Trong phần này chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn thêm một số tính năng có thể được cấu hình trong Outlook 2007 bằng cách sử dụng Group Policies
Quản lý Outlook 2007 thông qua Group Policies – Phần Anderson Patricio Trong phần giới thiệu cho bạn thêm số tính cấu hình Outlook 2007 cách sử dụng Group Policies Cấu hình profile tự động Exchange Server 2007 với Outlook 2007 rõ ràng tăng cảm nhận người dùng cách rõ rệt tạo profile qua tính Autodiscover Khi cơng ty có chứng thích hợp dịch vụ web thiết kế hợp lý, người dùng cần phải kích vào biểu tượng Outlook 2007 liệu anh cô ta (tên e-mail) điền vào cách tự động Tất người dùng cần phải thực kích vào Next Finish để bắt đầu việc sử dụng Outlook Tồn q trình thể hình hình bên Hình Hình Vậy điều xảy cải thiện cảm nhận người dùng thêm đôi chút? Nếu thay kích vào biểu tượng Outlook, Next Finish, thay đổi q trình để cần kích vào Outlook bắt đầu sử dụng Hẳn điều thú vị nhiều với bạn? Để có điều đó, sử dụng Group Policies thực theo bước đây: Mở Microsoft Office Outlook 2007 Mở Tools | Account Settings Kích Exchange Kích đúp vào mục Automatically configure profile based on Active Directory Primary SMTP Address Các giá trị Not Configured, Enabled and Disabled Hãy chọn Enabled thể hình Hình Lúc này, máy trạm, nơi người dùng nhận Group Policy, đăng nhập với tư cách người dùng bảo đảm người dùng có hịm thư kích hoạt Exchange Server Sau kích đúp vào biểu tượng Outlook 2007, Người dùng lúc truy cập vào mailbox anh cô ta mà không cần yêu cầu khác Mặc định, Outlook phê chuẩn xem liệu Windows Desktop Search 3.0 (hoặc phiên mới) cài đặt hay chưa Nếu khơng nhắc nhở tự động hiển thị Nếu tổ chức bạn không thiên việc cài đặt điểm (hoặc chí bạn muốn tránh cung cấp cho người dùng định trình chạy Outlook lần đầu), sử dụng Group Policy Thực theo bước để tránh nhắc nhở ban đầu này: Mở Microsoft Office Outlook 2007 Mở Tools | Options Mở Preferences Kích Search Options Kích đúp vào mục Prevent installation prompts when Windows Desktop Search component is not present chọn Enabled Các thiết lập Auto Archive Outlook Sau cài đặt Outlook lần đầu, người dùng nhận thông báo AutoArchive Các thiết lập AutoArchive cấu hình cách mặc định, để chạy 14 ngày lần khai báo cho người dùng thời điểm chạy Để cấu hình thiết lập mặc định AutoArchive, kích vào Tools, Options, tab Other kích nút AutoArchive Hình thể xuất Lưu ý: Người dùng kích phải vào thư mục nào, kích Properties tab có tên AutoArchive hiển thị Một cấu hình Autoarchive khác thực mức thư mục Hình Để quản lý khía cạnh có liên quan đến thiết lập AutoArchive trước (chẳng hạn thiết lập Archive or delete old items, Show archive folder in folder list, ) sử dụng mục AutoArchive Settings, bạn tìm thấy mục đường dẫn Group Policy sau: Mở Tools / Options, mở mục Other, kích AutoArchive kích đúp vào mục AutoArchive Settings thể hình Chúng ta sử dụng bước tương tự để vơ hiệu hóa AutoArchive cách kích vào Disable Hình Nếu bạn sử dụng giải pháp Archiving khác, bạn nên vơ hiệu hóa AutoArchive để tránh xung đột hay mát thơng tin ảnh hưởng đến giải pháp hành bạn Để vô hiệu hóa người dùng tự động sử dụng AutoArchive, kích đúp vào Disable File|Archive người dùng sử dụng mục từ menu File, thể hình Hình Nếu vơ hiệu hóa tính