDL đặt Password Khi click chọn sở liệu đặt password hộp thoại sau xuất Hình 10.4 - Minh họa hộp thoại kiểm tra mật Nếu ta nhập password khơng hình sau xuất Hình 10.5 - Minh họa hộp thoại kiểm tra mật bị sai Nếu ta nhập sở liệu mở lên cách thường lệ Giáo trình Tin Học B Bản quyền Trung tâm CNTT trường ĐH Cửu Long Beta Version 0.9 10-88 1.2 LOẠI BỎ MẬT KHẨU Muốn bỏ mật hay thay đổi mật điều cần biết phải biết mật B1 - Mở sở liệu đặt mật Khi mở CSDL để loại bỏ mật phải mở chế đế độ Open Exclusive B2 - Nhập mật để mở CSDL Phải nhập mật hộp thoại mật xuất Nếu nhập khơng nhận thơng báo lỗi cịn nhập mở CSDL lên theo cách bình thường B3 - Gỡ bỏ mật Sau mở sở liệu, chọn Tools/Security/Unset Database Password B4 - Nhập mật khẫu để xác nhận lại mật khẫu Gõ lại xác password, nhập khơng xác nhận thơng báo lỗi ngược lại gỡ bỏ password Hình 10.6 - Minh họa hình gỡ bỏ mật QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU 2.1 ĐIỀU CẦN CHÚ Ý Trước thay đổi cấu trúc Table, Report, Form, Macro … nên sở liệu thành trước thay đổi Tất tập tin sở liệu MS Access lớn dần theo thời gian di chuyển chúng sang chỗ khác bất tiện, để khắc phục điều có số giải pháp sau: − Sử dụng ổ Flash để lưu trữ tập tin, riêng tư, an tồn − Sử dụng tính Compact and Repair Database … dùng trình Winzip, WinRAR để nén lại sau lưu tập tin vào dĩa mềm − Sau lần nhập liệu cho hệ thống thực thay đổi tương đối lớn, nên sử dụng tính Compact and Repair Database … để hệ thống dồn nén lại chỗ trống dư thừa − Nếu sử dụng máy tính cá nhân việc bảo mật không vấn đề, không thiết phải đặt Password, môi trường nhiều người sử dụng nên đặt để đảm bảo tính an tồn cho hệ thống Giáo trình Tin Học B Bản quyền Trung tâm CNTT trường ĐH Cửu Long Beta Version 0.9 10-89 2.2 CHUYỂN ĐỔI PHIÊN BẢN Khi người dùng di chuyển hay gửi CSDL đến người dùng khác vấn đề xảy người dùng khác lại mở thao tác CSDL nhận Một nguyên nhân việc khơng tương thích phần mềm CSDL MS Access Một nhân viên A chép CSDL tạo Microsoft Access 2007 công ty nhà để làm tiếp báo cáo q cho cơng ty Máy tính nhà cài đặt Microsoft Access 2000 mở CSDL chép từ cơng ty Một đầu đọc đĩa DVD đọc dĩa DVD đĩa CD đầu đọc CD đọc đĩa CD mà khơng thể đọc đĩa DVD Những ví dụ khác xảy tương tự, nguyên tắc phiên sau phần mềm mở liệu phần mềm phiên trước Nhưng đổi ngược lại khơng thể Đó khả tương thích ngược hệ thống Vì để đảm bảo hoàn toàn cho phiên trước nên hầu hết phần mềm hỗ trợ khả chuyển đổi định dạng tập tin phù hợp với phiên phần mềm trước Và chức chuyển đổi cho phép chuyển xuống tập tin phiên định dạng trước CHUYỂN TỪ ACCESS 2000 XUỐNG ACCESS 97 B1 - Chọn Tools/Database Utilities/Convert Database/To Access 97 File Format Hình 10.7 - Minh họa menu chọn chức chuyển đổi Access 2000 xuống Access 97 B2 - Chọn đường dẫn vào lưu Vậy có sở liệu Access 97 CHUYỂN TỪ ACCESS 97 LÊN ACCESS 2000 B1 - Mở cở sở liệu cần convert Giáo trình Tin Học B Bản quyền Trung tâm CNTT trường ĐH Cửu Long Beta Version 0.9 10-90 Hình 10.8 - Minh họa mở CSDL cần convert B2 - Chọn nút OK Tìm đường dẫn đặt tên cho sở liệu Vậy ta có sở liệu Access 2000 2.3 NÉN VÀ SỬA LỖI Nén sửa chữa lại sở