Tuú tõng hîp ®ång cô thÓ mµ cã nh÷ng ®iÒu kho¶n phï hîp.[r]
(1)(2)Giới thiệu văn bản:
Luật ban hành văn quy phạm pháp luật (2002).
Luật ban hành văn quy phạm pháp luật HĐND UBND (2004)
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8.4.2004 Chính phủ công tác văn th
(3)i MéT Sè KH¸I NIƯM
1.1 Văn bản: ph ơng tiện ghi tin truyền đạt thông tin ngôn ngữ hay ký hiệu nh
1 ý nghĩa, vai trò văn b¶n QLNN:
- Đảm bảo thơng tin cho hoạt động QLNN
- Là ph ơng tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động máy lãnh đạo quản lý
(4)1.3 Chức văn bản:
- Chức thông tin - Chức pháp lý - Chức quản lý
(5)ii Các loại văn QLNN
1 Văn qui phạm pháp luật:
- VB pháp luật: Quốc hội ban hành (Hiến pháp,luật ) - VB pháp quy: Chủ tịch n ớc, Thủ t ớng, quan
T, HND, UBND cấp ban hành ( định, nghị định )…
(6)Đặc tr ng văn QPPL
- Do c quan nh n ớc có thẩm quyền ban hành - Có chứa đựng cỏc qui tc x s chung
- Đ ợc ¸p dơng nhiỊu lÇn cc sèng
(7) 2 Văn cá biệt ( gọi văn áp dụng): văn có chứa đựng qui tắc xử riêng, có tên gọi giống nh văn QPPL ( Quyết định lên l ơng, khen th ởng, kỷ luật )…
3 Văn hành thơng th ờng: nội dung có thơng tin nhà n ớc nh ng khơng có tính c ỡng chế nh văn QPPL Chúng đ ợc dùng để giải tác nghiệp cụ thể hoạt động quan, báo cáo, phản ánh tình hình lên cấp trên, đề đạt ý kiến quan đạo…Đối với quan đạo chúng đ ợc dùng để h ớng dẫn cụ thể công việc, nhắc nhở công việc đ ợc giao…
(8)iii Kỹ thuật soạn thảo văn hành
* Những yêu cầu chung:
Nắm vững đ ờng lối trị Đảng để quy phạm hố sách thành quy định
Văn đ ợc ban hành phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động quan, đơn vị
Nắm vững nội dung văn cần soạn thảo, ph ơng thức giải công việc đ a phải rõ ràng, phù hợp Nội dung văn phải thiết thực, đáp ứng nhu cầu thực tế đặt ra, phù hợp với pháp luật hành, không trái với văn cấp trên, có tính khả thi
(9)* Thể thức kỹ thuật trình bày
A.Kỹ thuật trình bày: Khổ giấy:
+ Văn QPPL văn hành chính: dïng giÊy A4 (210 mm x 297 mm )
+ Các loại văn khác ( giấy giới thiệu, giấy biên nhận, phiếu gửi, phiếu chuyển ) dùng giấy A5 ( 210 mm x 148 mm ), mẫu in sn
2 Kiểu trình bày:
(10)3 Định lề trang văn bản: ( giấy A4 ) : Trang mỈt tr íc:
+ Lề ( top ) : cách mép tõ 20 25 mm.– + LỊ d íi (bottom ): c¸ch mÐp d íi tõ 20 – 25 mm + LỊ tr¸i ( left ) : c¸ch mÐp tr¸i tõ 30 – 35
mm
(11)4 Phông chữ: phông chữ Tiếng Việt có kiểu chữ chân ph ơng, bảo đảm tính trang trọng, nghiêm túc văn
B.Thể thức cách trình bày thành phần thể thức văn bản:
1 Quốc hiệu: gồm hai dòng chữ:
Cộng hoà xà hội chủ nghĩa viƯt nam
§éc lËp – Tù Hạnh phúc
+ Quốc hiệu đ ợc trình bày ô số
+ Dũng ch trờn chữ in hoa, cỡ 12-13, đứng, đậm
(12)2 Tên quan, tổ chức ban hành văn bản: trình bày ô số 2, bao gồm:
- Tên quan, tổ chức ban hành văn bản: trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng, đậm, phía d ới có đ ờng kẻ ngang nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/4 độ dài dòng chữ
(13)3 Số, ký hiệu văn bản: *Về thÓ thøc:
- Nếu văn QPPL đánh số theo loại văn quan ban hành năm, bắt đầu ngày tháng kết thúc vào ngày 31 tháng 12
- Nếu văn hành quan, tổ chức qui định cụ thể việc đăng ký đánh số
- Ký hiệu định, thị (cá biệt) văn có tên loại ghi chữ viết tắt ( Phụ lục 1), chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành
(14)Công thức:
+ Văn có tên loại:
Số:/ Viết tắt tên loại văn Viết tắt tên quan ban hành.
Ví dụ: Số: 33/ TTr-SGDĐT
+ Văn tên loại ( công văn):
(15)*Kỹ thuật trình bày:
- Số, ký hiệu văn đ ợc trình bày ô sè - Tõ “ Sè ” lµ chữ in th ờng, ký hiệu chữ in hoa, cỡ
(16)4 Địa danh ngày tháng năm ban hành văn
+ a danh phải tên gọi thức đơn vị hành
- Văn quan TƯ đóng thị xã Đơng Hà, Quảng Trị ghi: Quảng Trị
(17)+ Ngày tháng năm ban hành văn ngày tháng năm văn đ ợc ký ban hành thông qua (đối với văn tập thể ) - Phải viết đầy đủ: ngày tháng năm dùng chữ số ả rập Đối
với chữ số ngày nhỏ 10 tháng 1, phải có số đằng tr ớc (Chú ý: Khơng dùng dấu chấm, phảy, gạch nối, gạch chéo…để thay cho chữ ngày tháng năm)
- Địa danh, ngày tháng năm đ ợc trình bày số 4, chữ in th ờng, cỡ 13-14, kiểu chữ nghiêng, đằng sau địa danh có dấu phẩy
(18)5 Tên loại trích yếu nội dung
- Khi ban hành văn phải ghi tên loại, trừ công văn - Nếu công văn nơi gửi ( KÝnh göi: )…
TrÝch yÕu néi dung văn câu ngắn gọn cụm từ, phản ánh khái quát nội dung văn bản, giúp cho việc vào sổ theo dõi giải công việc đ ợc thuận tiện
Nếu văn có tên loại viết: Về việc
(19)- Tên loại trích yếu văn có tên gọi đ ợc tr×nh
bày số 5a ( nghị định, thông t , báo cáo ), đặt …
canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ 14-15, kiểu chữ đứng, đậm
(20)- NÕu lµ công văn trích yếu nội dung công
văn đ ợc trình bày ô số 5b, sau chữ viÕt t¾t “V/v…”
bằng chữ in th ờng, khơng in đậm, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng, không sử dụng dấu hai chấm, cuối trích yếu khơng có dấu chm
(21)6 Nội dung văn :
Là thành phần chủ yếu văn bản, phải đ ợc trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác
S dng ngụn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu
+ Từ ngữ phải xác:
- Nhà n ớc khuyến mại tạo điều kiện ,, khuyÕn khÝch ,,
(22)+ Không dùng ngữ (văn nói):
- Mọi việc phải làm ăn cẩn thận ,, tiến hành ,,
- Giữ vệ sinh nơi ăn ,, c trú
(23)+ Dïng tõ H¸n- ViƯt:
- Từ thừa: sông Hồng hà, núi Thái sơn
- Buộc phải dùng từ Việt gốc Hán: chết trận (hy sinh), vợ Thủ t ớng ( phu nhân), cấm đái bậy ( cấm đại tiểu tiện
bõa b·i)…
+ Lỗi tả tiếng Việt:
(24)- s – x : xư dơng ( sư dơng )
sư lý ( xư lý ) bæ xung ( bæ sung)
- C¸c dÊu : kû thuËt ( kü thuËt )
nọi chung ( nói chung ) - Từ địa ph ơng : nhứt trí ( trí )
(25)- Dïng tõ khã hiÓu :
quota xuÊt khÈu ( xuÊt khÈu theo hạn ngạch) toán LC ( th tÝn dông )
xuất cảnh diện ODP ( đồn tụ gia đình) - Tuỳ tiện ghép chữ, ghép tiếng:
(26)-Tõ viÕt t¾t: BAHOATOHO
TSKH - ViÕt hoa:
- C¸c từ không dùng dùng: nên, cần phải, sẽ, là,
- Các dấu không dùng: ? ! v.v
(27)+ Sắp xếp kiÖn, sè liÖu:
- từ x a đến - từ chung đến riêng - từ gần đến xa - từ nhỏ đến lớn
- từ tổng quát đến cụ thể - phổ biến tr ớc, cá biệt sau
(28)+ Bè côc ( tuú theo loại văn ), th ờng là: Phần ( ch÷ sè La m· )
Ch ơng ( chữ số La mÃ) Mục ( chữ số ả rập )
Điều ( chữ số ả rập )
(29)Kỹ thuật trình bày:
- Nội dung văn đ ợc trình bày ô số
(30)7 Chøc vơ, hä tªn chữ ký ng ời có thẩm quyền - KT : cÊp phã ký thay
- TM : thay mặt ( văn tập thể ) - TUQ : thõa ủ qun
- TL : thõa lƯnh - Q : qun
(31)- Chức vụ ng ời ký: chức danh lãnh đạo
- Văn đơn vị nghiệp ghi học hàm, học vị
- Qun h¹n, chøc vơ : « 7a - Chøc vơ kh¸c : « 7b - Họ tên, học hàm, học vị: ô 7b
(32)8 DÊu cđa c¬ quan, tỉ chøc
- Có hai loại: có quốc huy khơng có quốc huy - Mực in: màu đỏ
(33)9 N¬i nhËn:
(34)10 Dấu mức độ khẩn, mật.
- Mức độ khẩn: hoả tốc, th ợng khẩn, khẩn Dấu mức độ khẩn đóng 10b
- Mức độ mật : tuyệt mật, tối mật, mật Dấu mức độ mật đóng số 10a
(35)11 Các thành phần thể thức khác (địa quan,các dẫn phạm vi l u hành, ký hiệu ng ời đánh máy, phụ lục kèm theo, số trang )…
(36)12 ThĨ thøc b¶n
+ Bản gốc: hoàn chỉnh, nh ng ch a có chữ ký dấu
+ Bản chính: gốc có chữ ký dấu( có giá trị pháp lý)
+ Sao y chính: đầy đủ, xác nội dung văn bản, đ ợc thực từ
(37)iv Kỹ thuật soạn thảo số loại văn hành thông dụng
1 Soạn thảo công văn
1.1 Khỏi nim: Cụng văn văn hành đ ợc sử dụng phổ biến quan, đơn vị để thông tin, giao dịch trao đổi công tác nhằm thực chức nhiệm vụ
1.2 Yêu cầu soạn thảo công văn
- Mi công văn chứa đựng chủ đề
- Viết ngắn gọn, súc tích, rõ ràng theo chủ đề
(38)1.3 Bè cơc néi dung c«ng văn
a) t : Nờu rừ lý do, sở ban hành Có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đ a làm rõ mục đích, yêu cầu vấn đề nêu
(39)1.4 Các loại công văn:
- Công văn h ớng dẫn - ,, giải thích - ,, đạo
(40)2 Soạn thảo định
2.1 Khái niệm: Quyết định (cá biệt) ph ơng tiện để thực mệnh lệnh nội dung quản lý chủ thể quản lý tới đối t ợng quản lý, để giải công việc cụ thể (bổ nhiệm, nâng bậc l ơng,khen th ởng, kỷ luật ), vấn đề …
kh¸c
2.2 Yêu cầu soạn thảo định *Yêu cầu hợp phỏp:
(41)*Yêu cầu hợp lý:
- Đảm bảo hài hoà lợi ích Nhà n ớc, tập thể, tổ chức cá nhân
- Ban hành lúc, phù hợp cụ thể với vấn đề, đối t ợng
- Có tính hệ thống tồn diện đồng với định liên quan; viết rõ ràng, xác, hợp lý, dễ hiểu, ngắn gọn
(42)2.3 Bố cục nội dung định
a)Phần định: Cần dựa vào nguồn văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đ ợc giao, ngồi cịn vào tình hình thực tế
(43)3 Soạn thảo báo cáo
3.1 Khỏi niệm: Báo cáo văn thuật lai, kể lại việc, vấn đề, trình bày kết đạt đ ợc hoạt động quan, đơn vị nhằm giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế quản lý, để cấp định quản lý phù hợp
(44)3.2 Yêu cầu soạn thảo báo cáo
- Nội dung báo cáo phải trung thực, xác, cụ thể, có trọng tâm
- Báo cáo phải kÞp thêi
(45)3.3 Bè cơc néi dung báo cáo
- Phần 1: Đánh giá tình hình mô tả việc,hiện t ợng xảy
- Phần 2: Phân tích nguyên nhân, điều kiện việc, t ợng, đánh giá tình hình, xác định công việc cần tiếp tục giải
(46)4 Soạn thảo biên 4.1 Kh¸i niƯm:
- Biên văn hành dùng để ghi chép lại việc xảy hoạt động quan, tổ chức ng ời chứng kiến thực
(47)4.2 Yêu cầu soạn thảo biên bản:
- Số liệu, kiện phải xác, cụ thể
- Ghi chép trung thực, đầy đủ, không suy diễn chủ quan
- Néi dung phải có trọng tâm, trọng điểm
(48)4.3 Bố cục nội dung biên
a) Đặt vấn đề: ghi rõ thời gian lập biên bản, địa điểm, thành phần tham gia b) Nội dung biên bản:
Ghi diƠn biÕn sù kiƯn: ph¶i ghi chÝnh x¸c, thĨ, trung thùc c¸c sù kiƯn, số liệu, không diễn giải lan man,không suy đoán chủ quan Cã thĨ ghi chi tiÕt, cịng cã thĨ ghi tổng hợp
- Biên hội nghị, cuéc häp: th êng gåm hai phÇn: PhÇn dÉn (thêi
gian, địa điểm họp, thành phần tham dự ) phần nội dung.…
(49)- Biên bàn giao, nghiệm thu công việc: ghi
những việc bàn giao, thời gian, địa điểm, thành phần tham gia nội dung bn giao
(50)5 Soạn thảo thông báo
(51)5.2 Yêu cầu soạn thảo thông báo
- i vi thơng báo truyền đạt chủ tr ơng, sách, định, thị cần nhắc lại tên văn đ ợc truyền đạt, tóm tắt …
nội dung văn yêu cầu quán triệt, triển khai thực
- Đối với thông báo kết hội nghị, họp phải nêu thời gian, địa điểm họp, thành phần tham dự, ng ời chủ trì, tóm tắt nội dung họp, định, nghị (nếu có) hội nghị, họp
(52)- Đối với thông báo thông tin hoạt động cần
nêu rõ nội dung hoạt động
(53)5.3 Bố cục nội dung thông báo
a) Đặt vấn đề: khơng trình bày lý do, mà giới thiệu trực tiếp vấn đề cần thông báo
b) Nội dung thông báo: viết ngắn gọn, cụ thể, dễ hiểu, đủ l ợng thông tin cn thit
(54)6 Soạn thảo tê tr×nh
6.1 Khái niệm: Tờ trình văn mang tính chất trình bày, đ ợc sử dụng để đề xuất với cấp vấn đề mới, xin cấp phê duyệt vấn no ú
(55)6.2 Yêu cầu soạn thảo tờ trình
- Phõn tích đ ợc mặt tích cực, tiêu cực tình hình thực tế, làm bật đ ợc nhu cầu thiết vấn đề nêu
- Nêu chủ đề xin phê duyệt phải rõ ràng, cụ thể, dự đốn, phân tích đ ợc phản ứng xảy xoay quanh ngh mi
- Các kiến nghị phải hợp lý
(56)6.3 Bố cục néi dung tê tr×nh
a) Phần mở đầu: Nhận định tình hình (thực trạng)làm sở cho việc đ a nội dung trình duyệt
b) Phần nội dung: Nêu tóm tắt nội dung đề nghị mới, trình ph ơng án, phân tích chứng minh ph ơng án khả thi, thuận lợi, khó khăn triển khai thực hiện, biện pháp khắc phục
(57)* L u ý:
- Tờ trình đính kèm theo văn phụ để minh hoạ cho ph ơng án đ ợc đề xuất
- Có thể mẫu hố tờ trình cơng việc thơng th ờng nh : trình duyệt văn bản, kế hoạch sản xuất, kinh doanh ngắn hạn…
- Những công việc đơn giản, hàng ngày làm phiếu trình phiếu đề xuất
(58)7 Soạn thảo diễn văn
7.1 Khái niệm: Diễn văn loại văn dùng để diễn thuyết nhằm thông tin tr ớc đông đảo quần chúng, chứa đựng vui mừng, thành cơng, thắng lợi, chào đón điều tốt đẹp, dùng để gây tâm lý h ng phấn bối cảnh long trọng
(59)7.2 Yªu cầu soạn thảo diễn văn
- Gây đ ợc tâm lý vui mừng,h ng phấn cho đơng đảo thính giả
- Hành văn sinh động, lịch sự, nghiêm túc, có sức thuyết phục
- ý t ởng rõ ràng, mạch lạc để ng ời nghe dễ theo
dâi
(60)7.3 Bè cơc néi dung diƠn văn a) Phần mở đầu:
- Lời chào mừng đại biểu
- Nêu lý hội nghị, buổi lễ giới thiệu đề tài chuyên môn, ý nghĩa kiện mà diễn văn đề cập đến
b) PhÇn néi dung:
(61)c) PhÇn kÕt:
- Tóm tắt kiện, đánh giá ngắn gọn ý nghĩa, tầm quan trọng kiện xảy ra, thể hy vọng t ơng lai có kết to lớn hơn, có lời chúc tốt đẹp
- Lời cảm ơn đại biểu
(62)8 Soạn thảo hợp đồng dân
8.1 Khái niêm: Hợp đồng dân sự thoả thuận bên việc xác lập, thay đổi chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân (Điều 388- Bộ luật dân 2005)
8.2 Yêu cầu soạn thảo hợp đồng
(63)8.3 Bố cục nội dung hợp đồng a) Phần mở đầu:
- Những xác lập hợp đồng - Thời gian, địa điểm ký kt
- Những thông tin chủ thÓ ký kÕt
b) Phần nội dung: bao gồm điều khoản hợp đồng Tuỳ hợp đồng cụ thể mà có điều khoản phù hợp c) Phần kết thúc hợp đồng: