Report - Báo cáo là chủ đề chương 6 của bộ bài giảng hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Nội dung chính của chương này chủ yếu tập trung giới thiệu về báo cáo, hướng dẫn cách tạo báo cáo, trình bày về các thành phần của báo cáo. Bên cạnh đó chương này còn đề cập đến vấn đề sắp xếp và phân nhóm trên báo cáo, vấn đề phân chia báo cáo chính - phụ. Nhằm giúp người đọc dễ dàng hình dung và làm cho bài giảng thêm sinh động thì phần cuối của chương 6 trình bày một số ví dụ về việc thiết kế báo cáo.
CHƯƠNG 6: REPORT- BÁO CÁO I Giới thiệu báo cáo Báo cáo dùng để in giấy thông tin kết xuất từ CSDL theo khuôn dạng, theo yêu cầu người sử dụng Báo cáo có nhiều dạng, thông dụng dạng sau: Báo cáo dạng văn bản, văn kết hợp với thơng tin lấy từ CSDL, ví dụ, giấy mời giửi tới thành viên mà danh sách lưu trữ CSDL, thẻ vào, … Báo cáo dạng đơn giản với thơng tin lấy trực tiếp từ CSDL, ví dụ danh sách nhân viên, bảng lương Báo cáo thực số tính tốn, thống kê Báo cáo dạng biểu đồ, nhãn thư, … II Tạo báo cáo Để tạo khuôn dạng báo cáo ta làm sau: Cách 1: Từ cửa sổ Database, phần Objects chọn Report / Create report in Design view Create report by using wizard Cách 2: Từ cửa sổ Database, phần Objects chọn Report / New, cửa sổ New Report xuất với lựa chọn sau: Tạo báo cáo (tiếp) Auto Report: Tự động đưa báo cáo chọn nguồn liệu Không chọn thông tin Report Wizard: Người sử dụng phải lựa chọn mục sau: Chọn nguồn liệu (bảng truy vấn) Chọn trường dùng báo cáo Chọn trường cần phân nhóm (nếu muốn tạo báo cáo phân nhóm ) Sắp thứ tự (nếu cần) Dạng kiểu trình bày báo cáo Dùng Wizard tạo báo cáo nhanh kích cỡ báo cáo thường lớn, khng dạng font chữ theo ngầm định Access nên thường phải sửa thiết kế Tạo báo cáo (tiếp) Báo cáo dạng nhãn (Label Report): Để tạo báo cáo dạng cần thực bước sau: Xác định kích cỡ cách bố trí nhãn giấy Font chữ ngầm định Các trường cần lấy thông tin Trường cần xếp Mở thiết kế báo cáo dạng nhãn, điều chỉnh lại số điều khiển cho phù hợp yêu cầu thực tế III Các thành phần báo cáo Từ cửa sổ New Report chọn mục Design View Màn hình thiết kế báo cáo với chế độ song song tồn tại, là: Design View: Thiết kế báo cáo Print Preview: Xem hình ảnh báo cáo với kích thước thật liệu thật Layout Preview: Chỉ xem hình ảnh báo cáo, cịn liệu chưa xác, Access bỏ qua điều kiện chọn, kết nối, … Các thành phần báo cáo (tiếp) Trên hình thiết kế báo cáo ln để công cụ Toolbox Fieldlist Các thành phần cửa sổ thiết kế báo cáo gồm: Detail: Lặp lại theo liệu (từng ghi bảng truy vấn nguồn) Page Header/Page Footer: Lập lại trang lần Phần thường chứa số trang, ngày tháng lập báo cáo, … Report Header/Report Footer: Mỗi báo cáo lặp lần Phần chứa tiêu đề chung tồn báo cáo dịng tổng cộng Ngồi báo cáo có phân nhóm cịn chứa Group Header/Footer dùng làm tiêu đề dịng tổng cộng cho nhóm báo cáo Các thành phần báo cáo (tiếp) Thiết kế báo