Để giúp các bạn khai thác các tính năng ưu việt trong công tác xử lý bảng tính đối với phần mềm Microsoft Excel, xin giới thiệu một số thủ thuật được coi là hay nhất của phần mềm này.
Một số thủ thuật hay Excel (Nguồn: Sưu tầm từ Internet) Để giúp bạn khai thác tính ưu việt cơng tác xử lý bảng tính phần mềm Microsoft Excel, xin giới thiệu số thủ thuật coi hay phần mềm này: Hiển thị đối số hàm Để xem đối số công thức, nhấn Ctrl- Shift- A Ví dụ, bạn gõ =RATE nhấn Ctrl- Shift -A, bạn nhìn thấy tất đối số cho hàm (ví dụ =RATE (nper, pmt, pv, fv, type, guess)) Nếu bạn muốn biết chi tiết hơn, gõ theo: =RATE Và nhấn Ctrl+A để hiển thị theo Function Wizard Tham chiếu hàm Để tham chiếu hàm ứng dụng Excel, bạn giữ phím Shift-F3, Excel đưa hộp thoại chứa tất hàm ứng dụng hướng dẫn cú pháp cụ thể cho hàm bạn di chuyển trỏ điểm sáng đến hàm muốn tham chiếu Đây cách nhập công thức nhanh mà không cần gõ tồn cú pháp Dùng F9 để tính tạm thời Nếu bạn tạo tính có chứa cơng thức dài nên biết kết quả, bạn kéo trỏ để chọn phần cơng thức cơng thức, ấn phím F9 Lập tức, kết công thức dãy công thức bạn hình Quan trọng hơn, bạn khơng ấn Enter, phần cơng thức bị mất, nên để chắn bạn phải ấn phím ESC Tuy nhiên bạn nhỡ ấn Enter, thử ấn tổ hợp phím Ctrl- Z để phục hồi lại thay đổi Liên kết text box tới liệu ô Bạn liên kết text box tới liệu tính cách tạo text box liên kết công thức trả lại kết tới text box Nhắp vào biểu tượng tạo text box cơng cụ Drawing Nhắp vào bảng tính kéo trỏ để tạo text box 2 Đưa trỏ tới công thức, gõ công thức cho kết tới cần liên kết vào text box (Ví du: A1 bạn có số liệu Trên công thức, ban gõ =A1) Và ấn Enter Text hay số liệu bạn gõ ô liên kết (ví dụ A1) xuất text box Trong ví dụ text box có giá trị Bạn di chuyển text box tới vài tính khác tập bảng tính bạn muốn Liên kết hình ảnh tới dãy Bạn copy dãy dán nhanh chúng hình ảnh tính Đây cách tinh xảo để dễ dàng nhìn thấy vài nơi bảng tính bạn Bạn sử dụng phương pháp để in ô trang Khi ô liên kết thay đổi định dạng áp dụng cho liên kết Để tạo hình ảnh liên kết, bạn theo bước: Chọn ô có chứa liệu gốc Nhắp vào Copy menu Edit Chọn ô mà bạn muốn dán hình ảnh vừa chọn xuất Trong giữ phím Shift, nhắp vào Paste Picture Link menu Edit Kết cho nhanh chóng Sử dụng Advanced Filter Nếu bạn tạo danh sách Shift Microsoft Excel muốn chọn liệu copy chúng tới bảng tính khác, sử dụng lênh Advanced Filter Để bắt đầu sử dụng lệnh này, nhắp vào Filter menu Dat, nhắp vào Advanced Filter làm theo dẫn Sử dụng hàm Sum + If để tính tổng liệu Advanced Filter Giả sử bạn tạo danh sách liệu ô từ A1 đến A10 muốn tính tổng tất giá trị lớn 50 nhỏ 200 Để làm việc này, sử dụng theo dịng cơng thức đây: =SUM( IF( A1:A10 >=50, IF( A1: A10 <=200, A1:A10,0),0)) Để chắn bạn nhập công thức dãy, bạn ấn Ctrl- Shift- Enter Sau bạn nhìn thấy dấu ngoặc {} cơng thức Nhưng khơng ấn Enter gõ công thức Sử dụng hàm Sum + If để đếm liệu Bạn có danh sách liệu A1: A10, muốn đếm tất giá trị lớn 50 nhỏ 200 Bạn sử dụng công thức sau: =SUM( IF( A1:A10 >=50, IF( A1: A10 <=200, 1,0),0)) Điền nhanh liệu ô giống Bằng cách nhắp đúp chuột vào góc phải để làm xuất trỏ hình dấu cộng tạo chuỗi liệu giống hệt ô gốc ô cột Ví dụ, bạn gõ liệu ô A1: A20, gõ công thức hay text vào ô B1 Nhắp hai lần chuột vào góc B1 Microsoft Excel điền liệu xuống phía cột từ ô B1 tới ô B20 Sắp xếp danh sách lọc Để xếp danh sách lọc, chọn Data Sort, chọn cột thích hợp từ hộp điều khiển Sort by Đặc biệt bạn cần lưu ý xếp theo thứ tự tăng dần (Ascending) giảm dần (Descending) nhắp vào OK Lấy lọc cơng việc hồn thành Nếu bạn sử dụng AutoFilter để lọc ghi, bạn kết thúc việc hiển thị record đó, sau bạn lại muốn xem lại tất ghi bạn lần Để nhận ghi đó, đơn giản bạn chọn All từ danh sách thả xuống lọc Nếu bạn muốn tắt chức AutoFilter, chọn Data Filter xoá chọn AutoFilter Làm vừa