Bài giảng Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access - ĐH Phạm Văn Đồng

Hệ Quản trị Cơ sở dữ liệu Access là học phần cơ sở ngành giúp sinh viên có được một kiến thức toàn diện trong việc hiểu và sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access Để tìm hiểu sâu hơn về vấn đề này mời các bạn tham khảo Bài giảng Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access.

TRƢỜNG ĐẠI HỌC PHẠM VĂN ĐỒNG KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÕ THỊ THIÊN NGA BÀI GIẢNG HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS Quảng Ngãi, tháng 05 năm 2017 TRƢỜNG ĐẠI HỌC PHẠM VĂN ĐỒNG KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÕ THỊ THIÊN NGA BÀI GIẢNG HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS (Dành cho sinh viên bậc Cao đẳng ngành Sƣ phạm tin học) TÀI LIỆU LƢU HÀNH NỘI BỘ - LỜI NÓI ĐẦU Hệ Quản trị Cơ sở liệu Access học phần sở ngành giúp sinh viên có đƣợc kiến thức toàn diện việc hiểu sử dụng hệ quản trị sở liệu Access Qua đó, trang bị cho sinh viên kiến thức để tiếp cận học tập tốt môn Cơ sở liệu học kỳ Bài giảng đƣợc viết theo phiên Access 2010 Nội dung đƣợc biên soạn theo đề cƣơng chi tiết học phần Hệ quản trị sở liệu Access áp dụng cho bậc cao đẳng ngành Sƣ phạm tin học Để thuận tiện cho việc giảng dạy học tập, đầu chƣơng mô tả thời lƣợng giảng dạy mục tiêu tối thiểu mà sinh viên cần đạt đƣợc Đối với chƣơng có phần thực hành, tập thực hành đƣợc trình bày cụ thể sau chƣơng Để thuận tiện cho việc thực hành sinh viên, thực hành tập trung vào sở liệu Do đó, để học tập tốt học phần này, sinh viên cần phải thực tất tập thực hành chƣơng Bài giảng tài liệu bổ ích dành cho sinh viên cao đẳng ngành Sƣ phạm tin học trƣờng Đại học Phạm Văn Đồng Tuy nhiên hạn chế thời gian nên giảng chắn cịn nhiều thiếu sót Mong nhận đƣợc nhiều ý kiến đóng góp từ bạn đọc, đồng nghiệp sinh viên Chƣơng 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS Thời lƣợng: 04 tiết lý thuyết Kết thúc chương này, sinh viên có thể:  Hiểu khái niệm CSDL CSDL quan hệ  Biết chức hệ quản trị sở liệu  Làm quen với giao diện Access  Biết thành phần CSDL Access 1.1 Khái niệm sở liệu - khái niệm sở liệu quan hệ 1.1.1 Khái niệm sở liệu Các sở liệu hệ sở liệu trở thành thành phần chủ yếu sống hàng ngày xã hội đại Trong vịng ngày ngƣời có nhiều hoạt động cần có giao tiếp với sở liệu nhƣ: đến ngân hàng để rút tiền gửi tiền, đăng ký chỗ máy bay khách sạn, truy cập vào thƣ viện tin học hố để tìm sách báo, đặt mua tạp chí nhà xuất Tại ngân hàng, cửa hàng, ngƣời ta cập nhật tự động việc quản lý tiền bạc, hàng hoá Tất giao tiếp nhƣ đƣợc gọi ứng dụng sở liệu truyền thống Trong sở liệu truyền thống, hầu hết thông tin đƣợc lƣu giữ truy cập văn số Những năm gần đây, tiến kỹ thuật đƣa đến ứng dụng sở liệu Các sở liệu đa phƣơng tiện lƣu trữ hình ảnh, phim tiếng nói Các hệ thống thơng tin địa lý lƣu trữ phân tích đồ, liệu thời tiết ảnh vệ tinh Kho liệu hệ thống phân tích trực tuyến đƣợc sử dụng nhiều công ty để lấy phân tích thơng tin có lợi từ sở liệu lớn nhằm đƣa định Trong chƣơng định nghĩa sở liệu, hệ quản trị sở liệu, mơ hình sở liệu quan hệ thành phần hệ quản trị sở liệu Access Cơ sở liệu (Database): tập hợp thơng tin có liên quan với nhau, đƣợc tổ chức theo cấu trúc đƣợc lƣu trữ máy tính Ví dụ, để quản lý việc học tập môi trƣờng đại học, liệu thông tin sinh viên, môn học, điểm thi….Chúng