- Mức độ khẩn: hoả tốc, th ợng khẩn, khẩn.
Dấu chỉ mức độ khẩn đóng ở ô 10b.
- Mức độ mật : tuyệt mật, tối mật, mật.
Dấu chỉ mức độ mật đóng ở ô số 10a.
Văn bản có đóng dấu khẩn, mật hay không và
đóng ở mức độ nào là do ng ời ký văn bản quyết định.
- Dấu thu hồi ở ô số 11.
11. Các thành phần thể thức khác (địa chỉ cơ quan,các chỉ dẫn về phạm vi l u hành, ký hiệu ng ời đánh máy, các phụ lục kèm theo, số trang )…
( xem trong tài liệu)
12. Thể thức bản sao.
+ Bản gốc: là bản đã hoàn chỉnh, nh ng ch a có chữ ký và dÊu.
+ Bản chính: là bản gốc đã có chữ ký và dấu( đã có giá
trị pháp lý).
+ Sao y bản chính: là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, đ ợc thực hiện từ bản chính.
+ Trích sao: là bản sao một phần nội dung của văn bản,
iv. Kỹ thuật soạn thảo một số loại văn bản hành chính thông dụng.
1. Soạn thảo công văn.
1.1. Khái niệm: Công văn là văn bản hành chính đ ợc sử dụng phổ biến trong các cơ quan, đơn vị để thông tin, giao dịch và trao đổi công tác nhằm thực hiện các chức năng nhiệm vụ của mình.
1.2. Yêu cầu khi soạn thảo công văn.
- Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề.
- Viết ngắn gọn, súc tích, rõ ràng theo chủ đề.
- Ngôn ngữ lịch sự, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao.
1.3. Bố cục nội dung công văn.
a) Đặt vấn đề: Nêu rõ lý do, cơ sở ban hành. Có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đ a ra làm rõ mục đích, yêu cầu của vấn
đề nêu ra.
b) Giải quyết vấn đề: Trình bày yêu cầu giải quyết. Nội dung cần trình bày cụ thể, rõ ràng, đi thẳng vào trọng tâm vấn đề đặt ra (đ ợc nêu ở phần trích yếu). Cách hành văn phải phù hợp với từng loại công văn, bảo đảm tính thuyết phục, tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu giải quyết.
1.4. Các loại công văn:
- Công văn h ớng dẫn - ,, giải thích - ,, chỉ đạo
- ,, đôn đốc, nhắc nhở - ,, đề nghị, yêu cầu - ,, phúc đáp (trả lời) - ,, hái ý kiÕn
2. Soạn thảo quyết định.
2.1. Khái niệm: Quyết định (cá biệt) là ph ơng tiện cơ bản để thực hiện các mệnh lệnh và nội dung quản lý của chủ thể quản lý tới các đối t ợng quản lý, để giải quyết các công việc cụ thể (bổ nhiệm, nâng bậc l ơng,khen th ởng, kỷ luật ), hoặc các vấn đề … khác.
2.2. Yêu cầu khi soạn thảo quyết định.
*Yêu cầu hợp pháp:
- Phù hợp với pháp luật hiện hành.
*Yêu cầu hợp lý:
- Đảm bảo hài hoà lợi ích của Nhà n ớc, của tập thể, của tổ chức và cá nhân.
- Ban hành đúng lúc, phù hợp và cụ thể với từng vấn đề, từng đối t ợng.
- Có tính hệ thống toàn diện và đồng bộ với các quyết định liên quan; viết rõ ràng, chính xác, hợp lý, dễ hiểu, ngắn gọn.
- Kịp thời xử lý những quyết định không phù hợp
2.3. Bố cục nội dung quyết định.
a)Phần căn cứ ra quyết định: Cần dựa vào các nguồn văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đ ợc giao, ngoài ra còn căn cứ vào tình hình thực tÕ.
b) Phần nội dung các mệnh lệnh: Cần nêu rõ các yêu cầu và mệnh lệnh mà cơ quan, tổ chức ra quyết
3. Soạn thảo báo cáo.
3.1. Khái niệm: Báo cáo là văn bản thuật lai, kể lại một việc, một vấn đề, trình bày những kết quả đạt
đ ợc trong hoạt động của cơ quan, đơn vị nhằm giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế quản lý, là căn cứ
để cấp trên ra quyết định quản lý phù hợp hơn.
Báo cáo có các loại: báo cáo th ờng kỳ, báo cáo bất th ờng, báo cáo sơ kết, tổng kết, báo cáo chuyên
đề…
3.2. Yêu cầu khi soạn thảo báo cáo.
- Nội dung báo cáo phải trung thực, chính xác, cụ thể, có trọng tâm.
- Báo cáo phải kịp thời.
- Báo cáo có thể đ ợc viết theo những đề c ơng mẫu, bằng hình thức lập bảng hoặc biểu đồ.
3.3. Bố cục nội dung báo cáo.
- Phần 1: Đánh giá tình hình hoặc mô tả sự việc,hiện t ợng xảy ra.
- Phần 2: Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện t ợng, đánh giá tình hình, xác định những công việc cần tiếp tục giải quyết.
- Phần 3: Nêu những ph ơng h ớng, nhiệm vụ chính để tiếp tục giải quyết, các biện pháp tổ chức thực hiện, những tồn tại cần giải quyết, những nhiệm vụ tiếp tục
4. Soạn thảo biên bản.
4.1. Khái niệm:
- Biên bản là văn bản hành chính dùng để ghi chép lại những sự việc đã hoặc đang xảy ra trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức do những ng ời chứng kiến thực hiện.
- Biên bản không có hiệu lực pháp lý để thi hành mà chủ yếu đ ợc dùng làm chứng cứ cho các sự kiện thực tế xảy ra, làm cơ sở cho các kết luận hoặc quyết định xử lý.
4.2. Yêu cầu khi soạn thảo biên bản:
- Số liệu, sự kiện phải chính xác, cụ thể.
- Ghi chép trung thực, đầy đủ, không suy diễn chủ quan.
- Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm.
- Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao.
Muốn nh vậy, biên bản phải đ ợc đọc lại cho mọi ng ời cùng nghe, ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.
4.3. Bố cục nội dung biên bản.
a) Đặt vấn đề: ghi rõ thời gian lập biên bản, địa điểm, thành phần tham gia.
b) Nội dung biên bản:
Ghi diễn biến sự kiện: phải ghi chính xác, cụ thể, trung thực các sự kiện, số liệu, không diễn giải lan man,không suy đoán chủ quan. Có thể ghi chi tiết, cũng có thể ghi tổng hợp.
- Biên bản hội nghị, cuộc họp: th ờng gồm hai phần: Phần dẫn (thời gian, địa điểm cuộc họp, thành phần tham dự ) và phần nội dung.…
- Biên bản sự việc xảy ra: ghi thời gian và địa điểm lập biên bản,
- Biên bản bàn giao, nghiệm thu công việc: ghi những căn cứ của việc bàn giao, thời gian, địa điểm, thành phần tham gia và những nội dung bàn giao.
c) Kết thúc biên bản: ghi rõ thời gian kết thúc,
đọc lại và những ng ời chứng kiến cùng ký tên.
5. Soạn thảo thông báo.
5.1. Khái niệm: Thông báo là văn bản hành chính đ ợc dùng để thông tin về các hoạt động của cơ quan, tổ chức, truyền đạt nội dung của một mệnh lệnh, một kết quả hoạt động, một văn bản pháp luật quan trọng, một tin tức, một sự việc… cho các chủ thể có liên quan biết.
5.2. Yêu cầu khi soạn thảo thông báo.
- Đối với thông báo truyền đạt chủ tr ơng, chính sách, quyết
định, chỉ thị cần nhắc lại tên văn bản đ ợc truyền đạt, tóm tắt … nội dung cơ bản của văn bản đó và yêu cầu quán triệt, triển khai thực hiện.
- Đối với thông báo về kết quả hội nghị, cuộc họp phải nêu thời gian, địa điểm họp, thành phần tham dự, ng ời chủ trì, tóm tắt nội dung họp, các quyết định, nghị quyết (nếu có) của hội nghị, cuộc họp đó.
- Đối với thông báo về nhiệm vụ đ ợc giao, phải ghi rõ , ngắn gọn, đầy đủ nhiệm vụ, những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ,
- Đối với thông báo về thông tin hoạt động cần nêu rõ nội dung hoạt động đó.
- Đối với thông báo về kết luận của một cấp có thẩm quyền, cần nêu rõ họ tên của cấp có thẩm quyền đó, nội dung cuộc họp dẫn đến kết luận, thành phần báo cáo viên, nội dung của kết luận, chỉ rõ những cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm thi
5.3. Bố cục nội dung thông báo.
a) Đặt vấn đề: không trình bày lý do, mà giới thiệu trực tiếp những vấn đề cần thông báo.
b) Nội dung thông báo: viết ngắn gọn, cụ thể, dễ hiểu, đủ l ợng thông tin cần thiết.
c) Kết thúc thông báo: Cần nhắc lại nội dung chính, trọng tâm của thông báo, l u ý ng ời đọc, hoặc một nội dung xã giao, cảm ơn, nếu cần thiết.
