Mục tiêu nghiên cứu của bài viết này là đề xuất một phương pháp giám sát tiến độ thực hiện của dự án sử dụng mô hình quản trị giá trị thu được.
ISSN 2354-0575 GIÁM SÁT THỰC HIỆN DỰ ÁN ÁP DỤNG MƠ HÌNH QUẢN TRỊ GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC Ngơ Thị Lan Anh Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên Ngày nhận: 17/06/2016 Ngày sửa chữa: 09/08/2016 Ngày xét duyệt: 06/09/2016 Tóm tắt: Giám sát đánh giá trình thực khâu vơ quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ thành cơng dự án Q trình địi hỏi người quản lý phải theo dõi, giám sát trình thực dự án thơng qua việc đánh giá xác hiệu suất thực công việc dự án Trong báo đề xuất phương pháp giám sát tiến độ thực dự án sử dụng mơ hình Quản trị giá trị thu Từ khóa: Quản trị dự án, Quản trị giá trị thu được, Giám sát dự ám, Hiệu suất thực dự án Giới thiệu Một nguyên nhân phổ biến dẫn đến thất bại dự án q trình quản lý khơng phù hợp, khơng quản lý rủi ro phát sinh trình thực thi Điều liên quan chặt chẽ tới việc giám sát hoạt động dự án Trong báo tơi có giới thiệu, đề xuất quản lý, giám sát tiến độ thực dự án thông qua sử tiêu chí đánh giá mơ hình Quản trị giá trị thu Phương pháp cung cấp khả kiểm soát thực dự án, kết hợp việc kiểm sốt chi phí lẫn kiểm sốt tiến độ, xác định tính khả thi dự án Do việc nghiên cứu mơ hình quản trị giá trị thu EVM nhà nghiên cứu quản lý dự án quan tâm I Giám sát thực dự án Khái niệm: Giám sát dự án trình kiểm tra theo dõi dự án tiến độ thời gian, chi phí tiến trình thực nhằm đánh giá thường xuyên mức độ hoàn thành đề xuất biện pháp hành động cần thiết để thực thành công dự án Hệ thống giám sát dự án có tác dụng giúp nhà quản lý dự án: - Quản lý tiến độ thời gian, đảm bảo yêu cầu kế hoạch - Giữ cho chi phí phạm vi ngân sách duyệt - Phát kịp thời tình bất thường nảy sinh đề xuất biện pháp giải Việc giám sát dự án đòi hỏi phải thực thường xuyên tiến hành theo hệ thống thức khơng thức Hệ thống giám sát cần đơn giản, dễ hiểu, tập trung vào thay đổi quan trọng, khâu yếu hệ thống Tiêu chuẩn lựa chọn hệ thống giám sát phụ 126 thuộc vào: - Mức độ rủi ro dự án - Chi phí hệ thống lợi nhuận mà đem lại Hệ thống kiểm sốt đơn giản họp giao ban phức tạp bao gồm nhiều tiêu đánh giá Nguyên tắc chung để lựa chọn hệ thống kiểm soát đảm bảo mức lợi nhuận đặt Các phương pháp giám sát dự án Những nội dung then chốt cần lập kế hoạch, giám sát kiểm soát bao gồm thời gian (tiến độ), chi phí (ngân sách), kết thu Các nội dung mục tiêu dự án Khi thiết lập trình giám sát, kiểm soát, cần ý: - Phải thực liên tục đến dự án hoàn tất, nên tương thích với kiện quan trọng dự án - Phù hợp với dự án, không áp đặt lên dự án gây mâu thuẫn với dự án - Xác định xác ranh giới giá trị mục tiêu mà phạm vi cần trì giám sát - Thiết lập quy định rõ tiêu chí, tiêu chuẩn, thơng tin cần thu thập, cách thức thu thập liệu yếu tố cần giám sát - Hiển thị đầy đủ thông tin tương ứng với cấp quản lý Có nhiều phương pháp cách thức giám sát khác Trong viết tơi có tìm hiểu số phương pháp sau: a Giám sát theo kế hoạch dự án: Bao gồm phương pháp: • Giám sát theo mốc thời gian dự Khoa học & Công nghệ - Số 11/Tháng - 2016 Journal of Science and Technology ISSN 2354-0575 án: Giám sát, đánh giá tiến độ kiện quan trọng dùng để đánh dấu trình, giai đoạn dự án • Giám sát theo dung sai dự án: Xác lập phạm vi giới hạn cho phép, so sánh giá trị đo thực tế với mức độ chuẩn xác lập ban đầu thực hành động cần thiết giới hạn vượt q • Phân tích Pareto: Ứng dụng quy luật Pareto 80/20 vào tiêu chí cụ thể chi phí, thời gian, phạm vi để xác đinh mục tiêu tránh lãng phí khơng cần thiết nguồn lực b Giám sát ngân sách dự án: Bao gồm phương pháp: • Các đường cong chữ S: Đây phương pháp phân tích đồ thị để khác chi tiêu kế hoạch chi tiêu thực tế • Mơ hình Quản trị giá trị thu được: Để đo lường tình hình thực dự án người ta dùng tiêu giá trị thu c Giám sát theo báo cáo dự án • Báo cáo tiến độ: Là báo cáo nhóm dự án giúp người liên quan • Các Cuộc họp bàn dự án: Thông qua tranh luận trao đổi thông tin liên quan đến kiện, trao đổi ý kiến, quan điểm đưa định đắn • Tham quan giám sát thực tế: Hiểu tình trạng thực tế dự án để đưa định hợp lý Quy trình giám sát dự án Dưới số bước khái quát trình lập kế hoạch giám sát: Bước 1: Xác định đối tượng tham gia thực giám sát để đảm bảo tính đầy đủ việc giám sát phạm vi dự án Bước 2: Làm rõ phạm vi, mục đích, ý định sử dụng, đối tượng, ngân sách dùng cho đánh giá giám sát Bước 3: Xây dựng tiêu chí, thơng tin cần thu thập, cách thức thu thập liệu mục tiêu giám sát Bước 4: Phân tích tổng hợp thơng tin thu thập được, xem xét xu hướng phát sinh q trình triển khai dự án (nếu có) Đề xuất khuyến nghị phù hợp Bước 5: Thông báo tới bên liên quan kết giám sát để đưa định phù hợp kịp thời chấn chỉnh Giám sát đánh giá không giúp tổ chức hội xem xét lại hoạt động trước mà cịn sử dụng làm sở cho Khoa học & Công nghệ - Số 11/Tháng - 2016 thay đổi mang tính xây dựng q trình triển khai Một phương pháp đánh giá trình thực cách hiệu cung cấp khung nhìn tồn diện cho nhà quản lý phương pháp sử dụng mơ hình Quản trị giá tị thu giới thiệu sau II Mơ hình quản trị giá trị thu Mơ hình Quản trị giá trị thu EVM) sử dụng vào năm 1960 Bộ Quốc phòng Mỹ cung cấp bắt đầu tên gọi Hệ thống kiểm sốt tiêu chuẩn Chi phí/Lịch trình (C/SCSC) Năm 1972 C/SCSC hướng dẫn triển khai sử dụng tất chi nhánh quân Mỹ Năm 1998 Viện tiêu chuẩn quốc gia Mỹ công bố hướng dẫn rộng rãi cho hệ thống EVM Ngày mơ hình EVM áp dụng rộng rãi nhiều lĩnh vực, công nhận nhiều hiệp hội chuyên môn quốc tế Viện Quản lý dự án (PMI), Hiệp hội tiến Chi phí Kỹ thuật Quốc tế (AACEI), Hiệp hội Công nghiệp Quốc phòng (NDIA)… Quản trị giá trị thu kỹ thuật quản lý dự án đo lường, giám sát trình thực dự án cách khách quan Có khả kết hợp phép đo phạm vi, tiến độ chi phí hệ thống tích hợp nhất, cung cấp cảnh báo sớm vấn đề thực thi dự án Ngồi ra, cịn xác định phạm vi dự án giúp cho nhóm dự án tập trung vào việc đạt tiến độ Mơ hình Quản trị giá trị thu a Các thơng số mơ hình Điểm đặc biệt phương pháp tính tường minh, định lượng giá trị, số dự án cách rõ ràng dựa công thức cụ thể Các thông số ý nghĩa sử dụng quản trị giá trị thu đươc mô tả sau: - AC: Actual cost - Chi phí thực tế bỏ để thực cơng việc - ACWP: Actual Cost for Work Performed - Chi phí thực tế cho công việc thực - BAC: Budget at completion - Chi phí dự kiến tới thời điểm hoàn thành dự án - BCWP: Budgeted Cost of Work Performed - Chi phí cho cơng việc hoàn thành - BCWS: Budgeted Cost of Work Scheduled - Chi phí cho cơng việc theo kế hoạch - EV: Earned value - Giá trị thu EV = BAC * % công việc thực tế (đạt đến thời điểm theo dõi) - PV: Plan value - Chi phí theo kế hoạch PV = BAC * % công việc dự kiến (đạt theo kế hoạch đến thời điểm theo dõi) - CV: Cost variance - Chênh lệch chi phí kế hoạch CV = EV - AC = BCWP – ACWP Nếu CV Journal of Science and Technology 127 ISSN 2354-0575 > nghĩa dự án chưa sử dụng hết kinh phí; ngược lại CV < nghĩa dự án sử dụng vượt q kinh phí dự tốn - SV: Schedule variance - Chênh lệch chi phí thay đổi tiến độ SV = EV – PV = BCWP – BCWS Nếu SV > tiến độ thực nhanh so với kế hoạch, SV < tiến độ chậm so với kế hoạch - CPI: Cost Performance Index - Chỉ số chi phí thực CPI = EV/AC = BCWP/ACWP Nếu CPI < có nghĩa chi phí hồn tất cơng việc cao so với kế hoạch (vượt ngân sách), CPI = có nghĩa chi phí hồn thành cơng việc kế hoạch (có lợi), CPI > có nghĩa chi phí hồn tất cơng việc dự kiến (dưới ngân sách) - SPI: Schedule Performance Index - Chỉ số tiến độ thực SPI = EV/PV = BCWP/BCWS Nếu SPI > dự án vượt tiến độ, = theo tiến độ, < chậm so với tiến độ - CSI: Cost Schedule Index - Chỉ số chi phí thực CSI = CPI *SPI Nếu CSI >= 1.0 dự án gặp khó khăn việc khắc phục - EAC: Estimate at completion - Chi phí ước tính thời điểm hồn thành dự án - ETC: Estimate to completion - Chi phí ước tính từ thời điểm tới thời điểm hoàn thành dự án ETC = EAC – AC b Ước tính chi phí hồn thành Một lý thuyết phục để sử dụng phương pháp EVM khả cung cấp cho người quản lý với ước tính chi phí thời điểm hồn thành dự án, dự báo mức nguồn lực thời gian cần thiết cần phải bổ sung để hồn thành dự án theo kế hoạch • EAC=AC+BAC-EV Giải thiết hiệu suất cơng việc cịn lại thời điểm trở thực theo kế hoạch Nó thường áp dụng dự án nhỏ vượt ngân sách chấp nhận • EAC = AC + _ BAC - EV i BAC = CPI CPI cum Trường hợp áp dụng mà giả định hiệu suất cơng việc chưa hồn thành với hiệu suất tích lũy cơng việc diễn _ BAC - EV i • EAC = AC + CPI + SPI cum cum Trường hợp áp dụng 128 trường hợp dự án cần phải xem xét hiệu suất chi phí tiến độ dự án đặc biệt dự án bị hạn chi phí lịch trình dự án c Đánh giá hiệu suất tương lai Dựa vào số CPI SPI ta tính tốn số hiệu suất chi phí tương lai (CPI goto) số hiệu suất chi phí tới thời điểm hoàn thành (To complete cost performance index – TCPI) dựa số cơng việc cịn lại sau cơng việc cịn lại = CPI _goto i = nguồn lực lại BAC - BCWP BAC - EV = BAC - ACWPcum = BAC - ACcum cum cum công việc lại = TCPI = ETC BAC - BCWP BAC - EV = EAC - ACWPcum = EAC - ACcum cum cum Nếu hai số CPI to go TCPI > để hồn thành dự án đòi hỏi người quản lý phải nâng cao hiệu suất làm việc > 100% phải cân đối lại chi phí so với kế hoạch cơng việc cịn lại chi phí cịn lại không đủ để thực Khả cung cấp thông tin ước tính chi phí thực tế, cảnh báo khả dự án bị lệch so với kế hoạch quản lý Phương pháp cung cấp khung nhìn tổng qt tình trạng tồn dự án bao qt tình trạng chung tồn dự án thực Quy trình đánh giá hiệu thực dự án áp dụng mơ hình quản trị giá trị thu Giả thiết đặt dự án có lịch trình thực thông qua Mỗi công việc thực bao gồm ba yếu tố Nội dung công việc Thời gian Ngân sách Quy trình đánh giá xác định bước sau: Bước - Tính PV cơng việc Trong bước cần phải tính tốn chi phí theo kế hoạch cho cơng việc (PV) Vì vậy, PV gói cơng việc tính sau: PV = (thời gian gói cơng việc) # (Tỷ lệ lao động trực tiếp + Tỷ lệ lao động gián tiếp + chi phí phạt (nếu có)) Bước - Tạo bảng danh sách gói cơng việc Bảng chia thành hai phần “ước tính” “thực tế” Dữ liệu cột ước tính xây dựng lịch trình, Các cột thực tế nắm giữ thông Khoa học & Công nghệ - Số 11/Tháng - 2016 Journal of Science and Technology ISSN 2354-0575 tin