liệu trang Excel “cố gắng” để đưa thật nhiều liệu cho vừa trang, bạn giảm bớt hay làm tăng thêm cho liệu bảng tính bạn cách thay đổi lựa chọn Adjust To % Normal Size Hay bạn sử dụng lựa chọn Fit To Pages để nén liệu cho đầy số trang riêng biệt Đơn giản, bạn chọn File Page Setup thử nghiệm với hai lựa chọn cách thay đổi thiết đặt chúng Cuối cùng, nhắp vào nút Print Preview để xem kết Hiển thị dùng Để tìm mà bạn hay dùng, chọn Auditing từ menu Tools chọn Show Auditing Toolbar Nhắp vào ô với công thức, chọn Trace Precedents (nút cơng cụ Auditing), đưa mũi tên tới ô mà bạn sử dụng để tính tốn giá trị riêng đó, lúc hình mũi tên màu xanh xuất có liên kết từ liệu tới kết Để xố mũi tên, nhắp vào nút Remove All Arrows Tìm nhanh có chứa cơng thức Để tìm nơi ô chứa công thức cách nhanh chóng bảng tính, chọn Go To từ menu Edit Trong hộp thoại xuất hiện, chọn Special Formulas, nhắp vào OK Khi đó, có chứa cơng thức lựa chọn Đánh dấu vào Formulas hộp thoại Go To để chọn có cơng thức Bổ sung Shift web vào bảng tính Để bổ sung liệu “sống” từ bảng tính web tới bảng tính bạn: mở bảng tính Web, gõ URL vào hộp thoại File Open sau chọn copy bạn muốn Trong bảng tính ban, chọn Paste Special từ menu Edit nhắp vào nút Paste Link Sử dụng ô tham chiếu nhãn text công thức Để sử dụng tham chiếu ô với nhăn text công thức, bạn việc gõ ký hiệu (& tham chiếu text Ví dụ, để hiển thị dịng liệu “25 Departments”, gõ (=A1 & “Departments”), A1 chứa số 25 Ấn định macro tới nút Bạn muốn chạy macro hay hàm thao tác nhắp vào nút? Bằng cách gán hàm hay macro tới nút tuỳ biến bạn thực nhanh chóng mà khơng phải chọn ToolsMacro Để ấn định macro tới nút, chọn View Toolbars Customize Nhắp vào tab Commands chọn Macros điều khiển Categories Khi bạn bổ sung xong nút macro, nhắp vào nút có biểu tượng hình mặt cười màu vàng nhắp vào nút Modify Selection hộp thoại Customize Chọn Assign Macro từ menu shortcut xuất Cuối cùng, để đồng macro bạn muốn tới gắn vào nút macro, nhắp vào OK, nhắp vào Close Hiển thị công thức cách an tồn Bạn nhớ phải ln ln ghi bảng tính trước chuyển tới công thức hiển thị cách ấn Ctrl – ~ Khi bạn quay lại bảng tính sau hiển thị cơng thức, bạn tìm thấy vài định dạng khác Ví dụ, Excel thay đổi độ rộng cột vài cột khác bạn Nếu điều xảy ra, đơn giản mở lại bảng tính để quay lại định dạng Phương pháp khác chuyển bảng tính theo cách tắt cách vào menu ToolsOptions chọn Views đánh dấu chọn vào ô Formulas Nhắp OK để kết thúc Sắp xếp ký tự in hoa in thường Excel không quan tâm đến trường hợp ký tự chữ xếp, trừ bạn thơng báo tới Nếu bạn muốn phân biệt chữ in hoa in thường trình xếp, chọn liệu bạn muốn xếp, chọn DataSort Nhắp vào Options hộp thoại Sort chọn lựa chọn Case Sensitive Nhắp vào OK hai lần Bạn phải nhớ để chọn lựa chọn lần Excel khơng giữ lại thiết đặt Chuyển đổi nhăn tới số Text dạng số kiểu liệu hợp lệ Ví dụ số phone khơng hồn tồn số Khi lưu trữ kiểu liệu này, bạn thêm vào liệu nhập vào ký tự (‘) Tuy nhiên, giá trị số nhập vào nhập text số điều xảy rắc rối May thay, dễ dàng chuyển đổi text số tới dạng số Bạn theo bước sau: chọn ô liệu bạn muốn chuyển đổi Chọn Data Text To Column Nhắp vào Next hai lần Chọn General format nhắp vào Finish Excel chuyển đổi text số thành liệu số ... hai lần Bạn phải nhớ để chọn lựa chọn lần Excel không giữ lại thiết đặt Chuyển đổi nhăn tới số Text dạng số kiểu liệu hợp lệ Ví dụ số phone khơng hồn toàn số Khi lưu trữ kiểu liệu này, bạn thêm... thêm vào liệu nhập vào ký tự (‘) Tuy nhiên, giá trị số nhập vào nhập text số điều xảy rắc rối May thay, dễ dàng chuyển đổi text số tới dạng số Bạn theo bước sau: chọn ô liệu bạn muốn chuyển đổi... cần liên kết vào text box (Ví du: A1 bạn có số liệu Trên công thức, ban gõ =A1) Và ấn Enter Text hay số liệu bạn gõ liên kết (ví dụ A1) xuất text box Trong ví dụ text box có giá trị Bạn di chuyển