liệu, tính hữu dụng, chúng vừa giúp nén lại CSDL giúp người dùng sửa chữa số hỏng hóc hệ thống B1 - Mở CSDL B2 - Click chọn Tools/Database Utilities/Compact and Repair Database Hình 10.9 - Minh họa menu chức Compact and repair database B3 - Chọn Yes để thực B4 - Đóng CSDL để kiểm tra kết TRỘN THƯ Tuy báo cáo Report chuyên nghiệp việc thực báo cáo chưa mang tính tùy biến cao Vả lại, tiện dụng thiết kế mẫu để điền thông tin vào tiện lợi thiết kế dạng mẫu thư Microsoft Word Trong Microsoft Word thực chức trộn thư người dùng có quyền chọn lựa liệu nguồn để chọn lựa Ngoài liệu nhập từ MS Word, MS Excel, liệu nguồn Table MS Access dùng làm liệu trộn thư Để thực chức này, người dùng cần thực bước sau: B1 - Mở mẫu thiết kế Nguồn liệu cho Mail Merge câu truy vấn bảng Click chọn vào nguồn liệu cần tạo Mail Merge Giáo trình Tin Học B Bản quyền Trung tâm CNTT trường ĐH Cửu Long Beta Version 0.9 10-91 Chọn menu Tools/Office Links/Merge It with Microsoft Office Word Hình 10.10 - Minh họa chức trộn thư (1) B2 - Cài đặt mẫu thư Hình 10.11 - Minh họa chức trộn thư (2) Màn hình chọn mẫu tập tin Word Trong đó: − Link your data an existing Microsoft Word document có mẫu điền thông tin soạn thảo MS Word − Create a new document and then link the data to it tạo mẫu sau liên kết đến liệu sau Hình 10.12 - Minh họa chức trộn thư (3) B3 - Chọn Next: Write your letter Giáo trình Tin Học B Bản quyền Trung tâm CNTT trường ĐH Cửu Long Beta Version 0.9 10-92 Hình 10.13 - Minh họa chức trộn thư (4) Chọn More Items … để đưa thông tin vào mẫu MS Word B4 - Hiển thị hộp thoại Insert Merge Field hiển thị danh sách trường thơng tin có sẵn CSDL Hình 10.14 - Minh họa chức trộn thư (5) B5 - Di chuyển trỏ chuột mẫu thực chức Insert để tiến hành chèn trường thơng tin có liên quan vào Giáo trình Tin Học B Bản quyền Trung tâm CNTT trường ĐH Cửu Long Beta Version 0.9 10-93 Hình 10.15 - Minh họa chức trộn thư (6) Mẫu thư sau điền đầy đủ thông tin Click chọn mục Next: Preview your letters B6 - Chọn Complete the merge để tiến hành trộn thư Hình 10.16 - Minh họa chức trộn thư (7) B7 - Để lọc thông tin cần hiển thị trộn thư Click chọn mục Edit individual letters… Giáo trình Tin Học B Bản quyền Trung tâm CNTT trường ĐH Cửu Long Beta Version 0.9 10-94 Hình 10.17 - Minh họa chức trộn thư (8) Trong đó: − All: Để hiển thị tất thông tin trộn − Current Record: Để hiển thị thông tin − From … To: Để hiển thị từ tin đến tin PHÁT TRIỂN ỨNG DỤNG Table để lưu trữ thông tin, Queries dùng thể truy xuất thông tin theo hướng người dùng, Form Report trình bày thơng tin hình hay xuất trực tiếp máy in Việc thiết kế xử lí hành động cho hệ thống đơi lúc địi hỏi tính đặc thù mà việc dùng Lookup Wizard hay Macro khơng có sẵn Ví dụ hệ thống kế toán cho doanh nghiệp viết MS Access vấn đề đặt xuất hóa đơn phải xuất thêm dịng hiển thị tổng hóa đơn thể đọc dạng chữ (một trăm hai mươi ba ngàn ) thay đọc dạng số (123.000) Cũng số hệ thống khác, Microsoft tích hợp vào MS Access khả hỗ trợ ngôn ngữ dùng để phát triển ứng dụng mã Visual Basic Applications (VBA) 4.1 VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS Visual Basic for Applications (VBA) bổ sung Microsoft's Visual Basic, xây dựng tất ứng dụng Microsoft Office (bao gồm phiên cho hệ điều hành Mac OS), số ứng dụng Microsoft khác Microsoft MapPoint Microsoft Visio - ứng dụng trước Microsoft; bổ sung thành công ứng dụng khác AutoCAD, WordPerfect ESRI ArcGIS Nó thay mở rộng khả ngôn ngữ macro đặc trưng WordBasic Word, sử dụng để điều khiển hầu hết tất khía cạnh ứng dụng chủ, kể vận dụng nét riêng biệt giao diện người dùng menu toolbar làm việc với hình thái hộp thoại tùy ý VBA sử dụng để tạo lọc xuất nhập cho định dạng tập tin khác ODF Như tên gọi mình, VBA gần gũi với Visual Basic, chạy ứng dụng chủ khơng phải chương trình độc lập Nó dùng để điều khiển ứng dụng từ OLE tự động (ví dụ, tự động tạo báo cáo Word từ liệu Excel) VBA có nhiều khả mềm dẻo có số hạn chế quan trọng, bao gồm hỗ trợ hạn chế cho hàm gọi lại Nó có khả sử dụng (nhưng khơng tạo ra) thư viện động, phiên sau hỗ trợ cho mơ-đun lớp (class modules) Giáo trình Tin Học B Bản quyền Trung tâm CNTT trường ĐH Cửu Long Beta Version 0.9 10-95 4.2 MACRO & MODULE Việc dùng Macro hay Module để làm tiêu chí để phát triển ứng dụng MS Access vấn đề khó Tuy nhiên, người dùng cần xác định cho số tiêu chí sau trước đưa định: Tính đơn giản Tồn nội dung module soạn thảo mã Visual Basic Applications, việc phát triển ứng dụng MS Access theo hướng module đòi hỏi người dùng phải am hiểu lĩnh vực lập trình máy tính biết dùng ngơn ngữ VBA Sự linh hoạt mềm dẻo với module toàn mã viết lại từ đầu khả linh hoạt trình thiết kế phát triển cao Macro, khơng bị giới hạn chức vận dụng linh hoạt cấu trúc điều khiển chương trình Qui mơ ứng dụng với ứng dụng nhỏ chức đơn giản việc sử dụng macro tỏ phù hợp Tuy nhiên, với ứng dụng địi hỏi nhiều chức phức tạp việc dùng module điều cần thiết Giáo trình Tin Học B Bản quyền Trung tâm CNTT trường ĐH Cửu Long Beta Version 0.9 10-96 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Trần Nguyên Hãn & Phương Lan (???), Giáo trình chứng B tin học – Microsoft Access 2003 tập 1, NXB Lao động & Xã hội [2] Dương Kiều Hoa (2003), Tự học Access 2000 10 tiếng đồng hồ, NXB Thanh Niên [3] Võ Trung Hùng (2000), Lập Trình Trực Quan, Đại Học Đà Nẵng [4] Cary N.Prague, Michael R Irwin, Microsoft Access 2002 Bible Hungry Minds (2002) [5] Ông Văn Thông (2000), MS - Access 2000 - Phần bản, NXB thống kê [6] Nguyễn Văn Huân (2008), Microsoft Access 2007 NXB Lao động Giáo trình Tin Học B Bản quyền Trung tâm CNTT trường ĐH Cửu Long Beta Version 0.9 ... nguyên tắc tổ chức thông tin người dùng Giáo trình Tin Học B Bản quyền Trung tâm CNTT trường ĐH Cửu Long Beta Version 0.9 2-1 7 B? ?I - RÀNG BUỘC TRONG TABLE Mục tiêu học: B? ?i học cung cấp kiến thức... nhóm b? ??ng liệu Giáo trình Tin Học B Bản quyền Trung tâm CNTT trường ĐH Cửu Long Beta Version 0.9 5-4 8 B? ?I - NHÓM TIN – GROUP BY Mục tiêu học: B? ?i học cung cấp kiến thức kỹ thuật nhóm tin câu truy... Type Row Source B2 - Sau Display Control chọn lại Text Box Giáo trình Tin Học B Bản quyền Trung tâm CNTT trường ĐH Cửu Long Beta Version 0.9 2-2 6 Hình 2.10 - Gỡ b? ?? Lookup Wizard B3 - File/Save dùng