Luận văn Tổ chức quản lý lưu trữ tại Tổng công ty điện lực thành phố Hồ Chí Minh

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI  NGUYỄN THỊ THU HẰNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: LƯU TRỮ HỌC HÀ NỘI - NĂM 2020 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TP HỒ CHÍ MINH –  NĂM 2020 TP HỒ CHÍ MINH – NĂM 2017 NGUYỄN THỊ THU HẰNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TỔNG CƠNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: LƯU TRỮ HỌC Mã số: 8320303 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HOC: Tiến sĩ Cam Anh Tuấn LỜI CAM ĐOAN HÀ NỘI - NĂM 2020 Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tơi hướng dẫn khoa học Tiến sĩ Cam Anh Tuấn Các nội dung nghiên cứu đề tài trung thực chưa cơng bố, tác giả thu thập từ nguồn khác có ghi rõ phần tài liệu tham khảo Tác giả Nguyễn Thị Thu Hằng DANH MỤC THUẬT NGỮ VÀ CHỮ VIẾT TẮT EVN EVNHCMC UBND CNTT CVP PCVP Văn phòng TCT CBCNV XĐGTTL TLLT SXKD Tập đoàn Điện lực Việt Nam Tổng cơng ty Điện lực TP Hồ Chí Minh Uỷ ban nhân dân Cơng nghệ thơng tin Chánh Văn phịng Phó Chánh Văn phịng Văn phịng Tổng cơng ty Cán công nhân viên Xác định giá trị tài liệu Tài liệu lưu trữ Sản xuất kinh doanh MỤC LỤC Trang MỞ ĐẦU .1 Lý lựa chọn đề tài Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu 4 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài .6 Kết cấu đề tài .6 Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP .7 1.1 Lý luận tổ chức quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm nội dung tổ chức quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp 1.1.2 Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác lưu trữ 12 1.1.3 Mục đích vai trị tổ chức quản lý công tác lưu trữ hoạt động doanh nghiệp .14 1.2 Quy định pháp lý tổ chức quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp 17 1.2.1 Quy định pháp lý Nhà nước .17 1.2.2 Quy định tập đồn Điện lực Việt Nam Tổng Cơng ty Điện lực thành phố Hồ Chí Minh .19 Tiểu kết chương .21 Chương THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 22 2.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Tổng Công ty điện lực Thành phố Hồ Chí Minh (EVNHCMC) 22 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển .22 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức 23 2.2 Khảo sát việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ EVNHCMC .25 2.2.1 Tổ chức phận quản lý công tác lưu trữ 25 2.2.2 Tổ chức tuyển dụng bố trí cán thực cơng tác lưu trữ 26 2.2.3 Ban hành văn quy định công tác lưu trữ .28 2.2.4 Tổ chức thực nghiệp vụ lưu trữ 29 2.2.5 Tổ chức kiểm tra, đánh giá cải tiến công tác lưu trữ 38 2.3 Nhận xét đánh giá kết khảo sát tổ chức quản lý công tác lưu trữ Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh 39 2.3.1 Ưu điểm 39 2.3.2 Hạn chế, khuyết điểm .40 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế khuyết điểm 41 Tiểu kết chương .41 Chương GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 42 3.1 Định hướng hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ EVNHCMC 42 3.1.1 Hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ phải phù hợp với xu hướng phát triển EVNHCMC 42 3.1.2 Hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ phải phù hợp với đặc thù TLLT EVNHCMC tương lai 43 3.1.3 Hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ phải phục vụ có hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh EVNHCMC .44 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu tổ chức quản lý công tác lưu trữ EVNHCMC .45 3.2.1 Đổi phương thức quản lý công tác lưu trữ EVNHCMC 45 3.2.2 Xây dựng hướng dẫn thực văn quy định công tác lưu trữ EVNHCMC 49 3.2.3 Bổ sung số lượng nâng cao chất lượng đội ngũ làm công tác lưu trữ EVNHCMC 50 3.2.4 Tăng cường đầu tư hạ tầng, sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ tài liệu EVNHCMC 52 3.2.5 Tăng cường kiểm tra, giám sát công tác lưu trữ tài liệu EVNHCMC 54 Tiểu kết chương 3: 55 KẾT LUẬN .56 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 57 MỞ ĐẦU Lý lựa chọn đề tài Vai trị cơng tác lưu trữ tài liệu lưu trữ ngày khẳng định lĩnh vực đời sống xã hội, đặc biệt bối cảnh phát triển mạnh mẽ Những yêu cầu xã hội công tác lưu trữ ngày gia tăng Để đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội địi hỏi cơng tác lưu trữ cần hồn thiện cách tồn diện, khơng mặt nghiệp vụ lưu trữ mà hoạt động tổ chức quản lý công tác Tuy nhiền, thực tế nay, việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ số quan, tổ chức, doanh nghiệp chưa quan tâm thích đáng Thực tế ảnh hướng lớn đến vai trị cơng tác lưu trữ quan, tổ chức, doanh nghiệp Xuất phát từ vị trí vai trò ý nghĩa to lớn tài liệu lưu trữ doanh nghiệp nhà nước, vấn đề tất yếu đặt cần phải tổ chức quản lý tốt công tác lưu trữ tổ chức khoa học khối tài liệu đó, nhằm bảo quản an toàn tổ chức khai thác sử dụng chúng có hiệu quả, phục vụ tốt cho nhu cầu quản lý, nhu cầu kinh doanh nhu cầu đáng khác xã hội Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh (EVNHCMC) doanh nghiệp Tập đoàn Điện lực Việt Nam nắm giữ 100% vốn điều lệ, tổ chức hình thức Cơng ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Một thành viên, hoạt động theo mơ hình Cơng ty mẹ - Cơng ty theo quy định Luật Doanh nghiệp, có tư cách pháp nhân, có dấu, biểu tượng, điều lệ tổ chức hoạt động Chức quản lý phân phối điện địa bàn 24 quận, huyện địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh với gần 7.400 cán công nhân viên chức lao động Nhiệm vụ Tổng Cơng ty kinh doanh điện năng, khí điện lực dịch vụ khác liên quan đến ngành điện Qua nghiên cứu thực tế EVNHCMC, công tác lưu trữ EVNHCMC đạt số kết bước đầu như: đầu tư số sở vật chất cho lưu trữ, thiết lập máy bố trí nhân người làm lưu trữ; ban hành số văn tạo hành lang pháp lý ban đầu cho cơng tác lưu trữ… Tuy nhiên, nhìn chung, cơng tác lưu trữ cơng ty có nhiều bất cập Cụ thể sau: Chưa ban hành hệ thống văn hồn chỉnh cơng tác lưu trữ, đơn vị công tác lưu trữ chưa quan tâm mức mà coi cơng việc vụ đơn thuần; chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác lưu trữ; nhân đảm trách công tác lưu trữ chưa đào tạo kiến thức chun mơn, nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu đòi hỏi nghiệp đổi công tác lưu trữ; chưa tiến hành đánh giá công tác lưu trữ cách thường xun… Từ đó, dẫn tới hậu khơng thể tránh khỏi tài liệu bị thất lạc, mát, hư hỏng việc phuc vụ khai thác tài liệu không đạt hiệu cao Từ lý trên, định lựa chọn đề tài “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ Tổng công ty Tổng Cơng ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh” làm luận văn thạc sĩ Kết nghiên cứu đề tài có giá trị tham khảo đổi với thực tế công tác lưu trữ EVNHCMC Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Công tác lưu trữ doanh nghiệp vấn đề nghiên cứu mới, nhiên lại hướng nghiên cứu mang tính thời sự, đặc biệt thời kỳ ghi nhận đóng góp to lớn mà doanh nghiệp mang lại vận động phát triển kinh tế Việt Nam Nghiên cứu giúp hiểu rõ tình hình quản lý công tác lưu trữ việc quản lý tài liệu lưu trữ có giá trị, mang tính đặc thù tổ chức kinh tế để từ có hình thức khai thác thơng tin hiệu quả, phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức hoạt động doanh nghiệp Trước có nhiều Luận văn sau đại học đề cập đến vấn đề song khía cạnh hay nội dung công tác lưu trữ Chẳng hạn, đề cập đến tình hình tổ chức quản lý cơng tác lưu trữ doanh nghiệp giữ vai trò chủ đạo kinh tế Việt Nam có cơng trình: Luận văn Thạc sỹ “Tổ chức quản lý tài liệu chuyên môn Đại học Quốc Gia Hà Nội” Lê Thị Hằng Nhung bảo vệ tháng 12/2019; Luận án Tiến sĩ: “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ Tập đoàn kinh tế Việt Nam” tác giả Nguyễn Thị Kim Bình bảo vệ năm 2016 Đề tài Luận văn Thạc sĩ: “Tổ chức, quản lý công tác lưu trữ Tổng công ty Đường sắt Việt Nam” tác giả Trần Thị Vân Anh Luận văn thạc sỹ tác giả Nguyễn Văn Báu với đề tài: “Công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp Nhà nước địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1986 - 2006” nghiên cứu thực trạng công tác văn thư, lưu trữ số doanh nghiệp Nhà nước địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh Luận văn thạc sỹ tác giả Trần Vũ Thành: “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước (nghiên cứu doanh nghiệp địa bàn Thành phố Biên Hòa - Đồng Nai)” Trên tạp chí “Lưu trữ Việt Nam”, có nhiều nghiên cứu vấn đề trên, chẳng hạn như: “Suy nghĩ công tác lưu trữ doanh nghiệp thời kỳ đổi mới” tác giả Nguyễn Trọng Biên - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 3/2000; “Thu thập tài liệu đơn vị sản xuất, kinh doanh vào Lưu trữ - Thực trạng giải pháp” PGS.TS Vũ Thị Phụng, hay “Một số biện pháp bước đầu nhằm thực quản lý nhà nước công tác lưu trữ doanh nghiệp” tác giả Nguyễn Thị Kim Bình, hai đăng Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam số 5/2004 Cùng với viết cịn có viết đăng Kỷ yếu Hội thảo khoa học lần thứ hai Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng nhân kỷ niệm năm thành lập Khoa 35 năm đào tạo cán lưu trữ Việt Nam, “TLLT doanh nghiệp Việt Nam vấn đề khoa học cần nghiên cứu” TS.Vũ Thị Phụng Hội thảo khoa học “Khai thác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn” Trường ĐH Khoa học Xã hội Nhân văn tổ chức tháng 12/2009 có viết “TLLT doanh nghiệp với phát triển kinh tế Việt Nam” ThS Nguyễn Thị Kim Bình Các viết thực trạng việc thực nhiệm vụ mang tính cấp thiết cơng tác tổ chức quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp phần cho thấy giá trị vốn có TLLT hình thành họat động doanh nghiệp Đồng thời khẳng định khối tài liệu thành phần quan trọng thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam để từ có biện pháp thiết thực nhằm tổ chức quản lý công tác lưu trữ thật tốt phục vụ nhu cầu trước mắt lâu dài xã hội Qua thấy rằng, vấn đề tổ chức quản lý công tác Tổng công ty nhà nước cụ thể EVNHCMC cách tổng quan, khái quát đầy đủ nội dung ... đoàn Điện lực Việt Nam Tổng Công ty Điện lực thành phố Hồ Chí Minh .19 Tiểu kết chương .21 Chương THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ... NỘI VỤ HÀ NỘI TP HỒ CHÍ MINH –  NĂM 2020 TP HỒ CHÍ MINH – NĂM 2017 NGUYỄN THỊ THU HẰNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH... THIỆN TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 42 3.1 Định hướng hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ EVNHCMC 42 3.1.1 Hồn