số tiền thực tế chi cho nhiệm vụ bắt đầu kết thúc thời gian thực tế công việc Bảng Mô tả bảng danh sách mẫu Uớc tính Thực tế Mơ Chi phí Thời Thời Chi Thời Thời tả gói theo kế gian gian phí gian gian công hoạch bắt kết thực bắt kết việc $ đầu thúc tế $ đầu thúc t1 280 300 t2 450 400 Bước - Tạo bảng theo dõi EV Bảng theo dõi EV để ghi lại giá trị PV, EV,AC theo thời gian kéo dài suốt thời kỳ án Bảng liệu tính tốn theo cách tích lũy giá trị PV, EV, AC gói cơng việc hồn thành theo q trình thời gian Bảng Mơ tả bảng theo dõi EV dựa liệu bảng Uớc tính Thời gian thực Thực tế Chi Phí theo Giá trị thu kế hoạch tích tích lũy lũy Chi phí thực tế tích 0 0 280 0 280 280 300 730 280 300 Bên cạnh việc so sánh số cách riêng biệt, so sánh số với cung cấp thơng tin khác chi phí tiến độ dự án Có thể nhận thấy qua việc phân tích, so sánh giá trị PV, EV, AC thấy xảy trường hợp sau - Trường hợp 1: EV > PV > AC: hiệu suất lịch trình chi phí thực tốt so với kế hoạch - Trường hợp 2: EV > AC > PV: tốt so với kế hoạch, nhiên hiệu suất kế hoạch tốt hiệu suất chi phí - Trường hợp 3: PV > EV > AC: hiệu suất lập lịch hiệu suất chi phí tốt - Trường hợp 4: PV > AC > EV: Trường hợp cho thấy hiệu suất chi phí lịch trình hiệu - Trường hợp 5: AC > EV > PV: cho thấy lập lịch tốt hiệu suất chi phí - Trường hợp 6: AC > PV > EV: Kém hiệu chi phí lẫn tiến độ thực Từ giá trị thu mơ hình đưa đánh giá hiệu suất chi phí, tiến độ dự án từ xác định rủi ro phát sinh để điều chỉnh hợp lý Trong trường hợp tiến độ chi phí khơng hợp lý cần phải chỉnh sửa giá trị gói cơng việc chưa thực quay lại để lập lại lịch cho dự án từ thời điểm có chỉnh sửa giá trị Từ số ta thấy hai nhiệm vụ hoàn thành kịp thời hạn nhiên chi tiêu vượt ngân sách Bước - Giám sát thực dự án Các liệu sinh từ bước tạo thành sở cho việc xác định tình trạng dự án khía cạnh ngân sách kế hoạch với ước tính chi phí cuối Như đề cập trước giá trị thu liên quan đến việc tính tốn ba giá trị hoạt động, EV, PV AC So sánh độ lớn ba giá trị đưa ý kiến tình trạng dự án Mối quan hệ ba giá trị xác định phương trình sau đây: (6) EV = SPI # PV = CPI # AC Khi SPI = CPI = 1, lịch trình chi phí thực xác giá trị kế hoạch Tuy nhiên số CPI SPI < chi phí lịch trình hoạt động hiệu Khoa học & Cơng nghệ - Số 11/Tháng - 2016 Hình so sánh giá trị PV, EV, AC III Thực nghiệm đánh giá Tiến hành thử nghiệm dự án với đội tham gia 15 cơng việc tiến hành Có tham số thời gian thực hiện, công việc phụ thuộc, thời điểm thực hiện, nguồn lực thực hiện, lịch trình thực mô tả theo bảng tham số lịch trình dự án Journal of Science and Technology 129 ISSN 2354-0575 Bảng Các tham số lịch trình thực dự án Từ lịch trình cho tiến hành giám sát tuần 11, dự án thực xong công việc số bắt đầu thực cơng việc số Thực tính tốn giá trị mơ hình quản trị giá trị thu được, lập bảng theo dõi tham số diễn theo kế hoạch thực tế công việc cụ thể sau: Bảng Bảng danh sách cơng việc thực tuần 11 Nhìn vào bảng liệu tuần bắt đầu tuần kết thúc công việc ta thấy tiến độ thực công việc theo lịch trình lập, tiêu chí thời gian, để đánh giá xác liệu q trình thực cơng việc có thực tốt? Điều cịn phụ thuộc giá trị tích lũy EV, PV, AC số SPI CPI thu thập tuần 11 thông qua bảng số biểu đồ mô tả giá trị PV, 130 EV, AC theo tuần Khoa học & Công nghệ - Số 11/Tháng - 2016 Journal of Science and Technology ISSN 2354-0575 Bảng Giá trị tích lũy PV, EV, AC theo tuần Từ liệu bảng thông tin số mơ hình EVM cho ta nhận định cụ thể sau: SPI = 1.073 > chứng tỏ dự án đảm bảo tiến độ mặt thời gian thự CPI = 0.985 < Chi phí dự án vượt mức chi phí theo kế hoạch Xem xét giá trị tích lũy PV, EM AC thời điểm 11 tuần dự án ta có: PV = 14.580 < EM = 15.648 < AC = 15.882 thuộc vào trường hợp mà lịch trình phù hợp hiệu suất chi phí hiệu Hình Biểu đồ giá trị tích lũy PV, EV, AC theo tuần (Xanh: AC; đen: EV, màu đỏ: PV) Khoa học & Công nghệ - Số 11/Tháng - 2016 Căn vào biểu đồ ta thấy chi phí thực tế lớn giá trị > chi phí kế hoạch theo dự tốn Như dự án khơng bị vượt ngân sách theo kế hoạch mà chi phí thực tế bỏ khơng tương ứng với phần công việc phải đạt Và tuần thứ dự án Đòi hỏi người quản lý dự án cần phải đưa hành động chấn chỉnh kịp thời điều chỉnh, ước tính lại chi phí, tránh cho hoạt động cịn lại bị rơi vào tình trạng thiếu chi phí ảnh hưởng đến chất lượng cơng việc Kết luận Điểm mấu chốt giám sát dự án hiệu tính tốn, so sánh, phân tích tiến độ thực hiệu suất chi phí thường xuyên định kỳ để đưa định cần thiết vào thời điểm, giải rủi ro phát sinh trước tình hình dự án trở nên tệ Trong viết chúng tơi trình bày hướng tiếp cận để áp dụng mơ hình giá trị thu vào giám sát trình thực dự án Kết thực nghiệm tính hiệu việc kiểm sốt tiến độ thực mơ hình Đề xuất áp dụng để quản lý dự án xây dựng phần mềm kiển triển khai thực tế mở rộng nâng cao để áp dụng dự án có quy mơ lớn Journal of Science and Technology 131 ISSN 2354-0575 Tài liệu tham khảo [1] Đỗ Ngọc Thịnh, “Giám sát đánh giá dự án”, tháng 4/2015 [2] http://quantri.vn/dict/details/14407-giam-sat-du-an [3] Yusuf KANIK, “Software Project Scheduling, Software Project Performance Measurement and Control”, July 2005 [4] http://www.stakeholdermap.com/project-management/project-monitoring-and-control.html [5] Nghi M Nguyen, Ph.D., PE, PMP, “The Application of Performance Measurement Technique in Project Management: the Earned Value Management (evm) Approach” [6] Quentin W Fleming , Joel M Koppelman , “Earned Value Project Management”, 3rd Edition, Inc, 2005 MONITORING OF PROJECT IMPLEMENTATION APPLICATIONG MODEL EARNED VALUE MANAGEMENT Abstract: Monitoring and evaluate of implementation project process is a very important stages, have a direct impact on the success rate of the project This process requirements the managers have to monitor and supervise project implementation process via assessing productivity of implementing the parts of project In this article, we suggest a solution that measures accurately productivity of implementing a project by using a Earned Value Management Mode Keywords: Project management, Earned value management, Project Monitoring, Performance project implementation 132 Khoa học & Công nghệ - Số 11/Tháng - 2016 Journal of Science and Technology ... để áp dụng mơ hình giá trị thu vào giám sát trình thực dự án Kết thực nghiệm tính hiệu việc kiểm sốt tiến độ thực mơ hình Đề xuất áp dụng để quản lý dự án xây dựng phần mềm kiển triển khai thực. .. Viện Quản lý dự án (PMI), Hiệp hội tiến Chi phí Kỹ thu? ??t Quốc tế (AACEI), Hiệp hội Cơng nghiệp Quốc phịng (NDIA)… Quản trị giá trị thu kỹ thu? ??t quản lý dự án đo lường, giám sát trình thực dự án. .. giám sát thực tế: Hiểu tình trạng thực tế dự án để đưa định hợp lý Quy trình giám sát dự án Dưới số bước khái quát trình lập kế hoạch giám sát: Bước 1: Xác định đối tượng tham gia thực giám sát