Huong dan su dung may tinh

 Mouse là thiết bị được nối vào máy tính dùng để định vị tiêu điểm và thực hiện các thao tác cơ bản trong quá trình làm việc với ứng dụng..  Trên mouse có hai thành phần cơ bản là nút[r]

PHẦN I

WINDOWS WINDOWS

-MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN

1 Tin học

 Tin học khoa học việc xử lý thông tin tự động Thiết bị xử lý thơng tin Máy tính điện tử ( gọi tắt máy tính hay computer )

 Sơ đồ xử lý thông tin:

2 Đơn vị đo thơng tin

 Tín hiệu sử dụng tin học thể trạng thái: có khơng có điện ( biểu diễn trị 1)

 Đơn vị đo thông tin Bit ( Binary Digit, gọi mã nhị phân) Một Bit số nhị phân có trị

 Bit đơn vị nhỏ dùng tin học Tuy nhiên, đơn vị Byte thường sử dụng Byte tổ hợp Bit dùng để biểu diễn ký tự

Ví dụ : 0100 0001 ký tự A

 Các đơn vị đo thông thường dùng Tin học : Tên gọi Chữ viết tắt Giá trị

Bit Số nhị phân

Byte B Tổ hợp Bit, dùng để biểu diễn ký tự Kilobyte KB 1024 Byte = 210 Byte

Megabyte MB 1024 KB = 210 KB

Gigabyte GB 1024 MB = 210 MB

Terabyte TB 1024 GB = 210 GB

3 Mã hóa thơng tin

 Mã hóa biến đổi liệu biểu diễn từ dạng sang dạng khác Trong tin học, thơng tin mã hóa dạng mã nhị phân

 Giải mã biến đổi thông tin dạng mã sang dạng thông thường

4 Cấu tạo máy tính

4.1 Phần cứng (Hard ware):

Là thiết bị linh kiện điện tử để cấu tạo nên hệ thống máy vi tính Một số thiết bị linh kiện phần cứng:

 Thiết bị nhập

 Bàn phím: dùng để nhập trực tiếp nội dung vào máy tính  Mouse: dùng để định tiêu điểm hình

 Thiết bị xử lý liệu

 Bộ xử lý trung tâm ( CPU )

 Thi hành thị chương trình Là não máy tính ( thiết bị đọc diễn dịch phần mềm )

 Bộ nhớ (Main Memory)

 Là nhớ Ram (Random Access Memory): dùng để lưu trữ thông tin, thông tin khơng cịn tắt máy tính

 Dùng lưu trữ tạm thời liệu, thị chương trình trình xử lý khai thác thơng tin, nên cịn gọi lưu trữ sơ cấp (Primary Storage) hay nhơ

 Bộ nhớ ROM (ReadOnly Memory)  Do nhà sản xuất thiết lập

 Đặt vĩ mạch chính, dùng để lưu trữ liệu máy tính  Dữ liệu khơng bị xóa tắt máy

 Khối hệ thống (System Block)

 Nguồn điện: cung cấp điện cho hệ thống máy tính

 Motherboard hay Mainboard: vĩ mạch chính, dùng để gắn CPU nhớ RAM, đường truyền liệu (Bus), ổ cắm (Port) để nối với thiết bị ngoại vi, có khe rộng để kết nối với thành phần bổ sung như: mạch âm thanh, hình …

 Thiết bị xuất thông tin

 Màn hình (Monitor): đen trắng màu, dùng đê hiển thị thông tin  Máy in: dùng để in thông tin giấy

 Thiết bị lưu trữ: dùng để lưu trữ liệu, thiết bị thường dùng  Đĩa mềm: 1/2 In ( 1.44 Mb )

 Ổ đĩa cứng: có dung lượng từ vài trăm Megabyte đến vài Gigabyte  Đĩa CD ROM, đĩa CD Write, Tape …

 Thiết bị giao tiếp

 Dùng để gửi liệu, thơng tin, chương trình từ máy tính thiết bị lưu trữ đến máy khác

 Dụng cụ giao tiếp Modem ( chuyển tín hiệu máy tính thành dạng truyền dây điện thoại ngược lại)

4.2 Phần mềm

Là chương trình chứa thị nạp vào nhớ để máy tính thực hiện, gồm:  Phần mềm hệ thống

 Là chương trình nhằm đảm bảo cho máy tính hoạt động mơi trường làm việc thuận lợi cho người sử dụng

 Phần mềm hệ thống quan trọng Hệ Điều Hành  Phần mềm ứng dụng

 Là chương trình thiết kế để đáp ứng yêu cầu người sử dụng  Có thể chia làm hai loại:

 Phần mềm ứng dụng trọn gói (Package) như: ứng dụng Microsoft Office, ngơn ngữ lập trình, games, …

 Phần mềm thiết kế thông qua phần mềm trọn gói, viết theo yêu cầu đặt hàng khách hàng như: chương trình kế tốn, chương trình quản lý, …

5 Hệ điều hành 5.1 Khái niệm

 Hệ điều hành chương trình hệ thống dùng để liên kết điều khiển hoạt động máy tính

 Có nhiều hệ điều hành như:  Hệ điều hành mạng

- Hệ điều hành dùng cho máy đơn,

 Hệ điều hành MS-DOS Microsoft HĐH thông dụng trước dùng cho máy tính XT, AT, 286  586, Pentium tương thích

 Đến năm 1995, Microsoft cho đời Hệ mới, với giao diện đồ họa nhiều khả hơn, thay cho Hệ Điều Hành MS-DOS cũ Các phiên Hệ Điều Hành Windows gồm: Windows 95, Windows 98, Windows Me, Windows 2000, Windows XP Windows Vista

5.2 Các chức Hệ Điều Hành

Các chức Hệ Điều Hành dùng máy đơn  Dùng để khởi động máy tính

 Quản lý tập tin, thư mục

HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS XP

I GIỚI THIỆU: 1 Khái niệm

Hệ Điều Hành Windows XP hệ điều hành đồ họa đa nhiệm đơn sử dụng, giao tiếp người dùng máy tính thơng qua biểu tượng, thơng qua cửa sổ (cửa sổ ứng dụng, tài liệu, thông báo) Một số chức Windows XP:

 Tự động nhận biết thiết bị phần cứng có chuẩn Plug and Play  Cho phép làm việc với Mạng, Web, làm việc từ xa

 Hỗ trợ thành phần Multimedia tốt (nghe nhạc, xem phim, games) cải tiến quản lý lượng

 Có thể tùy biến thiết lập máy tính theo sở thích

2 Các thao tác

2.1 Sử dụng bàn phím (Keyboard)

Là thiết bị nhập chuẩn, cho phép nhập liệu thực lệnh, yêu cầu người sử dụng máy tính

* Có nhóm phím sau :

 Nhóm phím chức : Esc, F1 đến F12, Print Screen, Scroll Lock, Pause Break  Nhóm phím kí tự, kí số : A -> Z, -> 9, !, ?, &, %, “, ”, … -> nhập thơng tin, lệnh  Nhóm phím di chuyển : tổ hợp phím , , , , Page Up, Page Down, Home, End  Nhóm phím điều khiển : Ctrl, Alt, Shift, Enter, Caps Lock, , 

2.2 Sử dụng chuột (Mouse)

 Click Mouse : nhấn mắt trái chuột lần, cho phép chọn đối tượng

 Double click : nhấn mắt trái chuột hai lần liên tục, cho phép gọi thi hành lệnh đối

 Drag Mouse : nhấn mắt trái chuột đè kéo sang vị trí khác, cho phép di chuyển thay đổi kích thước cho đối tượng

 Right mouse : nhấn mắt phải chuột lần, cho phép hiển thị thực đơn lệnh

2.3 Mở đóng Hệ Điều Hành Windows XP

 Khởi động Windows XP

 Nhấn nút Power thùng máy (Case) để cấp điện cho máy tính

 Windows XP tự khởi động, phải nhập mật (password) đăng nhập người dùng có xác lập mật

 Kết thúc làm việc với Windows XP

 Phải kết thúc chương trình theo quy trình gồm bước: Mở hộp thoại Turn Off chọn cách kết thúc

- Click mouse nút Start -> chọn Turn off computer (hoặc Shutdown) -> chọn sau :

2.4 Một số khái niệm bản:

 Khái niệm Folder

Folder hiểu thư mục (Directory) cửa sổ có chứa nhiều Folder Shortcut nhiều ứng dụng khác (lưu ý Windows 95 khơng cịn dùng từ ngữ Directory )

 Khái niệm tập tin:

Tập tin nói đến đối tượng chứa đựng nội dung tài liệu, văn bản, liệu, …

Tên tập tin: gồm phần (phần tên phần mở rộng) cách dấu chấm  Khái niệm Shortcut

Shortcut lối viết tắt thể dạng biểu tượng, dùng làm đại diện cho chương trình hay tập tin tài liệu, hay thư mục

II MÀN HÌNH LÀM VIỆC CỦA WINDOWS XP

Màn hình ban đầu Windows XP theo mặc định gồm: hình, nền, biểu tượng (Icon) thanh cơng cụ Taskbar

1 Màn hình nền

Màn hình (Desktop) phần chứa cửa sổ, hộp thoại, Icon

Tắt máy tính Tắt máy tự

khởi động lại Giữ trạng thái máy

đứng yên, cần sử dụng nhấn nút Power để mở lại (các chương trình mở

vẫn giữ nguyên)

Hủy hành động tắt máy

Shortcut Icon, folder Icon

Màn hình Desktop

2 Các Icon (biểu tượng)

 Icon hình biểu thị cho đối tượng dùng để khởi động nhanh đối tượng ( mở ứng dụng, thư mục hay tập tin )

 Icon lối tắt (Shortcut Icon) tạo để làm phương tiện kích hoạt đối tượng mà lối tắt làm đại diện Loại Icon thường có dấu mũi tên góc phải Việc hiệu chỉnh shortcut Icon không làm ảnh hưởng đối tượng mà lối tắt làm đại diện

 Tùy theo cách thiết lập, phân chia Icon thành loại:  Do Windows thiết lập:

 Do ứng dụng tạo cài đặt:

Nhiều ứng dụng, cài đặt lên máy tính, tự động tạo Shortcut Icon Desktop để giúp khởi động nhanh

 Do người sử dụng tạo ra:

Người sử dụng tạo Shortcut Icon để thao tác nhanh với thư mục, tập tin hay ứng dụng

3 Taskbar (thanh cơng việc)

Mặc nhiên, Taskbar đặt đáy hình Taskbar cịn gọi cơng việc, sở để tương tác với Windows XP

Từ trái sang phải gồm:

 Vùng đầu trái : nút Start – dùng để mở Start Menu

 Vùng thứ hai : Quick launch – chứa biểu tượng ứng dụng Dùng để khởi động nhanh ứng dụng

 Vùng thứ ba : chứa tên chương trình sử dụng

 Vùng cuối phải : vùng Notification (vùng hệ thống) – dùng hiển thị giờ, âm thanh, icon số ứng dụng đặc biệt (thường liên quan đến hệ thống hay thường trú)

-Quản lý máy tính ( ổ đĩa

mềm, đĩa cứng, ổ đĩa CD-Rom, máy in, …

Truy cập nhanh vào thư mục My Documents

Khai báo kết nối mạng Mở nhanh trình duyệt

Web Microsoft Nơi chứa đối tượng

bị xóa

Nút Start Vùng Quick Launch Vùng chứa tên chương

III.CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN MÀN HÌNH DESKTOP 1 Thao tác mouse

 Mouse thiết bị nối vào máy tính dùng để định vị tiêu điểm thực thao tác trình làm việc với ứng dụng

 Trên mouse có hai thành phần nút phải nút trái (một số loại mouse có thêm vài chức khác)

 Các từ thường dùng để thao tác mouse

Thao tác Từ gọi Ý nghĩa

Click hay click trái Click Nhấp thả nút mouse trái Click phải Right mouse Nhấp thả nút mouse phải

Trỏ Point Di chuyển trỏ mouse đến mục muốn sử dụng Click đôi Double click Nhấp thả nhanh lần nút mouse trái Rê – kéo Drag Di chuyển mouse giữ nút mouse

 Bình thường trỏ mouse xuất hình dạng mũi tên Nhưng trỏ mouse thay đổi hình dạng tùy theo trạng thái làm việc

2 Thao tác với Icon 2.1 Chọn Icon

 Chọn Icon

 Muốn thao tác với Icon chọn Icon

 Chọn Icon: click mouse vào Icon nhấn phím ký tự đầu tên Icon (nếu Desktop nhận tiêu điểm)

 Khi có Icon chọn, dùng phím mũi tên để chuyển sang Icon khác  Icon chọn đảo màu

 Chọn nhiều Icon

 Dùng mouse vẽ hình chữ nhật bao quanh Icon muốn chọn  Hoặc dùng Icon đầu – nhấn giữ shift – chọn Icon cuối

 Hoặc chọn Icon đầu – nhấn giữ shift – dùng phím mũi tên để mở rộng vùng chọn  Chọn khơng liên tục: phối hợp nhấn phím ctrl click mouse

 Bỏ chhọn: click vào vùng trống hình

2.2 Sắp xếp Icon

 Sắp xếp tự động

 Bật chế độ xếp tự động

 Right mose vùng trống Desktop  Chọn Arrange Icons By

 Thay đổi cách xếp Chọn mục:  Name: Sắp xếp theo tên  Size: Sắp xếp theo kích thước  Type: Sắp xếp theoloại

 Modified: Sắp xếp theo hiệu đính  Sắp xếp tùy chọn

 Tắt chế độ Sắp xếp tự động

 Sắp xếp: rê Icon đến vị trí Desktop

2.3 Xóa Icon

 Chọn Icon muốn xóa nhấn phím Delete

 Có thể xóa Icon Windows thiết lập, xóa Icon xuất hộp thoại cảnh báo:

 Hiển thị lại Icon Windows thiết lập bị xóa

 Mở Control Panel -> chọn Display -> chọn thẻ Desktop -> chọn mục Customize Desktop -> xuất hộp thoại sau:

 Tại thẻ General, đánh dấu chọn Icon muốn hiển thị

-2.4 Đổi tên Icon: Right mouse Icon -> chọn Rename (hay nhấn F2) -> nhập tên rồi

Enter

2.5 Đổi biểu tượng Icon

 Đổi biểu tượng Shortcut Icon

 Right mouse Shortcut -> Properties  Chọn nút Change Icon

 Trong hộp thoại Change Icon

 Chọn Icon khác hộp thoại để hiển thị

 Hoặc click Browse để chọn tập tin chứa Icon (2 tập tin shell32.dll; moricons.dll thư mục System 32)

 Đổi biểu tượng Icon hệ thống

 Các Icon hệ thống Desktop là: My Computer, My Documents, Recycle Bin, My Network Places

 Thay đổi biểu tượng:

 Mở hộp thoại Desktop Items

 Trong khung Icon, chọn Icon muốn thay đổi

 Click nút Change Icon thực quy trình thay đổi biểu tượng nêu

3 Thao tác với Taskbar 3.1 Di chuyển Taskbar

 Di chuyển Taskbar: trỏ mouse vào vùng trống Taskbar – nhấn giữ mouse rê đến vị trí

 Thanh Taskbar di chuyển đến cạnh hình

3.2 Thay đổi bề rộng Taskbar

 Bỏ chế độ lock the taskbar

 Trỏ mouse vào biên Taskbar rê Bề rộng tối đa Taskbar 1/2 chiều cao tương ứng hình Bề rộng tối thiểu tương đương với đường gạch

3.3 Xác lập thuộc tính cho Taskbar

 Xác lập thuộc tính: Chọn thẻ Taskbar hộp thoại Taskbar and Start Menu Lock the taskbar: khóa Taskbar

Auto-hide the taskbar: tự động ẩn taskbar không trỏ mouse taskbar Keep the taskbar on top of other windows: giữ taskbar nằm cửa sổ khác

Group similar taskbar button: Gộp chung chương trình lại với (dành cho file mở chương trình)

IV CỬA SỔ VÀ HỘP THOẠI 1 Cửa sổ Windows

1.1 Cửa sổ ứng dụng cửa sổ tài liệu:

 Cửa sổ ứng dụng:

Mỗi chương trình ứng dụng hoạt động cửa sổ riêng gọi cửa sổ chương trình hay cửa sổ ứng dụng (Application Window)

Đóng cửa sổ tức đóng chương trình chạy cửa sổ  Cửa sổ tài liệu:

 Một cửa sổ ứng dụng cho mở nhiều tài liệu

 Mỗi tài liệu mở cửa sổ riêng gọi cửa sổ tài liệu (Document Window) nằm cửa sổ ứng dụng

 Một vài ứng dụng cho phép làm việc với tài liệu

Đây trường hợp cửa sổ tài liệu đặt chung cửa sổ ứng dụng

11

-CỬA SỔ ỨNG DỤNG

CỬA SỔ TÀI LIỆU

Title bar Menu bar Toolbar

Document Area

1.2 Các thành phần cửa sổ:

 Title bar (Thanh tiêu đề):

 Đầu bên trái: Mang biểu tượng ứng dụng có chức Control Menu Box nhằm điều chỉnh kích thước, di chuyển hay đóng cửa sổ

 Tên ứng dụng (cửa sổ chương trình) tên tài liệu (cửa sổ tài liệu) Trường hợp cửa sổ tài liệu phóng to tối đa tên cửa sổ tài liệu gắn bên cạnh với tên ứng dụng tiêu đề

 Đầu bên phải: Là nhóm nút điều khiển, gồm: thu nhỏ, phóng to, đóng cửa sổ  Menu bar (Thanh menu):

Chứa menu lệnh chương trình ứng dụng File, Edit, View, Help…

 Toolbar (Thanh công cụ): Gồm công cụ lệnh thường dùng cửa sổ ứng dụng, nhằm giúp thao tác nhanh với lệnh

 Document Area (Vùng tài liệu): Còn gọi vùng làm việc (Work Area) Đây vùng lớn cửa sổ dùng để làm việc với ứng dụng

 Status bar (Thanh trạng thái): Thường cuối cửa sổ dùng để hiển thị trạng thái trình làm việc với ứng dụng, tài liệu như: trạng thái ghi chèn/ghi đè, số trang tài liệu, tọa độ Chuột hay đối tượng v v

 Các thành phần khác:

 Border (Viền cửa sổ): Dùng để điều chỉnh kích thước cửa sổ tình trạng thu nhỏ

 Scrollbar (Thanh trượt): Gồm có cuộn dọc dọc ngang Dùng để cuốn trơi hình để làm việc với phần tài liệu bị che khuất

 Ruler (Thanh thước): Dùng để thiết lập số đo canh chỉnh tài liệu

1.3 Thao tác cửa sổ:

 Di chuyển:

 Cửa sổ di chuyển khơng phóng to tối đa tồn hình (Maximize) hay thu nhỏ tối thiểu (Minimize)

 Thao tác

 Click chuột lên tiêu đề rê đến vị trí

 Hoặc mở Control Menu Box -> chọn Move -> dùng phím mũi tên để di chuyển đến vị trí nhấn Enter

 Phóng to, thu nhỏ:

 Click vào nút phóng to (Maximize), thu nhỏ (Minimize) Tilte bar  Hoặc double click tiêu đề để phóng to hay phục hồi

 Hoặc mở Control Menu Box chọn lệnh tương ứng  Điều chỉnh kích thước:

 Chỉ điều chỉnh kích thước cửa sổ chưa phóng to (Maximize) hay thu nhỏ tối thiểu (Minimize)

 Trỏ mouse vào viền cửa sổ (con trỏ biến thành mũi tên hai đầu), giữ rê chuột đến đạt kích thước mong muốn thả mouse

 Hoặc mở Control Menu Box -> chọn Size -> dùng phím mũi tên để điều chỉnh kích thước cần dùng nhấn Enter

 Cuộn hình cửa sổ:

Click vào nút của trượt, hay rê nút cuộn cuộn  Mở Control Menu box:

 Cửa sổ ứng dụng: click Tilte bar -> nhấn tổ hợp phím Alt + Spacebar

 Đóng cửa sổ:

 Click vào nút Close  hay chọn menu File – Close.  Hoặc mở Control Menu Box -> chọn Close

 Hoặc nhấn tổ hợp phím ALT + F4

 Right mouse vào nút chương trình Taskbar chọn Close

2 Hộp thoại: 2.1 Khái niệm:

 Hộp thoại có hình dáng tương tự cửa sổ dùng để trao đổi thông tin người dùng chương trình ứng dụng

 Một hộp thoại có nhiều thẻ (Tab), phiếu có nội dung riêng  Di chuyển qua lại thẻ:

 click mouse vào thẻ muốn làm việc

 Hoặc kích hoạt tên thẻ hành (phím Tab) -> di chuyển phím mũi tên đến thẻ cần làm việc

 Tùy theo chức năng, hộp thoại thiết kế với thành phần riêng

 Để di chuyển đến thành phần hộp thoại, dùng phím Tab hay click mouse vào thành phần muốn làm việc

2.2 Các thành phần hộp thoại:

13 -Combobox

Textbox Option

button Checkbox

Spinner

V THIẾT LẬP THUỘC TÍNH CHO DESKTOP 1 Qui định dạng hiển thị Windows:

2 Xác lập background cho desktop

Chọn định dạng Lưu định dạng

xác lập

Chọn tập tin làm desktop Chọn tập tin làm

desktop

3 Xác lập bảo vệ hình:

4 Xác lập cho hộp thoại cửa sổ

15 -Chọn bảo vệ hình

Xác lập tham số cho bảo vệ hình

Xác lập số phút chờ để kích hoạt bảo vệ hình

Xác lập lượng

Xác lập kiểu hiển thị Chọn thang màu hiển thị Chọn cỡ chữ cho hệ thống

Xác lập hiệu ứng bổ sung

5 Xác lập độ phân giải chất lượng màu hình:

VI KHẢO SÁT START MENU

Start Menu nơi chứa chương trình cài đặt máy tính số tính chương trình có sẵn windows

1 Mở thoát khỏi Start Menu:

 Mở Start Menu:

 Click vào nút Start Thanh Taskbar  Hoặc nhấn phím cờ Windows  Hoặc nhấn tổ hợp phím CTRL + ESC  Thốt khỏi Start Menu

 Nhấn phím ESC

 Hoặc click mouse bên Start Menu Chọn độ phân giải hình

2 Thay đổi dạng hiển thị Start Menu

 Right mouse vùng trống Taskbar -> chọn Properties -> chọn thẻ Start Menu

 Start menu:

 Chọn loại muốn truy cập nhanh đến internet, e-mail, chương trình ưa chuộng

 Các tùy chọn Start menu: để thực hiện, bấm chọn nút Customize  Chọn lựa hiển thị Start menu

17 -Chọn dạng hiển thị Icon

lớn hay nhỏ

Qui định sốchương trình hiển thị Start menu

 Hiển thị chương trình Windows

 Các tùy chọn Classic menu: Tự mở SubMenu

khi dừng mouse Những chương trình

cài đặt tơ màu Chọn hiển thị chương trình có sẵn Windows

Xóa file lưu trữ Recent Document Ẩn hay hiển thị Recent

Document

Thêm Shortcut chương trình nằm Start menu Bỏ bớt chương trình nằm

trên Start menu Chèn thêm chương trình

trên Start menu

Sắp xếp chương trình Start menu

Xóa file lưu trữ Recent Document

WINDOWS EXPLORER – MY COMPUTER

I KHÁI NIỆM:

Windows Explorer ứng dụng Windows, dùng để quản lý tập tin, thư mục tài nguyên máy tính ổ đĩa, máy in, Control Panel…

II MỞ VÀ ĐÓNG WINDOWS EXPLORER 1 Mở cửa sổ Windows Explorer

 Chọn Start Menu -> Programs -> Explorer  Hoặc right mouse Start Menu -> Explore  Hoặc right mouse biểu tượng -> Explore  Chọn Start Menu -> Run -> nhập Explore -> chọn OK

2 Đóng cửa sổ Windows Explorer

Thao tác đóng cửa sổ thơng thường

III CỬA SỔ WINDOWS EXPLORER 1 Giao diện Windows Explorer

 Thanh địa chỉ: nơi chọn ổ đĩa, thư mục làm việc hay nhập trực tiếp phần textbox  Khung trái: hiển thị liệu máy dạng thư mục