ta tổ chức liệu thành bảng lƣu giữ chúng vào sổ sách sử dụng phần mềm máy tính để lƣu giữ chúng máy tính Ta có tập liệu có liên quan đến mang nhiều ý nghĩa, sở liệu 1.1.2 Khái niệm sở liệu quan hệ a Mơ hình liệu quan hệ Mơ hình liệu quan hệ đƣợc Codd đề xuất năm 1970 đến trở thành mơ hình đƣợc sử dụng phổ biến hệ quản trị sở liệu thƣơng mại Nói cách đơn giản, sở liệu quan hệ sở liệu tất liệu đƣợc tổ chức bảng có mối quan hệ với Mỗi bảng bao gồm dòng cột: dòng đƣợc gọi ghi (bộ) cột trƣờng (thuộc tính) Hình 1.1 Các bảng sở liệu Bảng (Table): Một sở liệu bao gồm nhiều bảng bảng đƣợc xác định tên bảng Một bảng bao gồm tập dòng cột: dòng bảng biểu diễn cho thực thể (trong hình trên, dịng bảng HOCSINH tƣơng ứng với học sinh); cột biểu diễn cho tính chất thực thể (chẳng hạn cột PHAI bảng HOCSINH biểu diễn cho giới tính học sinh đƣợc lƣu trữ bảng) Nhƣ vậy, liên quan đến bảng bao gồm yếu tố sau:  Tên bảng: đƣợc sử dụng để xác định bảng sở liệu  Cấu trúc bảng: Tập cột bảng Mỗi cột bảng đƣợc xác định tên cột phải có kiểu liệu (chẳng hạn cột MAHS bảng HOCSINH hình có kiểu TEXT) Kiểu liệu cột qui định giá trị liệu đƣợc chấp nhận cột  Dữ liệu bảng: Tập dịng (bản ghi) có bảng Khóa bảng Hình 1.2 Các bảng thể mối quan hệ khóa ngồi Trong sở liệu đƣợc thiết kế tốt, bảng phải có một tập cột mà giá trị liệu xác định dòng tập dòng bảng Tập nhiều cột có tính chất đƣợc gọi khoá bảng Việc chọn khoá bảng có vai trị quan trọng việc thiết kế cài đặt sở liệu quan hệ Các dịng liệu bảng phải có giá trị khác khố Bảng HOCSINH có khố cột MAHS Một bảng có nhiều tập cột khác có tính chất khố (tức giá trị xác định dịng liệu bảng) Mối quan hệ khố ngồi Các bảng sở liệu khơng tồn độc lập mà có mối quan hệ mật thiết với mặt liệu Mối quan hệ đƣợc thể thông qua ràng buộc n hệ đƣợc thể thông qua ràng buộc giá trị liệu xuất bảng phải có xuất trƣớc bảng khác Mối quan hệ bảng sở liệu nhằm đảm bảo đƣợc tính đắn hợp lệ liệu sở liệu Trong hình sau, hai bảng GIAOVIEN LOPHOC có mối quan hệ với Mối quan hệ đòi hỏi giá trị cột GVCN dòng bảng LOPHOC phải đƣợc xác định từ cột MAGV bảng GIAOVIEN Mối quan hệ bảng sở liệu thể mối quan hệ thực thể giới thực Khái niệm khố ngồi (Foreign Key) sở liệu quan hệ đƣợc sử dụng để biểu diễn mối quan hệ bảng liệu Một hay tập cột bảng mà giá trị đƣợc xác định từ khóa bảng khác đƣợc gọi khố ngồi Trong hình trên, cột GVCN bảng LOPHOC đƣợc gọi khố ngồi bảng này, khố ngồi tham chiếu đến khố bảng GIAOVIEN cột MAGV 1.2 Khái niệm hệ quản trị CSDL Hệ quản trị CSDL (Database Management System - DBMS): hệ thống phần mềm có chức tạo lập quản lý truy cập ngƣời dùng đến CSDL Một Hệ quản trị CSDL phải có chức sau:  Định nghĩa liệu  Thêm, sửa, xóa liệu  Truy vấn liệu  Quản lý liệu  Sắp xếp, tìm kiếm Một số hệ quản trị CSDL: MS Access, DB2, SQL Server, Oracle, MySQL… Tất hệ quản trị CSDL thị trƣờng đƣợc xây dựng mơ hình CSDL quan hệ 1.3 Tổng quan Microsoft Access  Microsoft Access thành phần Microsoft Office hãng Microsoft MS Access cung cấp cho ngƣời dùng giao diện thân thiện thao tác đơn giản, trực quan việc xây dựng quản trị sở liệu nhƣ xây dựng ứng dụng sở liệu  Access hệ quản trị sở liệu quan hệ (RDMS- Relational Database Management System), phù hợp cho toán quản lý vừa nhỏ Hiệu cao đặc biệt dễ sử dụng giao diện giống phần mềm khác MS Office nhƣ MS Word, MS Excel 1.3.1 Cơ Access 2010 1.3.1.1 Khởi động Access 2010: Để khởi động MS Access ta dùng cách sau: - Cách 1: Start  (All)Programs  Microsoft Office  Microsoft Office Access 2010 - Cách 2: Double click vào shortcut Ms Access desktop, xuất cửa sổ khởi động Access nhƣ hình Hình 1.3 Cửa sổ khởi động Access 2010 1.3.1.2 Các thành phần cửa sổ khởi động: Thanh Quick Access: Thanh công cụ Quick Access: Hiển thị bên trái tiêu đề, mặc định Quick Access gồm nút công cụ Save, Undo, … Bên phải Quick Access chứa nút Customize, sở liệu mở, click nút Customize xuất menu giúp bạn định nút lệnh hiển thị Quick Access, lệnh khơng có menu, bạn click nút More Commands click phải Quick Access Hình 1.4 Cửa sổ Quick Access chọn Customize Quick Access Toolbar Để thêm nút lệnh vào Quick Access, bạn chọn lệnh khung choose commands from, Click nút Add  click OK Vùng làm việc: Khi khởi động Access, cửa sổ khởi động, mặc định tab File lệnh New tab File đƣợc chọn, cửa sổ đƣợc chia thành khung: − Khung bên trái gồm lệnh tab File − Khung giữa: chứa loại tập tin sở liệu mà bạn tạo − Khung bên phải: để nhập tên chọn vị trí lƣu tập tin tạo thực thi lệnh tạo sơ liệu Thanh Ribbon: Bên dƣới tiêu đề, Access 2010 hiển thị nút lệnh dài đƣợc gọi Ribbon, Ribbon chiếm nhiều khơng gian hình, ta thu nhỏ kích thƣớc Ribbon cách Click Nút Minimize The Ribbon Hình 1.5 Thanh Ribbon Thanh Ribbon đƣợc tạo nhiều tab khác nhau, để truy cập vào tab bạn click nhãn tab dùng phím tắt Nhấn phím Alt F10 để hiển thị tên phím tắt tab Hình 1.6 Phím tắt tab Ribbon Hầu hết tab Ribbon đƣợc chia thành nhóm khác nhau, nhóm hiển thị tiêu đề bên dƣới nhóm Một số nhóm Ribbon có hiển thị nút click nút xuất cửa sổ cho phép thiết lập thuộc tính nhóm tƣơng ứng Cửa sổ Properties Cửa sổ Properties giúp bạn hiệu hỉnh thuộc tính đối tƣợng, tùy theo đối tƣợng đƣợc chọn mà cửa sổ thuộc tính chứa thuộc tính tƣơng ứng đối tƣợng Để mở cửa sổ Properties, bạn chọn đối tƣợng muốn thay đổi thuộc tính, chọn tab Design nhấn tổ hợp phím Atl +Enter Cửa sổ Properties đƣợc chia thành năm nhóm Format: Gồm thuộc tính định dạng đối tƣợng 6.2.3 Sub Macro: Các macro có tính chất, chức thực hành động form, report thƣờng đƣợc tạo macro, macro đƣợc tạo bên macro gọi Submacro Một macro chứa nhiều Submacro bên Submacro thành phần bên phải đƣợc phân biệt tên riêng Cách tạo: − Trong cửa sổ thiết kế Macro, mở khung Action Catalog cách click nút Action Catalog tab Design Ribbon − Drag chuột kéo Submacro khung Action Catalog vào cửa sổ thiết kế macro − Trong cửa sổ thiết kế xuất khung Submacro − Nhập tên cho Hình 6.5 Cửa sổ tạo Submacro Submacro − Chọn Action cho Submacro − Khi gán Submacro, ta truy xuất vào tên Submacro Hình 6.6 Cửa sổ tạo Submacro 143 6.2.3 Sử dụng Submacro tạo form điều khiển Giả sử muốn với CSDL nhƣ hình 1.1, muốn tạo form điều khiển dạng nhƣ sau: Hình 6.7 Ví dụ form điều khiển Ta thực nhƣ sau: Trong cửa sổ thiết kế Form ta chọn điều khiển Option Group với tùy chọn nhƣ hình sau: Lần lƣợt bƣớc nhƣ sau: 144 Nhấn Next Hình 6.7 Các bƣớc tạo Option Group Nhấn Next, ghi tiêu đề cho Option Group nhấn Finish Giả sử ta đặt tên cho Option Group CHON 145 Ta tạo Macro để gắn cho nút THỰC HIỆN nhƣ sau: Ta dùng Macro dạng điều kiện IF, với mức giá trị nhƣ Option Group tƣơng ứng bên hành động Macro, xem ví dụ sau: Hình 6.8 Tạo Macro đề gắn vào nút THỰC HIỆN Option Group 6.2.4 Các Actions Events thông dụng a Actions: Trong Access 2010 action đƣợc chia thành nhóm theo chức 146 Data Entry Operations Macro Commands  DeleteRecord  OnError  EditListItems  RemoveAllTempVars  SaveRecord  RunDataMacro Database Objects  RunMenuCommand  GotoControl  SetLocalVar  GotoPage  SetTempVar  GotoRecord  StopAllMacros  OpenForm  StopMacro  OpenReport System Commands  OpenTable  Beep  PrintObject  CloseDatabase  PrintPreview  QuitAccess  SelectObject User Interface Commands  SetProperty  AddMenu Filter/Query/Search  BrowseTo  ApplyFiler  LockNavigationPane  FindNextRecord  MessageBox  FindRecord  SetMenuItem  OpenQuery  UndoRecord  Refresh Window Management  RemoveFilterSort  CloseWindow b Events: Sự kiện tác động lên đối tƣợng để thực thi macro Tùy thuộc vào đối SetFilter tƣợng khác có event khác  MaximizeWindow  SetOrderBy  ShowAllRecords 147  MinimizeWindow  RetoreWindow − Mouse Keyboard event Ý nghĩa Event Click DblClick click chuột đối tƣợng Double click đối tƣợng MouseDown Nhấn phím chuột đối tƣợng MouseMove Di chuyển chuột ngang đối tƣợng MouseUp Thả phím chuột trỏ đến đối tƣợng KeyDown Nhấn phím bàn phím KeyUp Thả phím − Form Event Ý nghĩa Event Open Khi form đƣợc mở, nhƣng record chƣa hiển thị Load Khi form đƣợc load vào nhớ nhƣng chƣa mở Resize Khi kích thƣớc form thay đổi Unload Khi đóng form record unload, trƣớc form di chuyển khỏi hình Close Khi đóng form Activate Khi form nhận focus, trở thành cửa sổ active GotFocus Khi form không active LostFocus Khi form focus − Form Data Events Ý nghĩa Event Current BeforeInsert Khi di chuyển record khác đến record hành Sau liệu đƣợc nhập vào new record trƣớc record thực đƣợc tạo AfterInsert After the new record đƣợc thêm vào bảng BeforeUpdate AfterUpdate Trƣớc liệu thay đổi đƣợc cập nhật vào record Sau liệu thay đổi đƣợc cập nhật vào record 148 Event Ý nghĩa Filter Khi filter đƣợc định nhƣng trƣớc đƣợc áp dụng ApplyFilter Sau filter đƣợc áp dụng vào form − Control Event Event Ý nghĩa BeforeUpdate Trƣớc liệu control thay đổi cập nhật vào recordset AfterUpdate Sau thay đổi liệu đƣợc cập nhật vào recordset form Change Khi nội dung text box thay đổi GotFocus Khi control nhận focus LostFocus Khi control focus Click Khi click chuột DblClick Khi double click 149 BÀI TẬP KẾT THÚC CHƢƠNG Bài 1: Thực CSDL VPP.ACCDB Thiết kê form DIEUKHIEN nhƣ sau: Bài 2: Trên CSDL Quản lý lƣơng cán thực yêu cầu sau: In danh sách cán phịng ban nhƣ sau: Sau chọn tên phòng ban, nhấn nút In danh sách cán đan sách cán phòng ban chọn đƣợc in report Thiết kế query in bảng tổng hợp cán nhƣ sau: 150 Tạo form report để xem in bảng lƣơng phòng ban nhƣ sau: Sau chọn tên phòng ban, bảng lƣơng cán phịng hiển thị lên subform Nhấn nút In bảng lƣơng, bảng lƣơng riêng phịng ban đƣợc in report Thiết kế form tìm kiếm nhân viên theo mã số nhƣ sau:  Nút lệnh Tìm nhân viên gắn với macro Macro thực thao tác mở query chứa thong tin liên quan đến nhân viên có mã số cần tìm kiếm  Nút lệnh thoát: Thoát khỏi Access 5.Thiết kê form quản lý nhân viên nhƣ sau: 151 BÀI TẬP TỔNG HỢP Câu 1: Tạo CSDL có tên Quanlydien.Accdb Câu : Thiết kế bảng - Tạo mối quan hệ - Nhập liệu vào bảng theo yêu cầu sau - Khachhang : MAKH(T,4); TENKHACH(T,10); DIACHI(T,40) - Sudung : MASD(T,2); LOAISD(T,15); DONGIA(N,Int) - Chitiet : MASD(T,2); MAKH(T,4); SOKW(N,Int); THANHTIEN(N,Double) Câu : Tạo Query thực yêu cầu sau Tính cột THANHTIEN bảng CHITIET biết THANHTIEN = SOKW*DONGIA, SOKW