MỪNG SINH NHẬT CHÁU KHÁNH HƯNG

Vì cửa sổ Word thường chỉ hiển thị được một phần văn bản, bạn sẽ biết cách sử dụng thanh cuốn để xem các phần khác nhau của văn bản, dùng con trỏ chuột và các phím trên bàn phím để di ch[r]

(1)

TIN HC CN BN

Cơ

soạn thảo văn bản

NH XUT BẢN

GIÁO DỤC Microsoft

®

(2)

(3)

Mục lục

Làm quen với Word 5

Khởi động Word

Cửa sổ Word

Nhập nội dung văn 10

Lưu văn 11

Đóng văn thoát khỏi Word 13

Tổng kết học 14

Câu hỏi kiểm tra 14

Thực hành 15

Biên tập văn 16

Mở tập tin văn có 16

Di chuyển văn 18

Hiển thị phần văn 19

Chèn nội dung vào văn 20

Chọn văn 20

Xóa khơi phục nội dung xóa 22

Tạo thư mục 24

Lưu văn với tên khác 25

Thực hành 26

Mẫu sử dụng mẫu 28

Sử dụng mẫu Word 28

Tạo mẫu cho riêng bạn 31

Tạo mẫu từ mẫu 34

Thực hành 35

Định dạng văn 36

Dùng công cụ để định dạng văn 36

Áp dụng định dạng ký tự khác 39

Căn thẳng hàng đoạn văn 40

Sao, cắt dán văn 42

Dùng tính kéo thả để di chuyển 43

Sử dụng Office Clipboard 44

Áp dụng kiểu 47

Xem trước văn 50

In văn 51

Thực hành 53

Định dạng đoạn văn 54

Định dạng đoạn văn 54

Thiết đặt điểm dừng 60

Tạo danh sách liệt kê dạng ký hiệu số thứ tự 65

(4)

iv Cơ soạn thảo văn bản

Định dạng văn theo cột 67

Thực hành 77

Thiết kế trang 79

Đặt lề trang 80

Chèn số trang 82

Chèn đầu trang chân trang 83

Thay đổi hướng trang 85

Thực hành 87

Các công cụ hỗ trợ biên tập 88

Kiểm tra tả 88

Kiểm tra lỗi ngữ pháp 91

Tìm kiếm văn 93

Thay 95

Chèn ngày 97

Chèn ký tự đặc biệt 99

Thêm thích 100

Thực hành 103

Đồ họa văn 104

Chèn ảnh từ tập tin 104

Chèn ảnh từ Clip Gallery 106

Chỉnh sửa kích thước ảnh 107

Điều chỉnh vị trí ảnh 110

Thực hành 111

Tạo vàlàm việc với bảng 112

Tạo bảng 113

Di chuyển chọn bảng 117

Gộp ô bảng 119

Chèn xóa cột hàng 122

Thực hành 125

Word web 126

Gửi văn dạng đính kèm thư điện tử 126

Xem văn chế độ Web Page Preview 129

Lưu văn Word dạng trang web 130

(5)

Làm quen với Word Sau hồn thành học này, bạn có thể:

 Khởi động Word quen thuộc với cửa sổ Word  Nhập nội dung văn

 Lưu tài liệu

 Đóng tài liệu khỏi Word

Ngày hầu hết thư từ giao dịch cá nhân văn chuyên mơn tạo máy tính với việc sử dụng chương trình xử lý văn Chương trình xử lý văn giúp việc tạo tài liệu dễ dàng xác

Microsoft® Word chương trình xử lý văn Với Microsoft Word, việc dễ dàng tạo loại văn bản, bạn thêm đồ họa vào văn dùng chương trình Microsoft Office khác để đưa liệu vào văn Word Word không công cụ thuận tiện giúp tiết kiệm thời gian, mà cịn cho phép kiểm tra tả xem văn trước in Khơng cịn phải gõ lại văn hay hai lỗi Word cho phép chỉnh sửa nhanh chóng văn cho kết cách chuyên nghiệp Bài giới thiệu cách khởi động nhận diện thành phần cửa sổ Word, bảng chọn công cụ Khởi động Word

Cũng với chương trình khác, có nhiều cách bắt đầu Word Một cách đơn giản bạn bắt đầu việc nháy nút Start bên trái

thanh công việc

Các bước thực hiện

Trong tập này, bạn khởi động Word

1. Nháy Start công việc Bảng chọn Start xuất

2. Trên bảng chọn Start, trỏ vào All Programs Bảng chọn Programs xuất hiện, hiển thị tất chương trình máy tính, kể Word

(6)

6 Cơ soạn thảo văn bản

3. Nháy Microsoft Word để bắt đầu Word

Sau Word khởi động, chương trình xuất cửa sổ

riêng với văn bản mới, trống Cửa sổ miền hình dùng để hiển thị chương trình hay văn Mọi cửa sổ có thành phần chung, bao gồm công cụ Văn phần công việc độc lập tạo chương trình

Nói cách khác, cửa sổ Word văn hiển thị cửa sổ tách biệt Có thể dùng Word để mở nhiều tài liệu (do nhiều cửa sổ tài liệu) lúc Như với chương trình chạy Microsoft Windows, bạn điều chỉnh kích thước cửa sổ Word cửa sổ văn nút Minimize Restore Down/Maximize đóng cửa sổ Word hay cửa sổ văn nút Close

(7)

Làm quen với Word 7

Cửa sổ Word chứa thành phần đồ họa giúp cho việc sử dụng chương trình, kể bảng chọn, công cụ nút lệnh Làm quen với thành phần cửa sổ Word tiết kiệm nhiều thời gian làm việc

Lưu ý

Bạn bắt đầu Word cách nháy đúp vào biểu tượng tắt Word hình Để tạo biểu tượng tắt, nháy nút Start, trỏ vào All Programs, nháy chuột phải vào Microsoft Word, trỏ vào Send To nháy Desktop Biểu tượng tắt biểu tượng với mũi tên cong góc trái

Cửa sổ Word

(8)

 Thanh tiêu đề: Dòng cửa sổ tiêu đề.

Nó đặt đỉnh cửa sổ, hiển thị tên ứng dụng tên tài liệu thời (Đối với hộp thoại tên hộp thoại)

 Thanh bảng chọn: Dòng liệt kê tên bảng chọn sẵn có

trong Word Bảng chọn là danh sách lệnh hay tùy chọn sẵn có Thanh bảng chọn đặt tiêu đề

 Thanh công cụ chuẩn: Thanh công cụ cung cấp việc truy

nhập nhanh chóng vào chức soạn thảo thường dùng Chẳng hạn, công cụ chuẩn, nút cần nháy muốn lưu văn có biểu tượng đĩa mềm Thanh cơng cụ chuẩn đặt bảng chọn

 Thanh công cụ định dạng: Đây công cụ cung cấp

các nút lệnh để truy nhập nhanh chóng vào chức định dạng thường dùng Tên nút lệnh hiển thị trỏ chuột đặt chúng

 Điểm chèn: Một vệt thẳng đứng nhấp nháy cửa sổ văn

bản nơi ký tự tiếp theo xuất gõ từ bàn phím

 Miền chọn:Miền cạnh bên trái cửa sổ cạnh bên

trái văn Bạn đưa trỏ chuột vào miền chọn nháy chuột để chọn tồn dịng văn Con trỏ đổi thành mũi tên trỏ sang phải đưa vào miền chọn

 Thước: Thước hiển thị công cụ dùng để

thay đổi mức thụt lề đoạn văn, đặt lại lề trang (vùng để trống cạnh giấy văn bản) điều chỉnh chiều rộng cột Thước chia theo đơn vị thường cm

 Thanh cuốn: Các dùng để hiển thị các

vùng khác văn Thanh đứng đặt dọc theo cạnh bên phải cửa sổ ngang đặt cửa sổ, trạng thái

 Nút di chuyển: Các nút , , , , cuốn

đứng dùng để di chuyển vùng văn theo cách khác

 Thanh trạng thái: Thanh trạng thái đáy cửa sổ hiển thị

(9)

 Nút cực tiểu hóa: Nút góc bên phải cửa sổ thu cửa

sổ thành nút công việc Windows

 Nút Maximize/Restore Down: Nút góc bên phải

cửa sổ chuyển đổi việc hiển thị cửa sổ theo kích cỡ cực đại phục hổi cửa sổ kích thước trước

 Nút Close: Nút góc bên phải cửa sổ đóng

cửa sổ hay ứng dụng thời

 ScreenTip: Thông tin mục trợ giúp hiển thị tên nút lệnh khi

để trỏ chuột nằm nút lệnh hay đối tượng hình

 Ngăn công việc: Word tổ chức lệnh có liên quan tới

một cơng việc chung ngăn cơng việc Đó cửa sổ nhỏ bên phải vùng hiển thị văn Chẳng hạn, bắt đầu Word, ngăn New Document, chứa lệnh liên quan đến việc mở tạo văn hiển thị Bạn cho hay ẩn ngăn công việc bạn muốn cách mở bảng chọn View, nháy Task Pane nháy lệnh hiển thị hay ẩn ngăn công việc

Lưu ý

Ngăn công việc mở lần bắt đầu Word tự động đóng lại bạn mở văn Nếu không muốn ngăn công việc xuất lần bắt đầu Word, xóa đánh dấu Show at Startup ngăn

Trong tập này, bạn hiển thị thông tin (ScreenTips) vài nút lệnh đối tượng hình để làm quen với Word

1. Đặt trỏ chuột lên nút New Blank Document vài giây, không nháy Một ScreenTip màu vàng nhỏ xuất hiện, hiển thị từ New Blank Document.

(10)

3. Đặt trỏ chuột lên nút Previous Page đứng ScreenTip xuất

4. Đặt trỏ chuột lên nút Next Page ScreenTip xuất

5. Trên trạng thái, đặt trỏ chuột lên nút Overtype Một ScreenTip màu vàng nhỏ ra, hiển thị từ

Overtype Trong chế độ Overtype, ký tự có bị xóa thay ký tự gõ

Nhập nội dung văn bản

Văn tạo việc gõ từ bàn phím Khi gõ ký tự vào văn bản, bạn nhấn Enter cuối dòng Word tự động xuống dòng sang dòng tiếp điểm chèn đạt tới lề phải Bạn nhấn Enter bạn muốn bắt đầu đoạn hay chèn thêm dòng trống Ngầm định, Word dùng lề trang trái phải cỡ 1,25 inch, lề đỉnh đáy cỡ inch theo mặc định, nhiên, khoảng cách lề trang đặt lại

(11)

Khi gõ văn bản, điểm chèn chuyển sang phải  vị trí ký tự tiếp

theo Nếu bạn muốn, nhấn Backspace để xóa ký tự bên trái điểm chèn hay nhấn Delete để xóa ký tự bên phải điểm chèn

Trong tập này, bạn đưa nội dung vào văn

1. Gõ Công nghệ thông tin giao tiếp (ICT) coi công cụ để giúp phát triển người vào văn trống hiển thị cửa sổ (văn trống hiển thị bắt đầu Word)

2. Gõ dấu chấm nhấn Enter Tiếp tục gõ câu sau: Sự phát triển của xã hội tri thức tùy thuộc vào hình thành kiến thức truyền bá qua giáo dục đào tạo nhờ công cụ ICT truyền tải Văn hiển thị cửa sổ văn bản, điểm chèn tự động chuyển sang dòng tiếp đạt tới lề phải

Giữ nguyên tập tin mở cho học Lưu văn bản

Nội dung vừa đưa vào văn cất giữ tạm thời nhớ máy tính Muốn lưu giữ văn để sử dụng tương lai, cần phải cất giữ vào đĩa cứng dạng tập tin Tập tin tập hợp liệu hay thông tin liên quan gán tên riêng lưu giữ đĩa Nếu không, kết thúc Word, văn bị xóa Ta lưu giữ văn việc nháy nút Save công cụ chuẩn Khi lưu văn bản, cần đặt tên cho tập tin để truy xuất sau

(12)

12 Cơ soạn thảo văn bản Lưu ý

Tên tập tin chứa tới 255 ký tự Word dùng từ văn bản, dấu ngắt hay dấu ngắt dòng, làm tên tập tin bạn lưu tập tin lần Bạn nên xóa tên tập tin Word gán mặc định tự gán tên cho tập tin Vì sử dụng tới 255 ký tự để đặt tên, nên cố gắng làm cho tên tập tin diễn đạt nhiều nội dung Tên tập tin không chứa ký tự ký tự sau đây: * \ / < > ? : ; “

Mặc dù có thể, tránh sử dụng chữ có dấu tiếng Việt tên tập tin, gây xung đột với ký tự điều khiển hệ thống

Trong tập này, bạn lưu giữ văn lên đĩa cứng lưu văn lần sau thực thay đổi nội dung

1. Nháy nút Save công cụ chuẩn để hiển thị hộp thoại Save As

(13)

Làm quen với Word 13 3. Nháy mũi tên ô Save In nháy biểu tượng ổ đĩa cứng (cũng chọn ổ đĩa mềm, hay ổ đĩa mạng thư mục sẵn có)

4. Nháy đúp vào thư mục PiL, nháy đúp tiếp vào thư mục Word Practice Hộp Save in hiển thị Word Practice nội dung thư mục Word Practice

5. Nháy đúp thư mục Lesson01 nháy Save hộp thoại Tập tin lưu lên đĩa cứng với tên mới, tên hiển thị tiêu đề

6. Nháy vào cuối đoạn thứ để đặt điểm chèn

7. Nhấn Spacebar gõ câu sau: Sức mạnh ICT đóng góp hữu hiệu vào việc thực mục đích phát triển của thiên niên kỷ.

8. Nháy nút Save công cụ chuẩn Word lưu văn Giữ tập tin mở cho tập tiếp

Lưu ý

Word tự động lưu giữ văn để phục hồi trường hợp chương trình ngừng phản hồi hay điện nguồn Ngăn Document Recovery liệt kê tất văn phục hồi cho phép mở văn này, xem nội dung sửa so sánh với phiên gốc Quãng thời gian Word lưu giữ phục hồi thiết đặt tùy chọn AutoRecover Để bật tùy chọn AutoRecover đặt khoảng thời gian này, bảng chọn Tools, nháy Options Trên trang Save đánh dấu ô Save AutoRecover info, đặt khoảng thời gian nháy OK

Đóng văn thoát khỏi Word

(14)

Để đóng cửa sổ văn bản, nháy Close bảng chọn File, hay nút Close góc bên phải cửa sổ văn Word chạy sau đóng cửa sổ văn Chương trình Word hẳn nháy Exit bảng chọn File, hay nút Close góc bên phải cửa sổ chương trình

Trong tập này, bạn đóng văn thời, khỏi Word khởi động lại Word

1. Nháy Close bảng chọn File Văn đóng lại, Word mở khơng có văn mở

2. Nháy Exit bảng chọn File Word đóng lại

3. Để khởi động lại Word, nháy vào nút Start công việc, trỏ vào All Programs nháy Microsoft Word Word khởi động

4. Nháy nút Close ngăn New Document

Tổng kết học

Trong học này, bạn học cách bắt đầu khỏi Word, cách dùng công cụ, cách đưa nội dung vào văn lưu giữ văn bản, đóng mở văn

Câu hỏi kiểm tra

1 Làm để lưu văn thời mà không thay đổi gốc?

2 Nêu hai cách đóng văn

3 Điều xảy nháy nút góc bên phải cửa sổ Word?