 Khung phải: hiển thị nội dung thư mục ổ đĩa chọn

2 Làm việc với hai khung cửa sổ: 2.1 Khung trái

 Chọn thư mục: đưa vệt sáng đến thư muốn chọn cách click mouse hay di chuyển phím mũi tên

 Mở rộng, thu hẹp nhánh thư mục:  Dùng mouse:

 Double click vào thư mục để mở rộng thu hẹp nhánh thư mục

 Hoặc click mouse vào dấu (+ ) hay dấu (–) trước thư mục muốn mở rộng hay thu hẹp

19 -Thanh địa

Khung tổng quát (khung trái)

 Sử dụng bàn phím:  Phím “+”: mở rộng  Phím “-“: thu hẹp

2.2 Khung phải:

 Chọn thư mục hay tập tin:

 Chọn thư mục hay tập tin: Click mouse lên đối tượng muốn chọn  Chọn nhiều thư mục tập tin liền nhau:

 Chọn thư mục hay tập tin đầu  Nhấn giữ phím shift

 Chọn thư mục hay tập tin cuối

 Chọn thư mục/tập tin không liền nhau: giữ phím Ctrl click chọn thư mục hay tập tin cần chọn

 Chọn tất cả: chọn menu Edit – Select All (hoặc Ctrl + A)  Vào thư mục

 Vào thư mục: chọn thư mục nhấn Enter Double Click

 Trở thư mục cấp trên: Chọn Menu View -> Go to -> Up one level, click vào biểu tượng UP công cụ

2.3 Di chuyển qua lại khung trái phải:

Sử dụng phím Tab để di chuyển qua lại khung trái phải click vào khung muốn chọn

IV THAO TÁC VỚI THƯ MỤC, TẬP TIN

1 Di chuyển, chép, xóa thư mục, tập tin: 1.1 Di chuyển:

 Chọn thư mục, tập tin hay nhóm thư mục, tập tin cần di chuyển

 Nhấn giữ phím Shift rê thả vào vị trí đích (nếu vị trí nguồn đích ổ đĩa khơng cần dùng phím Shift)

 Hoặc chọn Menu Edit -> Cut -> chọn đích đến -> Menu Edit -> Paste

1.2 Sao chép

 Chọn thư mục, tập tin hay nhóm thư mục, tập tin cần chép

 Nhấn giữ phím Ctrl rê thả vào vị trí đích (nếu vị trí nguồn đích khác ổ đĩa khơng cần dùng phím Ctrl)

 Hoặc chọn Menu Edit -> Copy -> chọn đích đến -> Menu Edit -> Paste

1.3 Xóa

 Chọn thư mục, tập tin hay nhóm thư mục, tập tin cần xóa.  Nhấn phím Delete hay chọn Menu Edit -> Delete

 Thư mục, tập tin bị xóa chuyển vào Recycle Bin cho phép phục hồi

2 Xác lập thuộc tính cho thư mục, tập tin:

 Right mouse thư mục cần đặt thuộc tính

 Chọn Properties chọn Menu File -> Properties

3 Tạo thư mục mới

 Chọn nơi chứa thư mục bên khung trái

 Chọn Menu File -> New -> Folder hay right mouse khung phải tương ứng -> New -> Folder

 Thư mục tạo với tên mặc định New Folder

 Đổi tên cho thư mục (tên thư mục không để trống không trùng tên với thư mục có)

V TẠO SHORTCUT

1 Tạo shortcut (do người sử dụng tạo ra) 1.1 Cách 1

 Right mouse thư mục, tập tin cần tạo shortcut  Chọn Sent -> Desktop (Create shortcut)

1.2 Cách 2

 Right mouse thư mục, tập tin cần tạo shortcut.

 Giữ mouse rê kéo Desktop, thả mouse chọn Create Shortcuts Here  Đổi tên biểu tượng cho Shortcut cần

1.3 Cách 3

 Right mouse Desktop -> New -> Shortcut  Xuất hộp thoại

21 -Đặt thuộc tính cho thư

 Nhập đường dẫn đến thư mục, tập tin cần tạo shortcut ->chọn Next  Nhập tên cho shortcut cần thay đổi tên -> chọn Finish

2 Tạo shortcut Start Menu

Các shortcut Start Menu gọi mục Start Menu dùng để khởi động chương trình, ứng dụng Các mục vào Start Menu tự động thiết lập cài đặt Windows, ứng dụng Tuy nhiên, hiệu chỉnh bổ sung

2.1 Hiệu chỉnh mục vào Start Menu

 Thay đổi vị trí: giữ mouse rê shortcut đến vị trí  Đổi tên shortcut: right mouse chọn Rename

 Xóa shortcut: right mouse chọn Delete (khơng xóa shortcut hệ thống)

2.2 Thêm mục vào Start Menu

 Mở hộp thoại Task bar and Start Menu Properties -> chọn thẻ Start Menu -> chọn mục Classic Start Menu

 Chọn nút Customize -> xuất hộp thoại Customize Classic Start Menu  Chọn nút Add

VI THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC

Chọn Menu Tools -> Folder Options hay vào Control Panel -> chọn Folder Options

1 Thiết lập chức hiển thị cửa sổ folder:

Chọn thẻ General Folder Options

 Show common tasks in folders: bên trái cửa sổ folder hiển thị panel với số chức hỗ trợ khác “Make a new folder” hay “Share this folder”…

 Use Windows classic folders: Chỉ hiển thị cửa sổ folder thơng tin hỗ trợ  Open each folder in the same window: mở folder hiển thị nội dung cửa sổ

đó

 Open each folder in its own window: mở folder hiển thị nội dung cửa sổ

 Single-click to open an item: Cho phép kích hoạt chương trình, mở folder… thao tác click mouse

 Double-click to open an item: Cho phép kích hoạt chương trình, mở folder… thao tác double click

-2 Thiết lập môi trường làm việc

 Hide files and folders: có hai chức chọn

 Do not show hidden file and folder: Nếu chọn không hiển thị file hay folder có thuộc tính ẩn

 Show Hidden files and folders: Nếu chọn hiển thị files folders có thuộc tính ẩn  Hide extensions for know file type : Nếu chọn hiển thị tên mở rộng file cịn

khơng chọn ẩn tên mở rộng

 Use simple file sharing (Recommended): Nếu chọn, chức Security folder bị ẩn, cịn khơng chọn cho giao diện share folder theo kiểu khác

VII MY COMPUTER

 My Computer hình thức thể khác Explorer để dùng duyệt nhanh tài nguyên máy tính đặt Shortcut Icon Desktop kh cài đặt hệ điều hành Windows XP

 Các thao tác My Computer tương tự với cửa sổ Explorer

VIII LÀM VIỆC VỚI ĐĨA TỪ 1 Mở ổ đĩa định

 Mở Windows Explorer (hoặc My Computer)

 Chọn ổ đĩa muốn làm việc, right mouse ổ đĩa để hiển thị Menu tắt

 Explorer: Mở ổ đĩa định cửa sổ Explorer  Open: Mở ổ đĩa định

 Search: Tìm kiếm thư mục tập tin ổ đĩa  Format: Định dạng đĩa

 Rename: Đổi tên ổ đĩa

 Properties: Mở cửa sổ thuộc tính ổ đĩa

2 Định dạng ổ đĩa 2.1 Khái quát:

 Các đĩa cứng đĩa mềm phải định dạng trước

khi sử dụng Hiện nay, đĩa mềm thường định dạng sẵn trước đưa thị trường.

 Khi định dạng, liệu có đĩa hết

 Đĩa từ định dạng lại cần xóa tồn liệu đĩa để tổ chức lại

-2.2 Thao tác

 Right mouse ổ đĩa cần định dạng -> chọn lệnh Format (Nếu ổ đĩa định ổ đĩa hệ thống Windows XP việc định dạng khước từ.)

 Tại cửa sổ định dạng

 Capacity: chọn dung lượng ổ đĩa (thông thường số liệu hiển thị xác)  File system: chọn hệ thống quản lý đĩa

(NTFS hay FAT32)

 Allocation unit size: chọn dung lượng dùng cho bảng quản lý đĩa (chỉ hiệu lực dùng hệ thống NTFS)

 MụcVolume label: Khai báo nhãn đĩa  Quick Format: thiết lập lại thư mục

gốc, khơng rà sốt mặt đĩa, dùng cho disk định dạng trước

 Enable compression: bật chế độ nén đĩa (chỉ hiệu lực dùng hệ thống NTFS)  Create an MS-DOS startup disk: Sau

định dạng xong, Windows chép tập tin hệ thống khởi động DOS lên đĩa Chỉ sử dụng tính đĩa mềm nhằm tạo đĩa mềm khởi động DOS  Sau chọn mục cần thiết -> chọn Start

3 Xem thuộc tính đĩa

Right mouse ổ đĩa -> chọn Properties để mở hộp thoại thuộc tính

Hộp thoại bao gồm thẻ:

Thẻ General: Thông tin kiểu đĩa, nhãn đĩa, hệ

thống tập tin (File system), dung lượng sử dụng (Used space) dung lượng cịn trống (Free space)

Thẻ Tools: Có lựa chọn kiểm tra lỗi đĩa

(Check now), dồn đĩa tránh phân mảnh tập tin (Defragment now), lưu dự phòng liệu đĩa (Backup now)

IX TÌM KIẾM TẬP TIN, THƯ MỤC

 Mở hộp thoại truy tìm:

 Từ Start Menu -> chọn Search  Hoặc dùng tổ hợp phím  + F  Hoặc từ Explorer (hay Computer)

 Chọn biểu tượng Search Toolbar  Hoặc dùng phím tắt Ctrl + E

 Hoặc chọn Menu View -> Explorer Bar -> Search  Trong hộp thoại Search -> chọn All Files and Folder

 Cập nhật thơng tin cần tìm

 All or part of the file name: nhập tên hay phần tên cần tìm

 A word or phrase in the file: nhập chuỗi ký tự nội dung tập tin cần tìm (có thể bỏ trống khơng nhớ nội dung file)

 Look in: định ổ đĩa, thư mục muốn tìm  Khai báo xong click Search để bắt đầu truy tìm  Khi tìm muốn dừng lại click Stop

X RECYCLE BIN 1 Khái niệm:

 Recycle Bin dùng lưu trữ đối tượng (thư mục, tập tin, shortcut, …) bị xóa phục hồi cần thiết (đối tượng khơng xóa khỏi disk)

 Nếu nhấn Shift Delete đối tượng bị xóa khơng lưu Recycle Bin phục hồi

 Kích thước Recycle Bin điều chỉnh (chọn properties Recycle Bin) 2 Khởi động Recycle Bin

 Click biểu tượng Recycle Bin Windows Explorer.  Hoặc double click shortcut Icon hình Desktop 3 Menu tắt Recycle Bin

Right mouse Recycle Bin để hiển thị Menu tắt  Open Explorer: mở cửa sổ Recycle Bin

 Empty Recycle Bin: Làm rỗng Recycle Bin (xóa tất đối tượng có Recycle Bin)

 Properties: Mở cửa sổ thuộc tính Recycle Bin

-4 Xác lập cấu hình Recycle Bin

 Các thẻ:

 Thẻ Global: xác lập chung cho ổ đĩa  Các thẻ lại: xác lập cho ổ đĩa  Các mục thẻ Global:

 Configure drivers in dependently: thiết lập cấu hình Recycle Bin cho ổ đĩa riêng biệt

 Use one setting for all drivers: thiết lập cấu hình Recycle Bin chung cho tất ổ đĩa

 Do not move files to the Recycle Bin: chọn xóa, liệu khơng nằm Recycle Bin

 Display Delete Confirmation Dialog Box: Nếu chọn hiển thị hộp thoại xác nhận xóa

5 Phục hồi liệu bị xóa:  Mở cửa sổ Recycle Bin

NÉN VÀ GIẢI NÉN

I GIỚI THIỆU CHỨC NĂNG NÉN VÀ GIẢI NÉN:

Ngày nay, nhu cầu lưu trữ liệu máy tính lớn Để đáp ứng yêu cầu thực tế, thiết bị lưu trữ nâng cao dung lượng Tuy nhiên, dung lượng thiết bị lưu trữ lớn chưa làm hài lịng cho cơng việc người dùng gặp liệu có dung lượng lớn như: Sao chép liệu tốn thời gian, tính lưu động chưa kinh tế, liệu chưa đủ an tồn, …

Trước tình hình trên, chương trình nén đời hỗ trợ cho người dùng nhiều việc hiệu Chương trình nén có khả thu nhỏ liệu đáng kể, bảo vệ an toàn cho liệu, chia nhỏ file…

Bên cạnh việc nén, chức giải nén có nhiều tính hữu dụng như: Giải nén theo chế độ tự bung, giải nén xóa file gốc, giải nén ráp nhiều file rời…

Với tiện ích hữu dụng thế, máy tính người dùng sử dụng chương trình nén Các chương trình nén thơng dụng Winrar winzip Chúng ta tìm hiểu chương trình Winrar

II WINRAR:

Các chức bật chương trình Winrar làm cho người dùng quan tâm là:  Hỗ trợ cho chuẩn nén RAR ZIP

 Tạo, quản lý, điều khiển lưu trữ  Tạo file nén tự bung

 Bảo vệ cho file nén password

 Nén cắt file thành file có dung lượng nhỏ

 Chương trình có phiên trial, người dùng mua download dùng thử địa chỉ:

http://www.rarlab.com/

1 Cách sử dụng:

Chương trình sử dụng nhanh gọn hiệu  Chọn đối tượng liệu muốn nén nhỏ lại

- Click chuột phải chọn phương pháp nén

2. Các trường hợp nén giải nén:

2.1.Nén liệu theo chuẩn Rar:

 Click chuột phải lên file cần nén

 Chọn Add to Archive để nén tùy chọn nhiều chế độ, xác định nơi lưu trữ  Chọn Add to “tên file cần nén”.Rar để nén nhanh vị trí theo mặc định với

tên cũ file ban đầu

 Chọn Compress and email để nén đính kèm vào mail để gởi

2.2.Nén liệu theo chuẩn Zip:

 Click phải chuột folder cần nén  Chọn Add to Archive

 Click vào ô dành cho Zip  Click OK

2.3 Tạo file nén tự bung:

Trường hợp ta muốn nén liệu từ nơi khác đem máy nhà Khi mở xem nhận máy ta khơng có chương trình Winrar Vậy khơng thể giải nén xem File nén tự bung khắc phục tình đó, cách thực sau:

 Right mouse file folder muốn tạo  Chọn Add to Archive

 Click vào Create SFX archive

Muốn File nén tự bung, chạy nén vào thư mục phải làm tiếp sau:  Click tab Advance

 Chọn SFX Options…Xuất hộp thoại -> gõ tên thư mục lưu trữ vào ô Path to Extract

-2.4 Tách file :

Khi gặp trường hợp liệu nén cịn dung lượng lớn, ta khơng thể chép với đĩa mềm, thiết bị khác Tính tách file lớn thành nhiều file nhỏ giải trường hợp Cách làm sau:

Cắt File có dung lượng ổ đĩa mềm mặc định 1,38 MB Chúng ta bắt đầu cách click phải chuột vào folder chọn, chọn Add to Archive, click vào tab Profiles chọn Creat 1,44 MB volumes click OK

Để khôi phục lại, ta cần giải nén cho folder cắt trước Winrar tự động kết nối với folder lại để giải nén cho kết file hoàn chỉnh ban đầu

Cắt folder theo dung lượng tùy chọn, thực sau:

2.5 Đặt Password cho file nén:

WinRar hỗ trợ bảo mật cách đặt Password cho file nén, có người chạy (đối với file nén tự bung) hay giải nén file nén lại yêu cầu nhập Password Cách thiết lập Password cho file nén sau:

 Right mouse file folder Add to Archive  Chọn kiểu file nén (Zip, Rar, SFX)

 Tại Tab Advanced chọn Set Password -> gõ Password -> OK (nếu click vào Show password Password rõ chữ đòi hỏi phải gõ lần

-PHẦN II

TỔNG QUAN VỀ INTERNET

Internet hiểu hệ thống mạng máy tính nối kết với phạm vi tồn cầu thơng qua giao thức TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol) kênh truyền thông nhằm trao đổi thông tin truyền nhận liệu

Trên thực tế, Internet rộng lớn cung cấp cho người dùng hầu hết thơng tin lĩnh vực thông tin, giáo dục, kinh tế, … Internet lại không thuộc quyền sở hữu ai, quốc gia Tuy nhiên, có tổ chức quản lý việc đặt tên Internet nhằm tránh tình trạng trùng lắp tạo thành hệ thống tên thống toàn cầu

1 Sử dụng Internet:

 Thông tin dịch vụ Internet:

Các dạng thông tin Internet bao gồm:

 News: Bao gồm tin tức khắp nơi giới  Documents: Các tài liệu điện tử dạng văn

 Media: Các thông tin đa phương tiện âm nhạc, hình ảnh, phim…  Mail: Thư tín điện tử

 Chat: Hội thoại trực tuyến mạng  Forum: Các diễn đàn điện tử

…

 Các dịch vụ Internet bao gồm:

 Truy cập thông tin từ trang Web (WWW - World Wide Web)  Gửi nhận thư điện tử (E-mail)

 Hội thoại trực tuyến gián tiếp (Chat, Forum…)  Truyền files (FTP – Files Transfer Protocol)

 Telnet, Gopher, NewsGroup….(Truy cập từ xa, nhóm tin mạng)

2 Khai thác tài nguyên Internet:

 Đăng ký kết nối dịch vụ Internet: Nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP - Internet Server Provider) FPT, Viettel, VNPT, VNN…

 Cài đặt phần mềm duyệt Web: Internet Explorer, Opera, Mozilla FireFox, Netscape Navigator…

 Thiết lập tài khoản ( Account) từ khoá ( Password) để trao đổi thông tin, thư điện tử, …  Sử dụng trang Web tìm kiếm: Google.com.vn, Lycos.com, Yahoo.com, Msn.com,

Altavista.com, Excite.com…

-TRÌNH DUYỆT WEB

I GIỚI THIỆU:

1 Khái niệm World Wide Web (WWW):

Ngôn ngữ Internet phức tạp, khó sử dụng tài liệu truyền văn dạng Text đơn khơng có đồ hoạ, âm thanh… Để tải liệu xuống phải sử dụng chương trình khơng có giao diện đồ hoạ, buộc người sử dụng phải viết rõ cú pháp lệnh, thích hợp với nhà chun mơn tin học không thân thiện với người dùng

Điều địi hỏi phải có hệ thống có nhiều hỗ trợ người dùng World Wide Web (WWW) đời với mục đích

Một số khái niệm quan trọng:

 Web page: Trang siêu văn chứa nội dung văn bản, hình ảnh, âm thanh…Web page lưu trữ Web server dạng tập tin có htm html, số trang cịn có mã lập trình phức tạp nhằm thực cơng việc có asp (Active Server Page)

 Web Site: Tập hợp trang Web đặt thư mục Web Server có liên quan mặt tổ chức, mục đích, nội dung hay hình thức Web Site bao gồm nhiều tập tin thư mục bên trong, tập tin thư mục tạo thành đồ Site (Site Map) Web Site có tên chung, tên tên trang Web Ví dụ: Web site www.yahoo.com, Web site www.home.vnn.vn

 Home Page: Mỗi Web Site có trang chủ (hay cịn gọi trang gốc) Khi nhập tên Web Site trình duyệt Home Page xuất đầu tiên, trừ đường dẫn đến tài liệu khác Web Site

2 Trình duyệt:

Trình duyệt (Internet Browse) chương trình có khả tải hiển thị trang Web Có nhiều loại trình duyệt sử dụng, ví dụ Netscape Navigator, Internet Explorer hay Opera…

Internet Explorer tương đối phổ biến chương trình tích hợp sẵn với hệ điều hành Windows

II TRÌNH DUYỆT WEB INTERNET EXPLORER (IE):

Khởi động IE:

 Cách 1: Click Start – Programs – Internet Explorer

 Cách 2: Double click vào biểu tượng chữ e hình Desktop  Cách 3: Click Start – Run, nhập lệnh: IEXPLORE.EXE - click OK

Thoát IE sử dụng tổ hợp phím Alt + F4 click biểu tượng Close trên cửa sổ Cần lưu ý việc thoát IE không tự động ngắt nối kết mạng Internet Hãy nhớ Disconnect mạng khơng cịn nhu cầu sử dụng Internet

1 Màn hình làm việc IE:

Bao gồm menu (menu bar), công cụ (Tool bar), địa (Address bar) trạng thái (Status bar)

 Thanh địa chỉ: Có thao tác sau:

 Nhập địa URL (Uniform Resource Location -Định vị tài nguyên Internet) ô Address Click nút Go nhấn Enter để bắt đầu duyệt Web

 Click mũi tên Dropdown  Address chọn địa hiển thị danh sách Đây địa History truy cập trước

 Back: Quay trở trang Web duyệt trước  Forward: Chức ngược lại với Back

 Stop: Ngừng duyệt Web dùng nhập sai địa Web hay việc truy xuất Web diễn chậm chạp

 Refresh: Làm tươi lại trang Web (Tải thông tin trang Web)  Home: Gọi lại trang chủ Home Page

 Favorites: Mở lại liên kết thường sử dụng trình truy cập Có thể tạo liên kết Cửa sổ Favorites cho phép lưu lại URL

 History: ghi chép lại trình duyệt mà trình duyệt truy cập qua

2 Duyệt Web:

Các thao tác duyệt Web bao gồm:

 Nhập địa Web vào Address trình duyệt cách xác – click Go (hoặc Enter)  Tại trang chủ, muốn xem nội dung mục nào, rà chuột đến biểu diễn mục

đó (có thể hình ảnh, chuỗi ký tự…) Nếu trỏ chuột biến thành hình bàn tay biểu diễn liên kết Click để mở

 Để quay trang duyệt trước đó, click nút Back Để duyệt lại trang duyệt, click Forward

 Muốn dừng duyệt Web, click Stop (hay nhấn ESC)

 Làm tươi lại trang Web tiến trình tải Web bị dừng, hay muốn nhận thông tin từ Internet, click Refresh (hay nhấn F5)

Quay lại trang chủ, tìm liên kết trang đến Home Page

-LÀM VIỆC VỚI WEBSITE

I LƯU THÔNG TIN TRÊN INTERNET: 1 Lưu văn bản:

Cách tốt để lưu văn thơng qua chương trình soạn thảo văn chuyên nghiệp Thực theo bước:

 Lựa chọn khối văn bên Web  Chọn menu Edit – Copy (hoặc bấm Ctrl + C)

 Chuyển sang trình soạn thảo văn bản, ví dụ Microsoft Word, chọn Edit –> Paste (hoặc bấm Ctrl + V)

 Xác lập Font chữ cho văn (nếu cần thiết)

 Thực lưu lại văn dạng tài liệu Word (.doc) dạng văn đơn (.txt) Lệnh lưu File – Save (hoặc Ctrl + S) Đặt tên cho văn Click Save

2 Lưu hình ảnh:

 Truy cập đến Web site chứa hình ảnh lưu

 Right click hình ảnh chọn Save picture As xuất bảng gồm

 Save in: Chọn đường dẫn chứa ảnh  File name: Đặt tên cho hình

 Save as type: Chọn dạng hình ảnh lưu với phần mở rộng gif, bmp hay jpg  Click Save

3 Lưu tài liệu văn kèm hình ảnh lưu trang Web:

Chúng ta lưu tài liệu dạng tập tin tài liệu (Document) hay tập tin Web (Html) Thực sau:

Cách 1: Lưu dạng tài liệu

 Đánh dấu khối phần (dùng mouse) hay toàn trang Web (Ctrl + A)  Chọn menu Edit – Copy (hoặc bấm Ctrl + C)

 Mở Microsoft Word, hình soạn thảo Word, chọn menu Edit – Paste (hoặc bấm Ctrl + V)

 Tại trình duyệt, sau truy cập Web Chọn File – Save as Cửa sổ Save Web Page của trình duyệt hình sau:

 Save in: Chọn đường dẫn chứa trang Web

 Ô File name: Đặt tên cho trang Web để mặc định  Save as type: Chọn Web Page, complete (*.htm, *.html)

 Encoding: Chọn kiểu mã hoá phù hợp để mặc định theo trang Web  Click Save

II DOWNLOAD THƠNG TIN TRÊN INTERNET:

Download cơng việc tải thông tin từ máy phục vụ Web Internet máy tính cá nhân Các thơng tin Download văn bản, tài liệu, hình ảnh, âm thanh, video…tất thông tin chứa hay nhiều tập tin lưu máy phục vụ có liên kết Download Site mà truy cập vào

1 Thực Download:

Truy cập đến trang Web chứa liên kết Donwload Thông thường liên kết thể từ cụm từ liên quan đến download Ví dụ: Download; Download now, Click here

to download….

