Bài giảng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access gồm 8 chương trong đó chương 7 có chủ đề là Macro, đây là tập hợp của một hoặc nhiều thao tác nhằm tạo ra một hoạt động nào đó. Nội dung chương này ngoài trình bày khái niệm macro còn đề cập đến những vấn đề như mở cửa sổ macro, thanh công cụ macro, tạo mạch macro và đưa hành động vào. Bên cạnh đó những nội dung liên quan đến chạy macro, sửa macro, macro có điều kiện và áp dụng macro vào form cũng được đưa ra phân tích, khái quát trong chương 7 này.
CHƯƠNG 7: MACRO I Khái niệm Macro tập hợp nhiều thao tác nhằm tạo hoạt động Macro giúp ta thực cách tự động công việc, chẳng hạn ta chạy macro để in báo biểu người sử dụng kích vào nút lệnh Một macro bao gồm một chuỗi hành động chứa tập hợp macro Macro giống kiểu lập trình đơn giản dùng để thực tự động số thao tác chuỗi hoạt động phức tạp Hơn nữa, ta không cần phải biết lập trình, Access cung cấp sẵn cho ta thứ cần thiết để tạo nên macro II Mở cửa sổ Macro Từ cửa sổ Database, mục Object, kích chọn đối tượng Macro Kích New, hình xuất cửa sổ Macro Design View III Thanh công cụ Macro Sau xuất cửa sổ Macro Design View, ta thấy hình có cơng cụ sau: 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Thanh công cụ Macro (tiếp) 1,2,3,4,5,6,7,8,9 giống Standard 10 Macro Names : Ẩn/hiện cột Macro name cửa sổ Macro 11 Conditions : Ẩn/hiện cột Conditions Cột dùng để định nghĩa điều kiện mà True thao tác kèm theo thực hiện, tương đương View/Condition 12 Insert Rows : để chèn thêm dòng, tương đương Insert/Row Thanh công cụ Macro (tiếp) 13 Delete Rows : để xố dịng, tương đương Edit/Delete Rows 14 Run : Chạy macro, tương đương Tools/Macro/Run Macro 15 Single Step : dùng để thực thao tác macro hiển thị kết bước đó, tương đương Run/Single Step 16 Build : Hộp tạo biểu thức 17 Database Window : đặt lại cửa sổ Database 18 New Object : danh mục đối tượng 19 Microsoft Access Help : trợ giúp IV Tạo macro đưa hành động vào Sau xuất cửa sổ Macro Design View, muốn tạo macro đưa hành động vào ta làm sau: Kích vào mũi tên xuống cột Action, ta thấy lệnh Macro ra, Kích chọn Macro mà ta muốn thực Trong phần cuối cửa sổ tham số hành động Cột Comment dùng để ghi thích cho hành động tương ứng (không bắt buộc phải ghi) Để thêm hành động khác vào macro ta chuyển trỏ xuống dòng thực lại thao tác Khi chạy macro, Access thực hành động theo thứ tự xếp macro Lưu lại Macro cách chọn File/Save Nhập tên cho Macro V Chạy macro Chạy macro đơn: Để chạy macro từ cửa sổ Macro, kích biểu tượng Run cơng cụ Để chạy macro từ cửa sổ Database, kích dịng Macros kích đúp vào tên macro mà ta cần thực Trên menu Tools, trỏ chuột vào Macro, kích Run Macro, sau chọn macro từ danh sách Macro Name Chạy Macro (tiếp) Chạy macro từ macro khác Ta phải thêm hành động RunMacro vào macro có cách: Kích chọn RunMacro danh sách Action dòng trống Đặt thông số Macro Name tên macro mà ta muốn chạy VI Sửa macro Thêm hành động vào macro Nếu muốn chèn thêm hành động vào hành động có kích vào dịng bên dòng hành động ta muốn thêm Kích Insert Row cơng cụ Trong cột Action, kích vào mũi tên xuống để hiển thị danh sách hành động Kích chọn hành động mà ta muốn sử dụng Cột Comment dùng để ghi lời thích cho hành động tương ứng, khơng bắt buộc phải nhập Sửa macro (tiếp) Di chuyển hành động macro: Kích chọn vào dịng hành động cần di chuyển Kéo thả đến vị trí Sửa macro (tiếp) Ẩn/hiện cột Name Condition macro Đối với macro: Để ẩn cột Macro Name, kích biểu tượng Macro Name công cụ Để ẩn cột Condition, kích vào biểu tượng Conditions cơng cụ Đặt mặc định cho macro Trên cơng cụ, kích Tools/Options Kích chọn trang View Dưới mục Show In Macro Design, kích chọn bỏ chọn vào ô Names Colummn Conditons Column VII Macro có điều kiện Ta tạo hành động có điều kiện cho Macro cách thêm vào cửa sổ Macro Design cột Condition Nếu điều kiện thoả (true), Access thực hành động dịng có chứa điều kiện Nếu điều kiện khơng thoả, Access bỏ qua hành động dịng di chuyển đến dòng để thực Biểu thức điều kiện phải trả giá trị True/False Yes/No Để đặt điều kiện cho macro, ta làm sau: Trong cửa sổ Macro, kích vào biểu tượng Conditions công cụ, xuất cột Condition Nhập biểu thức điều kiện đơn giản vào Condition kích biểu tượng Build công cụ để xây dựng biểu thức điều kiện phức tạp Trong cột Action, nhập hành động mà ta muốn Access thực điều kiện Macro có điều kiện (tiếp) Cách nhập biểu thức điều kiện vào đối số hành động Cách gõ biểu thức: Bắt đầu dấu “=”, biểu thức Biểu thức kết hợp toán tử logic, toán tử số học, hằng, hàm, tên trường, điều khiển,… Ví dụ: macro có điều kiện [DONGIA]>1000000 tức giá trị trường DONGIA >1000000 macro tương ứng với điều kiện chạy VIII Áp dụng macro vào Form Tạo nút lệnh Form Kích Properties Toolbar Trên hộp thoại Command Button, kích Event/On Click Kích vào mũi tên xổ xuống dịng On Click Chọn tên macro cần chạy Kích vào dấu… để làm xuất cửa sổ Macro Design macro Kích nút Condition/Build Toobar để làm xuất hộp thoại tạo biểu thức Kích nút Forms/All Forms kích đúp vào tên mẫu biểu Chọn trường tham gia vào điều kiện Tạo biểu thức Kích OK để đóng hộp tạo biểu thức Đóng cửa sổ Macro Áp dụng macro vào Form (Tiếp) Ví dụ 1: Tạo biểu mẫu biểu chứa thơng tin phịng Trong biểu mẫu có nút lệnh Xem thơng tin nhân viên Khi kích vào nút lệnh chạy macro để mở bảng NHANVIEN Ví dụ 2: Tạo biểu mẫu biểu chứa thông tin nhân viên Trong biểu mẫu có nút lệnh Xem thơng tin trình độ ngoại ngữ Những nhân viên phịng PKH kích vào nút lệnh chạy macro để mở bảng TDNN ... thao tác Khi chạy macro, Access thực hành động theo thứ tự xếp macro Lưu lại Macro cách chọn File/Save Nhập tên cho Macro V Chạy macro Chạy macro đơn: Để chạy macro từ cửa sổ Macro, kích biểu... chạy macro từ cửa sổ Database, kích dịng Macros kích đúp vào tên macro mà ta cần thực Trên menu Tools, trỏ chuột vào Macro, kích Run Macro, sau chọn macro từ danh sách Macro Name Chạy Macro. .. Chạy macro từ macro khác Ta phải thêm hành động RunMacro vào macro có cách: Kích chọn RunMacro danh sách Action dịng trống Đặt thơng số Macro Name tên macro mà ta muốn chạy VI Sửa macro