6. Soạn thảo tờ trình.
6.1. Khái niệm: Tờ trình là văn bản mang tính chất trình bày,
đ ợc sử dụng để đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, hoặc xin cấp trên phê duyệt một vấn đề nào đó.
Tờ trình có thể đề xuất những vấn đề liên quan đến các chủ tr ơng, ph ơng án công tác, đến một chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức, hoặc một đề nghị, bổ sung, bãi bỏ một văn bản, qui định lỗi thời, hoặc là những vấn đề thông th ờng trong hoạt động quản lý ở những cơ quan, tổ chức nh mở rộng qui mô,
6.2. Yêu cầu khi soạn thảo tờ trình.
- Phân tích đ ợc những mặt tích cực, tiêu cực của tình hình thực tế, làm nổi bật đ ợc các nhu cầu bức thiết của vấn đề nêu ra.
- Nêu các chủ đề xin phê duyệt phải rõ ràng, cụ thể, dự đoán, phân tích đ ợc những phản ứng có thể xảy ra xoay quanh đề nghị mới.
- Các kiến nghị phải hợp lý.
- Phân tích đ ợc những thuận lợi, khó khăn và trình bày khái quát các ph ơng án khắc phục khó khăn, phát triển
6.3. Bè côc néi dung tê tr×nh.
a) Phần mở đầu: Nhận định tình hình (thực trạng)làm cơ sở cho việc đ a ra nội dung trình duyệt.
b) Phần nội dung: Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, trình các ph ơng án, phân tích và chứng minh các ph ơng án là khả thi, những thuận lợi, khó khăn khi triển khai thực hiện, những biện pháp khắc phục.
c) Phần kết luận: Phân tích đ ợc ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới
đối với sản xuất, đời sống xã hội, đối với công tác quản lý. Nêu
* L u ý:
- Tờ trình có thể đính kèm theo các văn bản phụ
để minh hoạ cho các ph ơng án đ ợc đề xuất.
- Có thể mẫu hoá tờ trình đối với những công việc thông th ờng nh : trình duyệt văn bản, kế hoạch sản xuất, kinh doanh ngắn hạn…
- Những công việc đơn giản, hàng ngày thì làm phiếu trình hoặc phiếu đề xuất.
- Không nên dùng tờ trình thay thế những văn
7. Soạn thảo diễn văn.
7.1. Khái niệm: Diễn văn là một loại văn bản dùng để diễn thuyết nhằm thông tin tr ớc đông đảo quần chúng, chứa đựng trong đó sự vui mừng, sự thành công, thắng lợi, chào đón những điều tốt đẹp, dùng để gây tâm lý h ng phấn trong bối cảnh long trọng.
Diễn văn không có tính quy phạm, quản lý, mà
7.2. Yêu cầu khi soạn thảo diễn văn.
- Gây đ ợc tâm lý vui mừng,h ng phấn cho đông đảo thính giả.
- Hành văn sinh động, lịch sự, nghiêm túc, có sức thuyÕt phôc.
- ý t ởng rõ ràng, mạch lạc để ng ời nghe dễ theo dâi.
- Thể hiện đ ợc các đặc tính của diễn văn: tự nhiên, rõ ràng, thành thật, xác thực, thứ tự, khiêm tốn, hùng
7.3. Bè côc néi dung diÔn v¨n.
a) Phần mở đầu:
- Lời chào mừng đại biểu.
- Nêu lý do của hội nghị, buổi lễ hoặc giới thiệu đề tài chuyên môn, ý nghĩa sự kiện mà diễn văn đề cập đến.
b) PhÇn néi dung:
* Trong các hoạt động thông th ờng thì nội dung đơn giản, có tính nghi thức, chỉ cần nêu một số chi tiết. Nên bố cục nội dung thành hai hoặc ba đoạn.
c) PhÇn kÕt:
- Tóm tắt sự kiện, đánh giá ngắn gọn ý nghĩa, tầm quan trọng của sự kiện xảy ra, thể hiện sự hy vọng t ơng lai có kết quả to lớn hơn, có những lời chúc tốt đẹp.
- Lời cảm ơn các đại biểu.
- Đề nghị các đại biểu tham dự nêu những thắc mắc, yêu cầu
8. Soạn thảo hợp đồng dân sự.
8.1. Khái niêm: Hợp đồng dân sự là sự thoả thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự. (Điều 388- Bộ luật dân sự 2005).
8.2. Yêu cầu khi soạn thảo hợp đồng.
Khi soạn thảo hợp đồng dân sự phải thoả mãn các