-Click liên kết này, cửa sổ File Download xuất hiện:  Chọn ổ đĩa chứa tập tin Download mục Save in  Chọn thư mục chứa cửa sổ

 Đặt tên lại cho tập tin (nếu cần) ô File name  Click Save

Cửa sổ thơng báo tiến trình Download xuất Tiến trình nhiều thời gian, tuỳ thuộc vào dung lượng tập tin Download lớn hay nhỏ, tốc độ đường truyền Internet cao hay thấp Đánh dấu mục Close this dialog box when dowload completes để tự động đóng cửa sổ hồn tất Download Trong q trình Download, muốn huỷ ngang click nút Cancel

2 Sử dụng tập tin Download:

Thơng thường Internet có tập tin Download dạng sau:

 Các tập tin nén: Có phần mở rộng *.zip, *.rar Khi Download tập tin máy cá nhân, cần phải có chương trình giải nén thích hợp bung tập tin thành tập tin nguyên thuỷ để sử dụng Một chương trình nén tiếng thông dụng giới chương trình WinZip

 Các tập tin hình ảnh: Có dạng *.bmp, *.gif, *.jpg… Dùng chương trình đồ hoạ để mở tập tin (ví dụ: Paint, ACD See, Photoshop…)

 Các tập tin văn nén: Có dạng *.pdf, mở tập tin chương trình Acrobat Reader

 Các tập tin trình diễn: Có dạng *.pps, *.ppt, mở Microsoft PowerPoint

 Các tập tin tài liệu, bảng tính hay sở liệu: Có dạng *.doc, *.txt (mở Microsoft Word), *.xls (mở Excel), *.mdb (mở Access)

TÌM KIẾM THƠNG TIN TRÊN INTERNET

Chúng ta khảo sát việc tìm kiếm thơng tin thơng qua máy dị tìm Google để hiểu q trình tìm kiếm thơng tin cách thức thực

 Nối kết Internet, khởi động trình duyệt IE

 Tại Address nhập vào địa www.google.com (hoặc nhập đầy đủ đường dẫn http://www.google.com.vn)

 Tại khung nhập hình, nhập vào danh mục tìm kiếm Danh mục tìm kiếm từ, nhóm từ hay câu Ví dụ: tranh anh

 Chọn vùng tìm kiếm tồn mạng lưới hay trang từ Việt Nam

 Click nút Tìm kiếm với Google Hoặc click liên kết Hình ảnh, Nhóm, Thư Mục… để tìm kiếm theo loại thơng tin

 Kết tìm kiếm cho biết tìm 2.510.000 liên kết đến tranh ảnh với thời gian 0,09 giây

 Xem danh sách liên kết đến tranh ảnh bên dưới, click vào liên kết để mở Web Site tương ứng Có thể mở liên kết cửa sổ để giữ nguyên kết tìm kiếm sổ cũ cách right click liên kết, chọn Open in New Window

 Nếu trang kết đầu tiên, khơng tìm thấy liên kết phù hợp, chuyển qua trang kế Dùng cuộn cửa sổ, cuộn xuống cuối trang, click vào chữ O dãy Gooooogle click trực tiếp vào số trang

 Tối đa số trang mục 20 Muốn mở rộng số trang phía sau, click Tiếp Để chuyển trang phía sau, click Trước

-Các danh mục tìm kiếm cụ thể, chi tiết, kết tìm kiếm sát với u cầu Danh mục tìm kiếm ví dụ cho kết q lớn, khó tìm theo yêu cầu

THƯ ĐIỆN TỬ E-MAIL

I GIỚI THIỆU:

Thư điện tử (E-mail) dịch vụ quan trọng Internet nhằm giúp người liên lạc với thông qua thông điệp điện tử Ưu điểm đặc biệt thư điện tử thời gian di chuyển thư từ nơi đến nơi khác nhanh, tức thời Đồng thời, gửi nhận thư từ nơi giới, miễn có nối kết với Internet

Thư điện tử ngày trở nên quan trọng liên lạc hàng ngày dần thay thư truyền thống

Mỗi người dùng tham gia dịch vụ thư điện tử có nhiều hộp thư (hay cịn gọi tài khoản E-mail) Mỗi hộp thư bao gồm có tên hộp thư (Account Name) mật (Password) để truy cập hộp thư

Trên Domain khơng cho phép có tên hộp thư trùng Cấu trúc địa E-mail có phần:

 Tên hộp thư (Account Name hay Mail ID): Gồm ký tự chữ, ký tự số dấu gạch Tên hộp thư không chứa khoảng trắng, khơng có phân biệt chữ hoa hay thường ví dụ: tranvana, nguyen_2005, hoc_vien, …

 Tên Domain: Là tên vùng quản lý Mail, vùng quản lý mail bao gồm hay nhiều Server phục vụ Mail Ví dụ: yahoo.com, hotmail.com, hcm.vnn.vn, lacquan.com…

 Dấu @: Đọc “a cịng” hay “a móc” Là ký tự phân cách tên hộp thư tên domain Tên đầy đủ hộp thư tenhopthu@domain

Ví dụ: tranvana@yahoo.com, nguyen_2005@hcm.vnn.vn, hoc_vien@lacquan.com

II HTTP MAIL:

HTTP Mail hộp thư cung cấp cơng cộng (miễn phí trả tiền) Internet Người dùng đăng ký dễ dàng Internet sử dụng mà thiết lập chương trình Mail riêng

HTTP Mail sử dụng trang Web phương thức HTTP để gửi nhận thư Có nhiều trang Web cung cấp HTTP Mail Yahoo.com, Hotmail.com…Có thể tìm kiếm trang Web phục vụ mail miễn phí cách Search Google với nội dung tìm kiếm: “Free mail”

Trong phạm vi học, khảo sát cách tạo lập sử dụng hộp thư Yahoo.com

1 Tạo lập hộp thư Yahoo.com:

Các bước thực sau:

 Nối kết Internet khởi động trình duyệt IE

 Mở trang Web phục vụ mail Yahoo (Nhập vào địa chỉ: mail.yahoo.com)

 Click nút Sign Up For Yahoo! Trang Yahoo! Registration (đăng ký) xuất hiện, Tại khung Create Your Yahoo! ID, nhập thông tin cần thiết sau:

- First name: Nhập vào tên người dùng  Last name: Họ đệm có

 Preferred content: Chọn Server phục vụ Yahoo từ vị trí địa lý  Gender: Chọn lựa giới tính Male: Nam, Female: Nữ

 Yahoo! ID (Identifycation - định danh): Nhập vào tên tài khoản hay tên hộp thư Đây

là thông tin quan trọng thay đổi sau Nên chọn tên ngắn gọn đơn giản dễ nhớ Ví dụ: ta chọn anv làm Yahoo! ID. Click Check Availability of This ID để kiểm tra ID có bị trùng khơng

 Cửa sổ Yahoo! ID Helper xuất thông báo anv bị trùng sử dung.

Yahoo gợi ý tên khác

Có thể chọn tên click nút Choose This Yahoo! ID muốn

Hoặc nhập tên khác ô Try another Yahoo! ID, click Check Availability of This ID để kiểm tra.

 Tiếp tục nhập thông tin:

 Password: Nhập vào mật hộp thư, tối thiểu ký tự

 Khung If You Forget Your Password: Nhập thơng tin kiểm tra phịng qn mật khẩu, dùng thơng tin để lấy lại mật

 Security Question: Chọn câu hỏi bí mật, ví dụ What is your pet’s name? (Tên

thường gọi bạn gì?)

 Your answer: Nhập vào câu trả lời Ví dụ: Nguyen Teo  Birthday: Chọn tháng, ngày năm sinh

 Zipportal code: Mã vùng bưu điện bạn, chọn vùng Yahoo!

US, nên mã vùng có số

 Alternate Email: Nhập vào địa Email có, Email của

chúng ta bỏ trống mục này.

 Khung Customizing Yahoo!: Chọn ngành nghề công tác (ô Industry) chức vụ hiện (ô Title)

 Khung Verify Your Registration: Nhập vào mã hiển thị bên dưới, ví dụ: KTI8L

 Khung Term of Service: Click nút I Agree (chấp nhận điều kiện dịch vụ Yahoo đưa ra)

 Cửa sổ Chào mừng đăng ký thành cơng xuất Cuộn hình xuống phía dưới, click nút Continue to Yahoo! Mail để mở hộp thư vừa tạo

2 Sử dụng hộp thư Yahoo.com:

 Để mở hộp thư Yahoo.com, khởi động trình duyệt nhập vào địa trang Web phục vụ mail.yahoo.com

 Màn hình đăng nhập xuất Cần nhập xác thơng tin sau  Mục Yahoo! ID: Nhập vào địa tài khoản

Password: Nhập vào mật hộp thư.

 Click nút Sign In

2.1 Gửi thư mới:

Tại cửa sổ hộp thư, click Compose.

 To: Nhập vào địa người nhận Có thể gửi cho nhiều người nhận khác nhau, địa dùng dấu “;” để phân cách

 Subject: Tiêu đề hay chủ đề thư, giúp người nhận xác định sơ lược nội dung  Cửa sổ soạn thảo: Cho phép soạn thảo nội dung thư

2.2 Gửi thư kèm file (Attachment):

Gửi thư kèm tập tin phương pháp hay để chuyển liệu từ người đến người khác cách đơn giản hiệu Tuy vậy, hạn chế đường truyền nên không nên gửi kèm tập tin có dung lượng q lớn Thơng thường việc gửi thư kèm file hộp thư Yahoo thực tốt tập tin có dung lượng 10MB

-Thực hiên gửi tập tin kèm thư theo bước sau:  Tại cửa sổ Compose (viết thư), click Attach files

 Sau Attach hoàn tất, cửa sổ Attachments xuất hiện, thông báo danh sách dung lượng tập tin đính kèm

 Click Done để cửa sổ soạn thư

 Tại cửa sổ soạn thư, danh sách tập tin đính kèm diện phía Nếu muốn bỏ bớt tập tin nào, click liên kết Remove bên cạnh tập tin Nếu muốn gửi kèm thêm tập tin, click nút Attach Files

 Sau xong, click Send để gửi thư Cần lưu ý bị lỗi đường truyền không gửi được, phải tiến hành gửi thư Attach lại từ đầu

2.3 Nhận thư:

Khi kiểm tra hộp thư, quan sát mục Inbox Nếu mục tô đậm có nghĩa là chúng ta có thư Số bên cạnh Inbox cho biết số thư mà nhận

Để mở thư mới, thực sau:  Click Inbox để mở danh sách thư

 Xem thư cửa sổ bên phải Mỗi thư có thơng tin tên người gửi (cột Sender), chủ đề thư (Subject), ngày gửi (Date) dung lượng (Size) Những thư chưa đọc tơ đậm thư có gửi kèm tập tin có hình kẹp giấy bên cạnh Subject

 Click Subject thư để mở thư Có thể thư soạn thảo tiếng Việt Để đọc tiếng Việt Mail, trình duyệt chọn menu View - Encoding - Vietnamese (Windows) Unicode (UTF-8)

2.4 Trả lời thư (Reply) chuyển thư (Forward):

 Reply: Để trả lời thư thực sau:  Mở thư muốn trả lời.

 Tại cửa sổ hiển thị nội dung thư click mũi tên sổ xuống bên cạnh nút lệnh Reply và

chọn Reply to Sender - trả lời thư cho người gửi hay Reply to every one - Trả lời thư cho tất địa nhận khác có thư gốc

 Ở cửa sổ soạn thư, chứa nội dung thư cũ gửi cho Có thể vừa soạn thảo

thư phía trên, vừa đọc lại nội dung thư cũ để trả lời cho phù hợp Sau khi soạn xong, nên đánh dấu chọn nội dung thư cũ xố

 Thực đính kèm tập tin (nếu cần) gửi thư  Forward:

Trong số trường hợp, thư gửi đến bao gồm tập tin đính kèm dung lượng lớn Để chuyển thư tập tin đính kèm đến người nhận mới, có cách sau:

 Cách 1: Nhận thư, Download tập tin đính Mở cửa sổ gửi thư mới, thực Attachment tập tin đính kèm Gửi thư Cách thời gian phải Download tập tin từ Server xuống máy cục Upload từ máy cục lên Server

HỘI THOẠI TRÊN INTERNET

I YAHOO MESSENGER:

Yahoo! Messenger chương trình hội thoại tiếng Internet có lượng người sử dụng đơng đảo Nếu có tài khoản Yahoo Mail, không cần đăng ký mà sử dụng tài khoản để đăng nhập thực dịch vụ hội thoại

1 Sử dụng Yahoo Messenger:

Cửa sổ đăng nhập chương trình sau:

 Yahoo! ID: Nhập vào tên tài khoản Sử dụng tài khoản Yahoo Mail tạo

 Password: Nhập vào mật tài khoản  Các ô kiểm:

 Remember my ID&password: Ghi nhớ ID mật cho lần đăng nhập sau.  Automatically sign in: Tự động đăng nhập khởi động chương trình

 Sign in as invisible: Đăng nhập chế độ ẩn, người dùng khác mạng không

biết diện tài khoản

-Cửa sổ làm việc chương trình Yahoo! Messenger có dạng sau:

 Thẻ Messenger: Chứa danh sách người dùng Yahoo! Messenger tham gia hội thoại

với

Các danh sách phân thành nhóm thích hợp, người dùng danh sách có biểu tượng khn mặt biệt danh (nickname)

Khuôn mặt cười màu vàng bên cạnh Nickname cho biết người dùng Online mạng

Khuôn mặt màu xám cho biết người dùng khơng Online

 Thẻ Address Book: Cho phép xem, sửa, thêm hay xoá danh sách địa  Các nút lệnh phía bao gồm biểu tượng:

 Add: Click nút lệnh để thêm vào danh sách người dùng Yahoo mà chúng ta

quen biết.

 IM: Nút lệnh cho phép mở cửa sổ để nhập gửi thông điệp

 Text: Gửi tin nhắn qua điện thoại di động, gửi số quốc gia (không

có Việt Nam).

 Chat: Tham gia phòng chat (Join Room)  Các thẻ bên gồm:

 Launch Cast Radio: Nghe nhạc từ Radio

 Yahoo Games: Cho phép chơi số game Yahoo với lựa chọn Single Player

(chơi với máy) Multi Player (chơi với người khác mạng)

 Weather: Xem dự báo thời tiết Yahoo.

 Nút lệnh Y! Search: Sử dụng cơng cụ tìm kiếm Yahoo

2 Hội thoại với ID biết:

2.1 ỆTạo danh sách hội thoại:

Tại cửa sổ Yahoo! Messenger, click nút Add Cửa sổ Add to Messenger List xuất tiến hành nhập thông tin cần thiết sau:

 Ô Yahoo! ID or Email Address: Nhập vào Yahoo ID địa E-mail người dùng Yahoo mà muốn hội thoại với họ Nếu nhập ID hay địa không tồn tại, Yahoo báo lỗi

 First name, Last name: Nhập vào tên họ người dùng  Click Next

 Click Finish để hoàn tất

2.2 Chấp thuận hội thoại:

Việc đưa người dùng vào danh sách trình bày khơng bảo đảm hội thoại với họ mà cần đồng ý người dùng

Trường hợp mời hội thoại (Invited) từ người dùng khác mạng, có quyền từ chối đồng ý hội thoại Ngay đăng nhập Yahoo tiến hành Online mạng, thấy xuất cửa sổ New Contact Request có đưa vào danh sách hay gửi thông điệp cho

 Click Allow & add to my Messenger List: Chấp thuận đưa người dùng vào danh

sách địa chỉ

 Allow: Chấp thuận mà không đưa vào danh sách (muốn đưa vào danh sách dùng Add)  Deny: Từ chối hội thoại.

2.3 Thực hội thoại:

 Sử dụng thông điệp văn bản:

Tại cửa sổ Yahoo! Messenger, double click tên người dùng danh sách chọn click nút lệnh IM (Install Messenger) công cụ

Cửa sổ hội thoại mở hình Có thể mở đồng thời nhiều cửa sổ hội thoại với người dùng khác

 Chọn hồ sơ đăng ký thật (Yahoo! ID) hay hồ sơ ảo ô Send As  Chọn người hội thoại danh sách To, nhập Yahoo ID người mới.

 Tại cửa sổ nhập, đánh vào nội dung thông điệp click Send (hoặc bấm Enter) để gửi

đi Thông điệp hiển thị cửa sổ nội dung hội thoại bên Các thông điệp đến cũng diện cửa sổ này.

 Các khả hội thoại khác:

Trên cửa sổ hội thoại, có nút lệnh cơng cụ sau (nếu cơng cụ khơng có, chọn menu View - Conversation Toolbar)

 WebCam: Click nút lệnh mời người đối thoại xem hình ảnh mình.

Điều kiện máy tính phải cài đặt Camera (WebCam) quay hình ảnh chúng ta Ngược lại, mời xem WebCam, cửa sổ Invited xuất hiện. Chọn Allow để xem, Deny muốn từ chối.

 Games: Mời chơi trò chơi Yahoo cung cấp sẵn

 Voice: Mời người đối thoại sử dụng Voice chat để nói chuyện trực tuyến Điều

kiện máy tính phải có card điều hợp âm (Sound Card), micro loa phải được gắn vào card âm Voice Chat thực người bên cũng đồng ý.

 Send File: Gửi tập tin qua cửa sổ Chat  Photos: Gửi hình ảnh qua cửa sổ Chat

 Conference: Tạo hội thoại nhiều người tham gia

Dùng nút Invite Other để nhập vào Yahoo ID mà muốn mời vào phòng hội thoại chung Nút Add để thêm Remove để gỡ bỏ thành viên.

Click Invite để mở cửa sổ hội thoại chung, cửa sổ thành viên nhập vào

thông điệp gửi đi, thành viên cịn lại nhận thơng điệp

3 Hội thoại với ID chưa biết (Tham gia Chat Room):

-Tại cửa sổ YM, click nút Chat (Join a chat room) Cửa sổ Join Room mở hình  Cửa sổ Categories cho phép chọn chủ đề hay sở thích để hội thoại

 Click dấu (+) bên cạnh chủ đề lớn để mở chủ đề nhỏ bên Ngược lại click dấu (-), chủ đề thu gọn lại

 Khi chọn chủ đề cụ thể, ví dụ chọn chủ đề Regional - Viet nam, cửa sổ Yahoo! Room phịng chát có theo chủ đề

 Click tên phòng để Online phòng chát

 Trên danh sách người có mặt phòng chát, muốn chát với người nào, double click tên người

 Chú ý bên cạnh tên người chát có biểu tượng gương mặt Nếu gương mặt hình vng, người chát sử dụng WebCam Nếu có thêm tai nghe Voice chat

PHẦN III

Microsoft

Microsoft

WORD 2003

WORD 2003

-NHỮNG VẤN ĐỀ CĂN BẢN VỀ WORD 2003

I MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CỦA MICROSOFT WORD: 1 Giới thiệu MS- Word 2003

MS-Word 2003 hay Winword 2003, thành phần nằm ứng dụng văn phòng Microsoft Office 2003 Là phần mềm chuyên dùng để xử lý văn

2 Khởi động chương trình:

Khởi động chương trình theo cách:

 Cách 1: Click Start – Programs – Microsoft Office- Microsoft Office Word 2003  Cách 2: Click/Double click vào biểu tượng WORD thấy nơi

 Cách 3: Click Start – Run – ô Open nhập vào Winword - OK (tập tin Winword.exe là tập tin khởi động MS-WORD)

2 Các thành phần cửa sổ làm việc Word:

 Title Bar (Thanh tiêu đề): Cho biết tên tài liệu làm việc Nếu chưa tiến hành lưu tài liệu đặt tên lại tài liệu Title Bar có giá trị mặc định

Document [số]

 Menu Bar (Thanh thực đơn): Tập hợp câu lệnh tác động trực tiếp lên tài liệu

Task pane

Task pane

Help

Help

Toolbar

Toolbar

Menu bar

Menu bar

Title bar

Title bar

Ruler

Ruler

Scrollbars

Scrollbars

Status bar

Status bar

View butons

View butons

Document Area

 Toolbars (Các công cụ):

 Standard(Các cơng cụ chuẩn): Thay sử dụng lệnh từ Menu Bar, thao tác nhanh chóng thông qua biểu tượng (Icon) Standard để tăng tốc độ xử lý tài liệu Ví dụ, thay chọn Menu: File - New để mở văn có thể nhấn vào biểu tượng tờ giấy trắng Standard

 Formatting(Các công cụ định dạng): Dùng để định dạng cho mục đích hiển thị văn tài liệu Ví dụ dùng Formatting để quy định màu chữ, kiểu chữ, chữ có in đậm, in nghiêng hay gạch chân hay không, …

 Ruler (thước), ScroolBar (các cuộn) Status (thanh trạng thái):

 Vùng văn (Document Area): Nằm hình, nhập liệu từ bàn phím hay dùng chuột để vẽ hình ảnh, chỉnh sửa bảng biểu

II CÁC KHÁI NIỆM VÀ THAO TÁC CƠ BẢN: 1 Một số khái niệm:

 Word (từ): Là ký tự liền ngăn cách khoảng trắng Ví dụ: “Chúng tơi học” gồm bốn từ Chúng, tôi, học

 Sentence (câu): Bao gồm hay nhiều từ kết thúc dấu chấm cuối dòng

 Paragraph (đoạn): Bao gồm hay nhiều câu kết thúc ta nhấn phím Enter soạn thảo Nếu muốn xuống dịng khơng kết thúc đoạn ta nhấn Shift – Enter  Page (trang): Bao gồm hay nhiều đoạn văn bản, trang phát sinh một

trang cũ kết thúc Trong trường hợp trang cũ chưa kết thúc mà muốn sang trang mới vào menu Insert -> Break -> Page Break - OK (Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl +

Enter)

2 Các thao tác di chuyển trỏ soạn thảo đánh dấu văn bản:

2.1 Dịch chuyển trỏ hình soạn thảo:

Xem bảng qui tắc dịch chuyển trỏ Word sau:

Nhấn phím Di chuyển trỏ

Dịch chuyển qua phải ký tự Dịch chuyển qua trái ký tự Dịch chuyển xuống dòng Dịch chuyển lên dòng

Ctrl - Dịch chuyển qua phải từ

Ctrl - Dịch chuyển qua trái từ

Ctrl - Dịch chuyển xuống đoạn

Ctrl - Dịch chuyển lên đoạn

Home Trở đầu dòng

Tab Dịch chuyển vào khoảng 5.”

End Chuyển đến cuối dòng

Enter Xuống dòng

PgUp Lên hình

PgDn Xuống hình

Ctrl – End Chuyển đến cuối tài liệu

Ctrl – Home Chuyển đầu tài liệu

Alt - Chuyển đối tượng trước

Alt - Chuyển đến đối tượng sau

Shift – Enter Xuống dịng, khơng kết thúc đoạn

2.2 Các cách đánh dấu khối văn bản:

-Nếu đánh dấu khối nhóm văn ta đặt trỏ chuột vào ký tự đầu nhóm muốn chọn kéo đến cuối nhóm ký tự muốn chọn

Muốn chọn nhanh dịng, đoạn hay tồn văn ta sử dụng vùng lựa chọn (Vùng lựa chọn vùng nằm bên vùng văn bản) Để chọn dịng ta di chuyển đến vùng lựa chọn click Để chọn nhiều dòng liền nhau, ta nhấn giữ chuột kéo đến đầu dòng khác

Muốn chọn câu vị trí trỏ nhấn giữ Ctrl Click chuột

Muốn chọn khối theo khung chữ nhật nhấn giữ Alt rê chuột từ đầu khối đến cuối khối

2.3 Gõ tiếng Việt văn bản:

 Mở chương trình gõ tiếng Việt Windows (Ví dụ: VietKey, Unikey )  Chỉnh bảng mã kiểu gõ:

Bảng mã: Thông thường sử dụng loại bảng mã tiêu chuẩn quốc gia, bảng mã VNI, và Unicode

Kiểu gõ: Có kiểu gõ tiếng Việt thông dụng Vni (bỏ dấu số) Telex (bỏ dấu ký tự)

 Chọn Font chữ phù hợp với bảng mã (Font ABC có dạng vn<tênfont>, font VNI có dạng Vni-<tên font>, font Unicode có tên tiếng Anh ví dụ Arial, Verdana, Times New Roman

3 Các thao tác khối văn bản:

3.1 Định dạng đơn giản khối văn bản:

 Thay đổi font chữ:

Chọn phần văn cần thay đổi Font

Trên công cụ, bấm chọn font danh sách tên font (có thể dùng tổ hợp phím tắt

Ctrl + Shift + F chọn menu Format – Font)

 Thay đổi kích cỡ font:

Chọn khối văn cần thay đổi kích cỡ

Chọn lại kích thước cho font chữ mục Font Size công cụ

3.2 Sao chép nội dung văn bản:

Để chép khối văn bản, theo cách sau:

 Cách 1:

Chọn phần văn muốn chép

Chọn menu Edit - Copy (hay Ctrl + C bấm vào biểu tượng Paste công cụ) Thao tác đưa khối văn nguồn vào Clipboard vùng nhớ tạm máy tính

Di chuyển trỏ sang vị trí muốn chép văn

Chọn menu Edit - Paste (hay bấm Ctrl + V nhấn vào biểu tượng Paste) để dán khối văn vào vị trí (chép từ Clipboard)

 Cách 2: Có thể chép nhanh dùng chuột cách đánh dấu khối văn muốn sao chép, nhấn giữ phím Ctrl sau dùng chuột kéo đoạn văn cần chép đến vị trí muốn chép

 Cách 3: Đánh dấu khối văn cần chép, nhấn tổ hợp phím Shift – F2 lúc sẽ xuất mục Copy to Where? trạng thái Di chuyển trỏ đến vị trí muốn đặt văn nhấn Enter

3.3 Di chuyển văn bản:

 Cách 1: Tương tự cách chép, khác biệt chỗ thay dùng lệnh Edit – Copy ta dùng lệnh Edit – Cut (hay Ctrl + X) Di chuyển đến vị trí mới, chọn Edit – Paste (hay Ctrl +

V nhấn biểu tượng )

 Cách 2: Đánh dấu khối văn cần di chuyển, nhấn giữ chuột trái kéo rê đến vị trí cần di chuyển khối văn tới

Đánh dấu khối văn cần xóa, từ menu Edit chọn mục Clear (hoặc nhấn phím Delete bàn phím)

3.5 Khơi phục lại trạng thái làm việc trước đó:

Đơi lúc trình soạn thảo thực sai điều gì, cần khơi phục lại trạng thái ngay trước Cách đơn giản nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z (hoặc chọn Edit - Undo hay nhấn trực tiếp lên biểu tượng công cụ)

3.5 Lấy lại trạng thái trước Undo:

Dùng tổ hơp phím Ctrl + Y (hoặc chọn Edit – Redo hay nhấn trực tiếp lên biểu tượng công cụ chuẩn)

-ĐỊNH DẠNG VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN

I ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN:

Định dạng văn qui trình quy định hình dạng trình bày văn bản, tài liệu

Chúng ta qui định thống kiểu trình bày (Font chữ, kiểu font, kích cỡ font, khoảng cách hàng, đoạn văn ) cho toàn văn bản, nhiên kiểu trình bày dễ gây đơn điệu, không nhấn mạnh đoạn hay ý cần thiết

Ngược lại, có nhiều định dạng văn bản, dùng nhiều font chữ kiểu font chữ khác nhiều hình vẽ biểu tượng gây rối mắt, khó đọc tập trung vào nội dung

1 Định dạng ký tự:

Để mở định dạng ký tự, từ menu Format, chọn mục Font:  Thẻ Font: Ở thẻ (tab) Font, ta có lựa chọn sau:

 Font: chọn font chữ cần sử dụng tài liệu

 Font Style: Qui định kiểu chữ bình thường, đậm, nghiêng  Size: Kích thước chữ

 Font Color: Màu ký tự cần thể

 Underline Style: Xác định kiểu đường dùng để gạch chân văn  Underline Color: Xác định màu đường dùng để gạch chân văn  Effects: Các kiểu chữ mở rộng

Sau định dạng font chữ, muốn định dạng mặc định khởi động Word, click nút Default Chọn Yes hỏi

 Thẻ Character Spacing: Khoảng cách ký tự

 Thẻ Text Effects: Xác định số hiệu ứng áp dụng cho kí tự văn ví dụ hiệu ứng nhấp nháy chữ, đường viền nhấp nháy

2 Chèn ký hiệu ký tự đặc biệt:

Để chèn số ký tự đặc biệt, từ menu Insert chọn mục Symbol, lúc hộp thoại sau xuất để chèn kí tự vị trí đặt trỏ

Bước kế tiếp, chọn ký tự muốn chèn vào văn bản, sau nhấn Insert để chèn ký tự Có thể lựa chọn nhiều Symbol khác thơng qua mục Font

3 Định dạng đoạn văn (Paragraph):

Tương tự định dạng văn bản, quy định cách trình bày hay nhiều đoạn văn liên tục gọi định dạng đoạn văn Ta thực việc định dạng đoạn văn sau:

 Chọn khối gồm đoạn văn muốn định dạng (nếu định dạng cho đoạn, cần đưa trỏ chuột vào đoạn đó)

 Chọn menu Format - Paragraph, xuất cửa sổ sau:

-a Thẻ Indents and Spacing:

 Alignment: Quy định việc canh lề cho đoạn văn  Left: Canh bên trái cho đoạn văn  Right: Canh bên phải cho đoạn văn

 Center: Canh hai bên lề

 Justified: Canh hai bên lề  Indentation: Thụt đầu dòng cho đoạn văn

 Left: Thụt đầu dòng tất dòng lề trái

 Right: Thụt đầu dòng tất dòng lề phải

 Special: Lúc có lựa chọn

+ First Line: Chỉ thụt dòng đầu đoạn + Hanging: Thụt từ dòng trở đoạn  Spacing: Quy định khoảng cách đoạn văn

 Before: Qui định khoảng cách với

đoạn

 After: Qui định khoảng cách với

đoạn

 Line Spacing: Quy định khoảng

cách dòng đoạn văn

II LƯU TRỮ VĂN BẢN: 1 Save:

Để lưu tài liệu word, cách nhanh nhấn tổ hợp phím Ctrl – S chọn menu File

-Save Nếu lần lưu tài liệu đầu tiên, Word yêu cầu nhập vào tên đường dẫn tập tin Bảng Save

có mục sau:

 Save in: Chọn ổ đĩa thư mục chứa tập tin văn Word.  File name: Đặt tên tập tin

 Save as type: Chọn kiểu tập tin (thông thường chọn Word Document, văn bản sau lưu có phần mở rộng Doc)

Sau chọn ổ đĩa/ thư mục chứa đặt tên văn bản, click Save để lưu tập tin Những lần Save sau đó, nội dung thay nội dung lưu đĩa Cần ý tập thói quen lưu thường xuyên tránh tình trạng điện treo máy phải nhập lại liệu

Sử dụng Save as muốn lưu tập tin với tên khác, tạo thêm dự phòng (backup) cho tập tin

Để Save as, chọn menu File – Save as Cửa sổ Save as mở ra, nhập vào tên cho tập tin, chọn ổ đĩa khác đường dẫn khác, click Save

3 Đặt mật cho tài liệu:

Đôi lúc, muốn giữ bí mật cho tài liệu để khơng khác ngồi đọc chúng Có thể làm điều cách thiết lập chế độ bảo vệ mật cho tài liệu Cách thực hiện:

 Mở tài liệu cần bảo vệ

 Chọn File - Save As Tại cửa sổ Save as, click Tools - chọn Security Options…

 Cửa sổ Security xuất Bấm trỏ vào mục Password to open, nhập vào mật khẩu và nhấn Ok Để tránh việc đánh nhầm kí tự tạo mật khẩu, chương trính yêu cầu nhập lại mật lần Nhập lại nhấn OK.

Ngồi ra, nhập thêm mật cho mục Password to Modify, phải nhập lần để tránh nhầm lẫn Nếu mục nhập, người dùng dùng mật

password to open để mở văn xem nội dung, không thay đổi nội dung Muốn

thay đổi nội dung tài liệu, cần phải có thêm Password to Modify  Cuối cùng, bấm Save để lưu tài liệu bình thường

-TRANG TRÍ VĂN BẢN

I ĐỊNH DẠNG KHUNG VÀ NỀN VĂN BẢN:

Định dạng khung công việc tạo hay gỡ bở đường viền hay làm bật văn Có thể định dạng khung cho nhóm ký tự bất kỳ, cho đoạn văn hay trang văn Thực việc định dạng khung sau:

 Đánh dấu khối nhóm văn muốn định dạng

 Chọn menu Format - Borders and Shading… hộp thoại định dạng khung/viền sau sẽ xuất hiện:

a Thẻ Borders: gồm có vùng sau:

 Setting: Chọn lựa chọn sau

 None: Bỏ khung văn bản.

 Box: Chọn khung viền

 Shadow: Khung có bóng

 3-D: Khung có đường viền

 Custom: Thiết lập khung cách bấm vào nút vùng Preview

 Style: Dùng để chọn kiểu dáng đường viền cho khung văn

 Color: Chọn màu cho đường viền khung

 Width: Cho phép định chiều rộng đường viền khung

 Apply to: Quy định phạm vi áp dụng định dạng khung Nếu chọn Text có

nghĩa áp dụng cho nhóm văn chọn, cịn chọn Paragraph Word áp dụng cho đoạn văn chọn

b Thẻ Page border:

Tương tự thẻ Border trên, nhiên áp dụng cho trang văn Một điểm khác biệt mục Apply to gồm mục:

 Whole document: Áp dụng toàn văn bản

 This section: Áp dụng cho Section tại

Đồng thời thẻ Page border cịn có mục Art mà thẻ border khơng có Mục cho phép chọn loại khung viền nghệ thuật cho trang giấy

c Thẻ Shading: Ở tab có lựa chọn cho văn bản, với:

 Fill: Chọn màu cho văn cách click vào ô màu bảng màu Nếu không muốn chọn cho văn bản, click chọn No Fill

 Patterns: Mục cho lựa chọn mẫu tô cho Trong Style kiểu tơ, Color màu tô

 More colors: Trường hợp muốn chọn màu khơng có bảng màu, click More

colors

II CHUYỂN ĐỔI VĂN BẢN:

Để tiến hành chuyển đổi văn bản, đoạn văn thành dạng khác Ví dụ đổi tồn chữ hoa, tồn chữ thường hay đầu hoa thường, chọn đoạn văn muốn đổi Kế đến chọn menu Format - Change Case Lúc này, hộp thoại với ý nghĩa sau xuất để chọn lựa:

-III ĐỊNH DẠNG DROP CAP:

Drop Cap định dạng ký tự hay từ đoạn

văn nằm nhiều dòng khác Thường người ta sử

dụng Drop Cap cho việc bắt đầu chương sách, mục

cho tài liệu Cách làm sau:

 Chọn đoạn văn muốn làm Drop Cap

 Menu Format – Drop Cap Hộp thoại sau xuất hiện:

 Vùng Position: Chọn None- không tạo Drop Cap Chọn Dropped - tạo Drop Cap. Chọn In margin - tạo Drop Cap lề bên phải

 Vùng Options: Chọn font chữ mục

Font, số dòng mục Lines to drop, khoảng cách

từ chữ Drop Cap đến phần văn bên phải lựa chọn Distance from

text.

BULLETS - NUMBERING & TAB STOP

I ĐỊNH DẠNG BULLETS VÀ NUMBERING:

Định dạng Bullets Numbering định dạng đánh số thứ tự, chữ ký hiệu đầu đoạn văn Nó gồm kiểu sau:

 Bulleted: Dùng ký hiệu lập lại đầu đoạn văn

 Numbered: Dùng chữ số chữ có thứ tự tăng dần đầu đoạn văn

 Outline Numbered: Dùng chữ số, chữ ký hiệu đánh cho văn nhiều cấp khác dàn Cho phép tối đa cấp

Để thực định dạng này, từ menu Format ta chọn mục Bullets and Numberring… lúc này một hộp thoại gồm thẻ tương ứng với kiểu Bullets and Numbering xuất

1 Thẻ Bulleted:

Chọn ký hiệu có sẵn chọn None

muốn bỏ Bullets Nếu muốn tạo ký hiệu theo ý, bấm Customize

 Bullet character: Chọn loại Bullet.

 Font: Chọn kiểu font cho bullets (thường chọn

Symbol Wingdings)

 Character: Chọn ký hiệu danh

sách, chọn font trực tiếp mục

 Picture: Dùng tranh ảnh để tạo ký hiệu.

 Bullet position: Qui định khoảng cách từ lề đến

dấu Bullet Indent at.

 Text position: Qui định khoảng cách từ lề đến

văn Tab space after Indent at.

2 Thẻ Numbered:

Dùng để đánh số chữ, giống tab Bulleted,

muốn sử dụng số ký tự làm ký hiệu đầu dịng

chọn mục Chọn None không muốn sử dụng ký hiệu

đầu dòng Nếu muốn chọn thêm kiểu đánh số chữ khác có sẵn, click Customize, cách làm tương tự Bulleted

-3 Thẻ Outline Numbered:

Cho phép trình bày tài liệu theo dạng phân cấp Mỗi mục có nhiều mục con, mục con, có mục cấp thấp Có thể lựa chọn mẫu có sẵn mà Word cung cấp click Customize để xác lập tuỳ ý

II ĐỊNH DẠNG TAB STOP:

Tab stop điểm dừng văn bản, nhằm mục đích canh thẳng đoạn văn dòng khác vị trí trang giấy Để thực Tab stop cho văn cần điều kiện:

 Định điểm dừng thước (Ruler), dùng menu Format – Tabs…

 Đoạn văn đưa vào điểm dừng phím Tab (hoặc bấm phím tab trước, nhập văn sau)

Trong hai điều kiện này, điều kiện thực trước

1 Định điểm dừng menu:

 Chọn menu Format - Tabs…, hộp thoại xuất với lựa chọn

 Tab stop position: Xác định khoảng cách từ lề trái văn đến vị trí tab Có thể có nhiều vị trí dừng khác dòng

 Default tab stops: Cho phép thay đổi khoảng cách mặc định Tab

 Alignment: Kiểu canh Tab:

 Left: Canh trái Tab, liệu nhập vào trôi từ trái sang phải kể từ vị trí tab.  Center: Canh giữa, liệu nhập vào dạt hai bên kể từ vị trí tab  Right: Canh phải, liệu nhập vào trôi từ phải sang trái kể từ vị trí tab.

 Decimal: Dùng để nhập số dạng thập phân, có phần lẻ (<1.) nằm bên phải dấu chấm thập phân phần nguyên nằm bên trái

 Bar: Chèn đường thẳng vị trí tab

 Leader: Cho phép chọn dạng dùng để lấp đầy khoảng trống vị trí tab  1 None: Để trống.

 2 ……….: Lấp đầy khoảng trống dấu chấm ……  3 : Lấp đầy dấu

- 4 : Lấp đầy khoảng trống dấu gạch _

 Set: Thiết lập điểm dừng (đã nhập số ô tab stop position, chọn Alignment và kiểu Leader)

 Clear: Xoá điểm dừng (chọn danh sách tab stop position)

 Clear All: Xóa tất điểm dừng (có danh sách tab stop position)

Ngoài cách thao tác trên, dùng chuột click trực tiếp thước Khi dùng chuột, trước hết Click vào nút bên trái thước để chọn dạng canh vị trí dừng tương ứng Sau đó, di chuyển chuột thước đến vị trí cần đặt tab Click Ký hiệu tab stop tương ứng xuất vị trí

Nếu đặt sai vị trí ta kéo lê vị trí dừng thước để định vị trí cho Nếu muốn xóa vị trí dừng ta kéo ký hiệu tab stop tương ứng khỏi thước

-PICTURE & WORDART

I HÌNH ẢNH (PICTURE): 1 Chèn hình vào văn bản:

Trong q trình xử lý văn bản, chèn hình ảnh vào văn nhằm minh hoạ cho nội dung văn làm cho văn sinh động, hấp dẫn Để chèn hình, ta có thực sau:

 Đặt trỏ vào vị trí cần chèn hình ảnh

 Chọn menu Insert - Picture - Clip Art Xuất cửa sổ Insert Clip Art nằm bên phải của cửa sổ soạn thảo với lựa chọn:

+ Search for: Nhập vào từ khố (Keywords) hình ảnh Mỗi hình ảnh có nhiều

từ khoá (Keywords)

+ Search in: Pham vi tìm kiếm Thơng thường chọn All collections

+ Results should be: Loại tập tin tìm kiếm Thơng thường chọn Clip Art Nếu

muốn tìm thêm loại tập tin khác, đánh dấu thêm mục tương ứng  Sau chọn lựa mục theo ý, bấm Go

 Dùng cuộn duyệt xem danh sách hình ảnh Khi thấy hình vừa ý, đưa hình vào văn cách click vào hình

2 Xử lý hình ảnh:

Bên cạnh chức chèn ảnh, Word cịn cung cấp số cơng cụ cho phép thao tác với hình ảnh mà chọn thay đổi kích thước, di chuyển, chép hình ảnh, xóa hình ảnh hay hiệu chỉnh màu sắc – tăng giảm độ sáng tối, định dạng thông thường khác…

2.1 Co giãn hình ảnh:

 Chọn hình ảnh cần thay đổi kích thước Xuất nút vng (handle) xung quanh hình ảnh

 Di chuyển chuột đến nút handle cho trỏ chuột thành mũi tên hai đầu, giữ rê chuột, hình ảnh thay đổi kích thước theo

 Chọn hình ảnh

 Mở menu Format – Picture (hoặc AutoShape) - chọn thẻ Size.

 Mục Size and rotate, ô Height nhập vào chiều cao Width nhập vào chiều rộng hình ảnh Nếu đánh dấu chọn ô Lock aspect ratio tỉ lệ chiều cao chiều rộng hình bị khố, cần nhập kích thước chiều, chiều tự thay đổi theo Cũng thay đổi kích thước cách nhập vào mục Scale - tỉ lệ tăng giảm hình

2.2 Xoay lật hình:

Hình ảnh xoay (Rotate) ngược - xi khoảng 900, lật (Flip) trái phải, -dưới Để xoay hình lật hình, chọn hình, click nút Draw công cụ Drawing - chọn Rotate

or Flip - Chọn loại Rotate hay Flip phù hợp. II CHỮ NGHỆ THUẬT (WORDART):

WordArt đoạn văn có định dạng đặc biệt, tạo cho văn dáng vẻ đầy tính nghệ thuật đẹp mắt Để thực tạo lập chữ nghệ thuật này, theo bước sau:

 Mở menu Insert – Picture - chọn mục WordArt Bảng loại chữ mở ra.

 Chọn kiểu chữ nghệ thuật có sẵn bảng Click OK

 Tại cửa sổ Edit WordArt Text, chọn loại font chữ, kích cỡ chữ, kiểu chữ đậm nghiêng sau nhập vào nội dung (lúc nhập nội dung cửa sổ này, tiếng Việt không hiển thị sử dụng Font Vni hay ABC, hoàn tất hiển thị được) Nhập xong, click Ok

 Sau tạo xong, chọn từ nghệ thuật Lúc công cụ WordArt hình vẽ sau xuất với lựa chọn:

Insert WordArt Cho phép chèn Wordart

Edit Text Hiệu chỉnh nội dung font chữ cho WordArt

WordArt Gallery Chọn lại kiểu dáng WordArt

Format WordArt Định dạng cho WordArt

WordArt Shape Chọn hình dạng cho WordArt

Text Wrapping Qui định kiểu xuất WordArt so với văn

(Tương tự Layout hình ảnh)

WordArt Same Letter Height Qui định ký tự có chiều cao

WordArt Vertical Text Chuyển hướng hiển thị từ ngang sang dọc

WordArt Alignment Canh lề Áp dụng cho WordArt có dịng

DRAWING & ORGANIZATION CHART

I VẼ HÌNH (DRAWING):

Để vẽ hình tùy biến hình trịn, vng, ngũ giác,… Word, ta phải dùng đến công cụ Drawing

Để tắt/mở công cụ Drawing chọn View – Toolbars – Drawing

Để vẽ hình đơn giản đường thẳng (Line), mũi tên (Arrow), khung chữ nhật (Rectangle), hình bầu dục (Oval)… chọn trực tiếp nút lệnh công cụ Drawing tiến hành vẽ

Để vẽ hình phức tạp hơn, chọn AutoShapes, chọn loại AutoShapes tương ứng

1 Thao tác vẽ đối tượng:

Chọn dạng Drawing cần vẽ (đường thẳng, hình vng, trịn hay AutoShapes.) Xuất cửa sổ

Create Your Drawing Here (vẽ hình ảnh bạn vào đây).

Có thể vẽ nhiều hình vẽ cửa sổ này, tất hình vẽ bên cửa sổ gom nhóm lại di chuyển đồng thời Sau vẽ xong, thu nhỏ cửa sổ vẽ vừa với kích thước hình chứa bên cho gọn

Cũng vẽ khơng cần cửa sổ “Create Your Drawing Here” (bấm ESC cửa sổ hiện lên) mà vẽ trực tiếp văn Tuy nhiên đối tượng vẽ rời rạc dễ bị xơ lệch Cần nhóm (Group) chúng lại với

Để vẽ hình ảnh, chọn vị trí bắt đầu, nhấn giữ chuột kéo rê đến vị trí kết thúc hình ảnh Trong trình rê để vẽ, muốn huỷ bỏ, bấm ESC Nếu vẽ xong, muốn xố hình vẽ, cần chọn hình vẽ nhấn Delete

2 Định dạng đối tượng vẽ:

Chọn đối tượng cần định dạng, tuỳ theo yêu cầu định dạng mà ta chọn nút định dạng sau công cụ Drawing:

Fill Color Chọn màu cho đối tượng

Line Color Chọn màu cho đường viền chọn No Line muốn tắt đường viền

Font Color Qui định màu chữ hiển thị bên đối tượng

Line Style Qui định dạng nét đường viền

Dash Style Qui định kiểu hiển thị đường viền

Arrow Style Qui định kiểu hiển thị mũi tên

Shadow Style Tạo bóng cho đối tượng Chọn Shadow Setting để xác lập bóng Chọn

No Shadow khơng muốn có bóng

3.D – Style Tạo kiểu hiển thị chiều cho đối tượng Chọn 3.D – Setting để xác lập 3.D Chọn No 3.-D muốn trở dạng ban đầu,

Ngoài cách định dạng trực tiếp cho đối tượng vẽ công cụ Drawing, chúng ta chọn đối tượng định dạng menu Format – AutoShape (hoặc Object.) Chọn thẻ

Colors and Lines chọn mục tương ứng

69

-Draw AutoShapes Line Rectangle

2.1 Mục Color:

Chọn màu cho đối tượng Chọn No Fill khơng muốn có màu Chọn More Fill

Colors muốn chọn màu khác với bảng cho sẵn Chọn Fill Effects muốn chọn kiểu nền

đặc biệt khác, cửa sổ Fill Effect sau:

 Gradient: Chọn tô chuyển màu

 Colors: Chọn One color muốn chuyển với màu Two colors nếu muốn tô màu dạng chuyển từ màu sang màu khác Preset chọn dạng chuyển màu có sẵn

 Color Color 2: Xác lập màu số màu số chọn chuyển màu Two

colors.