4 Làm để hiển thị công cụ chuẩn định dạng hai dòng khác biệt?

(15)

Thực hành

Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word Mở Word cách dùng bảng chọn Start Trong văn trống, nháy đúp chuột phần tư chiều trang từ xuống chèn tiêu đề sau (tính gọi Click And Type): Lời nhắc Báo cáo Chi tiêu

Sử dụng Click And Type lần để định vị đoạn lề trái tiêu đề Gõ thông tin sau:

Gõ nội dung báo cáo chi tiêu, kèm theo hóa đơn gốc, ghi số tiền phụ cấp đường ghi riêng chi tiêu phân theo mục hóa đơn khách sạn, Lưu văn thư mục Lesson01 nằm thư mục Word Practice với tên Nhac_bao_cao_chi 01 sau đóng văn

Bài tập 2: Dùng Office Assistant để tìm thơng tin trợ giúp cách hiển thị văn khác Tìm hiểu cách hiển thị

Bài tập 3: Sử dụng tính Click And Type Word để tạo trang bìa cho báo cáo chi tiêu Gõ từ Báo cáo Chi tiêu đỉnh trung tâm trang Gõ từ Báo cáo năm 2006 trang Sau gõ tên bạn trung tâm phần trang Lưu văn với tên Bao cao Chi tieu nam 2006 thư mục Lesson01 nằm thư mục Word Practice

(16)

Biên tập văn bản

Sau hoàn thành học này, bạn có thể:

 Mở tập tin

 Di chuyển văn bản, sử dụng để hiển thị

văn

 Lưu văn

 Lựa chọn văn chèn nội dung vào văn  Biên tập văn việc xóa khơi phục văn  Tạo thư mục lưu tập tin tên khác

Bài học trình bày cách mở tập tin tạo Vì cửa sổ Word thường hiển thị phần văn bản, bạn biết cách sử dụng để xem phần khác văn bản, dùng trỏ chuột phím bàn phím để di chuyển điểm chèn văn

Sau bạn bắt đầu soạn thảo Để soạn thảo, trước hết cần nhận diện văn muốn thay đổi Word cung cấp nhiều cách để chọn văn theo từ, dịng, câu, đoạn, hay tồn văn Sau chọn văn mong muốn, bạn xóa phần văn Khi kết thúc soạn thảo văn bản, bạn lưu giữ tập tin

Trong học này, bạn học cách tạo thư mục để lưu giữ tập tin cách lưu giữ tập tin với tên khác

Mở tập tin văn có

Sau lưu văn Word, ta mở lại để xem nội dung hay thực thay đổi Bạn cần biết thư mục chứa văn sau mở thân văn

Ngầm định Word lưu tên bốn văn mở gần phía bảng chọn File cần nháy chuột để mở chúng Muốn mở tập tin khác, cần sử dụng hộp thoại Open Word cịn liệt kê tập tin nói đầu ngăn New Document lần mở Word hay mở văn

(17)

Biên tập văn bản 17 Các bước thực hiện

Trong tập này, bạn mở tập tin có

1. Nếu cần, khởi động Word

2. Trên ngăn New Document, đáy phần Open a document, nháy More documents Hộp thoại Open xuất

3. Nháy mũi tên ô Look in, nháy biểu tượng đĩa cứng, nháy đúp thư mục PiL, tiếp nháy đúp vào thư mục Word Practice cuối nháy đúp thư mục Lesson02 Nội dung thư mục Lesson02 xuất hộp thoại Open

(18)

Di chuyển văn bản

Để thay đổi nội dung có văn (soạn thảo), trước hết cần chuyển điểm chèn vị trí cần thay đổi Con trỏ chuột phím mũi tên bàn phím công cụ giúp bạn di chuyển điểm chèn văn

Để di chuyển điểm chèn việc dùng chuột, cần di chuyển trỏ (con trỏ trông chữ I hoa) tới vị trí muốn điểm chèn xuất nháy chuột

Quan trọng

Điểm chèn di chuyển phím mũi tên văn trống (khơng có nội dung) Với phím mũi tên bạn di chuyển điểm chèn tới chỗ có nội dung văn Tuy nhiên dùng tính Click And Type để di chuyển điểm chèn vào văn trống

Bảng sau liệt kê phím hay tổ hợp phím có thể dùng để di chuyển nhanh chóng điểm chèn (Tổ hợp phím phím nhấn đồng thời để thực chức năng)

Nhấn Để di chuyển điểm chèn Phím mũi tên trái Sang trái ký tự Phím mũi tên phải Sang phải ký tự Phím mũi tên xuống Xuống dịng Phím mũi tên lên Lên dịng Ctrl+Mũi tên trái Sang trái từ Ctrl+Mũi tên phải Sang phải từ

Home Về đầu dòng thời

End Về cuối dòng thời

Ctrl+Home Về đầu văn

Ctrl+End Về cuối văn

(19)

Biên tập văn bản 19

Hiển thị phần văn bản

Thông thường cửa sổ hiển thị phần văn Nếu văn có nhiều trang, ta sử dụng để xem phần khác văn Thanh đứng dùng để di chuyển văn lên xuống Thanh ngang dùng để di chuyển văn sang trái phải

Bảng sau liệt kê cơng cụ sẵn có chức chúng

Thực hiện Di chuyển văn bản

(20)

Nháy bên trái hộp

ngang Sang trái hình

Nháy bên phải hộp ngang

Sang phải hình Kéo hộp đứng Liên tục lên hay xuống Kéo hộp ngang Liên tục sang trái hay phải Nháy nút Previous Page Về đầu trang trước Nháy nút Next Page Về đầu trang tiếp

Chèn nội dung vào văn bản

Một bước để soạn thảo văn học chèn nội dung vào văn Word cung cấp hai chế độ chèn thêm văn Chế độ chèn được đặt ngầm định Trong chế độ chèn, gõ văn mới, văn có chuyển sang bên phải Trong chế độ thay thế (Overtype), văn có bị xóa thay văn gõ vào, kể khoảng trống

Nháy đúp nút Overtype trạng thái để chuyển đổi chế độ chèn chế độ thay

Trong tập này, bạn chèn nội dung vào văn

1. Trên dòng đầu đoạn thứ ba, nháy trước cụm từ các hoạt động để đặt điểm chèn

2. Gõ văn cần chèn nhấn dấu cách Văn tiếp thêm vào điểm chèn, chuyển văn có sang bên phải Giữ tập tin mở cho tập tiếp

Chọn văn bản

(21)

thị dạng chữ trắng đen Bất kỳ thay đổi ảnh hưởng tới văn chọn

Nên dùng miền chọn để chọn khối văn nhanh chóng Miền chọn miền lề trái văn Đưa trỏ chuột lên miền chọn, trỏ chuột có dạng I đổi thành mũi tên trỏ sang phải Để chọn khối văn không liền kề văn bản, bạn chọn khối văn đầu tiên, nhấn giữ phím Ctrl chọn khối văn tiếp Cũng dùng phím Shift phím mũi tên để chọn từ, dòng hay đoạn kề Bạn đặt điểm chèn vào đầu vùng cần chọn, giữ phím Shift nhấn phím mũi tên hay nháy chuột cuối vùng muốn chọn

Bảng sau tóm tắt phương pháp để chọn khối văn Để chọn Thực hiện

Một từ Nháy đúp từ

Một dòng Nháy miền chọn bên trái dòng

Một câu Nhấn phím Ctrl nháy vị trí câu

Một đoạn Nháy đúp bên trái miền chọn dòng đoạn, hay nháy ba lần đâu đoạn

Tồn

văn Nhấn phím Ctrl nháy vị trí miền lựachọn, hay nháy chuột ba lần miền lựa chọn Lưu ý

Bạn chọn văn việc dùng bàn phím Đặt điển chèn trước văn muốn chọn nhấn Shift+mũi tên phải để chọn

một từ bên phải, hay Shift+mũi tên xuống để chọn dòng Chú ý nhấn Shift+mũi tên xuống điểm chèn dòng, văn chọn bao gồm phần dịng tiếp Bạn nháy vào chỗ bắt đầu văn muốn chọn, nhấn giữ phím Shift nháy vào cuối văn để chọn khối văn Xóa khơi phục nội dung xóa

(22)

một từ bàn phím, đặt vị điểm chèn vào bên trái từ nhấn Ctrl+Delete, hay vào bên phải từ nhấn Ctrl+Backspace

Bạn tiết kiệm thời gian việc chọn miền văn lớn cần xóa, thay xóa ký tự Để xóa phần văn bản, chọn phần văn nhấn phím Delete hay phím Backspace

Lưu ý

Nếu điểm chèn bên từ, dùng tổ hợp phím xóa phần từ trước hay sau điểm chèn

Có thể dùng chế độ thay để vừa xóa vừa gõ nội dung văn

Word lưu thay đổi thực trình soạn thảo văn để dễ dàng phục hồi nội dung văn trước trường hợp thực nhầm chưa ý muốn Sau thực thao tác đó, thao tác xóa (vơ tình hay cố ý), ta khơi phục lại trạng thái trước cách nhanh chóng hồn hảo cách sử dụng hai nút lệnh Undo

(Khôi phục) Redo (Tái khôi phục) công cụ chuẩn

Mỗi cần khơi phục lại trạng thái trước văn bản, nháy chuột nút Undo Nút Redo dùng để khôi phục lại trạng thái trước sử dụng nút Undo Như vậy, giả sử cần xóa phần bị “bơi đen”, ta nhấn phím Delete, sau thấy xóa nhầm, nháy chuột nút Undo, phần bị xóa trở lại cũ Muốn xóa trở lại, nháy chuột nút Redo

Một cách tương tự, chọn EditUndo hay

EditRedo để kết Nháy vào mũi tên bên

(23)

Trong tập này, bạn xóa phục hồi văn để sửa vài lỗi văn

1. Nháy điểm chèn vào bên trái chữ ơ từ sai tả Cơng ở dịng đoạn cuối

2. Nhấn phím Delete Chữ ơ bị xóa văn cịn lại dịch sang bên trái Sau gõ ộ

3. Trong đoạn thứ hai, định vị điểm chèn vào bên phải chữ d

trong từ dào tạo Nhấn Backspace Chữ d bị xóa

4. Trong đoạn thứ hai, định vị điểm chèn trước chữ a từ sai tả giang Trên trạng thái, nháy đúp nút Overtype Chế độ Overtype bật

5. Gõ ả Từ thay đổi nháy đúp trạng thái Chế độ Overtype tắt

6. Nháy đúp từ quy trong đoạn thứ hai Từ quy chọn Gõ

chương Từ quy được thay từ chương phần lại văn chuyển sang phải gõ

7. Nháy đúp miền chọn bên trái đoạn Đoạn chọn Nhấn Delete Đoạn xóa

8. Trên cơng cụ chuẩn, nháy nút Undo (ScreenTip Undo Clear được hiển thị) Đoạn bị xóa phục hồi chọn

9. Trên công cụ chuẩn, nháy nút Redo (ScreenTip Redo Clear được hiển thị) Đoạn lại bị xóa

10.Nháy nút Undo lần Đoạn bị xóa phục hồi chọn

11.Nhấn phím mũi tên xuống Đoạn bỏ chọn

12.Nháy vào từ nghiệp dòng cuối nhấn Ctrl+Backspace Từ nghiệp bị xóa

13.Nhấn Ctrl+mũi tên phải hai lần để chuyển điểm chèn vào từ

trường

14.Nhấn Ctrl+Delete Từ trường bị xóa

(24)

24 Cơ soạn thảo văn bản Tạo thư mục

Sau tạo văn bản, bạn cần lưu văn vào thư mục Thư mục phần đĩa cứng máy tính hay ổ đĩa mạng Mạng là hệ thống máy tính kết nối Khi máy tính nối qua mạng, dùng máy tính để truy nhập vào đĩa cứng máy tính khác mạng Bạn tạo thư mục để cất giữ tập tin theo dự án, theo chủ đề,

Hộp thoại Save As Word cho phép tạo thư mục cách dễ dàng Với tính quản lý tập tin Word, bạn dễ dàng tổ chức, tạo thư mục để cất giữ văn lưu giữ tập tin với tên khác Bạn xóa tập tin thư mục bên hộp thoại Open Save As Để xóa tập tin thư mục, chọn tệp muốn xóa nhấn phím Delete

Trong tập này, bạn tạo thư mục

1. Nháy Save As bảng chọn File Hộp thoại Save As xuất hiển thị nội dung thư mục Lesson02, thư mục cuối dùng

2. Nháy nút Create New Folder Hộp thoại New Folder xuất

3. Gõ My Exercises vào ô Name nháy OK Hộp thoại New Folder đóng lại hộp thoại Save As xuất trở lại hiển thị thư mục My Exercises Tên tập tin mở hiển thị ô File

4. Nháy nút Cancel Hộp thoại Save As đóng lại tập tin khơng lưu giữ

Lưu văn với tên khác

(25)

Trong tập này, bạn lưu văn thời với tên khác thư mục My Exercises

1. Nháy Save As bảng chọn File, xuất hộp thoại Save As toàn nội dung thư mục Lesson02

2. Nháy đúp thư mục My Exercises Thư mục My Exercises mở

3. Nháy vào sau PiL 02 ô File Name

4. Nhấn dấu cách gõ Da sua

5. Nháy nút Save Hộp thoại Save As đóng lại văn lưu với tên PiL 02 Da sua Tên tệp xuất tiêu đề

Lưu ý

Bạn nên tạo sao lưu tập tin quan trọng để bảo vệ khỏi bị hỏng máy tính, vi rút, thay đổi ngẫu nhiên, hay xóa Có thể lưu tập tin lên đĩa mềm hay vào đĩa mạng (đĩa đặt mặt vật lý máy tính khác, chia sẻ cho người dùng mạng) Cách tốt để bảo vệ tập tin sao lưu vào đĩa CD

Trong học này, bạn học cách mở tập tin có di chuyển điểm chèn văn việc dùng cuốn, phím mũi tên Bạn biết cách soạn thảo văn việc chèn, chọn xóa văn cách quản lý tập tin việc tạo thư mục lưu tập tin tên khác

1 Làm để xóa phần văn Word?

2 Ba cách sử dụng để hiển thị phần văn gì?

3 Gặp lỗi soạn thảo văn bản, bạn làm để khắc phục?

(26)

5 Cho biết ba cách mở văn mở gần đây?

6 Lệnh bảng chọn, nút công cụ dùng để mở tập tin có?

7 Sự khác biệt kéo chuyển điểm chèn gì?

8 Làm để chọn câu đoạn văn bản? Thực hành

Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word Mở tập tin Sua loi 02 thư mục Lesson02 có đường dẫn PiL\Word Practice thực thao tác soạn thảo sau

Gõ từ provides trước từ sai tả comprejensive câu thứ

Thay lần xuất từ for từ to câu thứ đoạn thứ

Xóa lần xuất thứ hai từ has câu bắt đầu A full service agency.

Thay tên cuối thư tên riêng bạn

Chọn xóa câu cuối đoạn thứ ba, bắt đầu We believe Thêm ba dòng trống sau Sincerely để có chỗ cho chữ ký.

Đổi ngày tháng thành 01/01/2006 Thực sửa tả cần

Bài tập 2: Tạo thư mục có tên My Letters thư mục Lesson02 cất giữ tập tin soạn thảo từ Bài tập thư mục Sua loi02 Edited

Bài tập 3: Tiếp tục biên tập văn Sua loi02 Edited Chọn xóa tồn đoạn bắt đầu With a philosophy Chọn từ Sincerely thay Regards

Bạn nhận hai lần sửa cuối bị lỗi Khôi phục lại văn trước chỉnh sửa

Đóng tập tin mà khơng lưu thay đổi vừa

(27)

cuối văn gì? Tại lại tính có ích văn dài?

(28)

Mẫu sử dụng mẫu Sau hoàn thành học này, bạn có thể:

 Sử dụng mẫu có sẵn Word  Tạo mẫu

Sử dụng mẫu có sẵn Microsoft® Word giúp tiết kiệm nhiều thời gian soạn thảo văn Ví dụ bạn có trách nhiệm quản lý thư từ nội quan Công việc bạn gồm việc gửi thông báo hàng tuần (nhiệm vụ, nhắc nhở,…) tới nhân viên, gửi fax cập nhật thông tin tới phận phòng ban khác viết thơng báo tháng Thay phải thiết kế mẫu cho ghi nhớ hay thông báo, bạn cần điền thông tin vào mẫu có sẵn Mẫu có sẵn văn bao gồm định dạng phông chữ, kiểu chữ, định dạng khác sử dụng để tạo văn khác có chung định dạng Đồng thời bạn sử dụng văn có sẵn để tạo mẫu theo ý Việc tạo mẫu có định dạng ý người sử dụng thực hữu ích bạn bỏ nhiều công sức thời gian để tạo định dạng vừa ý phơng, kiểu chữ, định dạng đoạn văn, hình ảnh để sử dụng lại cho văn sau Việc tạo mẫu lưu từ văn có sẵn giúp tránh phải thực thao tác định dạng lặp lại Bạn lưu lại văn dạng mẫu theo ý mình, chỉnh sửa lại mẫu để sử dụng

Bài trình bày cách sử dụng mẫu có sẵn để tạo văn cách tạo mẫu

Sử dụng mẫu Word

Mẫu (template) tập hợp tham số trang in, kiểu nội dung tạo, định dạng sẵn để soạn văn phục vụ mục đích Mẫu dạng văn thiết kế để sử dụng (nhiều lần) tương lai Chúng lưu với đuôi dot Mẫu xác định tính chất định dạng văn bản, ví dụ lề hay bố cục (văn thể giấy nào) Mẫu đồng thời xác định tính chất ký tự bao gồm kiểu chữ, cỡ chữ phông chữ

(29)

Mẫu sử dụng mẫu 29

Một văn phải tạo sở mẫu Khi mở văn trống cách nháy nút lệnh New , văn tạo mẫu có sẵn Word với tên Blank Document (văn trống) sở tệp Normal.dot Mẫu chứa thông số thiết kế trang số kiểu định mà không chứa nội dung Đây mẫu mặc định trong Word

Khi mở văn dựa mẫu đó, kiểu, tham số trang in phần nội dung đầy đủ vào văn Sửa đổi chúng không làm thay đổi mẫu sửa đổi mẫu không ảnh hưởng tới văn

Word thiết kế với nhiều mẫu định dạng kèm mẫu phân loại theo nhóm, cho phép tạo văn với mục đích sử dụng khác fax, ghi nhớ, tóm tắt hay thư từ Mẫu bao gồm hai phần: phần văn định dạng trước và vùng nội dung văn chèn vào sau gọi vùng văn giữ chỗ Phần văn định dạng trước bao gồm tiêu đề thông số khác bạn không cần phải thay đổi Ví dụ, mẫu cho ghi nhớ có tiêu đề Memorandum thể với phông chữ, cỡ chữ, dạng chữ riêng Vùng diện tích thơng tin điền vào tạm thời xóa điền thơng tin vào Vùng thường có hướng dẫn ngắn gọn thơng tin điền vào thay cho phần làm mẫu có sẵn Ví dụ, mẫu ghi nhớ gồm vùng để điền thông tin ghi [Tên bạn]

Trong tập sau, bạn sử dụng mẫu có sẵn Word để tạo fax, điền nội dung sau lưu văn

1. Trên bảng chọn File, nháy New Ngăn New Document xuất

2. Nháy General Templates khung Create new from template Hộp thoại Templates xuất

(30)

4. Nháy đúp lên biểu tượng Contemporary Fax Mẫu Contemporary Fax xuất

5. Tại góc bên trái văn bản, nhập vào vùng điền thông tin mục địa Vùng điền thơng tin chọn điền thông tin vào

6. Gõ Trường THPT Ba Đình nhấn Enter

(31)

Mẫu sử dụng mẫu 31 8. Nháy vào vùng để điền bên cạnh từ To: Vùng điền thông tin

được chọn sẵn sàng để bạn điền thông tin

9. Gõ Lê Thanh Phong

10.Điền phần thông tin lại vào vùng chọn sau:

Fax: 303-555-0100

From: Nguyễn Mai Hoa

Re:Mời họp Hội đồng thi học sinh giỏi

Trang: 2

CC:Hoàng Mai Vân

11.Đánh dấu chọn ô Please Reply

12.Nếu cần, trượt xuống chọn vùng văn từ phía bên trái từ Notes:

13.Gõ Vui lịng xem thư đính kèm để biết trước thơng tin tóm tắt nội dung họp

14.Nháy nút Save công cụ chuẩn Hộp thoại Save As xuất

(32)

16.Nếu cần, nháy mũi tên ô Save in, chọn thư mục Lesson03 theo đường dẫn PiL\Word Practice ổ cứng

17.Nháy Save Word lưu văn bạn

18.Nháy Close bảng chọn File để đóng văn Nếu yêu cầu lưu thay đổi, chọn No

Tạo mẫu cho riêng bạn

Một mẫu tạo từ văn có tính chất, định dạng, nội dung giống hệt văn gốc Bạn tạo mẫu cách lưu văn dạng mẫu, chỉnh sửa đặc điểm định dạng mẫu lưu thay đổi Lần sau, mở mẫu này, mẫu sẵn sàng để soạn thảo

Lưu ý

Nếu lưu mẫu thư mục Templates mẫu xuất General hộp thoại Templates Để tạo theo ý muốn cho mẫu hộp thoại Templates, tạo thư mục thư mục Templates lưu mẫu vào thư mục

Trong tập này, bạn tạo mẫu từ văn có sẵn, sau tạo tập tin từ mẫu

1. Nháy nút Open công cụ chuẩn Hộp thoại Open xuất

2. Nháy mũi tên bên cạnh ô Look in, chọn ổ cứng, nháy đúp vào thư mục PiL, nháy đúp tiếp vào thư mục Word Practice cuối nháy đúp vào thư mục Lesson03 Nội dung thư mục Lesson03 xuất hộp thoại Open

3. Nháy tập tin Giay_moi_03 nháy Open Hộp thoại Open đóng lại tập tin Giay_moi_03 xuất cửa sổ Word

4. Chọn Save As bảng chọn File, hộp thoại Save As xuất

(33)

Mẫu sử dụng mẫu 33 6. Nháy nút Save Mẫu tạo

7. Chọn từ Tháng trên dòng thứ tiêu đề gõ

Tháng Sau chọn ngày 23 tháng Một gõ Ngày Ngày tháng thay với dạng văn loại

8. Chọn tiêu đề Ứng dụng Công nghệ thông tin giảng dạy phổ thông, gõ Tiêu đề

9. Trên công cụ chuẩn, nháy nút Show/Hide ¶ để nhìn thấy dấu hiệu định dạng văn

10.Chọn vùng văn sau đây, nhớ khơng chọn ký tự ¶ cuối câu, GS Lê Minh Hồng thuyết trình vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin giảng dạy phổ thơng, sau nhấn Delete

11.Chọn vùng văn dạng danh sách dấu chấm đầu câu, không chọn ký tự ¶ cuối câu, sau nhấn nút Delete

12.Nháy nút Show/Hide ¶ để dấu dấu hiệu định dạng Văn giống hình

(34)

14.Nháy lệnh New bảng chọn File Ngăn Create a New Document xuất

15.Nháy General Templates, sau cần nháy trang General hộp thoại

16.Nháy đúp biểu tượng mẫu Giay_moi_Template Một văn hình thành định dạng mẫu

17.Nháy đúp vào từ Tháng gõ Tháng Hai

18.Nháy đúp vào từ ngày và gõ Ngày 20 Tháng Hai

19.Nháy nút Save công cụ chuẩn Trong ô File name gõ Giay_moi Thang_2 Nháy mũi tên ô Save in chọn thư mục Lesson03 theo đường dẫn PiL\Word Practice ổ cứng Nháy Save

20.Đóng tập tin Giay_moi Thang_2 Nếu hỏi có lưu thay đổi khơng, nháy No

Tạo mẫu từ mẫu

(35)

Mẫu sử dụng mẫu 35

Trong học này, bạn học cách sử dụng mẫu có sẵn để tạo văn cách tạo mẫu

1 Bạn mở mẫu hộp thoại nào? Nêu khác biệt mẫu có sẵn văn bản?

3 Bạn cần tạo mẫu cho riêng trường hợp nào? Nêu tên ba mẫu có sẵn Word

5 Khi tạo văn từ mẫu, làm để đảm bảo lưu văn hành lưu mẫu dùng để tạo văn đó?

Thực hành

Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word Dùng Fax Wizard thông tin sau để tạo fax in với nội dung gồm tờ bìa với ghi nhớ gửi tới máy fax khác Địa gửi fax tới Ông Lê Thanh Phong, số fax 303-555-0188 Chọn dạng Contemporary Fax bao gồm tên địa sau:

Trường Đại học Quốc gia, 67 Lê Lợi, 80227, 404-555-0100 Lưu fax tên DHQG thư mục Lesson03 thư mục Word Processing Practice

Bài tập 2: Tạo mẫu từ fax kết tập trước Mở văn DHQG, xóa thơng tin dịng To: dịng Fax: Lưu văn dạng mẫu với tên DHQG Template đóng lại

Bài tập 3: Bạn định sau fax gửi lại nội dung fax theo đường bưu điện Tạo phong bì với Envelop Wizard Sử dụng địa tùy ý làm địa gửi đến địa Trường THPT Ba Đình tập làm địa gửi In phong bì, sau đóng văn mà không lưu thay đổi

(36)

Định dạng văn bản Sau hoàn thành học này, bạn có thể:

 Dùng cơng cụ định dạng để định dạng văn  Áp dụng định dạng ký tự cho văn hàng đoạn

văn

 Cắt dán văn

 Dùng tính kéo thả để chép văn  Sử dụng Office Clipboard

 Áp dụng kiểu

 Xem trước văn in văn

Trong này, bạn học cách áp dụng định dạng để làm cho văn đậm, gạch nghiêng, bạn học cách đổi kích cỡ, kiểu dáng phơng chữ thẳng hàng đoạn văn Khi soạn thảo văn bản, bạn thường cần chuyển hay văn đối tượng khác từ vị trí sang vị trí khác Trong này, bạn biết phương pháp khác để cắt dán văn đối tượng

Dùng công cụ để định dạng văn bản

Mặc dầu Word ta thay đổi dáng vẻ văn theo nhiều cách khác nhau, sử dụng công cụ định dạng cách nhanh dễ Thanh công cụ định dạng có nhiều nút lệnh dùng để thay đổi thuộc tính văn Thuộc tính đặc trưng như đậm, nghiêng, chữ thường, gạch dưới, phông chữ (kiểu dáng ký tự), cỡ phông chữ chí màu văn

Trên cơng cụ định dạng, từ trái sang phải, ô Style, ô Font ô Font Size, nêu minh họa sau Các ô cho biết tên kiểu, tên phông chữ cỡ phông chữ dùng (kiểu trình bày sau mục này)

(37)

Định dạng văn bản 37

Khi văn có định dạng chọn, phông chữ cỡ phông chữ văn chọn xuất ô Font Font Size -nếu phông chữ cỡ phông chữ văn chọn Nếu phông chữ, kiểu dáng phông chữ, hay cỡ phông chữ văn chọn khác nhau, ô Font, Font Size Font Style ô trống Nếu văn chọn có kiểu đậm, nghiêng, hay gạch dưới, nút liên quan công cụ định dạng xuất dạng lõm xuống có biên bao quanh

Bạn dùng cơng cụ định dạng để loại bỏ định dạng Chẳng hạn, muốn loại bỏ định dạng đậm khỏi tiêu đề, cần chọn văn tiêu đề nháy nút Bold

Khi định dạng văn bản, bạn mở ngăn Reveal Formatting (từ bảng chọn Format) để hiển thị định dạng văn chọn, phông chữ hiệu ứng phông chữ Ngăn Reveal Formatting cho phép hiển thị, thay đổi hay xóa định dạng văn chọn Cũng dùng ngăn Reveal Formatting để chọn văn dựa định dạng để so sánh định dạng dùng văn chọn với định dạng dùng phần khác văn

Trong tập này, bạn dùng nút công cụ định dạng để làm cho văn đậm, nghiêng gạch thay đổi phông cỡ chữ tiêu đề

1. Nháy nút Open công cụ chuẩn, hộp thoại Open xuất

2. Trong ô Look in, chọn thư mục PiL, nháy đúp vào thư mục Word Practice, tiếp nháy đúp thư mục Lesson04 Nội dung thư mục Lesson04 xuất hộp thoại Open

3. Chọn tập tin CNTT va giang day nháy Open Hộp thoại Open đóng lại tập tin CNTT va giang day xuất Word

4. Chọn dịng đầu đề, Kế hoạch đưa cơng nghệ thông tin vào giảng dạy

5. Nháy nút Bold Italic công cụ định dạng Tiêu đề xuất kiểu đậm nghiêng

(38)

7. Nháy vào đâu vùng chọn Văn khơng cịn chọn từ Kế hoạch gạch

8. Nháy ba lần vào miền chọn (miền bên trái văn bản) Tất văn chọn

9. Trên công cụ định dạng, nháy mũi tên ô Font Danh sách phơng chữ có sẵn xuất

10.Cuốn xuống, cần nháy chọn Century Schoolbook Văn đổi sang phông chữ Century Schoolbook

11.Trên công cụ định dạng, nháy mũi tên ô Font Size (ở bên phải số 12) Danh sách cỡ phông chữ xuất

12.Nháy chọn 10 Văn chọn hiển thị theo cỡ phông chữ nhỏ hơn, cỡ 10 point

13.Nháy vùng chọn Văn khơng cịn chọn Nháy lệnh Reveal Formatting bảng chọn Format Ngăn Reveal Formatting xuất hiện, hiển thị định dạng văn chọn Lưu ý tới thông tin hiển thị ngăn liên kết tới hộp thoại khác hộp thoại Font hộp thoại Paragraph

14.Nháy nút Close ngăn Reveal Formatting Ngăn Reveal Formatting đóng lại

15.Nháy Save As bảng chọn File Hộp thoại Save As xuất

(39)

Áp dụng định dạng ký tự khác

(40)

Để dùng hộp thoại Font, chọn văn muốn định dạng nháy Font bảng chọn Format Nếu nháy Font bảng chọn Format trước bắt đầu gõ văn bản, tất văn gõ sau xuất theo định dạng chọn hộp thoại Font đổi định dạng lần Căn thẳng hàng đoạn văn bản

Theo mặc định, nội dung gõ vào văn thẳng lề trái (Align Left) Tuy nhiên, áp dụng thuộc tính Center, Align Right, hay Justify để lề trái lề phải, thẳng lề phải thẳng hai bên lề trái phải Để thẳng đoạn có với thuộc tính, ta chọn đoạn nháy nút lệnh sau công cụ định dạng: , , , Toàn đoạn văn thẳng

Lưu ý không cần phải chọn tất đoạn văn trước áp dụng việc thẳng, cần đặt điểm chèn đoạn văn

(41)

Định dạng văn bản 41 Các bước thực hiện

Trong tập này, bạn giữa, phải, trái thẳng hai lề

1. Chọn dòng đầu đề thứ nhất, Kế hoạch đưa công nghệ thông tin vào giảng dạy

2. Nháy nút Center công cụ định dạng Dòng tiêu đề chuyển vào trang văn

3. Đặt điểm chèn đoạn thứ Nháy nút Align Right công cụ định dạng Đoạn chuyển sang thẳng lề phải

4. Nháy nút Align Left công cụ định dạng Đoạn chuyển sang thẳng lề trái

5. Trên công cụ định dạng, nháy nút Justify Các dòng đoạn kéo dãn hai lề trái phải, ngoại trừ dòng cuối đoạn, khơng mở rộng sang lề phải ngắn dịng khác

6. Trên cơng cụ định dạng, nháy nút Align Left để đưa văn trở lại thẳng lề trái

(42)

Sao, cắt dán văn bản

Khi cắt dán phần văn bản, ta di chuyển phần văn từ vị trí sang vị trí khác văn hay vào văn khác Khi dán, văn nhân vị trí dán Có nhiều phương pháp để cắt dán văn Ta nháy Cut Paste bảng chọn Edit, dùng trỏ chuột để kéo thả văn bản, hay nháy nút Cut nút Paste công cụ chuẩn Tương tự, để dán văn bản, ta nháy Copy Paste bảng chọn Edit, nhấn giữ phím Ctrl dùng trỏ chuột để kéo thả văn bản, hay nháy vào Copy nút Paste công cụ chuẩn

Khi cắt phần văn bản, nội dung vào bộ nhớ đệm (Clipboard) Windows Nếu dán nội dung từ Clipboard, nút Paste Options xuất bên cạnh nội dung dán Nháy nút Paste Options hiển thị danh sách tùy chọn để thực thao tác với nội dung dán Những tùy chọn cho phép nhanh chóng dễ dàng định dạng văn dán để tương thích với văn có

Trong tập này, bạn văn chọn từ văn sang văn khác cắt dán văn chọn vào văn

1. Nháy nút Open công cụ chuẩn Hộp thoại Open xuất với nội dung thư mục Lesson04 hiển thị

2. Chọn tập tin có tên Gioi_thieu_PiL 04 nháy Open Word mở tập tin

3. Chọn đoạn cuối văn nháy nút Copy cơng cụ chuẩn Khơng có thay đổi hình, văn Đoạn văn chọn

4. Nháy Close bảng chọn File để đóng văn Nội dung tệp

CNTT va giang day hiển thị lại hình

5. Nháy vào cuối dịng thứ nhấn Enter hai lần Hai dòng trống chèn điểm chèn xuống hai dòng

(43)

Định dạng văn bản 43 7. Nháy nút Paste Options Bảng chọn ngắn có tùy chọn

hiển thị

8. Nháy Match Destination Formatting Cỡ phông chữ đổi thành 10

9. Chọn đoạn thứ tư, Chỉ với máy tính

10.Nháy nút Cut công cụ chuẩn nhấn Delete để loại bỏ dòng trống phụ Đoạn bị loại khỏi văn vào nhớ đệm

11.Nháy dòng trống sau đoạn thứ hai nhấn Enter để tách đoạn dịng trống Nháy nút Paste cơng cụ chuẩn Đoạn văn xuất vị trí

12.Nháy nút Save công cụ chuẩn Giữ tập tin mở cho tập tiếp

Dùng tính kéo thả để di chuyển sao

Để sao, cắt dán, bạn cịn dùng tính kéo-và-thả Kéo thả nghĩa đưa trỏ chuột lên văn chọn, nhấn giữ nút chuột trái chuyển trỏ chuột vào vị trí thả nút chuột

Trong tập này, bạn dùng tính kéo thả để di chuyển văn bên văn

1. Nháy miền chọn bên trái đoạn thứ ba Chỉ với máy tính để chọn toàn đoạn văn

(44)

3. Kéo văn đường chấm trỏ chuột phía trước đoạn thứ năm (Việc kết hợp) thả nút chuột, sau thả phím Ctrl Văn vào vị trí Nội dung văn cịn vị trí cũ

4. Nháy nút lệnh Undo để khơi phục trạng thái trước Đoạn văn chọn

5. Đưa trỏ chuột trở lại đoạn văn chọn Nhấn giữ nút chuột trái Một hình chữ nhật mờ xuất bên trỏ chuột

6. Kéo văn đường chấm trỏ chuột phía trước đoạn thứ năm (Việc kết hợp) thả nút chuột (khơng nhấn giữ phím Ctrl) Văn chuyển vào vị trí Nội dung văn khơng cịn vị trí cũ

Sử dụng Office Clipboard

Office XP thực tế dùng hai nhớ đệm - Windows Clipboard (đã dùng học này) Office Clipboard Tại thời điểm, Windows Clipboard cất giữ nội dung Khi nội dung mới, nội dung cũ bị xóa Trong đó, Office Clipboard giữ tới 24 nội dung ta dán nội dung số vào văn - không nội dung hay cắt gần vào Clipboard Bạn cần xem ngăn Office Clipboard để biết dán nội dung

Ngăn Clipboard xuất tự động chép hay cắt hai khoản mục Nếu ngăn không xuất tự động, bạn mở thủ cơng cách nháy Office Clipboard bảng chọn Edit

(45)

Nháy vào nút Options đáy Clipboard để có lựa chọn điều chỉnh cách thức hoạt động Office Clipboard:

Trong tập này, bạn mở ngăn Clipboard, tìm hiểu cách Office Clipboard xử lý nhiều nội dung

1. Nháy Office Clipboard bảng chọn Edit Ngăn Clipboard hiển thị

(46)

3. Nháy nút Open công cụ chuẩn Trong hộp thoại Open, chọn tập tin có tên Logo 04 nháy Open Word mở tập tin

4. Nháy biểu tượng Partners in Learning Các vòng nhỏ xuất quanh biểu tượng, biểu tượng chọn

5. Nháy nút Copy công cụ chuẩn Biểu tượg đặt vào Clipboard ScreenTip xuất công cụ khoản mục sao:

6. Đóng văn Logo 04 Văn đóng lại văn cũ xuất

7. Nháy đúp vào miền lựa chọn cạnh đoạn Tầm nhìn chung

8. Nháy nút Cut công cụ chuẩn Đoạn bị loại bỏ khỏi văn đặt vào Office Clipboard Ngăn Clipboard chứa hai khoản mục

(47)

Định dạng văn bản 47 10.Nhấn Enter nhiều lần để chuyển tiêu đề xuống nháy vào đỉnh văn để định vị điểm chèn Sau ngăn Clipboard, nháy mục biểu tượng Partners in Learning Biểu tượng

Partners in Learning xuất đầu văn (nháy kéo, cần, để định vị biểu tượng vào vị trí thích hợp)

11.Nháy dịng trống sau tiêu đề (đoạn thứ nhất, Kế hoạch đưa công nghệ thông tin vào giảng dạy) nhấn Enter để chèn thêm dòng trống khác

12.Trên ngăn Clipboard, nháy Tầm nhìn chung Đoạn chèn vào đáy phần thứ văn

13.Nháy nút ngăn Clipboard nháy nút Close góc bên phải ngăn Clipboard Ngăn Clipboard đóng lại

14.Nháy nút Save công cụ chuẩn để lưu văn Word lưu văn Giữ tập tin mở cho tập tiếp

Áp dụng kiểu

Kiểulà tập hợp đặc trưng định dạng nhóm gộp dưới một tên kiểu

Mỗi đoạn văn văn phải định dạng theo kiểu Đoạn văn có đặc trưng định dạng kiểu được áp dụng cho nó

Trên cơng cụ định dạng, ngồi cùng, bên trái ơ kiểu

(48)

Kiểu giúp tiết kiệm thời gian định dạng văn giúp trì cách trình bày qn văn (thậm chí từ văn sang văn kia) Chẳng hạn, giả sử ta tạo văn có chứa nhiều đầu đề Ta muốn đầu đề màu lục có phơng chữ khác với văn Thay định dạng tiêu đề một, ta tạo kiểu áp dụng cho đoạn văn tiêu đề

Để áp dụng kiểu, cần đặt điểm chèn đoạn cần áp dụng kiểu nháy ô Style , sau chọn kiểu thích hợp

Khi mở văn gõ nội dung, nội dung áp dụng kiểu mặc định gọi Normal Các từ định dạng theo phông chữ Times New Roman, cỡ 12 điểm thẳng lề trái Mẫu Normal có nhiều kiểu thiết kế sẵn, số để dùng tiêu đề Tên kiểu hiển thị ô Style, minh họa sau đây:

Trong tập này, bạn áp dụng kiểu cho đoạn văn

(49)

Định dạng văn bản 49 2. Nháy mũi tên ô Style công cụ định dạng nháy Heading Kiểu Heading áp dụng cho đoạn thời - trường hợp này, đoạn văn Kế hoạch đưa công nghệ thông tin vào giảng dạy

3. Chọn đoạn từ Có tầm nhìn chung đến hỗ trợ mơi trường học tập mới Nháy mũi tên ô Style công cụ định dạng nháy Heading Kiểu Heading áp dụng cho tất đoạn danh sách

4. Nháy bên danh sách để khử chọn đoạn Danh sách trông giống danh sách minh họa sau

5. Nháy phía trước dịng tiêu đề thứ Tầm nhìn chung Trên cơng cụ định dạng, nháy ô Style nháy Heading Kiểu dáng áp dụng cho dòng tiêu đề

6. Chọn C từ Có tầm nhìn chung Nháy Style nháy Heading Ký tự trở thành lớn

7. Nháy nút Undo công cụ chuẩn để loại bỏ việc định dạng vừa áp dụng

8. Nháy nút Save công cụ chuẩn để lưu văn Giữ tập tin mở cho tập tiếp

Xem trước văn bản

(50)

dùng Print Preview giúp nhận diện thay đổi định dạng mong muốn mà không tốn phí giấy in

Các bước thực

Trong tập này, bạn xem trước văn trước in

1. Nháy nút Print Preview công cụ chuẩn

2. Trên công cụ Print Preview, nháy nút Multiple Pages nháy nút thứ hai hàng để xem hai trang lúc

3. Nháy nút One Page để trở cách hiển thị trang

4. Nháy nút Close cơng cụ Print Preview để đóng chế độ xem trước in Print Preview đóng lại Word trở cách hiển thị trước Giữ tập tin mở cho tập tiếp

In văn bản

(51)

văn bản, in từ máy in khác, in văn chọn, hay in số trang định Chẳng hạn, thay việc in tồn văn để duyệt soạn thảo trang 6, bạn dùng hộp thoại Print để in trang

Các bước thực

Trong tập này, bạn thực hành in văn việc dùng nút lệnh Print hộp thoại Print, sau in theo vài tùy chọn

1. Nháy nút lệnh Print công cụ chuẩn Văn thời in máy in mặc định

2. Nháy vào đâu trang đầu văn Trên bảng chọn File, nháy Print Hộp thoại Print

3. Trong phần Page range, nháy tùy chọn Current page sau nháy OK Chỉ trang thứ văn in

4. Chọn đoạn Trên bảng chọn File, nháy Print Hộp thoại Print

(52)

52 Cơ soạn thảo văn bản Lưu ý

Bạn in trang khác trang cách gõ số trang muốn in vào ô Pages hộp thoại Print Để in nhiều trang, khơng phải tồn văn bản, bạn gõ số trang, chèn thêm dấy phẩy số trang cho trang không hay dùng dấu gạch ngang để miền liên tục trang Chẳng hạn: 1,3,5 hay 4-6

Trong này, bạn học cách định dạng văn Bạn biết cách cắt hay dán văn bản, cách dùng Clipboard để dán nhiều lựa chọn Ngoài ra, bạn nắm cách áp dụng kiểu, xem trước văn in văn

1 Tổ hợp phím cho phép áp dụng kiểu cho nhiều đoạn không liên tiếp?

2 Các phương pháp để cắt dán phần văn chọn gì?

3 Trước in văn bản, làm để chắn văn trình bày bạn mong muốn?

4 Kiểu gì?

5 Nêu hai cách áp dụng định dạng đậm cho văn chọn?

6 Sự khác biệt cắt văn gì? Thực hành

Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word Mở văn có tên Invitation 04 từ thư mục Lesson04 Căn tất đoạn văn Thay đổi từ đoạn thứ hai đến phần cuối thành cỡ phông 20 điểm, theo chữ hoa nhỏ, màu xanh da trời đậm Chọn dòng văn Xin trân trọng kính mời thành viên tới dự…, Thời gian, Địa điểm

(53)

phông Garamond Cuối cùng, chuyển ba đoạn cuối lên đầu văn In hai văn Lưu giữ văn với tên Invitation 04 Edited vào thư mục Lesson04

Bài tập 2: Mở văn làm việc học xem chế độ Print Preview Dùng thước để điều chỉnh lề, dùng nút Magnifier sử dụng ô để phóng to thu nhỏ văn Xem in trước in theo khổ tồn hình sau trở hình xem trước in Dùng thông tin Trợ giúp Word để xác định mục đích nút Shrink to Fit Tính có ích văn mở khơng? Nếu có, sử dụng nút Shrink to Fit

Bài tập 3: Chọn vài đoạn văn (nếu cần, mở Office Clipboard) Khi văn bản, lưu ý tới thứ tự nội dung vào Clipboard Nội dung đỉnh danh sách? Nếu nháy vào mũi tên bên cạnh nội dung này, ta thấy có tùy chọn gì? Tùy chọn Paste All Office Clipboard có ích nào?

(54)

Định dạng đoạn văn Sau hồn thành học này, bạn có thể:

 Thiết lập thụt lề khoảng cách đoạn văn  Thiết đặt xóa điểm dừng

 Tạo cột, điều chỉnh độ rộng cột khoảng cách cột  Chèn dấu ngắt cột

Thay sử dụng thiết lập ngầm định Word cung cấp, bạn sử dụng thiết đặt cơng cụ khác để thay đổi hình thức hiển thị văn Một cách thức để nhanh chóng tùy chỉnh văn thay đổi hình thức hiển thị văn trang cách thay đổi lề trang, thiết lập lại chỉnh đoạn, thay đổi thiết lập tab tạo đầu trang chân trang Khi bạn tạo văn bản, bạn không định dạng văn mà cịn có khả thay đổi bố cục trang văn cách thay đổi hình thức hiển thị văn trang

Định dạng đoạn văn

Word định nghĩa đoạn văn phần văn kết thúc cách nhấn phím Enter Mỗi nhấn phím Enter, Word chèn vào văn ký tự định dạng ẩn để xác định kết thúc đoạn Dấu gọi dấu ngắt đoạn hay dấu ngắt dòng cứng Dấu ngắt đoạn ký tự đặc biệt đóng vai trò ký tự điều khiển Dấu ngắt đoạn nhìn thấy chế độ hiển thị ký tự không in (hoặc dấu định dạng) bật lên cách nháy nút cơng cụ chuẩn Bình thường dấu ngắt đoạn không hiển thị chúng luôn tồn Thậm chí dịng trắng xem đoạn kết thúc dấu xuống dòng cứng

Các lệnh định dạng đoạn văn tác động đến toàn đoạn văn Toàn định dạng liên quan đến đoạn văn lưu trữ dấu ngắt đoạn Định dạng lựa chọn cho đoạn áp dụng cho đoạn gõ vào Khi bắt đầu đoạn mới, đoạn mang đặc điểm định dạng đoạn trước Hoặc xóa dấu ngắt đoạn, đoạn trước mang đặc điểm định dạng đoạn

(55)

Định dạng đoạn văn 55

Hình minh họa đặc trưng định dạng đoạn văn:

(56)

Giống hầu hết lệnh định dạng Word, ta lựa chọn đoạn muốn thay đổi sau áp dụng định dạng áp dụng định dạng trước, sau gõ văn muốn định dạng Bảng liệt kê thuộc tính định dạng đoạn văn:

Căn lề  Căn thẳng lề phải

 Căn thẳng lề trái

 Căn thẳng hai

lề

 Căn thẳng hai lề

Thụt lề  Thụt lề trái  Thụt lề phải

Khoảng cách giữa

các đoạn văn  Khoảng cách tới đoạn

 Khoảng cách tới

đoạn

Dáng vẻ dòng đầu

tiên  Thụt lề dòng đầu  Đoạn “treo” Khoảng cách giữa

các dòng  Đơn

 1,5 dòng

 Kép

 Khoảng cách xác,

Trong tập này, bạn thay đổi giãn cách đoạn tạo thụt lề treo cách sử dụng hộp thoại Paragraph

1. Mở tệp văn Dieu tra luong 05 trong thư mục Lesson05 (có đường dẫn PiL\Word Practice)

2. Hãy đến đầu mục Các nhóm lương, sau lựa chọn đầu mục toàn văn đầu mục

3. Trên bảng chọn Format, nháy Paragraph Hộp thoại Paragraph xuất

4. Nháy trang Indents and Spacing, cần Trong ô After phần Spacing, nháy vào mũi tên xuống hai lần Giãn cách hai đoạn đổi thành 12 pt

(57)

6. Chọn đoạn văn từ sau đoạn Những định nghĩa sau liên quan đến…

7. Nháy Paragraph bảng chọn Format Hộp thoại Paragraph xuất

(58)

9. Nháy vào vị trí để bỏ lựa chọn văn Nháy nút Save công cụ chuẩn Văn lưu Giữ tập tin để mở cho tập tiếp

Sử dụng thước để đặt mức thụt lề

Để tạo nhanh thụt lề treo thụt lề dịng đầu tiên, ta sử dụng thước đo Thước đo gồm vạch dấu cho hai dạng thụt lề với thụt lề bên phải, hiển thị hình

Bạn đặt khoảng cách thụt lề cho đoạn cách lựa chọn đoạn văn (hoặc đặt điểm chèn đó) kéo vạch dấu đến vị trí phù hợp

Để Thực hiện

Thụt lề toàn đoạn Hãy kéo vạch dấu Left Indent Toàn ba vạch dấu định dạng dịch chuyển Chỉ thụt lề dòng Chỉ kéo vạch dấu First Line Indent Tạo thụt lề treo Chỉ kéo vạch dấu Hanging Indent

Trong tập này, bạn thay đổi thiết lập thụt lề cách sử dụng thước đo

1. Dưới câu Những định nghĩa sau liên quan đến…, lựa chọn bảy đoạn văn lại

(59)

Định dạng đoạn văn 59 3. Nhấn giữ phím Alt kéo vạch dấu Hanging Indent sang bên phải số 75” xuất bên trái vạch dấu Thả nút chuột, không bỏ lựa chọn văn Các đoạn thụt lề 0,75 inch từ dòng đoạn Lưu ý: Mặc dù không cần nhấn giữ phím Alt kéo vạch dấu giúp thấy kích thước rõ

4. Thả phím Alt, đoạn chọn Kéo vạch dấu Left Indent (hình vng) sang phải đến inch thước đo Lưu ý ba vạch dấu dịch chuyển toàn đoạn thụt lề

5. Các đoạn chọn Kéo vạch dấu Right Indent (tam giác bên phải thước đo) lên mức 5,5 inch Lề bên phải đoạn dịch chuyển sang trái

6. Nháy vào vị trí để ngừng chọn văn

7. Cuốn văn để xem định dạng đoạn khác Nháy nút Save công cụ chuẩn Word lưu văn Lưu giữ tập tin để mở cho tập lần sau

Thiết đặt điểm dừng

(60)

nhấn phím Tab (căn thẳng bên trái) Bảng sau giải thích dạng tab áp dụng

Loại Tab Nút Tác dụng

Trái Căn chỉnh văn thẳng bên trái tab Phải Căn chỉnh văn thẳng bên phải tab Giữa Đặt văn hai bên tab Thập phân Căn chỉnh số dọc vị trí thập phân Thanh Chèn dọc điểm dừng tab

Giãn cách tự động điểm dừng chấp nhận hầu hết trường hợp Tuy nhiên, bạn thay đổi giãn cách Ví dụ, bạn làm việc với văn có vài cột liệu, bạn thay đổi thiết lập tab để đủ khoảng cách hiển thị liệu

Trong tập này, bạn mở rộng cột cách sử dụng hộp thoại Tabs để thay đổi thiết lập điểm dừng

1. Cuốn đến đầu mục Lương Trung bình Mỹ theo Mã Bưu điện Hai số lựa chọn tồn dịng có mã số bưu điện đề mục (từ 01 đến 98)

(61)

3. Trong ô Tab stop position, gõ 1.

4. Nháy Set Số xuất danh sách Tab stop position

5. Gõ 2.5 nháy vào nút Set Khi điểm dừng thứ hai thiết đặt, số xuất danh sách Tab stop position

6. Nháy OK để đóng hộp thoại Tabs Như hình minh họa đây, cột thơng tin giãn cách chỉnh theo điểm dừng tab mà bạn vừa chèn

(62)

Thiết lập xóa điểm dừng cụ thể

Khi tạo danh sách, biểu đồ phần văn yêu cầu cao định dạng, bạn tạo điểm dừng khoảng trống định để chia thông tin cho thu hút người nhìn Bạn tạo tab dẫn hiển thị dòng dấu chấm từ điểm chèn đến điểm dừng Tab dẫn chỉnh bên trái, bên phải, thập phân

Trong tập này, bạn thiết lập điểm dừng cách sử dụng hộp thoại Tabs Sau đó, nhập văn để xem kết định dạng

1. Nháy Ctrl+End để di chuyển điểm chèn đến cuối văn

2. Nháy Tabs bảng chọn Format Hộp thoại Tabs xuất

3. Trong ô Tab Stop Position, gõ 1 sau nháy nút Set

4. Trong Tab Stop Position, gõ 3 sau nháy vào nút Set

5. Trong hộp Tab stop position, gõ 4 Trong vùng Alignment, nháy chọn Decimal, nháy nút Set sau nháy OK Hai tab chỉnh bên trái tab chỉnh thập phân hiển thị thước đo Hộp thoại Tabs đóng lại

6. Nhấn phím Tab, gõ Mức cơng việc Nhấn phím Tab lần nữa, gõ Cơ sở và nhấn phím Tab

7. Gõ Trung bình và nhấn Enter Các tiêu đề cột tạo

8. Để nhập hàng thơng tin đầu tiên, nhấn phím Tab gõ nội dung sau (chú ý nhấn phím Tab lần nhập nhấn Enter sau lần nhập cuối cùng): Mới vào, 52, $36,100.00 Thông tin cho hàng bảng nhập

9. Nhấn phím Tab tiếp tục gõ nội dung sau (vẫn ý nhấn phím Tab lần nhập nhấn Enter sau lần nhập cuối cùng): Mức Trung bình, 207, $42,410.00 Thơng tin cho hàng thứ hai bảng nhập Hãy lưu ý số chỉnh điểm thập phân dạng mặc định bên trái

(63)

Enter Hãy lưu ý bạn không gõ dấu thập phân, số chỉnh hợp lý

11.Nháy Tabs bảng chọn Format

12.Nháy chọn thiết đặt 3” danh sách Tab Stop Position nháy nút Clear Thiết đặt điểm dừng 3” bị xóa

13.Lưu ý Word tự động chọn thiết đặt 4” danh sách Tab Stop Position Khi thiết đặt 4" chọn, nháy vào tùy chọn phần Leader

14.Nháy vào nút Set nháy OK

15.Nhấn phím Tab gõ Trung bình Sau nhấn phím Tab gõ $44,670 Các dấu chấm dẫn điền vào khoảng trống trước điểm dừng thứ hai

16.Nháy nút Save công cụ chuẩn Văn lưu Giữ tập tin mở cho tập tiếp

Sử dụng thước đo để thiết lập xóa điểm dừng

Bạn thiết lập nhanh xóa nhanh điểm dừng cách sử dụng thước đo Phương pháp hữu ích trực quan Để thiết lập điểm dừng sử dụng thước đo, bạn lựa chọn (các) đoạn áp dụng Sau đó, bạn nháy vào nút Tab Align phía bên trái thước đo để xác định dạng chỉnh tab Hãy nháy vào thước đo vị trí mong muốn để đặt vạch dấu điểm dừng tab Một vạch dấu điểm dừng tab xuất vị trí

Trong tập này, bạn thiết lập điểm dừng cách sử dụng thước đo

1. Nháy đúp chuột để đặt điểm chèn vào dòng trống cuối nhấn phím Enter hai lần

(64)

Tuổi Cơ sở Trung bình

20-29 82 $37,800

30-44 178 $47,290

Từ 45 trở lên 200 $50,440

Với nhiều nội dung hơn, kết chỉnh hiển thị rõ ràng

3. Hãy chọn tất hàng trang này, ngoại trừ hàng cuối (có nhãn Trung bình)

4. Kéo thả dấu điểm dừng thứ hai (ở mốc inch) khỏi thước đo Điểm dừng bị xóa văn bị hiệu chỉnh

5. Nháy nút Tab Align bên trái thước đo (có thể nhiều lần) xuất dạng Center Tab Nút Tab Align thay đổi thành nút Center Align

6. Nháy thước đo mốc inch Một điểm dừng thiết lập văn chỉnh lại

7. Nháy vào vị trí để bỏ chọn văn Nháy nút Save công cụ chuẩn Word lưu văn

Tạo danh sách liệt kê dạng ký hiệu số thứ tự

(65)

Định dạng đoạn văn 65 Các khái niệm bản

 Ký tự;  Từ;  Câu;  Dòng;  Đoạn

Mục tiêu

1 Phát bồi dưỡng sinh viên có tài

2 Góp phần nâng cao chất lượng đào tạo

3 Bổ sung đội ngũ cán giảng dạy

Để tạo phần văn có tính chất liệt kê dạng danh sách khoản mục, minh họa hình trên, sử dụng nút Bullet Numbering công cụ định dạng lệnh FormatBullets and Numberingtrong bảng chọn Format

Để tạo nhanh danh sách khoản mục, bạn chọn dòng cần đưa vào danh sách thực hai thao tác sau:

 Nháy Bullets công cụ định dạngkhi muốn đặt

dấu chấm đen trước khoản mục

 Nếu muốn đánh số thứ tự, nháy chuột nút Numbering

công cụ định dạng

Muốn loại bỏ khoản mục danh sách, cần đặt dấu chèn nháy lại nút tương ứng

Cách thứ hai với nhiều khả tùy chỉnh chọn lệnh FormatBullets and Numbering Trước hết chọn dòng cần đưa

vào danh sách nháy lệnh FormatBullets and Numbering

(66)

Để sửa đổi kiểu khoản mục, ví dụ khơng dùng dấu 

mà dùng dấu  hay dấu  1., thành dạng 1), 2) chẳng hạn,

hãy nháy chuột nút Customize trang Có thể thực sửa đổi hộp thoại sau Để chọn ký tự làm dấu, chọn phông chữ chọn ký tự phơng chữ vị trí ký tự dấu văn Đối với nhãn đánh số cịn cho thêm ký tự khác vào trước hay sau số thứ tự, ví dụ khơng thích 1., sửa đổi thành [1]

Trong tập này, bạn định dạng phần văn có tính chất liệt kê dạng danh sách khoản mục

1. Nháy nút Open công cụ chuẩn Hộp thoại Open

2. Nháy mũi tên ô Look In, mở thư mục Lesson05 có đường dẫn PiL\Word Practice

3. Nháy đúp vào tập tin Brochure 05 Hộp thoại Open đóng lại tập tin Brochure 05 xuất cửa sổ Word

4. Chọn đoạn từ Xây dựng kế hoạch đưa công nghệ thông tin vào giảng dạy đến cuối văn Trên công cụ định dạng, nháy nút Bullets Các đoạn văn định dạng với dấu chấm phía trước

5. Đặt dấu chèn vào đoạn Thư tín trực tiếp nháy nút Bullets lần Đoạn trở lại định dạng ban đầu, khơng có dấu chấm

(67)

Các đoạn văn định dạng với số thứ tự phía trước, số

7. Đặt điểm chèn vào đoạn Phỏng vấn/Xuất trên TV/Radio

8. Chọn Bullets and Numberings bảng chọn Format nháy trang Numbered

9. Nháy Customize Nháy mũi tên ô Number Style chọn A, B, C, Nháy mũi tên ô Start At xuất chữ I

10.Nháy nút Fonts hộp thoại chọn kiểu chữ đậm Nháy OK

11.Nháy OK lần Các đoạn đánh số thứ tự định dạng lại với thứ tự chữ, bắt đầu I với kiểu chữ đậm

12.Chọn lại đoạn từ Xây dựng kế hoạch đưa công nghệ thông tin vào giảng dạy đến cuối văn

13.Trên công cụ định dạng, nháy nút Bullets Các đoạn văn định dạng trở lại với dấu chấm phía trước

14.Lưu đóng văn Định dạng văn theo cột

Nhiều nghiên cứu cho thấy người có xu hướng đọc văn kỹ dòng ngắn Đó lý giải thích hầu hết tờ báo tạp chí thường định dạng văn theo cột không rộng inch

Bạn sử dụng Word để định dạng văn theo cột cách dễ dàng Mặc dù sử dụng cột lúc phù hợp (không nên sử dụng thư, ghi nhớ báo cáo công việc) dạng văn thông báo, tờ rơi, mục lục hay danh sách cột tính hữu ích Trong số trường hợp, cột giúp rút ngắn độ dài văn bản, đặc biệt hầu hết dòng văn thường ngắn

(68)

68 Cơ soạn thảo văn bản Tạo cột

Trước bắt đầu sửa đổi văn thành dạng cột, nên suy nghĩ trước hình thức hiển thị cột trang, số cột muốn tạo định dạng cột

Để tạo cột có độ rộng nhau, chọn văn định dạng theo cột Trên công cụ chuẩn, nháy nút Columns nháy chọn số cột muốn tạo sử dụng lệnh Columns bảng chọn Format Khi hộp thoại Columns cho phép nhiều tùy chọn để định dạng theo cột

Để tạo cột có độ rộng khơng nhau, ta phải sử dụng lệnh Columns bảng chọn Format Trong phần Presets, nháy vào Left để làm cho cột bên trái hẹp nháy vào Right để làm cho cột bên phải hẹp

Nếu không lựa chọn phần văn nào, Word định dạng toàn văn theo cột Nếu muốn phần văn định dạng theo cột, lựa chọn phần văn trước chọn định dạng cột Word tự động chèn dấu ngắt phần nơi bắt đầu kết thúc văn chọn dàn văn vào cột Trong Word, phần phần văn có định dạng trang riêng, độc lập với định dạng phần khác văn

Trong tập này, bạn định dạng toàn văn thành cột cách sử dụng nút Columns, sau định dạng vùng văn theo cột không cách sử dụng hộp thoại Columns

1. Nháy nút Open công cụ chuẩn Hộp thoại Open

2. Nháy mũi tên Look In, mở thư mục Lesson05 có đường dẫn PiL\Word Practice

3. Nháy đúp vào tập tin Brochure 05 Hộp thoại Open đóng lại tập tin Brochure 05 xuất cửa sổ Word

(69)

Định dạng đoạn văn 69 5. Nháy nút Columns công cụ chuẩn Bảng chọn

Columns xuất

6. Nháy vào cột thứ ba bảng chọn Nội dung toàn văn xếp vào ba cột Đối tượng WordArt nằm phần văn phần trang

7. Nháy nút Undo công cụ chuẩn Văn trở lại bố cục ban đầu

8. Đặt điểm chèn bên trái dấu tiêu đề Câu lạc PiL

9. Chọn dấu ngắt phần toàn văn tiêu đề Câu lạc bộ PiL. Chọn dấu ngắt phần cuối phần không chọn tiêu đề Hoạt động Câu lạc PiL văn tiêu đề

(70)

11.Nháy vào vị trí để bỏ chọn văn

12.Trên công cụ chuẩn, nháy mũi tên ô Zoom nháy chọn Whole Page

13.Chọn toàn văn tiêu đề Hoạt động Câu lạc PiL

14.Nháy Columns bảng chọn Format Hộp thoại Columns xuất

15.Nháy Right vùng Presets nháy OK Văn chọn định dạng theo hai cột cột bên trái rộng cột bên phải

16.Nháy vào vị trí để ngừng lựa chọn văn Trên công cụ chuẩn, nháy mũi tên ô Zoom nháy chọn 75% Bố cục văn xuất tỷ lệ 75% so với kích cỡ thực

(71)

Xác định độ rộng cột

Trong tập trước, ta sử dụng vùng Presets hộp thoại Columns để tạo cột có độ rộng khơng Các độ rộng sửa đổi cách sử dụng thước đo thiết đặt độ rộng hộp thoại Columns Tùy theo độ rộng, hẹp cột, khoảng cách cột tự động điều chỉnh

Ví dụ, năm cột quy định hộp thoại Columns, cột có độ rộng giãn cách Nếu tăng độ rộng số cột, độ rộng tất cột lại thu hẹp lại Nên kiểm tra khu vực Preview hộp thoại Columns thay đổi thiết đặt để biết ảnh hưởng sửa đổi gây

Trong tập này, bạn tùy chỉnh độ rộng cột hộp thoại Columns thước đo

1. Nháy vào vị trí tiêu đề Hoạt động Câu lạc bộ PiL.

2. Nháy Columns bảng chọn Format Hộp thoại Columns xuất

3. Gõ 4.5 trong ô Width cột nhấn phím Tab Độ rộng cột tự động thay đổi thành 2,5 inch để giữ khoảng cách cho trước cột

(72)

5. Trên thước đo, đặt vị trí trỏ vạch dấu Move Column trỏ chuyển thành hình mũi tên hai đầu Nhấn giữ phím Alt kéo thả vạch dấu sang bên trái cho cột bên trái rộng 4,25 inch (cột bên phải rộng 2,75 inch)

6. Thả phím Alt Độ rộng cột điều chỉnh

Điều chỉnh khoảng cách cột

Nếu muốn thay đổi khoảng cách cột, ta sử dụng thước đo hộp thoại Columns

Để thay đổi khoảng cách cột thước đo, nháy vào vị trí phần chứa cột muốn sửa đổi Đưa trỏ chuột lên vạch dấu Move Column thấy ScreenTip

Left Margin hay Right Margin và kéo vạch dấu đến vị trí

Trong tập này, bạn thay đổi khoảng cách giữa cột hộp thoại Columns

1. Nháy vào vị trí phần văn tiêu đề Câu lạc PiL

3. Xóa đánh dấu Equal column width, cần Gõ .1 Spacing nhấn phím Tab Độ rộng cột thứ hai chuyển thành 3,9 inch

4. Gõ 3.7 ô Width cột thứ nhấn phím Tab Độ rộng hai cột điều chỉnh thành 3,7 inch

5. Nháy OK Hộp thoại Columns đóng lại khoảng cách cột thay đổi

(73)

7. Nháy vào vị trí phần hai cột tiêu đề Hoạt động Câu lạc PiL

9. Gõ .1 Spacing nhấn phím Tab Độ rộng cột thứ hai chuyển thành 3,15 inch

10.Nháy OK Hộp thoại Columns đóng lại giãn cách cột thay đổi

11.Chọn 75% ô Zoom Văn xuất tỷ lệ 75% so với kích cỡ thực

(74)

74 Cơ soạn thảo văn bản Chèn dấu ngắt cột

Khi nội dung văn cột dàn đến lề trang ngắt đoạn tiếp theo, văn tiếp tục sang cột Khi văn dàn đến phần cuối cột cuối trang, văn dàn sang cột trang Bạn chèn dấu ngắt cột thủ cơng để thay dấu ngắt cột tự động Word tạo Để chèn dấu ngắt cột thủ công, đặt vị trí điểm chèn vị trí muốn chèn Nháy Break bảng chọn Insert nháy Column break hộp thoại Break Để xóa dấu ngắt cột, nhớ chọn nút Show/Hide ¶ cơng cụ chuẩn, nháy chọn vạch dấu Column Break nhấn phím Delete

Trong tập này, bạn chèn dấu ngắt cột cột thứ hai để xem kết quả, sau xóa dấu ngắt cột

1. Trong phần cuối cùng, nháy chuột để đặt vị trí điểm chèn đầu đoạn thứ ba (bắt đầu Với phương châm )

2. Nháy Breaktrên bảng chọn Insert Hộp thoại Break xuất

(75)

4. Nháy vạch dấu Column Break nhấn Delete Dấu ngắt cột bị loại bỏ cột định dạng giống trước chèn dấu ngắt cột

5. Nháy nút Save công cụ chuẩn Văn lưu

(76)

76 Cơ soạn thảo văn bản Câu hỏi kiểm tra

1 Sự khác vạch dấu Left Indent vạch dấu Left Page Margin thước đo gì?

2 Làm cách để xóa điểm dừng?

3 Khi xóa dấu phân đoạn, đoạn mang theo đặc điểm định dạng nào?

4 Cách nhanh để tạo cột có độ rộng gì? Nếu muốn cột có độ rộng khác nhau, bạn cần phải xóa

đánh dấu hộp thoại Columns?

6 Nêu hai cách tùy chỉnh độ rộng cột văn

7 Nếu định dạng văn thành dạng cột sau khơng muốn sử dụng cột nữa, bạn bỏ định dạng cột cách nào?

8 Lề trang bên trái bên phải ảnh hưởng đến cột?

9 Khi thay đổi khoảng cách hai cột, cột thay đổi nào?

10 Điều xảy định dạng theo cột không chọn văn nào?

Thực hành

Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word Mở văn Word Chèn điểm dừng mức 1.5 inch, inch 4.5 inch Điểm dừng inch thập phân điểm dừng 4.5-inch phải Gõ đầu mục dòng đầu tiên:

Năm Kinh nghiệm, Cơ sở, Trung bình và 90%

Chèn dòng mới, tạo đầu mục in đậm sau lưu văn với tên Practice 05 Bạn sử dụng Bài tập để hoàn thành tập

Bài tập 2: Gõ thơng tin hai dịng sau, nhấn Tab sau nhập mục

(77)

2-5 năm 164 $41,650 $55,000

Hãy tạo đầu mục với tiêu đề Kết Khảo sát, lưu tập tin vào thư mục Lesson05 đóng văn

Bài tập 3: Mở văn lập danh sách nghệ sỹ âm nhạc mà bạn yêu thích Trong cột nhập tên nhóm nhạc nhạc sỹ nhập tên đĩa CD nghệ sỹ Nếu có nhiều CD nhóm nhạc nhạc sỹ, nhấn Enter nhấn phím Tab hai lần để nhập tên CD dịng riêng biệt Ngồi thiết lập cột xếp hạng CD theo thang điểm từ đến 10 Lưu tập tin vào thư mục Lesson05 đóng văn

Bài tập 4: Hãy tìm hiểu hộp thoại Paragraph sử dụng thông tin trợ giúp Help Word để hiểu giãn cách đoạn giãn cách dòng

Bài tập 5: Tạo tệp để quảng cáo trình phát triển trường bạn Tệp quảng cáo cần chia thành ba cột có chiều rộng (để cho gấp làm ba cách dễ dàng) Hãy đảm bảo đủ khoảng trống cột để dễ đọc văn Nội dung quảng cáo bao gồm tên trường, thành tựu giáo viên học sinh trường bạn đạt được, hoạt động giảng dạy nhà trường thông tin khác Định dạng số đoạn văn theo dạng danh sách liệt kê Lưu, in đóng tập quảng cáo

(78)

Thiết kế trang

 Điều chỉnh thiết lập lề trang  Chèn số trang vào văn  Tạo đầu trang chân trang  Thay đổi hướng giấy trang

Các tham số cho trang thiết đặt tối ưu cho khổ giấy thông dụng Mặc dù vậy, thay đổi đặc trưng lúc

Các tham số đặc trưng cho trang in thiết đặt lần cho trang tệp văn Có thể thiết đặt tham số minh họa hình sau đây:

 Khổ giấy hướng giấy (đứng hay nằm)

 Lề trên, lề dưới, lề trái lề phải trang (không nên

nhầm với lề đoạn văn bản) Lề trang khoảng cách từ mép giấy đến phần thân văn

(79)

Thiết kế trang 79

 Độ cao đầu trang chân trang Đầu trang chân

trang chứa đối tượng phần thân văn bản, xuất trang

 Phân biệt trang chẵn trang lẻ hay không

Sau mở tệp văn bản, cho tất tham số thông qua lệnh Page Setup bảng chọn File Khi nháy lệnh này, hộp thoại Page Setup xuất Hộp thoại có nhiều trang dùng để nhập nhóm tham số khác

Đặt lề trang

Theo mặc định, Word đặt lề trang bên trái bên phải 1,25 inch, lề trang inch Bạn sử dụng hộp thoại Page Setup để điều chỉnh thiết lập lề trang cùng, cùng, bên trái bên phải, xác định vị trí đầu trang chân trang lựa chọn vùng văn chịu ảnh hưởng thiết lập

(80)

1. Mở tệp văn Dieu tra luong 05 trong thư mục Lesson05 có đường dẫn PiL\Word Practice

2. Nháy Page Setup bảng chọn File Hộp thoại Page Setup xuất Thiết lập Top thời (1”) chọn

3. Gõ 1.5 trong ô Top sau nhấn Tab Trong phần Preview hộp thoại, lề trang di chuyển xuống

4. Gõ 1.5 Bottom sau nhấn Tab Trong phần Preview, lề trang dịch chuyển lên

5. Nháy OK Lề trang thời 1,5 inch thay inch

6. Nháy Save As bảng chọn File Hộp thoại Save As hiển thị

7. Lưu tệp văn với tên Dieu tra luong 05 Chinh_sua Giữ tập tin mở cho tập tiếp

Sử dụng thước đo để thay đổi lề trang

Lề trang thay đổi cách sử dụng thước đo. Thước đo thước kẻ hiển thị cửa sổ văn bản, chia theo đơn vị inch đơn vị đo khác Thước đo ngang hiển thị chế độ hiển thị Normal Print Layout, thước đo dọc hiển thị chế độ Print Layout

Để sử dụng thước đo, bạn nên sử dụng chế độ hiển thị Print Layout, chế độ xem Normal nên dùng để xem thiết lập ngầm định lề trang Ngoài sử dụng chế độ hiển thị Print Preview để xem văn trước in thay đổi lề trang chế độ

Thước đo ngang nằm cửa sổ văn Thước đo dọc

(81)

Thiết kế trang 81 Các bước thực hiện

Trong tập này, bạn phải thay đổi lề trang văn cách sử dụng thước đo

1. Nháy Print Layout bảng chọn View Văn hiển thị chế độ hiển thị Print Layout Thiết lập lề trang 1,5 inch phản ánh thước dọc

2. Đặt vị trí trỏ chuột lên dấu vạch Left Margin thước đo ngang trỏ hiển thị thành hình mũi tên hai chiều hình đây:

3. Nhấn giữ phím Alt Kéo vạch dấu sang bên trái số 6.5” hiển thị phần màu trắng thước đo Lề trang bên trái dịch chuyển sang trái toàn văn văn điều chỉnh Lưu ý điểm dừng cột văn bị thay đổi

4. Thả phím Alt Đặt vị trí trỏ chuột vạch dấu Right Margin , trỏ hiển thị thành hình mũi tên hai chiều

5. Nhấn giữ phím Alt, sau kéo vạch dấu sang bên phải phép đo 7’’ hiển thị phần màu trắng thước đo Lề trang bên phải dịch chuyển sang phải văn hiệu chỉnh Cả lề trang bên phải lề trang bên trái thời 0,75 inch Thả phím Alt lề trang thiết lập

6. Lưu văn Giữ tập tin để mở cho tập tiếp

Chèn số trang

Các số trang hữu ích văn dài Các số trang nhắc cho bạn biết phần văn

(82)

Trong tập này, bạn thêm số trang vào văn

1. Nháy Ctrl+Home để di chuyển điểm chèn đến đầu văn

2. Nháy Page Numbers bảng chọn Insert Hộp thoại Page Numbers xuất vị trí ngầm định số trang hiển thị phần Preview

3. Nháy mũi tên ô Alignment nháy chọn Center Số trang đặt (xem phần Preview)

4. Nháy OK xuống trang để xem số trang Văn tự động chuyển sang chế độ hiển thị Print Layout, đó, thấy số trang vừa thêm vào chân trang Giữ tập tin để mở cho tập tiếp

Chèn đầu trang chân trang

Cùng với số trang, đầu trang chân trang thông tin hữu ích văn nhiều trang, văn có nhiều chương nhiều phần, sử dụng thông tin đầu trang chân trang để người đọc biết phần văn Bạn thêm nội dung đầu trang chân trang lề lề trang

(83)

Thiết kế trang 83

Đầu trang chân trang chèn soạn thảo chế độ riêng thông qua lệnh Header and Footer bảng chọn View Khi chọn lệnh này, công cụ di động Header and Footer xuất Văn bị mờ phần đầu trang chân trang rõ khung vạch Ta nhập nội dung định dạng đưa vào đầu trang chân trang trang văn bình thường

Trong tập này, bạn tạo đầu trang cho văn

1. Nháy lệnh Header and Footer bảng chọn View Thanh công cụ Header and Footer ô Header and Footer xuất Lưu ý ô Header nằm đầu trang ô Footer nằm cuối trang Điểm chèn nằm ô Header

2. Trên công cụ Header and Footer, nháy vào nút Switch Between Header and Footer Điểm chèn dịch chuyển từ đầu trang tới chân trang

3. Nháy vào nút Switch Between Header and Footer lần Điểm chèn trở lại đầu trang

4. Gõ tên bạn Tên bạn xuất góc bên trái phía đầu trang

5. Cuốn đến trang thứ hai nhìn vào đầu trang Tên bạn xuất

6. Nháy nút công cụ Header and Footer Văn chuyển sang chế độ hiển thị bình thường Giữ tập tin mở cho tập tiếp

Thay đổi hướng trang

(84)

mặc định Word Các chứng hay giải thưởng thường đặt theo hướng ngang

Các hình sau minh họa hướng dọc hướng ngang

Bạn thay đổi hướng kể sau vừa bắt đầu tạo văn

Trong tập này, bạn thay đổi hướng trang từ hướng dọc sang hướng ngang

1. Nháy Page Setup bảng chọn File Hộp thoại Page Setup xuất

2. Nháy trang Margins, cần

(85)

Thiết kế trang 85 4. Nháy chọn Whole Page ô Zoom Trang đầu

tiên văn phải hiển thị sau:

Trong này, bạn học cách thay đổi lề trang, tạo đầu trang chân trang, chèn số trang thay đổi hướng giấy văn Câu hỏi kiểm tra

1 Nêu ba cách để thay đổi lề trang Word Căn dọc giống khác với ngang nào? Bạn hiển thị số đo lề trang cách nào?

4 Bạn hiển thị công cụ Header And Footer cách nào?

(86)

6 Làm để chèn số trang góc bên phải văn bản?

7 Nêu hai cách để chuyển đầu trang chân trang ô đầu trang chân trang hiển thị

8 Khi bạn xóa dấu ngắt phần, phần mang theo đặc điểm định dạng nào?

Thực hành

Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word Mở văn Practice 05.

Điều chỉnh lề trái lề phải trang thành inch thay đổi hướng giấy theo khổ ngang Tạo thông tin chân trang với ngày lề trái Trang X Y lề phải (X trang thời Y số trang) Lưu tập tin đóng văn

(87)

Các cơng cụ hỗ trợ biên tập

 Kiểm tra lỗi tả, ngữ pháp văn

 Sử dụng bảng chọn tắt để sửa lỗi tả ngữ pháp  Tìm kiếm thay văn

 Chèn ngày theo dạng văn theo trường  Chèn ký tự đặc biệt

 Chèn, xem soạn thảo thích

Khơng tránh lỗi gõ nội dung văn bàn phím Vì cần phải kiểm tra văn cách cẩn thận, tả, ngữ pháp nội dung Chức kiểm tra tả ngữ pháp Word hỗ trợ việc này, văn dài

Word kiểm tra lỗi tả ngữ pháp văn soạn thảo nhiều ngôn ngữ, đặc biệt tiếng Anh Việc kiểm tra dựa từ điển cài đặt với Office Thậm chí có từ điển mới, ta cài đặt bổ sung để sử dụng

Ngoài ra, Word cịn có nhiều cơng cụ hỗ trợ biên tập khác tìm thay nhanh cụm từ văn thêm ý kiến nhận xét mà không làm thay đổi nội dung ban đầu văn Kiểm tra tả

Khi có lỗi tả văn bản, Word đánh dấu đường gạch lượn sóng màu đỏ, cịn cụm từ hay câu sai ngữ pháp đánh dấu đường gạch lượn sóng màu xanh

Có ba cách để kiểm tra tả văn bản, tùy thuộc vào việc bạn muốn sửa lỗi gõ nội dung kiểm tra tả tồn văn sau soạn thảo xong

 Nháy chuột phải vào từ có đường gạch lượn sóng

màu đỏ, sau chọn từ danh sách gợi ý

(88)

 Nháy nút Spelling and Grammar công cụ

chuẩn để kiểm tra tả ngữ pháp cho toàn văn

 Nháy lệnh Spelling and Grammar bảng chọn Tools để

kiểm tra tả ngữ pháp cho toàn văn

Khi kiểm tra tả cho tồn văn bản, Word so sánh từ văn với từ điển chuẩn Word Nếu phát lỗi, lỗi hiển thị, kể từ đề nghị thay liệt kê danh sách Suggestions hộp thoại Spelling and Grammar Bạn sử dụng tùy chọn sau đây:

Nút Chức năng

Ignore Once Chỉ bỏ qua lần xuất từ chọn Ignore All Bỏ qua tất lần xuất từ

Add to Dictionary Thêm từ vào từ điển tùy chỉnh

Change Thay từ chọn từ danh sách Suggestions

Change All Thay tất lần xuất từ từ chọn danh sách Suggestions

Suggestions Liệt kê từ thay từ bị sai tả

AutoCorrect Thêm từ vào danh sách để Word sử dụng tự động sửa lỗi tả

Undo Khơi phục thao tác chỉnh sửa tả

Delete Xuất từ xuất hai lần liên tiếp sử dụng để xóa từ xuất lần thứ hai

Options Các tùy chọn kiểm tra tả ngữ pháp

Trong tập này, bạn sử dụng tính sửa lỗi tả gõ nội dung văn bản, kiểm tra tồn văn để tìm lỗi tả, sau sửa bỏ qua lỗi Word phát

1. Mở tệp văn Integrating ICT trong thư mục Lesson06 có đường dẫn PiL\Word Practice

(89)

Các công cụ hỗ trợ biên tập 89 3. Nháy nút Spelling and Grammar công cụ chuẩn Hộp thoại Spelling and Grammar xuất với từ ICT được chọn văn Word có nhiều từ gợi ý chỉnh sửa cho từ từ gợi ý rõ ràng từ thay

4. Xóa đánh dấu Check grammar đánh dấu

5. Nháy nút Ignore All Từ tất lần xuất sau từ văn bỏ qua

6. Tiếp theo từ compjuter được chọn Word có gợi ý chỉnh sửa cho từ computer từ gợi ý Nháy Change từ sai tả sửa

7. Tiếp theo từ in chọn Do lỗi từ xuất hai lần liên tiếp khơng phải lỗi tả nên khơng có từ gợi ý

8. Nháy Delete Từ in xuất lần thứ hai bị xóa

(90)

10.Nháy OK Lưu văn với tên Integrating ICT da_sua Giữ tập tin mở cho tập tiếp

Sử dụng bảng chọn tắt để sửa lỗi

Việc xác định nguyên nhân lỗi ngữ pháp phức tạp Bạn nháy chuột phải vào cụm từ bị đánh dấu đường gạch lượn sóng màu xanh để hiển thị bảng chọn tắt, sau chọn đề nghị sửa theo ý muốn Mục bảng chọn thường mơ tả tóm tắt lỗi ngữ pháp Nháy About This Sentence bảng chọn, Word hiển thị giải thích chi tiết lỗi ngữ pháp đề xuất cách để chỉnh sửa

Nếu từ mà bạn cho tả bị đánh dấu màu đỏ bên (ví dụ tên riêng), thêm từ vào từ điển Để thêm từ vào từ điển, nháy chuột phải vào từ để hiển thị bảng chọn tắt, sau nháy Add to Dictionary

Kiểm tra lỗi ngữ pháp

Thông thường, Word đồng thời kiểm tra lỗi tả ngữ pháp Tuy nhiên, xóa đánh dấu Check grammar with spelling, Word kiểm tra lỗi tả Trong tập trước bị xóa đánh dấu, vậy, lỗi ngữ pháp xuất văn

(91)

Các công cụ hỗ trợ biên tập 91

Trong tập này, bạn kiểm tra ngữ pháp văn

1. Nháy Ctrl+Home để đặt điểm chèn đầu văn

2. Nháy Options bảng chọn Tools Hộp thoại Options xuất Trong hộp thoại Options, nháy trang Spelling & Grammar, cần

3. Trong phần Grammar, đánh dấu ô Check grammar with spelling nháy OK

(92)

chọn tắt chỉnh sửa gợi ý truy cập đến thông tin khác

5. Trên bảng chọn tắt, nháy About This Sentence Office Assistant xuất giải thích ý nghĩa tính phù hợp chủ ngữ động từ gợi ý cách để chỉnh sửa lỗi ngữ pháp

6. Nháy sau từ Create, gõ thêm s Lỗi sửa đường lượn sóng màu xanh khơng cịn xuất Giữ tập tin mở cho tập tiếp

Tìm kiếm văn bản

(93)

Nút More hộp thoại Find and Replace sử dụng để thiết đặt tùy chọn tìm kiếm bổ sung, ví dụ tìm theo định dạng, đối tượng đặc biệt dấu ngắt có sử dụng ký tự đại diện hay không

Một ký tự đại diện viết tắt cho ký tự xuất nhiều vị trí từ chuỗi ký tự Để sử dụng ký tự đại diện, hộp thoại Find and Replace, nháy nút More đánh dấu ô Use Wildcards Sử dụng dấu hỏi (?) để đại diện cho ký tự vị trí chuỗi ký tự Ví dụ, chuỗi h?t sẽ tìm từ hat, hit, hot và hut. Sử dụng dấu (*) để đại diện cho chuỗi ký tự Ví dụ, chuỗi h*t sẽ tìm từ hat, hurt

(94)

Ngồi sử dụng tùy chọn Sounds like để tìm từ phát âm giống chuỗi ký tự tìm đánh vần khác Ví dụ, sử dụng tính Sounds like cho từ meet, Word nhận dạng từ meet, meat và mete

Trong tập này, bạn tìm chuỗi ký tự văn mở rộng hộp thoại Find and Replace để hiển thị tùy chọn tìm kiếm bổ sung

1. Nháy Ctrl+Home để đặt vị trí điểm chèn đầu văn

2. Nháy Find bảng chọn Edit Hộp thoại Find and Replace xuất

3. Gõ school ô Find What nháy Find Next Từ school đoạn thứ hai chọn Hộp thoại Find and Replace hiển thị

4. Nháy Find Next để tìm từ school thứ hai Từ school thứ hai chọn

5. Nháy nút Find Next lần Word tiếp tục tìm kiếm từ

school sau hiển thị thơng báo Word hồn tất tìm kiếm văn

6. Nháy OK Hộp thơng báo đóng lại

7. Nháy More hộp thoại Find and Replace Hộp thoại mở rộng để phần Search Options

8. Nháy Cancel Hộp thoại đóng lại Giữ tập tin mở cho tập tiếp

Thay

Lệnh Replace cho phép nhanh chóng tìm chuỗi ký tự nào, sau chuỗi ký tự tìm thấy thay chuỗi ký tự khác cho hộp thoại Find and Replace

(95)

Các công cụ hỗ trợ biên tập 95 Các bước thực hiện

Trong tập này, bạn tìm thay văn

1. Nháy Replace bảng chọn Edit Hộp thoại Find and Replace mở với trang Replace Find what có từ school chọn

2. Nhấn phím Delete Từ school bị xóa Gõ IT

3. Nhấn phím Tab, nháy Replace with gõ technology

4. Nháy Find Next Từ IT xuất chọn Từ IT

xuất lần đúng, nháy Find Next Từ IT

xuất chọn

5. Tiếp tục nháy Replace để thay tất từ IT tiếp theo Sau lần thay cuối cùng, Word hiển thị bảng thông báo Word hồn thành tìm kiếm

6. Nháy Close để đóng hộp thoại Find and Replace Hộp thoại Find and Replace đóng lại

7. Lưu văn Giữ tập tin mở cho tập tiếp Lưu ý

(96)

thế từ the bằng từ a và bạn nháy vào Replace All, bạn vơ tình thay từ the từ a vào lần từ xuất từ khác Ví dụ, lithe trở thành lia weather trở thành

weaar.

Chèn ngày giờ

Bạn chèn ngày thời vào văn Thơng tin ngày có nhiều định dạng chèn theo dạng văn theo trường. Nếu ngày chèn theo trường, tự động cập nhật mở, lưu hay in văn

Trong tập này, bạn chèn ngày thời vào văn dạng văn dạng trường

1. Nháy Ctrl+Home để đưa điểm chèn đầu văn Nháy Header and Footer bảng chọn View Thanh công cụ Header and Footer hiển thị

2. Nháy nút Switch Between Header and Footer cơng cụ Header and Footer Ơ Footer cuối trang hiển thị

3. Trên công cụ Header and Footer, nháy Insert nháy Date and Time Hộp thoại Date and Time xuất hiện, định dạng ngày danh sách Available formats

(97)

5. Nhấn phím Tab hai lần để di chuyển đến cạnh bên phải chân trang, gõ Last update on,sau nhấn phím cách

6. Nháy Field bảng chọn Insert Hộp thoại Field xuất

7. Nháy vào Date and Time danh sách Categories Danh sách Field names hiển thị tùy chọn Date and Time

(98)

phải chân trang Mỗi văn lưu, ngày cập nhật tự động

9. Nháy Close công cụ Header and Footer

10.Lưu văn Giữ tập tin mở cho tập tiếp

Chèn ký tự đặc biệt

Ký tự đặc biệt biểu tượng ký tự khơng gõ từ bàn phím, ví dụ nét gạch dài (—), dấu ba chấm ( ), biểu tượng quyền (©), biểu tượng nhãn hiệu (™) Bạn chèn ký tự đặc biệt cách sử dụng lệnh Symbol bảng chọn Insert Nhiều biểu tượng có phím tắt liệt kê bên cạnh biểu tượng hộp thoại

Trong tập này, bạn chèn biểu tượng quyền vào văn

1. Nháy Ctrl+End để di chuyển điểm chèn đến cuối văn

2. Nháy chuột để định điểm chèn chữ t và Partners

3. Nháy Symbol bảng chọn Insert Hộp thoại Symbol xuất

(99)

Các công cụ hỗ trợ biên tập 99 5. Nháy Copyright, sau nháy nút Insert Biểu tượng quyền

được chèn vào văn vị trí thời điểm chèn

6. Nháy Close Hộp thoại đóng lại Giữ tập tin mở cho tập tiếp

Thêm thích

Ta thêm ghi giải thích, gọi comments vào văn mà không làm thay đổi phần thân văn

Để chèn thích, bạn chọn vị trí hay nội dung văn cần thích, sau nháy Comment bảng chọn Insert Khi chèn thích lần vào văn bản, Word tự động mở cơng cụ Reviewing trước chưa hiển thị Gõ thích vào vùng thích ngăn Reviewing Pane Word chèn dấu ngoặc đơn màu xung quanh văn thích hiển thị thích vùng thích bên lề phải văn Reviewing Pane

Bạn xem thích vùng thích Nếu đưa trỏ chuột lên thích, tên người tạo thích ngày, tạo thích hiển thị Để chỉnh sửa xóa thích, nháy chuột phải vào văn thích sau nháy vào Edit Comment Delete Comment Để xem thích, nháy vào nút Next Comment Previous Comment công cụ Reviewing để di chuyển từ thích đến thích khác Để trả lời cho thích, nháy vùng thích văn thích sau nháy vào nút New Comment gõ trả lời vào vùng thích xuất

Nếu Word khơng thể hiển thị tồn nội dung thích vùng thích, nháy nút Reviewing Pane để xem tồn thích ngăn riêng Để ẩn vùng thích (nếu chúng gây phiền toái), bảng chọn Tools, nháy vào Options để mở hộp thoại Options, nháy vào trang Track Changes sau chọn xóa Use balloons in Print and Web Layout

Trong tập này, bạn thêm thích vào văn bản, xem thích sau hiệu chỉnh lại

(100)

100 Cơ soạn thảo văn bản

2. Trong câu đoạn thứ hai, chọn phần văn

effectively integrate IT

3. Nháy Comment bảng chọn Insert Word hiển thị công cụ Reviewing, đặt dấu ngoặc đơn màu xung quanh văn chọn đặt điểm chèn vùng thích

4. Trong vùng thích, gõ Có cách khác diễn đạt tốt hơn khơng? Word thêm thích vào vùng thích

(101)

Các cơng cụ hỗ trợ biên tập 101 6. Di chuyển trỏ chuột khỏi văn ngoặc đơn

vùng thích ScreenTip khơng xuất

7. Nháy nút Reviewing Pane công cụ Reviewing Ngăn Reviewing mở cuối hình

8. Chọn cụm từ A combination of essential conditions create câu đoạn thứ ba sau nháy nút New Comment công cụ Reviewing Các dấu ngoặc đơn màu đặt xung quanh văn chọn, điểm chèn xuất bóng vùng thích dịng thích xuất với tên người duyệt, ngày thích xuất ngăn Reviewing

9. Gõ Câu sai ngữ pháp tiếng Anh! Văn vừa gõ xuất đồng thời vùng thích ngăn Reviewing

10.Nháy nút Reviewing Pane công cụ Reviewing để đóng ngăn Reviewing

11.Nháy vào thích thứ để lựa chọn thích này, sau nháy vào nút Reject Change/Delete Comment công cụ Reviewing Chú thích bị xóa ngoặc đơn bị loại bỏ khỏi văn

(102)

102 Cơ soạn thảo văn bản Tổng kết học

Trong học này, bạn học cách sử dụng số công cụ soạn thảo kiểm tra Word, chẳng hạn cách kiểm tra tả ngữ pháp văn bản, tìm thay văn bản, chèn ngày, ký tự đặc biệt

1 Làm để định dạng ngày chèn ngày thời vào văn bản?

2 Khi tìm kiếm chuỗi ký tự văn bản, làm để tìm từ có phát âm giống từ tìm kiếm?

3 Nếu thường sử dụng từ bị xem mắc lỗi tả, lệnh bảng chọn tắt cho phép nhập từ vào từ điển thông dụng?

4 Trong văn bản, đường gạch lượn sóng màu đỏ màu xanh biểu thị điều gì?

5 Làm để thay chuỗi ký tự toàn văn mà không cần phải xác nhận cho lần thay?

6 Sử dụng hộp thoại Find and Replace để hiển thị trang cụ thể văn thời?

7 Nêu cách chèn biểu tượng nhãn hiệu ™ vào văn bản? Thực hành

Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word Mở văn Ruffles Article 06

trong thư mục Lesson06 có đường dẫn PiL\Word Practice Kiểm tra tả ngữ pháp chỉnh sửa sai sót Hãy tự định sai sót bỏ qua sai sót cần sửa đổi Sau tìm kiếm từ material thay tất từ material từ fabric.

Bài tập 2: Ở câu cuối đoạn thứ hai kết thúc với cụm từ

(103)

Đồ họa văn bản Sau hoàn thành học này, bạn có thể:

 Chèn ảnh từ tập tin

 Chèn ảnh từ Microsoft Clip Gallery  Chỉnh sửa kích cỡ vị trí ảnh

Văn chứa thơng tin dạng ký tự cung cấp khối lượng thông tin lớn, nhiên, mặt trực quan chúng chưa hấp dẫn Với Word bạn dễ dàng chèn ảnh đồ họa khác vào văn Ảnh

là ảnh đồ họa tạo chương trình khác, chụp từ máy quét máy ảnh/quay phim kỹ thuật số tải xuống từ web Ảnh bao gồm vẽ, ảnh tất ảnh có sẵn Microsoft Clip Gallery

Chèn ảnh từ tập tin

Có nhiều chương trình để tạo chỉnh sửa ảnh máy tính, điển hình Microsoft Paint, Adobe Photoshop, Adobe Illustrator, Paint Shop Pro, Những chương trình cho phép tạo, chỉnh sửa lưu ảnh Ta dùng máy quét máy ảnh/quay phim kỹ thuật số để quét chụp ảnh sau lưu vào máy tính Ngồi ra, có hàng triệu tệp ảnh tải xuống từ web

Nếu có sẵn tệp ảnh đĩa cứng, đĩa mềm đĩa CD-ROM, bạn dễ dàng chèn ảnh vào văn Word Ảnh chèn vị trí điểm chèn Để làm việc với ảnh cần hiển thị văn chế độ Print Layout Web Layout Trong chế độ Normal ảnh không hiển thị

Trong tập này, bạn chèn ảnh vào văn Word từ tệp có đĩa cứng

1. Mở văn Le_khai_truong 07 thư mục Lesson07 (có đường dẫn PiL\Word Practice)

2. Nháy vào dòng trắng dòng Bay cao, bay cao bay xa.

(104)

3. Nháy Picture bảng chọn Insert nháy From File Hộp thoại Insert Picture xuất

4. Chọn thư mục Lesson07 (có đường dẫn PiL\Word Practice) ô Look in Các tệp ảnh thư mục xuất hộp thoại Insert Picture

5. Chọn Balloon nháy Insert Ảnh chèn vị trí điểm chèn

(105)

Đồ họa văn bản 105

Chèn ảnh từ Clip Gallery

Microsoft Office cung cấp hàng trăm ảnh tạo sẵn từ Clip Gallery Microsoft Clip Gallery gồm ảnh thuộc nhiều thể loại, từ phong cảnh đồ, tòa nhà, người, Tùy theo cách cài đặt Word, có khoảng vài trăm ảnh cài đặt vào ổ đĩa cứng Hãy sử dụng ảnh để tăng thêm hấp dẫn trực quan văn để minh họa điểm văn Rất nhiều ảnh Clip Gallery lưu trữ theo dạng WMF (Windows Metafile), nghĩa bạn tách nhóm hình ảnh Khi tách nhóm ảnh, phần ảnh xem đối tượng vẽ riêng biệt chỉnh sửa chúng cách độc lập

Trong tập này, bạn xem trước ảnh Clip Gallery, sau chèn ảnh vào văn

1. Nhấn Ctrl+Home để đặt điểm chèn đầu văn

2. Nháy Picture bảng chọn Insert nháy chọn Clip Art Ngăn Insert Clip Art xuất

(106)

4. Gõ fireworks ô Search nháy nút Search Ngăn tác vụ Insert ClipArt hiển thị số ảnh dạng nhỏ phù hợp với từ khóa tìm kiếm

5. Đưa trỏ chuột lên ảnh pháo hoa nháy mũi tên bên phải vừa xuất Một bảng chọn xuất

6. Nháy Insert bảng chọn

7. Nháy nút Close góc bên phải ngăn Insert ClipArt Ảnh chèn vào góc phía bên trái văn

8. Lưu văn Giữ tập tin mở cho tập tiếp

Chỉnh sửa kích thước ảnh

Sau chèn ảnh vào văn Word, ta dễ dàng tăng giảm kích cỡ ảnh

Bắt đầu cách chọn ảnh cách nháy chuột Sau chọn, tám nút điều khiển kích cỡ hiển thị (là hộp nhỏ màu trắng màu đen) xung quanh đường viền ảnh

Bạn kéo điều khiển kích cỡ bên trái bên phải để thay đổi độ rộng ngang ảnh, kéo ô điều khiển để thay đổi chiều cao đứng ảnh, điều khiển góc để đồng thời thay đổi độ rộng chiều cao Ngồi sử dụng hộp thoại Format Picture để đặt kích cỡ xác cho ảnh Trên hộp thoại Format Picture, nháy trang Size cho kích thước Height Width

(107)

Đồ họa văn bản 107

dụng công cụ Picture công cụ Drawing Thanh công cụ Picture xuất ta chọn ảnh

Để thay đổi dạng bao văn bản, nháy vào nút Text Wrapping công cụ Picture lựa chọn dạng bao văn thích hợp

Những dạng bao văn sau có sẵn cơng cụ Drawing Picture:

Dạng bao Nút Tác dụng

In Line With Text Đặt đối tượng điểm chèn dòng với văn văn (như ký tự)

Square Văn bao xung quanh tất bốn đường viền ảnh

Tight Văn bao xung quanh ảnh, thông thường đường viền ảnh

Behind Text Văn hiển thị ảnh In Front of Text Ảnh hiển thị văn Top and Bottom Văn nằm ảnh,

không xuất bên trái bên phải ảnh

Through Văn bao quanh ảnh tương tự Tight, văn có khu vực mở ảnh

(108)

108 Cơ soạn thảo văn bản Lưu ý

Hình mờ hình ảnh văn xuất bị mờ văn in Bạn sử dụng ảnh logo cơng ty dạng hình mờ sử dụng từ Mật, Bản thảo dạng hình mờ

Trong tập này, bạn thu hẹp kích cỡ ảnh chèn vào văn cách sử dụng nút điều khiển kích cỡ, sau bạn thay đổi dạng bao bọc văn cho hình ảnh

1. Nháy chọn hình pháo hoa góc phía bên trái văn Tám nút điều khiển kích cỡ xuất xung quanh đường viền ảnh

2. Đặt vị trí trỏ chuột nút điều khiển phía bên phải trỏ chuột trở thành hình mũi tên chéo hai đầu, sau kéo thả chuột lên sang trái cỡ ảnh pháo hoa nửa kích cỡ gốc, minh họa hình

3. Nháy nút Text Wrapping công cụ Picture Một bảng chọn xuất

(109)

Đồ họa văn bản 109 5. Nháy vào vị trí ngồi ảnh để bỏ chọn ảnh Phần văn

bản gần giống với hình minh họa sau

6. Nháy nút Print Preview công cụ chuẩn Văn xuất cửa sổ Print Preview cho thấy hình thức hiển thị văn in

7. Nháy nút công cụ Print Preview Văn trở lại chế độ Print Layout

8. Lưu văn tập tin mở cho tập tiếp

Điều chỉnh vị trí ảnh

Nếu ảnh chèn vào vị trí khơng thích hợp văn bản, thay xóa ảnh chèn lại, ta tiết kiệm thời gian cần kéo hình ảnh đến vị trí Bạn gắn ảnh vào vị trí văn để vị trí bị chuyển đổi, hình ảnh tự động dịch chuyển theo

Để di chuyển với khoảng cách nhỏ ta sử dụng phím mũi tên Nếu muốn di chuyển theo chiều ngang dọc, cần nhấn phím Shift kéo thả ảnh

(110)

thoại Format, nháy trang Layout nháy nút Advanced Trong hộp thoại Advanced Layout, nháy vào tab Picture Position chọn tùy chọn thích hợp

Lưu ý sử dụng phương pháp để đặt vị trí đối tượng khác bao gồm WordArt AutoShapes

Trong học này, bạn học cách chèn đặt lại cỡ cho hình ảnh từ tập tin từ Clip Gallery

1 Hãy nêu hai cách sử dụng để đặt lại kích thước cho ảnh

2 Từ hộp thoại Insert Clip Art, bạn sử dụng hai lệnh để chèn ảnh?

3 Khi chọn ảnh, nút nhỏ xuất xung quanh đường viền Những nút dùng để làm gì?

4 Cần sử dụng lệnh bảng chọn để chèn ảnh có tập tin khác?

5 Bạn sử dụng lệnh để chèn ảnh từ Clip Gallery? Thực hành

Bài tập 1: Mở văn trống tạo thư mời Sử dụng

(111)

Tạo và làm việc với bảng Sau hồn thành học này, bạn có thể:

 Tạo bảng

 Di chuyển lựa chọn ô bảng  Gộp ô bảng

 Chèn xóa cột hàng

Bảng cơng cụ hữu ích để lập nhóm, tổ chức định dạng liệu giống Bạn xem sử dụng bảng thường xuyên công việc hàng ngày Ví dụ, lịch biểu văn dạng bảng, có chứa đầu mục hàng tên ngày tuần Mỗi hàng ngày tuần Hóa đơn dẫn chứng khác văn dạng bảng thường sử dụng

Bố trí thơng tin, liệu dạng bảng tức xếp chúng dạng hàng cột Nơi cắt hàng cột gọi ô Ngồi phần văn ta cịn đưa đối tượng khác, chẳng hạn hình vẽ vào Việc soạn thảo định dạng nội dung ô thực y hệt trang bình thường

Bảng gồm xếp đồng thời theo hàng cột Cuối hàng có dấu kết thúc ô dấu kết thúc hàng Chúng ký tự ẩn , bình thường ta khơng nhìn thấy chúng hình trừ nháy nút để hiển thị ký tự ẩn Cũng dấu ngắt đoạn, chúng lưu thông tin định dạng ô hàng Các thao tác thực bảng phụ thuộc vào việc ký tự có chọn hay khơng Tùy theo chúng có chọn hay không mà lệnh bảng chọn Table (Bảng) cho khác Hình minh họa thành phần bảng

Word cho phép tạo bảng theo bốn cách:

(112)

 Sử dụng trỏ chuột để vẽ hàng, cột ô theo ý muốn  Nháy nút Insert Table công cụ chuẩn để quy

định số cột hàng muốn tạo bảng

 Sử dụng hộp thoại Insert Table để quy định số cột số

hàng bảng, với định dạng khác bảng

 Chuyển đổi nội dung văn có thành bảng

Sau tạo bảng, tiếp tục chỉnh sửa cấu trúc bảng cách kết hợp ô, chèn xóa cột hàng, đặt lại kích cỡ hàng cột, áp dụng định dạng cho tồn bảng hay hàng, cột lựa chọn

Tạo bảng

Một cách để tạo bảng vẽ bảng tự Khi nháy vào nút Tables and Borders công cụ chuẩn, công cụ Tables and Borders xuất trỏ chuột chuyển thành hình bút chì Sau đó, kéo thả chuột để vẽ đường viền cho ô, hàng cột - giống vẽ bảng tờ giấy

Đầu tiên vẽ đường khung ngồi bảng, sau tiếp tục vẽ đường kẻ ngang phân chia hàng, đường kẻ dọc phân chia cột Kết thúc việc vẽ cách nháy lại nút Hình minh họa bước vẽ bảng tự

Cách nhanh để tạo bảng sử dụng nút Insert Table Sau chọn số hàng số cột bảng

(113)

Tạo làm việc với bảng 113

muốn quy định độ rộng cột định dạng khác bảng, ta cần sử dụng hộp thoại Insert Table cách chọn Insert bảng chọn Table

Mỗi ô bảng chứa dấu cuối ô hàng chứa dấu cuối hàng (đều có dạng ) Các đấu chứa thông tin định dạng ô hàng tương ứng Để xem dấu kết thúc này bảng, công cụ chuẩn, nháy vào nút Show/Hide ¶ Những dấu kết thúc xuất hình, khơng xuất trang in

Trong tập này, bạn tạo bảng cách sử dụng nút Insert Table , nút Tables and Borders hộp thoại Insert Table

1. Nháy nút New Blank Document công cụ chuẩn để mở văn

2. Nháy nút Insert Table công cụ chuẩn Bảng chọn Insert Table xuất

3. Chỉ đến ô cột thứ ba hàng thứ ba, sau nháy chuột vào Một bảng trống với ba cột ba hàng xuất cửa sổ văn

4. Nhấn phím mũi tên xuống ba lần điểm chèn khơng cịn nằm bảng, sau nhấn Enter Một dòng trắng chèn sau bảng

(114)

6. Dưới bảng vừa tạo, đưa trỏ hình bút chì tới lề trang bên trái kéo thả xuống sang phải tạo hình chữ nhật rộng khoảng 2,5 inch cao 3,5 inch Đường viền bên bảng tạo

7. Đặt trỏ hình bút chì dọc đường viền bên trái bảng, cách đường viền bảng khoảng 0,5 inch

8. Kéo thả chuột theo hướng thẳng ngang qua đường viền bên phải bảng, sau thả nút chuột Hàng bảng tạo

9. Lặp lại bước để tạo thêm hai dòng ngang dòng kẻ vừa tạo, giãn cách dòng 0,5 inch, minh họa hình

(115)

Tạo làm việc với bảng 115 11.Đặt vị trí trỏ dòng kẻ hàng đầu tiên, cách đường kẻ dọc vừa tạo khoảng inch bên phải, sau kéo thả thẳng xuống đến bút chì chạm đáy hàng thứ hai

12.Nháy nút Distribute Rows Evenly công cụ Tables and Borders Các hàng bảng giãn cách

13.Nháy nút Draw Table công cụ Tables and Borders nháy nút Tables and Borders công cụ chuẩn Con trỏ chuyển thành điểm chèn cơng cụ Tables and Borders khơng cịn xuất

14.Nhấn Ctrl+End, sau nhấn Enter Điểm chèn di chuyển đến cuối văn dòng trắng chèn sau bảng

(116)

16.Gõ 3 trong ô Number of columns, nhấn Tab gõ 4 trong ô Number of rows Nháy OK Hộp thoại Insert Table đóng lại bảng chèn vào văn

17.Lưu tập tin với tên Tao_bang 09 Giữ tập tin để mở cho tập tiếp

Di chuyển chọn bảng

Có nhiều cách để di chuyển bảng, ví dụ nhấn phím mũi tên, nháy chuột nhấn phím Tab

Nếu sử dụng chuột, bạn nháy vào tùy ý đặt điểm chèn ô Nếu sử dụng bàn phím, bạn sử dụng số tổ hợp phím để di chuyển đặt điểm chèn bảng

Bảng sau giải thích cách sử dụng phím: Sử dụng phím Để di chuyển

Tab Đến ô thêm vào hàng điểm chèn nằm phía bên phải bảng Nháy phím Tab để chọn liệu

(117)

Để định dạng ô, cột hàng đó, ví dụ thay đổi phơng chữ ô, cần chọn phần văn muốn thay đổi định dạng Bạn thực lựa chọn sau cách sử dụng bàn phím chuột

Để chọn Thực hiện

Tồn bảng Nhấn Alt+5 (sử dụng vùng phím số phím Num Lock tắt) nháy chuột vào điều khiển di chuyển bảng

Các ô liên tiếp Nhấn Shift+phím mũi tên kéo thả trỏ chuột qua ô

Một hàng Nháy vào vùng chọn bên trái hàng Một cột Nháy chuột vào đỉnh cột mũi tên

chỉ xuống xuất

Nhiều hàng Nháy chuột vào chọn bên trái hàng đầu tiên, sau kéo thả chuột lên xuống

Nhiều cột Nháy chuột vào đỉnh cột mũi tên xuống xuất hiện, sau kéo thả chuột sang phải sang trái Một Nháy vào góc phía bên trái ô

khi trỏ chọn ô (mũi tên nghiêng) xuất

Hình minh họa sau cho thấy cần nháy vào vị trí để chọn tồn bảng, hàng, cột

(118)

Trong tập này, bạn chèn văn vào bảng thực hành di chuyển bảng Sau đó, chọn vùng bảng định dạng văn ô

1. Nháy vào ô phía bên trái bảng thứ ba tạo tập trước Đây bảng có ba cột bốn hàng

2. Gõ Mã vùng và nhấn phím Tab Văn nhập vào ô điểm chèn di chuyển sang ô hàng

3. Gõ Tỉnh và nhấn phím Tab

4. Gõ Mức cước nhấn phím mũi tên xuống, sau nhấn giữ phím Shift nhấn phím Tab hai lần Điểm chèn di chuyển đến ô cuối hàng thứ hai sau di chuyển trở lại hàng

5. Nhập thơng tin bảng sau đây, nhấn phím Tab sau lần nhập để di chuyển từ ô sang ô khác

6. Nháy vào vùng chọn bên trái hàng bảng Hàng bảng chọn

7. Nháy nút Bold công cụ định dạng Văn hàng định dạng đậm

8. Lưu đóng văn

Gộp ô bảng

(119)

Lớp 10A Điểm tổng kết năm học

Văn Tốn Sinhhọc Trung bình KT Thi KT Thi KT Thi KT Cả năm Nguyễn Văn Bình 7 7 6.75 6.75 Trần Thị Lan 7 7.25 7.14 Mai Kim Châu 8 7 7.75 7.86 Hồng Chính 6 6.25 6.81 Phạm Thu Nga 6 6.25 6.03

Hàng tiêu đề dễ dọc dễ định dạng tiêu đề chứa ô dài qua hết độ rộng bảng, thay chia nhỏ hàng minh họa bảng đây:

Lớp 10A

Điểm tổng kết năm học

Văn Toán Sinh học Trung bình KT Thi KT Thi KT Thi KT Cả năm Nguyễn Văn Bình 7 7 6.75 6.75 Trần Thị Lan 7 7.25 7.14 Mai Kim Châu 8 7 7.75 7.86 Hồng Chính 6 6.25 6.81 Phạm Thu Nga 6 6.25 6.03

Bạn gộp ô để định dạng bảng chuyên nghiệp Gộp q trình kết hợp nhiều thành lớn Ta kết hợp nhiều ô hàng nhiều ô cột để tạo thành Cũng chọn nhiều ô nhiều cột gộp chúng thành ô Để gộp ô, chọn ô muốn gộp, sau nháy Merge Cells bảng chọn Table

Trong tập này, bạn kết hợp ô để tạo đầu mục bảng

(120)

2. Nháy vùng chọn bên trái hàng bảng Hàng bảng chọn (bạn biết trỏ vùng chọn chuyển thành hình mũi tên sang phải)

3. Nháy Merge Cells bảng chọn Table Hàng khơng cịn chia theo tám ô Văn ô trải toàn hàng chiều cao hàng ngắn lại

4. Cuốn xuống hàng chứa tiêu đề Năm Kinh nghiệm và chọn toàn hàng

5. Nháy Merge Cells bảng chọn Table Hàng không cịn chia theo tám Văn hàng trải toàn hàng chiều cao hàng ngắn lại

6. Chọn hàng (chứa nội dung Trong lĩnh vực quan hệ công chúng)và nháy Merge Cells bảng chọn Table Các ô chọn gộp thành ô

7. Chọn hai hàng vừa gộp – Năm Kinh nghiệm và (Trong lĩnh vực quan hệ công chúng) – nháy Merge Cells bảng chọn Table Hai hàng hợp thành hàng

8. Nháy nút Show/Hide ¶ cơng cụ chuẩn Các dấu định dạng xuất toàn bảng

9. Xóa dấu ngắt đoạn ¶ cuối văn Năm Kinh nghiệm nhấn phím cách Dịng (Trong lĩnh vực quan hệ cơng chúng) di chuyển dọc theo dòng Năm Kinh nghiệm và dấu cách chèn văn Dòng hợp dịng trống

10.Nháy nút Show/Hide ¶ công cụ chuẩn Các dấu định dạng không xuất

(121)

Lưu ý

Có thể gộp ô cách chọn hàng cột, nháy chuột phải nháy Merge Cells bảng chọn tắt, nháy nút Merge Cells công cụ Tables and Borders (nháy Toolbars bảng chọn View chọn nháy chọn Tables and Borders để hiển thị cơng cụ Tables and Borders)

Ngược lại, tách ô thành nhiều ô Khi tách ô, bạn chia ô thành nhiều hàng nhiều cột Hãy chọn ô cần tách nháy Split Cells bảng chọn Table Trong hộp thoại Split Cells, chọn số cột số hàng mà bạn muốn chèn vào ô

Chèn xóa cột hàng

Sau tạo bảng, nhiều trường hợp cần thêm cột hàng xóa cột hàng không cần thiết

Để chèn cột hàng vào bảng, đặt vị trí điểm chèn phía hàng hay cột cần chèn thêm Sau nháy Insert bảng chọn Table nháy chọn tùy chọn, tùy thuộc vào muốn chèn cột hay hàng vị trí cột hàng chèn vào Nếu chọn nhiều hàng nhiều cột, số hàng số cột chèn thêm số hàng số cột chọn

Ví dụ, chọn Columns to the Left, Word chèn cột vào bên trái cột có điểm chèn Nếu lựa chọn Rows Above, hàng chèn hàng chứa điểm chèn

Để xóa cột hàng bảng, chọn cột hàng cần xóa Sau nháy Delete bảng chọn Table nháy Columns Rows

Lưu ý

Sau chọn hàng hay cột, bạn đơn giản nhấn phím Delete để xóa hàng Nhấn phím Delete xóa nội dung

(122)

1. Cuốn đến phần bảng, nháy vào ô chứa văn

Mới vào, tiêu đề Mức Công việc

2. Trên bảng chọn Table, trỏ vào Insert nháy Rows Above Một hàng chèn vào bảng hàng có chứa điểm chèn

3. Gõ nội dung sau vào ô hàng chèn, nhấn phím Tab sau lần nhập

Tập sự 15 15,000 8,000 12,000 15,500 18,000 21,000

4. Chọn hàng trống hàng có tiêu đề Mức Công việc

5. Trên bảng chọn Table, trỏ vào Delete nháy Rows Hàng trống bị xóa

(123)

7. Lưu văn Lưu ý

Có thể lựa chọn xóa nhiều cột nhiều hàng liền kề với Tuy nhiên, lựa chọn nhiều hàng cột không liền kề với nhau, khơng thể xóa hàng cột không liền kề lúc

Trong học này, bạn học cách tạo bảng, chỉnh sửa định dạng bảng Word Bạn biết cách chèn, kết hợp xóa ô, cột hàng

(124)

2 Nêu cách xóa cột bảng

3 Số hàng số cột tối đa tạo cách sử dụng nút Insert Table bao nhiêu?

4 Nêu ba cách để chèn bảng vào văn

5 Có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để di chuyển điểm chèn đến ô bảng?

Thực hành

Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word Tạo văn trống tạo bảng có bốn hàng ba cột Điều chỉnh cỡ bảng với chiều rộng xấp xỉ inch chiều cao inch, sau phân bố hàng cột Xóa cột cuối

Bài tập 2: Kết hợp ô hàng bảng mà bạn tạo Bài tập 1, nhập tiêu đề Khách hàng theo Lĩnh vực, sau thu hẹp hàng xuống cịn 0,75 inch Lưu bảng theo tên Table Practice 09 vào thư mục Lesson09

Bài tập 3: Tạo văn trống sử dụng hộp thoại Insert Table để tạo bảng có cột 10 hàng Nháy vào nút

(125)

Word web

Sau hồn thành học này, bạn có thể:

 Gửi văn dạng tập tin đính kèm thư điện tử  Xem văn Web Page Preview

 Lưu văn Word dạng trang web

Trong nhiều năm qua, Word đã, công cụ phần mềm phổ biến để tạo văn Tuy nhiên, năm gần đây, dạng văn ngày nhiều người ưa chuộng sử dụng Internet tiếp tục phổ biến rộng rãi nên văn xem web ngày tăng Ở thuật ngữ web sử dụng để mô tả công nghệ chuyển tải văn bản, đồ họa, âm chí video Internet Mặc dù thông tin đa phương tiện sử dụng rộng rãi trang web hầu hết văn web chủ yếu bao gồm văn đồ họa Do đó, hữu ích sử dụng Microsoft Word để tạo văn web Trong phiên trước Word, bạn chuyển đổi văn Word sang văn web, gọi trang web.

Văn web sử dụng hệ thống mã hóa gọi HTML (Ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản) để định dạng văn đồ họa hình Hệ thống mã hóa để định dạng văn đồ họa Word để hiển thị in văn phức tạp nhiều Do đó, với phiên trước Word văn phải chuyển đổi sang định dạng HTML rút gọn nhiều Các trang web lưu từ văn Word thường không giống với văn gốc

Phiên Word XP chuyển đổi văn Word thành trang web với khơng định dạng ban đầu Thậm chí bạn gửi văn Word thư điện tử - mà không cần phải thoát khỏi Word

Bài học giới thiệu cách sử dụng tính tính web khác Word

Gửi văn dạng đính kèm thư điện tử

Các văn gửi qua thư điện tử từ Word Bằng cách sử dụng chương trình thư điện tử (ví dụ Microsoft Outlook Microsoft Outlook Express), ta gửi

(126)

văn dạng tập tin đính kèm thư điện tử Word chuyển văn theo định dạng mà chương trình thư điện tử đọc được, trường hợp văn trở thành phần thân thư điện tử Tập tin đính kèm tập tin gửi dạng phần thư điện tử Khi người nhận nhận thư điện tử, người mở xem tập tin đính kèm Word

Để gửi văn dạng tập tin đính kèm thư điện tử, mở văn cần gửi kết nối tới Internet Trên bảng chọn File, trỏ vào Send To nháy Mail Recipient (as Attachment) Khi nháy Mail Recipient, Outlook, Outlook Express chương trình thư điện tử mặc định máy tính mở Nhập tên người nhận hộp To, gõ nội dung phần thân thư sau nháy Send

Để gửi văn Word dạng nội dung thư điện tử dạng tập tin đính kèm, mở văn cần gửi nháy vào nút E-mail công cụ chuẩn Word chuyển văn thành thư điện tử mã hóa dạng HTML Một cửa sổ thư xuất để bạn nhập địa gửi thư điện tử

Trong trường hợp sau, người nhận khơng phải mở tập tin đính kèm để đọc, nhiên, văn gửi có định dạng khơng thể chuyển đổi thành HTML người nhận nhận văn khơng hiển thị Vì thế, tốt gửi văn dạng tập tin đính kèm để khơng định dạng q trình chuyển đổi

Trong tập này, bạn gửi văn dạng tập tin gửi kèm thư điện tử

1. Mở văn tập tin Brochure 10 thư mục Lesson10 (có đường dẫn PiL\Word Practice)

2. Nháy Save As bảng chọn File để lưu văn với tên

Brochure 10 Edited trong thư mục Lesson10

(127)

Word web 127

4. Trong ô To, gõ someone@example.com Địa thư điện tử nhập

5. Gõ nội dung chủ đề thư ô Subject

(128)

7. Nháy nút Send cửa sổ thư điện tử Làm theo hướng dẫn chương trình thư điện tử bạn để gửi thư Giữ tập tin để mở cho tập tiếp

Xem văn chế độ Web Page Preview

Trước chuyển đổi văn word thành trang web, bạn xem trước hình thức hiển thị văn dạng trang web Tính hữu ích định dạng thay đổi chuyển tệp văn Word sang định dạng HTML (trang web) Chế độ Web Page Preview dùng để kiểm tra văn có hiển thị giống mong muốn trước lưu văn dạng trang web Để xem trước văn Word dạng trang web, nháy Web Page Preview bảng chọn File Trình duyệt web khởi động hiển thị văn dạng trang web Bạn nháy vào nút Web Layout View để xem văn dạng tập tin HTML mà khơng cần phải khởi động trình duyệt web

Trong tập này, bạn xem trước tờ rơi giới thiệu Câu lạc PiL dạng văn HTML Web Page Preview Web Layout

(129)

Word web 129 2. Cuốn văn để xem có định dạng bị thay đổi không Lưu ý đường viền trang không hiển thị nội dung khơng cịn định dạng hai cột

3. Nháy vào nút Close góc bên phải phía cửa sổ trình duyệt web để đóng lại văn Word lại xuất

4. Nháy vào nút Web Layout View phía bên trái ngang hình Word hiển thị văn giống văn hiển thị trình duyệt web dạng tập tin HTML

5. Cuốn văn để xem có định dạng bị thay đổi không Lưu ý độ rộng độ dài đoạn rộng hơn, phông chữ nhỏ chỉnh sửa chế độ Web Layout View Giữ tập tin để mở cho tập tiếp

Lưu văn Word dạng trang web

Có thể dễ dàng lưu văn Word dạng trang web Khi lưu văn Word dạng trang web, Word thay đổi định dạng khơng hỗ trợ, ví dụ đường viền bảng, định dạng nhiều cột, Sau đó, lưu trữ tập tin máy chủ web (xuất lên web) để người mở văn trình duyệt web Máy chủ web máy tính chứa hệ thống phần mềm đặc biệt để nhận yêu cầu hiển thị trang web từ Internet

Để xuất văn Word lên máy chủ web, máy tính cần phải truy cập tới máy chủ web cách sử dụng Internet kết nối mạng Sau kết nối, sử dụng biểu tượng Web Folders

(130)

văn web giống lưu văn vào ổ cứng Tập tin HTML chép hầu hết kiểu, định dạng nội dung văn Word Lợi ích việc chuyển đổi văn Word sang tập tin HTML tất trình duyệt web đọc tập tin HTML đọc văn Word

Trước tạo thay đổi văn lưu dạng tập tin HTML, nên nhớ lưu lại dạng tập tin Word Điều cho phép giữ lại thay đổi văn HTML văn Word với phiên khác

Trong tập này, bạn lưu văn dạng trang web

1. Nháy Save as Web Page bảng chọn File Hộp thoại Save As xuất ô Save as type chứa dòng chữ Web Page

2. Gõ Brochure10Web trong ô File name

3. Chọn thư mục thích hợp Save

4. Nháy Save Văn lưu dạng tập tin HTML hiển thị chế độ Web Layout view

Lưu ý

(131)

Word web 131

Bài học trình bày cách gửi văn Word dạng tập tin đính kèm thư điện tử, xem trước lưu văn Word dạng trang web

1 Sự khác Web Page Preview Web Layout View gì?

2 Nêu hai cách để gửi thông tin văn Word đến người nhận thư điện tử

3 Khi lưu văn dạng trang web, văn chuyển đổi theo định dạng ngơn ngữ nào?

4 Trình duyệt web sử dụng để làm gì? Thực hành

Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word Mở văn có tên Web Practice 10 thư mục Word Processing Practice Gửi văn tập tin đính kèm thư điện tử gửi đến địa someone@example.com với lời nhắn ngắn gọn nội dung tập tin đính kèm Lưu văn theo tên Web Practice 10 Edited thư mục Word Processing Practice

Bài tập 2: Xem văn sử dụng Bài tập Web Page Preview để kiểm tra nội dung định dạng phù hợp chuyển đổi văn sang dạng trang web Xem văn Word cách sử dụng Web Layout View Lưu văn dạng trang web cách sử dụng tên thích hợp tập tin HTML sau đóng văn lại

Bài tập 3: Xem xét hai cách gửi văn qua thư điện tử đề cập học Khi gửi văn dạng lời nhắn thư điện tử đơn giản thích hợp thuận lợi? Trong trường hợp bạn nên gửi văn dạng tập tin đính kèm thư điện tử? Bạn dự kiến sử dụng cách thường xuyên trao đổi thư tín hàng ngày bạn?

(132)

Chịu trách nhiệm xuất bản:

Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng Giám đốc NGÔ Trần

Phó Tổng Giám đốc kiêm Tổng Biên tập NguyễN Quý Thao

Biên tập nội dung chế bản:

Ban Biên tập sách Tin học (NXB giáo dục Hà nội)

Tin học bản

Cơ Soạn thảo văn MÃ số: PTK65B6

In cn (Q§ ), khỉ 17 x 24 cm,

Số in: Số xuất bản: In xong nộp lu chiểu tháng năm 2006