AutoArchive, tùy chọn khơng xuất tab Other có tùy chọn Outlook, xem thể hình Hình Quản lý khả người dùng để điều chỉnh cho phép thư mục Outlook Mặc định Outlook 2007, người dùng kích phải vào thư mục Mailbox định nghĩa đặc quyền cho người dùng danh sách địa toàn cục - Global Address List Mặc dù thay đổi hành vi mặc định cách sử dụng Group Policy, tùy chọn tìm thấy đường dẫn này: Mở Microsoft Office Outlook 2007 Mở Tools | Account Settings Kích Exchange Kích đúp vào Do not allow users to change permissions on folders item Các tùy chọn Not Configured, Enabled Disabled 6 Kích Enabled để không cho người dùng thay đổi đặc quyền Sau sử dụng Group Policy máy khách, người dùng kích vào Properties thư mục vào tab Permissions Ở đây, họ nhận thông báo lỗi tab Permissions xuất trước thay đổi giá trị nào, xem thể hình Hình Lưu ý: Group Policy không cho phép thay đổi đặc quyền hành Các balloon (ô ghi lời) Outlook cấu hình cảnh báo Desktop Alert Đây thứ hay sử dụng, nhiên có số cơng ty muốn định nghĩa số hành vi mặc định ô ghi lời cho Outlook cấu hình cảnh báo Desktop Các ghi lời Outlook thị thông điệp đến người dùng kết nối với Exchange Server bị máy khách liệu có RPC delay truyền thông với exchange server hay không Điều cho biết vấn đề kết nối Một số cơng ty có văn phịng xa băng thơng hạn hẹp địa điểm máy chủ Exchange Các ghi lời giảm số gọi cần hỗ trợ từ phía người dùng Bằng cách sử dụng Group Policy, quản lý ô ghi lời đee tăng thời gian hiển thị thông tin Dưới hai tùy chọn thiết lập ghi lời cho máy khách: • • Thời gian trước thơng báo chờ thông qua ô ghi lời Thời gian trước thông báo chờ thông qua thông báo biểu tượng khay hệ thống Lưu ý: Các thay đổi nên ghi chép cẩn thận cần phải nhớ bạn khắc phục cố với vấn đề hiệu suất Outlook máy bị ảnh hưởng Group Policy Thành phần thứ hai phần cảnh báo desktop, thành phần hiển thị thơng báo đến hịm thư người dùng Chúng ta quản lý khía cạnh cảnh báo này, chẳng hạn khoảng thời gian cảnh báo hữu (mờ đi, tác động chuột, ), tính mờ đục (nếu muốn kích hoạt vơ hiệu hóa nó) Để thay đổi thiết lập này, bạn sử dụng bước Trong ví dụ, chúng tơi vơ hiệu hóa cảnh báo Group Policy hành sau: Mở Microsoft Office Outlook 2007 Mở Tools | Options … Mở Preferences Mở E-mail Options Mở Advanced E-mail options Kích Desktop Alert Kích đúp Do not display New Mail alert for users chọn Disable Sử sụng thiết lập trước, thư gửi đến hòm thư người dùng bị ảnh hưởng Group Policy khơng hiển thị thơng qua tính cảnh báo Kết luận Trong phần cuối loạt Group Policy Outlook 2007 này, giới thiệu cho bạn cách cấu hình profile tự động cho Outlook, thiết lập Auto Archive, cách vơ hiệu hóa đặc quyền Outlook thiết lập Desktop Alert ... chọn thiết lập ghi lời cho máy khách: • • Thời gian trước thông báo chờ thông qua ô ghi lời Thời gian trước thông báo chờ thông qua thông báo biểu tượng khay hệ thống Lưu ý: Các thay đổi nên... cố với vấn đề hiệu suất Outlook máy bị ảnh hưởng Group Policy Thành phần thứ hai phần cảnh báo desktop, thành phần hiển thị thơng báo đến hịm thư người dùng Chúng ta quản lý khía cạnh cảnh báo... bị ảnh hưởng Group Policy không hiển thị thơng qua tính cảnh báo Kết luận Trong phần cuối loạt Group Policy Outlook 2007 này, giới thiệu cho bạn cách cấu hình profile tự động cho Outlook, thiết