 Transparency: chỉnh độ suốt trượt.

 Shading Styles: Các kiểu chuyển màu

 Texture: Chọn dạng có sẵn

 Pattern: Chọn mẫu tơ kẻ có sẵn.

 Picture: Chọn tranh hay ảnh có máy làm hình vẽ

2.2 Mục Line: Chọn loại đường viền cho đối tượng vẽ.

3 Nhóm rã nhóm đối tượng vẽ (Group/Ungroup):

Các đối tượng vẽ nhóm thành thể thống có nhiều ích lợi Khi co giãn nhóm, đối tượng bên nhóm co giãn theo với tỉ lệ tương ứng Đồng thời, đối tượng bên nhóm khơng bị xơ lệch q trình chỉnh sửa văn

Để nhóm đối tượng vẽ , trước tiên cần chọn đồng thời đối tượng Chúng ta có cách chọn nhiều hình vẽ sau:

 Cách 1.: Click nút Select Objects (nằm bên cạnh nút Draw Drawing) Rê chuột tạo thành đường bao quanh đối tượng vẽ

 Cách 2.: Nhấn giữ phím Ctrl Click chọn đối tượng vẽ

Để rã đối tượng khỏi nhóm, trước hết chọn nhóm, click Draw – Ungroup (Hoặc right click nhóm - chọn Grouping – Ungroup)

4 Sắp xếp đối tượng vẽ:

Sắp xếp đối tượng qui định vị trí tương đối đối tượng với đối tượng khác Có cách qui định vị trí đối tượng sau:

Thứ tự hiển thị qui định đối tượng bị ẩn đằng sau hay che lấp đối tượng khác

Để qui định thứ tự hiển thị trước/sau đối tượng văn bản, trước tiên chọn đối tượng, sau click nút Draw Drawing (hoặc right click đối tượng) - chọn Order Menu Order gồm mục sau:

 Bring to Front: Đưa đối tượng phía trước.  Send to Back: Chuyển đối tượng phía sau  Bring Forward: Đưa trước cấp  SendBackward: Chuyển sau cấp  Bring in Fron of Text: Đưa trước văn bản  Send Behind Text: Chuyển sau văn bản.

-COLUMN

Ta chia văn thành nhiều cột (dạng tờ báo) Trong Word, ta chia cột cho phân đoạn cho khối chọn Nếu chia cột cho phân đoạn phải ngắt phân đoạn trước chia cột Cịn chia cột cho khối chọn phải chọn khối trước tiến hành chia cột

1 Chia cột:

Để tiến hành chia cột, từ menu Format chọn mục Columns… hộp thoại với lựa chọn sau xuất hiện:

 Vùng Presets: Xác định số cột chia theo mẫu có sẵn

 Vùng Number of columns: Nhập vào số muốn chia khác với mẫu có sẵn Presets

 Line between: Đánh dấu mục tạo đường phân cách giữa

các cột

 Vùng Width and spacing: Qui định chiều rộng (Width) cột khoảng cách (Spacing) cột

 Equal column width: Nếu muốn cột có độ rộng

bằng đánh dấu mục

 Apply to: Phạm vi áp dụng

+ Whole document: Áp dụng cho toàn tài liệu.

+ This Section: Áp dụng cho phân vùng tại

+ This Point Forward: Áp dụng từ vị trí trỏ chuột trở

Sau lựa chọn mục cần thiết, click OK để thực chia cột

2 Ngắt cột thay đổi độ rộng cột:

Chúng ta cần lưu ý sau chia cột, văn dàn đầy cột thứ đến cột thứ hai Nếu văn chưa dàn hết mà muốn sang cột thứ cần tiến hành ngắt cột

Để ngắt cột cảm thấy dài, đặt trỏ vị trí bắt đầu muốn ngắt cột Sau đó, chọn menu Insert - Break… - chọn Column Break – OK (hoặc dùng phím tắt

Ctrl + Shift + Enter)

Lúc này, văn sau điểm chèn đưa sang đầu cột bên phải Nếu trỏ cột cuối văn ngắt sang đầu cột trang

TABLE

I TẠO BẢNG BIỂU (TABLE):

Word cung cấp cho số công cụ quan trọng để xử lý loại liệu dạng bảng, được tập hợp menu Table Tuy khơng mạnh chương trình chun bảng biểu khác Excel, Lotus với yêu cầu đơn giản bảng văn bản, không cần phải sử dụng cơng thức, hàm tính tốn.thì cơng cụ đủ để sử dụng Chúng ta khảo sát công cụ phần cuối toàn sau

Mở menu Table – Insert – Table Cửa sổ Insert Table xuất với lựa chọn:

 Vùng Table size: Kích cỡ bảng

 Number of columns: Chọn số cột cho bảng  Number of row: Chọn số hàng cho bảng

 Vùng AutoFix behavior: Các lựa chọn tự động canh chỉnh

 Fixed column width: Cố định bề rộng cột Auto (tự động) nhập vào số cụ thể qui định bề rộng

 AutoFix to contents: Bề rộng cột tự điều chỉnh với nội dung bên trong.

 AutoFix to window: Kích thước bảng tùy thuộc vào vùng làm việc văn Vùng làm việc bề ngang trang giấy trừ lề giấy

Khi vùng làm việc thu hẹp, bảng tự động thu hẹp ngược lại

II THAO TÁC TRÊN TABLE: 1 Di chuyển bảng biểu:

Để di chuyển bảng biểu, rê trỏ chuột vào vùng bảng biểu, đợi đến lúc xuất ký hiệu hình mũi tên góc bên trái bảng Lúc này, đưa trỏ chuột đến vị trí mũi tên cho trỏ chuột xuất hình mũi tên có đầu, nhấn giữ chuột phải, kéo rê bảng đến vị trí khác

2 Di chuyển trỏ bảng biểu bàn phím:

Xem bảng phím dùng để di chuyển trỏ bảng sau:

Phím tổ hợp phím Tác vụ

Các phím mũi tên Di chuyển trỏ phạm vi ô, qua ô

-mở rộng chiều cao, đồng thời chiều cao tồn hàng mở rộng theo

Tab Di chuyển trỏ sang kế bên Nếu kế bên có liệu chọn khối liệu Nếu trỏ cuối bảng thêm dòng

Shift – Tab Di chuyển trỏ đến trước Nếu trước có liệu chọn ln khối liệu

Alt – Home Di chuyển trỏ đến ô dòng hành

Alt – End Di chuyển trỏ đến cuối dịng hành

Alt – PageUp Di chuyển trỏ đến ô cột hành

Alt – PageDown Di chuyển trỏ đến ô cuối cột hành

III ĐỊNH DẠNG BẢNG BIỂU: 1 Chèn thêm cột, dịng, ơ:

1.1 Chèn cột:

 Muốn chèn cột, để trỏ cột bên cạnh Để chèn nhiều cột, đánh dấu (đánh dấu cột chèn thêm nhiêu)

 Chọn menu Table - Insert – Column to the Left: Chèn thêm cột phía bên trái Column to the Right: Chèn thêm cột bên phải

1.2 Chèn dòng:

 Tương tự trên, đánh dấu hàng chèn thêm nhiêu

 Chọn menu Table - Insert – Row Above: Chèn hàng phía trên.Row Below: Chèn hàng phía

1.3 Chèn ô:

 Chọn ô bên cạnh ô cần chèn

(hay nhiều ô muốn chèn nhiều ô)

 Chọn menu Table – Insert –

Cell, xuất hộp thoại với lựa chọn.

+ Shift cells right: Chèn ô đẩy ổ hiện

sang bên phải

+ Shift cells down: Chèn đẩy ô tại

xuống

+ Insert entire row: Chèn dòng đẩy dịng có xuống phía dưới

+ Insert entire column: Chèn cột đẩy cột có sang bên phải 2 Xóa dịng, cột, tồn bảng:

2.1 Xóa cột hay dòng:

Chọn nhiều cột hay dòng cần xóa Gọi lệnh menu

Table - Delete – Chọn mục tương ứng (Columns – Rows- Cells)

2.2 Xóa bảng:

 Để trỏ vị trí bảng

 Chọn menu Table – Delete

-Table

3 Tách nối ghép ô:

3.1 Tách ô thành nhiều ô:

Chọn ô cần tách Chọn menu Table – Split cells hội thoại Split xuất với lựa chọn sau:

 Number of columns: Số cột tách từ ô chọn

 Number of rows: Số dịng tách từ chọn

 Merge cells before split: Đánh dấu ô cho phép nối ô lại trước

khi chia tách

Lựa chọn ô cần nối lại, chọn menu Table – Merge Cells Các ô đánh dấu nối lại với có liệu này, liệu gom lại

4 Canh chỉnh liệu bảng, thay đổi chiều văn bản:

Cách canh chỉnh cho liệu bảng (Font, Paragraph, Alignment….) tương tự cách canh chỉnh liệu văn thường

Ngoài ra, liệu bảng cịn đổi chiều hiển thị Cách làm sau:  Đưa trỏ chuột vào ô mà muốn đổi chiều hiển thị tài liệu

 Trên công cụ bảng (tables and borders) nhấn nút Change Text Direction (hoặc vào menu Format – Text Direction… chọn chiều hiển thị phù hợp)

-TIÊU ĐỀ TRANG – ĐỊNH DẠNG TRANG IN - IN ẤN VĂN BẢN

I TIÊU ĐỀ TRANG (HEADER AND FOOTER):

Cho phép chèn tiêu đề đầu trang cuối trang văn

Thực : chọn menu View - Header and Footer Thanh công cụ Header and Footer xuất hiện sau:

- Trên hình xuất hai khung Header/Footer nằm đầu cuối trang Toolbar Header/Footer

- Chúng ta nhập liệu chèn lệnh hệ thống hai khung tiêu đề đầu cuối trang

Ví dụ : Ở tiêu đề đầu bên trái ta nhập “ Trung Tâm Ispace””, tiêu đề cuối bên phải ta chèn số trang tự động

Trung Tâm Ispace -> Tiêu đề đầu trang

Trang -> Tiêu đề cuối trang * Các công cụ Toolbar Header/Footer

Insert Page Number Chèn vào số thứ tự trang in

Insert Number of Pages Chèn vào tổng số trang tài liệu

Format Page Number Định dạng lại số thứ tự trang in

Insert Date Chèn ngày hệ thống vào tiêu đề

Insert Time Chèn hệ thống vào tiêu đề

Page Setup Vào hình Page Setup

Show/Hide document text Bật/Tắt phần văn đặt tiêu đề

Link to Previous Tiêu đề phân đoạn giống tiêu đề phân đoạn trước

Switch Between Header/Footer Di chuyển dấu nháy qua lại hai khung Header Footer

Show next Xem tiêu đề tài liệu có nhiều tiêu đề

Show previous Xem tiêu đề trước tài liệu có nhiều tiêu đề

Close Đóng cửa sổ đặt tiêu đề Trở hình soạn thảo

- Khi ta nhập tiêu đề đầu cuối trang trang trang cịn lại có nội dung giống trang vừa nhập

Ngồi ra, Word cịn cho phép thực chọn nhập dạng tiêu đề khác sau: - Tiêu đề trang khác với tiêu đề trang lại

* Thực hiện: Mở menu File - Page Setup - chọn thẻ Layout – đánh dấu mục Different First

Page.

- Tiêu đề trang lẻ khác với tiêu đề trang chẵn

* Thực hiện: Mở menu File - Page Setup - chọn thẻ Layout – đánh dấu mục Different Odd and

Sau hoàn tất, click nút Close (hoặc double click phần văn bản) để trở hình soạn thảo

II ĐỊNH DẠNG TRANG VĂN BẢN (PAGE SETUP):

Page Setup quy định kích cỡ trang giấy, canh lề cho giấy (trang in) Mở Page Setup dùng menu

File – Page Setup (chú ý nhập văn đối tượng vẽ mục bị

mờ Cần Click chọn bên để khỏi đối tượng vẽ, mục hiển thị)

1 Thẻ Margin : Thiết lập lề giấy, hướng in.

 Margin: Qui định lề cho trang in

 Top: Quy định lề cho trang in

 Bottom: Quy định lề

 Left: Quy định lề trái

 Right: Quy định lề phải

 Gutter: Quy định gáy sách tổ chức tài liệu thành sách Có các kiểu Gutter Position Left: Gáy sách mép trái Top: Phần chừa gáy mép trên

 Orientation: Quy định hướng in Portrait (trang in trình bày in theo chiều dọc) hay Landscape (in theo chiều ngang)

 Apply to: Cho phép lựa chọn

 Whole document: Tác động đến toàn văn bản.

 This point forward: Tác động từ vị trí trỏ đến cuối tài liệu

2 Thẻ Pager: Thiết lập loại giấy.

 Paper Size: Lựa chọn kiểu giấy mà muốn tiến hành in trang văn bản, đó

Width Height chiều ngang chiều dọc thực tế khổ giấy lựa chọn mục

Paper Size Thông thường sử dụng khổ giấy A4  Print options: Các lựa chọn nâng cao cho máy in

2 Thẻ Layout :

-Bao gồm lựa chọn khác trang in phần dành cho tiêu đề đầu trang, chân trang (xem Header and Footer)

 Headers Footers: Dùng để quy định cách đặt tiêu đề đầu trang cuối trang (Xem Header and Footer)

 Different odd and even: Qui định tiêu đề trang chẵn lẻ khác  Different first page: Tiêu đề trang khác trang lại

III IN ẤN VĂN BẢN:

1 Xem trước in (Print Preview):

Dạng hình cho phép xem văn trước in Nó phản ánh trung thực với mà làm, có nghĩa nhìn thấy văn nào, in giống như Để xem chế độ này, chọn menu File – Print Preview.

Các nút lệnh xuất chế độ Print Preview diễn giải theo bảng sau:

Print: In văn giấy hình trang in Magnifier: Phóng to, thu nhỏ trang in

One Page: Cho phép hiển thị trang tại, lật trang sử dụng cuộn dọc Multiple Pages: Cho phép xem nhiều trang lúc

Zoom: Phóng to, thu nhỏ hình trang in theo % mà người dùng chọn View Ruler: Bật/Tắt thước ngang dọc hình trang in

Shrink to fit: Làm gọn văn trang in trang kế có vài dịng

Full Screen: Chế độ xem tồn hình Click Close Full Screen để quay hình bình thường Close: Đóng hình trang in

2 In ấn (Print):

 Mục Printer: Bao gồm

+ Name: Chọn máy in trường hợp có nhiều máy in

+ Properties:Qui định thuộc tính liên quan đến công việc in ấn cỡ giấy, mật độ in, hướng in, …

 Mục Page range: Qui định phạm vi trang in. + All: Tất trang văn bản

+ Current Page: In trang văn hành. + Selection: In văn chọn.

+ Pages: khai báo in trang tuỳ ý.Muốn in trang nằm liên tục sử dụng dấu trừ (-),muốn in trang nằm không liên tục sử dụng dấu phẩy (,)

Ví dụ : in từ trang đến trang 10 -> Page: 5-10 Ví dụ : in từ trang trang 10 -> Page: 5,10  Mục Copies: chọn chế độ in lặp lại

+ Number of copy: khai báo số lần cần in lặp lại

+ Lựa chọn Collate: chọn in lặp lại theo từng trang (Nếu đánh dấu mục này cho phép in văn trước, in xong tiến hành in copy khác)  Print What: Chọn loại thông tin muốn in, mặc định Document

 Print: Qui định phạm vi in, gồm

+ All pages in range: Tất trang phạm vi khai báo mục Page

Range

+ Odd pages: Chỉ in trang lẻ

+ Even pages: Chỉ in trang chẵn

 Zoom: Phóng to thu nhỏ in

+ Pages per sheet: chọn trang tài liệu in trang in

+ Scale to paper: Chọn kích thước in theo khổ giấy chọn danh sách.

-PHẦN IV

Microsoft EXCEL

Microsoft EXCEL

2003

2003

-NHỮNG VẤN ĐỀ CĂN BẢN VỀ EXCEL 2003

I GIỚI THIỆU:

MS-EXCEL 2003 thành phần nằm ứng dụng văn phòng Microsoft Office 2003 Là phần mềm chuyên dùng để xử lý tính tốn liệu

1 Khởi động chương trình:

Khởi động chương trình theo cách:

 Cách 1: Click Start – Programs – Microsoft Office- Microsoft Office Excel 2003  Cách 2: Click/Double click vào biểu tượng EXCEL thấy nơi

 Cách 3: Click Start – Run – ô Open nhập vào Excel - OK (tập tin Excel.exe tập tin khởi động MS-EXCEL)

2 Màn hình làm việc Excel:

Task pane Toolbar

Menu bar Title bar

Column Header

Scrollbars Status bar

Vùng nhập liệu

Row Header

Tên bảng tính (sheet)

Màn hình làm việc Excel, giống ứng dụng Windows khác, có thành phần chung sau:

 Title bar (Thanh tiêu đề): Cho biết tên tập tin Workbook mở

 Menu bar (Thanh thực đơn): Cho phép chọn thực lệnh trên

Excel

 Toolbars (Các công cụ): Chọn nhanh lệnh cách click các nút lệnh công cụ thay phải sử dụng từ menu

 Formula bar (thanh công thức): cho phép nhập liệu, công thức hiển thị liệu ô

 Column header (Tiêu đề cột): cho biết cột bảng tính.  Row header (Tiêu đề dịng): cho biết dịng bảng tính.

 Sheet (bảng tính): bảng tính tập tin bảng tính (Workbook)  Status bar (Thanh trạng thái): Cho biết trạng thái làm việc Workbook

hiện

 Vùng nhập liệu: bảng tính, (Cells) mang địa chỉ khác

3 Các thành phần cửa sổ liệu Excel:

Cửa sổ liệu Excel bảng tính gồm hàng, cột ô tạo thành:

 Cột (Column): Cột Excel gán tên ký tự, A,

B, ,Z, Kế tiếp AA,AB…,AZ,BA,BB…,BZ Cột cuối IV Có tất 256 cột bảng

 Dòng (Row): Dòng gán tên ký số, 1,2… 65536

 ô (Cell): Hàng cột giao tạo thành Có tất 256 x 65536 ô một bảng Tại ô này, nhập liệu hàm tính tốn

 Bảng tính điện tử (WorkSheet): Gọi tắt bảng tính (Sheet), bảng chiều kết hợp hàng cột

 Tập tin bảng tính hay tập tin Excel (WorkBook): Bao gồm nhiều bảng tính bên

trong WorkBook chứa tập tin có phần mở rộng *.XLS

 Data (Dữ liệu): Dữ liệu Excel có nhiều loại số (Number), chữ

(Text), thời gian (Time), Tiền tệ (Currency)…

 Hàm (Function): Các lệnh tính tốn liệu, trả kết ô nhập lệnh

II CÁC THAO TÁC VÀ KHÁI NIỆM CĂN BẢN: 1 Thao tác với WorkBook:

Các tập tin Workbook có phần mở rộng XLS (*.XLS) Các thao tác với Workbook thông thường là:

a Tạo workbook mới: Chọn menu File-New (hoặc bấm Ctrl+N, click biểu tượng New 

thanh công cụ )

b Lưu đặt tên cho Workbook: Chọn File - Save (hoặc bấm Ctrl+S, click biểu tượng Save

 ) Xác định tên ổ đĩa, thư mục chứa, đặt tên tập tin Click Save

c Tạo dự phòng Workbook (lưu với tên khác): Chọn menu File - Save as Thực

tương tự với Save.

d Đóng Workbook: Nếu khơng cịn làm việc workbook nữa, nên Save workbook

đóng để giải phóng nhớ cho cơng việc khác Để đóng Workbook, chọn File - Close.

e Bảo vệ Workbook: Excel cung cấp chế mật mở soạn sửa bảng tính nhằm bảo vệ,

tránh để lộ thông tin quan trọng Thực sau:

 Click chọn menu Tools – Options Chọn thẻ Security (hoặc chọn Save as –

Tools – General Option)

- Password to open: Nhập mật để mở xem bảng tính.

 Password to modify: Nhập mật để chỉnh sửa bảng tính.

 ơ kiểm Read-only recommended: Đánh dấu mục thay đổi nội dung bảng tính lưu lại, Excel không cho phép ghi đè thơng tin lên tập tin bảng tính cũ mà buộc phải lưu với tên khác (Save as)

 Remove personal information from this file on save: Gỡ bỏ thông tin cá nhân kèm theo tập tin lưu lại

 Click OK Tiến hành xác nhận lại lần loại mật cửa sổ

Confirm Password.

 Bước lưu lại bảng tính Lần sau mở lại bảng tính, người dùng phải nhập mật Password to open để mở xem nội dung bảng tính Muốn sửa chữa số liệu bên bảng tính, cần phải nhập mật Password to Modify.

2 Thao tác với Sheet:

Mỗi Workbook mở, có sẵn số Sheet định Qui định số lượng Sheet xuất hiện mở Workbook cách chọn menu Tools - Options - General, chọn số lượng mục

Sheets in new workbook.

a Đổi tên Sheet: Right click tên Sheet -> chọn Rename -> nhập vào tên Sheet.

b Thêm Sheet: Right click Sheet -> chọn Insert -> chọn Worksheet -> Sheet được

chèn phía trước

c Xố Sheet: Right click Sheet -> chọn Delete

d Di chuyển Sheet hay chép Sheet: Right click Sheet -> chọn Move or Copy -> hộp

thoại Move or Copy xuất sau:

 To book: chọn tên Workbook muốn di chuyển Sheet đến.

 Before sheet: chọn vị trí đưa sheet tới phía trước Sheet danh sách Nếu chọn (move to end) đưa Sheet tới vị trí cuối

 Create a copy: đánh dấu ô không di chuyển Sheet mà tạo bản

copy Sheet nơi

3 Thao tác với cửa sổ làm việc:

Chúng ta mở nhiều Workbook đồng thời trình làm việc với Excel Mỗi Workbook nằm cửa sổ làm việc Có thao tác với cửa sổ sau:

- Sắp xếp cửa sổ : Chọn menu Windows –> Arrange… xếp cửa sổ theo

Title(dàn đều), Horizontal(chiều ngang), Vertical(chiều dọc), Cascade (xếp lớp).

 Hiện/ẩn cửa sổ : menu Windows – Hide/UnHide

 Chia cửa sổ thành cửa sổ con : Menu Windows –> Split Để gỡ bỏ chọn lại Windows

- Remove Split

 Cố định /không cố định cửa sổ vị trí trỏ : Chọn menu Windows - Freeze

panels/Unfreeze panels 4 Địa chỉ:

Trong Excel có loại địa sau:

a Địa tương đối:

Địa tương đối rõ đó, gồm thành phần <Column><Row> Ví dụ: A1, C6, D10

Khi chép cơng thức có chứa địa tương đối, địa bị thay đổi tương ứng với vị trí chép

Ví dụ: Tại A1 có cơng thức Sum(A10:A15)

 Khi chép công thức sang ô A2, công thức trở thành Sum(A11:A16)  Khi chép công thức sang ô B1, công thức trở thành Sum(B10:B15)

b Địa tuyệt đối:

Địa tuyệt đối có dạng $<Column>$<Row> (thêm dấu $ phía trước tên cột dịng) Ví dụ: $A$1, $B$2

Khi chép cơng thức có chứa địa tuyệt đối, địa khơng thay đổi Ví dụ: Tại A1 có cơng thức Sum($A$10:$B$25)

 Khi chép đâu, công thức giữ nguyên giá trị Sum($A$10:$B$25)

c Địa hỗn hợp:

Địa hỗn hợp địa bị khoá dấu $ cột dịng mà khơng phải khố tồn $<Column><Row> hay <Column>$<Row> Ví dụ: $A5, B$10

Khi chép cơng thức có chứa địa hỗn hợp, phần Cột hay Dịng có dấu $ phía trước khơng thay đổi, phần cịn lại bị thay đổi tương ứng với vị trí chép

III CÁC KIỂU DỮ LIỆU: 1 Kiểu Text:

 Qui ước nhập: Phải bắt đầu  Các ký tự A->Z

 Các ký tự canh lề: Canh trái (‘), canh phải (“), canh (^), điền đầy ô (\) Cần ý: Để sử dụng ký tự phải chọn menu Tools – Options –

Transition – Transition Navigation keys

 Hiển thị liệu Text liệu dài chiều dài ô:  Nếu ô bên cạnh rỗng: Dữ liệu tràn qua

 Nếu ô bên cạnh không rỗng: Dữ liệu bị che Muốn hiển thị liệu, cần điều chỉnh lại bề rộng ô

 Toán tử sử dụng với kiểu Text toán tử nối chuỗi (&) dùng để nối nội dung chuỗi lại với

Ví dụ 1: =”ABC”&”DEF” cho kết =”ABCDEF”

Ví dụ 2: A1 có nội dung “TIN HỌC”, A2 có nội dung “NGOẠI NGỮ”, ô B1 nhập công thức =A1&“VÀ”&A2 ô B1 hiển thị nội dung “TIN HỌC VÀ NGOẠI NGỮ”

* Chú ý: Trong công thức, liệu dạng text phải đặt dấu “ ” Mặc định, liệu

Text canh trái. 2 Kiểu Number:

 Qui ước nhập: Phải bắt đầu bởi:  Các ký số từ –

 Các dấu +, - ,…

 Hiển thị liệu số liệu dài chiều dài có trường hợp sau:

 Dạng số khoa học

Ví dụ: 1.55E+6 = 1.55*106 = 1.550.000 3.2E-3 = 3.2*10-3 = 0.0032

 Các toán tử:

 Phép cộng (+), phép trừ (-), phép nhân (*), phép chia (/)

 Phép luỹ thừa (^) Ví dụ 2^3 = 8, 3^2=9

 Phần trăm (%) Ví dụ 17% = 0,17

* Chú ý: Mặc định liệu số canh phải Khi nhập số, cần ý không nhập dấu phân cách phần ngàn mà sử dụng lệnh Format – Cells – Number – Use 1000 Separator để hiển thị dấu phân cách Chẳng hạn phải nhập 1.000.000, nhập 1000000.

