Doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc cá nhân sử dụng máy tính có thể áp dụng một số lời khuyên trên để bảo vệ an toàn dữ liệu của mình, đảm bảo hoạt động kinh doanh, tiến độ công việc luôn thôn[r]
(1)2 điều cần biết an toàn liệu
Hầu hết doanh nghiệp vừa nhỏ cá nhân sử dụng máy tính đồng ý bảo mật lưu liệu quan trọng hoạt động kinh doanh, đảm bảo tiến độ công việc Nhưng họ băn khoăn nên triển khai cho hợp lý Bài viết giới thiệu 12 điều cần biết để bảo vệ an toàn liệu
1 Dữ liệu cần ưu tiên bảo vệ
Thật có nhiều liệu cần bảo mật thông tin khách hàng, nhân sự, bí mật thương mại, thơng tin tài chính, kế hoạch kinh doanh bạn cần ưu tiên xác định thơng tin quan trọng, có ảnh hưởng nhiều đến hoạt động kinh doanh, sản xuất Chẳng hạn thông tin khách hàng định thành bại hoạt động kinh doanh, bạn nên xác lập mức độ ưu tiên cao nhất, đầu tư giải pháp quản lý, hạ tầng kỹ thuật bảo mật liệu sử dụng phần mềm quản lý khách hàng, ví dụ Misa CRM (ID: B0901_48), Microsoft Dynamic CRM, SugarCRM
2 Phòng ngừa mối đe dọa từ Internet
Kẻ phá hoại nhiều cách xâm nhập vào hệ thống mạng, lấy cắp thông tin, phá hủy liệu làm đình trệ hoạt động kinh doanh, bạn cần lắp đặt thiết bị bảo vệ từ cổng truy cập Internet để hạn chế tối đa mức xâm nhập Hiện Internet ADSL thơng dụng phổ biến, bạn sử dụng router ADSL tích hợp tường lửa, phát xâm nhập hãng DrayTek (ID: A0905_67), Dlink, Linksys… sử dụng thiết bị tường lửa phần cứng chuyên dụng O2Security, Cyberoam, Barracuda… hay chương trình tường lửa dạng phần mềm ZoneAlarm, Comodo Firewall… để bảo vệ cổng truy cập Internet
3 Ngăn ngừa mối đe dọa từ mạng nội bộ
Đối với liệu quan trọng bạn cần tránh mối đe dọa từ virus, sâu máy tính Bạn sử dụng phần mềm chống virus AVG (ID: A0905_68), Kaspersky (ID: A0806_88), Panda, Symantec Norton, Nhân viên bất mãn hay nghỉ việc nỗi lo liệu nhạy cảm Nếu có nhu cầu quản lý truy cập mức cao, chi tiết hơn, bạn sử dụng thiết bị giám sát mạng chuyên dụng dạng phần cứng O2Security (ID: A0904_65) dạng phần mềm LanHelper, Network…
4 Phòng ngừa mối đe dọa từ người
Đối tác, khách đến giao dịch cơng ty, nhân viên giao nhận hàng hóa mối đe dọa đến an tồn thơng tin Khách đến giao dịch, họ lang thang “ngó nghiêng” xung quanh cơng ty bạn đối tác mời vào phịng làm việc, bạn có việc khỏi phịng vài phút, có tài liệu, văn bàn khơng bị dịm ngó? Nhân viên qua lại phịng, bạn lấy thơng tin tài liệu Vì bạn cần có phịng tiếp khách, khu vực giao dịch riêng biệt; cất giữ cẩn thận thông tin, tài liệu quan trọng vào ngăn kéo, lắp đặt cửa từ phòng, sau cần lắp đặt camera giám sát Vivotek (ID: A0905_63), Dlink (ID: A0910_72), Panasonic (ID:A0901_62), v.v
5 Lưu trữ thông tin, tài liệu dạng số.
(2)6 Quản lý, kiểm tra, đối chiếu văn bản, tài liệu
Cần xác định thời gian bảo mật, lưu trữ thông tin, tài liệu, văn Các tập tin, tài liệu sử dụng khơng cịn giá trị cần xếp, lưu trữ hợp lý để phục vụ cơng tác trích lục, đối chiếu Các phần mềm quản lý văn eDocman (ID: B0506_42), K-EDMS, hay phần mềm văn phòng điện tử (eOffice)… giúp việc quản lý bạn trở nên hiệu chuyên nghiệp
7 Đặt tên tập tin qui ước
Mỗi tập tin, tài liệu nên có tên qui ước, phục vụ việc lưu trữ tìm kiếm Tên qui ước nên ngắn gọn, dễ tra cứu
8 Đảm bảo liệu khơng cịn sử dụng chắn xóa bỏ
Khi lý máy tính cũ, bạn cần đảm bảo tất liệu máy tính phải xóa bỏ hoàn toàn (ID: A0702_111) Những tài liệu quan trọng hết giá trị có sai sót q trình nhập liệu bị loại bỏ cần phải hủy máy hủy giấy Đặc biệt tài liệu phòng kế hoạch, phịng kế tốn nơi có nhiều thơng tin nhạy cảm
9 Nhân viên hiểu biết đầy đủ qui định, thủ tục bảo vệ thông tin
Cần đảm bảo nhân viên hiểu rõ cách bảo vệ liệu Chẳng hạn khơng cung cấp mật mã truy cập cho người khác; nhận gọi, thơng tin khơng thuộc thẩm quyền cần chuyển sang phận có quyền hạn, chức trả lời Tránh tình trạng bị khai thác thơng tin qua điện thoại, e-mail Mỗi nhân viên phải biết cách tự quản lý, lưu, khơi phục liệu khơng phải lúc nhân viên CNTT ln có mặt để hỗ trợ
10 Lưu trữ liệu tự động
Hầu hết doanh nghiệp VVN lưu liệu tay, điều có nhiều rủi ro Việc tự động lưu trữ liệu giúp tránh sai sót, bỏ quên, trùng tập tin Bạn sử dụng đĩa cứng mạng D-Link (ID:
A0905_59), Synology (ID:A0907_68), Qnap
11 Bảo vệ liệu lưu trữ nhiều nơi an toàn
Nhiều doanh nghiệp vừa nhỏ sau lưu trữ, dự phòng liệu xong lại cất giữ chỗ văn phòng Điều nguy hiểm xảy hỏa hoạn, lũ lụt, liệu liệu dự phịng Bạn sử dụng đĩa cứng gắn Fujitsu, iSmart, Transcend… (ID: A0905_58) chép cất giữ nơi an toàn cách xa văn phịng
12 Có kế hoạch kiểm tra tập tin lưu trữ dự phòng
Bạn nên có kế hoạch kiểm tra lại liệu lưu trữ dự phịng, đến cố xảy ra, liệu bạn cần khôi phục lại tập tin liệu bạn cần