cáo dạng văn Gồm văn giống gửi tới đối tượng có thơng tin CSDL Đặc trưng báo cáo dạng văn trộn lẫn với thơng tin CSDL Vì vậy, tồn thiết kế nằm phần Detail Trong báo cáo thường gồm điều khiển: Nhãn: Chứa đoạn văn với font chữ theo yêu cầu thực tế Textbox: Có thể chứa thông tin lấy trực tiếp từ nguồn liệu kết xuất từ thông tin CSDL Do Text box gồm loại: bị buộc tính tốn Ảnh: Có thể bị buộc khơng bị buộc Các thành phần báo cáo (tiếp) Thiết kế báo cáo đơn giản dạng bảng Tiêu đề: Nếu tiêu đề xuất trang đầu chọn Report Header Nếu tiêu đề xuất trang chọn Page Header Đầu cột: Thường để Page Header Text box chứa liệu nguyên dạng: Kéo liệu xuất bảng từ Field List vào phần Detail Xóa nhãn kèm điều khiển Việc chỉnh giống chỉnh điều khiển form Nếu muốn giá trị trùng xuất lần, ví dụ tên người kèm tên ngoại ngữ mà người biết, mở thuộc tính Textbox đặt Hide Duplicate Yes Để có textbox có độ cao giống nhau, nên chọn cách chép tác động vào thuộc tính điều khiển Các thành phần báo cáo (tiếp) Tạo Textbox (điều khiển tính toán được) chứa liệu kết xuất dạng = Có Textbox dùng làm trung gian để tính giá trị cho textbox khác Khi phải đặt thuộc tính Visible No Dịng tổng cộng đặt Report Footer Số trang ngày lập báo cáo để Page Footer Hàm Page, cho biết số trang thời Hàm Pages, cho biết tổng số trang báo cáo Hàm Now() cho biết ngày tháng Muốn kẻ khung dùng điều khiển dạng Line Muốn xác sử dụng thuộc tính left, width, top, height Tại Textbox đặt thuộc tính Border Style chọn Solid/Dashes … IV.Sắp xếp phân nhóm báo cáo Muốn liệu xuất báo cáo xếp theo thứ tự đó, khơng thiết phải xếp truy vấn Có thể xếp báo cáo Để thực công việc này, cần mở hộp thoại Sorting and Grouping (Có thể mở hộp thoại Sorting and Grouping cách chọn View kích chuột phải) Cửa sổ Sorting and Grouping có dạng sau: Sắp xếp phân nhóm báo cáo(tiếp) Sắp xếp phân nhóm báo cáo(tiếp) Sau xếp xong phân nhóm liệu – làm việc hộp thoại nói Nếu đặt Group Header/Footer Yes, xuất tiêu đề cho nhóm dùng tiêu đề, kẻ đầu cột tính tốn ứng với nhóm Có thể phân nhóm theo nhiều trường phân nhóm theo trường kết xuất V Báo cáo chính-phụ Khi tạo báo cáo với nguồn liệu lấy từ nhiều bảng phải đảm bảo khuôn dạng thực tế, người ta phải dùng báo cáo chính-phụ, ví dụ phiếu xuất vật tư, lý lịch nhân viên, … Cách tạo báo cáo – phụ gồm bước sau: Tạo báo cáo Tạo báo cáo phụ độc lập Mở đồng thời cửa sổ thiết kế báo cáo cửa sổ Database Kéo báo cáo phụ từ cửa sổ Database vào Mở thuộc tính điều khiển Subreport báo cáo Kiểm tra kết nối liệu qua thuộc tính LinkMasterFields LinkChildFields VI Một số ví dụ thiết kế báo cáo 1.Ví dụ 1: Thiết kế báo “Thẻ vào”, có nội dung trình bày sau: THẺ RA VÀO Số thẻ: Họ tên: Nam/nữ Ảnh Năm sinh: Đơn vị: Một số ví dụ thiết kế báo cáo (tiếp) Để có nguồn liệu cho báo cáo, cần thiết kế truy vấn: Tìm MãNV, Họ tên, Năm sinh, Giới tính (Nam/nữ), Tên phịng Dữ liệu cho truy