3 Kiểu Date/Time:

Là loại liệu quan trọng thể thời gian bảng tính Excel

 Qui ước nhập: Dựa theo qui định mục Regional and

Language Options Control Panel hệ điều hành Windows.

VD: Nếu qui định : m/d/yy -> nhập 7/15/07

Nếu qui định : dd/mm/yyyy -> nhập 15/07/2007 Các phép tốn: Với dạng liệu Date/Time có ý nghĩa sau:

 Ngày + Ngày = Số  Giờ + Giờ = Số  Ngày + Số = Ngày  Giờ + Số = Giờ

4 Kiểu Logic:

Kiểu Logic kiểu liệu đặc biệt, bao gồm giá trị (TRUE) sai (FALSE) Kiểu Logic thường dùng làm đối số hàm logic

Ví dụ: Mệnh đề 12>3 có trị TRUE, mệnh đề “AB” giống “CD” có trị FALSE  Tốn tử: Thường sử dụng toán tử so sánh sau:

 > : Lớn  < : Nhỏ

 >= : Lớn  <= : Nhỏ  = : Bằng

 <>: Khác (không bằng)

5 Công thức:

Công thức phối hợp loại liệu, toán tử hàm (Function) theo qui tắc  Qui ước nhập: Bắt đầu công thức dấu “=” dấu cộng “+”

Ví dụ: =100+ROUND(123,45;0)+SUM(A1:B10)

 Các tốn tử sử dụng cơng thức có độ ưu tiên sau: Độ

ưu tiên

Toán tử

Diễn giải Độ

ưu tiên

Toán tử

Diễn giải

1 () Các phép toán dấu ngoặc * / Nhân, chia

2 - Lấy số âm + - Cộng, trừ

3 % Lấy phần trăm & Nối chuỗi

4 ^ Luỹ thừa =<> So sánh

IV XÁC LẬP REGIONAL AND LANGUAGE OPTIONS:

Các xác lập phần quan trọng, ảnh hưởng tới cách nhập liệu cách loại liệu số ngày hiển thị bảng tính Excel

Để thực xác lập, chọn Control Panel – Regional and Language Options - click nút Customize, cửa sổ Customize Regional Options xuất với thẻ:

1 Thẻ Number : Các xác lập cho liệu số

- Sample: ví dụ hiển thị bao gồm Positive: số dương, Negative: số âm  Decimal symbol: Xác lập dấu phân cách thập phân

 No of digits after decimal: Xác lập số chữ số lẻ thập phân (phía sau dấu phân cách thập phân)

 Digit grouping symbol: Dấu phân cách hàng ngàn  Digit grouping: Số chữ số tách theo nhóm  Negative sign symbol: Ký hiệu số âm

 Negative number format: Biểu diễn số âm

 Display leading zeros: dạng hiển thị số lớn không nhỏ

 List separator: Dấu phân cách phần tử danh sách (ví dụ: Phân cách giữa đối số hàm tính tốn chương trình Excel)

 Measurement system: Chọn hệ thống đo lường (US: hệ thống đo lường Châu Âu và Châu Mỹ dùng Inches đơn vị Metric: hệ thống đo lường dùng cho nuớc Châu Á dùng centimet làm đơn vị chính)

 Currency symbol: Ký hiệu tiền tệ

 Position of currency symbol: Vị trí đặt ký hiệu tiền tệ (trước/sau giá trị tiền).  Các mục lại giống thẻ Number

3 Thẻ Time : Các xác lập dạng hiển thị

- Time sample: Mẫu hiển thị chọn

 Time format: Chọn dạng hiển thị thời gian (hh:giờ, mm:phút, ss:giây, tt: buổi sáng hay chiều)

 Time separator: Xác lập dấu phân cách phút giây  AM symbol: Gán ký hiệu buổi sáng (mặc định AM)  PM symbol: Gán ký hiệu buổi chiều (mặc định PM)

4 Thẻ Date : Các xác lập dạng hiển thị ngày

 Calendar: Chọn hai mốc thời gian năm  Short date sample: Mẫu ngày ngắn gọn  Short date format: Xác lập dạng hiển thị ngày ngắn  Date separator: Ký hiệu phân cách ngày tháng năm  Long date sample: Mẫu ngày đầy đủ

XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH

I THAO TÁC TRÊN Ơ/CỘT/DỊNG: 1 Đánh dấu khối:

a Đánh dấu khối ô:

 Nhấn giữ kéo chuột trái từ đầu đến cuối ô để đánh dấu khối Khối chọn bôi đen tồn

 Nếu dùng bàn phím nhấn SHIFT + <Phím di chuyển trỏ> Các phím di chuyển trỏ bao gồm phím mũi tên, PgDn, PgUp…

 Để đánh dấu khối ô rời rạc, kết hợp với bấm giữ phím Ctrl  Bỏ đánh dấu, click ô

b Đánh dấu khối dòng, cột:

 Click đầu dịng hay cột

 Để đánh dấu dịng/cột liền nhau, ta kết hợp với phím SHIFT  Để đánh dấu dịng/cột rời rạc, kết hợp với phím CTRL

 Bỏ đánh dấu, click ô

2 Nhập liệu hiệu chỉnh:

 Định vị trỏ ô (Cell) muốn nhập liệu

 Nhập liệu sau nhấn Enter để kết thúc q trình nhập liệu

 Để hiệu chỉnh liệu ơ, định vị trỏ nhấn F2 nhấn đúp chuột ô muốn hiệu chỉnh

* Chú ý: Khi nhấn phím Enter để kết thúc nhập liệu ơ, trỏ chuyển sang ô kế

hoặc chuyển xuống ô Hay chí lên sang trái Xác lập điều sử dụng lệnh Tools – Options - thẻ Edit – Move selection after Enter - chọn danh sách Direction Down/Right/Up/Left Thông thường chọn Down.

3 Phục hồi lại bước trước đó:

 Nếu làm sai lệnh, muốn phục hồi lại bước trước đó, bấm tổ hợp Ctrl+Z (hoặc chọn menu Edit – Undo).

 Nếu muốn làm lại bước phục hồi, bấm Ctrl+Y (hoặc menu Edit – Redo)

4 Các thao tác ơ, cột, dịng:

Trước tiến hành thao tác ta phải chọn đối tượng (ơ, cột, dịng) cần thao tác tiến hành xử lý

a Các thao tác cột / dòng:

 Chèn cột / dòng:

 Đánh dấu cột / dòng để xác định vị trí chèn số lượng chèn

 Dùng lệnh Insert – Columns/Rows (Cũng sử dụng menu tắt cách right click khối chọn - chọn Insert…).

 Xóa cột / dịng:

 Đánh dấu cột / dòng để xác định

 Chọn menu Edit – Delete (Có thể right click khối - chọn Delete )

 Thay đổi kích thước cột:

 Đánh dấu cột / dòng để xác định Dùng lệnh Format – Column –

Width (đối với cột) Format – Row – Height (đối với dịng) Nhập vào số (Pixel) qui

định kích thước

 Nếu chọn Format – Column/Row – AutoFit: Cột hay dòng tự động co giãn để vừa với liệu có

 Có thể đặt trỏ chuột biên đầu cột hay hàng Nhấn kéo để mở rộng hay thu hẹp Double click để tự động canh chỉnh

 Hiện, che cột/dòng:

- Đánh dấu cột/dòng để xác định Dùng lệnh Format – Column/Row – Hide để che giấu cột hay dòng

 Đánh dấu cột/dòng xung quanh cột/dòng bị giấu, chọn menu Format –

Column/Row – Unhide để lại

b Các thao tác ô:

 Chèn ô:

 Đánh dấu ô để xác định vị trí

chèn số lượng chèn

 Dùng lệnh Insert – Cells và chọn tùy chọn sau:

+ Shift cells right: chèn đẩy

các ô cũ sang phải

+ Shift cells down: đẩy ô cũ

xuống

+ Entire row: chèn dòng

vị trí chọn

+ Entire column: chèn cột vị trí chọn.

 Xóa ơ:

 Đánh dấu ô để xác định

 Dùng lệnh Edit – Delete chọn:

 Sao chép:

 Đánh dấu ô để xác định

 Dùng lệnh Edit – Copy Di chuyển đến chỗ mới,

chọn Edit - Paste.

 Lưu ý: Có thể kéo chuột kết hợp với giữ phím

Ctrl để chép

 Di chuyển:

 Đánh dấu ô để xác định Chọn menu Edit – Cut

 Di chuyển trỏ đến vị trí mới, chọn Edit

-Paste.

 Lưu ý: Có thể dùng chuột để kéo đến vị trí

II ĐỊNH DẠNG VÀ CANH CHỈNH DỮ LIỆU:

- Đánh dấu khối ơ, cột hay dịng cần định dạng - Chọn menu Format – Cells

 Decimal Places: Chọn số chữ số lẻ thập phân.

 Use 1000 Separator: Đánh dấu mục có phân cách hàng ngàn cho số

 Negative numbers: Chọn dạng thức hiển thị số âm.

Ngoài ra, danh sách Category cịn có lựa chọn sau:

 General: tổng quát, giá trị mặc định.

 Currency: dạng tiền tệ.

 Accounting: số dùng cho kế toán.

 Date: dạng ngày tháng năm.

 Time: dạng số liệu giờ.

 Percentage: dạng liệu số phần trăm %.

 Special: dạng đặc biệt Ví dụ số tài khoản, số điện thoại,…

 Custom: Do người dùng tự định nghĩa.

2 Tab Alignment : chọn canh lề cho liệu.

- Horizontal: canh lề theo chiều ngang gồm:

 General: canh mặc định tùy theo kiểu liệu có ơ.

 Left(Indents): canh trái, phép ấn định khoảng cách từ biên trái

của ô đến liệu (indent)

 Center: canh ô.

 Fill: điền đầy độ rộng ô với nội dung liệu.

 Justify: canh bên lề trái phải ô.

 Center Across Selection: canh xun qua số mà ta

chọn trước

 Distributed (Indent): Tương tự Justify, giãn ln cả

dịng cuối khối văn bản, đồng thời cho phép ấn định biên hai bên liệu so với đường viền ô (Indent)

 Vertical: canh lề theo chiều dọc gồm:

 Top: canh theo đỉnh ô.

 Center: canh giữa.

 Bottom: canh theo đáy ô.

 Justify: canh đỉnh đáy ô.

 Text Control: Các kiểu điều khiển text:

 Wrap text: bật/tắt việc text xuống dòng (khi đụng

lề)

 Shrink to fit: bật/tắt việc thể liệu đầy đủ Ngay cả

khi kích thước bị thu nhỏ, kích thước ký tự tự động thu lại cho thể đầy đủ

 Merge cells: trộn nhiều ô lại thành ô nhất.

 Orientation: thay đổi hướng liệu cách chỉnh số độ ô Degrees.

 Right to left: canh vị trí trái/phải liệu gồm

Context (vừa với nội dung), Right to left (từ phải qua trái), Left to right (từ trái sang phải). 3 Tab Font: định dạng Font chữ.

 Mục Font: chọn tên font cần sử dụng.

 Font Style: chọn kiểu in đậm, nghiêng, gạch chân…

 Size: kích thước font.

 Underline: chọn kiểu gạch gồm.

 Lựa chọn Normal font: đánh dấu mục trả về font mặc định

 Effects: bao gồm hiệu ứng như:

 Strikethrough: gạch xuyên qua chữ.

 Superscript: số Ví dụ: x3

 Subscript: số Ví dụ: H2O

 ô Preview: cho phép xem trước định dạng trước áp

dụng thật

4 Các định dạng viền cho ô:

 Preset: chọn dạng bao gồm:

 None: không tạo viền.

 Outline: tạo viền bao quanh khối.

 Inside: viền bên khối.

 Border: tạo viền theo cạnh riêng rẽ khối, để tạo

viền cho cạnh nào, ta nhấn vào biểu tượng cạnh đó, tạo đường chéo bên

 Style: chọn kiểu cho đường viền.

 Color: chọn màu sắc cho đường viền.

5 Các định dạng (tô màu) :

- Tại cửa sổ Format Cells, chọn thẻ Patterns  Chọn màu mẫu ưa thích

6 Bảo vệ ô :

 Tại cửa sổ Format Cells, chọn thẻ Protection

 Đánh dấu mục:

 Locked: không cho thay đổi nội dung liệu ô.  Hidden: giấu công thức ô, có.

* Chú ý: mục có giá trị sử dụng chức Tools – Protection -Protect Sheet

SỬ DỤNG HÀM

I KHÁI NIÊM: 1 Giới thiệu:

Hàm chương trình nhỏ có sẵn nhằm thực u cầu tính tốn mà tốn tử thông thường thực

Dạng tổng quát hàm có dạng sau:

TÊN_HÀM ([Đối số 1], [Đối số 2], …, [Đối số n])

Chúng ta xem xét số ví dụ hàm sau:

 Ví dụ 1: SQRT() hàm dùng để tính bậc hai số dương

 Ví dụ 2: IF (ExpL, ExpR1, ExpR2) hàm dùng để thực câu lệnh rẽ nhánh

điều kiện Chẳng hạn IF(x>0,“x số dương”,“x số âm”) nghĩa x>0 xuất câu thơng báo “x số dương” cịn ngược lại báo “x số âm”

 Ví dụ 3: NOW() Hàm trả giá trị ngày tháng năm tại. Từ ví dụ trên, ta rút số lưu ý sau hàm:

 Đối số hàm thuộc kiểu liệu, tọa độ ô, khối, tên vùng, hàm khác,…

 Nếu hàm đứng đầu cơng thức phải bắt đầu dấu (=)

 Một hàm chứa tối đa 30 đối số Các đối số ngăn cách dấu qui định

trong mục “List Separator” Control Panel, dấu chấm phẩy “;” dấu phẩy “,”

 Hàm trả giá trị thuộc kiểu liệu Cụ thể ví dụ số giá trị trả số thực, ví dụ thứ chuỗi ví dụ thứ kiểu ngày tháng

 Một số hàm khơng có đối số bắt buộc phải có dấu ngoặc đơn () kèm theo tên hàm Ví dụ hàm NOW( ) ví dụ số

 Nếu trình sử dụng hàm, hàm sai cú pháp sai trả mã lỗi theo bảng sau:

Mã lỗi Diễn giải

#VALUE! Khơng tính được, giá trị sai

#N/A Giá trị tham chiếu không tồn

#NAME? Không nhận biết tên hàm

#NUM! Trị số không hợp lệ

#DIV/0! Lỗi chia cho

2 Các cách nhập hàm vào bảng tính:

a Nhập trực tiếp dạng thức hàm:

 Di chuyển đến ô cần nhập

 Nhập dấu (=) sau tên hàm đối số theo qui tắc  Có thể nhập trực tiếp Hàm công thức (Formular Bar)

 Chú ý:

 Khi nhập xong tên hàm công thức, ta nhấn tổ hợp phím Ctrl +

Shift + A Excel tự động điền thêm cặp dấu ngoặc dạng thức đối số

vào sau tên hàm

 Khi muốn tham khảo kết tính hàm sử dụng làm đối số cho hàm khác thành phần cơng thức ta đánh dấu chọn tồn dạng thức hàm nhấn F9

b Dùng Function Wizard:

 Di chuyển đến ô cần nhập

 Dùng lệnh Insert – Function Xuất hộp thoại Insert Fuction gồm lựa chọn:

- Search for a function: Tìm kiếm hàm theo tên hàm Sử dụng bạn nhớ xác tên hàm

 Or select a category: Hoặc tìm kiếm hàm theo nhóm chức Khi có thể chọn hàm cần sử dụng từ danh sách

Sau nhấn OK để sử dụng hàm lựa chọn, hộp thoại hình bên xuất yêu cầu bạn nhập vào giá trị tham số hàm chọn có tham số:

 Nếu tham số địa chỉ, click vào nút lệnh bên phải ô tham số, để quay trở lại bảng

 Trên bảng, dùng chuột đánh dấu khối ô tham số hàm Cửa sổ Function Arguments chứa địa tương ứng

 Click vào nút lệnh bên phải cửa sổ Function Arguments để quay cửa sổ Hàm  Tiếp tục thực tương tự tham số địa khác Khi xác lập đầy đủ

tham số, click OK

Một số quy ước: Để tiện khai báo kiểu liệu đối số hàm, ta quy ước ký

hiệu sau để mô tả cú pháp hàm:  ExpL: Một biểu thức Logic  ExpN: Một biểu thức số (Number)  ExpS: Một biểu thức chuỗi (String)  ExpD: Một biểu thức ngày (Date)  ExpT: Một biểu thức (Time)

 ExpR: Một biểu thức có kiểu tùy ý kiểu (Random)

II CÁC NHĨM HÀM THƠNG DỤNG:

Excel có thư viện hàm phong phú cơng cụ tính tốn mạnh, chia thành nhiều nhóm khác Trong đó, có số nhóm hàm thơng dụng là:

 Nhóm hàm LOGIC, nhóm hàm THỜI GIAN

 Nhóm hàm SỐ, nhóm hàm CHUỖI

 Nhóm hàm TÌM KIẾM THAM CHIẾU

 Nhóm hàm CƠ SỞ DỮ LIỆU

Ngồi nhóm hàm trên, ta cịn có số nhóm hàm quan trọng khác, ví dụ nhóm hàm tài (Financial Functions), nhóm thơng tin (Information Function),…

1 NHĨM HÀM LOGIC (LOGICAL FUNCTIONS):

1.1 Hàm AND( )

 Cú pháp: AND (ExpL1, ExpL2, Expl3,…)

Click chuột bảng tính để chọn địa chỉ

 Công dụng: Trả giá trị TRUE tất ExpL có giá trị True Trả giá trị FALSE có ExpL danh sách tham số có giá trị FALSE.

 Ví dụ:

 = AND (5>3, 3>0, “A”<>”B”) => Kết quả: True  = AND (10>0, 12<20, “ABC”=”a”) => Kết quả: False

1.2 Hàm OR( )

 Cú pháp: OR (ExpL1, ExpL2, ExpL3,…)

 Công dụng: Trả giá trị TRUE có ExpL trong danh sách tham số có giá trị TRUE FALSE tất ExpL có giá trị FALSE.

 Ví dụ:

 = OR (5>2, 3<0, “A”=”B”) => KQ: True  = OR (10<0, 12>20, “ABC”=”a”) => KQ: False

1.3 Hàm IF( )

 Cú pháp: IF (ExpL, ExpR1, ExpR2)

 Công dụng: Trả giá trị ExpR1 ExpL = TRUE trả giá trị ExpR2 ExpL=FALSE

 Ví dụ:

 = IF (5>2, ”ABC”, ”DE”) => KQ: “ABC”

 = IF (5<2, ”ABC”, “DE”) => KQ: “DE”

Trong số trường hợp tốn đặt có nhiều kết trả ta phải dùng nhiều hàm IF lồng hàm IF có khả trả giá trị

 Ví dụ: Để xếp loại học sinh theo tiêu chuẩn điểm sau:

 Nếu ĐTB < 5: Loại

 <= ĐTB <6.5: Loại trung bình

 6.5 <= ĐTB < 8: Loại

 <= ĐTB < 10: Loại giỏi

 ĐTB=10: Loại xuất sắc

Khi đó, ta sử dụng câu lệnh IF sau:

= IF (ĐTB<5, “Kém”, IF (ĐTB<6.5, “Trung bình”, IF (ĐTB<8, ,”Khá”, IF (ĐTB<10, “Giỏi”, “Xuất sắc”)))).

Như vậy, có n khả ta dùng n-1 hàm IF lồng Chú ý dùng hàm IF, dấu ngoặc đơn phải sử dụng xác

2 NHĨM HÀM SỐ (NUMBERIC FUNCTIONS):

2.1 Hàm ABS ( )

 Cú pháp: ABS (ExpN)

 Cơng dụng: Tính giá trị tuyệt đối ExpN

 Ví dụ:

 =Abs (-7) => KQ:

2.2 Hàm SQRT ( )

 Cú pháp: SQRT (ExpN)

 Công dụng: Tính bậc dương ExpN

 Ví dụ:

 =SQRT (4) => KQ:

 =SQRT (5) => KQ: 2.2360

 =SQRT (-4) => KQ: #NUM!

2.3 Hàm INT ( )

 Cú pháp: INT (ExpN)

 Công dụng: Lấy phần nguyên ExpN

 Ví dụ:

 =INT (5.123) => KQ:

 =INT (SQRT (5) ) => KQ:

2.4 Hàm MOD ( )

 Cú pháp: MOD (ExpN, n)

- Công dụng: Lấy phần dư phép chia ExpN cho n

 Ví dụ:

 =MOD (10, 3) => KQ:

 =MOD (10, 2) => KQ:

2.5 Hàm SUM ( )

 Cú pháp: SUM (ExpN1,

ExpN2, ExpN3,…) SUM (LIST)

 Cơng dụng: Tính tổng

ExpN tổng List

 Ví dụ:

 =SUM (5, 4, 3) =>

KQ: 12

 Để tính tổng giá

trị từ ô A1 đến ô A10 ta chọn =SUM (A1:A10)

2.6 Hàm AVERAGE ( )

 Cú pháp: AVERAGE (ExpN1, ExpN2, ExpN3,…) AVERAGE

(List)

 Công dụng: Tính giá trị trung bình ExpN List

 Ví dụ:

 =AVERAGE (2, 3, 4) => KQ:

 Để tính giá trị trung bình từ A1 đến A10 ta dùng =AVERAGE (A1:A10)

2.7 Hàm ROUND ( )

 Cú pháp: ROUND (ExpN, n)

 Cơng dụng: Làm trịn ExpN với n chữ số thập phân

 Ví dụ:

 =ROUND (123.4532, 3) =>KQ: 123.453  =ROUND (12.133, 0) =>KQ: 12

 =ROUND (2.64, 0) =>KQ:

Lưu ý: Nếu n>0 có nghĩa làm trịn bên phải tính từ cột hàng đơn vị cịn n<0 làm trịn bên trái tính từ cột hàng đơn vị

 Ví dụ:

 =ROUND (12.123, 1) =>KQ: 12.1  =ROUND (136785, -3) =>KQ: 137000

2.8 Hàm PRODUCT ( )

 Cú pháp: PRODUCT (ExpN1, ExpN2, ExpN3,…) PRODUCT

(List)

 Cơng dụng: Tính tích ExpN tích List  Ví dụ: =PRODUCT (3, 4, 5) =>KQ: 60

2.9 Hàm MAX ( )

 Cú pháp: MAX (ExpN1, ExpN2, ExpN3,…) MAX (List)

 Công dụng: Lấy giá trị lớn danh sách ExpN danh sách bảng tính

 Ví dụ:

 =MAX (3, 4, 5) =>KQ:

 Để lấy có giá trị lớn danh sách ô từ A1 đến A10, thiết lập công thức =MAX (A1:A10)

2.10 Hàm MIN ( )

 Cú pháp: MIN (ExpN1, ExpN2, ExpN3,…)

 Công dụng: Lấy giá trị bé danh sách ExpN danh sách ô bảng tính

 =MIN (2, 3, 4) => KQ:

 Để lấy ô nhỏ ô từ A1 đến A10, thiết lập =MIN (A1:A10)

2.11 Hàm RANK ( )

 Cú pháp: RANK (ExpN, ref, Order)

 Công dụng: Tính thứ hạng ExpN phạm vi ref theo qui định Order Nếu Order = thứ hạng tính theo giá trị giảm dần Order = thứ hạng tính theo giá trị tăng dần

 Ví dụ: Theo bảng bên dưới, đế xếp thứ hạng cho vận động viên dựa vào số thời gian mà họ chạy (thời gian ngắn thứ hạng cao) theo thứ tự tăng dần ô C3, ta làm sau: = RANK (B3, $B$3:$B$7,1)

2.12 Hàm COUNT ( )

 Cú pháp: COUNT (LIST)

 Công dụng: Đếm số ô có giá trị số, ngày List

 Ví dụ: Xét ví dụ bảng xếp hạng VĐV, ta dùng Count(B3:B7) ta có kết giá trị số, ta dùng Count(D3:D7) ta có kết số ô có giá trị số

2.13 Hàm COUNTA ( )

 Cú pháp: COUNTA (LIST)

 Công dụng: Đếm số có chứa liệu khơng rỗng List

 Ví dụ: Xét ví dụ bảng xếp hạng VĐV, ta dùng Counta(D3:D7) có kết có D6 chứa giá trị rỗng

2.14 Hàm COUNTIF ( )

 Cú pháp: COUNTIF (Range, criteria)

 Công dụng: Đếm số ô Range thỏa điều kiện (Criteria) Điều kiện mơ tả có dạng chuỗi, bắt đầu toán tử: >, >=, <, <=, =, <>

 Ví dụ: Xét bảng xếp hạng VĐV, để tính số vận động viên có thành tích chạy 19 giây, ta làm sau: COUNTIF (B2:B7, “>=19”) =

2.15 Hàm SUMIF ( )

 Cú pháp: SUMIF (Range, Criteria, [sum_range])

 Cơng dụng: Tính tổng có giá trị số thuộc vùng sum_range mà có tương ứng hàng thuộc vùng range thỏa điều kiện Criteria

 Ví dụ: Theo bảng xếp hạng VĐV, để tính tổng thời gian mà người về đầu chạy ta làm sau: = SUMIF (C3:C7, “<=3”, B3:B7) = 57.23 (s)

-NHÓM HÀM TEXT- HÀM THỜI GIAN & NHĨM HÀM TÌM KIẾM - THAM CHIẾU I NHÓM HÀM TEXT (TEXT FUNCTION):

1 Hàm LEFT( )

 Cú pháp: LEFT (ExpS, n)

 Công dụng: Cắt lấy n ký tự bên trái chuỗi ExpS  Ví dụ: Left (“ABCDE”, 1) = “A”

2 Hàm RIGHT( )

 Cú pháp: RIGHT (ExpS, n)

 Công dụng: Cắt lấy n ký tự bên phải chuỗi ExpS

 Ví dụ: Right (“ABCDEF”, 4) = “CDEF”

3 Hàm MID( )

 Cú pháp: MID (ExpS, n1, n2)

 Cơng dụng: Cắt chuỗi ExpS tính từ vị trí n1 cắt n2 ký tự tính từ bên trái

 Ví dụ: Mid (“ABCDEF”, 2, 3) = “BCD”

4 Hàm TRIM( )

 Cú pháp: TRIM (ExpS)

 Công dụng: Cắt bỏ khoảng trắng thừa chuỗi ExpS

 Ví dụ: Trim (“ ABC “) = “ABC”

5 Hàm LEN( )

 Cú pháp: LEN (ExpS)

 Cơng dụng: Tính chiều dài chuỗi ExpS

 Ví dụ: Len(“ABCD”) = 4

6 Hàm VALUE( )

 Cú pháp: VALUE (ExpS)

 Công dụng: Đổi ExpS dạng số sang dạng ExpN tương ứng

 Ví dụ: Value (“1234”) = 1234

7 Hàm TEXT ( )

 Cú pháp: TEXT (ExpN, Format Text)

 Công dụng: Đổi ExpN sang dạng chuỗi ExpS tương ứng  Ví dụ: Text (100, “0.0”) = “100.0”

8 Hàm UPPER ( )

 Cú pháp: UPPER (ExpS)

 Công dụng: Đổi ExpS sang chữ hoa

 Ví dụ: Upper (“Tơi học”) = “TƠI ĐANG HỌC”

9 Hàm LOWER ( )

 Cú pháp: LOWER (ExpS)

 Công dụng: Đổi ExpS sang chữ thường  Ví dụ: Lower (“Tơi Đi Chơi”) = “tôi chơi”

10 Hàm PROPER ( )

 Cú pháp: PROPER (ExpS)

 Công dụng: Đổi ký tự đầu từ chuỗi ExpS sang chữ hoa, ký tự lại sang chữ thường

 Ví dụ: Proper (“Tơi ?”) = “Tơi Là Ai ?”

II NHĨM HÀM THỜI GIAN (DATE AND TIME FUNCTIONS): 1 Hàm NOW ( )

 Cú pháp: NOW ( )

 Công dụng: Trả giá trị ngày, hành hệ thống

 Cú pháp: TODAY ()

 Công dụng: Trả giá trị ngày hành hệ thống

3 Hàm DATEVALUE ( )

 Cú pháp: DATEVALUE (ExpS)

 Công dụng: Đỗi chuỗi ExpS (có dạng ngày) sang dạng ExpD tương ứng  Ví dụ: Datevalue (“20/3/2000”) = 20/3/2000

4 Hàm DATE ( )

 Cú pháp: DATE (Year, Month, Day)

 Công dụng: Đổi giá trị Year, Month, Day sang dạng ExpD tương ứng  Ví dụ: Date(98, 3, 20) = 20/3/98

5 Hàm DAY ( )

 Cú pháp: DAY (ExpD)

 Cơng dụng: Tính giá trị ngày ExpD  Ví dụ: Day( Datevalue (“20/3/98”)) = 20.

6 Hàm MONTH ( )

 Cú pháp: MONTH (ExpD)

 Cơng dụng: Tính giá trị tháng ExpD

7 Hàm YEAR ( )

 Cú pháp: YEAR (ExpD)

 Cơng dụng: Tính giá trị năm ExpD

8 Hàm WEEKDAY ( )

 Cú pháp: WEEKDAY (ExpD)

 Cơng dụng: Tính thứ ngày ExpD Nếu chủ nhật giá trị trả  Ví dụ: =Weekday(Datevalue (“20/3/98”)) = (thứ 6)

9 Hàm TIME ( )

 Cú pháp: TIME (Hour, Minute, Second)

 Công dụng: Đổi trị số Hour, Minute Second thành dạng ExpT tương ứng  Ví dụ: Time (9, 30, 20) = 9:30:20

10 Hàm TIMEVALUE ( )

 Cú pháp: TIMEVALUE (ExpS)

 Công dụng: Đổi chuỗi ExpS (có dạng giờ) sang dạng ExpT tương ứng  Ví dụ: Timevalue (“9:30:20”) = 9:20:30 AM

11 Hàm HOUR ( )

 Cú pháp: HOUR (ExpT)

 Công dụng: Lấy giá trị ExpT  Ví dụ: Hour ( Timevalue (“9:20:30”)) = 9

12 Hàm MINUTE ()

 Cú pháp: MINUTE (ExpT)

 Công dụng: Lấy giá trị phút ExpT

13 Hàm SECOND ()

 Cú pháp: SECOND (ExpT)

 Công dụng: Lấy giá trị giây ExpT  Ví dụ: Second (Timevalue (“9:20:30”)) = 30

III HÀM TÌM KIẾM – THAM CHIẾU ( LOOKUP & REFERENCE FUNCTIONS): 1 Hàm VLOOKUP ( )

 Công dụng: Trả giá trị dị tìm bảng dị tìm theo chiều dọc

 Cú pháp:

VLOOKUP (Lookup_Value, Table_Array, Col_Index_Num, [Range_lookup])

 Ý nghĩa tham số sau:

 Lookup_Value: Giá trị cần dùng để dị tìm.

 Table_Array: Phạm vi dùng để dị tìm (thường địa bảng tham

chiếu)

 Col_Index_Num: Số thứ tự cột cần lấy trị tương ứng với trị dị tìm.

- [Range_Lookup]: Kiểu dị tìm bao gồm hai giá trị

+ 0 (hoặc False): dị xác, khơng có báo lỗi #N/A.

+ 1 (hoặc True): dị có tính tương đối Nếu khơng thấy, hàm lấy

giá trị lớn gần nhỏ giá trị cần dò

+ Kiểu dò tìm nhập khơng Nếu khơng nhập, mặc định

 Ví dụ: Xét bảng sau

 Bảng sở liệu chính:

A B C 2 MSHH TÊN HÀNG ĐƠN GIÁ 3 GA 4 BA 5 DU 6 GA 7 DA 8 BA

 Bảng dò 1:

A B C 10 MSHH TÊN HÀNG ĐƠN GIÁ 11 BA Bắp 6500

12 GA Gạo 7200

13 DA Đậu 12000

14 DU Đuờng 95000

Để lập công thức cho cột Tên hàng, Đơn hàng dựa vào MSHH Bảng dị 1, ta có cơng thức sau :

=> Nhập công thức ô B3 = VLOOKUP(A3, $A$11:$C$14, 2, 0)

Sau nhập công thức thành công ô B3, thực chép công thức từ ô B3 đến ô B4:B8 Cần ý địa bảng dò $A$11:$C$13 địa tuyệt đối (được khoá lại, nên chép địa không bị thay đổi)

2 Hàm HLOOKUP ( )

 Công dụng: Trả giá trị dị tìm bảng dị tìm theo chiều ngang

 Cú pháp:

HLOOKUP (Lookup_Value, Table_Array, Row_Index_Num, [Range_Lookup])

 Ý nghĩa tham số diễn giải sau:

 Lookup_Value: Giá trị cần dùng để dị tìm.

 Table_Array: Phạm vi dùng để dị tìm

 Row_Index_Num: Số thứ tự hàng lấy trị tương ứng với trị dò tìm.

Hàng phải nằm phạm vi dị tìm, tính từ xuống

 [Range_Lookup]: Tương tự Vlookup

+ 0 (hoặc False): dị xác, khơng thấy báo lỗi #N/A.

+ 1 (hoặc True): dị có tính tương đối

Ví dụ: Dựa vào bảng sở liệu ví dụ trên, lập cơng thức cho cột Tên hàng, Đơn hàng dựa vào MSHH Bảng dị 2, ta có cơng thức sau :

=> Nhập công thức ô B3 = HLOOKUP(A3, $A$21:$C$24, 2, 0)

 Bảng dò 2:

CƠ SỞ DỮ LIỆU I KHÁI NIỆM:

Cơ sở liệu tập hợp thông tin tổ chức lưu trữ theo cấu trúc thống nhằm phục vụ tốt cho nhu cầu khai thác

A B C D E F

1 STT MSHH TÊN HÀNG SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN

2 TL-21SN Ti Vi Sony 2.150.000 4.300.000

3 MG-6SY Máy Giặt Sanyo 3.200.000 3.200.000

4 TV-25LG Ti Vi LG 2.350.000 9.400.000

5 TL-180SS Tủ Lạnh Samsung 4.240.000 8.480.000

6 MG-5LG Máy Giặt Sanyo 2.965.000 14.825.000

Bảng CSDL

Trong Excel, sở liệu (CSDL) tổ chức thành bảng có cột dịng Dòng đầu (Header Row) chứa tên vùng tin (Field Name) Các dòng lại chứa mẫu tin (Record) Ví dụ, bảng CSDL Excel gồm có Field (8 cột) 10 Record (10 dịng thơng tin)

Lưu ý: Khái niệm CSDL tương tự rõ nét bạn có điều kiện nghiên cứu hệ quản trị CSDL ACCESS, SQL Server hay ORACLE,…

* Chú ý: Trong phạm vi CSDL khơng nên có dịng trống hay cột trống CSDL nên tách rời các liệu khác có bảng tính dịng hay cột.

II KHAI THÁC DỮ LIỆU:

Ta sử dụng chức sau việc xử lý CSDL:

 Sử dụng nhóm hàm CSDL (Database Functions)

 Lọc, xếp, sử dụng Data Form

 Tính tốn ngắt cấp, thống kê, tạo bảng tổng hợp chiều,…

1 Chức xếp (Sort):

Sắp xếp CSDL theo nhiều Field ta định Để thực hiện, định vị trỏ phạm vi CSDL, chọn menu Data – Sort Bảng Sort xuất hình sau, gồm mục:

 Sort by: Chọn field dùng làm khóa xếp Có nghĩa xếp dựa vào field nào.

 Ascending: Sắp xếp tăng dần

 Descending: Sắp xếp giảm dần

 Then by: Chọn tiếp field thứ (thứ 3) có để

dùng làm khóa xếp

 My list has: Chọn khả sau:

- Header row: Chọn, phạm vi xếp có dịng tiêu đề

 No header row: Trường hợp ngược lại

2 Chức Data – Form…:

Data Form cơng cụ dùng để thêm, xóa, sửa tìm kiếm mẩu tin (Record) thỏa điều kiện CSDL

Để thực hiện, định vị trỏ phạm vi CSDL dùng lệnh Data – Form Cửa sổ Data Form xuất với nút lệnh:

 New: Thêm mẩu tin mới.

 Delete: Xóa mẩu tin hành.

 Restore: Phục hồi mẩu tin.

 Find Prev: Tìm trước mẩu tin thỏa điều kiện.

 Find Next: Tìm sau mẩu tin thỏa điều kiện.

 Criteria: Qui định điều kiện tìm kiếm.

 Close: Đóng hộp thoại.

Ví dụ: Để tìm người có chức vụ TP, ta nhấn nút Criteria, dòng chức vụ nhập vào TP và nhấn Find Next để bắt đầu tìm.

3 Chức lọc tự động (Auto Filter):

Lọc rút trích mẩu tin thỏa điều kiện ta quy định

Để thực chức này, phải định vị trỏ phạm vi CSDL dùng lệnh Data –

Filter – Auto Filter

Sau chọn menu trên, xuất ký hiệu Filter góc bên phải Field

Name hình sau:

 Click chuột ký hiệu lọc Field Name có liên quan đến điều kiện lọc Các điều kiện lọc gồm:

 Một giá trị cụ thể: Chọn trực tiếp giá trị danh sách liệt kê Ví dụ : lọc mẫu tin có mặt hàng Gạo

=> Ta click nút trích lọc Field Tên Hàng, sau chọn “Gạo” danh sách liệt kê

 Một giá trị tùy ý: Chọn Custom danh sách liệt kê Sau chọn điều kiện cho giá trị hộp thoại Custom AutoFilter sau:

+ Equals: so sánh (=).

+ Does not equal: so sánh khác

+ Is greater than: so sánh lớn

+ Is greater than or equal to: so sánh lớn bằng.

+ Is less than: so sánh bé hơn

+ Is less than or equal to: so sánh nhỏ bằng.

+ Begins with: điều kiện bắt đầu với …

+ Does not begins with: điều kiện không bắt đầu với…

+ Ends with: điều kiện kết thúc với…

+ Does not ends with: điều kiện không kết thúc với…

+ Contains: điều kiện có chứa…

+ Does not contains: điều kiện không chứa…

Ví dụ : lọc mẫu tin có mặt hàng Bắp Đậu

=> Ta click nút trích lọc Field Tên Hàng, sau chọn “Custom” danh sách liệt kê

=> Sau chọn điều hộp thoại sau:

4 Rút trích (Advanced Filter)

Tương tự lọc, rút trích mẩu tin thỏa điều kiện sang vị trí khác bảng tính đồng thời điều kiện phức tạp Đây chức mạnh hay thường sử dụng Excel Thực theo bước sau:

 Lập bảng điều kiện để mơ tả điều kiện rút trích liệu

 Định vị trỏ phạm vi CSDL Chọn menu Data – Filter – Advanced Filter

 Xác định mục lệnh sau:

 Action: Chọn mục sau, gồm Filter the List, in – place: trích các mẩu tin lọc CSDL Copy to another location: trích mẩu tin lọc sang vị trí khác định mục Copy to.

- Criteria Range: Nhập phạm vi bảng điều kiện thông qua địa nó.  Copy to: Nhập địa xuất kết quả.

 Unique records only: Nếu không muốn trích mẩu tin trùng lắp điều kiện lọc ta chọn mục

* Chú ý: Để có địa chỉ, ta nhập địa trực tiếp vào click chuột vào ký hiệu bên phải ô địa để lấy địa trực tiếp từ bảng tính vào.

 Cách lập bảng điều kiện:

 Copy Field Name có liên quan đến điều kiện lọc (đặt vị trí đó Sheet)

 Nhập điều kiện vào Điều kiện trị cụ thể, tập trị (dùng toán tử so sánh), hàm…., theo quy tắc sau:

+ Mệnh đề And: Các điều kiện đặt dòng.

+ Mệnh đề Or: Các điều kiện đặt khác dòng.

Ví dụ : lọc mẫu tin có mặt hàng Bắp, Gạo Đậu

Bước : thiết lập bảng điều kiện

- Copy ô Tên hàng từ bảng sở liệu bảng tính để đặt làm bảng điều kiện -> nhập copy giá trị Bắp, Gạo, Đậu vào bên ô Tên hàng vừa copy.

TÊN HÀNG

Bắp Gạo Đậu

Bước : thực việc trích lọc

- Chọn bảng sở liệu

- Chọn menu Data – Filter – Advanced Filter

- Tại khung Criteria range : đặt dấu nháy vào – đánh dấu chọn phạm vi bảng điều kiện thiết lập Bước ngồi bảng tính.

- Đánh chọn mục  Copy to another location (sao chép kết trích lọc vị trí bảng tính)

- Tại khung Copy to : đặt dấu nháy vào - click chuột bảng tính gõ vào địa ô cần chép kết sau lọc đến - OK

5 Chức SUBTOTALS:

SubTotals dùng tính tốn, thống kê theo nhóm liệu Field định CSDL Excel tự động phần tích nhóm liệu, tính tốn chèn kết tổng hợp vào đầu cuối nhóm

Ví dụ : Hãy thống kê tổng Số Lượng theo nhóm Mặt Hàng (dựa CSDL trên) Thực sau:

 Sắp xếp CSDL theo Field Mặt Hàng (Field cần nhóm) để tiến hành thống kê, tính tốn

 Định vị trí trỏ phạm vi CSDL dùng lệnh Data – Subtotals…  Xác định mục lệnh hình bên sau:

 At each change in: Chọn field dùng để phân nhóm từ danh sách liệt kê Ở

ví dụ Tên Hàng

 Use function: Chọn hàm để thống kê, tính tốn Ví dụ chọn hàm Sum.

 Add Subtotal to: Chọn field muốn thực việc thống kê, tính tốn Ở ví dụ đánh dấu Số Lượng

 Replace current subtotals: Chọn mục ta muốn thay giá

trị subtotal có

 Page break between groups: Chọn mục muốn ngắt trang các

nhóm in

 Summary below data: Chọn, muốn dịng tổng kết chèn sau

mỗi nhóm

 Remove All: Xóa tất subtotal có.

III NHĨM HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU:

Đây hàm dùng để tính tốn CSDL Các hàm sử dụng điều kiện phức tạp (từ điều kiện trở lên)

Một số hàm thơng dụng:

 DSUM (Database, Field, Criteria): Tính tổng số giá trị Field thỏa điều kiện qui định Criteria

 DAVERAGE (Database, Field, Criteria): Tính trị trung bình giá trị field thỏa điều kiện qui định Criteria

 DMAX (Database, Field, Criteria): Tính giá trị lớn Field thỏa Criteria  DMIN (Database, Field, Criteria): Tính giá trị bé Field thỏa Criteria.  DCOUNT (Database, Field, Criteria): Đếm số ô chứa giá trị số Field thỏa

Criteria Trong đó:

 Database: Tọa độ vùng CSDL.

 Field: Vùng chịu tác động hàm (nên dùng số thứ tự field CSDL).  Criteria: Tọa độ bảng điều kiện (Xem lại cách lập bảng điều kiện 5- Cơ sở dữ

liệu)

Chúng ta khảo sát ví dụ để hiểu cách sử dụng hàm

A B C D

-1 MSHH TÊN HÀNG ĐƠN GIÁ SỐ LƯỢNG

2 GA Gạo 7500 3200

3 BA Bắp 6700 1500

4 DU Đường 9200 2650

5 GA Gạo 5000 4000

6 DA Đường 12000 1700

7 BA Bắp 7100 2200

8 DU Đường 9500 6400

YÊU CẦU:

1 Tính tổng Số lượng mặt hàng Gạo :  Lập bảng điều kiện:

A 2

0 Tên hàng 2

1 Gạo

 Thiết lập công thức: =DSUM($A$1:$D$8;4;$A$20:$A$21) 2 Cho biết Số lượng lớn mặt hàng Đường

 Lập bảng điều kiện:

A 2

5 Tên hàng 2

6 Đường

ĐỒ THỊ VÀ IN ẤN

I ĐỒ THỊ: 1 Giới thiệu:

Đồ thị tập hợp ký hiệu, giá trị biểu diễn hình ảnh nhằm mô tả mối tương quan liệu bảng tính

Một số khái niệm thể đồ thị cần biết:

 Data point: Một giá trị liệu dùng để biểu diễn đồ

thị

 Data series: Tập data point dãy Có thể

theo hàng cột

 Data series names: Tên data series Thường dùng để

chú thích

 Chart area: Phạm vi đồ thị.

 Chart title: Tên đồ thị.

 Value axis: Trục tung (trục đứng)

 Value axis title: Tên trục tung.

 Category axis: Trục hoành (trục ngang)

 Category axis title: Tên trục hồnh.

 Category axis lables: nhóm nhãn nằm trục hồnh của

từng nhóm Data marker

 Gridline: Đường lưới, gồm đường ngang dọc.

 Data marker: Hình vẽ biểu thị cho Data point Data

marker có nhiều dạng như: Thanh (bar), đường (line) quạt (pie),…

 Legend: Hộp thích, dùng để minh họa Data marker

biểu diễn Data series tương ứng thông qua Data series names

 Tick mark: Các điểm chia nhóm Data marker trục

hoành

2 Thực hiện:

 Đánh dấu chọn toàn CSDL, định vị trỏ phạm vi bảng  Chọn menu Insert t – Chart cửa sổ Chart Wizard xuất với Step

a Step 1: Chọn dạng đồ thị

- Thẻ Standard types: chọn dạng đồ thị có sẵn Thẻ Custom types: chọn dạng đồ thị theo ý người dùng

 Chart type: Chọn dạng đồ thị danh sách  Chart sub-type: Chọn kiểu đồ thị dạng chọn.

 Press and Hold to view Sample: Click để xem thử đồ thị mà ta chọn trên.

 Click Nex sang Step 2

 Thẻ Data range:

 Data range: Nhập vào địa CSDL tạo bảng click nút

lệnh bên phải để chọn trực tiếp bảng Nếu ta chọn bảng trước tạo Chart, địa tự động đưa vào

 Series in: Chọn cách bố trí liệu gồm Rows: Bố trí liệu theo

dịng, ví dụ liệu bố trí theo Quí, nghĩa so sánh số liệu các các công ty theo quí Nếu chọn Series in Columns: Theo cột, liệu bố trí theo Cơng ty, nghĩa so sánh số liệu q cơng ty.

 Thẻ Series: Thay đổi Dữ liệu bố trí Chart.  Add: bổ sung thêm chuỗi liệu.

 Remove: xóa bới chuỗi liệu.  Name: địa ô làm tên chuỗi.  Values: danh sách tập trị chuỗi.

 Category (X) axis labels: nhóm nhãn trục X.

 Click Nex sang Step 3

c Step 3: Các xác lập thông số cho đồ thị gồm tiêu đề bảng, tiêu đề trục, lưới, thích…gồm

các thẻ sau:

 Thẻ Titles: Các tiêu đề đồ thị

- Chart title: Nhập vào tiêu đề đồ thị.

 Category (X) axis: Tên trục ngang

 Value (Z) axis: Tên trục giá trị

 Thẻ Axes: Các thông số hệ trục tọa độ

 Category (X) axis  Automatic: tự động nhận dạng nhóm nhãn.

 Category (X) axis  Category: nhóm nhãn theo quy định mục

Category Axis Label

 Category (X) axis  Time – scale: biểu thị nhóm nhãn theo dạng

ngày

 Value (Y): bật/tắt nhóm giá trị trục Y.

 Category (X) axis: Bật/tắt đường lưới theo phương đứng, trong đó có mục Major gridlines: Lưới lớn, Minor gridlines: Lưới nhỏ

 Value (Y) axis: Bật/tắt đường lưới theo phương ngang.

 Thẻ Legend: Chú thích đồ thị

 Show legend: Bật/tắt hộp thích.

 Placement: Chọn vị trí đặt thích, gồm Bottom: dưới, Corner:

góc bên phải, Top: trên, Right: phải, Left: trái.

 Thẻ Data Labels: Các xáp lập nhãn liệu

- Series name: bật/tắt hiển thị liệu so sánh (ở ví dụ tên các công ty)

 Category name: bật/tắt hiển thị liệu đối chiếu (ở ví dụ là

Quí)

 Value: bật/tắt hiển thị số liệu

 Percentage: bật/tắt hiển thị giá trị dạng phần trăm

 Bubble sizes: hiển thị kích thước bọt đồ thị dạng bubble.  Legend key: bật/tắt hiển thị ký hiệu liệu lấy từ hộp thích

 Thẻ Data Table:

 Show data table: bật/tắt bảng CSDL dùng để tạo đồ thị.

 Show legend keys: Hiển thị thích bảng CSDL, Show

data table chọn

d Step 4: Xác định vị trí xuất đồ thị

 As new sheet: xuất Sheet Đặt tên cho bên cạnh.

 As object in: xuất dạng đối tượng bên sheet ta

chỉ định

3 Hiệu chỉnh:

3.1 Các thao tác đơn giản:

Gồm di chuyển, xóa, chép, thay đổi kích thước,… Để thực hiện, ta chọn đồ thị cách click chuột cho xuất nốt vng cạnh viền đồ thị, sau dùng chuột thao tác trực tiếp với đồ thị tương tự với đối tượng khác

Để hiệu chỉnh đồ thị, ta nhấn đúp chuột vào đồ thị để chuyển sang chế độ Edit Chart (chế độ cho phép hiệu chỉnh đồ thị) Sau đó, chọn thành phần tương ứng đồ thị tiến hành chỉnh sửa sau:

 Chỉnh sửa trực tiếp với Toolbar Chart, bao gồm:

 Chart Area: Chọn phần nhỏ đồ thị để thực định

dạng

 Format Chart Area: Định dạng màu (Pattern), kiểu chữ (Font)…cho phần đồ thị chọn Chart Area.

 Chart Type: Thay đổi kiểu đồ thị hiển thị.

 Legend: bật/tắt hộp thích.

 Data Table: bật/tắt bảng liệu.

 By Row: bố trị liệu dựa dòng (của bảng CSDL)

 By Column: bố trị liệu dựa cột (của bảng CSDL).

 Angle Text Downward: chỉnh text đồ thị theo hướng nghiêng xuống

 Angle Text Upward: Text đồ thị theo hướng nghiêng lên.

 Dùng lệnh tương ứng menu CHART

 Chart Type: thay đổi dạng đồ thị hiển thị.

 Source Data: thay đổi phạm vi liệu nguồn.

 Chart Options: thay đổi thông số đồ thị.

 Location: thay đổi vị trí đồ thị.

 Add Data: bổ sung liệu dùng để vẽ.

 Add Trendline: bổ sung đường xu hướng.

 3-D View: hiệu chỉnh loại đồ thị 3-D.

*Chú ý: Có thể chỉnh nhanh phần đồ thị cách Double click phần muốn chỉnh đồ thị để mở cửa sổ định dạng (Format) nó.

II IN ẤN TRONG EXCEL: 1 Giới thiệu:

Trong Excel, ta in tồn Workbook, in Sheet in phạm vi quy định Các bước thực in gồm:

 Xác lập trang in (Page Setup)

 Xem tổng quát trang in hình trước in thật (Preview)

 Chọn lệnh in từ menu File – Print Quy định thông số của máy in, trang in…

 Thực in máy in

2 Xác lập trang in:

Để xác lập trang in, sử dụng lệnh File – Page Setup Cửa sổ Page Setup xuất với thẻ lựa chọn sau:

2.1 Thẻ Page:

- Orientation: Chọn hướng in

 Portrait: in giấy dọc

 Landscape: in ngang

 Scaling: xác định tỉ lệ phóng/thu

 Adjusto: Chọn tỉ lệ phóng to thu nhỏ trang in

 Fit to: Cố định tỷ lệ bề rộng so với chiều cao

 Paper size: chọn khổ giấy in.

 Print quality: Độ phân giải.

 First page number: chọn cách đánh số cho

trang

 Print: Mở cửa sổ Print.

 Print preview: xem trang in trước in.

 Options: xác định thêm số thông số

khác

2.2 Thẻ Margins: Xác lập lề trang in.

 Left: lề trái trang in Right: lề phải Top: lề

trên Bottom: lề dưới.

 Header: khoảng cách từ tiêu đề đầu trang

 Footer: khoảng cách từ tiêu đề chân trang đến lề

 Center on page: chọn hình thức canh giữa

nội dung trang in bao gồm Horizontally: canh theo chiều ngang trang in.

Vertically: canh theo chiều dọc trang in Nếu đánh dấu chọn mục này, nội dung sẽ

nằm

2.3 Thẻ Header/Footer: Đặt tiêu đề cho trang in

 Header/Footer: Chọn tiêu đề đầu

trang/chân trang từ danh sách tiêu đề có sẵn

 Custom Header/Custom Footer: Tự đặt

tiêu đề trên/tiêu đề

2.4 Thẻ Sheet: Xác lập thông số cho Sheet

 Print area: Xác định vùng in địa chỉ.

 Print title: Chọn dòng (Row to

repeat at top) cột trái (Columns to repeat at left) in lặp lại mỗi

đầu trang

 Print: Chỉ định yếu tố bảng tính

có in hay không

 Gridlines: bật/tắt in lưới.

 Back and white: in trắng đen.

- Draft quality: in nháp.

 Row and column headings: bật/tắt in

Heading

 Page order: chọn thứ tự in

 Down then over: in trang từ trên

xuống chuyển sang in trang phía bên trái

 Over then down: in trang ngang trước,

rồi in trang bên

3 Xem tổng quát trang in:

 Trước in ấn, nên xem trước trang in để điều chỉnh cho

 Dùng lệnh File – Print Preview (hoặc click biểu tượng Print Preview)

4 In máy in:

 Dùng lệnh File – Print (hoặc bấm Ctrl + P)

 Cửa sổ Print xuất với mục sau:

 Printer: chọn tên máy in có nhiều máy in

 Properties: Mở cửa sổ thuộc tính máy in để xác lập các

cấu hình máy in

 Print Range: Xác định phạm vi in, bao gồm All: in tất cả

các trang, Pages: In từ số trang quy định From đến số trang quy định To

 Print What: Chọn đối tượng in, bao gồm:

+ Selection: in phần chọn.

+ Active sheets: in sheet hành.

+ Entire workbook: in tất sheet book.

 Print to file: In bảng tính thành file dạng nhị phân

(không in máy in)

 Number of copies: xác định số copy in.

 Collate: Bật/tắt việc chọn in theo hay trang.

 Preview: Mở lại cửa sổ Print Preview.

PHẦN V

Microsoft

Microsoft

POWERPOINT

POWERPOINT

2003

2003

-MICROSOFT POWERPOINT

I KHÁI QUÁT

PowerPoint chương trình giúp bạn tạo trình diễn để chiếu trực tiếp máy, in phim, giấy làm cho báo cáo có sức thuyết phục Bạn dùng PowerPoint để tạo đĩa CD giúp giới thiệu công ty, hay giáo trình điện tử tự học Sau tạo bạn khơng cần đến PowerPoint mà trình diễn máy nhờ vào tiện ích PowerPoint Show kèm theo chương trình

1 Khởi động PowerPoint

 Cách 1: Chọn Start -> Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Office Powerpoint  Cách 2: Double click chuột lên biểu tượng phần mềm Powerpoint

2 Tập tin PowerPoint

 Giới thiệu:

Một tập tin PowerPoint gọi Presentation ( tập tin trình diễn ) có phần mở rộng mặc định *.ppt, tập tin có từ đến nhiều Slide ( tờ trình chiếu )

 Mở tập tin

 Mở tập tin có đĩa cứng:

Chọn Menu File -> Open chọn đường dẫn đến tập tin, hay chọn biểu tượng ToolBar chọn đường dẫn đến tập tin

 Mở tập tin:

Chọn Menu File -> New ( hay Bấm tổ hợp phím Ctrl_N ) Chọn Create a new Presentation chọn dạng tập tin cần mở

Blank Presentation: mở tập tin rỗng.

From Design Template: mở tập tin có sử dụng Template ( định dạng sẵn

nhưng khơng có nội dung )

From AutoContent Wizard: mở tập tin có sẵn định dạng nội dung.

 Nếu có nhiều Presentation mở, chuyển đổi qua lại tập tin làm việc dùng Ctrl_F6 hay Atl_Tab hay Menu Window -> chọn tên tập tin

 Lưu tập tin

 Theo qui ước chung việc lưu tập tin

 Kiểu ghi lưu mặc định Presentation ( *.ppt )

3 Màn hình làm việc PowerPoint

Ngoài thành phần cửa sổ ứng dụng, thành phần đặc thù hình PowerPoint gồm:

View Pane: hiển thị Slide Presentation gồm thẻ ( Tab ) Thẻ Layout: hiển thị dạng layout ( thẻ trái )

Thẻ Slides: hiển thị dạng tờ Slide ( thẻ phải )

Khung Slide: dùng thiết kế nội dung slide, slide hiển thị khung slide

được chọn phần View Pane

4 Các chế độ hiển thị hình PowerPoint

 Các chế độ hiển thị:

 Normal: chế độ hiển thị mặc định dùng thiết kế slide  Slide Sorter: dùng để xếp silde Presentation  Slide Show: trình bày slide ( chạy slide )

 Notes page: dùng để nhập ghi cho slide

II Thiết kế Presentation 1 Các cách thiết kế

1.1 Sử dụng AutoContent Wizard

Đây cách đơn giản để thiết kế Presentation PowerPoint tạo Presentation theo chủ đề chọn với nội dung định dạng có sẵn Sau người sử dụng hiệu chỉnh, bổ sung cho phù hợp

Gồm bước: Chọn AutoContent Wizard Task Pane

123

-View Pane Thiết kế Slide Task Pane

Bước 1: chọn loại Presentation (Presentation Type)

 Các nút bên trái: chọn chủ đề hay chọn mục All để hiển thị tất loại Presentation

 Các mục bên phải: loại Presentation theo chủ đề chọn bên trái

 On-Screen presentation: trình bày hình vi tính  Web presentation: trình bày Web

 Black and while overheads: dùng cho projecter  35mm slide: phim đèn chiếu loại 35mm

Tại chọn mục On-Screen presentation

Bước 3: mục chọn bổ sung ( presentation options)

 Presentation Title: tiêu đề presentation ( hiển thị slide đầu )

 Items to include on each slide: mục hiển thị footer slide  Date last update: chèn ngày cập nhật cuối vào footer slide  Slide number: chèn số thứ tự slide footer

Cuối click Finish để kết thúc

-1.2 Sử dụng Template

Theo cách này, Powerpoint tạo presentation với định dạng theo template chọn Chủ đề Slide Design hiển thị Task Pane, click nút Dropdown Template muốn sử dụng chọn

 Apply to All Slide: áp dụng cho tất slide presentation

 Apply to Selected Presentation: áp dụng cho slide hành

 Use for All New presentation: dùng cho presentation

Click Show Large Preview: phonfg to mẫu

 Kết PowerPoint tạo presentation dạng slide khơng có nội dung Người sử dụng tự thiết kế nội dung cách trình bày

1.3 Tự thiết kế presentation :

 Chọn mục Blank Presentation chủ đề New Presentation Màn hình hiển thị slide rỗng Task Pane hiển thị chủ đề Slide Layout với mẫu trình bày theo nhiều dạng thức khác

 Người dùng chọn mẫu thiết kế Task Pane tự nhập nôi dung, định dạng chèn thêm slide cần thiết cho presentation

2 Chèn, xóa slide

 Chèn slide mới: chọn Menu Insert -> New Slide ( hay Ctrl_M )  Xóa slide:

 Trên Menu View Pane: chọn thẻ slide cần xóa  Right mouse chọn Delete Slide

3 Quy trình tự tạo slide

 Chèn slide mới: chọn mẫu thiết kế

 Hiển thị chủ đề Slide Layout Task Pane chưa hiển thị

 Click chọn mẫu thiết kế ( mẫu trình bày vị trí văn hay hình ảnh slide )

 Mẫu thiết kế gồm khung ( thực chất textbox ) dùng để nhập văn bản, chèn hình ảnh, chèn table

 Thiết lập màu nền, ảnh

 Chọn Menu Format -> background hay right mouse vào slide chọn background để hiển thị hộp thoại Background

 Các thao tác:

 Click dropdown mục Background Fill để chọn màu nền, ảnh

 Omit background graphics from master: bỏ qua ảnh thiết lập slide master

 Apply all: áp dụng cho tất slide  Apply: áp dụng cho slide hành  Nhập văn vào slide

 Nhập văn vào khung mẫu thiết kế: click vào khung nhập văn

 Nhập văn khung mẫu thiết kế: chèn textbox vào silde nhập văn bình thường

 Chèn hình ảnh vào slide

 Chèn hình vào khung hình ảnh mẫu thiết kế: double click vào khung

 Chèn hình ảnh ngồi khung mẫu thiết kế: chèn ảnh bình thường thao tác MS Word

 Sắp xếp thành phần slide

 Các mẫu thiết kế giúp trình bày vị trí thành phần  Thay đổi vị trí thành phần: rê thành phần đến vị trí

 Canh chỉnh vị trí nhóm thành phần: chọn nhóm thành phần -> click draw Drawing -> Align Or Distribute -> chọn cách canh chỉnh

 Lưu file

4 Sử dụng Slide Sorter

 Slide Sorter

 Slide Sorter hiển thị phối cảnh tổng thể trình bày cách thu nhỏ slide để xếp chúng lên hình Số thứ tự slide ghi góc phải bên slide

 Trong chế độn slide sorter, thực số tác vụ slide chép, thay đổi vị trí, xóa, chèn slide

 Các thao tác Slide sorter  Thay đổi vị trí slide

 Khi trình chiếu presentation, slide hiển thị theo thứ tự thiết kế Thay đổi vị trí slide để thay đổi thứ tự slide hiển thị

 Rê slide đến vị trí hay dùng thao tác Cut Paste  Xóa slide

 Chọn slide muốn xóa nhấn phím Delete hay Menu Edit -> Delete Slide  Hoặc right mouse lên slide muốn xóa chọn Delete Slide

 Sao chép slide

Giữ phím Ctrl rê slide đến vị trí muốn copy hay dùng thao tác Copy Paste  Tạo Duplicate cho slide

 Chọn Slide nguồn

 Tổ hợp phím Ctrl_D hay Menu Edit -> Duplicate

III CÁC THAO TÁC KHÁC:

1 Hiệu ứng động thành phần slide

1.1. Tạo hiệu ứng động cho đối tượng slide quy định cách xuất đối tượng mở slide Nếu khơng lập hiệu ứng đối tượng xuất lúc và trang chiếu thiếu sinh động.

-1.2. Thao tác

 Chọn Slide muốn tạo hiệu ứng cho đối tượng  Chọn Menu Slide Show -> Custom Animation  Trên slide, chọn đối tượng muốn tạo hiệu ứng  Trên Task Pane, chọn Add Effect

 Chọn nhóm hiệu ứng: Entrance: hiệu ứng vào

Emphasis: hiệu ứng nhấn mạnh Exit: hiệu ứng

Motion Path: hiệu ứng chuyển động theo hướng định  Chọn loại hiệu ứng nhóm

 Khai báo thuộc tính cho hiệu ứng Start: cách bắt đầu hiệu ứng

On click: thực click mouse

With Previous: thực với hiệu ứng trước After previous: thực sau hiệu ứng trước Direction: chọn hướng chuyển động

Speed: tốc độ hiệu ứng

1.3. Lần lược lập lại qui trình để tạo hiệu ứng cho đối tượng khác slide 1.4. Sắp xếp thứ tự xuất đối tượng slide

 Khi trình chiếu slide có hiệu ứng, cần thiết phải quy định thứ tự xuất đối tượng Mặc định đối tượng xuất theo thứ tự khai báo ( khai báo trước xuất trước, khai báo sau xuất sau ) Thay đổi thứ tự khai báo để xếp lại thứ tự xuất đối tượng

 Thay đổi thứ tự khai báo

 Chọn đối tượng cần thay đổi thứ tự khai báo  Click nút mũi tên lên / xuống mục Re-Order

2 Hiệu ứng chuyển tiếp

2.1. Hiệu ứng chuyển tiếp hiệu ứng xảy slide slide xuất Nói cách khác, tạo hiệu ứng chuyển tiếp quy định xuất slide.

2.2. Thao tác

 Chọn slide muốn quy định hiệu ứng chuyển tiếp  Chọn Menu Slide Show -> Slide Transition  Xác lập

 Apply Seleted Slide: chọn hiệu ứng  Speed: chọn tốc độ hiển thị

 Sound: chọn âm  Advanced Slide:

On Mouse Click: chuyển slide click mouse hay nhấn phím enter

Automatically After: tự động chuyển slide sau n phút quy định ( nhập số phút vào khung )

 Nếu muốn hiệu ứng xác lập slide hành có hiệu lực với tất slide khác: click nút Apply to All Slides

3 Thiết lập Header / Footer

3.1. Header/Footer xuất phần đầu/cuối slide, thường dùng để hiển thị thông tin ngày thiết kế, số thứ tự slide thường thông tin liên quan đến tác giả ( ví dụ tên công ty )

 Header giới hạn thông tin ngày tháng hiệu lực ghi hay tờ bướm, không hiệu lực slide

 Footer hiển thị thông tin Trên slide, thông tin hiển thị phần footer

 Date and Time: chèn ngày,

 Update automatically: tự động cập nhật trình chiếu  Fixed: nhập ngày cố định

 Slide number: chèn số slide

 Footer: chuỗi ký tự nhập khung

 Don’t show on title slide: không hiển thị silde tiêu đề ( slide đầu )  Apply to All: áp dụng cho tất slide

 Apply: áp dụng cho slide hành

3.4. Hiệu chỉnh vị trí font chữ Header/Footer

 Thực hiệu chỉnh slide master  Thao tác

 Mở slide master: Menu View -> master -> slide master  Thực hiệu chỉnh textbox liên quan ghi lưu

4 Chèn đối tượng khác vào slide

4.1. Ngoài textbox picture, PowerPoint cho phép chèn thêm đối tượng khác như âm thanh, biểu đồ, table, movies,

4.2. Chèn âm thanh, phim video ( movies )

 Chọn Menu Insert -> movies and sound -> chọn loại đối tượng cần chèn  Xác lập cách chạy đối tượng

 Automatically: tự động

 When clicked: click mouse ( PowerPoint chèn vào biểu tượng để điều khiển )

4.3. Chèn biểu đồ

Chọn Menu Insert -> chart thực theo hướng dẫn

4.4. Chèn Table

Chọn Menu Insert -> Table thực theo hướng dẫn

4.5. Chèn đối tượng khác ( tài liệu Word, bảng tính Excel, …)

 Chọn Menu Insert -> Object

 Tạo chèn vào slide: chọn Create New chọn loại ứng dụng  Chèn từ tập tin có sẵn: From File chọn tập tin

5 Tạo thích cho slide

5.1. Đây ghi phục vụ cho người thiết kế hay trình bày presentation 5.2. Thao tác

-Chọn Menu View -> Noter Page nhập nội dung vào textbox phần ghi ( phía slide )

6 In Handouts

6.1. Nội dung slide in giấy dạng tờ bướm Một trang in là một hay nhiều slide

6.2. Thao tác

 Mở hộp thoại in: chọn Menu File -> Print hay bấm tổ hợp phím Ctrl_P

 Chọn mục Handouts (phần print what) xác lập tham số phần Handouts ( số slide, thứ tự, … )

7 Slide Master

7.1 Với presentation, PowerPoint tạo tập hợp Master gồm slide master, title master, notes master handout master Các master chứa thành phần ( chữ, hình ảnh ) muốn thể trang

Ví dụ: muốn logo công ty xuất slide, không cần phải chèn logo slide riêng mà cần chèn vào slide master tự động xuất slide

7.2 Slide Master chi phối diện mạo slide không tác động đến nội dung của từng slide

7.3 Thiết lập Slide Master

 Chọn Menu View -> master -> slide master

 Thực thiết kế tương tự thiết kế slide thông thường  Lưu ý

Những thiết kế slide master tác động lên slide khác nên cần cân nhắc vị trí thiết kế để khơng ảnh hưởng đến vị trí đối tượng slide

8 Làm ẩn slide

8.1. Slide ẩn tồn không hiển thị chế độ slide show 8.2. Thao tác:

 Chọn slide cần ẩn

 Chọn Menu Slide Show -> Hide Slide

9 Trình chiếu Presentation

9.1. Trình chiếu slide hành

Click nút Slide Show góc trái hình

9.2. Trình chiếu presentation

 Khởi động slide show

Chọn Menu -> Slide Show, hay chọn Menu Slide Show -> View Show, hay Nhấn phím F5

 Thao tác nhanh slide show  Chuyển đến slide kế tiếp:

Có nhiều cách như: click mouse, Enter, phím Page Down hay mũi tên hướng xuống

 Trở lại silde trước: phím Page Up hay mũi tên hướng lên  Ngưng trình diễn: nhấn Esc

 Sử dụng khu vực điều khiển

 Khu vực điều khiển hiển thị góc bên trái hình slide show, gồm: Mũi tên hướng trái: trở slide trước

Mũi tên hướng phải: đến slide Cây bút: cơng cụ trình bày hình Khung chữ nhật (Pane): mở menu thao tác  Menu thao tác gồm:

Go to slide: chuyển đến slide định

Screen: chuyển hình qua chế độ trắng hay đen ( để che phần hiển thị ) Nhấn phím hay click chuột để trở lại hình slide show

Pause: tạm dừng ( sau click Pause mục tự động chuyển thành Resume ) Để tiếp tục trở lại click mouse hay nhấn phím bất kỳ, hay chọn mục Resume

 Cây bút: tùy biến trỏ mouse thành bút để vẽ lên hình, gồm: Có loại bút để chọn: Ballpoint Pen, Felt Tip Pen, Highlighter Chọn màu mực: Ink Color

9.3. Black slide

 Black slide slide rỗng hiển thị để báo hiệu kết thúc presentation

 Mặc định Black slide hiển thị kết thúc trình diễn Nếu khơng muốn hiển thị Black slide, ta thực

 Chọn Menu Tools -> Options -> chọn thẻ View  Bỏ mục chọn End with Black slide

http://www.rarlab.com/