Bài giảng Thiết kế hệ thống thông tin - Chương 2: Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án cung cấp cho người học các kiến thức: Đại cƣơng về khảo sát và đánh giá hiện trạng, các phương pháp khảo sát, các bước thực hiện sau khảo sát. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.
Chương 2: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP D.ÁN Đại cƣơng khảo sát đánh giá trạng Các phƣơng pháp khảo sát Các bƣớc thực sau khảo sát 2.1 ĐẠI CƢƠNG Giai đoạn trình phát triển hệ thống - Các bƣớc thực hiện: – Khảo sát sơ bộ: nhằm hình thành dự án phát triển HTTT; – Khảo sát chi tiết: nhằm xác định xác chức năng, nhiệm vụ mục tiêu -Yêu cầu: – Khảo sát, đánh giá hoạt động hệ thống – Đề xuất mục tiêu cho hệ thống – Đề xuất ý tưởng giải pháp – Vạch kế hoạch cho dự án 2.2 KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG 2.2.1 Mục đích Khảo sát đánh giá trạng nhằm: – Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên mơn, mơi trường hoạt động hệ thống – Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cách thức hoạt động hệ thống – Phát ưu điểm hệ thống cần kế thừa nhược điểm hệ thống cần khắc phục 2.2 KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG 2.2.2 Nội dung khảo sát đánh giá trạng – Tìm hiểu mơi trường xã hội, kinh tế kỹ thuật hệ thống, nghiên cứu cấu tổ chức quan chủ quản hệ thống – Nghiên cứu chức trách, nhiệm vụ, trung tâm định điều hành, phân cấp quyền hạn – Thu thập nghiên cứu hồ sơ, sổ sách, tệp với phương thức xử lý thông tin – Thu thập mơ tả quy tắc quản lý – Thu tập chứng từ giao dịch mơ tả chu trình lưu chuyển, xử lý thông tin tài liệu giao dịch 2.2 KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG 2.2.2 Nội dung khảo sát đánh giá trạng (tiếp) – Thống kê phương tiện tài nguyên sử dụng – Thu tập yêu cầu thông tin, ý kiến phê phán trạng, dự kiến, nguyện vọng kế hoạch cho tương lai – Đánh giá, phê phán trạng, đề xuất hướng giải – Lập hồ sơ tổng hợp trạng 2.2 KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG 2.2.3 Yêu cầu việc khảo sát trạng Việc khảo sát trạng phải đạt yêu cầu sau: – Trung thực, khách quan, phản ánh thực trạng hệ thống – Khơng bỏ sót thơng tin – Các thông tin thu tập phải lượng hố (số lượng, tần suất, độ xác, ) – Không trùng lặp – Không gây cảm giác xấu hay phản ứng tiêu cực cho người bị điều tra 2.2 KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG 2.2.3 Yêu cầu việc khảo sát trạng (tiếp) Muốn có kết khảo sát tốt, người khảo sát phải: xơng xáo (hỏi điều), chủ động (tìm giải pháp cho vấn đề), nghi ngờ (xem hoạt động có hạn chế, giải pháp không khả thi), ý đến chi tiết (mọi việc liên quan cần ghi nhận), biết đặt ngược vấn đề 2.2 KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG 2.2.4 Phƣơng pháp khảo sát trạng 2.2.4.1 Các mức khảo sát Có bốn mức khảo sát sau: – Thao tác thừa hành (tác vụ) – Điều phối quản lý (điều phối) – Quyết định, lãnh đạo (lãnh đạo) – Chuyên gia cố vấn (chuyên gia) 2.2 KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG 2.2.4 Phƣơng pháp khảo sát trạng (tiếp) 2.2.4.2 Các phƣơng pháp khảo sát a) Nghiên cứu tài liệu viết Nghiên cứu loại tài liệu: Chứng từ giao dịch, sổ sách, tệp máy tính, tài liệu tổng hợp, văn quy định, Việc nghiên cứu tài liệu viết gồm cơng việc sau: Xác đinh tài liệu chính, báo cáo cần thu thập Sao chép tài liệu, báo cáo thu thập tổng hợp lại Ghi lại liệu tài liệu, báo cáo: Tên mục, định dạng, số lượng, tần suất sử dụng , cấu trúc, nơi phát sinh, nơi sử dụng Tiến hành phân tích, tổng hợp 2.2 KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG 2.2.4.2 Các phƣơng pháp khảo sát (tiếp) b) Phỏng vấn Trao đổi trực tiếp với người nhóm người Kết vấn phụ thuộc vào yếu tố sau: Sự chuẩn bị Chất lượng câu hỏi Kinh nghiệm khả người vấn 2.2 KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG c) Sử dụng bảng hỏi, mẫu điều tra Đây phương pháp sử dụng để điều tra phạm vi rộng, tốn thời gian chi phí, dễ tổng kết Tuy nhiên kết có độ xác thấp đánh giá số trung bình thống kê Do nội dung thăm dị vấn đề sau: – Những khó khăn mà tổ chức gặp phải – Những yếu tố có tính định đến hoạt động thành cơng – Giải pháp xây dựng hệ thống thơng tin có phải giải pháp tốt – Khó khăn