vấn lấy từ bảng NHANVIEN bảng PHONG Vì thẻ vào in cho nhân viên, có nghĩa tồn thơng tin tờ thẻ lặp lại với ghi nhân viên nên tồn thơng tin thẻ để phần Detail Thiết kế thẻ vào thể sau: Bước 1: Mở cửa sổ thiết kế báo cáo (report) Từ cửa sổ Database, phần Objects chọn Report/ Create report in Design view Một số ví dụ thiết kế báo cáo (tiếp) Bước 2: Chọn nguồn liệu cho báo cáo bảng NHANVIEN Bước 3: Thiết kế điều khiển báo cáo Kéo rê trường cần hiển thị report (các trường lấy từ nguồn liệu report – Field List) vào cửa sổ thiết kế, sau hiệu chỉnh lại nhãn (Lables) text box để hiển thị giới tính report sau: Một số ví dụ thiết kế báo cáo (tiếp) Một số ví dụ thiết kế báo cáo (tiếp) Ví dụ 2: Tạo báo cáo thống kê trình độ ngoại ngữ phịng Trong báo cáo có: MAPHONG, TENPHONG Trong báo phụ có: HOTEN, NGAYSINH, TENNN, TDO nhân viên phịng tương ứng Một số ví dụ thiết kế báo cáo (tiếp) Ví dụ 3: Tạo báo cáo cho biết danh sách nhân viên phịng tổng số nhân viên phịng Với mã phịng nhập từ bàn phím chọn form Như sau: DANH SÁCH NHÂN VIÊN PHÒNG … Họ tên Ngày sinh Giới tính Tổng cộng: … Người Các bước tạo báo cáo này: Tạo nguồn liệu cho report truy vấn tham số gồm thơng tin: Tìm mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, giới tính nhân viên thuộc phịng X, X nhập từ bàn phím (hoặc chọn form) Sau thiết kế báo cáo sau: Một số ví dụ thiết kế báo cáo (tiếp) Một số ví dụ thiết kế báo cáo (tiếp) Ví dụ 4: Tạo danh sách nhân viên toàn quan nhận tiền theo mẫu sau: DANH SÁCH NHÂN VIÊN TOÀN CƠ QUAN NHẬN TIỀN … PHÒNG TỔ CHỨC STT Họ tên Số tiền Kí nhận Số tiền Kí nhận Tổng tồn phịng …… PHỊNG TÀI VỤ STT Họ tên Tổng tồn phịng …… Tổng cộng tồn quan Trong đó, lý nhận tiền số tiền nhận nhập từ bàn phím Một số ví dụ thiết kế báo cáo (tiếp) Để thiết kế báo cáo làm sau: Tạo nguồn liệu truy vấn tham số gồm thơng tin: tên phịng, họ tên nhân viên, số tiền nhận (số tiền tham số nhập từ bàn phím) Đặt trỏ báo cáo, click chuột phải -> Sorting and Grouping, cửa sổ Sorting and Grouping xuất hiện, cửa sổ thiết kế sau: Một số ví dụ thiết kế báo cáo (tiếp) Kéo rê trường cần hiển thị report (các trường lấy từ nguồn liệu report – Field List) vào cửa sổ thiết kế, sau hiệu chỉnh lại nhãn (Lables) thêm nhãn, text box report sau: Một số ví dụ thiết kế báo cáo (tiếp) ... Chọn trường dùng báo cáo Chọn trường cần phân nhóm (nếu muốn tạo báo cáo phân nhóm ) Sắp thứ tự (nếu cần) Dạng kiểu trình bày báo cáo Dùng Wizard tạo báo cáo nhanh kích cỡ báo cáo thường lớn,... thường chứa số trang, ngày tháng lập báo cáo, … Report Header /Report Footer: Mỗi báo cáo lặp lần Phần chứa tiêu đề chung toàn báo cáo dịng tổng cộng Ngồi báo cáo có phân nhóm cịn chứa Group Header/Footer... lý lịch nhân viên, … Cách tạo báo cáo – phụ gồm bước sau: Tạo báo cáo Tạo báo cáo phụ độc lập Mở đồng thời cửa sổ thiết kế báo cáo cửa sổ Database Kéo báo cáo phụ từ cửa sổ Database vào