triển khai hệ thống thông tin – Sự hiểu biết quan niệm người dùng hệ thống thông tin 2.2 KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG d) Quan sát theo dõi: Quan sát theo dõi hoạt động hệ thống Có hai hình thức: – Quan sát trực tiếp – Sử dụng phương tiện Ƣu điểm: Bổ sung xác hóa thơng tin người sử dụng có hạn chế về: - Mô tả lại công việc (chủ quan, khơng chi tiết); - Trí nhớ (khơng nhớ kiện xảy ra, hay xảy lâu khứ) Hạn chế: - Mất thời gian; - Bị động; - Thơng tin thu có tính phận 2.2 KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG 2.2.4 Phƣơng pháp khảo sát đại 2.3 CÁC BƢỚC THỰC HIỆN SAU KHẢO SÁT 2.3.1 Xử lý sơ kết khảo sát Sau vấn, điều tra, nghiên cứu tài liệu, ta cần xem lại hoàn thiện tài liệu thu được, bao gồm việc phân loại, xếp, trích rút liệu, tổng hợp liệu, làm cho trở nên đầy đủ, xác, cân đối, gọn gàng dễ kiểm tra dễ theo dõi Phát chỗ thiếu để bổ sung, chỗ sai hay khơng lơgic để sửa đổi Hồn chỉnh biểu đồ phân cấp chức thu Quá trình thường lặp lại nhiều lần tiến hành song song với hoạt động xác định yêu cầu Trong số hoạt động thường bao gồm: – Lập bảng mô tả chi tiết tài liệu – Lập bảng mô tả chi tiết công việc Các bảng hình thức làm tài liệu để lấy ý kiến người sử dụng 2.3 CÁC BƢỚC THỰC HIỆN SAU KHẢO SÁT 2.3.1 Xử lý sơ kết khảo sát (tiếp) 2.3 CÁC BƢỚC THỰC HIỆN SAU KHẢO SÁT 2.3.1 Xử lý sơ kết khảo sát (tiếp) 2.3 CÁC BƢỚC THỰC HIỆN SAU KHẢO SÁT 2.3.1 Xử lý sơ kết khảo sát (tiếp) 2.3 CÁC BƢỚC THỰC HIỆN SAU KHẢO SÁT 2.3.2 Tổng hợp kết khảo sát Một tổ chức lớn, phức tạp thường quan sát tất liệu lúc Khi tiến hành xác đinh yêu cầu, người ta phải tiến hành nhóm, theo lĩnh vực, phận để quan sát thu thập thông tin Lúc cần lắp ghép lại để có tranh tổng thể Việc tổng hợp tiến hành theo hai loại: – Tổng hợp theo xử lý – Tổng hợp theo liệu 2.3 CÁC BƢỚC THỰC HIỆN SAU KHẢO SÁT 2.3.2 Tổng hợp kết khảo sát (tiếp) a, Tổng hợp xử lý Mục tiêu tổng hợp xử lý làm rõ thiếu sót rời rạc yếu tố liên quan đến công việc vấn Sau trình bày tường minh để người sử dụng xem xét, đánh giá hợp thức hóa, đảm bảo xác xử lý (hình 2.7) Việc tổng hợp tổ chức theo lĩnh vực hoạt động có gắn kết chặt chẽ với 2.3 CÁC BƢỚC THỰC HIỆN SAU KHẢO SÁT 2.3.2 Tổng hợp kết khảo sát (tiếp) a, Tổng hợp xử lý (tiếp) 2.3 CÁC BƢỚC THỰC HIỆN SAU KHẢO SÁT 2.3.2 Tổng hợp kết khảo sát (tiếp) b, Tổng hợp liệu Mục tiêu tổng hợp liệu liệt kê tất liệu có liên quan đến miền khảo sát tổ chức sàng lọc để thu liệu đầy đủ, xác gán cho tên gọi thích hợp mà người tham gia dự án đồng ý Hai tài liệu thiếu bảng tổng hợp hồ sơ (bảng 2.8) bảng từ điển liệu (bảng 2.9) 2.3 CÁC BƢỚC THỰC HIỆN SAU KHẢO SÁT 2.3.2 Tổng hợp kết khảo sát (tiếp) b, Tổng hợp liệu (tiếp) 2.3 CÁC BƢỚC THỰC HIỆN SAU KHẢO SÁT 2.3.2 Tổng hợp kết khảo sát (tiếp) b, Tổng hợp liệu (tiếp) 2.3 CÁC BƢỚC THỰC HIỆN SAU KHẢO SÁT 2.3.3 Hợp thức hóa kết khảo sát Hợp thức hóa việc hiểu thể thơng tin khảo sát dạng khác người sử dụng đại điện tổ chức chấp nhận đắn đầy đủ Mục tiêu hợp thức hóa kết khảo sát nhằm đảm bảo xác hóa thơng tin liệu phản ánh yêu cầu thông tin tổ chức tính pháp lý để sử dụng sau 2.3 CÁC BƢỚC THỰC HIỆN SAU KHẢO SÁT 2.3.3 Hợp thức hóa kết khảo sát (tiếp) Việc hợp thức hóa bao gồm việc hồn chỉnh trình diễn nội dung vấn để người vấn xem xét cho ý kiến Các tổng hợp tài liệu đệ trình để nhà quản lý lãnh đạo đánh giá đề xuất bổ sung Sau tài liệu hồn chỉnh trình bày lại theo khn mẫu xác định để nhóm phận quản lý phát triển hệ thống xem xét, thông qua định chấp nhận, cho phép sử dụng ... động hệ thống – Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cách thức hoạt động hệ thống – Phát ưu điểm hệ thống cần kế thừa nhược điểm hệ thống cần khắc phục 2. 2 KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG 2. 2 .2 Nội... mục tiêu -Yêu cầu: – Khảo sát, đánh giá hoạt động hệ thống – Đề xuất mục tiêu cho hệ thống – Đề xuất ý tưởng giải pháp – Vạch kế hoạch cho dự án 2. 2 KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG 2. 2.1 Mục... công – Giải pháp xây dựng hệ thống thông tin có phải giải pháp tốt – Khó khăn triển khai hệ thống thơng tin – Sự hiểu biết quan niệm người dùng hệ thống thông tin 2. 2 KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN